N

E
SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM

M
JE
EFFECTIVE TEAM

A
LEADERSHIP
N
A
M
BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI
M
P
P

12/22/2016
12/22/2016 11
 SASARAN PELATIHAN

N
E
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat :

M
1.Mengembangkan gaya kepemimpinan performance

JE
leadership untuk meningkatkan kinerja individu / team

A
secara optimal

N
A
2.Melaksanakan komunikasi yang terbuka menyangkut kinerja
M
(kompetensi dan komitmen) bawahan sehingga menjadi
M

pribadi yang mandiri

P
P
 POKOK BAHASAN

N
E
M
Ciri-ciri pemimpin masa depan

JE
Identifikasi tingkat perkembangan
bawahan

A
N
Keterampilan komunikasi dalam
meningkatkan kinerja bawahan
A
M
Rencana tindakan pengembangan gaya
kepemimpinan individu
M
P
P
PENGERTIAN KEPEMIMPINAN

N
E
Suatu proses untuk mempengaruhi

M
perilaku individu atau kelompok

JE
untuk mencapai sasaran individu

A
dan sasaran organisasi

N
A (Paul Hersey & Kenneth Blanchard)
M
M
P
P
 PEMIMPIN YANG SUKSES

N
E
Fokus pada hasil. Sasaran tercapai dan tugas dilakukan

M
1
dengan benar, hasil jangka pendek

JE
2 Supervisi ketat

A
N
A
M
M
P
P
PEMIMPIN YANG EFEKTIF

N
E
Fokus pada pemeliharaan dan peningkatan hasil

M
1
jangka panjang

JE
2 Mengembangkan komitmen bawahan pada sasaran

A
dan tugas karena menyadari kepentingannya

N
Perasaan bawahan positif, saling percaya dan saling
A menghargai.
M
3
M
P
P
PEMIMPIN SUKSES DAN EFEKTIF

N
E
M
1. Perilaku, kinerja dan hasil positif

JE
2. Sikap, perasaan dan komitmen positif
3. Berlangsung jangka panjang

A
N
A
M
KARYAWAN BIASA MENCAPAI
HASIL YANG LUAR BIASA……!!!!
M
P
P
 N
E
M
JE
DISKUSI KELOMPOK

A
Pembahasan Kasus PT Bahan Pangan Lezat

N
A
M
M
P
P
 N
TIDAK ADA GAYA KEPEMIMPINAN YANG PALING BAIK

E
M
1 Tergantung situasi

JE
2 Bawahan yang berbeda

A
N
3 Bawahan sama tugas dan
A sasaran berbeda
M
M
P
P
 FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI KEPEMIMPINAN

N
E
1a. SASARAN/TUGAS

M
 Batas waktu
 Pentingnya dan prioritas

JE
 Kesulitan/kompleksitas
 Kekhususan tugas (baru, pernah dilakukan, dll)

A
2b. ORGANISASI

N
 Budaya organisasi
A
 Stabilitas/tingkat perubahan
M
 Ekspektasi terhadap pemimpin

3c. PRIBADI PEMIMPIN

M

 Competence
P

 Commitment
P
 KETERAMPILAN DASAR
KEPEMIMPINAN SITUASIONAL

N
E
1. Identifikasi karakteristik dan kebutuhan pada setiap level
perkembangan

M
DIAGNOSA 2. Diagnosa kinerja competence dan commitment untuk menentukan

JE
bentuk pengarahan dan dukungan

A
1. Menggunakan berbagai macam gaya kepemimpinan bagi

N
pengembangan
FLEKSIBILITAS
A
2. Penyesuaian gaya kepemimpinan dengan tingkat perkembangan
(fleksibel dan efektif)
M
M

1. Komunikasi terbuka mengenai kinerja dan perkembangan

MITRA bawahan
P

PENGEMBANG 2. Persetujuan bersama guna pencapaian sasaran/tujuan

KINERJA
P

3. Pembinaan agar ada kaitan antara sasaran individu dan sasaran

organisasi
P
P
M
M
A
N
A
JE
DIAGNOSA

M
E
N
 DIAGNOSA

N
E
Kemampuan dan kemauan melihat situasi dan

M
menilai tingkat perkembangan seseorang

JE
Tujuan:

A
Untuk menentukan gaya kepemimpinan yang

N
sesuai untuk pencapaian sasaran atau
A
pelaksanaan pekerjaan tertentu
M
M
P
P
 LEVEL PERKEMBANGAN DIPENGARUHI

N
E
M
1 Competency

JE
A
2 Commitment

N
A
M
M
P
P
 COMPETENCY

N
E
Pengetahuan dan keterampilan dasar yang ditunjukkan oleh

M
JE
seseorang untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan tugas
tertentu yang membutuhkan waktu tertentu

A
N
A
M
M

Competency dipengaruhi oleh : Pendidikan,Pengalaman, dan Latihan (training, pembinaan/coaching, dll).

P
P
 COMMITMENT

N
E
M

1 Motivasi dan keyakinan diri dalam melakukan

JE
tugas atau pencapaian sasaran tertentu

A
2
 Merupakan sikap yang bisa dilihat dari perilaku

N
A
M
M
P
P
 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

N
E
COMPETENCY COMPETENCY COMPETENCY COMPETENCY

M
tinggi sedang-tinggi rendah-sedang rendah

JE
COMMITMENT COMMITMENT COMMITMENT COMMITMENT
tinggi bervariasi rendah tinggi

A
N
D4 D3 D2 D1

A
M
Pemula yang
Pembelajar semangat
M

Pekerja yang yang kecewa

mampu namun hati-
P

Pekerja mampu hati

P

dan percaya diri

 N
E
M
JE
GAMES KARTU

A
Diagnosa Bawahan

N
A
M
M
P
P
 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

N
E
D4 D3 D2 D1

M
JE
A
N
A competency
M
M
P
P
 KEBUTUHAN BAWAHAN
BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

N
E
D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT

M
 Penghargaan akan semangat dan keterampilan

JE
 Sasaran dan peran yang jelas
 Standar kinerja

A
 Batas waktu

N
 Prioritas
 A
Informasi mengenai kinerja
M
 Rencana tindakan/action plan pengarahan yang spesifik
 Hubungan dan batasan
M
P
P
 KEBUTUHAN BAWAHAN
BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

N
E
D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT

M
 Info tentang sasaran, tugas dan organisasi

JE
 Peranan tidak tertulis dan iklim/politik di lingkungan organisasi
 Langkah-langkah untuk mempelajari keterampilan baru

A
 Pelatihan langsung  diberitahu cara pelaksanaan dan demonstrasi

N
 Contoh bagaimana orang lain mencapai sasaran dan melaksanakan tugas
 Kesempatan latihan
A
 Umpan balik atas hasil
M
 Pemecahan masalah
M
P
P
 KEBUTUHAN BAWAHAN
BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

N
E
D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA

M
JE
 Sasaran yang jelas
 Umpan balik yang sering

A
 Informasi prestasi/kemajuan kerja

N
 Bantuan analisis keberhasilan dan kegagalan
A
M
 Rasa aman apabila membuat kesalahan
 Penjelasan mengapa sasaran/tugas itu penting dan bagaimana
M

melaksanakannya
P
P
 KEBUTUHAN BAWAHAN
BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

N
E
D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA

M
JE
 Peluang untuk mendiskusikan, mempertimbangkan dan membagi
perasaan

A
N
 Keterlibatan dan pengambilan keputusan

 Dorongan
A
M
 Nasihat, langkah atau alternatif kegiatan
M

 Coaching untuk membangun atau meningkatkan keterampilan

P
P
 KEBUTUHAN BAWAHAN
BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

N
E
D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI

M
JE
 Coach/mentor yang mudah didekati

 Peluang menguji ide-ide

A
Peluang untuk menyatakan pertimbangan dan membagi perasaan

N



A
Dukungan dan dorongan untuk mengembangkan keterampilan dan
M
memecahkan masalah-masalah individual
M
P
P
 KEBUTUHAN BAWAHAN
BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

N
E
D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI

M
Membangun rasa percaya diri dengan melihat pengalaman dan

JE

keterampilan

A
 Pujian dan penghargaan akan kompetensi dan kinerja

N
 Meyakinkan hambatan pencapaian sasaran
A
Merangsang untuk memulai pekerjaan dan mengatasi penundaan
M

M
P
P
 KEBUTUHAN BAWAHAN
BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

N
E
D4. PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI

M
JE
 Keragaman dan tantangan pekerjaan
 Pemimpin sebagai mentor dan rekan

A
 Pengakuan atas kontribusi

N
 Otonomi dan wewenang
 Trust A
M
 Peluang untuk membagi pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain
M
P
P
 N
E
M
JE
LATIHAN

A
Manajer yang Piawai

N
A
M
M
P
P
 4 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

N
E
D4 D3 D2 D1

M
Kompetensi tinggi Kompetensi sedang- Kompetensi rendah- Kompetensi rendah
tinggi sedang
Komitmen tinggi Komitmen tinggi
Komitmen bervariasi Komitmen rendah

JE
PEKERJA YANG MAMPU DAN PEKERJA YANG MAMPU TAPI PEMBELAJAR YG KECEWA PEMULA YANG
PERCAYA DIRI BERHATI-HATI BERSEMANGAT

A
• Punya pengetahuan dan
• Dikenal orang lain sebagai expert • Mampu mandiri tapi butuh keterampilan tapi belum ahli • Baru dalam tugas/sasaran;

N
(ahli) peluang dari atasan untuk belum pengalaman
• Frustasi mungkin ingin keluar
menggunakan ide-ide dari orang
• Kompeten dan percaya diri • Ingin belajar , mau mendapat
lain • Kurang semangat, bingung,
• Percaya pada kemampuan untuk
bekerja secara individu
A
• Kadang-kadang ragu-ragu, tidak
yakin, tentatif
kecil hati
• Berkembang dan belajar, butuh
pengarahan
• Semangat, optimis, bergairah
M
• Bisa mengendalikan diri/orang dukungan sebagai bagian dari • Pengalaman terbatas,
• Tidak selalu percaya diri, kritis
lain proses belajar melakukan kesalahan
terhadap diri sendiri dan butuh
• Proaktif, dapat diminta bekerja bantuan untuk mampu melihat • Kurang bisa diandalkan, tidak • Percaya diri berdasarkan
M

dengan beban tinggi keterampilan secara objective konsisten harapan tapi bukan realitas
• Mungkin bisa jenuh dengan tugas
P

atau sasaran
• Memberi kontribusi yang produktif
P
 N
E
M
GAYA KEPEMIMPINAN

JE
DAN FLEKSIBILITAS

A
N
A
M
M
P
P

12/22/2016
12/22/2016 32
32
 GAYA KEPEMIMPINAN

N
E
Adalah pola perilaku dan tindakan yang

M
ditunjukkan seseorang dalam rangka

JE
mempengaruhi individu/kelompok untuk

A
mencapai sasaran/tujuan tertentu, dalam

N
periode waktu tertentu
A
M
M
P
P
 FLEKSIBILITAS

N
E
M
Adalah kemampuan untuk

JE
menggunakan berbagai gaya
kepemimpinan dengan leluasa

A
N
A
M
M
P
P
 DUA MACAM PERILAKU KEPEMIMPINAN

N
DIRECTIVE SUPPORTIVE
(Pengarahan) (Dukungan)

E
M
 Terlibat dalam komunikasi dua arah
 Menetapkan sasaran dan menjelaskan apa yang

JE
diharapkan  Mendengarkan dan mendukung
 Memberi instruksi dan memperlihatkan cara,  Melibatkan dalam pengambilan keputusan
bagaimana dan bilamana pelaksanaannya Mendorong dan memfasilitasi pemecahan

A

 Supervisi ketat, memonitor dan menilai kinerja
masalah secara mandiri

N
Kata kunci
A
 Menciptakan struktur, mengorganisir, mengajar,
Kata kunci
Minta input, mendengarkan, memfasilitasi,
M
mensupervisi, menilai 
memecahkan masalah, menjelaskan, mengajar,
mendorong
M
P
P
 GAYA KEPEMIMPINAN

N
Tinggi Perilaku Pemimpin

E
Perilaku Pemimpinan
• Menanyakan/mendengarkan •Menggali/bertanya
• Memberi keyakinan •Menjelaskan
• Fasilitas pemecahan masalah mandiri •Memberi Umpan balik

M
• Kerjasama •Mendorong
• Umpan balik yang mendorong •Memuji

PENGARAHAN RENDAH

JE
DUKUNGAN TINGGI
PENGARAHAN TINGGI
D Mari Bicara – D3 Memutuskan
DUKUNGAN TINGGI
U Mari membicarakan – Pemimpin
K Ambil keputusan
U

A
PENGARAHAN RENDAH
N
PENGARAHAN TINGGI
DUKUNGAN RENDAH DUKUNGAN RENDAH
G

N
D4 Memutuskan
A
Pemimpin Mengarahkan

N
Perilaku Pemimpin Perilaku Pemimpin

A •Percaya, Membiarkan
•Konfirmasi
•Pemberdayaan
•Merumuskan
•Merencanakan
•Orientasi
M
•Menguatkan •Mengajar/memberi intruksi
•Menghargai •Memonitor
•Menantang •Memberi umpan balik
M

Rendah PENGARAHAN Tinggi

Untuk Keempat Gaya

P

•Tentukan sasaran dan apa yang diharapkan dengan jelas

•Amati dan monitor kinerja
P

•Memberi umpan balik

 GAYA S1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D1

N
E
KEBUTUHAN D1 PERILAKU S1

M
• Mendapatkan penghargaan atas semangat dan • Memberikan penghargaan atas semangat dan
kemauan untuk belajar kemauan untuk belajar

JE
• Kejelasan sasaran dan peran • Merumuskan sasaran, batas waktu, dan prioritas

A
• Kejelasan standar kinerja
• Informasi batas waktu

N
• Informasi/data kinerja

A
Arahan dalam menyusun rencana tindakan yang
• Mengarahkan penyusunan rencana tindakan dan
pemecahan masalah
M
•
spesifik (5 W + 1H) • Mengorganisasikan, membagi informasi dan
• Informasi batasan/policy dan hubungan/relation sumber daya
M

• Informasi tentang peraturan tak tertulis dan iklim

dalam organisasi
P

Cont..
P
 GAYA S1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D1

N
E
Cont..

M
KEBUTUHAN D1

JE
PERILAKU S1
• Kesempatan untuk belajar keterampilan baru, • Mengembangkan rencana belajar dan melatih
langkah demi langkah penerapan keterampilan baru

A
• Mendapatkan pelatihan langsung (OJT), ditunjukkan • Mengajar dan menunjukkan cara kerja
dan diperlihatkan bagaimana cara kerjanya

N
• Memberi contoh bagaimana standar kinerja yang
• Mendapat contoh kongkrit tentang bagaimana orang baik
lain menyelesaikan pekerjaan
• Peluang untuk mengikuti pelatihan A • Mengecek dan menentukan proses belajar
M
• Mendapat arahan dalam proses pemecahan
masalah
M

• Mendapatkan umpan balik atas hasil

Memberikan umpan balik
P

•
P
 GAYA S2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D2

N
E
KEBUTUHAN D2 PERILAKU S2

M
• Mendapatkan pujian atas kemampuan yang sudah dimiliki • Memberikan pandangan tentang kemajuan yang dibuat
• Menjelaskan mengapa (tentang apa dan bagaimana)

JE
• Melibatkan individu dalam penetapan sasaran dan action
Kejelasan sasaran plan tetapi keputusan terakhir di tangan pemimpin

A
•
• Mendapatkan arahan tentang pentingnya sasaran/tugas

N
Membantu individu menganalisa keberhasilan dan
•
A
Mendapatkan masukan atas keberhasilan dan kegagalan;
dan diyakinkan apa saja kesalahan yang masih dalam
•
kegagalan dan mempertimbangkan alternatif-alternatif
M
• Mendengarkan keluhan dan ide individu
batas toleransi
• Mendapatkan umpan balik
Mendapat kesempatan untuk mendiskusikan keluhan dan
M

•
berbagi perasaan
Mendapatkan nasehat dan saran langkah lanjutan
P

•
• Mendapatkan dukungan Cont..
P
 GAYA S2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D2

N
E
Cont..

M
KEBUTUHAN D2 PERILAKU S2

JE
• Dilibatkan dalam proses pemecahan masalah dan • Melibatkan individu dalam pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan pengambilan keputusan
• Memberi nasehat dan ide-ide membagi contoh-contoh dari

A
pekerjaan orang lain

N
• Memberi info, sumber daya dan coaching untuk kelanjutan
membangun dan menyempurnakan keterampilan
•
keterampilan A
Coaching untuk membangun dan menyempurnakan • Mendorong, sering memberi umpan balik dan memuji
untuk membangun competence
M
M
P
P
 N
GAYA S3 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D3

E
KEBUTUHAN D3 PERILAKU S3

M
• Mentor atau coach yang dapat didekati • Mendorong individu mampu menetapkan sasaran action
• Mendapat peluang untuk menguji ide-ide plan dan pemecahan masalah

JE
• Mendapat peluang untuk mengekspresikan keluhan atau • Mengajukan pertanyaan mendengarkan keluhan dan
membagi perasaan berfungsi sebagai rekan penimbang
• Mendapat dukungan dan dorongan untuk • Memfasilitasi pemecahan masalah secara mandiri dan

A
mengembangkan keterampilan, pemecahan masalah evaluasi
yang mandiri
• Bertanya; apa yang bisa saya bantu

N
• Mendapat bantuan untuk melihat secara obyektif pada
pengalaman dan keterampilan sehingga membangun • Membagi pengalaman dan kerja sama bila diminta
kepercayaan diri • Memberi support, keyakinan dan keberanian dan memuji
•
A
Mendapat pujian dan penghargaan atas kompetensi dan competence dan membangun commitment
M
kinerja yang tinggi • Refleksi keberhasilan yang lampau dan keterampilan
• Mendapatkan dukungan untuk meminimalkan hambatan untuk membangun kepercayaan diri
terhadap pencapaian sasaran • Menyarankan jalan untuk membuat sasaran lebih
M

menarik dan menantang bila motivasi sedang rendah

• Menghilangkan hambatan atau pencapaian sasaran
P
P
 N
GAYA S4 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D4

E
M
KEBUTUHAN D4 PERILAKU S4

JE
• Mendapatkan keragaman dan tantangan • Mengharapkan individu menangani dan memberi informasi
• Pemimpin lebih berfungsi sebagai mentor dan mitra tentang perkembangan
kerja dari pada manajer Mengharapkan individu mengambil tanggung jawab untuk

A
•

• Mendapat penghargaan atas kontribusi yang diberikan penetapan sasaran, action plan dan pengambilan keputusan

N
• Mendapat wewenang • Percaya pada judgement individu

• Mendapatkan trust • Mengharapkan individu menilai pekerjaan sendiri dan inovasi

A
• Mendapat peluang untuk membagi pengalaman,
pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain •
terus menerus
Mendorong individu untuk menantang dirinya sendiri untuk
M
mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi
• Memberi peluang untuk membagi pengetahuan dan
keterampilan, menjadi mentor dan mengajarkan orang lain
M

• Menghargai, menilai baik dan memberi imbalan atas

kontribusi
P

• Memberi sumber daya tambahan bila diperlukan

P
 N
E
M
PERTEMUAN TATAP MUKA

JE
PENGEMBANGAN KINERJA

A
N
A
M
M
P
P

12/22/2016
12/22/2016 43
43
 PERTEMUAN TATAP MUKA

N
(ONE ON ONE MEETING)

E
M
Adalah struktur komunikasi terbuka untuk

JE
memonitor dan mengembangkan kinerja
 Relatif pendek

A
 Pertemuan fokus pada persoalan yang

N
dihadapi individu
A
M
M
P
P
MANFAAT ONE ON ONE MEETING

N
E
Menciptakan….:

M
1. komunikasi yang lebih terbuka
2. kesempatan untuk melakukan coaching dan memberi support

JE
kepada individu
3. peluang untuk tukar menukar informasi, memberikan perhatian

A
pada keluhan individu dan mencari pemecahan masalah

N
4. kesempatan untuk mengaitkan sasaran individu dengan sasaran
organisasi
A
5. peluang untuk menetapkan secara periodik prioritas yang disetujui
M
bersama
6. keeratan hubungan pemimpin dan bawahan karena ada rasa
M

saling percaya
P
P
SEBELUM PERTEMUAN

N
E
1. Tetapkan jadwal pertemuan

M
2. Review kemajuan atas tindakan berdasarkan pertemuan one on

JE
one sebelumnya
3. Memilih topik yang akan dibicarakan

A
4. Menilai tingkat perkembangan bawahan untuk setiap sasaran

N
atau tugas (competence dan commitment)
5.
A
Tentukan bentuk pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan
bawahan.
M
M
P
P
SELAMA PERTEMUAN

N
E
1. Jelaskan sasaran pertemuan

M
2. Tentukan pengarahan dan dukungan
yang dibutuhkan untuk tiap sasaran

JE
atau tugas

A
3. Diskusi dan putuskan tindakan yang

N
perlu diambil oleh bawahan dan catat

A
4. Diskusikan dan putuskan tindakan
yang perlu diambil pimpinan dan
M
catat.
M
P
P
 SETELAH PERTEMUAN

N
E
1. Tindak lanjuti dan monitor kemajuan

M
2. Meninjau ulang prioritas tugas dan sasaran yang

JE
diperlukan

A
3. Catat ide-ide, intensi dan pemahaman yang

N
timbul

A4. Tulislah agenda-agenda untuk pertemuan tatap

M
muka yang akan datang.
M
P
P
 MENGATASI KETIDAKSEPAKATAN INDIVIDU

N
E
A. SEBAB-SEBAB

M
1. Tidak paham sasaran / tugas

JE
2. Tidak sadar kekurangan pengetahuan / keterampilan
3. Baru mulai tugas / pekerjaan sehingga umpan balik sangat terbatas.

A
B. LANGKAH-LANGKAH

N
1. Jelaskan kembali tugas / sasaran

A
2. Tanya pengalaman lampau dan competence yang ditunjukkan (contoh dan lain-lain)
3. Bandingkan kinerja individu dengan orang lain
M
4. Bila tetap tidak sepakat, mulai dengan persepsi individu tentang tingkat
perkembangannya dalam waktu yang lebih pendek tentukan bersama kinerjanya
M
P
P
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
N