MANAJEMEN PROSES BISNIS

CHAPTER 18
People Phase

Anggota :
Dwi Antoro (041711223008)
Rachmat Zakaria (041711223016)
Riondi Bhaskara (041711223083)
Angger Bondan (041711223029)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Airlangga
Manajemen
2019
WHY?
Fase Orang (Gambar 18.1) adalah fase penting dalam setiap implementasi proses BPM, dan
kecuali jika ditangani secara menyeluruh dan dengan standar yang tinggi, sisa proyek akan
berisiko. Penting untuk dipahami dengan jelas bahwa ini berbeda dari fase Implement, yang
berfokus pada peluncuran solusi. Fase Orang biasanya akan dilakukan bersamaan dengan fase
Pengembangan proyek.

Hasil dari fase ini harus bekerja: kegagalan bukanlah suatu pilihan. Fase ini bukanlah
serangkaian langkah mekanis yang harus diselesaikan oleh proyek; itu adalah di mana tim
proyek perlu menghabiskan waktu sebanyak yang diperlukan untuk memastikan bahwa
hasilnya berhasil.

RESULTS
Bagaimana Anda tahu bahwa fase ini efektif? Ngomong-ngomong, orang bereaksi terhadap
perubahan, peran yang berubah, proses baru, dan manajemen kinerja peran baru serta target
pengukuran. Beberapa kegiatan dan laporan yang akan dihasilkan selama fase ini meliputi
yang berikut:.
1. Diseksi dan penggabungan proses-proses baru dan tugas-tugas komponennya menjadi
kegiatan.
2. Deskripsi peran dan tujuan yang dirancang ulang yang telah dibahas dan disepakati
dengan orang-orang yang akan melaksanakannya.
3. Manajemen kinerja dan langkah-langkah untuk peran yang sesuai, yang juga telah
dibahas dan disepakati dengan orang-orang yang akan melaksanakannya.
4. Rencana dan serangkaian tugas yang memungkinkan organisasi untuk 'mengubah' dari
tempat saat ini ke tempat yang seharusnya.
5. Struktur organisasi berbasis proses baru untuk area bisnis yang terlibat dalam proyek.
HOW?
Organisasi harus mendekati program peningkatan dalam urutan berikut:
1. Proses - dapatkan proses yang efisien dan efektif serta menambah nilai bagi strategi
organisasi
2. Struktur - dapatkan peran dan struktur dengan benar, atau sedekat mungkin dengan
yang Anda bisa, untuk mendukung proses baru
3. Orang - hanya setelah proses dan langkah-langkah struktur telah diatasi dan
diimplementasikan dapat Anda mengevaluasi kinerja mereka.

A. STEP 1 : Komunikasi
Ketika fase ini berputar di sekitar orang-orang dalam organisasi, jelas yang terbaik adalah
melibatkan mereka dan diberitahu tentang proses tersebut. Berharap akan ditanya hal-hal
berikut:
1. Apa yang diusulkan?
2. Bagaimana ini akan selesai?
3. Bagaimana pengaruhnya terhadap saya?
4. Masukan apa yang akan saya miliki ke dalam hasil?
5. Bagaimana jika saya tidak suka hasilnya?
Ini hanya beberapa pertanyaan yang perlu dijawab. Tim proyek perlu memastikan bahwa ia
memiliki pendekatan proaktif untuk berkomunikasi dengan bisnis dan orang-orang yang
terkena dampak.

B. STEP 2 : Desain Strategi Orang

Sementara tim proyek harus bertanggung jawab atas pelaksanaan langkah ini, departemen
sumber daya manusia dari organisasi harus terlibat secara signifikan dalam menyusun strategi
dan perencanaan tentang bagaimana pendekatan fase orang dalam proyek (the people
strategy). Strategi yang disepakati kemudian harus didokumentasikan dan ditandatangani oleh
para pemangku kepentingan yang tepat. Para pemangku kepentingan ini dapat meliputi yang
berikut: manajemen dan kepemimpinan, serikat pekerja, orang-orang itu sendiri, dan
mungkin bahkan pelanggan dan pemasok. Adalah kontraproduktif untuk mengatur ulang
dengan cara yang tidak akan didukung pelanggan atau pemasok.

C. STEP 3 : Definisi Aktivitas

Pertama, mari kita periksa apa yang terdiri dari 'kegiatan'. Suatu kegiatan dapat berupa
keseluruhan proses atau bagian (tugas) dari suatu proses. Either way, suatu kegiatan harus
berkontribusi, atau menambah nilai, untuk tujuan proses yang ditetapkan dan
didokumentasikan sebelumnya dalam proyek. Model proses yang dibuat selama fase
Berinovasi akan menunjukkan tugas-tugas yang terkait dengan setiap proses, sehingga
meninjau model-model ini merupakan langkah penting dalam menciptakan definisi kegiatan.

D. STEP 4 : Perancangan Ulang Peran

Pada langkah fase orang ini, peran didefinisikan pada tingkat yang lebih tinggi daripada orang
individu atau deskripsi pekerjaan; ini adalah peran generik, seperti petugas penerimaan atau penilai
klaim.

Perlu beberapa saat untuk menunjukkan beberapa komponen utama yang harus diatasi selama
penciptaan kegiatan dan peran. Model RACI (atau RASCI atau RASIC) yang terkenal adalah
metode yang berguna untuk membantu mengidentifikasi kegiatan, peran dan tanggung jawab
selama fase Orang dalam suatu proyek. RACI / RASCI adalah singkatan untuk:
1. R = Responsibility.
2. A = Accountable.
3. S = Supportive.
4. C = Consulted.
5. I = Informed
Urutan dalam menyelesaikan tabel ini adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi semua aktivitas sebagaimana didefinisikan dalam Langkah 3 (definisi
aktivitas) dari fase People, dan daftarkan mereka pada sumbu vertikal.
2. Identifikasi semua kemungkinan peran masa depan, buatlah daftar pada sumbu
horizontal dan lengkapi sel dalam tabel dengan R, A, S, C, I untuk setiap aktivitas.
3. Atasi celah dan tumpang tindih. Situasi dapat terjadi di mana tidak ada ‘Rs’, beberapa
‘Rs’ atau tidak ‘As’ untuk suatu kegiatan.

E. STEP 5 : Performance Management And Measurement

Gambar 18.4 menunjukkan bahwa pengukuran kinerja bukanlah sesuatu yang dapat
menunggu sampai fase ini sebelum dimulai; itu harus dimulai pada awal proyek dan
dipertimbangkan pada setiap fase, sebagai berikut:
1. Strategi organisasi dan fase arsitektur proses.
2. Memahami fase.
3. Fase inovatif.
4. Fase orang.
5. Fase kinerja berkelanjutan.
Saran kami adalah memulai manajemen kinerja dan pengukuran dengan beberapa langkah
saja, dan membuatnya sederhana. Jika perlu, jumlah dan kompleksitas laporan dan tindakan
manajemen dapat bertambah seiring waktu dan pengalaman. Jelas, langkah-langkah ini tidak
boleh bertentangan dengan tujuan proses lain dan langkah-langkah departemen. Dalam
praktiknya, ini adalah masalah implementasi yang kritis dan sulit.
Informasi pengukuran kinerja ini harus tersedia untuk semua orang dalam unit bisnis atau tim
proses. Sebuah kompetisi kecil, dengan membuat tujuan tim dan kinerja semua anggota tim
individu terlihat, adalah teknik manajemen yang penting.
Example of performance management.

Kegiatan proses diperiksa dan deskripsi pekerjaan baru disusun untuk mencerminkan proses
yang harus diselesaikan dan hasil yang diinginkan. Target kinerja yang disarankan baru akan
terus didasarkan pada pendekatan BSC bahwa organisasi sudah dipekerjakan. Target di
tingkat bawah akan menambah pencapaian target di tingkat yang lebih tinggi berikutnya, dan
secara kumulatif ke atas.

Ini ditinjau untuk memastikan bahwa itu sejalan dengan strategi dan tujuan organisasi, dan
tujuan dan sasaran departemen. Target untuk peran administrasi mencakup target individu
dan tim. Pendekatan 'unit kerja' mengharuskan setiap jenis transaksi diperiksa untuk
menentukan jumlah unit kerja upaya untuk memprosesnya. Banyak dari informasi ini tersedia
dari pekerjaan proyek yang diselesaikan selama fase Understand and Innovate.
Yang termasuk sasaran bagi pemimpin:
1. sasaran tim yang sama dengan peran administrasi, untuk mendorong manajemen tim
dengan cara yang menguntungkan semua orang (organisasi, manajemen, pemimpin
tim, anggota tim).
2. memenuhi kerangka waktu sasaran proses dalam 90 persen kasus, yang memastikan
bahwa pemimpin tim akan mengelola tim mereka secara proaktif untuk memastikan
bahwa beban kerja tersebar merata untuk menghindari simpanan.
3. target untuk memenuhi tujuan proses dari departemen keseluruhan, yang mendorong
kerja sama antara pemimpin tim di departemen yang sama.
 4. Data-data ini tersedia untuk periode waktu tertentu, oleh orang, tim, departemen dan
divisi. Untuk setiap jenis transaksi informasinya termasuk yang berikut:
5. Jumlah transaksi yang diajukan dari periode terakhir.
6. Jumlah transaksi yang diterima selama periode (transaksi baru).
7. Jumlah transaksi yang diselesaikan selama periode yang memenuhi masing-masing
SLA (sasaran proses) adalah Diluar Standar (OOS) 4 Jumlah transaksi yang dilakukan
ke periode berikutnya, termasuk jumlah hari yang tersisa dalam SLA (tujuan proses)
atau apakah itu sudah di luar standar

F. STEP 6: People Core Capabilities Gap Analysis

Langkah ini adalah di mana proyek mulai membahas kemampuan masyarakat. Penyelesaian
matriks ini akan telah dimulai sebelumnya pada fase Memahami, dan sekarang harus
diperbarui dan diselesaikan. Jika tindakan yang dipilih adalah untuk melatih atau memberikan
pelatihan di tempat kerja untuk orang yang ada, jangan meremehkan berapa lama waktu yang
diperlukan untuk mengubah sikap dan perilaku. Upaya, waktu, dan sumber daya yang cukup
harus dicurahkan untuk kegiatan ini.
G. STEP 7: Design Organization’s Structure
Empat skenario yang mungkin untuk implementasi BPM dijelaskan sebagai:
1. Bisnis seperti biasa
2. Di kursi pengemudi
3. Proyek percontohan
4. Di bawah radar.

Cara untuk mencapai ini adalah dengan pendekatan pembuatan struktur organisasi sebagai
suatu proses. Lengkapi model tingkat tinggi dan kemudian secara progresif memodelkan
desain organisasi yang direstrukturisasi secara lebih rinci. Lengkapi model hubungan
organisasi baru untuk memastikan bahwa kesenjangan proses diminimalisasi sebanyak
mungkin. Bagan organisasi harus:
1. Meminimalkan antarmuka departemen
2. Memaksimalkan efektivitas dan efisiensi proses
 3. Meminimalkan lapisan manajemen
4. Yang paling penting, memaksimalkan kejelasan.

H. STEP 8 : Update people change management strategy

Strategi manajemen perubahan orang mungkin memerlukan pembaruan sebagai hasil dari
desain peran, analisis kesenjangan kapabilitas inti karyawan, dan desain ulang struktur
organisasi, seperti yang dilakukan pada langkah sebelumnya. Perubahan dalam salah satu
aspek ini mungkin memerlukan konsultasi dan kolaborasi yang signifikan dengan orang-
orang dalam bisnis, dan memang, pemangku kepentingan lain di luar lingkup pengaruh
langsung. Minimal, strategi komunikasi perlu diperbarui serta pelaksanaannya.

I. STEP 9 : Update HR policies

Setelah semua perincian di atas diselesaikan, berbagai kebijakan dan manual prosedural,
keluarga / kelompok pekerjaan (peran), struktur remunerasi dan dokumentasi SDM lainnya
harus diperbarui atau ditulis. Ketika mempertimbangkan bagaimana melakukan pendekatan
pengembangan kebijakan ini, pertimbangkan penggunaan alat pemodelan proses untuk
melampirkan model proses baru ke dokumentasi kebijakan dan prosedur pada titik yang
tepat.
J. STEP 9 : Develop training
Selama fase Memahami, organisasi akan mulai mengidentifikasi informasi dan kebutuhan
pengetahuan dan untuk membangun matriks kemampuan, yang kemudian diperluas dan
diselesaikan pada langkah analisis kesenjangan kemampuan inti dalam fase ini. Ini sekarang
harus dimanfaatkan lebih lanjut untuk mengembangkan strategi dan rencana pelatihan.
Untuk menyelesaikan pengembangan pelatihan, organisasi juga perlu menyelesaikan hal-hal
berikut:
1. Analisis kebutuhan pelatihan
2. Analisis media pelatihan (bagaimana pelatihan akan didokumentasikan dan
disampaikan?)
3. Pengembangan materi pelatihan
4. Populasi just-in-time melatih kendaraan - tidak ada gunanya melatih orang jauh
sebelumnya dan kemudian membiarkan mereka melupakan pelajaran yang didapat.

Kegiatan yang perlu dipertimbangkan selama pengembangan pelatihan meliputi:

1. Bagaimana pelatihan akan disampaikan?
2. Siapa yang harus dilibatkan dalam pengembangan pelatihan - tim proyek?
3. Format apa yang harus digunakan?