Conceptos de la administración de proyectos

1.1 Definición de Proyecto

Un proyecto es una asociación de esfuerzos, limitado en el tiempo, con un objetivo
definido, que requiere del acuerdo de un conjunto de especialidades y recursos.
También puede definirse como una organización temporal con el fin de lograr un
propósito específico. Cuando los objetivos de un proyecto son alcanzados se
entiende que el proyecto está completo.

La gran variedad de elementos que intervienen en un proyecto, hacen que éste

sea único. Pese a ello, es posible aplicar técnicas y métodos comunes para asistir
su gestión.

Características:

Mapa de las características del concepto de gestión de proyectos

Según la definición de proyecto, es posible representarlo en el eje del tiempo con

la duración requerida para lograr el objetivo establecido, comenzando en un
instante hasta finalizar en el momento T, donde el período T representa la
duración esperada del proyecto.
Al definir un proyecto es necesario tener claridad sobre los puntos que se definen
a continuación:

Cliente: Persona a quien va dirigido el resultado del proyecto, generalmente ellos

presenta un problema que requiere solución.

Usuarios: Persona que utilizará el sistema o parte de él.

Inicio: Momento en que es expresada la necesidad específica en el cliente.

Término: Momento en que se cumple el resultado definido tanto en costo,

oportunidad, calidad o desempeño técnico.

Costo: Recurso o insumo entrante al proyecto, expresado generalmente en dinero.

Tiempo: Recurso que origina una secuencia y luego un programa, es

transformable en costo. Se incorpora al proyecto en dos dimensiones: la duración
del esfuerzo y el momento en que éste se realiza.

Desempeño Técnico: Característica de los resultados expresados a través de un

prototipo, gráfico, índices y funcionamiento fiable en términos de los objetivos
intermedios y del objetivo final.

Jefe del Proyecto: Persona responsable del proyecto. Encargado de la dirección

del proyecto, su planificación y el control de todos los costos, recursos, programas
y de la satisfacción del cliente.

1.2 Significado e importancia de la Administración de proyectos

1.- Administrar un proyecto consiste en planificar y dar seguimiento a los proyectos
de desarrollo de software utilizando los recursos necesarios para realizar el
proyecto en el menor tiempo posible y con un mínimo número de fallas.

2.- Aplicación de conocimientos, habilidades, de Proyectos herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del
proyecto.

3.- “La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas

y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de
tiempo, presupuesto y calidad.”

4.- Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que

actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta
los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos
humanos y tecnología.

Objetivos de la administración de proyectos son principalmente:

• Terminar a tiempo.

• Dentro del presupuesto.

• Cumpliendo con los requerimientos.

1.3 Fases de la Administración de proyectos

FASE 1: VISIÓN (0% - 20%)
FASE 2: PLANIFICACIÓN (20% - 40%)
FASE 3: DESARROLLO (40% - 80%)
FASE 4: IMPLANTACIÓN (80% - 100%)
La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en descubrir una
necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo suceder que el cliente pida
propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a empresas (contratistas) para
que atiendan la necesidad o resuelvan el problema.
La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste en encontrar una solución
a la necesidad o al problema. Al cliente le presentan una propuesta uno o más
individuos o empresas (contratistas) que quieren que les pague por implementarla.
En esta fase el esfuerzo del contratista es lo más importante.
La tercera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en implementar o poner en
práctica la solución propuesta. Comienza después que el cliente decide cuál de las
ofrecidas atenderá mejor la necesidad y después que llega a un acuerdo con el
individuo.
La fase final en el ciclo de vida de un proyecto consiste en terminarlo. Una vez
hecho eso, se efectúan algunas actividades de cierre como confirmar que se haya
realizado todo lo solicitado y que el cliente lo haya aceptado, que se haya cobrado
todo y que se hayan pagado las facturas.

1.4 Planificación de los parámetros de un proyecto. (Alcance,

estructura, especificaciones y estimaciones de tiempos, costos y
recursos).
Alcance del trabajo— es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se
convenza de que las entregas (las cosas por hacer), es decir el producto u objetos
tangibles que han de suministrarse) cumplan con los requisitos o criterios de
aceptación acordados al comenzar el proyecto.
Por estructuración se entiende la facilidad con que las funciones pueden ser
compartimenta izadas y la naturaleza jerárquica de la información a tratar. A
medida que el grado de estructuración aumenta, la posibilidad de estimar con
precisión mejora y, por consiguiente, el riesgo disminuye.
Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de
cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al
proyecto. Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control
administrativo del gerente de departamento.
ESTRUCTURA
Gerente de Proyectos
Ingeniero de Proyectos
Gerente de Construcción del proyecto
Coordinador de construcción del proyecto
Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
Supervisor de costo y programas del proyecto
Administrador del proyecto
Gerente de aprovisionamiento del proyecto
Asistente del controlador
El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del
proyecto definen la geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras
que las especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales,
materiales y la ejecución necesaria.
Muchos profesionales de la construcción confían en que los planos contienen lo
necesario para ejecutar su proyecto de infraestructura. En el momento en que se
requiere más información o cuando surgen discrepancias, entonces buscan más
detalles en las especificaciones. Es entonces donde muchas veces aparecen
problemas porque las especificaciones no son adecuadas y, en vez de aclarar la
intención del diseñador, crean complicaciones adicionales.
La estimación del tiempo forma parte del proceso de Gestión del Tiempo de la
Administración de Proyectos. La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los
procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Los procesos
de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: Cruz Montoya José Luis
1.- Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del
cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto.
2.- Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las
dependencias entre las actividades del cronograma.
3.- Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de
recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.
4.- Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos
laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.
5.- Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la
duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.
6.- Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.
Costos La estimación de costos de una actividad es una evaluación cuantitativa de
los costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del
cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede presentarse en forma de
resumen o en detalle
Recursos La estimación de recursos y costes es una actividad importante que
debe llevarse a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador
establecer una aproximación al coste total y plazos del desarrollo del sistema.

1.5 Actividades del proyecto

Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de
cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al
proyecto. Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control
administrativo del gerente de departamento.
El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto
basándose en contrato, las necesidades del cliente, los criterios de las agencias
regulatorias y los compromisos específicos de la corporación.
El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el
proyecto. Este trabajo incluye la preparación de los documentos con respecto a los
objetivos técnicos describe el proyecto, el desarrollo del plan de ingeniería y el
presupuesto, y el desarrollo del diseño del proyecto.
El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades
de la compañía en el lugar de trabajo. Esto incluye la supervisión de la mano de
obra de contratación directa, administración de los contratos de construcción,
ingeniería de campo, aprovisionamiento de campo, seguridad en el trabajo, control
de calidad de la construcción, contabilidad del sitio de trabajo, y recepción y
custodia temporal del equipo y materiales de la planta separadamente.
Coordinador de la construcción de la construcción del proyecto Asiste al gerente
de construcción evaluando los costos y programas de la obra. Coordina las
actividades del personal del sitio de trabajo con el personal de la oficina matriz de
ingeniería de diseño, de aprovisionamiento, de costos y programas, y de
construcción.
Ingeniero de puesta en marcha del proyecto: Es el responsable de la planeación
de los servicios de pruebas pres operacionales del proyecto.
Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto: Es responsable de la
implantación del programa de aseguramiento de la calidad para la obra y de
supervisar y auditar las actividades de calidad de ingeniería, el aprovisionamiento,
la construcción, los materiales y de los grupos de fabricación en el proyecto.
Supervisor de los costos y la programación en el proyecto Es responsable de
preparar las estimaciones, presupuestos y programas del proyecto y de
pronosticar y supervisar los costos de la obra y de la evolución.
Administrador del proyecto: Es responsable de proporcionar apoyo con personal y
controlar todos los servicios administrativos/de oficina que requieren los miembros
del equipo asignado al proyecto.
Gerente de aprovisionamiento del proyecto: Es responsable de todas las funciones
de aprovisionamiento requeridas por el proyecto, incluyendo el aprovisionamiento
de campo y de la oficina matriz.

1.6 Matriz de asignación de responsabilidades. Control mediante

gráfica de Gantt.
La matriz de la asignación de responsabilidades Se utiliza generalmente en la
gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos (individuos o
equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los
componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada.
No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo
menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir
en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo). Una
RAM de alto nivel se puede graficar con el listado de todos los entregables del
proyecto definidas en la EDT versus los recursos definidos en el OBS. No todos
los recursos tendrán necesariamente una entrada para cada actividad. Una RAM
de bajo nivel se puede utilizar para designar roles, responsabilidades y niveles de
autoridad para actividades específicas.
El diagrama de Gantt El diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales
en el cual la lista de actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a
lo largo del eje horizontal.
En el eje Horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en
términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día,
semana, mes, etc. En el eje Vertical se colocan las actividades que constituyen el
trabajo a ejecutar.
A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es
proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala
definida en el eje horizontal conforme se ilustra. En el cuadro numero 8 aparece
un diagrama de Gantt que representa el proyecto del libro mayor principal.
Las actividades que comienzan más temprano se localizan en la parte superior del
diagrama, y las que comienzan después se colocan de modo progresivo,
empezando por la que empiece primero, en el eje vertical. De este modo, el
diagrama parece la vista lateral de una corriente que fluye de una montaña, lo cual
explica por qué los diagramas de Gantt también se conocen como diagramas en
“cascada”. Además, el flujo desde la parte superior izquierda hacia la parte inferior
derecha puede dar la idea de secuencia al colocar el número o la letra de la
actividad precedente inmediata a la izquierda del extremo de la barra que
representa la actividad.