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Entre las diversas tareas que engloba la organización de un evento podemos destacar
la realización de presupuestos, la selección y reserva del espacio en el que se
desarrollará el acto, la tramitación de permisos y/o autorizaciones, la supervisión
de las tareas, la coordinación logística interna o los servicios gastronómicos,
entre otros.
Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno añade su
servicio profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento según
el estilo emitido, Equipo de Decoración, Equipos de Montaje de sonido y tarimas,
Wedding y Event Planner, Repostero, salones de Fiestas y entre otros que dan
harmonía a cada proceso creativo que muy poco se ve pero que logran resultados
extraordinarios.
Índice
1 Pasos para la planificación
1.1 Producción
1.2 Montaje
1.3 Ejecución
1.4 Desmontaje
1.5 Evaluación de resultados
1.6 Post-evento
2 Checklist
3 Ranking ICCA de los países y ciudades con mayor cantidad de eventos
4 Bibliografía
5 Véase también
6 Referencias
7 Enlaces externos
Pasos para la planificación
Diseño de Pautas
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo
principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
-Montaje auditorio
-Mesa ejecutiva
-Mesa rusa
-Montaje en forma de U
-Mesa imperial
Ejecución
Estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades planificadas
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en
el evento.
Evaluación de resultados
Hace referencia al momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los
objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de
resultados es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han
cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con
ellos.
Se debe realizar una evaluación del proceso de creación y del desarrollo. Esta
evaluación permitirá a los organizadores ser conscientes del funcionamiento del
evento en cuestión y se podrá tomar como punto de partida para futuros actos
mediante la redacción de un informe final que incluya datos tanto cualitativos como
cuantitativos.
Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan
a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del
mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0,
etc.,.
Checklist
Lista de acciones a seguir en la planificación de un evento6
Ranking 2008
Por países7
Puesto País # Eventos
1 EE. UU. 507
2 Alemania 402
3 España 347
4 Francia 334
5 Reino Unido 322
Por ciudades7
Puesto Ciudad # Eventos
1 París 139
2 Viena 139
3 Barcelona 136
4 Singapur 118
5 Berlín 100
Bibliografía
DAVID SEEKING & JOHN FARREL (1999). CÓMO ORGANIZAR EFICAZMENTE CONFERENCIAS Y
REUNIONES. CIUDAD: MADRID. ISBN 84-95428-06-7.
MESALLES, LLUÍS (2003). EVENTOS, REUNIONES Y BANQUETES. Organización, gestión y
comercialización de los servicios contratados en un emelec campeón. CIUDAD:
BARCELONA. ISBN 84-7584-494-4.
COLTER, DAN (2008). EVENTO, RETÓRICA Y METÁFORA. Publicado en: Reflexión Académica
en Diseño y Comunicación. XVI Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y
Comunicación. Facultad de Diseño y Comunicación. Universidad de Palermo. Año IX
Volumen 9. Pág. 111. CIUDAD: BUENOS AIRES. ISBN 1668-1673.
U.S. Department of Labor. Bureau of Labor Statistics Occupational. Outlook
Handbook. Meeting and Convention Planners. [3]
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2004). ABCDEVENTOS. El diccionario de los eventos. NOBUKO.
987-1135-34-3.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2008). CÓMO ORGANIZAR EVENTOS CON ÉXITO. LECTORUM UGERMAN.
ISBN 978-987-1547-03-6.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2010). ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, PROBLEMAS E IMPREVISTOS,
SOLUCIONES Y SUGERENCIAS. LECTORUM UGERMAN. ISBN 978-987-1547-07-4.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2010). ORGANIZACIÓN DE BODAS. GUÍA PRÁCTICA PARA
PROFESIONALES Y NOVIOS. NOBUKO. ISBN 978-987-584-307-3.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2007). MARKETING PARA EVENTOS. ORIENTADO A PROVEEDORES Y
ORGANIZADORES. Co-autor Gerardo Woscoboinik. UGERMAN. ISBN 978-987-9468-25-8.
Véase también
Congreso (reunión)
Centro de convenciones
Feria
Banquete
Referencias
«Significado RAE».
«La organización de eventos». Protocolo IMEP. 7 de agosto de 2017. Consultado el 3
de abril de 2018.
Maribel Lárez Salazar (28 de abril de 2010). Los eventos y sus etapas. Consultado
el 3 de abril de 2018.
«La Importancia de Hacer un Buen Montaje en tu Evento». Echoe Entertainment. 16 de
junio de 2014. Consultado el 3 de abril de 2018.
«EVENTOS EMPRESARIALES Y TIPO DE MONTAJES». Consultado el 3 de abril de 2018.
Checklist para Eventos
Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) [1]
Enlaces externos
ICCA: International Congress & Convention Association.
IAPCO: International Association of Professional Congress Organisers.
OPC España: Federación española de empresas profesionales organizadoras de
congresos.
COCAL: Confederación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América
Latina.
AMPROFEC: Asociación Mexicana de Profesionales de Ferias, Exposiciones y
Convenciones.
AEVEA: Asociación de Agencias de Eventos Españolas Asociadas.
Organizador de ferias y eventos