ETAPAS DE LA CONTRATACION PÚBLICA

LA ESTRUCTURACION DEL CONTRATO ESTATAL

DISEÑO
IDEA

EVALUACIÓN EJECUCIÓN

La administración acude a la contratación para satisfacer necesidades colectivas que le

permiten cumplir con sus finalidades y para ello, el ordenamiento jurídico, le entrega la
posibilidad de ejercer la función administrativa contractual con esos propósitos y por ende
para celebrar contratos estatales.

Una vez la administración advierte la presencia de una necesidad que debe atender, como
por ejemplo construir una escuela, contratar servicios de salud, asistirse de profesionales
para que apoyen sus actividades, la ley 80 de 1993 y sus reglamentos, le muestran cual es
el camino a seguir para resolver ese requerimiento general.

Para ello el proceso de contratación abarca una serie de etapas que le indican a la
administración la forma como debe proceder en el proceso de contratación pública, estas
etapas son:

1.- Etapa Preparatoria.

2.- Etapa Precontractual.
3.- Etapa de Contratación.
4.- Etapa Postcontractual.

1.- ETAPA PREPARATORIA

Es la etapa de planificación, es la etapa de planeación.

Aquí opera el principio del interés general y la necesidad de orden, lógica y coherencia en
los negocios estatales.
El principio de la planeación como determinante material del contenido de los negocios
estatales rompe la improvisación, consolida la necesidad pública y los intereses de la
comunidad como presupuesto inevitable a las respuestas ofrecidas a través de los negocios
estatales.

Entonces la etapa preparatoria es una etapa previa al proceso de contratación, en esta

etapa se debe planificar el diseño y selección de objetivos, metas y acciones, es decir, aquí
se adelanta la planeación del contrato que se desea celebrar.

Entonces en esta etapa se planea y se estructura el contrato estatal.

La planeación relacionada con todas las autorizaciones, estudios, permisos, disponibilidad

de recursos, determinación de riesgos, consultas de precios de mercado, etc.
Y la estructuración del contrato estatal en cuanto al montaje de los documentos jurídicos
que soportan la contratación tales como estudios previos, análisis del sector, pliego de
condiciones y la minuta del respectivo contrato.

En esta etapa preparatoria, específicamente en cuanto a la planeación, encontramos que la

entidad estatal debe:

a.- Establecer el plan de compras o plan anual de adquisiciones (PAA):

Ver más adelante.

b.- Establecer los planes de inversión.

Planes de inversión que comprende la identificación de los recursos financieros que se

destinarán para la financiación de la actividad contractual de la respectiva entidad pública.

c.- Definir el programa de gobierno y los planes de desarrollo.

d.- Establecer los planes indicativos.

Estos son una herramienta de gestión que organiza y orienta estratégicamente las acciones
de la entidad y de sus entidades adscritas y vinculadas para alcanzar objetivos acordes con
su misión, materializándose en unos indicadores que poseen metas anuales y/o
cuatrienales.

e.- Definir el banco de proyectos.

Es una herramienta de planificación sobre la inversión pública que facilita la preparación de

los planes, programas y proyectos de inversión, racionalidad y consistencia en la asignación
del presupuesto para cada vigencia.
Sirve para registrar, evaluar y viabilizar los proyectos de contratación y los planes de acción
derivados de estos.

f.- Establecer el presupuesto, asegurando la disponibilidad de recursos económicos para

honrar las obligaciones que se deriven del proceso de contratación.

g.- Determinar los permisos, licencias ambientales y demás autorizaciones que se

requieran.

h.- Consultar sobre impuestos.

i.- Análisis de mercado o estudio del sector

j.- Seleccionar la forma de pago.

Todo lo anterior conlleva a efectuar el análisis o estudios de conveniencia y oportunidad de

la contratación, los estudios de factibilidad, los documentos y estudios previos, las
autorizaciones que el contrato demande, la apropiación presupuestal y la definición de la
capacidad e idoneidad del contratista.

EL PLAN DE COMPRAS

El plan de compras definido como el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de bienes, servicios y obra
pública es el reflejo de las necesidades de las entidades públicas que se priorizan de acuerdo con el
presupuesto asignado para cada vigencia. Este se traduce en la contratación de bienes y servicios.

Una vez elaborado dicho plan se debe iniciar la preparación de los estudios previos de las
contrataciones a realizar.

Concluyendo: es una herramienta para: (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar,
registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar
estrategias de contratación que permitan incrementar la eficiencia del proceso de
contratación.

El objetivo del Plan Anual de Adquisiciones busca comunicar información útil y temprana a
los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las
adquisiciones que hace el Estado.

ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD

Los estudios de factibilidad tienen como objetivo el conocer la viabilidad de implementar un

proyecto de inversión, definiendo al mismo tiempo los principales elementos del proyecto.

El estudio de Factibilidad se compone de cuatro partes:

1.- Estudio de Mercado.

¿Existe un mercado? Amplitud del mercado, precios, etc.

2.- Aspectos Técnicos.

¿Como se va a producir o dar el servicio, cuales son los montos de inversión? Definición de las
características técnicas del producto, localización, selección de tecnología y equipo, maquinaria y
equipo, lista de bienes y servicios necesarios para el proyecto, materias primas, mano de obra y
programa de inversión.

3.- Aspectos Administrativos.

¿Como se va a administrar el proyecto? Definición del supervisor o interventor del proyecto,

experiencia empresarial, estructura organizativa, aspectos jurídicos, etc.

4.- Aspectos Financieros.

¿Es viable financieramente el proyecto? ¿Como se va a estructurar su financiamiento? Monto de

inversión, estructura de crédito y capital, proyecciones de ingresos, costos y resultados, balances
proforma, flujo de efectivo, etc.

*-. Puede ser que estos pasos se den en algo llamado estudios de prefactibilidad, los cuales al arrojar
resultados positivos dan inicio al estudio de factibilidad, el cual, para este caso, se refiere a la
disponibilidad de recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas diseñados (la
diferencia con el estudio de prefactibilidad, es que el estudio de factibilidad busca generar una
decisión definitiva sobre la realización del proyecto.

ESTUDIOS PREVIOS

Los estudios previos son el conjunto de documentos que sirven de soporte para la elaboración del
proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente
el alcance de lo requerido por la entidad.

Los estudios previos son aquellos análisis, documentos y trámites que deben adelantar las
entidades públicas antes de contratar.

El contenido mínimo de los estudios previos son:

1.- *.- La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la
contratación.

*.- Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

*.- Opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista técnico,
jurídico y económico.
*.- Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Compras.

*.- Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se
derivan sus recursos.

2.- La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones,
permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y
construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

3.- Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección del contratista.

4.- El análisis que soporta el valor estimado del contrato.

5.- Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

6.- El soporte que permita establecer los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato.

7.- El análisis que sustenta la exigencia de garantías.

*.- los estudios previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de
condiciones y el contrato; y deben permanecer a disposición del publico durante el
desarrollo del proceso de contratación.

EL PLIEGO DE CONDICIONES

El pliego de condiciones es un acto jurídico mediante el cual se establecen reglas y

procedimientos claros y justos, que permiten la mejor escogencia del contratista con
arreglo a las necesidades públicas y el interés general. Sus contenidos son de obligatorio
cumplimiento tanto para la Administración como para los oferentes dentro del marco de la
licitación escogida.

El pliego de condiciones juega un rol fundamental en la fase previa de formación del contrato, al
punto de constituir la ley de la licitación, al ser el marco regulatorio de todo el procedimiento de
selección, o lo que es igual, de la etapa precontractual, como quiera que definen los criterios de
selección del contratista, con arreglo a los cuales habrá de adelantarse la correspondiente
evaluación de las distintas ofertas y, dentro de ellos, obviamente debe aludirse al precio. (Ya no se
llama términos de referencia, esto fue derogado).

El contenido mínimo de los pliegos de condiciones son:

1.- Los requisitos objetivos que están obligados a acreditar los proponentes interesados en
el proceso de selección.
2.- Las reglas de selección objetivas, justas, claras y completas que permitan elaborar la
oferta o propuesta de acuerdo con las necesidades de la entidad administrativa.
3.- Las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la
ejecución del objeto del contrato.
4.- Se establecerán condiciones o exigencias razonables que puedan ser cumplidas por los
proponentes.
5.- Se determinarán reglas exentas de error, o meramente potestativas de la voluntad de la
entidad pública.
6.- Se indicarán las fechas y plazos para la liquidación del contrato cuando a ello hubiere
lugar.

Los pliegos de condiciones no pueden contener:

1.- Fijar condiciones y exigencias de imposible cumplimiento.

2.- Establecer o prever exenciones de responsabilidad.
3.- Consignar reglas que induzcan a error a los proponentes.
4.- Consagrar reglas que permitan la presentación de ofrecimientos de extensión limitada.
5.- Fijar reglas que dependan única y exclusivamente de la voluntad de la entidad
contratante.
6.- Exigir soportes o documentación para validar la información contenida en el RUP, es
decir, no se puede requerir a los proponentes que alleguen la información que avale su
inscripción en el Registro Único de Proponentes.

*.- en el proceso de selección de mínima cuantía no se llama pliego de condiciones, se

denomina invitación pública.

EN RESUMEN:

PLANEACIÓN DEL CONTRATO

Es el proceso de diseño y selección de objetivos, metas y acciones acordes a la visión para

el logro de resultados. Su producto es un PLAN que contiene políticas, programas,
cronogramas, presupuestos. Es una proyección realista y verificable.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

 Base y soporte fundamental del contrato y del trámite.

 Permite que el contrato se ajuste a las necesidades de la entidad.
 Convierte al contrato en instrumento para el cumplimiento de la misión de la
entidad.

REQUERIMIENTOS DE LA PLANEACIÓN
La planeación requiere ser detallada, concreta y confiable. Esta podrá ser útil
indistintamente a varios contratos.

PRODUCTOS DE LA PLANEACIÓN

El resultado de esta etapa es:

1.- Precisar objeto, plazo y valor.

2.- Valorar y prever los riesgos.
3.- Determinar cantidad de recursos necesarios y fuentes.
4.- Documento base de la minuta correspondiente.

IMPORTANTE:

Las omisiones que se cometan en esta etapa se reflejarán en el desarrollo del proceso de
selección o durante la ejecución del contrato generando la declaratoria de desierta de una
licitación, la declaratoria de nulidad absoluta del contrato, la necesidad de ajustar el
contrato a la realidad del bien o servicio prestado o simplemente al quebrantamiento de la
ecuación contractual.

CONCLUSION:

En resumen, durante la planificación o planeación se debe hacer:

 Estudios previos (se establece si el contrato es conducente, pertinente y

conveniente).
 Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos (Si hay lugar)
 Determinar el impacto social ambiental (Si hay lugar)
 Consulta sobre impuestos
 Análisis del mercado
 Elaboración del presupuesto
 Determinación del Sistema de Precios
 Selección de la forma de pago
 Estimación de los costos por ajustes e imprevistos
 Determinación y procedimiento de selección del contratista
 Verificación de la apropiación presupuestal
 Programación de la contratación
 Programación del desarrollo del contrato

2.- ETAPA PRECONTRACTUAL

Esta etapa se relaciona directamente con el contrato a celebrar.

Aquí se definen los trámites que debe realizar la administración dependiendo de la clase de
contrato a realizar, señalándose inequívocamente la modalidad de selección del contratista:
Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa o
Contratación de Mínima Cuantía.

En esta etapa se efectuaran las modificaciones al pliego de condiciones, la determinación

de la oferta más favorable, la conformación del comité de evaluación, se determinaran las
inhabilidades, se determinaran los factores de desempate y se adjudicara la oferta.

Esta etapa también es conocida como la Etapa de Selección del Contratista.

Los componentes de la etapa de selección del contratista son:

a.- Aviso de convocatoria.

b.- Acto administrativo de apertura o
c.- Acto administrativo de justificación de la contratación directa.
d.- Pliego de condiciones.
e.- Adjudicación.

3.- ETAPA CONTRACTUAL

En esta etapa se desarrolla el contrato por parte del contratista y la contraprestación por
parte del contratante, en las condiciones, formas y plazos pactados.

Aquí es importante que la entidad contratante estipule claramente el plazo para la

celebración del contrato y el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de
condiciones, para el perfeccionamiento, ejecución y pago del contrato.

Entonces esta etapa está comprendida entre la iniciación y la liquidación del contrato
estatal y comprende el perfeccionamiento, legalización, ejecución, las actividades de
supervisión, la imposición de sanciones y multas, si a ello hay lugar.

Concluyendo se presentan los siguientes componentes:

a.- Perfeccionamiento y legalización del contrato.

b.- Ejecución. Para la ejecución del contrato se requiere: i).- aprobación de las garantías; ii).-
existencia de disponibilidad presupuestal; iii).- pago seguridad social y parafiscales.

*.- Para realizar cada pago se requiere: i).- Cumplimiento satisfactorio; ii).- Paz y salvo con
aportes parafiscales; iii).- respetar orden de turno; iv).- establecer procedimiento externo.
4.- ETAPA POSTCONTRACTUAL

Son las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato o en

el acto que lo da por terminado de manera anticipada.

Esta etapa está constituida por el procedimiento que se adelanta para la elaboración y
suscripción del acta de liquidación del contrato o eventualmente las acciones judiciales
respectivas.

Se pueden presentar los siguientes componentes:

a.- Liquidación Bilateral: por mutuo acuerdo, puede ser convencional o supletoria.

Convencional: por mutuo acuerdo dentro término establecido en los pliegos o en el

contrato.
Supletoria: si no se estableció ese término, dentro de los 4 meses siguientes al
vencimiento del plazo del contrato o a la expedición del acto administrativo que
ordena la terminación del contrato o a la fecha del acuerdo de terminación bilateral.

b.- Liquidación Unilateral: si el contratista no concurre a la liquidación bilateral o no hay

acuerdo dentro de los 2 meses siguientes al vencimiento del término del componente
anterior.

c.- Liquidación extraordinaria: si vencido este término no se ha realizado liquidación, puede

efectuarse de mutuo acuerdo o unilateralmente, en cualquier tiempo dentro de los 2 años
siguientes.

d.- Acción Judicial (Eventualmente): la acción judicial caduca por regla general dentro de los
2 años siguientes al vencimiento del plazo del contrato.

RESUMEN DE LOS PASOS DE UN CONTRATO ESTATAL

Planificación.
Selección.
Perfeccionamiento y Legalización.
Ejecución.
Terminación.
Liquidación Bilateral o Unilateral.
Y eventualmente: Acción Contractual.