KATA PENGATAR

Puji dan syukur penyusun panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan kekuatan, kesehatan, dan kenikmatan yang tak terhingga sehingga
penyusun dapat menyelesaikan Laporan Pemeliharaan dan Perawatan arsip.
pihak, baik berupa moril maupun materil. Oleh Karena itu, penyusun
mengucapkan terima kasih kepada :
Kedua orang tua, yang telah memberikan doa, dukungan dan bantuannya baik
secara moril maupun materil serta seluruh keluarga yang telah memberikan semangat
dan motivasi. Guru mata pelajaran produktif yang telah memberikan semangat dan
motivasi. Seluruh sahabat dan rekan-rekan Jurusan Administrasi Perkantoran SMK
PELITA Bandung. Semua pihak yang sudah memberikan semangat, perhatian, dan
bantuan yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penyusun menyadari banyak sekali kekurangan dalam penyusunan Laporan
Pemeliharaan dan Perawatan arsip ini. Oleh karena itu kritik dan saran yang
membangun sangat penyusun harapkan.
Akhir kata, penyusun berharap semoga laporan Pemeliharaan dan Perawatan arsip
ini dapat bermanfaat bagi penyusun khususnya dan umumnya bagi semua pihak yang
terinspirasi dengan Laporan ini.

Bandung,Septembar 2014

Tim Penyusun
 A. Pendahuluan

Pemeliharaan merupakan salah satu usaha pengamanan arsip agar terawat

dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakandan hlangnya arsip.
Perawatan merupakan kegiatan memperhatikan kondisi arsip agar tetep baik
mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya teteap terpelihara.

Tujuan pemeliharaan dan perawatan ini mengarah pada usaha untuk

melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara,
dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Faktor faktor yang dapat
menjadi penyebab kerusakan arsip antara lain:

1. Faktor biologis, seperti jamur, serangga, dan binatang pengerat

2. Faktor fisis seperti, cahaya, panasmatahari, dan air
3. Faktor kimiawi seperti pengaruh tinta tulisan dan keasaman kertas
4. Factor lingkungan seperti manusia, bancana alam, banjir dan kebakaran

B. Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip meliputi pemeliharaan lingkungan, pemeliharaan bentuk-

bentuk arsip, fumigasai.
1. Pemeliharaan lingkungan
Faktor faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan antara
lain sebagai berikut:
a. Petugas arsip
Petugas arsip harus memiliki sikap dan prilaku:
1. Jujur dan dapat menyimpan rahasia.
2. Disiplin.
3. Terampil dan cekatan.
4. Terdidik dan terlatih.
5. Rapih dan bersih.
b. Depo arsip (tempat penyimpanan arsip)
Depo arsip harus memnuhi syarat-syarat sebagai berikut.
 1. Ruang tempat penyimpanan arsip cuup luas, bersih dan tenang
venntilasi di pasangi filiter agar cahaya tidak langsung menembus ke
dalam ruangan dan mengenai fiski arsip.
2. Bangunan yang dijadikan depo arsip harus menggunakan bahan
bangunan yang tidak mudah merusak di makan rayap, terbakar dan
dingding atau lantai tidak lembab.
3. Lokasi bngunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh
banjir dn bencanan alam lainya.
4. Temperature suhu dan kelembaban harus di seseuaikan dengan
kebutuhan penyimpanan, untuk itu di perlukan AC di lengkapi
dengan alat pemadan kebakaran.
c. Peralatan
Peralatan kearsipan yang diperlukan antara lain; rak, filing cabinet, dan
lemari gambar. Usahakan agar semua peralatan tersebut berkualitas baik
da memenuhi standarisasi yang telah di tentukan.
2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik.
a. Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio).
Pemeliharaan terhadap arsip rekaman suara meliputi kegiatan- kegiatan :
1. Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara
teratur.
2. Membuat duplikasi copy dari master copy, sesuai media yang standar
agar master copy terjaga dengan baik duplikasi copy di pakai sebagai
layanan informasi.
3. Memeriksa informasi mutu suara dengan cara memutarnya dalam
kecepatan normal setiap 6 bulan sekali.
4. Menyimpan piringan/kaset dalam lemari standard an menyusutnya
secara vertical.
5. Menjaga agar kondisi ingkungan stbil, temperature suhu berkisar
antara 4-6 derajat celcius dan kelembaban berkisar antara 40-60%
RH.
b. Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual)
Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual) meliputi kegiatan-
kegaitan:
1. Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara
teratur.
 2. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada apabila foto positif,
makan di buatkan foto negtaifnya. Sebalinya jika ada foto negatif
maka di butkan foto positifny.
3. Menyimpan foto negative dalam sampul (amplop) yang terbuat dari
bahan polyster tranparan/dalam sampul yang berukuran besar yang
terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
4. Menyimpan arsip foto positif dalam amplop kertas berukuran besar
yang terbuat dari bahan yang kandungan asanya rendah.
c. Pemeliharaan arsip moving audio visual
1. Memelihara dan merawat film dan video.
2. Memlihara media arsip film dan video.
d. Pemeliharaan arsip elektronik
1. Pengamanan informasi
 Menciptakan prosedur pengoprasian yang dapat menjamin
keamanan.
 Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hadwere) penyesuaian
teknologi (updating) secara berkala.
 Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (sofwere) dan
melakukan penyesuain secara berkala.
2. Pemeliharaan fisik arsip teknologi
 Penggunaan perangkat keras yang berkaitan secara baik.
 Penggunaan sofwere asli
 Memback up data secara berkala.
 Menyimpan arsip elektronikidi yang terlindungi.
3. Fumigasi (pengasapan)
Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik
arsip secara berkelanjutan dapat di hindari.
 Ada 3 metode dalam pelaksanaan fumigasi yaitu:
1. Fumigasi ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan di laksanakan di tempat
arsip tersebut di simpan.
2. Fumigasi di bawah penutup
Fumigasi di bawah penutup dilaksanakan di dalam ruangan
besar tetapi volume arsipnya relative sedikit.
 3. Fumigasi bertahap dilaksanakan pada ruangan khusu dengan
design tertentu yang dipergunakan untuk fumigasi.

C. Perawatan asrip
1. Membersihkan arsip
Pembersih arsip yang kotor di lakukan dengan cara :
a. Arsip-arsip yang kotor di letakan di atas meja yang di sediakan.
b. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembar arsip dengan alat
pembersih yang tidak merusak arsip.
c. Arsip yang telah di bersihkan di simpan di tempat terpisah dari arsip yang
sedang dalam proses pembersihan.
2. Menghilangkan noda dan bercak.
Noda yang menempel pada arsip dapat pula di hilangkan dengan
menggunakan zat kimia. Sesuai dengan jenisnya.

No Jenis noda dan bercak Bahan pembersih

1 Lem kertas Air hangat
2 Lak Accetone
3 Minyak Gasoline/benzene
4 Cat Alkohol di campur benzene
5 Lilin gasoline/chloroform
6 Jamur ethylene
7 Lumpur Air steril di campur amonia
8 Lipstick Asam tentrat 5% di ampur air
9 Permis Alkohol di campur benzene
10 Cellotape Trichloroethane

3. Menangani arsip basah

Arsip yang basah dan kotor dapat ditangani dengan cara:
a. Untuk kotoran lumpur dan debu dapat di cuci dengan air dingin dan
detergen.
b. Pembersih dilakunan dengan di usap dengan kapas.
c. Mengeringkan arsip
4. Memutihkan kertas
Warna kertas yang berubah karena kurangnya pemeliharaan dan perawatn
dapat di atasi dengan memutihknya dengan bahan kimia.
5. Pencucin
Pencucian merupan tindak lanjut dari prose pemersihan dan pemutihan kertas.
Sebelum di cuci di lakukan pengujian daya larut tinta dengan tingkat
keasaman kertas.
6. Menambal dan menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakuakn untuk mengisi lubang-
lubang atau bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan
kembali arsip yang robek.
7. Enkapsulisasi
Enkapsulisasi adalah suatu cara untuk memelhara arsip dengan menggunakan
behan pelndung guna menghindari arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
8. Laminasi
Laminasi adalah suatu lembar arsip di antar duabahan penguat.