PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

No.Kode : /BPM/SOP/IV/2019
Terbitan :
SOP No.Revisi :
Tgl.mulai berlaku : 10 April 2019
Halaman : 1/5
KLINIK
BHAKTI
dr.Rizky Imansari
PRATAMA
MAYANG

Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-
dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara
berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-
date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan
kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan /
kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
 menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif.
Kebijakan SK Kepala Klinik No : Tentang Pengendalian Dokumen dan
Rekaman
Referensi
Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Klinik/ MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /
Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :
Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian,
Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit
Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai
berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang
 terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan
Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan
nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan
tahun penerbitan dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis
dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO
dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi
 cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR.
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a.Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak
berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik
diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai
arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan

mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
 dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak
digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat
dalam formulir daftar dokumen eksternal
Bagan alir
Menetapkan Membuat Mengesahkan isi
Jenis Dokumen dokumen
Dokumen

Menerbitkan & Memberikan Memberikan

Mendistribusi Penomoran Identitas

Merevisi Menerbitkan Melakukan

Dokumen Ulang Penarikan &
Pemusnahan

Melakukan
Melakukan Pengendalian
Peninjauan
Dokumen eksternal
Ulang

Hal-hal yang perlu Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi,
diperhatikan Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
Unit Terkait
Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal