GAMBARAN PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK

BARANG UMUM RSUD KOTA DEPOK

BULAN APRIL - JUNI 2014

Ria Ardiyanti1, Dr. Ede Surya Darmawan, S.KM, M.DM2

1. Program Studi Manajemen Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat

2. Departemen Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat

E-mail: ardiyanti.99@gmail.com

Abstrak

Skripsi ini membahas Gambaran Pelaksanaan Sistem Manajemen Logistik Barang Umum
RSUD Kota Depok Bulan April - Juni 2014. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif
dan pendekatan sistem. Input yang digunakan dalam penelitian ini adalah prosedur, struktur
organisasi, SDM dan sarana dan prasarana, sedangkan prosesnya menggunakan siklus
manajemen logistik yaitu perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian, pemeliharaan dan pengendalian. Hasil dari penelitian ini unsur-unsur dari
input yang memiliki permasalahan paling dominan adalah prosedur, SDM dan fasilitas
penyimpanan. Sedangkan, unsur-unsur dari proses yang memiliki permasalahan paling
dominan adalah perencanaan, penyimpanan dan pengendalian. Hal tersebut menyebabkan
terjadinya permasalahan pada output yaitu berupa kekosongan dan penumpukan barang di
gudang umum. Oleh karena itu, diperlukan suatu perbaikan hingga perubahan pada
setiap unsur dari masing-masing level.

Kata Kunci: Logistik, Sistem Logistik, Ketersediaan

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 Description about Implementation of General Goods Logistics Management System
at RSUD Kota Depok in April-June 2014

Abstract

The focus of this study is Description about Implementation of General Goods Logistics
Management System at RSUD Kota Depok in April-June 2014. This research is qualitative
research and use system aproach. The input in this research are prosedure, structure of
organitation, human resources and fasilities, and for process are planning, budgeting,
procurement, storage, distribution, maintenance and controlling. The result of this research
shows elements of input that have the most dominant issue are from prosedure, human
resources and storage facilities. Meanwhile, elements of process that have the most
dominant issues are from planning, storage of goods, and controlling. This causes
problems of stockout and overstock in general warehouse. Therefore, they need an
improvement to the change at each element from each level in logistic system at RSUD Kota
Depok.

Key Words: Logistic, Logistic System, Availability

Pendahuluan

Menurut amanah Undang – undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009

tentang rumah sakit pada bab 1 pasal 1 disebutkan bahwa Rumah sakit merupakan institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara paripurna
(promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif) yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit selalu berkembang sejalan dengan majunya ilmu
pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan pada umumnya dan kedokteran pada
khususnya sehingga sumber daya yang dikeluarkan untuk menunjang operasionalnya pun
semakin bertambah pula. Rumah sakit yang pada hakikatnya adalah sebuah organisasi yang
padat karya, padat teknologi, padat sumber daya, sehingga dibutuhkan sumber daya yang
besar dalam melaksanakan operasionalnya sehari-hari. Dalam pemanfaatan sumber daya yang
dimiliki rumah sakit, maka diperlukan adanya sebuah manajemen yang dapat mengatur dan

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

mengendalikan sumber daya tersebut dengan efisien dan efektif, salah satu manajemen yang
berkaitan dengan hal tersebut adalah manajemen logistik yang harus dikelola secara
profesional.
Sebagai Organisasi Perangkat Daerah Kota Depok, RSUD Kota Depok dalam
melaksanakan fungsinya sebagai Organisasi yang melayani kebutuhan masyarakat akan
pelayanan kesehatan, diperlukan pelaksanaan operasional yang maksimal. Agar pelaksanaan
operasional rumah sakit dapat berjalan sesara efektif dan efisien, diperlukan ketersediaan
sumber daya, salah satunya adalah barang umum yng digunakan untuk kegiatan operasional
rumah sakit sehari-hari. Barang umum milik RSUD Kota Depok termasuk didalamnya adalah
asset dan persediaan barang merupakan Barang Milik Daerah yang harus dikelola dengan
baik, agar dapat digunakan dalam keadaan yang masih berkualitas, disaat waktu yang tepat,
dan dengan pengadaan harga yang minimum. Untuk dapat tercapai hal tersebut dibutuhkan
manajemen logistik. dimana manajemen logistik barang milik daerah mengacu pada Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik
Daerah dan Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 12 Tahun 2008 Tentang pengelolaan
Barang Milik Daerah.
RSUD Kota Depok telah melaksanakan manajemen logistik atau pengelolaan barang
milik daerah sesuai dengan peraturan yang ada. Namun, pada pelaksanaannya terkadang
masalah yang berkaitan dengan ketersediaan logistik barang umum kerap terjadi seperti hal
nya yang terjadi dengan Logistik barang umum di RSUD Kota Depok seperti penyimpanan
barang logistik yang masih belum sesuai dengan ketentuan karena masih banyak barang-
barang yang disimpan di lantai dan luas dari gudang penyimpanan, mobilisasi distribusi
logistik barang umum yang masih mengalami kendala karena jarak dan letak gudang
penyimpanan yaitu beberapa kilo meter dari gedung utama RSUD Kota Depok, serta terdapat
penumpukan beberapa jenis barang persediaan seperti form Askes dan Jamkesmas tahun
sebelumnya.

Tinjauan Teoritis

Manajemen Logistik
Menurut Anna S., Agata C., Krzystof S., (2005), menyatakan bahwa proses logistik
terdiri dari perencanaan pembelian, pemesanan, penerimaan, pendistribusian, dan
penyimpanan. Salah satu indikator keberhasilan suatu manajemen logistik di rumah sakit

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

adalah tersedianya barang-barang logistik kepada para user sehingga ketika user tersebut
membutuhkan, maka dapat segera terpenuhi.

Tujuan Manajemen Logistik

Menurut Aditama (2003), kegiatan logistik secara umum memiliki tiga tujuan, yaitu:
a. Tujuan Operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan
mutu yang memadai.
b. Tujuan Keuangan, meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana
dengan biaya yang serendah-rendahnya.
c. Tujuan Pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,
pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya,
serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi.

Sistem Logistik
Komponen dari sistem logistik menurut Chopra and Meindi dalam Hendayani (2011)
terdiri dari komponen manajemen logistik berupa input dalam logistik, aksi manajemen dalam
aktivitas manajemen logistik dan yang terakhir adalah output dari logistik. Unsur-unsur yang
berperan dalam komponen tersebut adalah supplier, manajemen perusahaan terutama
manajemen logistik dan konsumen berupa output logistik.

Logistik Rumah Sakit

Logistik sebuah rumah sakit adalah suatu perbekalah dari rumah sakit untuk dapat
beroperasi. Tidak hanya barang inventaris saja, tetapi lebih kepada seluruh sumber daya yang
digunakan guna kepentingan beroperasinya sebuah rumah sakit tersebut (Imron, 2009).

Siklus Manajemen Logistik

Siklus logistik adalah suatu perputaran dari seluruh rangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan logistik dari rumah sakit. Manajemen logistik pada rumah sakit merupakan suatu
kumpulan dari beberapa kegiatan yang memiliki fungsi masing-masing dan saling terkait satu
sama lain sehingga membentuk siklus yang menggambarkan proses pengelolaan logistik
(Imron, 2009).
a. Perencanaan

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 Dalam penyusunan perencanaan pengadaan logistik perlu diperhatikan hal-hal
seperti tujuan, sasaran, pedoman, dan prosedur dengan mempertimbangkan berbagai faktor
seperti yang dikatakan Subagya (1994) antara lain adalah sebagai berikut:
− Apakah yang dibutuhkan (what), untuk memnentukan jenis barang yang tepat
− Berapa yang dibutuhkan (how much, how many), untuk menentukan jumlah yang tepat
− Bilamana dibutuhkan (when), untuk menentukan waktu yang tepat
− Dimana dibutuhkan (where), untuk menentukan tempat yang tepat
− Siapa yang mengurus dan siapa yang menggunakan (who), utnuk menentukan orang
dan atau unit yang tepat
− Bagaimana diselenggarakan (how), untuk menentukan proses yang tepat
− Mengapa dibutuhkan (why), untuk mengecek apakah keputusan yang diambil benar-
benar tepat.
b. Penganggaran
Menurut Imron (2009), untuk memenuhi kebutuhan logistiknya, rumah sakit harus
menyusun anggaran yanng harus dikeluarkan setiap tahunnya.untuk rumah sakit yang
sudah menjadi BLU (Badan Layanan Umum), melakukan penyusunan anggaran pada
setiap periode tertentu yang dinamakan dengan Rancangan Bisnis dan Anggaran (RBA).
RBA adalah suatu dokumen perencanaan bisnis dan penganggaran tahunan, yang berisi
program kegiatan, target kinerja serta anggaran dari BLU yang bersangkutan. RBA yang
bersumber dari pendapatan, disusun menganut pola fleksibilitas dengan suatu ambang
batas tertentu, dengan mempertimbangkan fluktuasi kegiatan operasional BLU.
c. Pengadaan
Tahapan rencana dasar pelaksanaan pengadaan barang/ jasa adalah sebagai
berikut:
1) Tetapkan jenis barang/ jasa yang akan diadakan
Menetapkan jenis barang logistik yang akan diadakan, yaitu dengan menetapkan
kuantitas dan kualitasnya yang berlandaskan pada analisa kebutuhan serta prioritasnya.
Setelah dokumen tentang rencana kebutuhan mengenai logistik rumah sakit telah siap,
maka dapat dianggap bahwa secara administratif dan teknik rencana kebutuhan tersebut
memang benar-benar telah siap untuk dilakukan proses pengadaannya.
2) Pembentukan panitia pengadaan

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 Untuk pembentukan panitia pengadaan, secara rinci mengacu pada Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 (persyaratan, wewenang, tugas pokok dan
tanggung jawab panitia).
3) Tentukan metode pengadaan
Metode pengadaan yang ada meliputi:
− Pelelangan Umum
Pada dasarnya semua pemilihan penyedia barang/ jasa dilakukan dengan cara
pelelangan umum, maka yang diolakukan adalah apakah melalui prakualifikasi
atau dengan pasca kualifikasi. Dengan metode ini, apabila tidak kompleks,
dilakukan dengan pasca kualifikasi dan jika kompleks dilaksanakan dengan pra
atau pasca kualifikasi.
− Pelelangan Terbatas
Pekerjaan yang dinilai kompleks dan jumlah penyedia barang/ jasa yang mampu
melaksanakan diyakini terbatas, maka pemilihanb penyedia barang/ jasa
dapatdilakukan dengan metode pelelangan terbatas, dilakukan dengan
prakualifikasi.
− Pemilihan Langsung
Dilaksanakan untuk nilai pengadaan sampai dengan Rp 100.000.000,- (seratus
juta rupiah), dilakukan dengan prakualifikasi.
− Penunjukan Langsung
Dilaksanakan dengan prakualifikasi sertaharus memenuhi kriteria keadaan
tertentu dan barang/ jasa khusus.
− Swakelola
Pekerjaan yag direncanakan dikerjakan dan diawasi sendiri oleh pelaksana
swakelola dengaan menggunakan tenaga sendiri dan/ atau tenaga dari luar baik
tenaga ahli maupun tenaga upah borongan.
4) Pelaksanaan proses pengadaan barang/ jasa
Secara garis besar proses dari pelaksanaan pengadaan barang/ jasa meliputi:
− Menyusun dokumen pengadaan
− Membuat pengumuman
− Melakukan kegiatan penerimaan pendaftaran peserta
− Melakukan rapat penjelasan (aanwizing) untuk memberikan penjelasan terhadap
dokumen pengadaan baik secara administratif maupun teknis

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 − Menerima surat penawaran dari calonpenyedia barang/ jasa
− Melakukan pembukaan penawaran dan sekaligus melakukan evaliasi adminstratif
− Evaluasi teknis dan harga dilakukan panitia pengadaan pada rapat tertutup panitia
− Panitia mengusulkan kepada pengguna barang/jasa calon pemenang sesuai dengan
metode evaluasi yang dianut
− Panitia melakukian pengumuman pemenang pelalangan
− Apabila dalam kurn waktu ada yang mengajukan sanggahan, maka panita wajib
menjawab dan memberikan penjelasan tentang hal yang telah dikerjakan
− Jika seluruh tahapan telah selesai maka pengguna barang/ jasa segera membuat Surat
Perjanjian Kerjasama Pekerjaan atau Kontrak Kerja
5) Lakukan evaluasi
Sistem evaluasi penawaran, dilakukan dengan cara:
− Sistem gugur
Sistem gugur ini dilakukan sesuai dengan evaluasi administratif, evaluasiteknis dan
evaluasi harga
− Sistem nilai
Sistem nilai ini juga dilakukan dengan evaluasi administratif, evaluasi teknis dan
evaluasi harga dengan memberikan skor terhadap unsur-unsur yang dinilai
− Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis
Sistem penilaian ini digunakan khusus untuk pengadaan barang yang kompleks
dengan memperhitungkan perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan serta nilai sisa
selama umur ekonomis dari barang tersebut.
d. Penyimpanan
Menurut Subagya (1994 ) fungsi penyimpanan dalam logistik merupakan suatu
kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelanggaran dan pengaturan barang
persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan barang logistik dapat dilakukan
dengan metode FIFO (First In First Out), Fast and Slow Moving, sistem abjad dan
kelompok barang.
e. Pendistribusian
Tahapan distribusi dilingkungan rumah sakit menurut Imron (2009) adalah
sebagai berikut:

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 − Semua jenis logistik yang dibeli atau diadakan oleh rumah sakit baik melaui pihak
ketiga maupun pembelian sendiri harus melalui dan diterima oleh Panitia Penerima
Barang
− Sebelum panitia penerima barang menerima logisitik yang diserahkan, terlebih dahulu
diwajibkan kepada timnya untuk melakukan pemeriksaan atas logistik yang
diserahkan tersebut dengan melakkukan pengecekan secara cermat terhadap jenis
barang, kelengkapan dokumen pendukung, kelengkapan dokumen pengiriman,
f. Pemeliharaan
Menurut Sabarguna (2007), dalam pelaksanaan pemeliharaan diperlukan biaya,
permasalahannya berapa besar dan berapa penting diperlukan. Manfaat penting yang
diperhatikan bila pemeliharaan dilakukan dengan tepat adalah sebagai berikut:
− Menjamin alat dan sarana siap pakai
− Biaya akan lebih murah dibandingkan perbaikan yan terlalu berat
− Menunjang mutu keamanan dan kepuasan pasien.
g. Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya,
1994). Alasan penghapusan barang antara lain:
− Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang
salah, tercecer atau tidak ditemukan.
− Teknis dan ekonomis
Nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya yang disebabkan beberapa faktor:
1) Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki
2) Kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan
waktu yang ditetapkan
3) Aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau
hadling
4) Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat
dipergunakan lagi.
− Surplus
− Tidak bertuan yaitu barang-barang yang tidak diurus
− Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

h. Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,
pemantauan, dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang
atau telah berlangsung (Mustikasari, 2007) dalam Angel (2013). Dalam pengendalian
terdapat beberapa kegiatan seperti pengumpulan, pemrosesan, penerimaan, pelaporan, dan
penyimpanan data yang digunakan sebagai informasi untuk kegiatan pengendalian proses
logistik (A Gunasekaran, E.WT. Ngai, 2003).

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Input
Prosedur
Standar Operasional yang terdapat di gudang umum RSUD Kota Depok Kota
Depok mengenai proses pengelolaan logistik sudah cukup baik, hanya saja, karena
standar tersebut merupakan standar yang dibuat pada tahun 2009 dan belum ada
pembaharuan kembali, maka perlu dibuat prosedur yang baru yang sudah
disesuaikan dengan kondisi sistem di RSUD Kota Depok saat ini, serta dalam
standar tersebut belum dilengkapi dengan flow chart yang dapat mempermudah
dalam melihat proses pengelolaan logistik di gudang umum. Saat ini selain
menggunakan standar yang telah ada gudang umum juga menggunakan Permendagri
nomor 17 tahun 2007 dan Perda Nomor 12 tahun 2008 sebagai acuan, karena gudang
umum melaksanakan kegiatan pengelolaann logistik barang umum dilingkungan
RSUD Kota Depok yang notabene merupakan Organisasi Perangkat Daerah
Pemerintah Kota Depok yang masih terikat dengan ketentuan pengelolaan Barang
Miliki Negara. Namun demikian, dalam hal pengaplikasian prosedur oleh SDM,
sudah sesuai dengan prosedur yang ada, sehingga SDM dapat menyelesaikan
pekerjaan dengan baik.

Struktur Organisasi
Struktur organisasi dalam gudang umum berada dibawah Kepala Sub Bagian
Umum, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan. Dimana, gudang umum merupakan
salah satu dari tupoksi Sub Bagian Umum dan PEP dalam hal pengelolaan logistik
barang umum. Walaupun tidak terlihat dalam struktur organisasi secara tertulis, namun

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

gudang umum tetap menjalankan tugasnya sesuai dengan tupoksi yang telah
ditetapkan serta bertanggung jawab atas pekerjaan masing-masing. Namun, informan
mengharapkan adanya perubahan yang dapat memajukan gudang umum menjadi lebih
baik, termasuk perubahan struktur terkait kedudukan gudang umum di rumah sakit.
Perubahan yang berkaitan dengan hal tersebut yaitu menjadikan gudang umum
menjadi sebuah instalasi yang nantinya dapat digabung dengan gudang farmasi
menjadi unit logitsik.

Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia yang dimaksud adalah pegawai RSUD Kota Depok
yang melaksanakan tugas melakukan pengelolaan terhadap logistik barang umum di
gudang umum RSUD Kota Depok. Kuantitas atau jumlah dari SDM yang tersedia di
gudang umum RSUD Kota Depok saat ini memang dirasa kurang, walaupun selama
ini pekerjaan yang menjadi tanggung jawab mereka dapat diselesaikan dengan baik.
Namun untuk penyimpan dan pengurus barang sudah cukup, karena ketentuan dari
Pemerintah Kota Depok, penyimpan dan pengurus barang , masing-masing hanya
dijabat oleh satu orang. Sedangkan kualitas dari SDM yang terdapat di gudang umum
RSUD Kota Depok sudah cukup optimal. Jika dilihat dari segi pendidikan memang
belum sesuai, namun jika dilihat dari segi kompetensi, SDM yang ada sudah cukup
berkompeten dalam mengerjakan pekerjaan yang ada di gudang umum. Hanya saja
memang dibutuhkan pendidikan dan pelatihan mengenai pengelolaan logistik barang
umum, baik bahan habis pakai maupun assset, karena saat ini baru 1 orang saja yang
pernah mendapatkan pelatihan mengenai pengelolaan barang asset yaitu pengurus
barang.

Sarana dan Prasarana

Pada dasarnya sarana dan prasarana yang ada di gudang umum sudah
memadai. Semua sarana dan prasarana yang tersedia juga dapat difungsikan dengan
baik dan dapat menunjang pekerjaan para pegawai yang ada di gudang umum. Hanya
saja, khusus untuk sarana penyimpanan yaitu gudang penyimpanan yang berjumlah 3
gudang, termasuk jarak yang mempengaruhi distribusi dan luas yang mempengaruhi
penataan dalam penyimpanan masih dirasa kurang untuk menunjang dari gudang
umum itu sendiri.

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

Proses
Perencanaan
Dalam menyusun perencanaan kebutuhan barang, RSUD Kota Depok memiliki
dua sistem perencanaan yaitu perencanaan yang mengacu pada Peraturan Walikota
Depok dan Keputusan Walikota Depok yang tertuang dalam Rencana Kebutuhan
Barang Milik Daerah (RKMD) dan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang Milik
Daerah (RKPBMD) yang kemudian digunakan sebagai bahan penyusunan Rencana
Kerja dan Anggaran (RKA) RSUD Kota Depok sebagai bahan penyususnan Rencana
APBD. Selain itu, RSUD Kota Depok juga menyusun perencanaan akan kebutuhan
barang dan pemeliharaan barang yang tertuang dalam Rencana Bisnis Anggaran
(RBA) yang disusun oleh Sub Bagian Keuangan.
Masalah yang dihadapi dalam perencanaan logistik di gudang umum adalah
karena tidak diikutsertakannya gudang umum dalam perencanaan yaitu mengenai
informasi persediaan yang ada di gudang umum, maka terkadang ketika gudang umum
menerima barang yang telah diadakan, ternayat barang tersebut masih memeiliki
persediaan yang banyak dan termasuk ke dalam barang yang slow move atau
sebaliknya barang yang sudah hamper habis malah tidak diadakan.

Penganggaran
Proses penganggaran yang dilaksanakan di RSUD Kota Depok terhadap
kebutuhan barang dan pemeliharaan barang juga memiliki dua sistem penganggaran
yaitu berdasarkan Peraturan Walikota dan Keputusan Walikota Depok yaitu sistem
penganggaran APBD, serta berdasarkan pada sistem penganggaran BLUD. Dalam
penganggaran yang berdasarkan dana APBD, setelah tersusunnya Rencana APBD,
kemudian akan ada pembahasan antara RSUD Kota Depok dengan DPRD mengenai
Rencana Kerja dan Anggaran yang dimiliki RSUD Kota Depok, setelah itu barulah
akan tersususn Dokumen Pendapatan dan Anggaran RSUD Kota Depok yang
digunakan sebagai dasar pengadaan barang kebutuhan RSUD Kota Depok. Sedangkan
anggaran yang berasal dari dana BLUD, setelah adanya RBA yang disusun oleh Sub
Bagian Keuangan, maka itulah yang akan dijadikan sebagai acuan dalam pengadaan
barang kebutuhan RSUD Kota Depok. RBA yang bersumber dari pendapatan RSUD
Kota Depok disusun menganut pola fleksibitas dengan suatu ambarng batas tertentu,
dengan mempertimbangkan fluktuasi kegiatan operasional BLUD.

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

Pengadaan
Pengadaan yang dilaksanakan di RSUD Kota Depok sudah berjalan baik,
karena setiap tahapan dari pengadaan harus dilaksanakan sesuai denga apa saja yang
dijelaskan dalam Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 2012 tersebut. Jika sedikit saja
ada tahapan dari pengadaan yang berbeda atau tidak sesuai dengan Peraturan tersebut,
maka pengadaan tersebut tidak sah. Masalah dalam proses pengadaan di RSUD Kota
Depok lebih kepada masalah waktu pelaksanaan pengadaan yang terkadang tidak
sesuai dengan jadwal yang telah dibuat sebelumnya.

Penyimpanan
Proses penyimpanan barang di gudang umum RSUD Kota Depok sudah
berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Namun, kendala yang justru dihadapi
terkait proses penyimpanan adalah mengenai sarana penyimpanan yang ada yaitu
gudang penyimpanan, baik dari segi jarak, luas maupun alat penyimpanan yang masih
dirasa kurang untuk sebuah gudang umum.

Pendistribusian
Pelaksanaan pendistribusian barang selama ini sudah berjalan sesuai dengan
prosedur yang ada. Hanya saja dalam melakkukan pendistribusian barang, terkadang
mengalami hambatan dalam hal mobilisasi, karena jarak dan fasilitas kendaraan
operasional yang tersedia belum mencukupi.

Pemeliharaan
Pelaksanaan pemeliharaan barang selama ini dilaksanakan oleh seksi
penunjang non medis. Pemeliharaan yang dilakukan oleh petugas gudang umum hanya
sebatas pemeliharaan yang sederhana dan dilakukan secara rutin. Bentuk pemeliharaan
yang berupa menjaga kebersihan, kerapihan dan pengecekan barang dalam menjaga
agar barang tetap dalam keadaan kualitas yang baik telah sesuai dengan prosedur yang
berlaku.

Penghapusan
RSUD Kota Depok khususnya di gudang umum selama RSUD Kota Depok
diresmikan belum pernah melakukan proses penghapusan, pada tahun 2014 sudah
diusulkan mengnai penghapusan barang-barang yang sudah rusak seperti meja, kursi,

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 tempat tidur dan lain sebagainya, namun hingga peneliti melakukan penelitian,
penghapusan tersebut masih dalam proses.

Pengendalian
Pelaksanaan pengendalian barang selama ini sudah berjalan sesuai dengan
prosedur yang ada. Pengendalian dilakukan dengan adanya laporan yang dibuat oleh
penyimpan dan pengurus barang yang dilaporkan kepada atasan langsung dan
Direktur. Pengendalian lain yang dilakukan adalah dengan adanya stock opname yang
dilakukan oleh petugas gudang dan Kepala Sub Bagian Umum dan PEP.

Berdasarkan hasil penelitian mengenai proses pelaksanaann logistik barang umum

yang telah diuraikan diatas, maka dapat dibuat alur dari proses pengelolaan logistik barang
umum di RSUD Kota Depok ditiap tahap sebagai berikut:

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

Perencanaan dan penganggaran
SK Tim Anggaran
Penetapan Prioritas Program
dan Kegiatan
Edaran pengumpulan usulan
kebutuhan barang dan kegiatan
Usulan kebutuhan barang dan
kegiatan dari Unit
Penyususnan jadwal pemilihan
Desk program/ kegiatan
Rekap prioritas program/
anggaran dan hasil musrenbang
Forum OPD
Usulan Anggaran
Pembahasan Musrenbang
tingkat Kota
Input Rencana Kerja dan
Anggaran ke SIPKD
Pengadaan Penyimpanan Pendistribusian Penghapusan
Perencanaan Pemilihan Barang diterima dari Permintaan barang oleh Pencatatan barang
Penyedia Barang/Jasa Panitia Pengadaan Barang unit disertai bon
yang akan dihapus
dengan dokumen yang sah permintaan barang yang
disetujui kepala unit
Pemilihan sistem pengadaan Pengajuan
Barang harus disertai surat
jalan dan/ tanda terima
penghapusan barang
Bon permintaan barang di kepada Direktur
pengiriman barang tandatangan kepala unit
Penetapan metode penilaian
kualifikasi
PPK barang menerima, Usulan kepada
Petugas gudang
memeriksa barang sesuai
memberikan barang sesuai
Kepala Pelaksana
dengan surat jalan/ tanda
penyedia barang/jasa persediaan Penghapusan barang
terima sementara
secara lelang,
penjualan dan
penyusunan dokumen Barang keluar atas pemusnahan
pengadaan barang/jasa PPK barang menyimpan persetujuan PPK barang
barang di tempat yang
ditentukan
Berita acara
Penetapan HPS (Harga Bukti barang keluar:
Perkiraan Sendiri) penghapusan barang
PPK barang mencatat lembar 1 arsip
barang ke dalam stick card bendaharawan barang,
lembar 2 arsip unit
Jaminan Pengadaan
Laporan
Barang/Jasa pengfhapusan barang
PPK barang mencatat kepada Direktur
barang yang diterima pada Pemeliharaan
Pelaksanaan pemilihan buku penerimanaan barang
penyedia barang/jasa
Entry data ke dalam billing Pengendalian
Pelaksanaan Kontrak system (komputer)
Gambar: Alur Proses Pengelolaan Logistik Barang Umum di RSUD Kota Depok
Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014
Output
Ketersediaan Barang Umum Sebagai Output Logistik Rumah Sakit
Ketersediaan barang merupakan output utama dalam suatu sistem logistik
di rumah sakit. Di gudang umum RSUD Kota Depok, ketersediaan juga selalu dijaga
agar tetap dalam jumlah yang efektif dan efisien guna memenuhi kebutuhan para user.
Namun, masalah terkait dengan ketersediaan barang di gudang umum juga dialami
selama ini pada periode waktu tertentu. Masalah yang terkait diantaranya adalah
kekosongan barang persediaan (stockout) dan juga penumpukan barang (overstock).
Kedua masalah ini terjadi pada waktu tertentu. Kekosongan barang biasanya terjadi
ketika bulan pertama saat pergantian tahun. Sementara itu, penumpukan
terjadi dibulan terakhir sebelum pergantian tahun. Namun dalam hal kekosongan
barang yang dialami, sejak RSUD pengelolaan keuangannya menjadi BLUD,
kekosongan barang dapat diatasi dengan dana BLUD, sehingga permintaan cito dari
user dapat dipenuhi.
Masalah persediaan terkait kekosongan barang disebabkan juga oleh perubahan
sistem pembayaran pasien yang awalnya Askes dan Jamkesmas, mulai 2014 berubah
menjadi BPJS, sehingga barang-barang cetakan formulir yang pada 2013 diadakan
untuk Askes dan Jamkesmas, tidak dapat digunakan di tahun 2014 dan terjadi
penumpukan barang cetakan. Selain masalah perubahan sistem pembayaran pasien,
penumpukan barang juga terjadi akibat PPTK tidak melakukan stock opname atau
tidak melihat dan mengecek ke gudang umum terkait persediaan barang yang ada,
sehingga banyak barang yang masih ada di gudang dalam jumlah yang banyak,
kemudian diadakan kembali oleh PPTK.
Kekosongan barang yang terjadi di gudang umum pada awal tahun 2014,
terjadi karena bareang yang seharusnya dapat diadakan diawal tahun dengan melalui
lelang sederhana yang dilakukan oleh BLP, ternyata pembentukan BLP mengalami
keterlambatan hingga bulan Maret 2014. Sehingga pengadaan barang pun mengalami
kemunduran waktu dan terjadi kekosongan barang sementara. Namun hal tersebut
tidak berlangsung lama, karena RSUD Kota Depok, selain tersedia dana dari APBD
juga tersedia dana dari BLUD, sehingga masalah kekosongan barang dapat diatasi
dengan pembelian barang menggunakan dana BLUD. Setelah BLP terbentuk, barang
yang sudah dianggarakan dalam APBD, kemudian diadakan lelang sederhana oleh
BLP guna memenuhi kebutuhan persediaan barang.

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

Kesimpulan
a. Unsur-unsur yang terdapat dalam input yang mempengaruhi proses pengelolaan dan output
logistik di gudang umum RSUD Kota Depok diantaranya adalah Prosedur, Struktur
Organisasi, SDM, serta sarana dan prasarana
b. Dari beberapa input tersebut, masalah yang terdapat pada prosedur, SDM dan sarana
penyimpanan merupakan masalah yang utama di gudang umum. Masalah tersebut adalah:
- Prosedur yang belum diperbaharui dan masih menggunakan prosedur yang dibuat
tahun 2009, sehingga prosedur yang digunakan belum disesuaikan dengan keadaan
dan sistem RSUD Kota Depok saat ini yaitu perubahan sistem pengelolaan
menjadi BLUD yang mempengaruhi alur siklus logistik.
- SDM yang masih dirasa kurang baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Dari segi
kuantitas dirasa kurang bagi SDM pelaksana penyimpan dan pengurus barang,
sedangkan dari segi kualitas, masih dirasa kurang dalam hal pendidikan dan pelatihan
mengnai sistem manajemen logisik bagi tiap SDM di gudang umum RSUD Kota
Depok.
- Fasilitas penyimpanan khususnya yang terkait dengan luas dari tempat
penyimpanan, jarak tempat penyimpanan dan alat penyimpanan yang masih
kurang.
c. Unsur-unsur yang terdapat dalam proses yang mempengaruhi output dari sistem logistik
di RSUD Kota Depok terdiri dari proses perencanaan, penganggaran, pengadaan,
penyimpanan,pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian.
d. Dari beberapa proses tersebut, masalah yang terdapat pada proses dalam siklus manajemen
logistik adalah sebagai berikut:
- Perencanaan dan penetapan kebutuhan terkait keterlambatan pengusulan kebutuhan
dari unit yang mempengaruhi waktu pelaksanaan dari proses selanjutnya,
- Masalah penyimpanan terkait dengan sistem penyimpanan yang masih sederhana serta
kondisi sarana penyimpanan yang masih kurang memadai, serta
- Masalah pengendalian terkait dengan sistem pengendalian yang digunakan oleh
gudang umum yang masih sederhana dan terkait waktu pelaksanaan pengawasan oleh
atasan.
e. Ketersedian barang di gudang umum merupakan output dari sistem logistik di RSUD Kota
Depok. Masalah yang terkait dengan ketersediaan barang di gudang umum adalah

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 kekosongan (stockout) dan penumpukan (overstock). Masalah kekosongan terjadi pada
awal bulan setelah pergantian tahun, yaitu sekitar bulan pertama hingga ketiga. Sedangkan
penumpukan terjadi pada akhir bulan sebelum pergantian tahun, yaitu pada bulan
kesepuluh hingga keduabelas. Selain itu Masalah persediaan terkait kekosongan barang
disebabkan juga oleh perubahan sistem pembayaran pasien yang awalnya Askes dan
Jamkesmas, mulai 2014 berubah menjadi BPJS, sehingga barang-barang cetakan formulir
yang pada 2013 diadakan untuk Askes dan Jamkesmas, tidak dapat digunakan di tahun
2014 dan terjadi penumpukan barang cetakan. Selain masalah perubahan sistem
pembayaran pasien, penumpukan barang juga terjadi akibat PPTK tidak melakukan stock
opname ke gudang umum terkait persediaan barang yang ada, sehingga banyak barang
yang masih ada di gudang dalam jumlah yang banyak, kemudian diadakan kembali oleh
PPTK.
Kekosongan barang yang terjadi di gudang umum pada awal tahun 2014, terjadi
karena barang yang seharusnya dapat diadakan diawal tahun dengan melalui lelang
sederhana yang dilakukan oleh BLP, ternyata pembentukan BLP mengalami keterlambatan
hingga bulan Maret 2014. Sehingga pengadaan barang pun mengalami kemunduran waktu
dan terjadi kekosongan barang sementara. Namun hal tersebut tidak berlangsung lama,
karena RSUD Kota Depok, selain tersedia dana dari APBD juga tersedia dana dari BLUD,
sehingga masalah kekosongan barang dapat diatasi dengan pembelian barang
menggunakan dana BLUD. Setelah BLP terbentuk, barang yang sudah dianggarakan dalam
APBD, kemudian diadakan lelang sederhana oleh BLP guna memenuhi kebutuhan
persediaan barang.

Saran
a. Segera mengesahkan SOP yang baru, agar segera dapat digunakan sebagai acuan
pelaksanaan manajemen logistik barang umum RSUD Kota Depok dengan sistem
pengelolaan BLUD
b. Memberikan pelatihan internal atau pembelajaran mengenai pergudangan atau sistem
pengelolaan logistik agar SDM yang ada saat ini sedikit banyak mempunyai bekal
pengetahuan mengenai pergudangan serta menambah jumlah SDM untuk pelaksana
penyimpan dan pengurus barang di gudang umum.
c. Untuk perekrutan SDM yang akan datang, harus disertai dengan standar tenaga yang cocok

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

 untuk pergudangan.
d. Perubahan gudang umum menjadi sebuah unit, walaupun saat ini sudah terdapat
wacana ke arah sana.
e. Mengusahakan agar pelaksanaan perencanaan dan penetapan kebutuhan dilakukan sesuai
dengan waktu dalam timeline yang telah dibuat agar proses- proses selanjutnya juga
tidak menjadi terlambat sehingga pemenuhan barang persediaan di gudang dapat dilakukan
tepat waktu.
f. Mengupayakan pembangunan gudang umum didalam wilayah RSUD Kota Depok yang
sesuai dengan standar rumah sakit dan menambah perlengkapan penyimpanan sepertyi rak
penyimpan.
g. Mencoba untuk menerapkan sistem pengendalian yang lebih terpadu sehingga output
yang dihasilkan menjadi lebih baik, khususnya pengendalian terhadap persediaan.
h. Untuk menghidari penumpukan atau kekosongan barang, PPTK agar melakukan stock
opname sebelum melakukan perencanaan kebutuhan.

Daftar Referensi

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. Jakarta:
Penerbit Universitas Indonesia (UI-Pers)
Angela. 2013. Manajemen Perlengkapan atau Logistik.
http://angelangeljs.blogspot.com/2013/05/manajemen-logistik.html
Bowersox, Donald J. 1995. Manajemen Logistik 1 (Integrasi Sistem-sistem Manajemen
Distribusi Fisik dan Manajemen Material). Jakarta: Bumi Aksara
Gunasekaran, A., E.W.T. Ngai. 2003. The succesful of a small logistics company.
International journal of physical distribution & logistics management volume 33, No
9, p15
Hendayani, Ratih. 2011. Mari Berkenalan dengan Manajemen Logistik. Bandung: Alfabet
Imron, Moch. 2009. Manajemen Logistik Rumah Sakit. Jakarta: CV. Sagung Seto
Sobotka, Anna., Czarnigowska, Agata., Stefaniak, Krzysztof. 2005. Logistics of Construction
Profects. No.6. Lublin University of Technology. Institute of Construction and
Architecture
Subagya. 1994. Manajemen Logistik. Jakarta: CV. Haji Masagung

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Pengadaan Barang/
Jasa Pemerintah
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Pengelolaan Barang Milik
Negara
Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 12 Tahun 2008 Tentang Pengelolaan Barang Milik
Negara

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014