Anda di halaman 1dari 57

SOP PROSES BILLING

 Fungsi II – Pencatatan Meter


 Fungsi III – Penghitungan Rekening

OKTOBER | 2014
i
DAFTAR ISI

Daftar Isi ......................................................................................................................................................................................... ii


KATA PENGANTAR .................................................................................................................................................................. iii
Bab 1 ALUR PROSES BILLING ............................................................................................................................................... 4
1.1 Alur Proses Billing pada AP2T ................................................................................................................... 4
1.2 Pengaturan Role User ..................................................................................................................................... 4
1.3 Kamus Data / Istilah di Fungsi II dan III ................................................................................................ 5
Bab 2 FUNGSI II PENCATATAN METER ............................................................................................................................ 8
2.1 Download Stan Meter ..................................................................................................................................... 8
2.2 Inisialisasi Stan Meter .................................................................................................................................... 9
2.3 Upload Stan Meter dan Entri Stan Meter ............................................................................................ 10
2.4 Hitung kWh dan DLPD ................................................................................................................................ 18
2.5 Koreksi Stan Meter ....................................................................................................................................... 20
2.6 Tindak Lanjut DLPD ..................................................................................................................................... 24
2.7 Monitoring DPM Fungsi II ......................................................................................................................... 25
Bab 3 FUNGSI III PENGHITUNGAN REKENING .......................................................................................................... 32
3.1 Setting Kode Proses ..................................................................................................................................... 32
3.2 Suplai DIL ......................................................................................................................................................... 33
3.3 Suplai Stan ........................................................................................................................................................ 34
3.4 Proses Final Rekening ................................................................................................................................. 36
3.5 Koreksi Billing ................................................................................................................................................ 37
3.6 Flag DPP ............................................................................................................................................................ 42
3.7 Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) Fungsi III .................................................................................. 47
Bab 4 ROLLBACK (PEMUNDURAN KODE POSTING BILLING) ............................................................................. 53
Bab 5 UPLOAD SOREK ............................................................................................................................................................ 56
4.1 Upload Piutang Baru (Sorek) ................................................................................................................... 56
4.2 Monitoring Upload Sorek ........................................................................................................................... 57

ii
KATA PENGANTAR

SOP ini disusun sebagai panduan bagi user AP2T dalam melaksanakan proses Pembuatan Rekening
Listrik (billing). SOP ini terdiri dari alur proses Fungsi II Pencatatan Meter, dan Fungsi III
Penghitungan Rekening, serta Upload Piutang Baru (Sorek).

SOP ini merupakan pembaharuan dari SOP Proses Billing di AP2T sebelumnya, dengan
penambahan kendali berjenjang pada proses Billing AP2T. Penambahan kendali berjenjang
bertujuan agar DLPD lebih diperhatikan sehingga dapat mengantisipasi tagihan tidak wajar
(anomali tagihan).

Diharapkan SOP ini dapat memudahkan user dalam memahami dan mengoperasikan aplikasi,
terutama untuk proses Pembuatan Rekening Listrik.

Semoga bermanfaat, untuk bersama berkarya dan berkinerja.

iii
Bab 1
ALUR PROSES BILLING

1.1 Alur Proses Billing pada AP2T

1.2 Pengaturan Role User


1.3.1 Pengaturan Role Fungsi 2/3

a. Upload Stan dan Hitung kWh F2 dilakukan oleh user: Cater, Admin F23, Manajer Rayon.

b. Suplai DIL, Suplai Stan, Proses Final Rekening oleh user Admin F23.

c. Koreksi Stan Lalu dilakukan oleh user Manajer.

d. Flag (Posting) DPP 3


 dilakukan oleh user Admin F23 bila seluruh pemakaian pelanggan adalah wajar
sampai dengan 720 jam nyala.
 dilakukan oleh user Manajer Rayon bila terdapat tagihan tidak wajar 720 sd 2000
jam nyala.
 dilakukan oleh user Manajer Area bila terdapat tagihan tidak wajar > 2000 jam nyala
dan pemakaian kVArh > 2 kali pemakaian kWh.

4
1.3.2 Batasan Koreksi DLPD

a. Koreksi DLPD Fungsi 2/3 dapat dilakukan oleh role user Admin F23 rayon terhadap
pelanggan maksimal tiga bulan berturut-turut.

b. Setelah kondisi a, koreksi bulan berikutnya harus dilakukan role user Manajer Rayon.
Setelah dikoreksi Manajer Rayon, user rayon dengan role Admin F23 bisa melakukan
koreksi DLPD kembali untuk bulan berikutnya, dst.

1.3.3 Pemunduran Kode Posting (Rollback) dari Fungsi 3 ke Fungsi 2

Disediakan fasilitas untuk memundurkan kode posting dari fungsi 3 ke 2 oleh role Admin
F23 UPI, sebelum dilakukan posting 3 flag DPP.

1.3 Kamus Data / Istilah di Fungsi II dan III


Tabel berikut berisi istilah-istilah yang digunakan pada Fungsi II dan III.
No Istilah Keterangan
Bulan dan tahun pembuatan rekening. Format: yyyymm,
1 BLTH, THBLREK
contoh: 201408
2 IDPEL ID pelanggan terdiri dari 12 digit
3 NAMA Nama Pelanggan
4 NOTELP No Telepon Pelanggan
5 KDDK Kode Kedudukan
6 ALAMAT Alamat
7 NOBANG Nomor bangunan
8 KETNOBANG Keterangan Nomor bangunan
9 RT RT
10 NODLMRT Nomor dalam RT
11 KETNODLMRT Keterangan Nomor dalam RT
12 RW RW
13 KODEPOS Kode Pos
14 KDGARDU Kode Gardu
15 NAMAGARDU Nama Gardu
16 PEMDA Kode/Nama Pemda
17 KOGOL Kode Golongan
18 SUBKOGOL Sub Kode Golongan
19 UNITAP Kode Area/Cabang
20 UNITUP Kode Unit/Rayon
21 TARIF Tarif
22 KDPT Kode Pembeda Tarif
23 KDPT_2 Kode Pembeda Tarif 2

5
No Istilah Keterangan
24 DAYA Daya
25 KDPROSES Kode Proses
26 KDKELOMPOK Kode Kelompok
27 KDPROSESKLP Kode Proses+Kode Kelompok
28 KODEPOSTING Kode Posting pada Fungsi II
29 POSTINGBILLING Kode Posting billing pada Fungsi III
30 TG Tunggal / Ganda
31 FKMKWH Faktor Kali Meter kWh
32 FKMKVARH Faktor Kali Meter kVaRh
Bulan dan tahun mutasi terakhir. Format: yyyymm, contoh:
33 THBLMUT
201408
34 SLALWBP Stan Lalu LWBP (Luar Waktu Beban Puncak)
35 LWBPCABUT Stan Cabut LWBP (Luar Waktu Beban Puncak)
36 LWBPPASANG Stan Pasang LWBP (Luar Waktu Beban Puncak)
37 SAHLWBP Stan Akhir LWBP (Luar Waktu Beban Puncak)
38 LWBPPAKAI Pemakaian LWBP (Luar Waktu Beban Puncak)
39 SLAWBP Stan Lalu WBP (Waktu Beban Puncak)
40 WBPCABUT Stan Cabut WBP (Waktu Beban Puncak)
41 WBPPASANG Stan Pasang WBP (Waktu Beban Puncak)
42 SAHWBP Stan Akhir WBP (Waktu Beban Puncak)
43 WBPPAKAI Pemakaian WBP (Waktu Beban Puncak)
44 SLAKVARH Stan Lalu kVArh
45 KVARHCABUT Stan Cabut kVArh
46 KVARHPASANG Stan Pasang kVArh
47 SAHKVARH Stan Akhir kVArh
48 KVARHPAKAI Pemakaian kVArh
49 KVAMAX_WBP kVA maksimum WBP
50 DAYAMAX Daya maksimum
51 DAYAMAX_WBP Daya maksimum WBP
52 TGLBACA Tanggal Baca
53 TGLCABUTPASANG Tanggal Cabut Pasang
54 TGLUPLOAD Tanggal Upload Stan
55 TGLINISIALISASI Tanggal Inisialisasi
56 NAMAPNJ Nama PNJ (penunjukkan jalan)
57 KODERBM Kode RBM (Rute Baca Meter)
58 MSG Message / pesan error
59 KDPEMBMETER Kode Pembeda Meter
60 PTGENTRIMETER Petugas Entri Meter
61 KODE_BACA Kode Baca
62 ALASAN_ENTRI Alasan Entri Stan
63 ALASAN_KOREKSI Alasan Koreksi Stan
64 RPPTL Rupiah PTL (Pemakaian Tenaga Listrik)
65 RPTB Rupiah TB (Tambahan), seperti: biaya invoice
66 RPPPN Rupiah PPN (Pajak Pertambahan Nilai)
67 RPBPJU Rupiah BPJU (Biaya Penerangan Jalan Umum)
68 RPBPTRAFO Rupiah BP Trafo
69 RPSEWATRAFO Rupiah Sewa Trafo
70 RPSEWAKAP Rupiah Sewa Kapasitor
71 RPANGS Rupiah Angsuran

6
No Istilah Keterangan
72 RPMAT Rupiah Materai
73 RPPLN Rupiah PLN
74 RPTAG Rupiah Tagihan Total
75 RPBK1 Biaya Keterlambatan 1
76 RPBK2 Biaya Keterlambatan 2
77 RPBK3 Biaya Keterlambatan 3
78 PEMKWH Pemakaian kWh
79 JAMNYALA Jam Nyala
80 PEMKVARH Pemakaian kVArh
81 KELBKVARH Kelebihan kVArh
82 DLPD DLPD (Daftar Pelanggan yang Perlu Diperhatikan)
83 DLPD_LM DLPD Lama (Sebelum Koreksi)
84 DLPD_FKM DLPD Faktor Kali Meter
85 DLPD_KVARH DLPD kVArh
86 DLPD_3BLN DLPD pemakaian 3 bulan
87 DLPD_JNSMUTASI DLPD Jenis Mutasi
88 DLPD_TGLBACA DLPD Tanggal Baca
89 JAMNYALA600 Jam Nyala <= 600
90 JAMNYALA400 Jam Nyala <= 400

7
Bab 2
FUNGSI II
PENCATATAN METER

2.1 Download Stan Meter


Menu Download Stan Meter digunakan untuk men-download file Baca Meter untuk diberikan
kepada vendor baca meter.

1. Klik (+) Menu Pencatatan Meter


2. Klik (+) Menu Inisialisasi/Download
Stan Meter
3. Pilih Download Stan Meter

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan Rekening Proses Billing


5. Pilih Tipe File
6. Klik Proses

Output berupa file baca meter dengan ekstensti txt.

8
Hasil download file baca meter (fpde) diserahkan ke vendor baca meter. Selanjutnya vendor
baca meter memilah file baca meter berdasarkan RBM untuk dilakukan pembacaan di
lapangan.
Setelah dilakukan pembacaan di lapangan, file baca meter diproses kembali oleh vendor baca
meter menjadi file upload stan berdasarkan kode proses/tanggal baca yang telah disepakati
dengan unit.

2.2 Inisialisasi Stan Meter


Inisialisasi Stan Meter berguna untuk menyiapkan tempat data yang akan dilakukan proses
pencatatan dan penghitungan stan meter.

1. Klik (+) Menu Pencatatan Meter


2. Klik (+) Menu Inisialisasi/Download
Stan Meter
3. Pilih Inisialisasi Stan Meter

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan Rekening Proses Billing


5. Pilih Kode Proses
6. Klik Proses

Setelah Proses Inisialisasi Stan Meter, kode posting pada monitoring DPM bernilai 0 (nol).

9
Cek Monitoring DPM untuk melihat hasil Inisialisasi Stan Meter:

Tampilan Monitoring DPM:

Terdapat 22 data pada unit 53871 (Depok Kota) yang memiliki posting 0. Artinya baru
dilakukan inisialisasi dan belum dilakukan Upload / Entri Stand Meter.

2.3 Upload Stan Meter dan Entri Stan Meter


Standar Penulisan Stan Meter :
- Batas Maksimal terdiri dari 12 digit presisi angka eksak, dan 6 digit angka desimal.
- Pemisahan desimal menggunakan tanda titik (.)

Contoh:

10
Untuk memasukkan data stan meter pada AP2T dapat menggunakan menu Upload Stan
Meter (untuk data stan kolektif), Entri Stan Meter (untuk input data stan per pelanggan),
ataupun melalui web service AMR.

a. Upload Stan Meter


Digunakan untuk memasukkan data stan secara kolektif dengan cara meng-upload file
yang telah berisi data hasil baca meter (file berekstensi txt).

1. Klik (+) Menu Pencatatan Meter


2. Klik (+) Menu Upload File Stan Meter
3. Pilih Upload File Stan Ini

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan dan Tahun Proses Rekening


5. Pilih Kode Proses
6. Pilih Tipe Upload
7. Browse untuk mengambil file yang akan di-upload.
8. Setelah berhasil mengambil file, klik Upload Data.
Keterangan kolom sebelah kanan: merupakan keterangan format file yang bisa di-
upload ke sistem.

11
Status Upload File Stan Meter dapat dilihat pada menu Monitoring Upload File Stan.

Monitoring Upload File Stan

Pada Grid monitoring paling kanan terdapat informasi jumlah data yang di-upload, jumlah
data yang berhasil, dan jumlah data yang gagal. Bila dalam satu file upload terdapat
beberapa record yang gagal, maka tidak akan menggagalkan keseluruhan data dalam file
upload tersebut.

Kriteria Data Gagal upload:


1. Unit UP tidak sesuai dengan Unit User
2. DPM tidak ditemukan di AP2T.
3. Stan kosong (NULL).
4. Posting DPM tidak sesuai. Maksimal posting DPM adalah 1.
5. Format file tidak sesuai.
6. Salah Kode Jenis Upload Stan (File Stan Lalu dan File Stan Ini).
7. Tanggal Baca Kosong (NULL)

File Text 201407_53871_y.txt

File Text 201407_53871_s.txt

Bila ada data gagal upload, lakukan cek pada Monitoring Upload Stan.

12
Monitoring Upload Stan:

Klik 2x pada jumlah data yang gagal, akan tampil detail data yang gagal.

Upload file stan meter dapat dilakukan lebih dari 1x dengan nama file yang berbeda, dan
selama idpel yang di-upload belum posting 2 di Monitoring DPM.

13
b. Entri Stan Meter
Digunakan untuk memasukkan data stan meter per pelanggan.

1. Klik (+) Menu Pencatatan Meter


2. Klik (+) Menu Entri
3. Pilih Entri Stan Meter

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan dan Tahun Proses Rekening


5. Masukkan idpel, tekan tombol Enter. Akan tampil nama dan tarif daya pelanggan.
6. Masukkan Tanggal Baca
7. Masukkan Stan Akhir
Penulisan nilai stan terdiri dari 12 digit angka eksak, dan 6 digit angka desimal.
Pemisahan desimal menggunakan tanda titik (.)
8. Klik Simpan. Setelah proses simpan maka pemakaian kWh akan otomatis terhitung
(kode posting 2).

Setelah Proses Upload Stan Meter, kode posting pada monitoring DPM bernilai 1 (satu).

Cek Monitoring DPM untuk melihat hasil Upload/Entri Stan Meter:

Terdapat 21 data memiliki kode posting 1, artinya data telah dilakukan upload stan, namun
belum dilakukan Hitung kWh dan DLPD.
Klik 2x untuk menampilkan detail data.

14
Data hasil Upload Stan Meter Kode Posting 1:

Data hasil Entri Stan Meter Kode Posting 2:

15
Validasi pada Menu Entri Stan Meter
Jika data stan pelanggan yang dientri masuk kategori salah satu/beberapa dari kondisi berikut,
maka akan tampil pesan warning/peringatan. Jika tetap yakin dengan isian data stan, maka user
harus mengisikan text box “Alasan” dan meng-klik tombol “Ya”. Jika belum yakin dengan isian
data stan, maka klik tombol “Tidak” dan periksa data kembali sebelum simpan.
1. Tanggal Baca

Jika periode baca melintas bulan, yakni tanggal baca > tanggal 1, terdapat validasi sebagai
berikut.

2. Jam Nyala

Jika pemakaian kWh melebihi 720 jam nyala, terdapat validasi sebagai berikut.

16
3. kVArh > kWh

Jika pemakaian kVArh > pemakaian kWh, maka terdapat validasi sebagai berikut.

4. Pemakaian kWh = 0

Jika stan kini = stan lalu, sehingga menghasilkan pemakaian kWh 0, terdapat validasi
sebagai berikut.

17
2.4 Hitung kWh dan DLPD
Digunakan untuk menghitung pemakaian kWh dan DLPD.

1. Klik (+) Menu Pencatatan Meter


2. Klik (+) Menu DLPD – Stan Meter
3. Pilih Hitung kWh dan DLPD

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan Rekening Proses Billing


5. Pilih Kode Proses
6. Klik Proses
Setelah Proses Hitung selesai, akan tampil Jumlah Data yang Sukses Dihitung.

Setelah Proses Hitung kWh dan DLPD, kode posting pada monitoring DPM bernilai 2 (dua).

18
Cek Monitoring DPM untuk melihat hasil Hitung kWh dan DLPD:

Cek kolom DLPD. Bila ada DLPD yang tidak sesuai, klik 2x pada jumlah data untuk menampilkan
detil data.
Contoh:

Detil Data pada DLPD kWH Maksimum:

Lakukan Koreksi Stan Meter untuk memperbaiki Data Stan Meter.

19
2.5 Koreksi Stan Meter
Koreksi Stan Meter digunakan untuk memperbaiki data stan di fungsi II. Koreksi Stan Meter
Ini dilakukan oleh Admin Fungsi 23, sedangkan Koreksi Stan Meter Lalu dilakukan oleh Role
user Manajer. Koreksi Stan Meter Fungsi II masih dapat dilakukan sebelum Suplai Stan pada
Fungsi III.

1. Klik (+) Menu Pencatatan Meter


2. Klik (+) Menu Koreksi Stan
3. Pilih Koreksi Stan Meter

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan Rekening Proses Billing


5. Masukkan idpel, tekan tombol Enter. Akan tampil detil data pelanggan.

20
6. Masuk ke tab Koreksi
7. Ubah nilai Stan Akhir
Penulisan nilai stan terdiri dari 12 digit angka eksak, dan 6 digit angka desimal.
Pemisahan desimal menggunakan tanda titik (.)
8. Klik Simpan. Pada saat simpan, data pemakaian kWh akan terhitung secara otomatis.

Cek kembali Monitoring DPM untuk melihat hasil Perhitungan kWh:

Cek kolom DLPD. Bila semua data sudah benar dan sesuai, proses dilanjutkan ke Fungsi III
(Penghitungan Rekening).

21
Validasi pada Menu Koreksi Stan Meter
Saat Koreksi Stan Meter, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah satu/beberapa
kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan. Jika tetap yakin dengan
isian data stan, maka user harus mengisikan text box “Alasan” dan meng-klik tombol “Ya”. Jika
belum yakin dengan isian data stan, maka klik tombol “Tidak” dan periksa data kembali sebelum
simpan.

1. Jam Nyala

Jika pemakaian kWh melebihi 720 jam nyala, terdapat validasi sebagai berikut.

2. Tanggal Baca

Jika periode baca melintas bulan, yakni tanggal baca > tanggal 1, terdapat validasi sebagai
berikut.

22
3. kVArh > kWh

Jika pemakaian kVArh > pemakaian kWh, maka terdapat validasi sebagai berikut.

4. Pemakaian kWh = 0

Jika stand kini = stand lalu, sehingga menghasilkan pemakaian kWh 0, terdapat validasi
sebagai berikut.

23
5. Validasi Koreksi 3 Bulan Berturut-turut

a. Koreksi DLPD Fungsi 2/3 dapat dilakukan rayon terhadap pelanggan maksimal tiga bulan
berturut-turut.
b. Setelah kondisi a, koreksi bulan berikutnya harus dilakukan oleh role user Manajer
Rayon. Setelah dikoreksi oleh Manajer Rayon, user rayon dengan role ADMIN F23 bisa
melakukan koreksi DLPD lagi untuk bulan berikutnya, dst.

2.6 Tindak Lanjut DLPD


Data yang sudah dikoreksi, akan tampil DLPD Lama (data sebelum dikoreksi) dan DLPD Baru
(data setelah dikoreksi) pada monitoring DPM.

Tarik kolom DLPD_LM untuk melihat kondisi DLPD lama sebelum dikoreksi:

24
2.7 Monitoring DPM Fungsi II
Monitoring DPM berguna untuk pengecekan terhadap status stan yang telah masuk ke DPM
(Daftar Pembacaan Meter) Fungsi II, untuk selanjutnya dilakukan analisa dan evaluasi DLPD.

Letak Menu:
1. Klik (+) Menu Pencatatan Meter
2. Klik (+) Menu Monitoring
3. Pilih Monitoring DPM

Tampilan Menu:
1. Pilih Unit UPI
2. Pilih Unit AP
3. Pilih Unit UP
4. Pilih Bulan dan Tahun rekening
5. Klik Tampil

Tampilan Cube Monitoring DPM:

25
2.7.1 Keterangan Kode Posting pada Monitoring DPM Fungsi II
Kode posting pada monitoring DPM menunjukkan status/posisi pemrosesan data stan meter
pada Fungsi II.

1. Kode Posting 0
Data telah dilakukan proses inisialisasi stan meter.

2. Kode Posting 1
Data telah dilakukan proses entri/upload stan meter.

3. Kode Posting 2
Data telah dilakukan proses hitung kWh.

4. Kode Posting 3
Data telah masuk ke Fungsi III dan telah dilakukan suplai stan pada Fungsi III.

Klik 2x pada jumlah data untuk menampilkan detail data:

26
2.7.2 Content Field pada Cube Monitoring DPM
Tabel berikut menunjukkan content field yang terdapat pada Cube Monitoring DPM Fungsi II.
No Nama Field Capture Keterangan
1 BLTH Menunjukkan bulan tahun
rekening tagihan listrik yang
diproses.
Penulisan: yyyymm
Contoh : 201408
2014 menunjukkan tahun
08 menunjukkan bulan

2 UNITAP  UNITAP menunjukkan kode


UNITUP Area/Cabang.
 UNITUP menunjukkan kode
Rayon.

3 TARIF Menunjukkan proses Filter


berdasarkan jenis Tarif.

27
No Nama Field Capture Keterangan
4 DAYA Menunjukkan proses
Filter berdasarkan
daya.

5 Kode Proses Kode Proses dan Kode


Kode Kelompok Kelompok
menunjukkan
pengelompokkan
pada pemrosesan
billing sesuai kriteria
golongan tarif
Tunggal / Ganda atau
kriteria lain untuk
memudahkan unit
dalam memproses
billing.
6 Kode Posting Menunjukkan
status/posisi
pemrosesan data stan
meter pada Fungsi II.

7 DLPD Menunjukkan kriteria


DLPD (Daftar
Pelanggan yang Perlu
Diperhatikan) untuk
selanjutnya dilakukan
analisa dan evaluasi.

28
No Nama Field Capture Keterangan
8 JML DATA,  Jumlah Data
PEMKWH menunjukkan
jumlah pelanggan
yang diproses pada
Fungsi II.
 PemkWh
menunjukkan
jumlah pemakaian
kWh pelanggan
yang diproses pada
Fungsi II.

9 TGL  Tgl Inisialisasi


INISIALISASI, menunjukkan
tanggal iniliasisasi
TGL UPLOAD
stan meter.
 Tgl Upload
menunjukkan
tanggal upload stan
meter ke AP2T.

10 DLPD_LM  DLPD_LM
menunjukkan
kriteria DLPD lama
sebelum dilakukan
proses koreksi.

29
2.7.3 Urutan Prioritas DLPD pada Monitoring DPM Fungsi II
Urutan Prioritas DLPD pada Fungsi II dan III sebagai berikut.
1. kWh Maksimum > 720 Jam Nyala
2. Stan Mundur
3. kWh nol
4. Jam Nyala < 60 Jam Nyala
5. Rekening Pecahan
6. Normal

2.7.4 Filtering DLPD pada Cube Monitoring DPM


Terdapat tambahan filter cube DLPD pada monitoring DPM untuk memudahkan user dalam
menganalisa data-data yang memiliki DLPD yang belum sesuai.

1. DLPD FKM (Faktor Kali Meter)

2. DLPD Pemakaian kVArh

30
3. DLPD Pemakaian kWh > 50% Rata-Rata 3 Bulan

4. DLPD Jenis Mutasi

5. DLPD Tanggal Baca (Periode Baca Melintas Bulan)

Untuk menampilkan detail data pelanggan klik 2x pada Jumlah Data.

31
Bab 3
FUNGSI III
PENGHITUNGAN REKENING

3.1 Setting Kode Proses


Setting kode proses berfungsi untuk mengaktifkan kode proses billing di Fungsi III. Setting kode
proses diperlukan jika kode proses tersebut belum ada di pilihan kode proses pada Suplai DIL
(belum aktif). Namun, jika kode proses tersebut sudah ada sebelumnya, maka langkah ini dapat
dilewatkan.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening


2. Klik (+) Menu Manajemen
3. Pilih Setting Kode Proses

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan Rekening Proses Billing


5. Pilih Kelompok Proses
6. Klik Set Kelompok
7. Tampilan setelah berhasil proses:

32
3.2 Suplai DIL
Suplai DIL berfungsi untuk mengangkat data DIL untuk proses billing, sekaligus menutup
proses peremajaan DIL bulan tersebut. Setelah suplai DIL dilakukan, bulan mutasi menjadi
N+1.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening


2. Klik (+) Menu Manajemen
3. Pilih Suplai DIL

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses. Setelah Proses selesai,
tampil jumlah record yang berhasil dan
gagal.

Setelah Proses Suplai DIL, kode posting pada Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) bernilai 0
(nol).

Tampilan pada Monitoring Olap untuk data yang berhasil Suplai DIL:

33
3.3 Suplai Stan
Suplai Stan berfungsi untuk mengangkat data Stan dan perhitungan kWh dari Fungsi II ke
Fungsi III. Setelah Suplai Stan dilakukan, kode posting pada monitoring DPM menjadi 3, dan
menutup proses koreksi stan meter dan hitung kWh pada Fungsi II.

1. Klik (+) Menu Penghitungan


Rekening
2. Klik (+) Menu Manajemen
3. Pilih Suplai Stan

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses. Setelah Proses selesai,
tampil jumlah record yang berhasil
dan gagal.

Setelah Proses Suplai Stan, kode posting pada Monitoring OLAP bernilai 1 (satu).

34
Validasi saat Suplai Stan:
1. Konfirmasi Validasi
Saat simpan Suplai Stan, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah
satu/beberapa kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan.
 Pemakaian > 720 jam nyala
 Periode baca melintas bulan ( > tanggal 1)
 Pemakaian kVArh >= pemakaian kWh
 Stan kini = stan lalu (pemakaian kWh nol)

Jika sudah yakin dengan data stan tersebut, maka user harus mengisi kolom “Alasan” dan
meng-klik tombol “Ya”. Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Tidak”, dan
lakukan koreksi stan pada Fungsi II.

2. Untuk melihat detil idpel yang terkena validasi, klik 2x pada jumlah data :

35
3.4 Proses Final Rekening
Proses Final Rekening berfungsi untuk menghitung rupiah Pemakaian Tenaga Listrik (PTL).

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening


2. Klik (+) Menu Hitung Rekening
3. Pilih Proses Final Rekening

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses.
Setelah Proses selesai, tampil jumlah
record yang berhasil dan gagal
dilakukan Hitung Rekening.

Setelah Proses Final Rekening (Hitung Rekening), kode posting pada Monitoring OLAP
bernilai 2 (dua).

Cek pada Monitoring OLAP untuk memastikan semua data perhitungan dan DLPD sudah
sesuai.

Klik 2x pada kolom lembar untuk menampilkan detil data.

36
Contoh:
Klik pada angka 1 untuk menampilkan data pelanggan dengan DLPD C KWH < 60 JAM.

Detil Data:

Jika semua data sudah sesuai, tahap terakhir adalah Flag DPP.
Jika masih ada DLPD yang belum sesuai, dapat dilakukan Koreksi pada Fungsi III yaitu
Koreksi Billing.

3.5 Koreksi Billing


Koreksi Billing digunakan untuk memperbaiki data stan di Fungsi III. Koreksi Billing Stan Ini
dilakukan oleh Admin F23, sedangkan untuk Koreksi Billing Stan Lalu dilakukan oleh Role
Manajer. Koreksi Billing masih dapat dilakukan sebelum Flag DPP.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening


2. Klik (+) Menu Koreksi Billing
3. Pilih Koreksi Billing Stan Ini

37
Tampilan Menu:

4. Pilih bulan dan tahun proses rekening


5. Masukkan idpel, klik Enter
6. Lakukan koreksi pada stan akhir
Penulisan nilai stan terdiri dari 12 digit angka eksak, dan 6 digit angka desimal.
Pemisahan desimal menggunakan tanda titik (.)
7. Klik Simpan.
Pada saat Simpan, rekening pelanggan tersebut akan otomatis dihitung ulang. Pada kolom
sebelah kanan akan tampil hasil perhitungan setelah koreksi.

Cek kembali pada Monitoring OLAP untuk memastikan semua data perhitungan dan
DLPD sudah sesuai.

38
Koreksi Billing (Entri Stan tanggal 1)
Pada perhitungan tagihan listrik termasuk Rekening Minimum (RM) diberlakukan rekening
pecahan pada setiap perubahan daya dan perubahan tarif. Untuk tarif tunggal, tagihan
rekening pecahan dihitung secara proporsional. Sedangkan untuk tarif ganda, apabila unit
tidak meng-entry data stan tanggal 1 pada setiap awal perubahan, maka sistem akan
menghitung rekening pecahan secara proporsional.
AP2T menyediakan menu entri stan tanggal 1 yang editable untuk memfasilitasi unit apabila
akan mengkoreksi tagihan yang telah terlanjur dihitung secara proporsional.

Sebelum dilakukan entri stan tanggal 1 pada tab “Pecahan TDL”, sistem akan menghitung
rekening pecahan secara proporsional. Checkbox “Proporsional sesuai tanggal pemakaian”
akan otomatis tercentang.

Klik “uncheck” pada checkbox “Proporsional sesuai tanggal pemakaian”, kemudian entrikan
stan tanggal 1.

Setelah selesai melakukan entri stan tanggal 1, klik “Simpan”.

39
Validasi pada Menu Koreksi Billing
Saat Koreksi Billing, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah satu/beberapa
kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan. Jika tetap yakin
dengan isian data stan, maka user harus mengisikan text box “Alasan” dan meng-klik tombol
“Ya”. Jika belum yakin dengan isian data stan, maka klik tombol “Tidak” dan periksa data
kembali sebelum simpan.

1. Jam Nyala
Jika pemakaian kWh melebihi 720 jam nyala, terdapat validasi sebagai berikut.

2. Tanggal Baca
Jika periode baca melintas bulan, yakni tanggal baca > tanggal 1, terdapat validasi sebagai
berikut.

40
3. kVArh > kWh
Jika pemakaian kVArh > pemakaian kWh, maka terdapat validasi sebagai berikut.

4. Pemakaian kWh = 0
Jika stand kini = stand lalu, sehingga menghasilkan pemakaian kWh nol, terdapat validasi
sebagai berikut.

5. Validasi Koreksi 3 Bulan Berturut-turut


a. Koreksi DLPD Fungsi 2/3 dapat dilakukan rayon terhadap pelanggan maksimal tiga bulan
berturut-turut.
b. Setelah kondisi a, koreksi bulan berikutnya harus dilakukan user Manajer Rayon. Setelah
dikoreksi Manajer Rayon, user rayon dengan role Admin F23 bisa melakukan koreksi
DLPD lagi untuk bulan berikutnya, dst.

41
3.6 Flag DPP
Flag DPP dilakukan apabila hasil perhitungan rekening dan DLPD yang dikeluarkan pada
Fungsi III telah dirasa sudah valid dan sesuai. Flag DPP adalah langkah akhir dari serangkaian
proses perhitungan rekening yang ada di AP2T.

Fungsi Flag DPP:


1. Pengesahan terhadap rekening yang sudah dihitung setelah dianggap benar dan wajar,
2. Pengiriman sorek ke P2APST,
3. Menginisialisasi bulan berikutnya (N+1) di Fungsi II.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening


2. Klik (+) Menu Hitung Rekening
3. Pilih Flag DPP

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses.
Setelah Proses selesai, tampil jumlah
record yang berhasil dan gagal.

Validasi saat Flag DPP:

a. Kondisi Tagihan Normal


Bila seluruh kondisi tagihan normal sampai dengan 720 jam nyala, flag DPP dilakukan
oleh Role user Admin F23.

42
b. Kondisi Tagihan Tidak Normal
Jika terdapat tagihan tidak normal dengan kondisi sebagai berikut:
 Pemakaian > 720 jam nyala
 Periode baca melintas bulan ( > tanggal 1)
 Pemakaian kVArh >= pemakaian kWh
 Stan kini = stan lalu (pemakaian kWh nol)

Maka akan tampil warning/peringatan sebagai berikut, dan proses flag DPP harus
dilakukan Manajer Rayon.

Jika sudah yakin dengan data tersebut, maka user mengirim Permohonan Approval Flag
DPP ke Manajer Rayon dengan meng-klik tombol “Permohonan Approval Manajer Rayon”.
Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Koreksi”, dan lakukan koreksi
billing pada Fungsi III.

Setelah pengiriman Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Rayon, akan terkirim
notifikasi berupa email ke Manajer Rayon agar melakukan Flag DPP:

43
c. Kondisi Terdapat Tagihan Tidak Wajar, Data Harus di-Flag Manajer Area

Saat dilakukan posting billing 3 (flag DPP) oleh Manajer Rayon, dan masih terdapat
tagihan tidak wajar dengan kondisi sebagai berikut:
 Terdapat ledakan pemakaian kWh > 2000 jam nyala
 Terdapat ledakan pemakaian kVArh > 2 kali pemakaian kWh
Maka wewenang untuk melakukan flag DPP naik ke role Manajer Area.

44
Jika sudah yakin dengan data tersebut, maka Manajer Rayon mengirim Permohonan
Approval Flag DPP ke Manajer Area dengan meng-klik tombol “Permohonan Approval
Manajer Area”. Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Koreksi”, dan
lakukan koreksi billing pada Fungsi III.

Setelah pengiriman Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Area, akan terkirim
notifikasi berupa email ke Manajer Area agar melakukan Flag DPP:

45
Jika dari Manajer Area, tagihan tidak wajar masih lolos dan sudah di-flag DPP (posting 3),
maka akan terkirim email notifikasi ke GM, MB Niaga Wilayah, MS DIVDISPP dan KDIVDIS
berisi data pemakaian tidak wajar tersebut.

46
3.7 Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) Fungsi III
Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) berguna untuk pengecekan terhadap status
penghitungan rekening pada Fungsi III, untuk selanjutnya dilakukan analisa dan evaluasi
DLPD.

Letak Menu:
1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening
2. Klik (+) Menu Monitoring
3. Pilih Monitoring Tagihan Listrik
(OLAP)

Tampilan Menu:
1. Pilih Unit UPI
2. Pilih Unit AP
3. Pilih Unit UP
4. Pilih Bulan dan Tahun rekening
5. Klik Tampil

Tampilan Cube Monitoring Tagihan Listrik (OLAP):

47
3.7.1 Keterangan Kode Posting pada Monitoring Tagihan Listrik Fungsi III
Kode posting pada monitoring OLAP menunjukkan status/posisi pemrosesan penghitungan
rekening pada Fungsi III.

1. Kode Posting 0
Data telah dilakukan proses suplai DIL.

2. Kode Posting 1
Data telah dilakukan proses suplai Stan.

3. Kode Posting 2
Data telah dilakukan proses hitung Rekening. Pada proses ini sudah menghasilkan rupiah
tagihan listrik.

4. Kode Posting 3
Data telah dilakukan Flag DPP.

Klik 2x pada jumlah data untuk menampilkan detail data:

48
3.7.2 Content Field pada Cube Monitoring Tagihan Listrik (OLAP)
Tabel berikut menunjukkan content field yang terdapat pada Cube Monitoring Tagihan Listrik
Fungsi III.
No Nama Field Capture Keterangan
1 THBLREK Menunjukkan bulan tahun
rekening tagihan listrik yang
diproses.
Penulisan: yyyymm
Contoh : 201408
2014 menunjukkan tahun
08 menunjukkan bulan

2 UNITAP  UNITAP menunjukkan kode


UNITUP Area/Cabang.
 UNITUP menunjukkan kode
Rayon.

3 TARIF Menunjukkan proses Filter


berdasarkan jenis Tarif.

4 DAYA Menunjukkan proses Filter


berdasarkan daya.

49
No Nama Field Capture Keterangan
5 KDPROSESKLP Gabungan antara kode
area, Kode Proses dan
Kode Kelompok yang
menunjukkan
pengelompokkan pada
pemrosesan billing sesuai
kriteria golongan tarif
Tunggal / Ganda atau
kriteria lain untuk
memudahkan unit dalam
memproses billing.
6 POSTING Menunjukkan
BILLING status/posisi pemrosesan
data billing meter pada
Fungsi III.

7 DLPD Menunjukkan kriteria


DLPD (Daftar Pelanggan
yang Perlu Diperhatikan)
untuk selanjutnya
dilakukan analisa dan
evaluasi.

8 LEMBAR,  Lembar menunjukkan


PEMKWH jumlah lembar tagihan
listrik yang diproses
pada Fungsi III.
 PemkWh menunjukkan
jumlah pemakaian kWh
pelanggan yang
diproses pada Fungsi III.

9 Filtering jenis Memfilter data


DLPD berdasarkan kriteria
DLPD.

50
No Nama Field Capture Keterangan
10 DLPD_LM  DLPD_LM menunjukkan
kriteria DLPD lama
sebelum dilakukan
proses koreksi.

3.7.3 Urutan Prioritas DLPD pada Monitoring Tagihan Listrik Fungsi III
Urutan Prioritas DLPD pada Fungsi II dan III sebagai berikut.
1. kWh Maksimum > 720 Jam Nyala
2. Stan Mundur
3. kWh nol
4. Jam Nyala < 60 Jam Nyala
5. Rekening Pecahan
6. Normal

3.7.4 Filtering DLPD pada Cube Monitoring Tagihan Listrik Fungsi III
Terdapat tambahan filter cube DLPD pada monitoring Tagihan Listrik untuk memudahkan user
dalam menganalisa data-data yang memiliki DLPD yang belum sesuai.

51
1. DLPD FKM (Faktor Kali Meter)

2. DLPD Pemakaian kVArh

3. DLPD Pemakaian kWh > 50% Rata-Rata 3 Bulan

4. DLPD Jenis Mutasi

5. DLPD Tanggal Baca (Periode Baca Melintas Bulan)

52
Bab 4
ROLLBACK
(PEMUNDURAN KODE POSTING BILLING)

Ketentuan Rollback (Pemunduran Kode Posting Billing)


1. Dapat dilakukan di Fungsi II dan III selama belum dilakukan posting 3 Flag DPP.
2. Setelah proses rollback, status billing dikembalikan ke Fungsi II dengan kode posting 1, artinya
unit bisa melakukan upload ulang file stan meter dan koreksi stan di Fungsi II.
3. User yang berwenang melakukan rollback adalah role user Admin F23 level UPI.

Letak Menu:
1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening
2. Klik (+) Menu Hitung Rekening
3. Pilih Rollback Proses Final Rekening

Tampilan Menu:

53
4. Pilih UNITAP
5. Pilih UNITUP
6. Pilih Bulan Tahun Rekening
7. Pilih Kode Proses – Kode Kelompok
8. Isi kolom Alasan
9. Klik Proses
Setelah Proses selesai, tampil jumlah record yang berhasil dan gagal dilakukan Proses Rollback.

Sebelum Proses Rollback:


Billing Rayon berada pada Fungsi 3 dengan kode posting 2 (hitung rekening).

Proses Rollback:

54
Setelah Proses Rollback:
Billing dikembalikan ke Fungsi 2 dengan kode posting 1.
Artinya unit dapat melakukan upload ulang file DPM atau koreksi stan pada fungsi II.
Yang di-rollback hanya kode posting, data stan tidak mengalami perubahan, sehingga unit dapat
melakukan upload ulang/koreksi hanya pada pelanggan yang belum valid.

Setelah dilakukan proses Rollback, akan terkirim notifikasi ke Manajer Rayon, Manajer Area dan
DM Administrasi Niaga Wilayah/Distribusi yang bersangkutan.

55
Bab 5
UPLOAD SOREK

4.1 Upload Piutang Baru (Sorek)


Upload Piutang Baru Sorek digunakan untuk membukukan piutang baru (sorek) hasil flag DPP
Fungsi III Penghitungan Rekening ke fungsi Pembukuan Piutang AP2T.

Letak Menu:
1. Klik (+) Menu Pembukuan, Penagihan
dan Waskit
2. Klik (+) Menu Pembukuan Piutang
3. Pilih Upload Piutang Baru (SOREK) (11)

Tampilan Menu:

4. Pilih Unit UPI, Unit AP, Unit UP


5. Pilih Bulan Tahun Rekening
6. Pilih Kode Proses-Kelompok
7. Klik Upload

Status Upload Sorek dapat dilihat pada menu Monitoring Upload Sorek.

56
4.2 Monitoring Upload Sorek
Monitoring upload sorek digunakan untuk menampilkan status Upload Piutang Baru (Sorek).

Letak Menu:
1. Klik (+) Menu Pembukuan, Penagihan
dan Waskit
2. Klik (+) Menu Monitoring
3. Pilih Monitoring Upload Sorek

Tampilan Menu:

4. Pilih Unit UPI, Unit AP, Unit UP


5. Pilih Bulan Tahun Rekening
6. Klik Tampil.
Pada grid akan ditampilkan status upload sorek, jumlah data yang berhasil, dan jumlah data
yang gagal.

Bila ada jumlah data yang gagal, unit dapat mengkonfirmasi ke helpdesk untuk dilakukan
pengecekan pada data (kemungkinan koneksi terputus, atau rupiah tagihan melebihi digit
kolom pada table).

57