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2018

ORGÁNICO ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

Montero Bryan, Paucar Danny, Topa Jimmy


Mecánica Aeronáutica “Motores” 5° “B”
Unidad de Gestión de Tecnologías-ESPE
UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE
UNIDAD DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS

Contenido
DESARROLLO ........................................................................................................................... 2
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL ............................................................ 2
1. Organigrama .................................................................................................................. 2
2. Objetivo………………. .................................................................................................. 2
3. Utilidad......................................................................................................................... 2
4. Requisitos de un organigrama .............................................................................. 3
5. Limitaciones ............................................................................................................... 4
6. Ventajas ....................................................................................................................... 4
7. Desventajas ................................................................................................................ 4
8. Contenido del organigrama ................................................................................... 5
9. Organigrama estructural ......................................................................................... 5
10. Organigrama funcional ............................................................................................ 6
11. Procedimiento para la elaboración de un organigrama ................................. 6
11.1 Autorización para realizar el estudio ..................................................................... 6
11.2 Integración del equipo de trabajo ........................................................................... 7
11.3 Determinación del programa de trabajo................................................................ 7
11.4 Capacitación de información ................................................................................... 7
11.5 Clasificación y registro de la información ............................................................ 8
Bibliografía ................................................................................................................................. 8

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DESARROLLO

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

1. Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se
muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Es
la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal
de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales
funciones que desarrollan. Toda estructura organizacional, incluso una
deficiente, se puede representar en forma gráfica puesto que un diagrama
simplemente señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las
líneas principales de autoridad. (Anónimo, 2018)

Fig.1. Organigrama Funcional


2. Objetivo
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran
gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y
cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de
quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que
están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la
cadena de mando y los canales oficiales de comunicación. (Anónimo, 2018)

3. Utilidad
Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos
proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento
de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial. Las relaciones que

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existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o


sección de la misma. (Anónimo, 2018)

Fig.2. Organigrama de puestos de trabajo

4. Requisitos de un organigrama
(Anónimo, 2018)
1. Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda
que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto,
en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir
mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre
sí por espacios separados.
2. Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o
empleados. El más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente
General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
3. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas.
Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del
mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor
el nombre de la persona que lo ocupe.
4. Los organigramas pueden presentar un número muy grande de elementos de
organización. De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho
Volver al principio.

Fig.3. Tipos de organigramas

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5. Limitaciones
Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un
organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las
múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa
típicamente organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones
importantes de línea o formales. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier
punto de la estructura. (Anónimo, 2018)

6. Ventajas
(Anónimo, 2018)
 Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
 Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una
larga descripción.
 Muestra quién depende de quién.
 Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
 Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
 Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que
se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al
formular el plan ideal.

7. Desventajas
(Anónimo, 2018)
La Indica solamente las relaciones formales, entre unidades o
departamentos, que posee la organización, dejando de lado las relaciones
informales que coexisten en la misma.
Muestra niveles de autoridad, pero no permite medir el grado de ejercicio de
dicha autoridad por parte de los individuos que la detentan.
No indica el grado en que la organización centraliza, o no, su toma de
decisiones.
No indica como fluye la comunicación e información dentro de la
organización, más allá de la formalidad en las relaciones que representa.

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Indican la estructura de la organización a un momento dado, por lo tanto, ante


cada cambio producido en las tareas o funciones debe actualizarse, algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es
dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el
status que les da la función que ejercen, no asumiendo las responsabilidades
y obligaciones que amerita el mismo.

Fig.4. Organigrama general

8. Contenido del organigrama


Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un
número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a
los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o
Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los
organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando
se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro,
con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la
persona que lo ocupe. (Anónimo, 2018)

Títulos de descripción condensada de las actividades.


Nombre del funcionario que formuló las cartas.
Fecha de formulación.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

9. Organigrama estructural
Los organigramas estructurales son aquellos que tienen por objeto la
presentación grafica de la estructura procesal (Unidades Administrativas) de una

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institución, así como de las relaciones que se dan entre sus órganos. (Anónimo,
2018)

Fig.5. Organigrama estructural

10. Organigrama funcional


Los organigramas funcionales son llamados también “organigramas de
funciones”, y tienen por objeto indicar en el cuerpo de cada unidad o proceso, el
nombre y las principales funciones vitales que deberán desempeñar cada una
de ellas. Esto facilita el análisis y comprensión de todo lo que se lleva a cabo en
dichas áreas orgánicas que conforman a la organización. (Anónimo, 2018)

Fig.6. Organigrama funcional

11. Procedimiento para la elaboración de un organigrama


11.1 Autorización para realizar el estudio

El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas pueden


hacerlo por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores. Esta
autorización debe emanar de los niveles de decisión, toda vez que se traducirá
en el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la información para
el diseño del organigrama. (Anónimo, 2018)

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Fig.7. Aprobación para la elaboración del organigrama

11.2 Integración del equipo de trabajo

• La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la


materia, por lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se
asignará para este efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo.
En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, basta con designar
un responsable para llevarlo a cabo. (Anónimo, 2018)

11.3 Determinación del programa de trabajo

Es necesario que la planeación de actividades para la composición de


organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de
actuación, para lo cual puede emplearse una gráfica de Gantt y/o una red,
independientemente que se complemente con una exposición de motivos
(naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. (Anónimo, 2018)

11.4 Capacitación de información

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de
las funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el
personal operativo, así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que
interactúan con el área de cambio. También se puede acudir a los archivos y
centros de documentación, en donde, a través de la investigación documental se
puede recopilar información normativa y administrativa relativa a la constitución,
órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización. La información que
debe reunirse con este propósito debe referirse a: (Anónimo, 2018)

 Los órganos que integran dichas áreas.

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 El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.


 Las relaciones que guardan entre ellos.
 La naturaleza de estas relaciones.
 Las funciones que realizan y, en su caso
 Los puestos y el número de plazas que lo integran.

11.5 Clasificación y registro de la información

El trabajo de clasificación y registro debe concentrarse en formatos que permitan


su manejo ágil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en
calidad de documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede
contemplar la utilización de equipos de cómputo, específicamente paquetería
desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo o
procesadores de texto con la opción de manejo gráfico. Análisis de información
Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de
detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones. Diseño del
organigrama Integración del documento con la(s) alternativa(s) específica(s).
(Anónimo, 2018)

Fig.8. Registro de información

Bibliografía

 Anónimo. (16 de Diciembre de 2018). EducarChile. Obtenido de Organigramas:


http://ww2.educarchile.cl/UserFiles/P0001%5CFile%5COrganigrama%20Concepto-
an%C3%A1lisis-estructura.pdf