República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE XXXXXX

DISEÑO DETALLADO DEL SUBPROCESO

“J02.03 EFECTUAR PAGOS”

PERTENECIENTE AL MACROPROCESO
“J. GESTIÓN FINANCIERA”
Y PROCESO
“J02. TESORERÍA”

Enero de 2010
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización

[dd/mm/yy]

1.0 10/03/05 Edwin Linares – Luis Eduardo Elaboración del Entregable

Melo B.

2.0 12/01/10 Ana Lucía Castro Líder funcional  Modificación portada y pie de
SGCF – Andrés Ortega página.
Profesional de Apoyo Proyecto de
Modernización de SE – MEN

Revisado por:

Nombre:
Cargo:
Fecha: ___________
[dd/mm/yy]

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 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................4
2. OBJETIVO........................................................................................5
3. ALCANCE........................................................................................5
4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J02.03
EFECTUAR PAGOS........................................................................6
5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE
CADA UNA.....................................................................................10
5.1. ÁREA / DEPENDENCIAS INTERNAS.......................................................................10
5.2. ENTES EXTERNOS (EN CASO QUE APLIQUE).........................................................10
6. REGISTROS...................................................................................10
7. DOCUMENTOS EXTERNOS......................................................11
8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)................................................12

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 1. INTRODUCCIÓN
El presente documento describe el subproceso J02.03 Efectuar pagos, indicando su
objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las actividades que lo conforman,
las áreas involucradas en el mismo, los entes externos con los cuales tiene relación en caso
de aplicar, los registros que proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas y los
documentos de origen externo que pueden afectar o rigen dicho subproceso.
Este diseño detallado se complementa con un flujograma, que describe gráficamente las
actividades que conforman el subproceso.

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2. OBJETIVO
Cumplir con los compromisos económicos adquiridos por la Secretaría de Educación (SE),
mediante la priorización, clasificación y pagos de las cuentas por pagar causadas en las
operaciones realizadas en la entidad.

3. ALCANCE
El subproceso inicia con el envío de la información de compromisos de pago al Ente
Territorial (ET), contiene la verificación de los compromisos de pago contra el flujo de caja
proyectado, continua con la identificación del concepto de pago, su revisión de los
documentos soporte, generación del pago mediante cheque o transferencia electrónica,
envío de oficios a entidades financieras cuando se requiera, registro de pagos o inversiones
efectuadas en el sistema, y finaliza con la realización de ajustes cuando se requiera, una vez
realizado el cierre de Tesorería.

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4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J02.03
EFECTUAR PAGOS

1. Suministrar información de compromisos de pagos: El Funcionario de Gestión

Administrativa y Financiera de la SE debe enviar mediante carta u oficio, ver anexo
instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita, al Ente Territorial la
información relacionada con los compromisos de pagos a realizar con los documento
soporte de estos, esta información de compromisos de pagos es generada por los
subprocesos J01.02 Ejecutar presupuesto y J02.04 Administrar inversiones que envía la
información del pago de inversiones, el flujo de caja proyectado del subproceso J02.02
Elaborar flujo de caja. Esta información es enviada mediante correspondencia.
2. Verificar compromisos de pago Vs. Flujo de caja: El Funcionario designado del Ente
Territorial con la información que se tiene de compromisos de pago generada verifica que
los compromisos de pago se encuentren contemplados en el flujo de caja proyectado, se
debe verificar si el pago corresponde a impuestos, de ser así se envía la información a
Contabilidad y se realiza la actividad 3, en el caso contrario se debe verificar si existen
solicitudes de avance o de inversión, en este caso se debe verificar si el pago se debe
realizar por medio de cheque, si se realiza el pago por este medio, se continua con la
actividad 7, en el caso contrario se realiza la actividad 8, en el caso en que no existan
solicitudes de avance o inversión, se debe realizar la actividad 4.
3. Liquidar impuestos: El Funcionario designado del Ente Territorial, en los casos en
que el pago a realizar sea por impuestos, debe verificar los movimientos realizados durante
el periodo, incluyendo saldos y descuentos y aprobar su contabilización en el sistema, se
realiza el cierre contable de acuerdo al subproceso J03.02 Efectuar cierre contable y se
realiza la declaración de impuestos de acuerdo a los formatos establecidos para este fin, esta
información de liquidación de impuestos efectuada debe ser de tenida en cuenta al
momento de elaborar el flujo de caja con el fin de actualizarlo.
4. Verificar documentación de los compromisos de pago: El Funcionario designado del
Ente Territorial verifica la documentación soporte que llega con el compromiso de pago, en
el caso de la nómina causada se debe verificar que cuente con la siguiente documentación:
 Disponibilidad presupuestal, donde se indica el rubro, la descripción, valor a pagar,
concepto, compromiso, obligación y registro presupuestal.
 Resumen de pagos por entidades financieras.
 Resumen de pagos de giros por establecimiento educativo.
 Resumen por concepto que incluye pagos a terceros.
 Resumen de conceptos por unidades presupuéstales.
 Relación de empleados por entidades financieras (sin cuenta).
 Resoluciones de pago.
 Medio magnético de empleados con cuenta.

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 Desprendibles de pago.

El Funcionario Designado del Ente Territorial verifica el valor del listado de giros por
entidades financieras con la relación de empleados sin cuenta, de modo que los valores sean
iguales. De igual manera, verifica el listado con la relación de empleados por Entidad
Financiera del municipio; el total de estos dos listados debe ser igual.
Para los casos de compromisos de pago a terceros se debe verificar que cuente con la
siguiente documentación:
Cuando el pago a generar es por Contratos, se verifica que contenga los siguientes soportes:
 Certificado de disponibilidad presupuestal, compromiso, obligación y registro
presupuestal.
 Acto administrativo que legaliza el pago.
 Informe de interventoría.
 Anticipo (en caso que se autorice).
 Carta aval del área relacionada.

Si el pago es E.P.S, fondos pensiónales y terceros relacionados con la nómina

 Certificado de disponibilidad presupuestal, compromiso, obligación y registro

presupuestal.
 Listado pago Administradoras de Riesgos Profesionales ARP.
 Listado pago salud.
 Listado pago pensiones.
 Listado pago cesantías.
 Listado pago cajas de compensación (impreso y en medio magnético).

Si el pago es por dotaciones a Establecimientos Educativos:

 Fotocopia de la cédula del rector del Establecimiento Educativo.

 Fotocopia del acta de posesión.
 En caso que el rector no se acerque personalmente a reclamar el cheque, debe enviar
oficio donde autorice al Funcionario designado del Ente Territorial, que el pago se
consigne en la cuenta bancaria del Establecimiento Educativo; además debe relacionar
los datos personales (nombre completo y número de identificación) de los docentes que
les corresponde la dotación.
 Fotocopia del NIT del establecimiento.
 Paz y salvo del Área Administrativa y Financiera de la entrega de la dotación anterior.

Si el pago obedece a la cancelación de gastos de viaje, se debe anexar lo siguiente:

 Certificado de disponibilidad, compromiso, obligación y registro presupuestal.

 Resolución de pago.
 Informe de actividades o cumplido.

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 Factura o cuenta de cobro en caso de capacitación.

Si el pago es de funcionarios fallecidos, se debe anexar:

 Resolución de pago.
 Acta de defunción.
 Constancia de prestaciones sociales que ninguna persona se presentó a reclamar el
dinero.
 Fotocopia de los edictos.

Para el pago de tutelas:

 Resolución de pago.
 Sentencia del tribunal o tutela.
 Cédula de ciudadanía.

Para transferencias:

 Resolución de pagos (la cual contiene el número de cuenta para el pago).

De igual forma el Funcionario designado del Ente Territorial debe realizar o verificar la
liquidación de impuestos generados por los pagos a realizar, de acuerdo a los porcentajes
establecidos para este fin. Se debe verificar si la documentación del compromiso de pago
esta completa, de ser así se continua con la actividad 6, en el caso contrario se realiza la
actividad 5.
5. Solicitar documentación faltante: El Funcionario designado del Ente Territorial, en
los casos en que la documentación no esté completa o se deban realizar correcciones, debe
solicitar la documentación faltante a la persona que entrega el compromiso de pago, con el
fin de que se complete o corrija y así poder continuar con el proceso del pago.
6. Generar pago mediante cheque o transferencia: El Funcionario designado del Ente
Territorial determina si el pago se debe realizar mediante cheque o transferencia, con el fin
de establecer los cheque que se deben generar y las cartas u oficios de acuerdo al formato
carta u oficio, ver anexo instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación
escrita, que se deben realizar para enviar a las entidades bancarias a las cuales se deben
solicitar las transferencias. Si el pago es por medio de cheque se debe realizar la actividad
7, en el caso contrario se continúa con la actividad 8.
7. Generar y entregar cheque y comprobante de pago: El Funcionario designado del
Ente Territorial, para los funcionarios o proveedores que no poseen cuenta, con los soportes
enviados, elabora los comprobantes de tesorería y los cheques, los cuales son protegidos,
sellados (con páguese al primer beneficiario) y firmados, teniendo en cuenta el compromiso
de pago, la obligación y registro presupuestal. Los cheques son remitidos del subproceso
J02.04 Administrar inversiones.

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El funcionario o Proveedor presenta el documento de identidad, firma el desprendible de
pago y el comprobante de tesorería y deja copia de recibido en Tesorería, este requisito es
indispensable para la entrega del cheque. Cuando el cheque que se genera es para el pago
de EPS, fondos pensionales, aportes parafiscales y terceros se protege y es firmado por el
Funcionario designado del Ente Territorial, y se colocan los sellos; si es persona jurídica se
coloca el sello que dice “para consignar únicamente en la cuenta del primer beneficiario”, si
es persona natural “páguese únicamente al primer beneficiario”. Pasa a la actividad 10.
8. Suministrar oficios a entidades bancarias: El Funcionario designado del Ente
Territorial elabora carta u oficio a los bancos para autorizar debitar de la cuenta dispuesta
los valores correspondientes a la nómina y pago a terceros. En ambos casos se debe aclarar
el número de cuenta de la cual debe debitar los valores establecidos y a cual cuenta debe
realizarse la transferencia.
Una vez enviados estos oficios, las entidades bancarias realizan los pagos de acuerdo a cada
modalidad.
9. Verificar débitos en cuentas: El Funcionario designado del Ente Territorial debe
verificar los débitos que se han realizado de las cuentas de la SE con el fin de establecer los
cheques que fueron cobrados y los que no y así poder establecer los montos pendientes por
cobrar o las devoluciones generadas.
10. Registrar en el sistema pago o inversión efectuada: El Funcionario designado del
Ente Territorial debe registrar en el sistema los pagos realizados ya sea por cheque o por
transferencia con el fin de actualizarlo y enviar la información de pagos realizados a la
Secretaría de Educación.
11. Realizar cierre de Tesorería: El Funcionario designado del Ente Territorial realiza el
cierre con el fin de verificar la consistencia en la información y establecer si existen
diferencias y así poder detectar las causas y generar los correctivos respectivos para ajustar
la información. En los casos en que se requiera realizar ajustes, se debe realizar la actividad
12, en el caso en que no se encuentren inconsistencias el subproceso finaliza y se envía la
información relacionada con los pagos realizados a Financiera de la Secretaría de
Educación y el informe de pago de nómina al MEN.
12. Realizar ajustes: El Funcionario designado del Ente Territorial, si la información
presenta inconsistencias, determina las razones por las cuales se presentan y realiza los
ajustes necesarios para corregirlas con el fin de realizar el cierre de Tesorería, se realiza
nuevamente la actividad 11.

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5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES
DE CADA UNA

5.1. Área / dependencias internas

Área / Dependencia Rol

Gestión Administrativa y Suministrar la documentación relacionada con los

Financiera compromisos de pago al Ente Territorial.

5.2. Entes externos (en caso que aplique)

Nombre del ente externo Rol

Ente Territorial Realizar el pago de cuentas, realizando las respectivas

verificaciones en el flujo de caja, documentación, los
trámites correspondientes para el pago ya sea por medio de
cheque o transferencia, verificar los débitos en cuentas,
registro del pago en el sistema y cierre de Tesorería.
Realizar la liquidación de impuestos para pago.

6. REGISTROS
Registro Responsable Como Donde Tiempo de Que se hace
conservarlo conservarlo conservación después

Comprobante Funcionario Documento Archivo de Según tabla de Archivo Central

de tesorería (1) designado del físico en gestión de retención
Ente Territorial carpeta de Financiera documental del
comprobantes ET
de Tesorería

Formato Funcionario Documento Archivo de Según tabla de Archivo Central

liquidación designado del físico en gestión de retención
impuestos (2) Ente Territorial carpeta de Financiera documental del
impuestos ET
liquidados y
pagados

M03.01.F03 Las disposiciones frente a este registro, se definen en el documento: detalle del subproceso:
Acto M03.01 Revisar actos administrativos
administrativo
o comunicación

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escrita (3)

(1) Reporte generado por el Sistema de Información del Ente Territorial.

(2) Entregado por el Ente, de acuerdo al impuesto que se vaya a liquidar y pagar.
(3) Este registro se genera en acto administrativo o comunicación escrita, que puede ser Resolución, decreto,
circular o carta u oficio.

7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Documentos externos Fuente de los datos Versión o fecha de emisión
según aplique

LEYES

Ley 100. Por la cual se crea el Congreso de Colombia 23 de diciembre de 1993

sistema de seguridad social integral
y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de 1993 Reglamentada Congreso de Colombia 28 de octubre de 1993

parcialmente por los Decretos
Nacionales 679 de 1994, 626 de
2001, 2170 de 2002, 3629 y 3740 de
2004, 959, 2434 y 4375 de 2006;
2474 de 2008 por la cual se expide
el Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública

Ley 734. Código Disciplinario Congreso de Colombia 5 de febrero de 2002

Único.

Ley 789. Por la cual se dictan Congreso de Colombia 27 de diciembre del 2002
normas para apoyar el empleo y
ampliar la protección social y se
modifican algunos artículos del
Código Sustantivo de Trabajo.

Ley 863. Por la cual se establecen Congreso de Colombia 29 de diciembre del 2003
normas tributarias, aduaneras,
fiscales y de control para estimular
el crecimiento económico y el
saneamiento de las finanzas
públicas.

Ley 828. Normas para el Control a Congreso de Colombia 10 de julio de 2003

la Evasión del Sistema de Seguridad
Social.

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 Documentos externos Fuente de los datos Versión o fecha de emisión
según aplique

LEYES
Ley 819. Por la cual se dictan
Congreso de Colombia 9 de julio de 2003
normas orgánicas en materia de
presupuesto, responsabilidad y
transparencia fiscal y se dictan otras
disposiciones. Aspectos importantes:
•Reglamentación a la programación
presupuestal
•Vigencias futuras
•Endeudamiento de las entidades
territoriales
DECRETOS

Decreto 1222. Por el cual se expide Presidencia de la República 6 de junio de 1986

el Código de Régimen
Departamental. Art. 170 Autorizase
a las Asambleas para ordenar la
emisión de estampillas
"Prodesarrollo Departamental", cuyo
producido se destinará a la
construcción de infraestructura
educativa, sanitaria y deportiva.

Decreto 111. - Por el cual se Presidencia de la República 15 de enero de 1996

compilan la Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y la Ley 225 de 1995
que conforman el Estatuto Orgánico
del Presupuesto.

Decreto 2170. Reglamentario de la Departamento Nacional de 30 de septiembre de 2002

Ley 80. Planeación

Decreto 1465. Por medio del cual se Ministerio de la Protección 10 de mayo del 2005
reglamentan los artículos 9 de la Ley Social
21 de 1982, el parágrafo 1 del
artículo 1 de la Ley 89 de 1988, 287
de Ley 100 de 1993, el numeral 4
del artículo 30 de la Ley 119 de
1994, 15 de la Ley 797 de 2003 y 10
de la Ley 828 de 2003.

8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)

Ver Anexo Diagrama de Flujo J02.03 Efectuar pagos.
Este anexo se compone de 2 páginas.

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