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GUÍA PARA EL MANEJO DE EXPEDIENTES A CARGO DE LA

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Bogotá D.C. Septiembre de 2017


GUÍA PARA EL MANEJO DE EXPEDIENTES A CARGO DE
LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Área Organizativa: Oficina de Control Interno Disciplinario Código: G – TH – 07 Versión 01

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------ 3
I. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA LA DESIGNACIÓN DE
RESPONSABLES DE LOS EXPEDIENTE DISCIPLINARIOS. ------------------------- 4
II. PASOS PARA EL REGISTRO SIGECID (Sistema de Gestión de Control Interno
Disciplinario). --------------------------------------------------------------------------------------- 6
III. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS Y
SOLICITUD DE COPIA ---------------------------------------------------------------------------- 8
MARCO LEGAL ---------------------------------------------------------------------------------------- 10
DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------------- 10
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ------------------------------------------------------------ 10

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LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Área Organizativa: Oficina de Control Interno Disciplinario Código: G – TH – 07 Versión 01

OBJETIVO

Evitar pérdida, deterioro, sustracción o alteración de los expedientes disciplinarios, dar


directrices para su consulta y reproducción de los mismos, suministrando una
herramienta para prevenir y dar un manejo adecuado de los expedientes a cargo de la
Oficina de Control Interno Disciplinario, a través de la descripción de actividades que
permitan brindar un servicio público oportuno, eficaz y eficiente tanto al usuario interno
como externo.

ALCANCE

Este protocolo está dirigido a las personas que conformen la Oficina de Control Interno
Disciplinario y a quienes en el marco de la Ley 734 del 2002 “por la cual se expide el
Código Disciplinario Único” y la ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley
de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones”, reglamentos y resoluciones concordantes.

El servicio de consulta de expedientes se realizara únicamente por las personas


involucradas en calidad de sujetos procesales, investigado o su apoderado para el
ejercicio de su derecho de defensa y contradicción, y demás implicados conforme lo
considere el jefe de la Dependencia o lo requiera el órgano de control competente.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los efectos de este protocolo, las palabras que se detallan a continuación tendrán
al siguiente alcance:

Acta de reparto: Es una plantilla diseñada por la Oficina, con el fin, de proyectar lo que
requiere cada proceso, por ejemplo: Auto de Indagación preliminar, Auto de
Investigación Disciplinaria, Auto de Pruebas, Auto de traslados, entre otros.

Sustanciar las quejas recibidas, asignarles competencia y entregar el caso al


profesional de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de


un mismo trámite o procedimiento, que se conservan manteniendo la honestidad y orden
en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su actuación definitiva.

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Queja: La queja es una de los medios que ponen en movimiento la actuación


disciplinaria, conforme a lo dispuesto en el estatuto disciplinario y en consideración de
conceptos de la Procuraduría General de la Nación, la queja se refiere a la presentación
verbal o escrita de persona natural (quejoso) sobre un hecho irregular que éste tiene
sobre la administración.

Informe: La actuación también puede originarse de oficio o por información


suministrada por servidor público (informante) artículo 69 de la ley 734 de 2002, en
este último evento se denomina comúnmente al funcionario como informante.

Procedimiento: Actuación por trámites judiciales o administrativos.

Procedimiento Ordinario: Se encuentra dentro del Sistema de Gestión de Calidad


(SIGEPRE) con el código P-TH-08 (Versión 06), su objetivo es establecer las pautas
necesarias para el trámite de los procesos disciplinarios de los servidores públicos para
dar cumplimiento con lo establecido en la ley y por la entidad; aplicando la función
Correctiva y/o preventiva en el ejercicio de la función administrativa.

Procedimiento verbal: Se encuentra dentro del Sistema de Gestión de Calidad


(SIGEPRE) con el código P-TH-16 (Versión 01), su objetivo es investigar aquellas faltas
disciplinarias que se ajusten a las causales del artículo 175 de la ley 734 de 2002,
haciendo el proceso más ágil y expedito, oral y concentrado en audiencias, con el fin de
investigar y sancionar las conductas que afecten el deber funcional.

Proceso: Conjunto de actos y trámites seguidos ante un juez o tribunal, tendentes a


dilucidar la justificación en derecho de una determinada pretensión entre partes y que
concluye por resolución motivada.

Usuario interno: Servidor del Departamento Administrativo de la Presidencia de la


República.

Usuario externo: Ciudadano, profesional del derecho, que requiere atención del
servicio administrativo.

Caratula Expediente Físico: Plantilla de Identificación de los procesos.

I. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA LA DESIGNACIÓN DE


RESPONSABLES DE LOS EXPEDIENTE DISCIPLINARIOS.

1. Recibida la queja o informe en la Oficina de Control Interno Disciplinario la Secretaría


del despacho o quien haga sus veces deberá corroborar la radicación de la queja o
informe, entregando el escrito al jefe de la Oficina quien evaluará el contenido del
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escrito, dando instrucciones a la Secretaría de despacho ya sea para hacer el reparto


de asunto al interior de la oficina o para dar traslado del asunto la entidad o
dependencia competente.

2. Conforme a las instrucciones dadas por el jefe de la dependencia, ya sea que se


haya asumido competencia por el despacho o se traslade el asunto al competente,
en cualquiera de los casos la Secretaría del Despacho deberá informar al interesado
y/o competente sobre la competencia o traslado del asunto dentro de los términos
legales establecidos.

De todas las quejas o informes recibidos la Secretaría del despacho dejará los
registros físicos y digitales correspondientes de la siguiente manera:

 De las quejas o informes de competencia del despacho, la Secretaría o quien


haga sus veces procederá a formar la carátula del expediente físico (F-TH-
41) y elaborar el registro digital en el Sistema de Gestión de Control Interno
(SIGECID), una vez se tenga el registro se procederá a la entrega del
expediente, diligenciando en el acta de reparto el recibido del responsable
designado (F-TH-43). Véase pasos para el registro SIGECID.

 De las quejas, informes o escritos que no sean competencia del disciplinario


se dejará constancia en una carpeta de traslados en físico y el
correspondiente registro digital en el Sistema de Gestión de Control Interno.

3. Repartidos los asuntos y designados los responsables del expediente, estos


procederán a la evaluación correspondiente de la queja o informe conforme a lo
establecido en la ley 734 del 2002. En adelante las actuaciones bajo la reserva del
expediente deberán constar en físico y una vez el expediente sea archivado deberá
constar en registro digital en el SIGECID.

4. Los expedientes que se encuentran archivados deberán ser trasladados en los


tiempos establecidos conforme al cronograma de trasferencia documental informada
por el Grupo de Gestión Documental, y deberán contar con los registros tanto fiscos
y digitales antes mencionados para el momento de su trasferencia.

NOTA: Las quejas e informes de competencia del despacho serán repartidos en orden
de llegada o conforme lo decida el Jefe de la Dependencia, diligenciado el acta de
reparto por la Secretaria del despacho y el servidor administrativo que recibe el
expediente, dejando constancia de la entrega del expediente foliado a quien en adelante
será el responsable del expediente y sus actuaciones.

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II. PASOS PARA EL REGISTRO SIGECID (Sistema de Gestión de Control


Interno Disciplinario).

Qué es el SIGECID?

Es un aplicativo donde se registra todas las actuaciones que se efectúan dentro de un


proceso. Es un sistema donde se guarda, registra, ingresa, archiva etc., los documentos
de un proceso o expediente digitalizado que hacen parte de un mismo trámite o asunto;
durante el transcurso de su gestión; para servir como información o evidencia a la
persona o institución que los produce.

Objetivo:

Organizar un sistema de seguridad de los documentos producidos y recibidos durante


el desarrollo de los procesos, para tener una perfecta conservación de los mismos y
proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.

Pasos que se debe seguir para radicar o hacer registros en el SIGECID.

1. Ingresar al SIGECID por el link http://sigecid.presidencia.gov.co


2. Diligenciar el nombre del usuario y la clave asignada para iniciar sesión.

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3. Dar clic en el ítem “radicar”, acto seguido dar clic en el ítem para registrar la
actuación ingresando los datos requeridos.

4. Los ítems que se encuentran en los reglones “Entidades” y “Disciplinados”


serán útiles para que en el caso de requerir la creación o edición de la
entidad o disciplinado.
5. En el reglón “Expediente” automáticamente el sistema dará el número del
expediente, por ejemplo JMSC957.
6. Los demás renglones se deberán diligenciar conforme a la noticia disciplinaria y
estado del proceso.
7. Los botones en verde y rojo respectivamente servirán para agregar o quitar
“Entidades” y “Remitente” respectivamente.
8. En el renglón “Asunto” se deberá diligenciar sucintamente la posible falta
disciplinaria referida en la queja o informe.
9. En el reglón descripción se dejara un registro de las actuaciones más importantes
lo más detallado posible. por ejemplo: queja allegada el día 1-12-2016, apertura
de indagación preliminar mediante auto No. 16 del 1 -1-2017.
10. En el renglón “Estado de la queja” cada vez que se registre una actuación se
deberá dejara consignado el estado conforme al último registro: radicado, en
revisión, cerrado, trasladado archivado e inhibitorio.

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11. Los registros deberán quedar guardados junto con los archivos adjuntos de la
actividad descrita, usando el vínculo de “Adicionar” o “Eliminar” adjuntos, según
sea el caso.

Continuar con los Pasos 3 y 4 de acápite descripción de actividades para la designación


de responsables de los expediente disciplinarios

Resumen:

12. Radicada la queja y/o informe en el SIGECID, la secretaría de despacho o quien


haga sus veces, diligenciara el formato de “Caratula de Expediente Físico F-TH-
41, de tal forma que deberá preparar la carpeta del expediente.
13. Organizada la carpeta la secretaria del despacho deberá diligenciar el formato de
“Acta de Reparto” con código F-TH-43 con su respectivo número consecutivo,
conforme la hoja de control y seguimiento del expediente, una vez diligenciada
para la firma del jefe.
14. Por último se procede hacer entrega de la carpeta a cada uno de los abogados
responsables del caso, firmando el respectivo recibido en el Acta de Reparto.

NOTA: Todas las actuaciones deberán ser registras en el aplicativo por lo menos antes
de ser trasladadas al archivo central.
Cualquier actuación después de radicado el expediente deberá ser diligenciada por la
persona a cargo del expediente.

III. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS


Y SOLICITUD DE COPIA

1. El responsable del expediente de la Oficina de Control Interno Disciplinario, recibe


de los usuarios: solicitudes de consulta, requerimientos de copias y demás
correspondientes a las competencias propias del disciplinario, las solicitudes se
realizara por escrito o verbalmente por cualquier medio.

2. El servidor que atiende en la solicitud, deberá:

• Recibir al usuario con cortesía y amabilidad, verificar que el ciudadano sea parte
procesal o abogado de una de las partes.
• En caso de restricción se deberá informar al solicitante.
• Revisar la solicitud que motive su requerimiento y dar viabilidad de acuerdo con
la ley, verificando que no hayan restricciones.

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• En caso de facilitar los documentos el interesado deberá diligenciar la planilla de


préstamo de documentos (F-TH-87) haciendo el acompañamiento por parte del
funcionario responsable del expediente quien solicitará al usuario su cédula de
ciudadanía, en caso de ser parte involucrada o su tarjeta profesional o que lo
certifique como abogado o defensor de oficio, en ambos casos, los documentos
de identificación serán entregados una vez devueltos los expedientes y
comprobado que los mismos se encuentran en el estado en que se prestaron.
• En ningún caso se autoriza a funcionarios o particulares retirar los documentos
de las instalaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica.
• La devolución del expediente al archivo se deberá hacer una vez transcurridos
30 minutos de revisión, por parte del usuario externo. Este tiempo puede variar
dependiendo del volumen documental del requerimiento.

3. En caso de requerir la reproducción de copias de los documentos, se tendrá que


realizar conforme a la resolución vigente para la solicitud de copias del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. En efecto el usuario
deberá:

• Solicitar al servidor del disciplinario el formulario de solicitud de copias F-TH-86.


• Llenar el formulario y entregar el formulario al servidor de la Oficina.

4. El servidor de la oficina deberá verificar que los datos del formulario se encuentren
completos e informar el establecimiento bancario donde podrá hacer el depósito por
concepto de las copias, conforme al valor unitario fijado por servicios de fotocopias
a blanco y negro en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica contenido en la resolución que se encuentre vigente al momento de la
solicitud.

5. Una vez efectuado el depósito el usuario deberá allegar el comprobante de pago a


la Oficina de Control Interno Disciplinario.

6. El servidor que lleva el caso deberá una vez reciba el comprobante deberá informar
al Área financiera sobre la solicitud; a su vez deberá solicitar las copias con la
empresa de fotocopiado suscrita en la resolución e informar al solicitante sobre la
entrega de las mismas.

7. Se dejará constancia del recibido de las copias en la planilla de solicitud de copias


o en su defecto dentro del expediente disciplinario.

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MARCO LEGAL

Los funcionarios de la Presidencia de la República, estamos comprometidos a


salvaguardar la moralidad pública cumpliendo con los principios de trasparencia,
objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, economía,
neutralidad, eficacia y eficiencia que se debe observar en el desempeño de su empleo,
cargo o función, ejercerá los derechos, cumplirá los deberes, respetará las prohibiciones
y estará sometido al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y
conflictos de intereses, establecidos en la Constitución Política y en las Leyes.

La Ley 734 de 2002 en su artículo 76, establece que toda entidad u organismo del
Estado deberá organizar una Unidad u Oficina del más alto nivel, cuya estructura
jerárquica permita preservar la garantía de la doble instancia encargada de conocer y
fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus
servidores (…).

Cabe señalar en el artículo 35 de la misma ley establece se tiene las siguientes


prohibiciones, contenidas en los numerales: 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de
bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
funciones. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no
autorizadas.

Que la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y
del Derecho de Acceso a /a Información Pública Nacional, estableció en su artículo
26 que la respuesta a solicitudes de acceso a información pública debe darse en los
términos establecidos por la ley, y que deberá ser gratuita o sujeta a costo que no
supere el valor de reproducción y envío al solicitante. Todas las dispersiones aquí
contenidas están sujetas al marco de reserva legal.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y


formatos o en el campo de documentos asociados a la Oficina de Control Interno
Disciplinario.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

 Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario

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