REDUCIENDO LOS COSTOS DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Deryk Anderson
Business Analyst - Maintenance
Oniqua Enterprise Analytics
deryk.anderson@oniqua.com T: +61 7 3859 9523

RESUMEN:

Lean Manufacturing y Lean Maintenance apuntan a la identificación y eliminación de

residuos a través de la mejora continua. El problema del mantenimiento insuficiente
de los activos suele abordarse mediante la eliminación de pérdidas y los programas de
mejora continua. El problema del mantenimiento excesivo por comparación recibe
poca atención. Si se deja sin atender, el exceso de mantenimiento de los activos
desperdicia silenciosa y continuamente los valiosos recursos de mantenimiento.
La industria ha sido conservadora en su enfoque para establecer intervalos de
mantenimiento preventivo. En algunos sitios:
· El 80% de los costos de mantenimiento preventivo se gastan en actividades con una
frecuencia de 30 días o menos.
· 30 a 40% de los costos de Mantenimiento Preventivo se gastan en activos con un
impacto de falla insignificante.
Este documento explora el impacto de la frecuencia en el problema de mantenimiento
excesivo y propone, con el uso de un estudio de caso, métodos de bajo riesgo para
reducir los costos de Mantenimiento Preventivo.

Palabras clave: Mantenimiento Preventivo, Eliminación de Residuos, Actividades,

Frecuencia, Análisis, Reducción de Costos.

INTRODUCCION

Buell y Smedley (1) definen a Lean Manufacturing como "un enfoque sistemático para
identificar y eliminar el desperdicio a través de la mejora continua". El desecho se
define como "cualquier cosa que no agregue valor al proceso de manufactura. Se
identifican las fuentes comunes de desperdicios en la manufactura (2) como:

· Sobreproducción: producir una cantidad de producto que exceda los requerimientos

o la demanda.
· Inventario: produciendo niveles de producto final o trabajo en progreso por encima
del óptimo.
· Espera - Retrasos en el proceso de producción.
· Transporte - Transporte innecesario del producto final o del trabajo en curso.
· Movimiento: movimiento innecesario de trabajadores, activos o materiales asociados
con la producción.
· Procesamiento - Pasos o actividades redundantes en el proceso de producción.
Reduciendo el Costo de Mantenimiento Preventivo
· Defectos - Produciendo productos defectuosos.

La aplicación del término "Lean" al mantenimiento apunta de manera similar a los

residuos objetivo. Bever (3) estima que entre el 18% y el 30% de cada dólar gastado en
mantenimiento se desperdicia. Se informa a Greg Folts (4) que observa que las
operaciones de mantenimiento pueden estar desperdiciando hasta un 25 por ciento
de la mano de obra disponible y que hasta un 60 por ciento de este desperdicio resulta
de actividades que no agregan valor al desempeño de la planta.
Categorías similares de desechos identificados para Lean Manufacturing pueden
aplicarse a la exploración de Lean Maintenance. A partir de una lista desarrollada por
O'Hanlon (3), se resumen a continuación siete categorías de desechos en
mantenimiento:
· Sobreproducción: realizar actividades de mantenimiento preventivo y predictivo a
intervalos más frecuentes que
óptimo
· Inventario: repuestos de mantenimiento de exceso de inventario con partes de
movimiento lento e inventarios secretos.
· En espera: en espera de herramientas, documentación de piezas, transporte, etc.
· Transporte: el tiempo dedicado a caminar, correr, conducir y volar asociado con el
trabajo de mantenimiento
· Movimiento – PM realizado que no agrega ningún valor a la prevención del tiempo de
inactividad.
· Procesamiento: oportunidad para mejorar la calidad de las reparaciones en el
mantenimiento reactivo o de averías.
· Defectos: falla de los activos causada por un mantenimiento insuficiente de los activos
o una revisión del mantenimiento.

El desperdicio en mantenimiento puede ser considerado como un problema de

estrategia, planificación y control. Este papel es especialmente concerniente con los
residuos derivados de la toma de decisiones estratégicas. Esto apunta particularmente
al mantenimiento, los desperdicios asociados con la “sobreproducción”, el “inventario”
y el “movimiento” de la lista anterior. Estos tres temas se conocen específicamente
como mantenimiento excesivo.

EL PROBLEMA DEL SOBRE MANTENIMIENTO

Los activos de bajo mantenimiento se caracterizan por:

· Actividades preventivas no realizadas o realizadas a intervalos demasiado largos

· Actividades preventivas ineficaces o inexistentes.
Los activos de bajo mantenimiento dejan un rastro evidente de residuos, ya que a
menudo dan como resultado averías frecuentes y prolongadas, un alto
Niveles de trabajo no planificado y pérdida de producción y producción. El bajo
mantenimiento es un objetivo regular de continua
Programas de mejora.

El mantenimiento excesivo se caracteriza por:

· Realizar actividades de mantenimiento preventivo a intervalos más frecuentes de lo
necesario.
· Realizar actividades de mantenimiento preventivo que no agreguen valor a la salida.
~ Las actividades de PM no son efectivas para detectar fallas y son una pérdida de
tiempo
~ Las actividades de PM son redundantes (es decir, duplican otro esfuerzo)

El mantenimiento excesivo de activos deja un rastro de residuos menos obvio. Nos

inclinamos a creer que nuestras actividades de mantenimiento preventivo son
efectivas si no rectificamos constantemente las averías. Cuando se deja sin cuestionar
el mantenimiento en silencio, desperdicia constantemente los preciosos recursos de
mantenimiento que afectan los costos directos y la rentabilidad de nuestros negocios.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

En este documento, el término Mantenimiento preventivo se refiere a cualquier

actividad que está diseñada para:
· Predecir el inicio del fallo de los componentes,
· Detectar una falla antes de que tenga un impacto en la función del activo,
· Repare o reemplace el activo antes de que ocurra la falla.
El mantenimiento preventivo tiene dos características, una actividad a realizar y una
frecuencia con la que se realiza la actividad.
realizado Una reducción en el desperdicio en Mantenimiento Preventivo puede
dirigirse a la actividad de Mantenimiento Preventivo o su frecuencia.

Actividades de mantenimiento preventivo

En muchas empresas, las actividades de mantenimiento preventivo se han establecido

a lo largo del tiempo con poco
Disciplina técnica de apoyo al proceso de decisión. Esto ha resultado en actividades de
Mantenimiento Preventivo que:
· Son ineficaces en la detección del inicio de la falla,
· Duplicar el esfuerzo de otras actividades preventivas,
· Faltan por fallas críticas.
Una revisión de las actividades de Mantenimiento Preventivo requiere una evaluación
de los modos y consecuencias de falla contrastadas con la efectividad de la actividad
propuesta o actividades actuales.
Un método para realizar una revisión de las actividades de Mantenimiento Preventivo
es mediante el análisis de fallas hipotéticas.
Los análisis en esta categoría desarrollan actividades de Mantenimiento Preventivo
basadas en un análisis de riesgo de falla.
Los análisis en esta categoría están tipificados por RCM II después de Moubray (5), sin
embargo, hay muchos tipos de enfoque en la práctica. Este tipo de enfoque
generalmente ignora el Mantenimiento Preventivo existente.
Actividades y compara los resultados con los programas de mantenimiento existentes
una vez que se completa el análisis.
Hardwick y Winsor (6) describen el desarrollo de nuevos estándares de mantenimiento
para Energy Australia. Basado en la aplicación de los principios de la CRM. Considerado
como un éxito técnico y de cambio.
proyecto de gestión, hubo beneficios significativos estimados en 25000 estaciones de
postes y quioscos.
El programa de mantenimiento tradicional había exigido un presupuesto anual de $
6.875 millones por año. Típicamente se habían presupuestado $ 3.75M por año, con el
déficit presupuestario que se muestra como trabajo atrasado. Como resultado del
proyecto, se desarrollaron nuevos estándares de mantenimiento. Estos cambios no
afectaron el periodo o frecuencia del mantenimiento preventivo, pero solo la
metodología o actividades.
El programa de mantenimiento resultante exigió un presupuesto de $ 2M por año. Con
la implementación completa del nuevo programa, el período de recuperación del
proyecto se estima en 4 meses. Este ejemplo demuestra claramente la
La extensión del problema de mantenimiento excesivo, así como la eficacia de una
revisión exitosa de la prevención.
Actividades de mantenimiento por análisis de fallas hipotéticas.
Otro método para realizar una revisión de las actividades de Mantenimiento
Preventivo es un proceso de "RCM Inverso" en el que cada actividad se revisa y se
prueba para determinar su propósito, valor y posible duplicación con otras actividades.
En este caso, las actividades de mantenimiento preventivo existentes no se ignoran y
proporcionan la base del proceso de revisión.
Turner (7). Describe un enfoque llamado PMO que revisa las actividades de
Mantenimiento Preventivo en un solo paso
proceso. Los resultados de una revisión de PMO típica se muestran en la Figura 1.

La figura 1 muestra que:

· Solo el 13% de las actividades existentes de Mantenimiento Preventivo se
consideraron valiosas.
· El 19% de las actividades de Mantenimiento Preventivo fueron una pérdida de
tiempo.
· El 30% de las actividades de Mantenimiento Preventivo se realizaron con demasiada
frecuencia.

Este ejemplo también demuestra el alcance del problema de mantenimiento excesivo

y muestra la efectividad de un programa de revisión para abordar las actividades de
Mantenimiento preventivo.
Estos ejemplos demuestran que las actividades de mantenimiento preventivo tienen
un impacto significativo en la efectividad y el costo del programa de mantenimiento
preventivo. La revisión de las actividades de Mantenimiento Preventivo puede ser
exitosa en términos de las actividades técnicas desarrolladas, pero enfrenta desafíos
en la selección de las frecuencias de actividad óptimas.

Frecuencia de mantenimiento preventivo

Las frecuencias de mantenimiento preventivo pueden variar según el deterioro y las

tasas de falla, la estrategia operativa (es decir, las ventanas de oportunidad), el costo
de realizar la actividad y la penalización asociada con la falla del activo.

Los modelos de decisión para el tiempo de inspección, reparación y reemplazo basados

en datos de fallas de activos se describen, por ejemplo, por Jardine (8). La recopilación
de datos de fallas precisos para optimizar las frecuencias para una amplia gama de
activos se considera problemática. En ausencia de datos para tal decisión de apoyo, el
establecimiento de frecuencias por "juicio personal" es ampliamente recomendado y
practicado.
Un sondeo de la industria respaldado por las frecuencias de mantenimiento publicadas
(9, 10) muestra una clara preferencia por ciertos intervalos al especificar las frecuencias
de mantenimiento preventivo.
Estos son:
· Mensual
· Trimestral (3 Mensual)
· Semestralmente (6 meses)
· Anualmente
Esta observación apoya la afirmación de que las frecuencias de mantenimiento basadas
en el "juicio personal" están muy influenciadas por los ciclos de calendario mensuales
y anuales. Si cada una de estas frecuencias se extendiera por solo una semana, la
mayoría de las instalaciones de mantenimiento podrían realizar una reducción del 20%
en el costo directo de su Programa de mantenimiento preventivo.
Si las actividades de Mantenimiento preventivo se asignan a los intervalos de
frecuencia preferidos de manera conservadora, es fácil imaginar una situación para
muchas actividades de mantenimiento excesivo por un factor de hasta el 200%. El
mantenimiento excesivo resultante agrega poco o ningún valor a la detección o
prevención de fallas de activos.

Impacto de la frecuencia de mantenimiento preventivo en la confiabilidad

Se supone que a medida que aumenta la frecuencia del Mantenimiento Preventivo (es
decir, se reduce el intervalo entre las actividades de Mantenimiento Preventivo)
aumenta el costo de realizar la actividad de mantenimiento Preventivo. También a
menudo se asume que la probabilidad de falla se reduce con una mayor frecuencia de
Mantenimiento Preventivo. La relación entre la frecuencia del Mantenimiento
Preventivo y la probabilidad de prevención de fallos (se supone que la actividad de
Mantenimiento Preventivo es exitosa y se evitan los costos de penalización) se muestra
en la Figura 2.

La figura 2 muestra un rendimiento decreciente en relación con la probabilidad y la

frecuencia del mantenimiento preventivo. Si la frecuencia de inspección correcta para
un rodamiento es de 6 semanas, entonces hay muy poco que ganar realizando la
inspección cada 4 semanas o cada 2 semanas.
Sin embargo, no puede suponerse que el beneficio de llevar a cabo la actividad de
Mantenimiento Preventivo aumente en todos los casos. En el caso de Mantenimiento
Preventivo intrusivo donde los activos se abren, ajustan o manejan de otra manera,
existe la posibilidad de que los activos se devuelvan al servicio en peor estado que
cuando fue recibido. Esto significa que a medida que aumenta la frecuencia de
mantenimiento, la probabilidad de un fallo inducido por el mantenimiento aumenta y
la probabilidad general de éxito de la actividad de mantenimiento preventivo se reduce
como se muestra en la Figura 3. Las Figuras 2 y 3 proporcionan la base de un argumento
para evitar el mantenimiento preventivo de alta frecuencia ocupaciones.

El gráfico de la Figura 2 sugiere que es posible reducir la frecuencia del Mantenimiento

Preventivo sin afectar significativamente la confiabilidad de los activos. La Figura 4
muestra que una disminución significativa en la frecuencia de mantenimiento solo
puede resultar en una reducción menor en la probabilidad de detección de fallas (tal
vez incluso un aumento si se considera el gráfico de la Figura 3).
 Figura 4 - Efecto de la reducción de la frecuencia de PM en la confiabilidad de los activos

El desafío asociado con la reducción de la frecuencia es que, sin datos o historial de

fallas razonables, es difícil saber dónde se encuentra la frecuencia de Mantenimiento
Preventivo actual en el gráfico. Las reducciones de frecuencia en la "Zona de peligro"
indicada en la Figura 4, darían como resultado reducciones proporcionales en la
confiabilidad de los activos. Si la frecuencia de mantenimiento actual es baja, las
reducciones significativas en la confiabilidad pueden no ser evidentes por algún
tiempo. Si la frecuencia de mantenimiento actual fuera alta, entonces las reducciones
en la frecuencia de mantenimiento dentro de la "Zona de peligro" darían como
resultado reducciones más inmediatas en la confiabilidad.
La reducción de la frecuencia puede ser solo una estrategia razonable cuando las
consecuencias de una falla son bajas y la frecuencia actual es alta. Reducciones
menores en la frecuencia de mantenimiento con estas características pueden producir
rendimientos considerables, como se demuestra en el siguiente estudio de caso.

CASO DE ESTUDIO – REDUCCIÓN DEL DESPERDICIO A TRAVÉS DE LA REDUCCIÓN DE

LA REDUCCIÓN DE LA FRECUENCIA

El siguiente estudio de caso es del sector manufacturero. La instalación de

mantenimiento había realizado recientemente una revisión de sus actividades de
Mantenimiento preventivo, pero la acumulación de pedidos continuaba aumentando
a medida que se retrasaba el trabajo. El personal del sitio estaba preocupado de que:
· El trabajo acumulado se elevaría a niveles inmanejables,
· Se descuidaron las actividades críticas de mantenimiento preventivo en el trabajo
diferido.
Una revisión adicional de las actividades de Mantenimiento Preventivo se consideró de
poco valor. Por esta razón, se decidió apuntar a las frecuencias de mantenimiento para
una posible reducción.

Criticidad de los activos

Se realizó un análisis de criticidad de activos. La criticidad de los activos se identificó

con el código de la Tabla 1.

Tabla 1 - Clasificación de criticidad de activos

Código Criticidad Impacto en el negocio
S Seguridad / Ambiental / Critica Seguridad/Ambiental
Gran impacto en la producción de todas las Pérdida Total de la
10 máquinas / líneas, contribuyendo a los largos producción
cortes de la fábrica. Pedidos perdidos en todos los
productos.
Impacto importante en la producción de una o más Pérdida Total de la
9 máquinas / líneas, lo que contribuye a largas producción
interrupciones de la máquina / línea. Se pierden
pedidos de productos específicos.
Impacto significativo en la producción de todas las Pérdida Parcial de la
8 máquinas / líneas. Incapacidad para cumplir con producción
las cantidades de pedidos de clientes por fechas de
entrega.
Impacto significativo en la producción de una o Pérdida Parcial de la
7 más máquinas / líneas. No se puede cumplir con producción
las cantidades específicas de pedidos de productos
por fechas de entrega.
Impacto menor en la salida de una máquina / línea. Pérdida Parcial de la
6 La producción puede ser reprogramada. No es producción
posible cumplir con algunos pedidos de clientes
para un producto específico por fechas de entrega.
 Pérdida de activos con 100% de respaldo de Impacto insignificante
5 capacidad. La falla de los activos de respaldo
afectará la capacidad de cumplir con las
cantidades de pedidos de los clientes en las fechas
de entrega.
Pérdida de activos con alguna contingencia o Impacto insignificante
4 almacenamiento intermedio. Impacto significativo
en la producción de una sola máquina / línea (sin
afectar la capacidad de cumplir con los pedidos).
Pérdida de activos con contingencia significativa o Impacto insignificante
3 almacenamiento intermedio.
Impacto significativo en la producción de una sola
máquina / línea (sin afectar la capacidad de
cumplir con los pedidos).
Impacto menor en la salida de una sola máquina / Impacto insignificante
2 línea (sin afectar la capacidad de cumplir con los
pedidos), por ejemplo. Reducción corta en la
capacidad de producción.
1 No afecta la salida de ninguna máquina o línea de Impacto insignificante
proceso dentro del tiempo de reparación.

Las clasificaciones de criticidad se aplicaron a las actividades individuales de

Mantenimiento Preventivo. El número relativo de actividades de Mantenimiento
Preventivo en cada una de las categorías de Impacto de Negocios se muestra en la
Figura 5. Este cuadro muestra que una alta proporción de actividades se dirigió a la
prevención de fallas o fallas de "Impacto Negligente" con niveles bajos de "Pérdida de
Producción".
 Figura 5 - Actividad de mantenimiento preventivo contra el impacto en el negocio

Frecuencia

El costo de las actividades de Mantenimiento Preventivo se comparó con la frecuencia

como se muestra en la Figura 6.

Figura 6 - Costos de la actividad de mantenimiento preventivo por frecuencia

La Figura 6 muestra más del 80% del gasto en Mantenimiento Preventivo en

actividades con una frecuencia de un mes o menos.
Análisis ABC

El análisis ABC es un método común para clasificar los inventarios destinados a

identificar artículos de inventario críticos.
La clasificación ABC se basa en el principal de Pareto (Vilfredo Pareto (1848 - 1923)),
en el que relativamente pocos elementos representan la mayoría de cualquier
resultado dado. La clasificación de ABC sostiene que un número relativamente
pequeño de artículos de inventario representa la mayor parte del valor total del
inventario. Cuando se aplica a actividades de mantenimiento preventivo, se ve un
patrón similar.
La Figura 7 muestra los resultados de la aplicación del análisis ABC a las actividades de
Mantenimiento preventivo en el estudio de caso. La gráfica de la Figura 7 muestra que:
· El 70% de los Costos de Mantenimiento Preventivo fueron incurridos por el 25% de
las actividades de Mantenimiento Preventivo
· Poco menos de la mitad de las actividades de mantenimiento preventivo
representaron el 90% de los costos de mantenimiento preventivo

Figura 7. Análisis ABC

Perfil de Actividades de Mantenimiento Preventivo.

Usando una combinación de las clasificaciones de Impacto de Negocios, Frecuencia y

ABC, se observaron las siguientes oportunidades entre 8,000 actividades de
mantenimiento preventivo:
· 700 actividades de alto costo (Clase A) con un impacto de falla insignificante
· 1300 actividades de alta frecuencia con impacto insignificante de falla.
· 1100 actividades de alta frecuencia con impacto de producción parcial.

Modificación a Frecuencias

Como resultado de la baja probabilidad de falla esperada y el alto costo del programa
de Mantenimiento Preventivo, se decidió reducir considerablemente las frecuencias
de Mantenimiento Preventivo, de acuerdo con la criticidad de los activos (impacto
comercial). El grado de reducción de la frecuencia se muestra en la Tabla 2.
La reducción en las frecuencias de mantenimiento se realizó en el Sistema Empresarial
mediante la manipulación de datos.
El impacto de la reducción de frecuencia en la carga de trabajo se muestra en la Figura
8 y la Figura 9. Con este enfoque se logró una reducción de la carga de trabajo anual
total de aproximadamente 10,000 horas.
Dieciocho meses después de la implementación de los cambios de frecuencia, el sitio
no ha experimentado un efecto adverso en la confiabilidad como resultado de las
alteraciones hechas a las frecuencias de Mantenimiento Preventivo.

Tabla 2 – Enfoque en la reducción de frecuencia

Impacto en Negocio Código Cambio de frecuencia
Seguridad/Ambiente S Sin cambio
Pérdida Total de 10 Sin cambio
producción 9 Sin cambio
Pérdida parcial de 8 Muy alta frecuencia reducida en una
producción semana o 50%.
7 Un mes o más - sin cambios. Menos de un
mes reducir en una semana o 50%.
6 Un mes o más - sin cambios. Menos de un
mes reducir en una semana o 50%.
5 Reducir la frecuencia en un 100% para las
frecuencias actuales hasta 6 meses.
Impacto Insignificante 4 Reducir la frecuencia en un 100% para las
frecuencias actuales hasta 6 meses.
3 Reducir la frecuencia en un 100% para las
frecuencias actuales hasta 6 meses.
2 Reducir la frecuencia en un 100% para las
frecuencias actuales hasta 6 meses.
1 Reducir la frecuencia en un 100% para las
frecuencias actuales hasta 6 meses.
 Figura 8 - Carga de trabajo de mantenimiento preventivo - Antes de la
modificación de frecuencia

Figura 8 - Carga de trabajo de mantenimiento preventivo - Después de la

modificación de frecuencia
CONCLUSION

Las actividades de mantenimiento preventivo pueden tener un impacto

significativo en los residuos en el mantenimiento y la fabricación como resultado
de un mantenimiento insuficiente y excesivo. El problema del mantenimiento
excesivo recibe poca atención en comparación con el mantenimiento
insuficiente.
La elección de la frecuencia del Mantenimiento Preventivo afecta el costo total
del programa de Mantenimiento Preventivo.
Los enfoques conservadores para establecer las frecuencias de mantenimiento
preventivo aumentan los desperdicios de mantenimiento al tiempo que agregan
poco o ningún valor a la detección o prevención de fallas de activos.
La revisión de las actividades de Mantenimiento Preventivo se ha demostrado
en el pasado para reducir efectivamente los desechos causados por el
mantenimiento excesivo. Una revisión de las frecuencias de Mantenimiento
Preventivo ofrece más oportunidades para reducir el esfuerzo de
Mantenimiento Preventivo. La reducción de las frecuencias de mantenimiento
preventivo para actividades de alta frecuencia en activos de baja criticidad
proporciona un método para reducir de manera rápida y efectiva los costos de
mantenimiento preventivo y eliminar los desechos de mantenimiento.

REFERENCIAS

1 Buell J and Smedley P (March 2002), The War on Waste, Retrieved from
http://www.optiant.com/news_articles_start.html
2 Author Unknown, Date Unknown, Waste in Maintenance: Seven Types – And What You Can Do About
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Systems March 13, 2000 (Presented at National Manufacturing Week, Chicago, Illinois)
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http://www.mt-online.com/current/0202_leanmaint.html
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