Dokumentasi Surat Pesanan Obat Prekursor

Mahasiswa PKPA yang ditempatkan di Departemen SCM ditugaskan untuk mendokumentasikan

surat pesanan obat prekursor dari pelanggan/distributor. Dokumentasi Surat Pesanan Prekursor
dilakukan untuk memudahkan pencarian apabila terjadi penyimpangan dan sebagai bukti yang
dokumentasi untuk inspeksi oleh BPOM. Pelanggan akan mengirimkan surat pesanan obat
(prekursor dan non-prekursor). Surat pesanan dari pelanggan akan dipisahkan antara obat
prekursor dan obat non-prekursor. Surat pesanan obat prekursor kemudian akan dilakukan
pendataan dengan mencari nomor Purchase Order (PO) dan dilakukan input data. Surat Pesanan
Obat Prekursor ini kemudian diletakkan dengan urutan nomor PO dan waktu pemesanan.
Selain itu, mahasiswa melakukan pembelajaran untuk mencetak faktur penjualan pelanggan.
Dalam membuat faktur penjualan perlu dilihat jenis produk yang dipesan, jumlah produk yang
dipesan, apakah pemesanan pelanggan overplafon atau tidak, diskon harga pada produk, shipment
produk, serta alamat pelanggan. Pemesanan pelanggan yang overplafon akan diajukan untuk
approval dari Sales and Marketing.

RAW MATERIAL
Penerimaan raw material di RMWH dilakukan untuk melakukan pengecekan kesesuaian fisik
material dan kelengkapan dokumen yang dilampirkan oleh supplier, menyiapkan material untuk
dilakukan sampling uji oleh QC, serta menyiapkan material untuk diproses pada produksi
(penimbangan bahan). Raw material yang dikirim oleh supplier dilakukan pengecek keadaan fisik
material dan kelengkapan dokumen material. Dokumen yang perlu menyertai material diantaranya
Certificate of Analysis (CoA) material, Surat Jalan material, dan Faktur Penjualan material. Produk
yang telah diterima kemudian dimasukkan kedalam gudang, dan dilakukan pencatatan material
pada buku logbook penerimaan material. Logbook penerimaan material ini berisi tanggal
penerimaan material, nomor artikel material, nama material, nomor material, nomor surat jalan
material, nomor Purchase Order (PO) produk, nomor faktur material, nomor batch material,
tanggal pembuatan dan tanggal kadaluarsa material, merk/perusahaan manufacture material,
jumlah kemasan dan berat kemasan, dan total berat material. Produk yang telah diterima kemudian
akan dilakukan order cek ke QC menggunakan NPB (Nota Penerimaan Barang), Check List
Penerimaan Bahan Awal, Certificate of Analysis (CoA) material, dan Salinan Surat Jalan material.
Produk kemudian diberikan label karantina dan ditempelkan kartu stok untuk material dengan
nomor artikel yang sama.

Cycle Time Product

Cycle time merupakan waktu yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk sampai perilisan
produk oleh QA. Proses cycle time ditunjukkan pada Gambar 3.4.
Perhitungan cycle time dilakukan per produk dan per nomor batch. Cycle time dihitung dari
penjumlahan lead time yang dibutuhkan untuk tiap proses. Nilai cycle time yang panjang dapat
disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya operator tidak ada, mesin yang breakdown, kapasitas
bahan kemas kurang, serta pengujian yang dilakukan oleh QC mundur. Nilai cycle time selanjutnya
akan digunakan sebagai bahan evaluasi dan perbaikan dari tiap proses sehingga proses operasi
menjadi lebih efektif dan efisien.

Suppliers Delivery Performance (SDP)

Suppliers delivery performance (SDP) dilakukan untuk melihat kesesuaian pengiriman yang
dilakukan oleh supplier. Data SDP ini selanjutnya akan dijadikan dasar bahan evaluasi terhadap
supplier dan rencana pengadaan. SDP dilakukan dengan melakukan pengumpulan data berupa
nama produk, item number, PO number, quantity request, quantity receipt, ETA (Estimated Time
Arrived), dan receipt date. SDP dihitung dengan rumus sebagai berikut: