Anda di halaman 1dari 15

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA sehingga makalah
ini dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas
bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun
pikirannya.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi
makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Makassar, 29 Oktober 2017

Penyusun

1
BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab untuk
perusahaan, salah satunya adalah melakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas sering dilakukan
pimpinan di dalam perusahaan untuk berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan
di kantor/perusahaan cabang, seminar, diklat, janji pertemuan, penjajakan kerja sama,
menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial dan berbagai kegiatan lainnya.

Dalam pengurusan perjalanan dinas, biasanya pimpinan dibantu oleh sekretaris, baik
sebelum maupun sesudah melakukan perjalanan dinas. Sebelum melakukan perjalanan dinas,
pimpinan harus mengetahui semua yang sudah dijadwalkan dan yang sudah disiapkan oleh
sekretarisnya. Karena segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan dinas telah dipersiapkan
oleh sekretaris, maka pimpinan dapat mempersiapkan hal yang berkaitan dengan tujuan
perjalanan dinas dengan baik.

Prosedur perjalanan dinas dari perusahaan sangat mempengaruhi keberhasilan


perjalanan dinas pimpinan. Dengan prosedur perjalanan dinas yang baik, maka tahapan-tahapan
dalam persiapan untuk melaksanakan perjalanan dinas akan cepat selesai dengan mudah
sehingga tidak ditemukan kendala saat pimpinan melakukan perjalanan dinas

B. Rumusan masalah

a) Apa yang dimaksud agenda kegiatan pimpinan?


b) Bagaimana proses membuat perencanaan kerja?
c) Apa hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan?
d) Bagaimana contoh jadwal agenda kegiatan pimpinan?

C. Tujuan penulisan

a. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan agenda kegiatan pimpinan.


b. Memahami proses pembuatan perencanaan kerja.
c. Mengetahui hal-hal yang herus diperhatikan dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan.
d. Mengetahui contoh jadwal agenda kegiatan pimpinan.

2
BAB 2

PEMBAHASAN

A. Agenda Kegiatan Pimpinan

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur
kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat
seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan
manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.

Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat.
Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga
pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu
berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan
penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang
melibatkan pihak lain.

Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat
pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting seperti
membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.
Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak
menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara
optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan
skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.

Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola
kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan
manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.
Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar
jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, yaitu :

a. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
b. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
c. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal
kegiatan pimpinan,
d. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
e. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

3
Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan
yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk
itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang
dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

a. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan
atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru
datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran,
kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka
alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

a) Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai
wakilnya.
b) Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan
Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

b. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan,
pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi
permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan
didelegasikan kepada pejabat lain.

B. Membuat Perencanaan Kerja

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus
membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalah kegiatan
sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam
pekerjaannya.
Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :

a. Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,


b. Menentukan berbagai alternative,
c. Mengatur sumber daya yang diperlukan,
d. Menentukan pelaksanaan kerja.

4
C. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan
Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga
sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan,
sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan
mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga
mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal
acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:

a. Menerima dan menghimpun surat.


b. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
c. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
d. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

D. Contoh Agenda Pimpinan

I. Contoh Agenda Pimpinan Harian

PT ADHI JAYA

No. Hari/tanggal Pukul Jenis Kegiatan Tempat


1. Senin, Membicarakan rencana Ruang tamu
1 Oktober 2012 14.00 pameran dengan klient atasan Marketing
anda untuk memberikan Manager
kontrak kerjasama
16.00 Menerima kunjungan ramah Ruang Rapat
tamah dari Bapak PT Adhi Jaya
Drs.Amrullah Direktur PT
Insan Cemerlang
19.00 Membicarakan audiensi Ruang sidang
dengan Bapak Walikota pimpinan
Jakarta Barat
2. Selasa, 11.00 Rapat dengan Kadinda DKI Rama Shinta
2 Oktober 2012 Room Hotel
Merdeka
15.00 Menemui Bapak Andi Ruang tamu
Wijonarko dari PT Santosa Marketing
Harapan Jaya Manager

5
19.00 Menghadiri peresmian dan PT Multi
pembukaan PT Multi Media Media
Jl.Ir Juanda 511 Jakarta Jl.Ir.Juanda
511 Jakarta
3. Kamis, 11.00 Menerima kunjungan relasi Ruang
4 Oktober 2012 dari Malaysia yaitu Bapak Serbaguna
Abdullah Hasan PT Adhi Jaya
4. Sabtu, 15.00 Meeting akhir pekan dengan Ruang sidang
6 Oktober 2012 para Manager pimpinan
5. Senin, 10.00 Menandatangani kontrak kerja Di Palembang
8 s.d 10 Oktober 2012 dengan PT Trisula

6. Kamis, 13.00 Mengunjungi panti asuhan Jatiwaringin


11 Oktober 2012 Assyati’yah dan menyerahkan Pondok Gede
peralatan sekolah
7. Jum’at, 10.00 - Menemui Bapak Drs.Frans Ruang
12 Oktober 2012 11.00 Budiono Kepala Dinas Serbaguna
Pendapatan Daerah DKI dan PT Adhi Jaya
mengkonfirmasi kepada beliau

8. Sabtu, 15.00 Meeting akhir pekan dengan Ruang sidang


13 Oktober 2012 para Manager pimpinan

9. Senin, 10.00 Sebagai pembicara pertama Hotel Patra


15 Oktober 2012 dalam seminar “Prospek Jasa Jakarta
pengembangan teknologi
menjelang AFTA 2012”
(bahan persentasi belum di
buat)

10. Seslasa, 10.00- Rapat dengan para manajer Ruang sidang


16 Oktober 2012 11.00 pimpinan

11. Kamis, 10.00 Mewawancarai pelamar untuk Ruang sidang


18 Oktober 2012 jabatan Asisten Manajer pimpinan
Marketing
12.00 Negoisasi dengan PT ACCER Ruang
Serbaguna
PT Adhi Jaya
12. Sabtu, 15.00 Meeting akhir pekan dengan Ruang sidang
20 Oktober 2012 para Manager pimpinan

6
13. Senin, 09.30 Menyambut Mr.Okinawa dari Hotel Sangrila
22 Oktober 2012 bank of Tokyo dengan JAL
202 (perlu dijemput di bandara
dan di hantar ke hotel)

14. Kamis, 11.00 Menghadiri acara serah terima Restoran


25 Oktober 2012 salah satu Komisaris Laurina Jakarta
perusahaan dan dilanjutkan
makan siang

15. Sabtu, 15.00 Meeting akhir pekan dengan Ruang sidang


27 Oktober 2012 para Manager pimpinan

16. Minggu, 09.00- Membuka dan meresmikan Jakarta


28 Oktober 2012 11.00 pameran perlatan Kantor Convention
Center
15.00 Golf dengan para manager dan Di Pangkalan
dewan komisaris. Jati

17. Senin, 12.00- Pertemuan dengan Bapak Ir. Restoran


29 Oktober 2012 13.30 Andy Wijanarko dari PT “Laurent”
Cahaya Anugerah di Bandung
untuk membicarakan masalah
kerjasama dan dilanjutkan
makan siang.

16.00 Untuk menindaklanjuti Di ruang


pimpinan akan melaksanakan pimpinan
Press Release dengan media
massa terbitan ibukota.

18. Selasa, 20.00 Menutup pameran peralatan Jakarta


30 Oktober 2012 kantor Convention
Center

11.00 Di panggil bapak Gubernur Di Ruang


Sidang
Gubernur
19. Rabu, 11.00 Pertemuan rutin tutup bulan Restoran
31 Oktober 2012 dengan KADINDA DKI dan Mediterania
dilanjutkan makan siang.

7
II. Contoh agenda kegiatan pimpinan mingguan

PT SURYA KENCANA
Jadwal Acara / Kegiatan Pimpinan

No Hari/Tanggal Acara Kegiatan Jam Tempat Keterangan

1 Senin, 27 Meeting Antar Devisi 08.00- Ruang


Februari 2012 09.00 Serbaguna

Menjenguk Bapak Ramli 11.00- RS Mitra Makan siang di


12.00 Keluarga Restoran Indah

Kembali ke Kantor 13.30

2 Selasa, 28 Undangan 14.00 s/d Gedung


Februari 2012 selesai Dirgantara

3 Rabu, 29 Presentasi pada acara 10.00- Ruang Evaluasi Pencapaian


Februari 2012 Workshop 16.00 Serbaguna Target Market
periode Juli-
Desember 2011.
Dihadiri seluruh
staf, devisi, dan sub
devisi berjumlah 25
orang

4 Kamis, 1 Maret Bertemu Ibu Leni 08.00- PT CIPTA Membicarakan


2012 Direktur PT CIPTA 11.00 AGUNG perluasan usaha di
AGUNG dan makan Jakarta ( di wakili
siang Menara Gading sekretaris)
Rest

Bapak Handoyo 08.30- Ruang


melaporkan hasil 10.00 Pimpinan
monitoring dan evaluasi
cabang Jakarta

Rapat Direksi 10.30- Ruang Rapat di Misi dan Visi


12.00 lantai 7 Perjalanan Bisnis

Konfirmasi ulang 13.30 Untuk


mengenai kunjungan ke Keberangkatan
kantor cabang di Minggu Pagi
Surabaya dan memesan
tiket pesawat Garuda

8
Indonesia Airlines

Menemui Bapak 14.00- PT Mutiara


Surahman 16.00 Indah Jl. Pal
Merah No. 15
Kantor Bapak
Surahman

5 Jum’at, 2 Maret Pertemuan dengan 10.00 Kontrak Kerja


2012 Bapak Faris, Marketing Franchise
PT KID Com
( di wakili
sekretaris)

Menyiapkan dokumen -
untuk ekspor ke Jepang

Menemui Bapak 10.00- Kantor


Kakanwil Peperindag 11.30 Peperindag

Pertemuan dengan Ibu 12.30 PT CIPTA Membicarakan kerja


Setya Direktur PT INDAH sama transportasi ke
CIPTA INDAH Bandara Halim
Jl. H M Perdana Kusuma
Thamrin No. V
Jakarta Selatan

6 Sabtu, 3 Maret Menghadiri Undangan 19.00 Krakatau Ball Pesta Perkawinan


2012 Room Horison Putri Bapak Ardi
Hotel Jakarta Martono

9
III. Contoh Agenda Pimpinan Bulanan

PT MAESTRO JANE

Bulan Februari 2017

No. Hari/tanggal Pukul Kegiatan Tempat Keterangan


Hari ke-1 -
Rakernas Rei, Hari
Hotel Ibis, Jl.
Selasa - Rabu, 6 ke-2 - Kunjungan
16.00- Hari ke -1 Rakernas REI Monginsidi 23,
1 - 7 Februari ke beberapa
21.00 di Surabaya Surabaya, ruang
2017 pemukiman
Bugenvil
perumahan
Surabaya Asri
Menjadi nara sumber Hotel Saphir, Jl. Permintaan
Sabtu, 11 19.00-
2 pada acara Program Solo - Yogyakarta pimpinan cabang
Februari 2017 21.00
Green House ruang Arjuna REI Surabaya
Novotel Hotel -
09.00- Melakukan MOU dengan
Yogyakarta , ruang
12.00 PT Buana Sakti
Kamis, 16 Merpati, Lt. 3
3
Februari 2017 Memimpin rapat
13.00- Kantor PT Maestro
koordinasi dengan para
15.00 Jane, ruang 3
staf
Menerima kunjungan Penjajagan untuk
Jumat, 17 Kantor PT Maestro
4 dari anak cabang melakukan
Februari 2017 Jane
perusahaan, PT Larasati kerjasama
Selasa, 21 10.00- Meeting dengan Bpk. Kantor Walikota - Membahas Green
5
Februari 2017 12.00 Walikota Yogyakarta Yogyakarta City Yogyakarta
Kunjungan ke PT Bima Sakti Jl.
Kamis, 23 10.00-
6 perusahaan anak cabang, Simanjuntak 56,
Februari 2016 14.00
PT Bima Sakti Yogyakarta
Perjalanan dinas ke Hari ke- 1 temu
Sabtu - Minggu,
08.00- Jakarta Kontrak ramah, Hari ke-2
7 25-26 Februari
Selesai kerjasama dengan Kantor penanda-tanganan
2017
Pemerintahan DKI kontrak
Rencana
Senin, 27 08.00-
8 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan pengem,bangan
Februari 2017 10.00
usaha
Selasa, 28 09.00- Menghadiri rapat REI di Hotel Santika, ruang
9
Februari 2017 12.00 Semarang Sanjay, lt. 3

10
IV. Contoh Agenda Pimpinan Tahunan

AGENDA KERJA PIMPINAN DAN PENGADILAN AGAMA KELAS I-A PONTIANAK

NO HARI/TANGGAL WAKTU KEGIATAN TEMPAT


Rumah Dinas
Kamis / 20-02- 13.30 Wib Silaturrahmi Ke Rumah Dinas
1 Walikota
2014 - Selesai Walikota Pontianak
Pontianak
09.00 Wib Undangan Pelantikan di DPRD DPRD Kota
2 Selasa / 11-03-2014
- Selesai Kota Pontianak Pontianak
Kamis / 13-03- 09.00 Wib Pemberi Materi kepada Mahasiswa
3 IAIN Pontianak
2014 - Selesai di IAIN Pontianak
09.00 Wib Undangan Musrembang di Kantor Kantor Walikota
4 Senin / 17-03-2014
- Selesai Walikota Pontianak Pontianak
09.00 Wib Pemateri Pembinaan Penghulu Grand Kartika
5 Sabtu / 19-04-2014
- Selesai Kanwil Kemenag Kalbar Hotel Pontianak
Undangan Rapat Paripurna tentang
09.00 Wib Sekretariat DPRD
6 Senin / 09-06-2014 APBD Kota Pontianak di
- Selesai Pontianak
Sekretariat DPRD Kota Pontianak
Undangan Rapat Tentang
09.00 Wib Sekretariat DPRD
7 Selasa / 10-06-2014 Rancangan Peraturan Daerah Kota
- Selesai Pontianak
Pontianak
Undangan Rapat bersama fraksi-
09.00 Wib fraksi DPRD Kota Pontianak Sekretariat DPRD
8 Rabu / 11-06-2014
- Selesai tentang pemndangan umum Pontianak
pertanggungjawaban APBD
Undangan dalam acara jawaban
08.30 Wib fraksi-fraksi DPRD Kota Sekretariat DPRD
9 Jum'at / 13-06-2014
- Selesai Pontianak tentang Pontianak
pertanggungjawaban APBD
Undangan Rapat Paripurna tentang
penandatangan Nota Kesepakatan
08.30 Wib
10 Senin / 16-06-2014 Rancangan awal Rencana
- Selesai
Pembangunan Jangka menengah
Kota Pontianak Tahun 2015 - 2019
Rapat Paripurna DPRD Kota Sekretariat DPRD
11 Senin / 11-8-14 09.00 Wib
Pontianak Pontianak
Sekretariat DPRD
12 Selasa 12-8-2014 09.00 Wib Rapat Paripurna DPRD Pontianak
Pontianak
Seketariat DPRD
13 Rabu 13-8-2014 09.00 Wib Rapat Paripurna DPRD Pontianak
Pontianak

11
Mendengarkan Pidato Kenegaraan Ruang Rapat
Presiden Dalam Rangka Paripurna
14 15 Agustus 2014 09.00 Wib
Peringatan HUT ke 69 Sekretariat DPRD
Kemerdekaan RI Kota Pontianak
Taman Makam
Apel Kehormatan dan Renungan
15 16 Agustus 2014 24.00 Wib Pahlawan Dharma
Suci
Patria Jaya
Upacara Peringatan Detik-Detik
Lapangan Sepak
16 17 Agustus 2014 09.30 Wib Proklamasi Kemerdekaan ke 69 RI
Bola Kebun Sajoek
Th 2014
Lapangan Sepak
17 17 Agustus 2014 16.00 Wib Upacara Penurunan Bendera Bola Kebun Sajuk
Pontianak

12
BAB 3

PENUTUP
A. Kesimpulan
Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab untuk
perusahaan, salah satunya adalah melakukan perjalanan dinas.

Prosedur perjalanan dinas dari perusahaan sangat mempengaruhi keberhasilan


perjalanan dinas pimpinan. Dengan prosedur perjalanan dinas yang baik, maka
tahapan-tahapan dalam persiapan untuk melaksanakan perjalanan dinas akan cepat
selesai dengan mudah sehingga tidak ditemukan kendala saat pimpinan melakukan
perjalanan dinas.

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang


mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan
efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat
keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.

B. Saran
Demikianlah makalah ini kami buat, tentunya masih banyak kekurangan dan
kesalahan. Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun
bagi para pembacanya seabgai kesempurnaan makalah ini. Dan semoga makalah ini
bisa menjadi acuan untuk meningkatkan makalah-makalah selanjutnya dan
bermanfaat bagi para pembaca dan terkhusus kami.

13
DAFTAR PUSTAKA
 http://www.bacaanpopuler.com/2017/02/agenda-kegiatan-pimpinan-fomat-dan-cara.html
 http://www.pa-
pontianak.go.id/index.php?option=com_content&view=article&id=994&Itemid=237
 http://cenalcenilcenol.blogspot.co.id/2014/04/contoh-agenda-kerja-pimpinan.html
 https://bettynmawengku.blogspot.co.id/2017/10/agenda-kegiatan-pimpinan.html

14
Tugas Kelompok

Mata Kuliah : Kesekretarisan

AGENDA KERJA PIMPINAN

OLEH

KELOMPOK 1

1. AINUN KURNIA 201611005


2. FANI ANDYANI RAHIM 201612028

PRODI ADMINISTRASI BISNIS

POLINAS ALAUDDIN MAKASSAR


PERIODE 2016/2017

15