D.

Proses Pencairan Uang Tunai

Alur pemrosesan yang terkait dengan kegiatan pengadaan mensyaratkan bahwa

pembayaran dilakukan untuk kewajiban pembelian yang telah terjadi. Proses pencairan uang
tunai harus dirancang untuk memastikan bahwa perusahaan secara tepat memenuhi proses
pembayarannya ke hutang ketika jatuh tempo. Pembayaran tunai dapat mencakup pembayaran
yang dilakukan dengan cek atau dengan mata uang. Banyak perusahaan melakukan transaksi
bisnis dengan cek sehingga catatan tertulis dibuat dari pencairan kas. Karena praktik penulisan
cek meningkatkan kontrol internal, di sini kami akan menjelaskan pembayaran tunai yang
dilakukan oleh cek. Tampilan 9-15 menyajikan peta proses bisnis dari sistem pembayaran kas
yang khas, sedangkan Tampilan 9-16 menunjukkan dokumen diagram alur untuk proses itu.
Gambar 9-17 adalah diagram alir data pengeluaran kas. Departemen utang dagang pada
umumnya bertanggung jawab atas pemberitahuan perlunya melakukan pembayaran tunai dan
pemeliharaan akun vendor. Sebelum pembayaran dilakukan kepada vendor, langkah-langkah
spesifik harus diambil untuk Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses. Ulasan Langkah-
langkah ini mencakup rekonsiliasi akun vendor, teknik manajemen kas, dan otorisasi
pembayaran. manajemen kas adalah pengawasan yang cermat terhadap saldo kas, perkiraan
pembayaran tunai, dan penerimaan kas yang diperkirakan untuk memastikan bahwa ada saldo
kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban. Aspek penting dari dokumen bagan alur pencairan
uang tunai sebagaimana ditunjukkan dalam Tampilan 9-16 adalah bahwa dokumentasi harus
mendukung atau menyetujui faktur sebelum pembayaran disetujui dan cek disiapkan. PO,
menerima laporan, dan faktur harus dicocokkan dengan memastikan bahwa pesanan yang valid
ditempatkan, barang diterima dalam kondisi baik, dan bahwa vendor menagih jumlah dan harga
yang benar. Proses pencocokan Ulasan Dokumen-dokumen ini sangat penting dalam pencairan
uang tunai. Tidak ada pembayaran yang harus dilakukan sampai dokumen benar-benar cocok.

Catatan hutang akun harus ditinjau restoran untuk akurasi secara teratur. Banyak vendor
mengirim laporan akun ke Ulasan pelanggan mereka setiap bulan untuk memberikan rincian
jumlah utang dan pembayaran. Ulasan pegawai yang terutang akun Laporan-laporan ini harus
sesuai dengan catatan hutang perusahaan. Akun harus ditinjau restoran untuk perjanjian jumlah
dan tanggal jatuh tempo untuk setiap transaksi. Setiap perbedaan harus diselesaikan sesegera
mungkin. Sekalipun pernyataan vendor tidak diterima, perusahaan harus memiliki catatan
tentang kewajibannya kepada masing-masing vendor (ditetapkan selama proses pembelian
setelah menerima barang dan faktur pembelian terkait). Beberapa perusahaan merampingkan
proses dengan menggunakan sistem kupon, di mana beberapa transaksi yang melibatkan vendor
yang sama dapat digabungkan menjadi satu pembayaran tunai. Salinan faktur harus diajukan di
departemen hutang dalam urutan kronologis pada tanggal jatuh tempo. Personel yang terutang
akun harus meninjau file ini secara teratur sehingga pencairan dapat dimulai tepat waktu. Ini
Menyediakan manajemen kas yang efisien. Perusahaan biasanya ingin menyimpan uangnya
selama mungkin. Namun, harus juga berhati-hati dalam membayar pada tanggal jatuh tempo
untuk menghindari biaya pembayaran yang terlambat, untuk membangun kepercayaan, dan
untuk tetap berhubungan baik dengan vendor-nya. Seringkali itu adalah kasus bahwa vendor
menawarkan pengurangan harga untuk pembayaran yang cepat. Ketika jenis diskon tunai ini
ditawarkan, itu adalah tanggung jawab departemen hutang dagang untuk memastikan bahwa
perusahaan memiliki kesempatan untuk mengambil keuntungan dari Ulasan Diskon Ini. Jika file
diatur secara kronologis, sistem harus Mempertimbangkan setiap tanggal jatuh tempo dipercepat
oleh Diskon. Departemen pembayaran tunai harus diberitahu untuk melakukan pembayaran pada
tanggal diskon. Ini merupakan tanggung jawab tambahan dalam proses manajemen kas.
Perusahaan harus selalu mempertimbangkan keuntungan dari diskon dibandingkan dengan
keuntungan memegang uang tunai untuk memenuhi kebutuhan operasi lainnya, mendapatkan
bunga, atau menghindari pinjaman.

Oleh karena itu, mengendalikan waktu pembayaran merupakan tugas manajerial yang
sangat penting, Sistem akuntansi dan ERP yang berfungsi penuh seperti Microsoft Dynamics GP
Sering kali menyediakan fungsi otomatis yang memastikan bahwa perusahaan dapat mengelola
dan mengambil keuntungan secara efisien dari uang tunai. Diskon yang ditawarkan. Misalnya, di
Microsoft Dynamics GP ketika faktur AP dimasukkan, ketentuan pembayaran dapat dipilih.

TABEL 1

TABEL 2
 TABEL 3

Persyaratan seperti 2/10, n / 30, berarti bahwa jika perusahaan membayar faktur dalam
waktu 10 hari, itu dapat mengurangi diskon 2 persen dari pembayaran. Jika perusahaan tidak
membayar selama periode diskon, setelah dikurangi faktur jatuh tempo dalam 30 hari. Ketika
suatu istilah dipilih yang mencakup diskon tunai seperti 2/10, n / 30, sistem secara otomatis
menghitung dan menyimpan tanggal jatuh tempo tunai, tanggal jatuh tempo yang tidak didiskon,
jumlah yang jatuh tempo jika diskon diambil, dan jumlah yang jatuh tempo jika pembayaran
tidak dilakukan dalam periode diskon. Dynamics GP kemudian Memberikan laporan semua
faktur yang perlu dibayar untuk menerima diskon serta faktur yang perlu dibayar berdasarkan
tanggal jatuh tempo. Faktur dapat dipilih secara otomatis untuk pembayaran untuk mengambil
keuntungan dari Tanggal diskon jika perusahaan memilih untuk mengambil keuntungan dari
diskon tunai yang ditawarkan. Setelah pemilihan dilakukan, manajer hutang dapat memilih untuk
memasukkan semua faktur yang memenuhi syarat untuk diskon atau memilih dan memilih yang
akan disertakan. Setelah faktur yang harus dibayar dipilih, setiap faktur yang termasuk dalam
periode diskon, ketika dibayar, dicatat dengan benar setelah dikurangi diskon. Jumlah
pembayaran, serta entri buku besar umum, secara otomatis disesuaikan untuk mencerminkan
diskon. Dalam entri buku besar, sebagian besar perusahaan akan menunjukkan bahwa akun
Hutang dikurangi untuk jumlah hutang yang tidak didiskon, uang tunai dikurangi dengan jumlah
hutang dikurangi diskon dan kredit untuk pembelian atau pembelian. Diskon yang diambil akun
untuk mencerminkan jumlah dari diskon yang diambil.
Ketika faktur jatuh tempo untuk pembayaran, departemen pengeluaran kas bertanggung jawab
atas persiapan detail cek. Dokumentasi pendukung harus tersedia, termasuk PO dan menerima
laporan. Cek bisnis Sering kali menyertakan rintisan cek, atau saran pengiriman uang, di mana
nomor faktur dan informasi terkait lainnya dapat didokumentasikan. Saran pengiriman uang
biasanya merupakan bagian dari pemeriksaan yang memberikan penjelasan sederhana tentang
alasan pembayaran, nomor faktur, dan transaksi termasuk deskripsi item baris. Tampilan 9-18
menunjukkan layar pembayaran di Microsoft Dynamics GP. Meskipun petugas pencairan uang
tunai mempersiapkan cek, tanggung jawab untuk menandatangani cek dicadangkan untuk
anggota manajemen. Penanda tangan cek yang berwenang dapat memverifikasi Hak atas
pencairan dengan memeriksa diperiksa dibandingkan dengan dokumentasi pendukungnya.
Setelah cek ditandatangani, itu akan dikirim ke vendor. Salinan cek dan dokumentasi pendukung
akan dikembalikan ke departemen pembayaran kas dan hutang. Banyak perusahaan telah
menambahkan fungsi penandatanganan cek otomatis dan kemampuan Transfer Dana Elektronik
(EFT) ke Ulasan pemrosesan pencairan uang tunai mereka. Ketika Ulasan Jenis-jenis perubahan
ini terjadi, kontrol internal perlu diperbarui ke Pastikan ada keamanan yang memadai atas
pencairan uang tunai. Fungsionalitas dapat dimasukkan dalam Microsoft Dynamics GP untuk
memungkinkan penandatanganan cek otomatis dan EFT. Perusahaan yang telah menambahkan
kemampuan penandatanganan cek otomatis dapat mencetak cek di atas kertas kosong,
menghilangkan keharusan untuk memiliki cek yang sudah dicetak. Cek juga dapat diproses lebih
cepat karena tanda tangan yang berwenang secara otomatis dicetak pada saat pencetakan cek.
Prosedur pengendalian internal dapat diterapkan untuk memastikan bahwa pemrosesan cek dan
kontrol uang tunai aman. Ulasan Prosedur ini Dijelaskan dalam kontrol internal bagian dari bab
ini.

Setelah pembayaran dilakukan, faktur terkait harus dibatalkan untuk menunjukkan bahwa itu
telah dibayar. Untuk membatalkan faktur, pembayaran tunai Petugas jelas akan menandai faktur
dengan informasi yang berkaitan dengan pembayaran dan memeriksa nomor yang digunakan
untuk memenuhi kewajiban ini. Atau, salinan saran cek atau pengiriman uang dapat dilampirkan
pada faktur untuk Menyelesaikan tugas ini. Metode mana pun Memberikan bukti pencairan dan
mencegah kemungkinan pembayaran rangkap. Ulasan Dokumen-dokumen ini diajukan di
departemen hutang dagang dalam urutan nomor cek. Departemen hutang akun kemudian akan
memperbarui akun vendornya untuk mencerminkan aktivitas pembayaran saat ini. Pencairan
uang tunai harus dicatat dalam sistem akuntansi segera setelah pembayaran dilakukan. Petugas
pencairan uang tunai akan menyiapkan jurnal pencairan uang tunai, yang merupakan daftar
kronologis dari semua pembayaran. Daftar ini kadang-kadang disebut check register dan mirip
dengan catatan yang disimpan untuk akun giro pribadi. Jurnal pencairan kas digunakan untuk
menyiapkan entri jurnal harian, di mana akun kas dan akun hutang diperbarui untuk
mencerminkan pembayaran hari itu. Perangkat lunak akuntansi, seperti Microsoft Dynamics GP,
secara otomatis menyimpan catatan cek yang dikeluarkan, dan memperbarui saldo kas dan
hutang pada saat cek diproses. Penting bahwa catatan akuntansi mencerminkan tanggal aktual
pencairan kas, seperti yang ditunjukkan pada cek. Kemudian dalam periode tersebut, catatan-
catatan tersebut dapat direkonsiliasi. Uang tunai dan hutang masing-masing Catatan secara
berkala diverifikasi masing-masing dengan membandingkannya dengan laporan bank dan
laporan vendor.

Risiko dan Kontrol dalam Proses Pembayaran Tunai (Tujuan Studi 4, Lanjutan)

Otorisasi Transaksi

Hanya departemen hutang yang harus mengotorisasi pemrosesan transaksi pencairan kas,
Menurut kebutuhan untuk memenuhi kewajiban vendor. Otorisasi Terjadi ketika departemen
utang dagang cocok dengan PO, menerima laporan, dan faktur, dan kemudian meneruskan
Ulasan Dokumen-dokumen ini cocok dengan departemen pengeluaran kas. Selain itu, anggota
manajemen yang ditunjuk harus diberi tanggung jawab untuk Mengesahkan pembayaran aktual
dengan Ulasan tanda tangan mereka di muka cek. Ini berarti bahwa hanya satu atau beberapa
orang yang harus memiliki otoritas penandatanganan cek. Bank akan menyimpan catatan tanda
tangan Ulasan dari orang-orang yang menandatangani cek dan tidak boleh membayar cek
KECUALI karena dibubuhi tanda tangan pihak yang berwenang. Akhirnya, Banyak perusahaan
menetapkan kebijakan dan prosedur khusus otorisasi yang berlaku untuk pencairan uang tunai
besar di mana diperlukan dua tanda tangan untuk cek atas jumlah dolar yang ditentukan. tanda
tangan ganda berarti bahwa dua orang menandatangani cek. Kontrol tambahan ini membutuhkan
persetujuan dan tanda tangan dari dua orang yang berwenang, sehingga mengurangi risiko
penipuan atau kesalahan yang signifikan. Bank perusahaan memainkan peran penting dalam
menegakkan kebijakan ini, karena tidak boleh membayar gaji di atas ambang batas KECUALI
dua tanda tangan resmi hadir.

Di Microsoft Dynamics GP, proses persetujuan yang dilindungi kata sandi dapat dibuat yang
mengharuskan pengawas hutang untuk menyetujui proses pemeriksaan sebelum dapat diproses.
Kontrol kedua lainnya mengharuskan kata sandi dimasukkan setelah pemeriksaan dijalankan
oleh restoran oleh pengontrol, bendahara, atau penandatangan cek lain. Dengan demikian, hanya
cek resmi yang akan dicetak. Lapisan kontrol ketiga dapat ditambahkan oleh pengguna yang
membutuhkan tanda tangan ganda pada cek yang melebihi jumlah dolar yang ditentukan.
Sementara Ulasan Kontrol ini mungkin tidak Terlihat lebih baik dari kontrol tradisional 9
Mendampingi penandatanganan cek manual, mereka sebenarnya lebih aman karena
dihilangkannya cek pra-cetak (bahwa seseorang dapat mencuri) dan penghapusan pemeriksaan
selesai yang mungkin berbohong sekitar menunggu tanda tangan atau dijalankan melalui mesin
penandatanganan cek (yang tidak dilindungi kata sandi). Untuk Memastikan bahwa fitur
keamanan tinggi dipelihara dalam sistem penandatanganan cek otomatis, penting bahwa kata
sandi diubah secara rutin, dan kata sandi tidak dibagikan atau dibiarkan duduk di tempat orang
lain mungkin melihatnya. Kontrol serupa harus dibuat untuk memproses transaksi EFT.

Pemisahan tugas
Pemisahan tugas yang efektif Mengurangi kemungkinan kesalahan atau penipuan yang tidak
terdeteksi dengan memberikan kontrol akuntansi atas proses pencairan kas. Jika fungsi
pembelian, penerimaan, hutang, dan pembayaran tunai dipisahkan, maka peluang untuk
pencurian atau kesalahan dalam proses harus diminimalkan. Tidak seorang pun harus memiliki
kemampuan untuk memulai transaksi pembelian palsu dan secara simultan membayarnya dan
memperhitungkannya. Idealnya, individu dalam departemen pengeluaran kas tidak boleh
memiliki otoritas penandatanganan cek dan tidak boleh memiliki akses ke akun tunai atau ke
catatan hutang akun perusahaan. Selain itu, operasi dan pemrograman sistem informasi yang
terkait dengan pengeluaran kas dan departemen hutang harus terpisah dari mereka yang memiliki
tanggung jawab atas pengawasan, otorisasi,

Catatan dan Dokumen yang Memadai

Buku besar pembantu hutang usaha dan catatan jurnal pengeluaran kas merupakan hal mendasar
dalam proses pencairan kas. Juga, praktik mengeluarkan cek pada formulir yang diberi nomor
sebelumnya membuat catatan urutan transaksi. Dan pemeliharaan tertib catatan utang usaha
memfasilitasi teknik manajemen kas yang efektif.

Keamanan Aset dan Dokumen

Akses ke uang tunai harus dibatasi untuk penanda tangan cek yang berwenang. Kontrol fisik
harus dilakukan di tempat-tempat di mana uang tunai disimpan dan dicairkan. Demikian pula,
persediaan cek yang tidak digunakan oleh perusahaan harus dilindungi dan dikendalikan. Akses
ke catatan harus dibatasi untuk orang yang ditunjuk dalam fungsi hutang dan pembayaran kas.

Cek dan Rekonsiliasi Independen

Jurnal pencairan kas dan buku besar pembantu buku besar hutang harus direkonsiliasi ke akun
pengendali buku besar secara teratur. Juga, seseorang yang terpisah dari pencairan kas dan fungsi
hutang harus bertanggung jawab untuk merekonsiliasi laporan bank setiap bulan. Prosedur untuk
rekonsiliasi yang memadai dari rekening bank termasuk penerimaan langsung pernyataan bank
oleh karyawan yang ditunjuk sehingga tidak ada orang lain yang memiliki kesempatan untuk
mengubah dokumen. Jika salinan cek disertakan dengan laporan bank, Ulasan cek ini harus
sepenuhnya ditinjau restoran untuk tanggal, penerima pembayaran, dan tanda tangan.340 Bab 9

Pertimbangan Biaya-Manfaat

Ketika suatu perusahaan memproses sejumlah besar pengeluaran tunai, ia harus Pertimbangkan
untuk menerapkan prosedur pengendalian internal untuk memastikan keakuratan Ulasan dari
transaksi-transaksi tersebut. Situasi lain yang mungkin menuntut peningkatan kontrol termasuk:

1. Pengaturan vendor adalah ketentuan atau diskon yang kompleks.

2. Kegiatan pencairan uang tunai tersebar luas atau terdesentralisasi.

3. Pembayaran tunai dilakukan dengan mata uang dan bukan dengan cek.

4. Volume pengembalian pembelian yang tinggi ada.

5. Pencairan uang tunai dalam mata uang asing. Tampilan 9-19 adalah ringkasan dari kontrol dan
risiko tertentu yang terkait dengan proses pencairan kas.

EXHIT 9-19

E. Sistem Pengeluaran TI dan Proses Pencairan Uang Tunai

Bahkan dalam sistem akuntansi terkomputerisasi, ada banyak tugas manual. Ini biasanya berlaku
untuk perusahaan kecil atau menengah dengan sistem IT skala kecil. Contoh yang ditunjukkan
pada bagian awal bab ini dari tangkapan layar dari perangkat lunak akuntansi Microsoft
Dynamics GP adalah contoh dari sistem akuntansi / ERP di mana proses manual dapat
diminimalkan jika fungsi otomatis dalam sistem diadopsi. Misalnya, dalam sistem pembelian,
pencocokan dokumen sering disebut pencocokan tiga arah. Pencocokan tiga arah adalah
pencocokan PO dengan laporan dan faktur penerima terkait. Di beberapa perusahaan, orang yang
mengoperasikan perangkat lunak komputer masih harus secara fisik mencocokkan PO dengan
laporan penerima dan faktur, memutuskan faktur mana yang cocok dengan PO dan menerima
laporan. Komputer mengotomatiskan banyak penyimpanan catatan dan pemeriksaan penulisan,
tetapi manusia masih harus membuat keputusan mengenai proses pencocokan ini, yang
digambarkan dalam Tampilan 9-20. Di perusahaan yang lebih efisien dengan sistem akuntansi /
ERP terintegrasi penuh, seperti Microsoft Dynamics GP, pencocokan ini dapat dilakukan secara
otomatis. Di Microsoft Dynamics GP, pesanan pembelian dihasilkan dan dikirim ke vendor.
Ketika barang yang dibeli diterima, petugas penerima dapat mengambil PO dan mencatat jumlah
unit yang diterima untuk setiap item pada pesanan pembelian. Penyesuaian dapat dilakukan
secara otomatis untuk item yang tidak diterima. Ketika faktur vendor diterima, PO yang cocok
dan laporan penerimaan kemudian dapat diambil dalam sistem dan barang-barang yang ditagih
dibandingkan dengan apa yang termasuk dalam PO dan kemudian diterima. Jika ada perbedaan,
penyesuaian dapat dilakukan secara otomatis. Pencocokan otomatis dalam Microsoft Dynamics
GP ini secara signifikan mengurangi waktu dan kesalahan yang terjadi dalam proses tradisional
untuk mencatat pembelian dan penerimaan inventaris. Dalam organisasi kecil atau menengah
dengan perangkat lunak akuntansi seperti Microsoft Dynamics GP, tugas berikut harus
diselesaikan oleh karyawan:

1. Departemen pembelian memesan barang dari vendor dan karyawan harus memasukkan
PO ke dalam perangkat lunak akuntansi dengan memasukkan data ke dalam bidang
formulir PO di layar.

TABEL

2. Departemen penerima menerima barang dan membandingkan slip kemasan dengan PO untuk mengkonfirmasi
nomor bagian dan jumlah.
3. Laporan penerimaan disiapkan oleh karyawan yang mengisi bidang yang sesuai di layar penerima di perangkat
lunak. Orang yang menyelesaikan layar ini harus pilih PO yang cocok dengan laporan penerimaan ini. Ketika nama
vendor atau Nomor ID dimasukkan, sistem akan mencantumkan PO terbuka dengan vendor itu.

4. Setelah vendor memberikan faktur, faktur juga harus dimasukkan ke layar entri faktur di perangkat lunak
akuntansi. Sekali lagi, PO yang tepat harus dipilih dari daftar PO terbuka.

5. Jika PO, menerima laporan, dan faktur cocok dengan nomor bagian, jumlah, dan harga, kewajiban disetujui untuk
pembayaran.

6. Pada tanggal diskon atau tanggal jatuh tempo faktur, orang yang ditunjuk harus pilih faktur tertentu untuk dibayar
dan mintalah sistem menghasilkan setumpuk cek.

Sistem entri dan pencocokan manual ini sangat memakan waktu dan mahal. Ini memakan waktu karena
kompleksitas pembelian. Membeli dan pembayaran bisa menjadi rumit karena vendor kadang-kadang dapat
menggantikan barang, kirimkan jumlah yang berbeda (undership atau overship), beri tahu pembeli kembali pesanan,
atau isi sebagian pesanan. Jadi, pencocokan membutuhkan banyak waktu manusia untuk berdamai dan menyetujui
pembayaran. Ini benar bahkan jika sistem akuntingnya memelihara catatan dan menghasilkan cek secara elektronik.
Masalah dengan ini Sistemnya adalah sebagai berikut:

1. Total gaji atau upah yang dibayarkan kepada karyawan yang cocok dengan ketiga dokumen ini bisa sangat
mahal.
2. Ketidakcocokan untuk nomor bagian, jumlah, atau harga dapat mengambil banyak waktu untuk
menyelidiki dan merekonsiliasi, yang menyebabkan biaya pemrosesan manual ini menjadi lebih tinggi.
3. Karyawan harus secara manual memasukkan rincian pembelian, penerimaan, dan faktur ke dalam
perangkat lunak. Ini juga mahal dan memakan waktu. Selain itu, kesalahan penguncian mungkin dibuat.

Banyak organisasi menggunakan kemajuan dalam sistem TI untuk mengurangi waktu dan biaya pembelian dan
pemrosesan pembayaran. Dengan teknologi, proses dapat diubah menjadi mengurangi atau menghilangkan masalah
yang disebutkan di atas. Proses yang dilakukan berubah proses untuk meningkatkan efisiensi disebut rekayasa ulang
proses bisnis. Ingat dari Bab 1 bahwa rekayasa ulang proses bisnis (BPR) adalah perubahan terorganisir dalam
proses bisnis untuk tujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas. BPR sejajar proses bisnis dengan sistem TI untuk
mencapai perbaikan ini. Dalam hal pembelian dan pembayaran untuk pembelian, BPR memfasilitasi pengurangan
dokumen, pemrosesan manual, dan biaya pemrosesan. Dalam banyak kasus, sistem TI digunakan untuk
meningkatkan efisiensi proses pembelian dan pembayaran. Menerapkan sistem TI ini biasanya memerlukan BPR
untuk membuat proses yang sesuai dengan sistem TI. Contoh sistem TI yang biasanya melibatkan BPR dalam
pembelian dan pembayaran adalah sebagai berikut:

● Komputer-berdasarkan pencocokan dan memeriksa pembelian dokumen

● Dievaluasi pemukiman penerimaan (ERS), faktur-teknik pengolahan kurang
● bentuk elektronikdari pembelian dan pembayaran seperti e-bisnis, e-hutang, dan EDI

Misalnya, EDI mengurangi atau menghilangkan penguncian faktur manual karena faktur dikomunikasikan secara
elektronik antara pembeli dan vendor. Selanjutnya Bagian ini menjelaskan sistem TI yang memungkinkan organisasi
untuk mengurangi waktu dan biaya pemrosesan pembelian dan pembayaran.
F. Pencocokan Berbasis Komputer
Sistem TI yang digunakan untuk pembelian dan pembayaran dapat digunakan untuk mengotomatiskan proses
pencocokan dokumen. Pencocokan otomatis adalah teknik perangkat lunak komputer di yang mana perangkat
lunak komputer cocok dengan faktur dengan PO terkait dan penerimaannya melaporkan. Sistem tradisional
mengandalkan seseorang untuk melakukan pencocokan ini, sedangkan sistem pencocokan otomatis tidak. Untuk
melembagakan sistem pencocokan otomatis, semuanya file yang relevan harus tersedia dan selalu siap untuk
diproses. Ini berarti bahwa PO dan menerima file dan catatan harus online atau dalam database. Ketika sebuah faktur
diterima dari vendor, seorang karyawan memasukkan rincian ke dalam sistem akuntansi dengan mengisi bidang di
layar entri faktur. Nomor PO biasanya muncul pada faktur, dan nomor ini dimasukkan saat faktur dimasukkan. Itu
sistem kemudian dapat mengakses PO online dan menerima file dan memeriksa kecocokan barang, jumlah, dan
harga. Sistem tidak akan menyetujui faktur pembayaran kecuali barang dan jumlah cocok dengan slip kemasan, dan
harga cocok harga PO. Ini memastikan bahwa vendor telah menagih barang, jumlah, dan harga yang benar. Selama
proses pencocokan, sistem juga akan memeriksa matematika kesalahan dan menentukan apakah pembayaran
sebelumnya telah dilakukan. Tanpa ini prosedur, kelebihan pembayaran atau pembayaran rangkap kepada vendor
dapat dilakukan. Vendor dapat secara tidak sengaja atau sengaja menagih pesanan yang sama dua kali. Sistem
memeriksa untuk duplikat faktur dengan memeriksa nomor faktur, nomor vendor, dan jumlah dolar. Sistem dapat
menandakan kemungkinan pembayaran rangkap atau pembayaran berlebih, dan pemberitahuan ini dapat ditinjau
oleh manajer sebelumnya untuk pembayaran. Selain itu, sistem otomatis dapat mengevaluasi persyaratan diskon dan
pilih waktu paling menguntungkan dari pembayaran aktual. Misalnya, jika ketentuan pembayaran 2/10, n / 30,
sistem dapat diprogram untuk menentukan apakah diskon 2 persen itu menguntungkan jika dibandingkan dengan
biaya dana perusahaan. Sistem pencocokan otomatis dapat mengurangi waktu, biaya, kesalahan, dan pembayaran
rangkap dalam pemrosesan faktur. Peningkatan ini dapat dibandingkan dengan pencocokan manual kurangi jumlah
waktu yang diperlukan untuk memasukkan faktur dan oleh karena itu berikan informasi yang lebih tepat waktu
kepada manajemen untuk memperkirakan arus kas keluar di masa depan untuk pembayaran faktur. Selain itu, sistem
dapat meringkas data transaksional terperinci menjadi ringkasan jumlah yang diposting ke akun buku besar umum.
Dengan demikian, manajemen menerima umpan balik yang lebih lengkap dengan cara yang jauh lebih tepat waktu,
memungkinkan manajemen untuk rencana yang lebih baik dan kontrol pencairan uang tunai. Meskipun ada banyak
keuntungan pencocokan otomatis, ada juga risiko, termasuk kesalahan sistem dalam pencocokan memproses, akses
tidak sah, penipuan, dan cadangan file yang tidak memadai.

Risiko dan Kontrol di Komputer-Berdasarkan Matching (Studi

Tujuan 6, Lanjutan) Keamanan dan Kerahasiaan Risiko
Menerapkan proses pencocokan otomatis berarti bahwa orang tidak melakukan pencocokan dan otorisasi fungsi,
karena ini terjadi dalam sistem. Oleh karena itu, akses tidak sah ke sistem meningkatkan bahaya penipuan atau
pembayaran fiktif. Seseorang yang mendapatkan akses tidak sah ke fungsi pemesanan dan pencocokan sistem dapat
memasukkan vendor dan faktur fiktif, dan dengan demikian menerima pembayaran palsu. Risiko ini dapat dikurangi
dengan mengotentikasi pengguna dan membatasi akses pengguna yang berwenang. Kata sandi dan ID pengguna
harus digunakan untuk karyawan yang mengakses sistem. Jika jumlah dolar yang terlibat sangat besar atau datanya
sensitif, penggunaan biometrik, token keamanan, atau kartu pintar mungkin diperlukan untuk meningkatkan
kekuatan otentikasi pengguna. Selain itu, tabel otoritas harus dibuat untuk membatasi akses pengguna yang
berwenang ke subsistem yang diperlukan untuk pekerjaan mereka. Misalnya, pengguna yang masuk untuk
memasukkan faktur tidak boleh memesan barang. Log komputer harus dipelihara sehingga ada catatan lengkap
pengguna dan riwayat penggunaannya. Log komputer akan memungkinkan pemantauan dan identifikasi akses atau
penggunaan yang tidak sah.
Memproses Risiko Integritas
Karena sistem mengesahkan pembayaran faktur, penting untuk memastikan bahwa itu diprogram untuk
menyelesaikan pencocokan ini dengan benar. Kesalahan dalam logika sistem dapat menyebabkan kesalahan yang
sistematis dan berulang dalam pencocokan. Dalam istilah yang lebih sederhana, jika sistem secara keliru
mencocokkan dokumen, itu akan secara keliru mencocokkan dokumen secara berulang. Dengan demikian, logika
sistem yang salah dapat dengan cepat menyebabkan masalah arus kas. Ini juga berlaku untuk logika yang digunakan
untuk menemukan pembayaran rangkap, di mana sistem harus diprogram dengan kriteria identifikasi yang sesuai.
Jika kriteria terlalu ketat, sistem mungkin tidak mendeteksi dengan baik semua pembayaran rangkap. Atau, jika
kriteria terlalu longgar, itu mungkin menandai transaksi yang tidak benar-benar duplikat. Sebagai contoh, jika
sebuah perusahaan secara teratur dan sering memesan barang yang sama dengan biaya yang sama, akan menjadi
lebih sulit untuk menentukan mana faktur duplikat dan mana yang tidak, karena jumlah dan harga akan sama. Risiko
kesalahan sistematis dalam pencocokan atau pembayaran rangkap ini dapat dikurangi dengan pengujian rutin sistem
dan melalui tinjauan manajemen berkala atas laporan pembayaran faktur.

Risiko Ketersediaan
Seperti yang selalu terjadi pada sistem TI, semakin banyak ketergantungan yang ditempatkan pada sistem, semakin
kritis pula untuk memastikan bahwa sistem tersebut tersedia. Setiap gangguan atau gangguan sistem dapat
menghentikan atau memperlambat pemrosesan faktur dan pembayaran. Keterlambatan ekstrem dalam membayar
faktur dapat menyebabkan hilangnya diskon, biaya keterlambatan, biaya bunga, atau hilangnya vendor. Karena itu,
penting untuk menjaga sistem cadangan dan file cadangan. Karena pencocokan dilakukan dalam sistem daripada
secara manual, mungkin tidak ada jejak kertas transaksi yang diproses. Oleh karena itu, file cadangan harus
dipelihara untuk memastikan jejak audit yang lengkap. Selain itu, pasokan listrik yang tidak terputus dan rencana
pemulihan bencana harus ada untuk memungkinkan operasi yang berkelanjutan bahkan jika terjadi pemadaman
listrik atau bencana alam.

2.

F. Pencocokan Berbasis Komputer