TERM OF REFERENCE (TOR)

KETENTUAN FOKUS REVIEW PADA KETEPATAN WAKTU, KELENGKAPAN

BERKAS SERTA DAPAT DIBACANYA CATATAN

I. PENDAHULUAN
Dala
Dalam
m rangk
rangkaa upaya
upaya peni
pening
ngka
kata
tan
n pela
pelaya
yana
nan
n kese
kesehat
hatan
an di sara
sarana
na pela
pelayan
yanan
an
kesehatan, kehadiran perekam medis sangat diperlukan dalam bidang kesehatan. Rekam
medi
mediss berg
bergun
unaa untu
untuk
k menu
menunj
njan
ang
g tert
tertib
ib admi
admini
nist
stra
rasi
si,, tanpa
tanpa didu
didukun
kung
g suat
suatu
u sist
sistem
em
 pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi tersebut dapat
 berhasil.
Sebagai pelaksana rekam medis, kita perlu mengetahui sejarah dan perkembangan
rekam medis, dan perubahan apa saja yang terjadi dalam sistem rekam medis. Baik yang
terjadi di tingkat nasional maupun internasional. Perubahan tersebut dimulai dari perbaikan
catatan kesehatan melalui standarisasi rumah sakit dan organisasi yang telah terjadi sejak 
zaman dahulu kala.
Seirin
Seiringnya
gnya berkem
berkembang
bangnya
nya zaman,
zaman, dalam
dalam tahun-
tahun-tah
tahun
un belaka
belakangan
ngan ini terjad
terjadii
 beberapa kali perubahan sebutan untuk orang yang melaksanakan pengelolaan rekam
medis sebagaimana perubahan nama sebutan untuk Instalasi Rekam edis. !al ini terjadi
karena adanya perhatian dan kesadaran tinggi terhadap pentingnya sistem rekam medis
serta adanya suatu pemikiran
pemikiran tentang
tentang pengembangan
pengembangan sistem in"ormasi kesehatan yang
terkomputerisasi.
Latar Bea!a"#
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi Rumah sakit sekarang
ini hampir dapat di pastikan bah#a segala sesuai tergantung kepada #arkat $ dokumen.
Baik itu di dunia perusahaan pemerintah atau s#asta. %arkat $ dokumen dianggap sangat
 berperan penting dalam proses kegiatan organisasi dan sistem yang sering dan masih
 berlaku di instansi.
&rsip
&rsip merupak
merupakan
an bagian
bagian penting
penting dalam
dalam keselu
keseluruh
ruhan
an kegiata
kegiatan
n organ
organisa
isasi,
si, arsip
arsip
merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi.di dalam
arsip terkandung banyak sekali
sekali in"ormasi
in"ormasi,, seperti
seperti sejarah
sejarah berdirinya
berdirinya suatu organisas
organisasi,
i,
kegiatan-kegiatan yang di jalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalan kan.oleh
karna itu arsip dijadikan sebagai ingatan atau rekaman, in"ormasi dan juga sebagai pusat
sejarah.
kearsipan
kearsipan merupakan salah satu proses atau kegiatan
kegiatan yang di mulai dari penciptaan,
penciptaan,
 peneriamaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, pera#atan. Penataan
dan pera#atan serta e'aluasi menurut suatu sistem yang telah di tentukan. Penataan arsip $
kearsip
kearsipan
an yang
yang berper
berperan
an pentin
penting
g dalam
dalam jalann
jalannya
ya sebuah
sebuah organ
organisa
isasi
si dan di perluk
perlukan
an
 paraturan perundang-undangan agar kegiatan penataan arsip dapat berjalan dengan baik.
kear
kearsi
sipa
pan
n atau
atau kele
keleng
ngka
kapa
pan
n berk
berkas
as kear
kearsi
sipa
pan
n meru
merupa
paka
kan
n sala
salah
h satu
satu unsu
unsurr dari
dari
kesekretari
kesekretariatan
atan atau ketatausaha
ketatausahaan.
an. &dministrasi
&dministrasi pada kearsipan
kearsipan meliputi
meliputi dalam suatu
 pengurusan baik mengenai pengumpulan,pengelompokan,penataan, penyimpanan dan
 pemusnahan arsip.
II. T$%$a"
T$%$a" U&$&
(ntuk menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan rekam medis Rumah Sakit Bumi %aras
Bandar )ampung melalui optimalisasi ketentuan "okus re'ie# pada ketepatan #aktu dan
kelengkapan berkas rekam medis serta dapat dibacanya catatan
T$%$a" K'$$
a. (ntuk mengetahui bagaimana peran kelengkapan berkas rekam medis sebagai sumber 
in"ormasi yang secara e"isien
. (ntuk melaksanakan e'aluasi dan penilaian kepatuhan para pemberi asuhan klinis
dalam kelengkapan berkas rekam medis serta dapat di bacanya catatan
*. Berkas Rekam medis di tata rapi dan tertib guna memudahkan untuk melihat ri#ayat
 pasien sebelumnya, ketika ra#at inap kembali.
+. (ntuk mengetahui bagaimana peranan berkas rekam medis dalam peningkatan
 pelayanan prima di rumah sakit

III. Ke#ata" P-!-! 

&. Pemilahan dan penyusunan berkas rekam medis
B. Penyusunan perangkat re'ie# rekam medis
*. re'ie# rekam medis tertutup
D. Sosialisasi hasil re'ie# rekam medis
+. Rapat koordinasi
a. Ke#ata" P-!-! 
. etepatan #aktu pengisian dan pengembalian berkas rekam medis
. Pengelompokan berkas rekam medis
/. Pengecekan berkas rekam medis
0. kelengkapan berkas rekam medis
. R"*a" Ke#ata"
. etepatan #aktu pengisian berkas rekam medis dan pengembalian berkas rekam
medis 1 berkas rekam medis diisi lengkap oleh dokter dan pengembalian dalam
#aktu kurang dri 0 jam setelah selesai pelayanan ra#at jalan atau setelah selesai
 pasien ra#at inap
. Pengelompokan berkas rekam medis yaitu 1 salah satu berkas rumah sakit yang di
kelompokan menjadi satu untuk di cek kelengkapan berkasnya
/. Pengecekan berkas rekam medis yaitu 1 melihat kelengkapan berkas-berkas
medis yang ada dalam berkas rekam medis serta dapat dibacanya catatan
0. elengkapi berkas rekam medis 1 melengkapi setiap berkas yang kurang
kelengkapannya dalam berkas rekam medis.

IV. Cara Mea!a"a" Ke#ata"

&. Rapat re'ie# rekam medis tertutup berkala
B. Pengecekan rekam medis sesuai perangkat re'ie# dan ketepatan #aktu berkas rekam
medis
*. Presentasi dan sosialisasi hasil re'ie# rekam medis
D. oordinasi dengan unit pelayanan dan komite medis, serta kepera#atan
+. Penyusunan panduan dan standar prosedur re'ie# rekam medis
a. Pengecekan berkas rekam medis1
. Pengecekan dikelompokkan sesuai di'isi masing-masing
. Pengecekan "ormulir medis
/. elengkapi ketepatan #aktu pengisian "ormulir-"ormulir rekam medis
0. Pembuatan Pedoman 1
- Pedoman
- SP2 &ssembling
V. R"*a" Ke#ata"
A. Pe&a'a" +a" e"/$$"a" er!a re!a& &e+
3 Pengumpulan rekam medis ra#at inap secara keseluruhan dalam periode yang
disepakati
3 Pemilahan rekam medis berdasarkan diagnosis dan S terkait
/3 Pengambilan sampel rekam medis ra#at jalan sesuai ketentuan yang disepakati,
 jumlah sampel, dipilah berdasarkan diagnosis dan pelayanan poli terkait
B. Pe"/$$"a" era"#!at re0e1 re!a& &e+
3 Penyusunan dra"t perangkat re'ie# rekam medis ra#at inap tertutup
3 Penyusunan dra"t perangkat re'ie# rekam medis ra#at jalan
/3 Pengajuan dra"t perangkat re'ie# rekam medis
03 Re'isi dra"t perangkat re'ie# rekam medis
C. re0e1 re!a& &e+ tert$t$
3 Penyusunan tim re'ie# rekam medis tertutup sesuai keilmuan dan kepentingan
yang diharapkan
3 Pengumpulan rekam medis ra#at inap dan ra#at jalan yang telah disusun dan
dipilah
/3 Persiapan perangkat re'ie# rekam medis ra#at inap dan ra#at jalan
03 Pengecekan berkas rekam medis ra#at inap disesuaikan dengan "orm re'ie#
rekam medis ra#at inap
43 Pengecekan berkas rekam medis ra#at jalan disesuaikan dengan "orm re'ie#
rekam medis ra#at jalan
53 Pencatatan hasil re'ie# rekam medis
63 +'aluasi
D. S-aa 'a re0e1 re!a& &e+
1) Pelaporan hasil re'ie# rekam medis pada Top management 
2) Sosialisasi ke unit terkait secara langsung atau melalui korespondensi
3) onitoring hasil sosialisasi

E. Raat !--r+"a
a. *ek kelengkapan dokumen$arsip RS Bumi %aras Bandar )ampung 1
. Pedoman Dokumen 1
- S Direktur 
- Pedoman $ Panduan
- SP2 &ssembling 7elengkapan3
- emo$Pemberitahuan$Pengumuman
. Sistem pengelolaan Berkas rekam medis1
Persiapan data esekretariatan 1
- S Direktur 
- Pedoman $ Panduan
- SP2 &ssembling

VI. Saara"
A. elengkapan berkas rekam medis ra#at inap tercapai 89:;
B. elengkapan berkas rekam medis ra#at jalan tercapai 89:;
C. Pelaksanaan re'ie# rekam medis sesuai jad#al tercapai : :;
D. elengkapan berkas dan pencatatan hasil re'ie# dapat dibacanya catatan rekam medis
tercapai ::;
E. etepatan #aktu pengisian berkas rekam medis ::;
F. onitoring sosialisasi tercapai 8<:;
 VII. S!e%ul Pelaksanaan Kegiatan

TARGET PELAKSANAAN
NO PROGRAM KER2A PROGRAM
3 4 5 6 7 8 9 : ; 3< 33 34
 Pen gelompokan Berkas Pengelompokan Dokumen 1
1. Pengecekan dikelompokkan sesuai di'isi
Rekam edis
masing-masing
. Pembuatan Pedoman
- Pedoman
- Pembuatan SP2 =erkait
 Pengecekan Berkas a. Pedoman Dokumen 1
- S Direktur  
Rekam edis
- Pedoman $ Panduan
- SP2 &ssemb ling
 b. Sistem pengelolaan Dokumen 1
. Persiapan data esekretariatan 1
- S Direktur  
- Pedoman $ Panduan
- SP2 &ssemb ling
VIII. E0a$a
. Setiap bulan akan di entry data kedalam komputer 
. Di kelompokan berdasarkan unit pengelolaan
/. Pengelompokan dokumen rumah sakit berdasarkan di'isi masing-masing

I=. Pe"*atata", ea-ra" +a" E0a$a Ke#ata"

a. Pe"*atata"
. Pengelompokan berkas rekam medis
. Pengecekan berkas rekam medis
/. Di lakukan dua bulan sekali
0. Pencatatan melalui "orm re'ie# rekam medis
. Pea-ra"
 pelaporan berkas rekam medis rumah sakit di laporkan pada akhir bulan
*. E0a$a Ke#ata"
. engetahui bagaimana peran pengecekan berkas rekam medis saat
 pengelompokan dan penyimpanan apakah suda h sesuai dan e"isien
. engetahui berkas rekam medis rumah sakit apakah sudah rapi dan tertib
/. engetahui saat pelaporan akhir bulan
=. Per"$t$
=erm 2" Re"rence 7=2R3 ini diharapkan menjadi re"erensi untuk kegiatan yang
sudah disusun. =2R 7=erm 2" Re"erence3 dapat dijadikan instrument untuk monitoring
dan e'aluasi dari suatu kegiatan program RS Bumi %aras Bandar )ampung. !al-hal
yang belum jelas dan belum tercatung dalam =2R 7=erm 2" Re"erence3 serta lampiran-
lampiran lain yang dianggap perlu akan ditentukan kemudian dalam
 pertanggungja#aban akhir tahun. Dengan demikian arsip$ dokumen rumah sakit
menjadi penting dan strategis apabila arsip $ dokumen rumah sakit dapat digunakan
sebagai re"erensi untuk pengambilan keputusan, penetapan kebijaksanaan, perencanaan
dan penga#asan serta kepentingan lainnya. enyadari akan pentingnya arsip$
dokumen,agar dapat dipergunakan secara optimal diperlukan pengecekan kelengkapan
 berkas rekam medis yang baik dan benar, sehingga se#aktu-#aktu diperlukan siap
dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dengan pengecekan kelengkapan yang tepat
 juga perlu diperhatikan dan keamanan terhadap "isik maupun in"ormasinya untuk itu di
lakukan pemeliharaan yang standar dan kontinyu.

Surabaya, >>>>>>>>>..
engetahui enyetujui,

Dr ?irmala Prayogi ?umbi ediatmapratia, dr.

Direktur (tama