BAB III

HASIL PENGAMATAN

3.1 Gambaran Umum Dinas Kesehatan Kabupaten Bojonegoro &

Puskesmas Ngumpakdalem
3.1.1 Gambaran Umum Dinas Kesehatan Kabupaten Bojonegoro
1) Struktur Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Bojonegoro
Dinas Kesehatan Kabupaten Bojonegoro beralamat di Jalan

Panglima Sudirman Nomor 30 Bojonegoro (0353) 881350. Di

bawah ini adalah struktur organisasi dari Dinas Kesehatan
Kabupaten Bojonegoro

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Bojonegoro

65
 2) Visi dan Misi
(1) Visi
Membangun masyarakat Kabupaten Bojonegoro yang mandiri
untuk hidup sehat.
(2) Misi
((1)) Mendorong kemandirian masyarakat dalam berperilaku
hidup bersih dan sehat.
((2)) Mendorong kemandirian masyarakat dalam pemeliharaan
dan pembiayaan kesehatan individu, keluarga, dan
masyarakat.
((3)) Meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan
kesehatan yang bermutu, merata, dan terjangkau oleh
masyarakat.
((4)) Meningkatkan profesionalisme aparat kesehatan.
((5)) Meningkatkan surveilans, monitoring, dan informasi
kesehatan.
3.1.2 Gambaran Umum Puskesmas Ngumpakdalem
Puskesmas Ngumpakdalem dengan wilayah kerja 7 (tujuh) desa
merupakan wilayah Kecamatan Dander Kabupaten Bojonegoro dengan
jarak sekitar 5 kilometer dari Ibukota Kabupaten Bojonegoro. Keadaan
topografi tanahnya tidak berbukit-bukit dan tidak ada hutan dengan
tempat pemukiman tidak begitu jauh dengan jarak antar desa bervariasi
antara 0.5 kilometer sampai dengan 1 kilometer.
Puskesmas Ngumpakdalem dengan 7 desa sebagai wilayah kerja.
Desa – desa tersebuat adalah Ngumpakdalem, Sumbertlaseh
Sumodikaran, Sendangrejo, Sumberagung, Ngulanan, dan Ngablak.
Ketujuh Desa ini ada dalam lingkar wilyah kerja yang berbatasan :
1) Utara : Kecamatan Bojonegoro
2) Timur : Kecamatan kapas
3) Selatan : Wilayah Puskesmas Dander
4) Barat : Kecamatan Kalitidu

66
 Ketujuh desa ini dapat dijangkau kendaraan roda empat dan roda
dua tetapi ada beberapa dusun yang tidak dapat dilewati roda empat
terutama di waktu musim hujan
Luas wilayah kerja Puskesmas Ngumpakdalem adalah 89.20
Km2 yang terdiri dari dataran rendah 94.06 % dan dataran tinggi 5.94
% Letak Puskesmas Ngumpakdalem berada di Desa Ngumpakdalem
terletak di pinggir jalan beraspal dan bangunan fisiknya sudah
memenuhi persyaratan.
Penduduk di wilayah puskesmas Ngumpakdalem pada Tahun
2018 tercatat 36671 jiwa lebih. Dari angka itu sejumlah penduduk
Miskin terdapat sekitar 17.523 jiwa lebih atau sekitar 63,64 % tesebar
di tujuh desa .
1) Struktur Organisasi Puskesmas Ngumpakdalem

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Puskesmas Ngumpakdalem

2) Visi, Misi, dan Moto Puskesmas Ngumpakdalem

(1) Visi Puskesmas Ngumpakdalem
“Terwujudnya Masyarakat Sehat di Puskesmas Ngumpakdalem
Kecamatan Dander”.

67
 (2) Misi Puskesmas Ngumpakdalem
((1)) Mewujudkan Pelayanan Kesehatan Dasar yang
Transparan dan Profesional
((2)) Meningkatakan Pelayanan Kesehatan yang bermutu
merata dan terjangkau dalam bentuk promotif, perventif,
dan kuratif
((3)) Mendorong Kemandirian Masyarakat untuk hidup sehat
((4)) Membangun Citra Pelayanan dengan memperlakukan
pengguna layanan sebagai pusat perhatian
(3) Moto Puskesmas Ngumpakdalem
“ Masyarakat Sehat Dambaan Kita Semua “
3) Cakupan Wilayah Kerja
Wilayah kerja Puskesmas Ngumpakdalem terdiri dari 7 Desa:
(1) Ngumpakdalem
(2) Sumbertlaseh
(3) Sendangrejo
(4) Sumberagung
(5) Sumodikaran
(6) Ngulanan
(7) Ngablak

3.2 Jenis-Jenis Pelayanan di Puskesmas Ngumpakdalem

Jenis Pelayanan yang di laksanakan di puskesmas Ngumpakdalem :
1) Poli Pengobatan Umum
2) Poli Kesehatan Ibu dan Anak
3) Poli Imunisasi
4) Poli Keluarga Berencana
5) Poli Penyakit Menular
6) Poli Kesehatan
7) Persalinan Normal
8) Laboratorium

68
 9) Pojok Gizi
10) Pojok Sanitasi
11) Unit Gawat Darurat
12) Rawat Inap
13) Rujukan / Ambulance
14) Administrasi Kesehatan
15) Puskesmas Keliling

3.3 Program-program di Puskesmas Ngumpakdalem

Program unggulan yang ada di Puskesmas Ngumpakdalem dan wajib
adalah:
1) Promosi Kesehatan
2) Kesehatan Lingkungan
3) Upaya Perbaikan Gizi
4) Konsling KIA
5) Pencegahan dan Pemberantasaan Penyakit Menular
6) Senam Prolanis dan PRB-DM
7) Pelatihan Kader KB
8) Pelatihan Dukun Bayi
9) Klinik Geriatri
10) Home Care
Untuk program pengembangan di Puskesmas Ngumpakdalem:
1) Kesehatan Jiwa
2) Bina Kesehatan Tradisional
3) Perwatan Kesehatan Masyarakat
4) Pembiasaan PHBS
5) Program Gizi

69
3.4 Sistem Pelayanan Rekam Medis di Puskesmas Ngumpakdalem
3.4.1 Tempat Pendaftaran Pasien
3.4.1.1 Alur & Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Alur dan prosedur penerimaan pasien rawat jalan di
puskemsas ngumpak dalam sebagai berikut :
1) Pasien mengambil nomor antiran yang telah disediakan
2) Pasien dipanggil sesuai nomor antiran yng telah diambil.
3) Pasien mendaftar diloket pendaftaran.
4) Petugas menanyakan apakah pasien membawa KTP, KIS
(Kartu Indonesia Sehat), KK (Kartu Keluarga), BPJS (Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial), Jamkesda (Jaminan
Kesehatan Daerah).
5) Petugas mencatat data pasien kedalam Komputer dan buku
index sesuai dengan sistem pembayaran yang digunakan.
6) Bila pasien tidak membawa kartu identias apapun akan
dikenakan biaya administrasi sebesar Rp 5000,-.
7) Jika pasien baru petugas akan membuatkan berkas rekam
medis baru.
8) Bila pasien lama akan dimintai KIB yang telah dicantumkan
nomor Index RM untuk mencari berkas rekam medis.
9) Kemudian petugas mecari berkas sesuai dengan index yang
ada di KIB.
10) Pasien akan dimintai tanda tangan ke dalam buku daftar
kunjungan pasien.
11) Pasien dipersilahkan menuju poli yang dituju
12) Setelah berkas ditemuka petugas mengantar berkas Rekam
Medis ke poli yang dituju.
3.4.1.2 Alur & Prosedur Penerimaan Pasien Gawat Darurat
Alur dan prosedur pasien gawat darurat dimulai dari:
1) Pasien datang ke UGD untuk dilakukan penanganan medis

70
 2) Pasien/keluarga pasien/pihak yang mengantar akan
mendaftar ke loket pendaftaran
3) Jika pasien lama akan menyerahkan KIB yang telah diisikan
nomer index rekam medis dan juga kartu identitas pasien
4) Jika pasien baru petugas meminta Kartu identitas untuk
dibuatkan KIB dan membuatkan berkas Rekam medis.
5) Setelah semua prosedur telah dilakukan kemudian petugas
mengantar berkas ke UGD
6) Lalu dokter melakukan perawatan untuk menentukan pasien
dirujuk atau tidak.
3.4.1.3 Alur dan prosedur Pasien Rawat Inap
1) Pasien datang ke loket pendaftaran pasien
2) Setelah selesai didaftar pasien kemudian menuju poli yang
dituju
3) Pasien diperiksa oleh dokter jika dokter menyatakan harus
rawat inap maka keluarga pasien atau pihak yang mengantar
akan mendaftar di pendaftaran pasien rawat inap.
4) Kemudian perawat mengantarkan ke kamar rawat inap guna
mendapat tindakan medis lebih lnjut.
3.4.2 Identifikasi
Identifikasi pasien di Puskesmas Ngumpakdalem dilakukan
secara langsung yaitu:
1) Petugas menanyakan langsung pada setiap pasien/keluarga
pasien yang akan berobat membawa atau tidak membawa KIB
(Kartu Identitas, ASKES, BPSJ,dll).
2) Petugas menanyakan identits lengkap pasien.
3) Kemudian bila ada petugas pendaftaran meminta Kartu
Identitas atau kartu asuransi
Identitas yang ditanya kan kepada pasien atau keluarga pasien berupa nama, umur,
alamat ,kepala keluarga biasanya pasien

71
 4) juga ditanya nomor index yang ditulis dalam KIB atau ditempel
di kartu asuransi pasien.
3.4.3 Sistem Penamaan
Di Puskesmas Ngumpakdalem sistem penamaan berkas rekam
medis yaitu menggunakan nama Kepala Keluarga(KK) sebagai acuan
untuk mewakili seluruh anggota keluarga agar mempermudah
pencarian jika berkas akan dibutuhkan kembali, penulisan nama
Kepala Keluarga(KK) tanpa disertai status dan gelar yang diperoleh
oleh Kepala Keluarga(KK).
Contoh penulisan nama dalam KK/KTP : Suratman.Spd, ditulis
langsung Suratman tanpa gelar dan tanpa imbuhan Tn.
3.4.4 Sistem Penomoran
Sistem penomoran rekam medis di Puskesmas Ngumpakdalem
menggunakan family numbering yaitu dalam satu nomor rekam
medis/indeks untuk satu KK yang berkunjung di Puskesmas
Ngumpakdalem.
Di Puskesmas Ngumpakdalem mekanisme penulisan
penomoranya menggunakan awal huruf nama kepala keluarga dan
diikuti nomor urut kunjungan; pasien. Berikut contoh awal huruf nama
kepala keluarga yang digunakan di Puskesmas Ngumpakdalem:
Tabel 3.1 Awal Huruf Nama Kepala Keluarga di Puskesmas
Ngumpakdalem
Wilayah Nama Kepala Keluarga
Ngablak Akas Atarto
Sumbertlaseh Prayitno
Sendangrejo Syamsul Hadi
Luar Wilayah Eko Rasmoyo
Ngumpakdalem Yulaito
Contoh :
1) Nama Kepala Keluarga Akas Atarto alamat Ngablak
Nomor indeksnya A01 Ngablak

72
 2) Nama Kepala Keluarga Prayitno alamat Sumbertlaseh
Nomor indeksnya P01 Sumbertlaseh
3) Nama Kepala Keluarga Syamsul Hadi alamat Sendangrejo
Nomor indeksnya S01 Sendangrejo

3.5 Sistem Pengolahan rekam Medis di Puskesmas Ngumpakdalem

3.5.1 Assembling
Di Puskesmas Ngumpakdalem masih belum ada prosedur tetap
mengenai hal yang berkaitan dengan assembling dikarenakan
keterbatasan tenaga bagian perekam medis .
3.5.2 Coding
Proses Pengkodean penyakit yang ada Puskesmas
Ngumpakdalem dengan memasukkan kode penyakit pasien BPJS
menggunakan aplikasi p-care dan berpedoman pada buku pintar.
Pengkodean penyakit dilakukan setelah pasien mendapatkan pelayanan
dari dokter atau tenaga medis lain yang melakukan diagnosa penyakit.
Sedangkan untuk pasien umum tidak di kode karena kurangnya petugas
dan juga untuk mempersingkat watu pelayanan.
3.5.3 Indexing
Proses Indexing yang dilakukan di Puskesmas Ngumpakdalem
hanya sebatas index pasien Index penyakit dan index nomor.
1) Untuk index pasien dilakukan pada buku register pendaftaran yang
memuat isi identitas pasien, seperti nama pasien, nomor rekam
medis, jenis kelamin, alamat, umur, tanggal berobat dan nomor
rekam medis hal tersebut tentunya menyesuaikan kebutuhan
Puskesmas akan pelaporan tiap bulannya ke Dinas Kesehatan
2) Untuk index penyakit sendiri dicatat atau disimpan dalam computer
sebagai bahan pembuatan untuk laporan ke dinas kesehatan
3) Untuk index nomor dicatat dalam computer sebagai acuan untuk
pemberian nomor baru pada pasien dan untuk mencari nomor rekam
medis pasien jika dibutuhkan kembali.

73
 3.5.4 Filing
Sistem penyimpanan di Puskesmas Ngumpakdalem memakai
desentralisasi dikarenakan sistem penyimpanan dengan cara
memisahkan antara berkas rekam medis antara rawat jalan dan rawat
inap dimana tempat penyimpanan berkas rekam medis dipisahkan.
Dalam pengambilan atau pengembalikan berkas rekam medis rawat
inap ataupun rawat jalan tidak menggunakan tracer atau alat lain seperti
buku ekspedisi dll untuk mengendalikan berkas jadi sering terjadi
berkas rekam medis ganda.
Untuk pengembalian berkas rekam medis sendiri dilakukan oleh
petugas rekam medis. Jika berkas berkas sudah kembali saat selesai
pelayanan dari masing-masing poli akan dikembalikan di loket
pendaftaran kemudian petugas rekam medis akan mengembalikan
berkas ke dalam rak penyimpanan dengan cara memisahkan
penyimpanan berdasarkan wilayah.
Untuk Sistem penjajaran rekam medis di Puskesmas
Ngumpakdalem menggunakan sistem nomor langsung / straight
numerical filing dikarenakan mudah untuk mengingat dan mengambil
berkas berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung
pada rak penyimpanan.
Contoh : A001, A002, A003, dan seterusnya
3.5.5 Retensi dan Pemusnahan
Di Puskesmas Ngumpakdalem belum melakukan retensi dan
pemusnahan sampai sekarang ini. Dikarenakan kekurangan
sumberdaya manusia dan rak masih bisa menampung. Untuk
perencanaan retensi sendiri akaan dilakukan dalam waktu dekat.

3.6 Sistem Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas Ngumpakdalem

1) Pelaporan
Kegiatan pelaporan di Puskesmas Ngumpakdalem berjalan dengan
baik sesuai dengan kebutuhan poli masing-masing. Berdasarkan waktunya

74
 ada beberapa jenis laporan mulai dari harian, mingguan, bulanan, triwulan,
dan tahunnan. Jenis pelaporan yang dilaporkan dari Puskesmas
Ngumpakdalem berskaala dari Pustu (Puskesmas Pembantu), Puskesmas
Keliling, Posyandu, polindes,serta bidan jejaring yang terintegrasi dan
diseragamkan format pelaporannya. Yang setelah diolah sebagaimana
mestinya kemudian akan dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten
Bojonegoro melaui e-mail ataupun drive penyimpanan lainnya.
2) Pencatatan
Untuk sistem Pencatatan data masih dilakukan dengan cara manual,
P-care serta dengan bantuan program Microsoft Excel yang telah diatur
sehingga dapat mempercepat pencatatan data dalam proses pelayanana
serta mempermudah pengolahan data jika suatu saat aka dibutuhkan
kembali. Di puskesmas Ngumpakdalem Pcare digunakan pada saat selesai
pelayanan atau jam operasional selesai, yang melakukan entry data pada
pcare ialah perawat ataupun dokter. Hal ini dikarenakan masih kurangnya
sumberdaya yang ada.
3) Alur
Untuk alur laporan harian dimulai dari laporan internal puskesmas
dahulu lalu selanjutnya dilaporkan ke BPJS Kesehatan serta Dinas yang
terkait.
4) Jenis laporan
(1) Laporan mingguan
(2) Laporan Bulanan.
(3) Laporan Tribulan.
(4) Laporan tahunan.
5) Kebutuhan laporan disetiap Poli
(1) Laporan di Poli Umum
((1)) Jenis Laporan
1) Laporan Bulanan (LB 1)

75
 LB 1 berisi tentang penetapan jenis penyakit yang
dilakukan oleh dokter puskesmas dan petugas lain yang
bertanggungjawab melayani.

((2)) Sumber Data/Pencatatan

Sumber data laporan di poli umum dari buku register
kunjungan pasien dan P-care BPJS.
((3)) Alur
Alur pencatatan dimulai saat pasien selesai didaftar
dipendaftaran kemudian paisen diperiksa di Poli, lalu petugas
poli mencatat di buku register kunjungan harian. Setelah
pelayanan selesai data kunjungan direkap menjadi satu
kemudian lalu direkap menjadi satu untuk dilaporkan ke Dinas
Kesehatan. Untuk format laporan yang dikirim ke dins
kesehatan berupa softfile yang dikirim ke melalui E-mail
Puskesmas dan juga print out yang akan dikirim oleh Poli
langsung ke dinkes.
(2) Laporan di Poli KIA
Untuk sistem pelaporan di Poli KB berskala dari Bidan desa dan
pustu lalu kebagian Bidan Koordinator yang ada di poli KIA, yang
kemudian mengolah data yang akan dijadikan laporan ke Dinkes.
((1)) Jenis Laporan
1) Laporan Bulanan (berisi tentang laporan program yang telah
dilaksanakan secara rutin )
2) Laporan PWS KIA yang dilaporkan secara bulanan
3) Laporan LB3 KIA yang dilaporkan secara bulanan
4) Laporan Kunjungan pasien yang direkap menjadi satu dan
dilaporkan setiap bulannya.
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data laporan di poli KIA dari buku register
kunjungan dan berasal dari laporan bidan desa.

76
 ((3)) Alur
Alur pencatatan dimulai saat pasien selesai didaftar
dipendaftaran kemudian paisen diperiksa di Poli, lalu petugas
poli mencatat di buku register kunjungan harian. Setelah
pelayanan selesai data kunjungan direkap menjadi satu
kemudian lalu direkap menjadi satu untuk dilaporkan ke Dinas
Kesehatan. Untuk format laporan yang dikirim ke dins
kesehatan berupa softfile yang dikirim ke melalui E-mail
Puskesmas dan juga print out yang akan dikirim oleh Poli
langsung ke dinkes.
(3) Laporan di Poli KB
Untuk sistem pelaporan di Poli KB berskala dari Bidan desa dan
pustu lalu kebagian Bidan Koordinator yang ada di poli KB, yang
kemudian mengolah data yang akan dijadikan laporan ke Dinkes
((1)) Jenis Laporan
Laporan Bulanan yang berisi LB3 KB.
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data laporan di poli KB adalah Buku register poli
KB dan juga rekam medis pasien yang telah masuk Poli KB
kemudian direkap menjadi satu.
((3)) Alur
Alur pencatatan dimulai saat pasien selesai didaftar
dipendaftaran kemudian paisen diperiksa di Poli, lalu petugas
poli mencatat di buku register kunjungan harian. Setelah
pelayanan selesai data kunjungan direkap menjadi satu
kemudian lalu direkap menjadi satu untuk dilaporkan ke Dinas
Kesehatan. Untuk format laporan yang dikirim ke dins
kesehatan berupa softfile yang dikirim ke melalui E-mail
Puskesmas dan juga print out yang akan dikirim oleh Poli
langsung ke dinkes.
(4) Poli MTBS

77
 ((1)) Jenis Laporan
1) Laporan kunjungan pasien MTBS
2) Laporan Imunisasi.
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data laporan di poli MTBS dari buku register
kunjungan pasien. Dan data lain yang yang ada dipoli MTBS.
((3)) Alur
Alur pencatatan dimulai saat pasien selesai didaftar
dipendaftaran kemudian paisen diperiksa di Poli, lalu petugas
poli mencatat di buku register kunjungan harian. Setelah
pelayanan selesai data kunjungan direkap menjadi satu
kemudian lalu direkap menjadi satu untuk dilaporkan ke Dinas
Kesehatan. Untuk format laporan yang dikirim ke dins
kesehatan berupa softfile yang dikirim ke melalui E-mail
Puskesmas dan juga print out yang akan dikirim oleh Poli
langsung ke dinkes..
(5) Poli Gigi
((1)) Jenis Laporan
1) Laporan Bulanan berisi tentang kunjungaan pasien
berdasarkan data diagnosa
2) Laporan Tribulan berisi tindakan dan jumlah pasien yang
telah dirujuk.
3) Laporan Tahunan berisi tentang perbandingan rasio gigi yang
telah dicabut dan ditamba dan juga kunjungan Ibu Hamil
yang memeriksakan kesehatan giginya.
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data laporan di poli gigi dari buku register
kunjungan pasien dan data lain yang ada dipoli gigi.
((3)) Alur
Alur pencatatan dimulai saat pasien selesai didaftar
dipendaftaran kemudian paisen diperiksa di Poli, lalu petugas

78
 poli mencatat di buku register kunjungan harian. Setelah
pelayanan selesai data kunjungan direkap menjadi satu
kemudian lalu direkap menjadi satu untuk dilaporkan ke Dinas
Kesehatan. Untuk format laporan yang dikirim ke dinas

kesehatan berupa softfile yang dikirim ke melalui E-mail

Puskesmas dan juga print out yang akan dikirim oleh Poli
langsung ke dinkes. Sedangkan untuk laporan tribulan dan
tahunan alurnya sama, bedanya untuk pelaporannya dilakukan
setiap tiga bulan sekali dan satu tahun sekali.
(6) Laporan di Poli P2P
((1)) Jenis Laporan
1) Laporan bulanan yang berisi jenis jenis penyakit menular.
2) Laporan Bulanan yang berisi jumlah kasus baru kususnya
penyakit menular.
3) Laporan W2 (Laporan Mingguan) yang berisi
perkembangan dan tindakan yang telah dilakukan terhadap
pasien penyakit menular
4) Laporan tribulan berisi tentang kegiatan yang dilakukan di
Poli P2P
5) Laporan DBD dan ABJ(angka bebas jentik) yang dilaporkan
setiap 3 bulan sekali
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data laporan di poli P2P dari buku register
kunjungan pasien. Dan data lain yang diperoleh dari desa atau
pustu.
((3)) Alur
Alur pencatatan dimulai saat pasien selesai didaftar
dipendaftaran kemudian paisen diperiksa di Poli, lalu petugas
poli mencatat di buku register kunjungan harian. Setelah
pelayanan selesai data kunjungan direkap menjadi satu

79
 kemudian lalu direkap menjadi satu untuk dilaporkan ke Dinas
Kesehatan. Untuk format laporan yang dikirim ke dins
kesehatan berupa softfile yang dikirim ke melalui E-mail
Puskesmas dan juga print out yang akan dikirim oleh Poli
langsung ke dinkes. Sedangkan untuk laporan tribulan alurnya

sama, bedanya untuk pelaporannya dilakukan setiap tiga

bulan sekali.
(7) Laporan di Unit Laboratorium
((1)) Jenis Laporan
1) Laporan bulanan kegiatan di Laboratorium
2) Laporan Bulanan berisi :
(1) Ibu hamil resiko tinggi
(2) Laporan kematian ibu anak
(3) PWS KIA
(4) Laporan balita dan APRAS
(5) LB3 KIA (KB, Imunisasi)
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data di unit laboratorium berasal dari buku
register kunjungan pasien.
((3)) Alur
Alur pencatatan di unit laboratorium dimulai dari pasien
datang membawa surat keterangan dari setiap poli yang
menangani pasien atau rujukan internal kemudian pasien
mendapatkan pelayanan oleh petugas laboratorium . setelah
selesai pelayanan petugas laboratorium mencatat di buku
register kunjungan harian beserta hasil laborat kemudian
direkap satu bulan.
(8) Laporan Unit Pendaftaran
((1)) Jenis Laporan
1) Laporan kunjungan pasien rawat jalan

80
 2) Laporan Tagihan Klaim Pelayanan Kesehatan Umum Rawat
Jalan Peserta Jamkesda Non Maskin (KTP/KK)
3) Laporan Pelayanan JAMKESDA
4) Laporan Pasien BPJS
5) Laporan pasien ASKES
6) Laporan Pasien Bayar tunai.
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data di unit pendaftaran berasal dari register
kunjungan pasien yang sudah dicatat dalam bentuk Microsofft
excel yang dibuat sesuai kebutuhan dan untuk sumber data
laporan pelayanan rawat jalan juga berasal dari primary care.
((3)) Alur
Alur pencatatan di unit pendaftaran dimulai dari pasien
datang membawa kartu identitas seperti KTP, KK, ASKES,
BPJS, KIS, atau JAMKESDA apabila tidak membawa akan
dikenakan biaya Rp.5000,00 untuk administrasii sesuai dengan
PERDA di Puskesmas Ngumpakdalem. kemudian petugas
mencatat di buku register pembayaran pasien dan untuk
pengklaiman BPJS, data dimasukkan ke Primary Care. Setelah
itu, laporan tersebut direkap dan dilaporkan secara harian dan
bulanan yang kemudian kemudian dilaporkan ke Dinas
Kesehatan.
(9) Laporan di Unit Obat/apotek
((1)) Jenis Laporan
1) Laporan bulanan Peresepan
2) Laporan bulanan pasien yang mendapatkan resep.
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data berasal di unit farmasi berasal dari jumlah
resep yang diterima dan jumlah pengeluaran obat.
((3)) Alur

81
 Alur pencatatan data dimulai dari saat pasien mengambil
obat di Apotek yang dicatat dalam buku register di unit farmasi
dan juga buku PIU(pasien yang mendapat resep) Setelah itu,
direkap di buku penggunaan obat bulanan, kemudian dilaporkan
ke Dinas Kesehatan.

(10) Unit Gawat Darurat (UGD)

((1)) Laporan Bulanan yang berisi :
1) Pelaporan jumlah penyakit yang ditangani.
2) Kasus yang di tangani dan di rujuk
((2)) Sumber Data/Pencatatan
Sumber data di UGD berasal dari buku register kunjungan
pasien di UGD dan rekapan data yang ada di computer.
((3)) Alur
Alur pencatatan dimulai saat pasien selesai didaftar
dipendaftaran ataupun UGD kemudian paisen diperiksa di
UGD, lalu petugas UGD mencatat di buku register kunjungan
UGD. Setelah pelayanan UGD selesai data kunjungan direkap
menjadi satu kemudian lalu direkap menjadi satu untuk
dilaporkan ke Dinas Kesehatan. Untuk format laporan yang
dikirim ke dins kesehatan berupa softfile yang dikirim ke
melalui E-mail Puskesmas dan juga print out yang akan dikirim
oleh Poli langsung ke dinkes. Sedangkan untuk laporan tribulan
alurnya sama, bedanya untuk pelaporannya dilakukan setiap tiga
bulan sekali.

3.7 Desain Formulir Rekam Medis di Puskesmas Ngumpakdalem

Berikut ini gambaran tentang desain formulir di Puskesmas
Ngumpakdalem yang dilihat dari tiga aspek dalam mendesain formulir:
3.7.1 Aspek Anatomi
1) Kepala (heading)

82
 Untuk desain di bagian heading ini sudah tercantum judul,
nama dan alamat instansi untuk dokumen rekam medis rawat jalan.
Sedangkan untuk dokumen rekam medis rawat inap memuat judul
dan informasi mengenai formulir, nama dan alamat instansi, nama
dan nomor formulir, serta halaman.
2) Pendahuluan (introduction)
Untuk pendahuluan pada desain rekam medis rawat jalan tiap
lembarnya hanya berisikan identitas pasien dan pengobatan serta
tindakan yang dilakukan oleh dokter. Sedangkan untuk dokumen
rekam medis rawat inap tiap lembarnya ada judul yang menjelaskan
kegunaan dari tiap formulir untuk di isikan oleh dokter atau tenaga
medis yang menangani pasien.
3) Perintah (instruction)
Di lembar formulir rawat jalan sudah ada penjelasan mengenai
dokumen rekam medis rawat jalan. Untuk rekam medis rawat inap
nya juga sudah ada beberapa formulir yang sudah ada kolom
berisikan perintah.
4) Badan (body)
Di setiap lembar formulir baik rawat jalan maupun rawat inap,
sudah ada identitas lengkap tentang pasien seperti nama, tanggal
lahir, umur, nama KK, dan sebagainya.
5) Penutup (close)
Dalam dokumen rekam medis rawat jalan pada bagian penutup
atau tanda tangan dilakukan di setiap lembar disaat pasien selesai
dilayani . Sedangkan untuk dokumen rawat inap tanda ada dibagian
akhir di tiap formulirnya yang terdapat , tanggal ,tempat , tanda
tangan, dan nama dokter atau petugas yang melayani.
3.7.2 Aspek Fisik
1) Warna
Untuk sampul dokumen rawat jalan menggunakan stofmap
warna kombinasi hijau tua dan putih dengan logo dan juga foto

83
 puskesmas ngumpakdalem dibagian depan sedangkan berkas rawat
inap menggunakan sampul berwarna biru gelap dengan tulisan
berwarna hitam tebal dibagian depan, sedangkan untuk formulir baik
rawat jalan maupun rawat inap bagian dalamnya adalah berwarna
putih dengan tulisan berwarna hitam.
2) Bahan
Untuk sampul dokumen rekam medis rawat jalan sudah
menggunakan kertas yang biasa digunakan untuk sampul buku
sehingga warna serta tata letak pengisian identitas dan nomor rekam
medis terlihat jelas sedangkan untuk dokumen rekam medis rawat
inap menggunakan sampul bahan kertas buffalo warna biru tua ,
untuk formulir rekam medis rawat inap maupun rawat jalan
menggunakan kertas biasa yang bisa mudah kita dapatkan di toko-
toko buku ataupun ditempat fotocopy.
3) Ukuran
Dengan ukuran untuk formulir dokumen rekam medis rawat
jalan adalah sebesar kertas Hvs lalu disatukan dengan sampul
sebesar stoftmap, sedangkan untuk dokumen rekam medis rawat
inap berbentuk kertas lembaran yang dijadikan satu tiap formulir
dengan cara di staples dan diberi sampul berupa stoftmap yang telah
diberi Kop Puskesmas.
4) Bentuk
Bentuk kertas yang digunakan untuk dokumen rawat jalan dan
rawat inap adalah persegi panjang yang sudah diletakan dalam stoft
map.
3.7.3 Aspek Isi
1) Butir Data (item)
Untuk kolom pengisiannya dipuskesmas Ngumpakdalem
sudah lengkap dan sudah tersampaikan semua, seperti NIK, usia,
jenis kelamin, alamat serta nomor rekam medis sudah terisis semua.
2) Pengurutan

84
 Untuk pengurutan dokumen rekam medis rawat jalan ada 4
lembar. 3 lembar berisi anamnesis pasien dan juga 1 lembar yang
berisi tentang identitas pasien dari nama, alamat, usia, jenis kelamin
dan tempat pengisian diagnosa atau tindakan pengobatan yang
dilakukan oleh dokter. Untuk formulir kusus gigi hanya berisi 1
lembar odontogram gigi dan 1 lembar yang berisi tentang identitas
pasien dari nama, alamat, usia, jenis kelamin dan tempat pengisian
diagnosa atau tindakan pengobatan yang dilakukan oleh. Sedangkan
pengurutan DRM rawat inap adalah sebagai berikut:
(1) Lembar 1 : Rekap Tarif Pelayanan Rawat Inap
(2) Lembar 2 : Surat Jaminan Pelayanan Perawatan
(3) Lembar 3 :Surat Perintah Rawat Inap
(4) Lrm 1 :Surat Persetujuan Dirawat
(5) Lrm 2 :Surat Persetujuan Tindakan Medis
(6) Lrm 3 :Surat Penolakan Tindakan Medis
(7) Lrm 4 :Kartu Rawat Tinggal
(8) Lrm 5 :Catatan Perkembangan
(9) Lrm 6 :Lembar Observasi
(10) Lrm 7 :Lembar Pemeriksaan Elektrocardiograf (Ecg
Lembar Pemeriksaan Fisik & Penunjang medis)
(11) Lrm 8 :Grafik
(12) Lrm 9 :Lembar Asuhan Keperawatan
(13) Lrm 10 :Konsultasi Gizi
(14) Lrm 11 :Resume Medis
(15) Lrm 12 :Resume Keperawatan
3) Caption
Untuk penulisan dan pengisian belum menunjukkan
keterangan dan kejelasan tentang siapa yang harus mengisi dokumen
rekam medis dalam tiap formulir.
4) Pengelompokan Data

85
 Untuk bagian ini sudah dijelaskan dan diisikan sesuai
kegunaanya, contoh untuk identitas pasien isinya tentang identitas
pasien saja, untuk diagnosa hanya diisi seputar tentang diagnose dan
lain-lain sesuai dengan data yang dibutuhkan.
5) Terminologi Data
Tidak ada keterangan bahasa medis di tiap formulir,
Dalam masa peralihan desain formulir di Puskesmas ngumpakdalem
sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan Desain formulir yang
sesuai dengan kebutuhan hal ini tak lepas karena Di Puskesmas
Ngumpakdalem akan dilaksanakanya Akreditasi sehingga untuk Desain
Formulir harus sesuai dengan Standart yang telah ditetapkan oleh Dinas
kesehatan.

3.8 Analisa Permasalahan di Rekam Medis Puskesmas Ngumpakdalem

Di puskesmas Ngupakdalem sering kali terjadi masaah di unit rekam
medis, diantaranya sebagai berikut :
1) Sering ditemukan Berkas Rekam Medis ganda
2) Seringnya berkas Rekam Medis tidak ditemukan saat pencarian
3) Salah menempatkan berkas rekam medis
4) Tempat atau Rak rekam medis kurag
5) Tidak adanya petugas lulusan rakam medis
6) Untuk menuliskannam tidak ada penulisan status dan gelar
7) Ketika listrik mati proses pencatatan data dikomputer tidak dilakukan
8) Tidak menggunakan ICD 10 dalam kodefikasi penyakit
9) Telat memasukan data dalam pcare
10) Yang paling sering terjadi karena ramai dan petugas terburu-buru
sehingga muncul masalah yaitu tidak ditemukannya nomor indeks pasien
dan membuatkan berkas rekam medis , nomor indeks yang baru yang
akan memungkinkan terjadinya berkas rekam medis ganda
11) Menempattkan petugas tidak sesuai bidangnya
12) Tidak memaksimalkan KIB.

86
87