PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CONCEPTO NORMA
es la accion en la que
formular un plan en la cual se
PLANEACIÒN fijan unos objetivos.
generacion de documentos
de las instituciones en
PRODUCCIÒN cumplimiento de sus
funciones.
RECEPCIÒN conjunto de operaciones de
verificacion y control que una
entidad debe realizar para la
admision de los documentos
que son remitidos por una
persona natural o juridica.
actividades tendientes a
garantizar que los
documentos lleguen a
destinatario,comprende el
flujo de la documentacion y
se debe contar con
mecanismos de control y
verificacion de recepcion.
DISTRIBUCIÒN
curso del documento desde
su produccion, o recepcion
TRAMITE
hasta el cumplimiento de su
funcion administrativa
ACTIVIDADES
ley 594 de
2000,acuerdo 060 identificar las necesidades con la
de 2001 idea de definirimplementar acciones
de mejoramiento para el PGD
comprende el origen, creacion y
diseño del tipo de formato de los
documentos conforme al desarrollo
acuerdo, 060 ley 594 de las funciones propias de cada
de 2000 entidad
acuerdo 060 de comprende:
verificacion,identificacionradicacion,
2001 registro
distribucion de documentacion
externa: identificacion de las
empresas destinatarias, clasificacion
de la documentacion en buzones o
casilleros, enrutamiento de la
documentacion a la dependencia
competente distribucion de
documentos internos: identificacion
acuerdo 060 de de la dependenci, enrutamiento de
2001 los documentos,registro de control
de entrega.
confrontacion y dilingenciamiento
ley 594 de de control y ruta del
2000,acuerdo 060 tramite,identificacion del tramite,
de 2001 determinacion de competencia,
según sus funciones de las
dependencias, definicion de los
periodos de vigencia y tiempos de
respuesta analisis de antecentes y
compilacion de la informacion
 conjunto de acciones
orientadas a la
ORGANIZACIÒN
clasificacion,ordenacion y
descripcion de los
documentos de un entidad
es una operación logica-
conceptual humana que
permite la identificacion,
CLASIFICACIÒN
separacion y reagrupacion
teniendo en cuenta los
atributos, asuntos y la
secuencia para situarlo en un
espacio.
ORDENACIÒN proceso mediante el cual
determina que va primero y
que va despues el cual se
unen y se relacionan entre si.
es el acceso a un documento ley 1581
CONSULTA o un grupo de ellos co el fin acuerdo 060 de competencia de la consulta,
de conocer la informacion
que contiene
conjunto de medidas
preventivas y correctivas
adoptadas para garantizar la
CONSERVACION
integridad fisicay funcional
de los documentos archivos
sin alterar su contenido.
acuerdo 038 de elaboracion de inventarios
2002,acuerdo 039 documentales, organizazcion y
de 2002, acuerdo entrega de transferencias
042 de 2002. documentales, aplicación de la
disposicion final de las TRD Y TVD
comprende: en la identificacion,
acuerdo05 de selección y agrupacion que permite
2013,acuerdo 038, establecer las series que componen
039, 042 de Archivo cada agrupacion.
General de la Nacion
y la cartilla de
clasificacion del AGN
cartilla de disposicion fisica coherente del
clasificacion del AGN documento teniendo en cuen el
acuerdo 038, 039, orden original, el asunto, la relacion
042 de 2002 del causa -efecto que tienen entre si los
AGN documentos
1.formulacion de consulta y
2.estratejia de busqueda que
594 de 2000, LEY comprende: frecuencia de la
consulta,determinacion de la
DE 2012,
2001, acuerdo 026 condiciones de acceso,
disponibilidad de la informacion en
de 2004
cuanto a las
restricciones,reglamento de
consulta. 2. disponibilidad de
expedientes, disponibilidad de
fuentes de
informacionestablecimiento de
fuentes de consulta y ubicacion de
los documentos.
conjunto de estratejias y medidas de
ley 594 de 2000, orden tecnico, politici y
acuerdo 049 de adeministrativo orientados a evitar
2000 o reducir el riesgo de deterioro de
los documentos
RESPONSABLES

todas las
dependencias
productoras

todas las
dependencias
productoras

ventanilla unica

ventanilla unica

todas las
dependencias
productoras
 todas las
dependencias
productoras

todas las
dependencias
productoras

todas las
dependencias
productoras

dependencia de
informacion la
respectiva
dependencia,
archivos de
gestion, centtral
e historico.

archivos de
gestion , central
e historico