2019
DEDICATORIA
Dedicamos este trabajo a nuestros padres por
el apoyo incondicional, en nuestra formación
Profesional y guiarnos en cada paso que
decidimos dar.
AGRADECIMIENTO
Agradecemos a la universidad andina Néstor
Cáceres Velázquez por permitirnos
pertenecer a su gran familia universitaria, y a
nuestra docente por la enseñanza brindada.
INDICE
1. PLANEACIÓN ................................................................................................... 5
1.1. Temática .................................................................................................... 5
1.2 Selección de sede ......................................................................................... 5
1.3 Presupuesto y patrocinadores ...................................................................... 5
1.4 Equipo de organización ................................................................................ 5
1.5 Cronograma de actividades ........................................................................... 6
2. Actividades antes del congreso ........................................................................ 6
2.1. Convocatoria ................................................................................................. 6
2.2. Diseño de la imagen del congreso ................................................................ 6
2.3. Conferencistas magistrales y talleristas ........................................................ 7
2.4. Preinscripciones ........................................................................................... 7
2.5. Memorias del congreso................................................................................. 7
2.6. Eventos sociales, culturales o deportivos ..................................................... 7
2.7. Servicio de cafetería ..................................................................................... 7
2.8. Solicitudes .................................................................................................... 8
2.9. Recibos de inscripción al congreso .............................................................. 8
2.10. Espacio físico para el congreso .................................................................. 8
3. Actividades durante el congreso ....................................................................... 8
3.1 Registro .........................................................Error! Bookmark not defined.
3.2 Ceremonias de inauguración, clausura y conferencias magistrales ............. 9
3.3 Apoyo extra de las comisiones ..................................................................... 9
3.4 Entrega de constancias ................................................................................ 9
4. Actividades después del congreso ................................................................... 9
4.1 Informe financiero ......................................................................................... 9
4.2 Evaluación del congreso ............................................................................... 9
1. PLANEACIÓN
1.1. Temática
El lugar elegido para este tipo de evento es la sala de simulación de la Escuela Profesional
de Derecho de la Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez el cual cuenta con los
requisitos establecidos para realizar dicho congreso.
1.3 Presupuesto y patrocinadores
Mientras mayor sea el evento, mayor será también el reto de coordinar a los organizadores.
Los puestos más importantes a considerar son:
Coordinador general y secretario del evento. Marco Antonio Pilco Quispe será la
persona encargada de coordinar las actividades y los comités mediante la
designación de actividades. Sera el enlace de comunicación con el grupo
organizador, la institución sede y el contacto para cualquier asunto relacionado con
el evento.
Comité de revisión de trabajos. Este comité estará formado por todos los integrantes
del grupo encargadas de la recepción, revisión y envío de trabajos para
modificaciones en plazos y fechas establecidos en la convocatoria.
Este permitirá visualizar con claridad las fechas a considerar antes, durante y después del
congreso.
2.1. Convocatoria
Elaboraremos una convocatoria que contenga el título del evento, la fecha, la ciudad y la
institución sede del evento. En esta convocatoria se establece el objetivo de la realización
del congreso y las personas a quienes va dirigido, las temáticas a abordar y las actividades a
realizar como parte del programa del congreso.
2.2. Diseño de la imagen del congreso
Se tendrá asistencia a un diseñador gráfico para la elaboración del material publicitario del
evento y las aplicaciones necesarias. También elaboraremos documentos de referencia con
los elementos que se espera que contenga el diseño para que el diseñador pueda elaborar
varias propuestas iniciales de las que surgirá la imagen final del congreso.
Dentro de los requerimientos principales del congreso en este rubro se encuentran: logo,
hojas membretadas, carteles, constancias, lonas, entre otros productos gráficos. Los
productos del congreso deberán incluir los logos institucionales y de los patrocinadores.
Estas aplicaciones deben ser simples, llamativas, concisas, informativas y representativas
del evento.
2.3. Conferencistas magistrales y talleristas
Se eligieron a los conferencistas de acuerdo con el tema elegido para el congreso y elaborar
una base de datos.
Se impartan talleres durante el congreso, elaboraremos una base de datos con los invitados
especiales a la impartición de dicho taller.
2.4. Preinscripciones
Elaboraremos una plantilla general de formato de solicitud debido a que previo al evento
hay una gran cantidad de solicitudes que se deberán entregar a la institución. Con
frecuencia, éstas se deben hacer a las diferentes dependencias o direcciones de la misma.
Entre las solicitudes que se deben hacer se tienen como ejemplos las siguientes: Colocación
de lonas, equipo de audio y proyección para conferencias magistrales, permiso para pegar o
colgar letreros referentes al evento en espacios externos al evento.
Elaboraremos con anticipación invitaciones que serán repartidas a los compañeros, que
contengan nombre e institución de origen. El recibo original y la primera copia se
entregarán al participante para que con la copia pueda recibir su paquete o “kit” del
congreso el día de registro.
3.1 Registro
Se designó una comisión para el proceso de registro que deberá conocer los recibos de
registro que se elaboraron previamente. El día de mayor actividad para esta comisión es el
día de inicio del congreso. Para ello colocara la mesa de registro antes de la hora de inicio y
delegaremos responsabilidades a cada uno de los integrantes de la comisión; por ejemplo,
algunos deberán encargarse de atender a los asistentes con preregistro; otros a los asistentes
sin pre registro.
Elaboraremos carteles con el diagrama de flujo de la mesa de registro y con los nombres de
cada estación para evitar las aglomeraciones y agilizar el proceso de inscripción.
3.2 Ceremonias de inauguración, clausura y conferencias magistrales
Durante el congreso se entregarán las constancias de los asistentes con preregistro que se
elaboraron previamente. La impresión de las constancias será realizada antes del evento que
nos facilitara mucho el trabajo durante el mismo si es que la base de datos está actualizada
y contiene los nombres correctos de los participantes.
Es importante tener la base de datos disponible cerca de la mesa de entrega de constancias
para asegurarnos de que los cambios que se hagan de último momento, también se registren
en la base de datos.
El encargado de las finanzas elaborará un informe financiero con los egresos antes y
durante el congreso. Este documento se apegará a la información generada en el
presupuesto inicial.
4.2 Evaluación del congreso
Al termino del congreso, realizaremos una reunión con todos los participantes en las
diferentes actividades del congreso para tener una retroalimentación de lo sucedido durante
el evento, reuniremos las bases de datos de los asistentes para generar una sola con toda la
información, identificaremos actividades que aún se deben atender y dar la sensación de
terminación del evento.