SISTEM PENOMORAN DAN

PENAMAAN REKAM MEDIS

KELOMPOK 3 :
- Pande Putu Patni Nari Ratih (16120901013)
- Anak Agung Made Winda Sari (16120901006)
- Aprillia Ayu Anggraeni (16120901010)
- Nengah Aji Galang (16120901031)
- Yery Benu (16120901011)
- Dewa Made Hengki Dwi W. (16120901023)

UNIVERSITAS DHYANA PURA

PEREKAM ILMU KESEHATAN

1
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmatnya,kami bisa
menyusun dan menyajikan makalah yang berisi tentang system penamaan dan penomoran
sebagai salah satu tugas kuliah Manajemen Informasi Kesehatan (Konsep Dasar Perekan dan
Informasi Kesehatan). Makalah ini kami buat berhubungan dengan memenuhi tugas yang telah
diberikan kepada kami, Serta member informasi kepada banyak orang agar tahu
bagaimanapentingnya penamaan dan penomoran pada rekam medis .

Hal ini menyadarkan kami bahwa dalam penyusunan makalah ini masih terdapatbanyak
kekurangan dan jauh dari kesempurnaan dalam memberikan wawasanyang lebih luas kepada
pembaca. Oleh sebab itu, kami terbuka dalammenerima kritik dan saran dari pembaca
yang sifatnya membangun gunamenyempurnakan makalah ini dan dapat menjadi acuan dalam
menyusunmakalah-makalah atau tugas-tugas selanjutnya. Kami mohon maaf apabila dalam
penulisan makalah ini terdapatkesalahan dan kekeliruan pengetikan sehingga membingungkan
pembacadalam pembacaan atau arti kata.

Badung , September 2016

Penyusun

2
DAFTAR ISI
JUDUL……………………………………………………………..……1

KATA PENGANTAR…………………………………………………..2

DAFTAR ISI……………………………………………………………..3

BAB I PENDAHULUAN………………………………………….…4

1.1 LATAR BELAKANG…………………………….…4

1.2 RUMUSAN MASALAH…………………………...4

1.3 TUJUAN PENULISAN………….………………....4

BAB II PEMBAHASAN………………………………………………5

2.1 PENGERTIAN SISTEM PENOMORAN…………….5

2.2 SISTEM PEMBERIAN NOMOR……………..............5

2.3 PERBEDAAN SISTEM PENOMORAN……………...7

2.4 SUMBER NOMOR………………………………….…...7

2.5 KARAKTERISTIK NOMMOR REKAM MEDIS….…8

2.6 PERUBAHAN SISTEM PENOMORAN………….…...8

2.7 PENGERTIAN SISTEM PENAMAAN…………….….8

2.8 TUJUAN SISTEM PENAMAAN……………………….9

2.9 CARA PENAMAAN DATA PASIEN………………….9

BAB III PENUTUP………………………………………………………13

3.1 KESIMPULAN……………………………………………13

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………..….14

3
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Masyarakat Indonesia tentu mengenal apa itu data , karena data banyak
digunakan dan diperlukan disetiap pekerjaan untuk merekap riwayat kerja atau
barang- barang . data telah digunakan pada masa lalu hingga masa sekarang . Data
sangat penting bagi setiap bidang , Salah satunya adalah bidang kesehatan .
Dalam bidang kesehatan data diperlukan untuk mencatat dan merekap setiap
kegiatan yang terdapat pada rumah sakit mulai dari proses pengobatan , perawatan
serta pemulangan pasien. Di dalam data tentu terdapat penamaan dan penomoran.
Penamaan dan penomoran menjadi hal yang multak di dalam sebuah data.
Di bidang kesehatan sendiri terdapat berbagai tata cara penomoran dan
penamaan menurut peraturan yang berlaku , Oleh karena itu setiap tenaga medis
yang berperan sebagai Perekam Informasi Kesehatan harus mengerti dan
memahami tentang proses penamaan dan penomoran.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian system penomoran dalam rekam medis?
2. Bagaimana system pemberian nomor dalam rekam medis?
3. Apa pengertian dari system penamaan dalam rekam medis?
4. Apa tujuan system penamaan?
5. Bagaimana cara penamaan data pasien dalam rekam medis?

1.3 TUJUAN
1. Mengetahui pengertian system penomoran rekam medis.
2. Mengetahui system cara pemberian nomor rekam medis.
3. Mengetahui pengertian system penamaan rekam medis.
4. Mengetahui tujuan system penamaan.
5. Mengetahui cara penamaan data pasien rekam medis.

4
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN SISTEM PENOMORAN
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata-cara penulisan
nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari
identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis mempunyai
beberapa kegunaan dan tujuan yaitu, sebagai identifikasi dari pasien, petunjuk
pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan, Registrasi pasien
(Pada waktu admission), untuk pedoman dalam tata-cara penyimpanan
(penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian
dokumen rekam medis yang telah disimpan di filing.
Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus memberikan
nomor rekam medis dan mencatatnya kedalam beberapa formulir rekam medis
yaitu, Kartu Identitas Berobat (KIB), Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP),
formulir data dasar pasien, formulir masuk keluar, buku register pendaftaran
pasien.

2.2 SISTEM PEMBERIAN NOMOR

System penomoran rekam medis sangat berperan penting dalam memudahkan
pencarian berkas atau dokumen rekam medis apabila pasien kemudian datang
kembali berobat di sarana – sarana pelayanan kesehatan serta untuk
kesinambungan informasi, dengan menggunakan system penomoran makan
informasi – informasi dapat secara berurutan dan meminimalkan informasi yang
hilang. Pemberian nomor kepada pasien saat pasien berkunjung pertama kali dan
digunakan seteruskan di tempat pelayanan kesehatan. Ada tiga system pemberian
nomor yaitu :

a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

Merupakan suatu system penomoran dimana setiap pasien yang
berkunjung di puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan mendapatkan
nomor baru.
Keuntungan dengan menggunakan system ini :
- Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada pasien.
- Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada pasien.

5
 Kerugian dengan menggunakan system ini :

- Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama,

karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor.
- Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.

b. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)

Pemberian nomor secara unit dibagi menjadi dua yaitu :
1. Sosial Security Numbering System : yaitu pemberian satu nomor rekam medis
kepada satu pasien dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk
kunjungan berikutnya.
2. Family Numbering System : yaitu pemberian satu nomor rekam medis yang
digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor rekam medis tersebut
digunakan untuk kunjungan berikutnya.

Keuntungan dengan menggunakan system ini :

- Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi

mengenai pasien pelayanan berada dalam satu folder.
- Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh
seluruh keluarga pada sarana pelayanan puskesmas.
- Secara tepat memberikan kepada RS/staf medis atau gambaran yang lengkap
mengenai riwayat penyakit pasien dan pengobatan seorang penderita.
- Menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan RM seorang penderita
yang terpisah – pisah dalam satu seri.
- Menghilangkan kerepotan mengambil RM lama, untuk disimpan ke nomor
baru dalam system seri unit.

Kerugian dengan menggunakan system ini adalah pelayanan pasien kunjungan

ulang memerlukan waktu yang cukup lama.

c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System).

Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan system seri dan unit.
Dimana setiap pasien datang berkunjung ke puskesmas diberikan nomor baru
tetapi dokumen Rekam Medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di
bawah nomor yang baru.
Kelebihan menggunakan system ini adalah pelayanan menjadi satu karena
tidak memilih antara baru atau pasien lama, semua pasien yang datang dianggap
pasien baru.
Kekurangan menggunakan system ini adalah petugas menjadi lebih repot
setelah selesai pelayanan dan informasi yang diberikan kepada pasien tidak
berkesinambungan.

6
2.3 PERBEDAAN SISTEM PENOMORAN
1.Serial Numbering System (SNS)
- Ada NO. RM setiap kunjungan (banyak NO.RM)
- Tempat penyimpanan bisa banyak tempat
- Susah untuk melihat kronologis penyakit penderita
- Susah dalam pencarian RM (banyak tempat)
- Rak terisi penuh
- Lebih mudah memilih RM yg tidak aktif

2. Unit Numbering System (UNS)

- NO.RM untuk setiap pasien yg berkunjung
- Dipakai untuk selanjutnya
- Hanya 1 tempat penyimpanan
- Dapat melihat gambaran riwayat penyakit & pengobatan secara cepat
- Mengurangi kerepotan dalam pencarian RM
- Tempat penyimpanan harus lebih luas (karna RM tebal)

3. Serial Unit Numbering System (SUNS)

- NO.RM baru untuk setiap kali kunjungan
- NO.RM lama digabungkan dengan yg baru
- Disimpan ditempat dengan nomor yg baru
- Sering terjadi nomor ganda
- Pemborosan penggunaan formulir/berkas RM

2.4 SUMBER NOMOR

Satu rumah sakit biasanya membuat satu “bank nomor” dengan
menentukan sampai nomor tertinggi yang keberapa, baru mulai lagi
dengan nomor satu. Sangat sukar untuk mengerjakan atau mengingat
nomor-nomor yang lebih dari enam angka, meskipun sistim angka akhir
(terminal digit) digunakan. Untuk hampir semua rumah sakit, nomor yang
dimulai dari 000001 sampai dengan 999999 akan merupakan sumber
(patokan) pemberian nomor yang bisa berjalan sampai bertahun – tahun.
Satu cara nomor dengan memberikan seri nomor tiap tahun, misalnya
dengan menuliskan angka tahun pada awal nomor seperti 85456231 tidak
dianjurkan. Karena kesalahan menulis angka tahun mengakibatkan sangat
sukarnya mengetahui lokasi atau rekam medis.
Nomor – nomor disusun dalam satu “Buku Induk” atau register.
Tempat dimana buku rekam medis disimpan atau pengontrolan dilakukan
ditentukan oleh kegunaan nomor dan prosedur nomor. Tanggung jawab

7
 pemberian nomor, sebaliknya diberikan kepada satu orang yang khusus
menangani distribusi nomor.

2.5 KARAKTERISTIK NOMOR REKAM MEDIS

Nomor rekam medis biasanya terdiri dari 6 dijit angka, yang dibagi
menjadi 3 bagian, yakni kelompok dijit awal, kelompok dijit tengah,
kelompok dijit akhir, contohnya : 45.60.99 (45 : dijit awal, 60 :dijit
tengah, 99 : dijit akhir).

2.6 PERUBAHAN SISTEM PENOMORAN

Merubah sistem nomor seri atau seri unit menjadi sistem seri unit,
dapat dilaksanakan mengikuti langkah – langkah sebagai berikut :
1. Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada
tanggal permulaan tahun.
2. Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut, nomor
terakhir dari rangkaian seri yang belum tercapai dapat dipakai sebagai
nomor permulaan unit atau sama sekali mulai dengan nommor baru.
3. Berikan nomor unit baru pada penderita masuk ulang (readmit
patients), ambil rekam medis mereka yang lama dan disimpan di
bawah nomor yang baru ; berikan petunjuk keluar pada tempat
penyimpanan rekam medis yang lama, dengan mencantumkan nomor
yang baru (cross reference).
4. Tinggalkan pada tempatnya semula rekam medis dari penderita-
penderita yang tidak mealakukan masuk ulang.

2.7 PENGERTIAN SISTEM PENAMAAN

Sistem penamaan dalam pelayanan medis yaitu tata cara penulisan
nama pasien yang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien
yang lain dan untuk memudahkan dalam pengindeksan Kartu Indeks
Utama Pasien (KIUP).

Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas pencatat adalah

nama pasien harus tercantum dalam Rekam medis akan menjadi
satu diantara kemungkinan ini yaitu :
a. Nama Pasien Sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau
lebih.
b. Nama Pasien Sendiri, dilengkapi dengan nama suami apabila telah
menikah.
c. Nama Pasien Sendiri, dilengkapi dengan nama orangtua ( Nama
Ayah)

8
 d. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga / marga, maka nama
keluarga / marga (Surename) didahulukan dan diikuti dengan nama
sendiri.

Dalam system penamaan rekam medis diharapkan :

a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan
b. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap
ditambah Ny, Nn sesuai dengan Statusnya.
c. Pencantuman title selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
d. Perkataan Tuan, Saudara dan Bapak tidak dicantumkan dalam
penulisan nama pasien

2.8 TUJUAN SISTEM PENAMAAN

Membedakan identitas antara pasien satu dengan pasien lainnya
sehingga mempermudah/memperlancar dalam proses pemberian
pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit.

2.9 CARA PENAMAAN DATA PASIEN

Dengan menggunakan cara penulisan akan memudahkan seorang
penulis untuk mengambil berkas rekam medis ditempat penyimpanan
apabila sewaktu-waktu berkas rekam medis diperlukan.Adapun cara
penulisan adalah sebagai berikut:

1) Nama Orang Indonesia

a) Nama orang Indonesia yang mempunyai nama keluarga,
diindeks menurut kata akhir (nama keluarga) sebagai kata
pengenal diikuti tanda koma, baru kemudian namanya sendiri.
Contoh : Suwito Dipokusumo → Dipukusumo,Sumitro

b) Nama orang Indonesia yang majemuk

Contoh : Soni Sutopo → Soni Sutopo

c) Nama orang Indonesia yang mempunyai suku, marga diindeks

menurut suku/marga tersebut.
Contoh : Endra Herlambang → Herlambang,Endra

2) Nama Wanita
a) Nama yang menggunakan nama ayahnya diindeks dengan nama
ayahnya.
Contoh : Siti Matovani → Matovani,Siti
9
b) Wanita yang bersuami diindeks dengan nama suaminya.
Contoh : Astuti Suharno → Suharno,Astuti

c) Untuk membedakan nama wanita yang bersuami dengan wanita

yang sudah bersuami, dibelakang nama dituliskan Nn. Atau Ny.
dalam tanda kurung.
Contoh : Ny. Astuti Suharno → Suharno, Astuti (Ny), Nn. Anita
Utami → Utami, Anita (Nn)

3) Nama Bayi
Bayi binti (Nn) bila orangtua beragama Islam.
Sitompul,bayi bila orangtua bayi beragama Kristen/Katholik.

4) Petunjuk Silang
Petunjuk silang ialah alat penunjuk dari indeks yang tidak
dipergunakan kepada indeks yang dipakai atau penunjuk
hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lainnya
yang juga dipakai.Salah satunya penunjuk langsung dan
menggunakan kata ”lihat” atau tanda “X” alias/ samaran
ditunjukkan kepada nama yang sebenarnya.
Contoh : Usro alias Edi → Edi lihat Usro atau Edi X Usro.

5) Nama Orang Eropa

Nama keluarga orang Eropa terletak di bagian akhir.
Contoh : Christian Van Mook → Van Mook, Christian

6) Nama Orang Arab

Contoh : Mohammad bin Wijayanto → Wijayanto, Mohammad
bin

7) Nama India, Jepang atau Thailand

Nama keluarga terletak dibagian depan maka penulisannya tidak
mengalami perubahan.
Contoh : Kim Ju Sung → Kim Ju Sung

8) Nama Rohani
Contoh : FX. Suharjo → Suharjo, FX Haji Amirudin Makhmud
→ Makhmud, Haji Amirudin

10
 9) Gelar-Gelar
a) Gelar Bangsawan
Contoh : RA Kartini → Kartini, RA

b) Gelar-gelar di Sumatera Barat

Contoh : Rusli Datuk Tumenggung → Rusli Datuk
Tumenggung.

c) Gelar Kesarjanaan
Contoh : KRT. Sudiro Prapto, MSc → Prapto, KRT. Sudiro
(MSc)

d) Pangkat dan Jabatan

Contoh : Gubernur Hery Zudianto → Hery Zudianto (Gubernur)

Tata Cara Pemberian Nama yang Sering Dilakukan Di

Lapangan:

Secara teori memang terdapat banyak sekali tata cara

pemberian nama pasien di Dokumen Rekam Medis berdasarkan jenis
nama tersebut. Namun, tata acara pemberian nama yang sering
dilakukan di lapangan biasanya lebih praktis dan memang
menyesuaikan dengan kebijakan institusi kesehatan tersebut. Hal ini
dimaksudkan agar pelayanan menjadi lebih cepat, dan biasanya
disesuaikan dengan suatu efektifitas dan efisiensi yang ingin
didapatkan oleh institusi kesehatan. Berikut adalah tata cara
penulisan nama yang biasa terjadi di lapangan :

a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh :

=> Nama pada kartu identitas, misal : Anwar Kairo
=> Penulisan nama pada kartu pasien, menjadi : Anwar Kairo
=> Penulisan nama pada data dasar pasien (KIUP/ secara
komputerisasi), menjadi : Anwar Kairo
=> Penulisan nama pada Indeks KIUP, menjadi : ANW

b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh :

=> Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Aisah
=> Penulisan nama bayinya, misal : By. Ny. Siti Aisah

11
 Selain penulisan nama di atas juga, biasanya terdapat juga
beberapa institusi pelayanan kesehatan yang menerapkan penulisan
nama sebagai berikut :

a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh :

=> Nama : Ayu Siti,
Ditulis : Ayu Siti, Ny/ Ayu Siti, Nn/ Ayu Siti, An
=> Nama : Jajang Bahtiar,
Ditulis : Jajang Bahtiar, Tn/ Jajang Bahtiar, An

b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh :

=> Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Julaeha
=> Penulisan nama bayinya, menjadi : Siti Julaeha, By

12
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Dari materi diatas dapat disimpulkan bahwa :

1. Sistem penomoran adalah sistem dari penyelenggaraan RM yang semua pasien datang
ke instansi pelayanan kesehatan diberikan nomor Rekam Medis yang berfungsi sebagai
salah satu identitas pasien.
2. Pemberian nomor dengan cara seri atau Serial Numbering System (SNS) adalah suatu
sistem penomoran dimana pasien yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu
mendapat nomor yang baru.
3. Pemberian nomor dengan cara unit atau Unit Numbering System (UNS) adalah suatu
sistem yang memberikan satu nomor rekam medis pada setiap pasien yang berkunjung
pertama kali datang ke rumah sakit atau puskesmas, dan digunakan selamanya pada
kunjungan berikutnya.
4. Pemberian nomor dengan cara seri unit atau Serial Unit Numbering System (SUNS)
adalah sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit.
Dimana setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor
baru dengan dokumen rekam medis baru. Dokumen rekam medis baru dan lama
dijadikan satu, dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang lama.
Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang lain.
5. Penamaan data dalam dunia medis adalah system pengisian KIUP (Kartu Indeks Utama
Pasien ) utuk membadakan pasen satu dengan pasien lainnya .

13
3.2 DAFTAR PUSTAKA
http://hariekrenz.blogspot.co.id/2011/10/sistem-penomoran-rekam-medis.html

http://mtghibran.blogspot.co.id/2013/10/sistem-penomoran-rekam-medis.html

http://murniumairoh.blogspot.co.id/2016/02/sistem-penomoran-dalam-rekam-medik.html?m=1

http://dokumen.tips/documents/sistem-penamaan.html

http://triyo-rachmadi.blogspot.co.id/2015/05/teori-rekam-medis.html

http://mtghibran.blogspot.co.id/2013/10/sistem-penamaan-dalam-dokumen-rekam.html

http://parlan-blog.blogspot.co.id/2014/03/sistem-penamaan-pasien-dalam-rekam-medis.html

http://www.medrec07.com/2014/10/sistem-penamaan-rekam-medis.html

14