PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN

BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI I

PERPUSTAKAAN
BALAI PENELITIAN VETERINER

oteh: ~
,
YULIA RUKMININGSIH I

G05399903
...('•'/

, I

PROGRAM STUD I TEKNIK PERPUST AKAAN DOKUMENTASI

DAN INFOR:\1ASI
· JURUSAN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERT AN JAN BOGOR
2002

- ~ ,
 PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN
BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI
PERPUSTAKAAN
BALAI PENELITIAN VETERINER

Oleh:
YULIA RUKMININGSIH
G05399903

Laporan Praktek Lapangan

Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Pendidikan Diploma III (Dill)
pada Program Studi Teknik Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi

PROGRAM STUD! TEKi\'IK PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI

JURUSAN ILMU KOMPUTER
F AKUL T AS MA TEl\IA TIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERT ANIAN BOG OR
2002
Judul Penataan Arsip di Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogar

Nama Yulia Rukminingsih

NIM G05399903

Menyetujui

Pembimbing Lapangan,

~ ~

'<:iisantoso. M.Kom.
31 578 807

Tanggal Ujian: 10 Juli 2002

lr :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-~i
~i

Ilmu Pengetahuan modern membuka

mata generasi muda dan mengajarkan mereka
hakikat dan pengetahuan,
tetapi tidak mengajari mereka khusyu' dan menangis.
(Ulama) ~i
~i
Tidak ada kemelaratan yang lebih papa ~i
dari kebodohan dan tidak ada harta (kekayaan)
yang lebih bermanfaat dari kesempurnaan aka/.
(Ulama) ~

II

II
..
II

II
II

II

..II
II
II

II

II
Dari karya ini kupersembabkmz zmtuk Agamaku, Ayah dan Ibu, Saudaraku.
II Suami dan anak-a11akku yang selau kucintai dan kusayangi tanpa ada batamya
II
..
..II
!~\~~~\~\~\~~~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~~
 RIWAYAT HIDUP PENULIS

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 25 Juli 1959, merupakan putri ke-lima dari
sembilan bersaudara dari bapak bernama Sartono Soerjopoetro (aim.) dan ibu bernama Rukimah.

Penulis mengawali pendidikan di SO Dewi Sartika I Bogor, tahun 1966 lulus tahun 1971.
Kemudian melanjutkan ke SMPN I Bogor lulu s tahun 1974. Pada tahun 1975 penulis memasuki
pendidikan Sekolah Menengah Atas PGRI I Bogor lulus tahun 1977. Pada tahun 1993 penulis pernah
mengikuti Program 02 llm u Perpustakaan di L:niversitas Terbuka tidak tamar.

Selanjutnya pada tahun I 999 penulis melanjutkan ke Program Studi Perpustakaan

Dokumentasi dan Informasi (PUSDOKIJ\FO). Jurusan Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan
Ilmu Pengetahuan Alam In stitut Pertanian Bogor.
 KATAPENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-N ya
penuli s dapat men ye lesaikan laporan praktek ke1ja dengan judul " Penataan Arsip di Balai Penelitian
Veteriner".
Praktek kerja ini dil akukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi
Perpustakaan Dokumentasi dan lnformasi. Juru san llmu Komputer, Fakultas Matematika dan llmu
Pengetahuian Alam , lnstitut Pertanian Bogar. Pelaksanaan praktek ke1ja dimulai dari tanggal 28
Januari 2002 sampai dengan tanggal 15 Maret 2002, di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner
(BALITVET) Bogor. .
Dalam pembuatan laporan ini tel ah melibatkan banyak pihak, untuk itu penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

I. Bapak lr. Julio Adi santoso, M.Kom. Selaku Ketua Program Studi Perpustakaan Dokumentasi
dan lnformasi dan dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan.
2. Bapak Tardjono, SH., selaku dosen penguji.
3. Badan Litbang. Pe11anian yang telah memberikan tugas belajar kepada penulis.
4. Proyek ARMP-11 yang telah memberikan dana kepada penulis untuk mengikuti pendidikan di IPB
Bogor.
5. Dr. Darminto, selaku Kepala Balai Penelitian Veteriner yang telah memberikan izin kepada
penulis .
6. lbu Zakiah Muhajan , SS., selaku Kepala Sub Seksi Perpustakaan dan sebagai supervisor, dalam
praktek kerja ini.
7. Seluruh staf perpustakaan BALITVET Sri Purwati, Siti Kuraesin, Amd., Uka Kahfiana dan
Juna'at atas bantuannya sehingga penulis dapat dengan baik menyelesaikan praktek kerja.
8. Suami dan anak-anakku tercinta yang telah membantu penulis.
9. Teman-teman sekampus angkatan 36 PUSDOKINFO yang telah memberikan bantuannya selama
perkuliahan .

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih terdapat kekurangan, oleh
karena itu penulis menampung saran dan kritik yang bermanfaat agar lebih sempurnanya penulisan
ini.

Bogar, 17 Juni 2002

Penulis
 DAFTA,R ISI

Halaman

I<AT!I. PENGANTAR ............................................................................................................ ..

DAFTAR lSI·· ···· ··· ······················ ········ ·· ·· ·· ······· ······· ······· ······· ·· ········· ·· ··· ·· ····· ·· ························· · II

DAFTAR TABEL .............. ...... .... ... .... .. ................ ..... .............................................................. iii

DAFTAR GAMBAR ........... ....................... .... ............ ... ... ....................................................... iv

DAFTAR LAMPIRAN .. ......................... ................ .................... .............. .... ........................... v

BAB I. PENDAHULUAN .... ...................... ............................................................ ..... ... ...... .

I. Lata r Belakang ........... ...................... ...... .. ... .................... ... ................... ................ ... .
2. Tujuan ...................... ........................................ ........................................... ........ .... ..
3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan................................................................................ 2
4. Metode Pelaksanaan ......................... .............. .. ......................................................... 2
5. Tinjauan Teoritis .. ........ .... ... ...................................................................................... 2

BAB II. KEADAAN UMU\1 ..................................................................................... ..... ........ 5

1. Sejarah Singkat. .... ... ........ ........ .............................................. .. ............ ....... ............... 5
2. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan .................... ............. .................... ............ .. 5
3. Kedudukan , Tugas dan Fungsi ...................................... ................ ............................ 6
4. Lokasi dan Ruangan ....................... .... ...... ............................................ ..................... 6
5. Persona1ia .................................................................................................................. 6
6. AnggaranPerpustakaan ....................... ............... .... ...................................... ...... ....... 7
7. Jumlah dan Jenis Koleksi ....................................... .. ................................................. 7
8. Sarana................................................... ............ ............................ ... .. ....... ...... ........... 7
9. Pengolah an Bahan Pustaka........................................................................................ 8
I 0. Pelayanan Perpustakaan ......... ...... .................................................. ... ... ...... .... ........... 8
I I. Penataan Arsip........ .......................................................................... ...... .......... .. ....... 9

BAB III. PENATAAN ARSIP ................................................................................................. 10

I. Memeriksa ........... .... ................................................. ........ ......................................... II
2. Mengindeks/Memberi Kode ...... ...... .......................................................................... II
3. Memasukkan Hasil lndeks ke Komputer ................................................................... 12
4. Penempatan ............................................................................................................... 13

BAB IV . PEMBAHASA\: ....................................................................................................... 16

B.-\8 V. KESIMPULAJ\ DA\: SARAN ................................................................................. 19

I. Kesi mpulan ....... ............................ ......... ............................. .... ..... ...... .................... .. .. 19
2. Saran ........... .. .............. .................. ................................ ................. .... ........................ 19

DAFT AR PUST AKA ...................... ..... ....................................... ................. .. ...... ...... ... ........... 20

LAMPI RA N ...... ... ..... ..... ........ ... ........................ .... ................................. ... ... ......................... ... 21

II
 DAFTAR TABEL

Nom or I-I a Iaman

Teks

I. Personal Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner. ....................... ...................... ......... ...... ... 6
2. Jumlah dan Jenis Koleksi ...... .. ......................... ......... ................. .................. ........................ 7
3. Sarana di Perpustakaan BALITVET .................................................................................... 8
4. Format Agenda Surat Perpustakaan BALITVET .. ............................. ... ............ ................... 12
5. Surat Masuk dan Keluar ............ .... .... .. .... ....... ........ ... .......... ... ..... .. ..... ....... ......... ..... ............ . 13

Ill
 DAFTAR GAMBAR

Nom or Halaman
Teks

I. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan BALITYET......... .......... .. ...... ............. ............... ... 5
2. Urutan Arsip dalam Odner ................. ........................ ...... .. ........ ............. ........ ... ................. 17

IV
 DAFTAR LAMP IRAN

Nom or I-I a Iaman

I. Jadwal Praktek Kerja .......... ................. ........... ..... ....... ...... ........ ..................... .... ................. 21
2. Tata Letak Ruang Perpustakaan BALITVET ..................................................................... 22 ..
3. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/lnvoice ........................................................... 23
4. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/Ciaim ............................................................. 24
5. Contoh Surat Keluar mengenai Jasa/Daftar lsi Majalah ................................................... 25
6. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/Pembayaran Langganan Majalah ................... 26
7. Contoh Surat Masuk mengenai Jasa Fotokopi ................................................................... 27
8. Contoh Surat Masuk mengenai Jasa Penelusuran .............................................................. 28
9. Contoh surat Keluar mengenai Jasa Pengiriman Daftar Display ........................................ 29
I 0. Conroh Surat Keluar mengenai Jasa Pengiriman Daftar Display ...................................... 30
I I. Contoh Surat Keluar mengenai Pengiriman Buku ............................................. .... ............. 31

v
 BAB. I PENDAHULUAN

I. Latar Belakang
Pada dasamya setiap organisasi dalam melaksanakan pekerjaannya memerlukan data dan
informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan
atau transaksi mulai dari keg iatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-
kegiatan pengambilan keputusan (Amsyah, 1998). Demikian pula yang terjadi pada organisasi
perpustakaan. Penataan arsip perpustakaan perlu dilakukan, karena arsip perpustakaan merupakan
rekaman kegiatan yang pemah dilakukan satu perpustakaan dalam kurun waktu tertentu. Dengan kata
lain arsip perpustakaan merupakan bahan untuk mengukur kinerja perpustakaan dalam satu masa.
Teknis penataan arsip perpustakaan secara teoritis memiliki kesamaan derajat langkah penge lolaan
dokumen di perpu stakaan, ya itu surat diterima atau dikeluarkan dari perpustakaan dan diidentifikasi
pokok permasalahannya (dalam teori perpustakaan sama dengan diklasifikasi menurut subyek),
diklasifikasi, dan disusun dalam satu sistem.
Sebagaimana halnya dalam strukrur organisasi satu balai penelitian, unit kerja perpustakaan
khusus merupakan sub unit kerja penunjang lembaga induknya. Dengan demikian, pola pen ge lolaan
arsip yang dianut sistem desentralisasi . lni berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-
masing. Sistem penyimpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung
kepada ketentuan kantor bersangkutan. Surat-surat yang masuk maupun surat keluar, yang diperoleh
berdasarkan surat langsung ditujukan ke perpustakaan atau surat yang ditujukan ke Kepala Balai
mengenai perpustakaan dan didisposisikan oleh Kepala Balai ke perpustakaan melalui Sekretariat
Balai. Sedangkan untuk bagian-bagian lain diantar oleh kurir ke bagian masing-masing. Bagian .
Perpustakaan BALITVET mengelola arsip-arsipnya menurut sistem penatan arsip yang dikaitkan
dengan jenis kegiatan pekerjaan yang ada, yang disebut pol a desentralisasi.
Pengelolaan arsip yang baik memerlukan tenaga yang profesional, alat dan sistem untuk
penyimpanan arsip-arsip tersebut. Sejalan dengan perkembangan perpustakaan, dokumentasi dan
kearsipan, maka Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi (PUSDOKINFO), Jurusan
Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor,
mempersiapkan tenaga-tenaga yang profesional melalui pendidikan Diploma Ill.
Berkenaan dengan penyelesaian pendidikan program Diploma III PUSDOKINFO tersebut,
mahasiswa diwajibkan melaksanakan praktek kerja lapang di berbagai perpustakaan, dokumentasi
dan informasi yang ada di Indonesia. Oleh karena itu , penulis memilih bidang kajian khusus yaitu
penataan arsip di perpustakaan BALITVET.
2. Tujuan
Praktek kerja lapangan yang dilakukan ini bertujuan untuk :
I. Mengembangkan pengetahuan , sikap dan kemampuan profesi mahasiswa melalui penerapan ilmu ,
melatih kerja dan pengamatan teknik-teknik yang diterapkan dalam bidang keahlian perpustakaan ,
dokumentasi dan informasi.
2. Menghasilkan lulusan yang terampil. relevan dengan pembangunan dan mampu menghayati serta
memecahkan perm asalahan yang komplek dalam dunia kerja secara sistematis dan interdisiplin
3. Mendekatkan perguruan tinggi dengan masyarakat dan dunia kerja agar pendidikan tinggi sejalan
dengan tuntutan pembangunan di berbagai bidang.

4. Sebaga i suatu sarana pembanding antara teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek
kerja secara langsung.

5. Untuk melatih mental dan fisik mahasiswa dalam menghadapi realita kehidupan di lingkungan
tempat kerjanya.
 2

3. Tern pat dan Waktu Pelaksanaan

Praktek kerja dilakukan di Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogor ·yang beralamat di
Jl. R.E. Martadinata No. 30 Bogor 16I I4 , Kotak Pos I5I telepon (025I) 334456, 33I048 . Praktek
kerja ini dilakukan pada peralihan semester lima ke semester enam seiama empat puluh lima hari
mulai tanggal 28 Januari 2002 sampai dengan tanggal I5 Maret 2002. Jam kerja dimulai pada pukui
08 .00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB, dari hari Senin sampai dengan hari Jumat.

4. Metode Pelaksanaan
Praktek kerja dilakukan dengan cara praktek (bekerja) secara langsung pada setiap bidang
pekerjaan yang dilakukan di perpustakaan BALITVET, khususnya di bidang penataan arsip.
Pengumpulan data-data untuk pembuatan laporan ini dilakukan dengan cara observasi atau
pengamatan secara langsung, wawancara I tan ya j awab secara langsung, melakukan kegiatan
pengarsipan secara langsung dan studi pustaka dengan kajian penataan arsip .

5. Tinjauan Teoritis
Setiap kegiatan atau pekerjaan di perkantoran memerlukan informasi dan data. Arsip adalah
salah satu sumber data karena merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan. Arsip sebagai data diolah
secara manual dan komputer. Arsip perlu ditata dan disimpan secara sistematis agar dengan mudah
dan cepat ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan .
Definisi adm in istrasi menu rut Soekamo selalu menuju pacta pengertian jaman dahulu .
Tegasnya pacta jam an Hindia- Be Ianda diartikan dan dialih-bahasakan menjadi istilah "Tata Usaha",
ialah segala kegiatan yang meliputi tulis-menulis, mengetik, korepondensi, kearsipan dan
sebagainya. 1>
Definisi arsip menurut Hadi Abubakar dapat diartikan dalam bahasa Belanda sebagai archief,
dalam bahasa Inggris sebagai archive, dari bahasa Yunani, yaitu "Arche" yang berarti permulaan.
Kemudian dari kata "arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya
kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Sedangkan
2
dari bahasa Latin dikenal kata " achivum". chartularis, tabularium dan arccharium. >
Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah . pengertian arsip juga diatur dalam Undang Undang No .
7 tahun I 97 I pasal I adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta/perorangan, dalam bentuk
corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan
kehidupan berkebangsaan .3 >
Zulkifli Amsyah mendefinisikan arsip secara ringkas ialah setiap catatan (record/warkat)
yang tertulis, tercetak. atau ketikan , dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi , yang terekam pacta kertas ( kartu , formulir) ,
kertas film (slide, film-strip , mikro-film ). media komputer ( pita tape, piringan, rekaman , disket),
kertas photokopi dan lain-lain. 4 )

' ' Soekarno, K, Dasar-dasar Manajemen : Celakan ke XIII (Jakarta : Mi swar. 1985) p. 8
Z) Hadi Abubakar, Pola Kears ipan Moderen: Sistem Kartu Kendali (Jakarta : Djambatan, 1996) p. 8-9
3
) Zulkitli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1998) p. 2
41
ibid. p.3
 3

Menurut Ensiklopedi Umum, arsip adalah kumpulan tersusun dari bahan berupa tulisan
tangan, piagam, daftar, surat dan lain- lain, yang berhubungan dengan sejarah atau perkembangan suatu
negara, daerah , kota, lembaga, perhimpunan atau keluarga. Penyusunan didasarkan atas nama badan
atau orang yang mengeluarkan dol<umen itu. SJ
Di samping kata "arsip" dalam bahasa Indonesia, kita masih mengenal kata "file" dan "record"
yang masih banyak digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari . Dalam ilmu kearsipan
( Archivologi) kita mengenal beberapa istilah , yaitu :
a. Fl LE ialah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses
administrasi secara aktif jadi masih dipergunakan.
b. RECORD ialah arsip in aktif oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya
ke Unit Kearsipan pada instansi bersangkutan . Arsip in aktif ini sudah menurun nilai kegunaannya
dalam memproses administrasi sehari-hari.
c. ARCHIVE ialah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Rl Pusat atau Arsip Nasional Rl
Daerah. Jadi arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak digunakan dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan
Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi mendatang. 6>

Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan yaitu :

I. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fokopi
atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan
sebagai bukti hukum yang sah .
2. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
Arsip ini dapat berupa fotokopi , film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media
komputer seperti disket dan sebagainya. Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini : surat,
surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan dan lain-Iain. 7>

Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelengggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di
berbagai kantor, baik kantor pemerintahan. swasta ataupun organisasi kemasyarakatan. Arsip statis
ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari
arsip (dinamis) dari berbagai kantor. 8 >
Mengingat pentingnya arsip bagi kegiatan di perkantoran , maka arsip tersebut memerlukan
pengolahan dan penyimpanan yang baik sehingga dapat dengan rnudah ditemukan kernbali.
Pengelolaan arsip di perpustakaan BALITVET meliputi kegiatan rnemeriksa, rnengindeks/memberi
kode. rnernasukan hasil indeks ke dalam komputer dan memilah antara surat masuk, surat keluar dan
surat yang belurn selesai administrasinya kemudian di simpan ke dalarn ordner.
Sistem pen yimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (caption)
dari warkat yang disimpan berupa huruf atau angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada
dasarnya dua jenis urutan yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan

'' Ensiklopedi Umum ( Yogyakana: Kanisius. 1991) p. 82-83

''' Hadi Abubakar, Op cit, p. l 0
-, Zulkifli Amsyah, Op cit, p.3-4
•• ibid p.2-3
 4

urutan abjad ialah sistem nama (sering disebut sistem abjad), sistem geografis dan sistem subyek,
sedangkan yang berdasarkan urutan angka ialah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subyek
9
numerik ( sistem subyek dengan kode nomor). l
Keperluan akan arsip dan penyimpanannya akan berbeda di setiap perkantoran. Walaupun
demikian, perlu adanya prinsip yang dianut dalam penataan arsip, sehingga keamanan dan
keutuhannya terjaga. Untuk itu diperlukan asas penyimpanan arsip sesuai dengan kebutuhan dan
kondisi masing-masing kantor. Dalam penyimpanan arsip terdapat tiga asas yaitu, asas sentralisasi,
asas desentralisasi dan asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Pengertian ketiga asas tersebut
menurut Zulkifli Amsyah ialah :
I. Asas sentralisasi ialah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim
disebut sentral arsip. Di setiap unit kerja biasa disebut Tata Usaha.
2. Asas desentralisasi ialah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem
pen yi mpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing tergantung kepada ketentuan
kantor bersangkutan .
3. Asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi ialah arsip yang masih aktif dipergunakan atau
disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah , dan arsip yang
10
sudah kurang dipergunakan disebut arsip in-aktif dike lola di sentral arsip. )

9
) ibid p.71
IO) ibid p. l6-18
 BAB. II KEADAAN UMUM
PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER

I. Sejarah Singkat
Latar belakang berdirinya Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) tidak banyak
diungkapkan , namun pada nomor istimewa Hemera Zoa no . 7-8 tahun 1958 halaman 17 dituliskan
bahwa perpustakaan dari sejak berdirinya pada bulan Juni 1908, terus berusaha mengumpulkan buku-
buku mengenai kedokteran hewan yang berguna bagi pelaksanaan tugasnya. Pada waktu itu koleksinya
terdiri dari lebih kurang 40 .000 buah buku . Publikasi-publikasinya kebanyakan dibuat dalam
majalah yang dikeluarkan oleh Dokter Hewan Indonesia, dan sebagian lagi dibuat dalam majalah
ilmiah luar negeri .

2. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan

Perpustakaan dalam struktur organisasi BALITVET tidak digambarkan, namun demikian
dalam pelaksanaannya menempati ruang khusus dalam organisasi yang hubungan hirarkinya di bawah
seksi jasa penelitian. Struktur organisasi intern perpustakaan dapat dilihat pada Gam bar I.

Seksi Jasa
Penelitian

•
Kepala Sub Seksi
Perpustakaan

.
Jasa Administrasi
...
Teknis
Perpustakaan Perpustakaan Perpustakaan

Gambar I. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor
 6

3. Kedudul<an, Tugas dan Fungsi

Berdasarkan keputusan Menteri Pertanian Nom or 70/Kpts/OT.21 0/1/2002, kedudukan
perpustakaan melalui pengaturan balai berada di bawah seksi jasa penelitian dengan tugas
menghimpun dokumen yang sesuai dengan mandat balai. Fungsi perpustakaan ialah menunjang
pelaksanaan tugas-tugas yang dilakukan BALITVET.

4. Lol<asi dan Ruangan

Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor terletak di sebelah Utara kota
Bogor, tepatnya di jalan R.E. Martadinata No. 30 Kotak Pos 151 Bogor 16114 Telp. (0251) 334456,
331048 . Perpustakaan menempati ruang dengan luas sekitar 454 M2 yang dibagi menjadi ruang baca
420 M2 , ruang pengolahan bahan pustaka 25,20 M2 (menjadi satu dengan ruang administrasi dan
ruang sirkulasi) dan ruang Kepala Perpustakaan 9,24 M2· Tata letak ruang perpustaan BALITVET
dapat dilihat pada Lampiran 2.

5. Persona lia
Tenaga pengelola merupakan unsur yang sangat penting untuk menunjang dan melaksanakan
seluruh kegiatan perpustakaan. Dalam menjalankan tugasnya perpustakaan BALITVET didukung oleh
tenaga-tenaga dengan Jatar pendidikan yang berbeda, dengan jumlah tenaga kerja 6 orang. Dua orang
diantaranya sudah menduduki jabatan fungsional perpustakaan (Tabel I).

Tabel I. Personal Perpustakan Balai Penelitian Veteriner

No Nama Pendidikan Jabatan

I Zakiah Muhajan, SS. D II Perpustakaan + S I Sastra lnggris Pustakawan Pratama

Kepala Sub Seksi
Perpustakaan
2 Sri Purwati SMA + Kursus Perpustakaan di Yayasan Asisten Pustakawan
Karya Jasa lnformasi dan Perpustakaan Mud a
se lama 6 bulan dan sedang mengikuti
Diploma II Perpustakaan di UT

3 Yulia Rukminingsih SMA - Kursus Perpustakaan di Yayasan

Karya Jasa lnformasi dan Perpustakaan
selama 6 bulan . Pernah mengikuti
Diploma II Perpustkaan UTdan sedang
mengikuti DIll di IPB
4 Uka Kahtiana SMA - sedang mengikuti Diploma Ill
Program Studi Pengelolaan In form as i
dan Perpustakaan di UNPAD
5 Siti Kuraesin , Amd D Ill Pengelolaan lnformasi Pertanian
IPB
6 Djunaat Sekolah Dasar
Sumber: Wawancara langsung dengan Kepala Perpustakaan BALITVET. 2002
 7

6. Anggaran Perpusta l<aan

Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner memperoleh anggaran utama dari dana rutin dan dana
pembangunan, yang jumlahnya berubah dari tahun ke tahun. Jumlah dana yang diperoleh pacta tahun
anggaran 200 I sebesar Rp. 26.000.000, untuk langganan majalah dan pembelian buku .

7. Jumlah dan Jenis Koleksi

Koleksi yang dikelola di Perpustakan Balai Penelitian Veteriner mencakup bidang kedokteran
hewan, yaitu seperti mikrobiologi, parasitologi, mikologi, epidemiologi, farmakologi, bioteknologi dan
bidang-bidang lain yang terkait seperti kimia, statistik dan lainnya. Dari sudut jenis fisik dokumen
perpustakaan BALITVET terdiri dari buku, majalah primer/sekunder tercetak, reprint dan atlas. Selain
itu terdapat juga koleksi eletronik seperti Current Contents on Diskette (CCOD) bidang Agriculture
tahun 2000, Compack Disk Read Only Memory (CD ROM) CABI 1984-1995. Koleksi perpustakaan
BALITVET sejak akhir tahun 200 I dilengkapi dengan fasilitas Internet. Selain itu koleksi buku,
majalah dan basil penelitian BALITVET sebagian besar sudah masuk ke pangkalan data masing-
masing.
Sistem penempatan koleksi di perpustakaan BALITVET, khususnya untuk koleksi buku,
menggunakan sistem penempatan berkelas, sedangkan untuk majalah berdasarkan alfabetis judul.
Koleksi majalah di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
Bagian pertama untuk koleksi baru mulai tahun 1980 sampai sekarang, disusun berdasarkan
al fabetis judul.
Bagian kedua koleksi tahun 1970-an, ditempatkan pacta rak terpisah disusun berdasarkan alfabetis
judul.
Bagian ketiga koleksi tua yang ditempatkan di ruang terpisah, disusun berdasarkan alfabetis
judul.
Koleksi majalah bidang penyakit hewan di Indonesia yang tertua adalah Geneeskundig
Tijdschrift voor Nederlandsch-Jndie. 1852, sedangkan untuk koleksi buku yang tertua adalah
Elements of the Veterinary Art/De Sainbell, Charles Vial. 1797. Adapun jenis dan jumlah koleksi yang
dimiliki perpustakaan pacta tahun 2000 berdasarkan data laporan tahunan, dapat dilihat pacta Tabel 2.

Tabel 2. Jumlah dan Jenis Koleksi

NO Jenis Koleksi Jumlah
1 Tercetak
- Buku 11 .992 Judul
- Majalah 1.00 I Judul
2 Elektronik
- CD ROM CABI 1984-1995 II CD
3 Microfische Union of Serial Catalogue dari Australia 1991 I Set
4 Current Contents on Diskette (CCOD) 2000 52 Disket
5 Internet I Set
Sumber : Laporan Tahunan 200 I

8. Sarana
Sarana yang dimaksud disini adalah peralatan yang menunjang kegiatan perpustakaan
BALJTVET, guna memperlancar aktivitas kegiatan . Sarana yang dimiliki perpustakaan BALITVET
dapat dilihat pacta Tabel 3.
 8

Tabel 3. Sarana di Perpustakaan BALITVET.

No Nama Alat Jumlah Keterangan

I Komputer - I Unit untuk administrasi perpustakaan
3 buah - I Unit untuk pangkalan data perpustakaan
- I Unit untuk internet dan penelusuran
CDROM +CCOD
2 Printer
- Epson LQ-1 050 I buah Baik
- Epson LQ-1 000 I buah Baik
- Laser Jet 4 I buah Baik
3 Mesin Tik
- listrik I buah Baik
4 Scanner I buah Baik
5 M icrofische- Reader I buah Baik
Sumber : Wawancara langsung dengan Kepala !nstalasi Perputakaan .

Di samping itu perpustakaan mendapatkan fasilitas penggunaan mobil dinas untuk keperluan
peminjaman antar perpustakaan, ke Bank, Kantor Pos dan keperluan yang lain.

9. Pengolahan Bahan Pustaka

Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner mempunyai
tujuan untuk menyediakan sarana temu kemba!i terhadap bahan pustaka yang ada dalam koleksi
perpustakaan BALITVET.
Agar bahan pustaka tersebut cepat dan tepat ditemukan kembali, maka diperlukan proses
pengolahan yang tepat dan cem1at. Kegiatan pengolahan ini merupakan tata kerja rutin yang meliputi
kegiatan prakatalogan, pengatalogan dan pascakatalogan. Deskripsi bibliografi buku menggunakan
sistem Anglo American Cataloging Rules 2 (AACR 2 ) level 2, second edition, edited by Michael
Gorman & Paul I. \V. Winkler.-Chicago : Library Association, 1978 untuk Klasifikasi menggunakan
pedoman AGROVOC , Third edition english version 1998 untuk pemberian nomor menggunakan
Universal Decimal Calassijication rCDC) 1985. Sumber koleksi yaitu pembelian, pertukaran dan
hadiah.

10. Pelayanan Perpustakaan

Sistem pelayanan yang dianut di perputakaan BALITVET adalah sistem pelayanan terbuka dan
sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan terbuka berlaku bagi koleksi buku dan majalah tahun
tahun 1970-an dan tahun 1980 - sekarang. Sedangkan sistem pelayanan tertutup berlaku bagi koleksi
thesis dan koleksi tua yang ditempatkan di ruang terpisah .
Peminjaman hanya diberikan kepada . peneliti, karyawan dan karyawati BALITVET.
Peminjaman antar perpustakaan didasarkan atas interaksi antara pustakawan BALITVET dan
pustakawan dari perpustakaan lain yang ada di kota Bogor
Pelayanan di Perpustakaan BAL!TVET dilakukan 5 hari dalam seminggu, bagi mahasiswa S 1
dan Diploma hanya buka pada hari Sen in dan Rabu. Jam 9.00 - 15.00, Jam 12.00 - 13.00 istirahat.
Pada hari Jumat buka Jam 9.00- 15.00, istirahat Jam 1 1.00- 13 .30.
Pengguna dari luar BALITVET diharuskan menjadi anggota perpustakaan. Tujuan keanggotaan
adalah suatu upaya untuk menghimpun dana guna mendukung biaya untuk pengadaan koleksi
 9

perpustakaan, pemeliharaan alat-alat elektronik dan lain-lainnya, guna memperlancar pemberian jasa
bag i para pengguna. ·
Jenis jasa yang ada di perpustakan BALITVET ialah jasa fotokopi , jasa langganan daftar isi
majalah, jasa langganan daftar display dan jasa penelusuran dengan menggunakan internet, CD ROM,
CCOD dan dengan cara manual.
Pemeliharaan koleksi di Perpustakaan BALITVET dilakukan dengan cara menjilid ulang buku-
buku yang rusak dan menjilid majalah-majalah yang baru, juga dilakukan pemberian kapur barus yang
disimpan di rak-rak . Penjilidan pada tahun 200 I sebanyak 83 eksemplar majalah dan 16 judul buku .

11. Penataan Arsip

Mengingat tugas dan fungsi Departemen Pertanian berikut unit-unit kerjanya dalam masa
pembangunan ini, sangat penting untuk meningkatkan fungsi kearsipan dari setiap unit kerja. Arsip
sebagai pusat komunikasi, pusat in gatan dan sumber informasi perlu adanya penyempurnaan sistem
tata kearsipan melalui pedoman Kearsipan Departemen .
Balai Penelitian Veteriner menge lola arsipnya sesuai dengan pedoman kearsipan yang ada di
Departemen Pertanian. Diharapkan dengan adanya pedoman ini efektivitas dan efisiensi kerja di
bidang kearsipan akan meningkat di unit kerja masing-masing. Perpustakaan sebagai sub unit dari unit
organisasi induknya mengelola surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar yang berhubungan
dengan kegiatan teknis yang dilakukannya.
Sistem pengelolaan arsip di Perpustakaan BALITYET menganut asas desentralisasi. Penataan
tersebut mengacu pada kebijakan arsip dengan langkah-langkah yaitu memeriksa,
mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan arsip. Surat-surat
yang masuk ke perpustakaan yang berhubungan dengan jasa seperti permintaan penelusuran,
permintaan fotokopi , permintaan daftar isi majalah, permintaan daftar display dan pengiriman
publikasi dari instansi-instansi lain.
Surat-surat yang keluar yang dikirim oleh perpustakaan ialah surat yang sudah ditandatangani
oleh Kepala Sub Seksi Perpustakaan. dikirim ke Sekretariat untuk dicap Balai dan diberi nomor surat.
Setelah dicap satu berkas disimpan di Sekretariat untuk arsip .
 BAB III. PENATAAN ARSIP
DI PERPUSTAKAAN BALITVET

Peranan arsip sangat penting bagi kelancaran kegiatan suatu instansi atau kantor, karena
merupakan rekaman kegiatan instansi atau kantor tersebut. Mengingat pentingnya peranan arsip, maka
diperlukan suatu penataan arsip yang baik agar data dan informasi yang terkandung dalam arsip dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan lengkap.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai penataan arsip di perpustakaan Balai Penelitian
Veteriner Bogor yang merupakan bidang kajian dari penulis. Sistem pengelolaan arsip di perpustakaan
BALITVET menganut sistem desentralisasi.
Menurut Zulkifli Amsyah sistem desentralisasi ada keuntungan dan kerugiannya.
Keuntungan desentralisasi arsip adalah :
I. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
2. Keperluan arsip mudah terpenuhi , karena berada pada unit kerja sendiri
3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikena1 baik.
Kerugian desentralisasi arsip adalah :
I. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan
2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga
penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan
3. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya merangkap
11
tugas dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. >
Proses penataan arsip di perpustakaan BALITVET mengacu pada kebijakan sistem penataan
arsip yaitu, memeriksa, mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan
penempatan arsip. Sedangkan bagan klasifikasi/pengkodean arsip Perpustakaan BALITVET pada
dasarnya disusun berdasarkan jenis pekerjaan yang ada di perpustakan yang memerlukan komunikasi
melalui surat lebih banyak dibandingkan dengan pekerjaan lainnya.
Pekerjaan perpustakaan yang diklasifikasi dan merupakan bidang pokok masalah adalah :
a. Jasa, yang diberi kode J dan dikelompokkan dalam sub masalah sebagai berikut : .
Permintaan dengan penelusuran dengan kode PEN
Permintaan fotokopi dengan kode FC
Permintaan daftar isi majalah dengan kode TC
Permintaan daftar display dengan kode DIS
b. Pengadaan . yang diberi kode P dan dikelompokkan dalam sub masalah sebagai berikut :
Permintaan invoice dengan kode INV
Pengiriman bukti pembayaran langganan majalah/pembelian buku dengan kode BAY
Claim majalah buku yang telah dilanggan atau dibeli dengan kode CL
Pertukaran publikasi dengan kode TUK

II ) fbidp.18
 II

c. Umum, yaitu surat-menyurat yang menyangkut masalah-masalah non teknis perpustakaan seperti
surat pengantar dan ucapan terima kasih. diberi kode U.

Nomor kode arsip terdiri dari alpha numerik, yaitu pengkodean arsip berdasarkan pokok
masalah/s ub masalah ditambah dengan unsur-unsur lain dianggap penting dalam arsip. Adapun guna
keperluan penempatan, arsip-arsip surat dikelompokan secara luas ke dalam dua kelompok yaitu surat
masuk yang diberi kode INC (incoming= masuk) dan OUT (outgoing= keluar)

l. Memeriksa
Surat-surat yang masuk ke perpustakaan diperiksa secara teliti apakah surat tersebut untuk
perpustakaan atau bukan. Jika bukan surat dikirim kembali ke sekretariat. Surat yang masuk ke
perpustakaan berupa surat langsung yaitu surat atas nama perpustakaan dan surat tidak langsung yaitu
surat atas nama Kepala Balai.
a. Surat langsung atas nama perpustakaan yang diterima oleh sekretariat, dikirim oleh kurir
ke perpustakaan.
b. Surat atas nama Kepala Balai dimasukkan ke buku agenda surat masuk di sekretariat
serta dilampirkan lembar disposisi dan dimasukkan ke ruangan Kepala Balai . Setelah
diperiksa diserahkan kembali ke sekretariat untuk diedarkan sesuai dengan disposisi dari
Kepala Balai apakah surat tersebut untuk perpustakaan atau bagian lain .

2. Mengindeks/Memberi Kode
Proses mengindeks dan memberi kode adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat yang akan diindeks, diurut nomornya berdasarkan tanggal yang tertera pada
surat, baik surat masuk maupun surat keluar yang ada di perpustakaan.
b. Surat-surat tersebut dikelompokkan berdasarkan masalah/ruang lingkup masalahnya dan
sub masalah .

Pemberian kode pada surat-surat dimulai dengan nomor urut, surat masuk!surat keluar, pokok
masalah/sub masalah , bulan yang tertera pada surat dan tahun . Sebagai contoh kode dalam surat masuk
ialah : 242/ INC/J/FC/5/2001 dan contoh kode dalam surat keluar ialah : 133/0UT/ P/CL/6/2000, yang
ditulis di kanan atas surat.
Contoh surat masuk (INC) dari satu perusahaan swasta yang merupakan pengguna potensial
perpustakaan BALITVET ya ng membutuhkan fotokopi artikel. Surat tersebut diindeks sebagai berikut:

242/INC/J/FC/5/200 1~

,1, l j~:,l,~~::otokopi
tahun

"0

surat masuk

Contoh surat keluar (out) yang menyangkut masalah pengadaan yaitu tentang claim majalah
yang dilanggan dan belum datang/diterima oleh perpustakaan BALITVET. Contoh surat keluar
tersebut diindeks sebagai berikut :
 12

1 ~JIVJ:! 1 I t'IL-f-'1~ L.VVV IJlo tahun

bulan

no . agenda
claim majalah yang belum datang

3. Memasukan Hasil lnd eks ke Komputer

Hasil pengindeksan/pengkodean surat-surat kemudian dimasukkan ke komputer untuk di
agenda, seperti format di Tabel 4. Sedangkan contoh surat-surat dapat dilihat pada lampiran 3 sampai
dengan 11 .

Tabel4. FORMAT AGENDA SURAT PERPUSTAKAAN BALITVET

TAHUN 2001 /2002 BULAN JANUARI - OKTOBER
NOM OR
55/0UT/P/INV/ 1/200 1
353/0UT/P/CL/8/200 I
497 /OUT/P/BA YI I 0/200 I
454/0UT/J/TC/1 0/200 I
03/INC I J/FC/0 1/2002
0711NC:J/PENIOI 12002
5410UTI JI DlSI02 /2002
I 05/0UT/J/DIS/02/2002
ALAMAT/PENGIRIM KETERANGAN
INSTITUTE FOR SCIENTIFIC Masalah pengadaan
3501 Market Street, Phila. PA 19104, USA I invoice
AOAC INTERNATIONAL INC. Masalah pengadaan
C/0. FIRST UNION NATIONAL BANK I claim majalah
PO. BOX 75198 BALTIMORE, MARYLAN
D 21278-5198 USA
CAB INTERNATIONAL WALLINGFORD, Masalah
OXON OXIO 8DE UK pembayaran
langganan majalah
Dr. Rr. Sri Utami Handayani Masalah jasa I
Lab. Protozoologi FKH IPB pengiriman daftar
Jl. Agatis, Kampus IPS DARMAGA BOGOR isi majalah
PT LESTAR1 AGRISATWA HUSADA Masalah jasa I
Jl. Kaji No.54. Jakarta 10130 perm intaaan
. fotokopi a1tikel
PT PYRIDAM VETERINER Masalah jasa I
Jl. Kemandoran Vlll/16. Grogol Utara, permintaan
Jakarta 12210 penelusuran
Drh. Surung Karo-Karo, MS Masalah jasa I
Jl. Sunu Komp. UNHAS Blok BXIO pengiriman
Makasar SULSEL fotokopi a1tikel
Drh . Citra Noviana Masalah jasa I
PT Avindo Perdana Bahtera Mulia BSD pengiriman daftar I
Sektor 1-1 Utata Blok RC3/7 display i

Serpong Tangerang
II OIOUTIU/02/2 002 Kepala Perpustakaan BPT Ciawi · Masalah
PO Box 123 Bogar pengiriman buku

Hasil pengetikan agenda arsip selama sebulan kemudian dicetak (di-print). Print-out ini di
simpan di dalam ordner yang merupakan alat kendali temu kembali surat-surat yang telah diagenda.
 13

4. Pcnempatan
Surat-surat yang telah diagenda ke dalam komputer kemudian dipisahkan berdasarkan surat
masuk (INC), surat keluar (OUT) dan surat yang belum selesai administrasinya, kemudian disimpan di
ordner berdasarkan kelompoknya masing-masing. Pengurutan di dalam ordner berdasarkan nomor urut
pengkodean atau nomor agendanya.
Dalam penyimpanannya, masing-masing ordner yaitu ordner surat masuk, ordner surat keluar,
dan ordner surat yang belum selesai administrasinya di punggung ordner tertulis :

KELUAR SURAT MASUK SURA T YANGBELUM

TAHUN .. . .. ... . .. SELESAI ADMINISTRASINYA

Susunan di dalam ordner dilakukan berdasarkan nomor urut kode awal arsip, contoh surat
dengan nom or 54/0UT/PII /200 I akan tersimpan dibagian bawah ordner, sedangkan
353 /0UT/P/CL/8/2002 akan menempati susunan berikutnya. Kemudian ordner-ordner disusun, untuk
ordner surat tahun yang berjalan di simpan di meja petugas arsip dan untuk tahun yang lalu di simpan
diatas kardek selama satu tahun agar dapat dilakukan penelusuran dengan mudah . Penyimpanan ordner
tahun-tahun sebelumnya disimpan di dekat rak majalah koleksi tua, sedangkan untuk ordner surat yang
belum selesai administrasinya disimpan di meja pelayanan bila sewaktu-waktu diperlukan untuk
penyelesaian administrasinya. '
Berdasarkan kegiatan kearsipan selama Januari hinggga Desember 200 I diperoleh hasil
pengdokumentasian arsip surat-surat perpustakaan BALITVET seperti terlihat dalam tabel 5.

Tabel 5. Surat Masuk dan Surat Keluar Januari- Desember 200 I

SUB MASALAH KODE SURAT SURAT
MASUK KELUAR
Penelusuran PEN 16 19
Fotokopi FC 25 44
Daftar isi majalah TC - 55
Daftar di splay DIS - 180
Invoice mv - 3 I

Pembayaran langganan BAY - 6

majalah 'pembelian buku
Claim maj alah buku CL - 9
Pertukaran publikasi TUK - 2
Umum
 14

FLOW CHART SURAT MASUK OJ PERPUSTAKAAN BALITVET

MULA I

SURAT MAS UK KE
PERPUST AKAA N

CEKSURAT TIDAK
MEMANG BENAR
UNTUK
PERPUSTAKAN

SEKRETARIAT

ANA LISA
ISI SURAT

MASUKAN KE FILE
DI KOMPUTER

CETAK !-IASIL SETELAH

SATU BULAN

SUS UN SURA T KE DALAM

ORDNER SURA T MASUK
 15

FLOW CHART SURAT KELUAR 01 PERPUSTAKAAN BALITVET

~
KIRJM SURA T KE SEKRET ARIA T
UNTUK DI CAP DAN DIBERI
NOMORSURAT

SATU BERKAS DISIMPAN DI

SEKRETARIAT UNTUK ARSIP

KIRJM SURA T KELUAR

SURA T KELUAR DIANALISA

MASUKAN KE FILE KOMPUTER

CETAK HASIL AGENDA

SETELAH SA TU BULAN

SUS UN SURA T KE DALAM

ORDNER SURA T KELUAR
 BABI~ PEMBAHASAN

Perpustakaan Balai Penelitan Veteriner termasuk ke dalam perpustakaan khusus, yang

merupakan bagian dari organisasi induknya. Pembinaan Perpustakaan BALITVET disesuaikan
dengan mandat organisasi induknya, yaitu melaksanakan kegiatan penelitian penyakit hewan. Oleh
karena itu informasi yang tersedia di perpustakaan terutama menyangkut bidang veteriner/penyakit
hewan dan bidang-bidang ilmu yang terkait lainnya.
Dalam mel aksanakan tugas teknisnya, perpustakaan tidak dapat dilepaskan dari kegiatan
pengarsipan surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Arsip yang ada di Perpustakaan
BALITVET diperoleh berdasarkan surat yang langsung ditujukan ke perpustakaan atau surat yang
ditujukan ke Kepala Balai mengenai perpustakaan dan didisposisikan oleh Kepala Balai ke
perpustakaan melalui Sekretariat Balai.
Penataan dokumen arsip di perpustakaan BALITVET pada umumnya dilaksanakan sesuai
dengan langkah umum prosedur penataan arsip, yaitu prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan .
Prosedur pennulaan meliputi pekerjaan pemeriksaan, pengindeksan, pencatatan dan prosedur
penyimpanan meliputi pekerjaan penyimpanan dokumen arsip surat ke dalam peralatan yang
dipergunakan. Menurut \Vursanto, sistem kearsipan dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri:
mudah dilaksanakan , mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai,
cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip dan
mempennudah pengawasan. 121
Kebijakan pengelolaan arsip di Balai Penelitian Veteriner menganut asas desentralisasi,
artinya setiap unit kerja yang ada di Balai mengolah dan menata arsipnya masing-masing. Pengolahan
arsip di Perpustakaan BALITVET terdiri dari kegiatan: memeriksa/menyeleksi, mengindeks/memberi
kode, memasukan basil indeks ke komputer dan penempatan arsip.
Pemeriksaan atau penyeleksian surat-surat yang masuk ke Perpustakaan Balitvet adalah
kegiatan menyeleksi/memeriksa surat yang masuk ke perpustakaan memang betul ditujukan ke
perpustakaan. Bila tidak, maka surat yang dikembalikan ke Sekretariat sebagai pusat penerimaan surat-
surat yang masuk ke Balai dari luar.
Pengindeksan pemberian kode surat-surat adalah kegiatan pemberian kode terhadap surat
dengan menganalisa isi surat dan diberikan kodenya sesuai dengan bagan kode pengklasifikasian surat
yang masuk ke perpustakaan. Pada kegiatan ini selain surat diberi kode, sebelumnya surat diberi
nomor urut agenda sebagai unsur kode temu kembali surat. Susunan urut lengkap pengkodean surat
perpustakaan adalah : nomor agenda surat, kode surat masuk atau kode surat keluar, kode pokok
masalah kode sub pokok masalah. bulan dalam angka dan tahun . Contoh nomor lengkap pengkodean
satu surat masuk adalah : ~-l~ ' INC/J/ FC /5 /200 I.
Pemasukan(inputing) surat basil pengindeksan ke komputer menggunakan program lunak
MS WORD dengan format nomor. alamat/pengiriman dan keterangan. Hasil penge1jaan agenda selama
satu bulan dicetak dan digunakan sebagai alat temu kembali arsip yang bersifat manual.
Penyimpanan arsip perpustakaan dilakukan sebagai berikut: surat -surat yang sudah diagenda
dipisahkan dan dijadikan ~ (dua) kelompok berdasarkan surat masuk atau surat keluar. Kemudian
masing-masing kelompok surat dimasukan ke ordner surat masuk dan ordner surat keluar, dengan
susunan arsip di dalam ordner masing-masing berdasarkan nomor agenda surat mulai dari angka kecil
ke angka besar.
Secara umum pengolahan kearsipan di Perpustakaan BALITVET dengan sistem yang berlaku
saat 1111 belum memperoleh kesulitan. Namun demikian dalam proses temu kembali arsip melalui
nomor agenda sebagai titik telusur (access point) terasa makan waktu dan tidak sistematis. Contohnya,

121
Ig. \Vursanto, Kearsipan I (Yogyakarta: Kanisius, I989)p.30
 17

bila ingin menemukan surat mengenai penelusuran tertentu yang pernah dilakukan pada tahun 200 I,
penelusur harus menelusur melalui daftar agenda yang tercetak dengan melihat nomor agenda sato
persatu, kemudian melihat kode pokok permasalahannya. Penulis berpendapat untuk mempersingkat
proses penelusuran, perlu ditemukan satu cara apak-ah--peclu._menemuk-an atau membeli perangkat
lunak yang khusus untuk keperluan kearsipan yang tersedia di pasaran . Atau dengan cara lain
dilakukan modifikasi dari sistem yang diberlakukan saat ini.
Penulis mengusulkan perlu dibuat satu alat temu kembali arsip dengan sistem yang ada
dengan cara membuat nomor panggil (call number) dari nomor pengkodean surat yang sudah selesai
diagenda. Nomor panggil surat tersebut disimpan di bagian tepi kanan atas surat.
Contohnya: surat dengan nom or 242/INC/J/FC/5/200 I diberi nomor panggil:

J/FC
242
INC

Penyimpanan arsip surat dalam ordner tentunya mengalami perubahan. Untuk itu di dalam
ordner perlu diberi divider (pembatas) yang terbuat dari bahan kertas agak tebal , misalnya, ke1tas
karton. Divider diberi initial kode pokok masalah utama yang terdapat dalam bagan utama
pengkodean arsip, yaitu J (untuk jasa); P (untuk pengadaan); dan U (untuk arsip surat mengenai
masalah umum perpustakaan). Penyimpanan arsip di dalam masing-masing divider, diurut
berdasarkan nomor panggil surat. Contoh dalam divider dengan initial J , akan tersusun surat mengenai
jasa dengan pertimbangan penyusunan sebagai berikut: urutan pertama nomor kode pokok masalah
dan sub masalah yang terdapat pada baris pertama nomor panggil, kemudian nomor agenda dan
terakhir kode surat masuk atau surat keluar. Contoh urutan arsip dalam ordner dalam initial divider J
tercantum pada gambar 2.

2) J/PEN
024
INC
I) J!FC
2-l2
-
I~: c

Gam bar 2. Urutan arsip dalam ordner

Manfaat lain sistem penyimpanan surat berdasarkan nomor panggil adalah memudahkan dan
mempercepat petugas dalam mengumpulkan data statistik kegiatan perpustakaan untuk dimasukkan
ke dalam laporan tahunan perpustakaan. Dari hasil pengamatan selama praktek lapang ditemukan
kasus surat - surat yang tidak dimasukan ke agenda, karena sibuknya lalu lintas pemberian jasa ke
pengguna. Contohnya, surat permintaan penelusuran langsung diberikan kepada petugas penelusuran.
Petugas kemudian melakukan penelusuran, hasil penelusuran diserahkan kepada petugas lain untuk
 18

dikirimkan segera kepada pengguna dan surat permintaan bersama dengan arsip hasil penelusuran
disimpan oleh petugas penelusur tanpa diagenda terlebih dahulu. Oleh karena itu sering ditemukan
kasus jumlah kegiatan penelusuran tidak sam a dengan jumlah statistik permintaan penelusuran dalam
agenda dalam kurun waktu tertentu . Setelah berkonsultasi dengan pembimbing lapangan diperoleh
penjelasan bahwa hal ini tidak dapat dihindari untuk sementara waktu ini, karena tidak adanya petugas
khusus yang memiliki tanggung jawab mengagenda surat-surat. Petugas yang ada sebelumnya sedang
mendapat tugas belajar, oleh karena itu pekerjaan mengagenda merupakan tugas setiap pustakawan
yang sedang aktifbekerja dan sudah memiliki tugas lain sebagai pekerjaan utamanya.
Dari segi penyimpanan fisik arsip, Perpustakaan BALITVET belum menerapkan
pemeliharaan dan pengamanan arsip. Contohnya, arsip yang tersimpan di dalam ordner hanya
disimpan di atas kardex , tanpa perlindungan lain. Oleh karena itu disarankan perlu adanya lemari/rak
berpintu, untuk menyimpan ordner berisikan dokumen arsip Perpustakaan BALITVET. Menurut
Abubakar, terdapat beberapa syarat pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu :
a. ruang arsip, yang perlu diberi filter untuk menyaring udara.
b. ruang arsip, haru s terpisah dengan ruang unit kerja lainnya dengan pertimbangan:
security (arsip sifatnya rahasia,mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, menghindari
petugas lain masuk ke ruang arsip)
ruang penyimpanan harus tahan api,air, dan serangan serangga.
(Abubakar. 1996)
 BAB. V KESIMPULAN DAN SARAN

I. Kesimpulan
I. Sistem penataan arsip di BALITVET menganut asas desentralisasi.
2. Proses penataan arsip mengacu pacta kebijakan memeriksa, mengindeks/memberi kode,
memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan.
3. Mengindeks dengan pokok masalah : surat-surat mengenai jasa perpustakaan,terdiri dari PEN,
FC, TC, dan DIS . Surat-surat mengenai pengadaan. terdiri dari INV, BAY, CL, dan TUK, serta
surat-surat umum , terdiri dari surat pengantar dan ucapan terima kasih.
4. Susunan urut pengkodean surat sebagai berikut: nomor agenda surat, kode surat masuk/keluar,
kode pokok masalah/sub pokok masalah.
5. Hasil penataan arsip dapat dijadikan bahan statisitk yang menggambarkan kegiatan peketjaan
selama satu tahun .
6. Pemasukan surat hasil pengindeksan ke komputer menggunakan program MS WORD dengan
fonnat nomor, alamat/pengirim dan keterangan.
7. Proses temu kembali dan penyimpan surat-surat baru dilakukan secara manual.

2. Saran
I. Sebaiknya perlu ada petugas khusus yang menangani arsip.
2. Sebaiknya perlu dibuat alat temu kembali arsip dengan sistem membuat nomor panggil dari
nomor pengkodean yang sudah selesai diagenda, untuk mempermudah proses temu kembali
dokumen dan pengumpulan data statistik kegiatan perpustakaan guna keperluan pembuatan
laporan tahunan.
3. Sebaiknya perlu lemari khusus untuk tempat penyimpanan arsip agar lebih rapih.
4. Pemasukan hasil indeks ke komputer dapatjuga menggunakan program Excel.
NVHidWV'I

· Tanggal28 Januari 2002- 14 Maret 2002
Hari/ Tanggal
Sen in , 28 Januari 2002
Selasa, 29 Januari 2002
Rabu, 30 Januari 2002
Kamis, 31 Januari 2002
Jum'at, 1 Februari 2002
Senin , 4 Februari 2002
Se lasa, 5 Februari 2002
Rabu , 6 Februari 2002
Kamis, 7 Februari 2002
Jum 'at, 8 Februari 2002
Senin, 11 Februari 2002
Selasa, 12 Februari 2002
Rabu, 13 Februari 2002
Kamis, 14 Februari 2002
Jum 'at, 15 Februari 2002
Senin, 18 Februari 2002
Selasa, 19 Februari 2002
Rabu, 20 Februari 2002
Kamis, 21 Februari 2002
Jum 'at, 22 Februari 2002
Senin, 25 Februari 2002
Selasa, 26 Februari 2002
Rabu, 27 Februari 2002
Kamis, 28 Februari 2002
Jum'at, I Maret 2002
Sen in , 4 Maret 2002
Selasa, 5 Maret 2002
Rabu , 6 Maret 2002
Kamis, 7 Maret 2002
Jum ' at, 8 Maret 2002
Sen in , II Maret 2002
Selasa, 12 Maret 2002
Rabu , 13 Maret 2002
Kamis, 14 Maret 2002
21
Lampiran I. Jadwal Praktek Kerja
di
Perpustakaan Bal itvet
Kegiatan
Pengenalan Perpustakaan.
Shelving, pengisian data statistik pengunjung peminjam setempat.
Shelving, verifikasi ke katalog buku-buku yang akan diolah
Shelving, verifikasi ke katalog buku-buku yang akan diolah
Membuat deskripsi bibliografi ke worksheet
Membuat deskripsi bibliografi ke worksheet
Analisa subyek heading untuk pemberian tajuk/heading
Analisa subyek heading untuk pemberian tajuk/heading
Pemberian nomor klasifikasi
Pemberian nomor klasifikasi
Check shelf list untuk call number
In-putting ke komputer
In-putting ke komputer
Cetak daftar display, cetak kartu katalog, cetak call number
Menyortir surat untuk perpustakaan
Menyortir surat masuk dan keluar
Menyortir surat masuk dan keluar
Menyortir surat masuk dan keluar
Memberi kode berdasarkan subyek
Memberi kode berdasarkan subyek
Memberi kode berdasarkan subyek
Memberi kode berdasarkan subyek
Memberi kode berdasarkan subyek
Mengagenda surat ke komputer
Mengagenda surat ke komputer
Mengagenda surat ke komputer
Mengagenda surat ke komputer
Mengagenda surat ke komputer
Mengagenda surat ke komputer +print daftar agenda surat
Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner
Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner
Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner
Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner
Pengecekan daftar agenda surat + men y impan odner ke rak
 22

Lampiran 2. Tata Letak Ruang Perpustakaan BALITVET

14

12 II

c=J
16

18 17
0 9

8
4

070
2
3
CD 00
5

Keterangan Gambar :
I. Ruang Koleksi Tua 10. Koleksi Buku
2. Ruang Kepala Sub Seksi Perpustakaan II. Koleksi Tua
3. Ruang Staf Perpustakaan 12. Koleksi Thesis
4. Meja Pelayanan 13. Rak Display Buku dan Majalah
5. Koleksi Referens 14. Lemari Buku
6. Meja Penelusuran dan Internet 15. Ruang Tamu
7. Meja Baca 16. Ruang Staf Perpustakaan
8. Koleksi Majalah 17 . Penitipan Barang
9. Kabinet Katalog 18. Lemari Kardeks
 23
Lampiran 3. Contoh surat mengenai pengadaan/invoice

i/D /OCiT (~A/oz (wo L.

DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENG.EMBANGAN PERTANIAN
3ALAI PENELITIAN VETERINER
n R.E. Martadinata 30 Bogor 16114 . Kotak Pos 151
felepon : (0251) 334456. 331048
: (0251) 336425
: balitvet @indo .net.id

1\0. : H\ 1.4 30.0202.9.2 -)Uu (HD' 6) Bogor , 28 Pebruari 2002

Lampi ran
Periha l : Pe::gi riman buku

Kepada Yth .
Kepala Perpustakaan
BPTCiawi
Po.Box.I23 Bogar

SURAT PENGANTAR

NO JENIS YANG DIKIRIM BANYAKNYA KETERANGAN

I Manual of feed microscopy and I (satu) exp. Dikirimkan dengan hormat untuk
Quality control.- Third edition kofeksi Perpustakaan, sebagai
(I999) - ··· __ pertukaran dengan Joint Meeting
_,. /:.; . - ..-::::::--,~
_ .· ·····'' o f tl 1e ... Ju)
Jr ?4-?8
_ _ , ?OOJ
_ .
'1 . , . :.. .... , ,:. .-~
l . . :· :--::..------_:: ~i'·· . ·:....
/'
I ...... / e '\ '-; ,, A .n. Kepala Balat
Lembar ke-2"'"'
sete laii 0'.,. ( Pe" .<:~::>i \?. \\ Kepa_Ia Sub Se.ksi Perpustakaan
ditanda tangani hare.;:- dikembalikan ! --'
(,
: ..;-_ \ ,·-~•ll!an
.
~e.er,ner :. • J
l ,_:1-
Jr-' ·"'.i- ~...:.........,
. .., .. \.._.
\.~> /"-.
~:..-..·0---
1 / /_,;.; (Ny. Zakiah Muhajan, SS)
NIP. 0800268I7
,,.,. .,(~' ,./._7"/_.;/
. '::.:.:....-: '-:__-_.::.~/
 24

Lampiran 4. Contoh su ral mengenai pengadaan/claim

3s-, I aurlP /c.LI!J./..<o:;J

· MINISTRY OF AGR ICULTUR E

AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT

RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE

Jalan R. E. Martadinata 30 Bog or 16114. Kalak Pos 151

Telepon : ( 0251 ) 334456 . 331048
F;1x _ : ( 0251 ) 336425
E-mail : balivet@indo.net.id

Our ref. : H\1.430.0108.9.2.~~

Your ref.
~ugnst· 22,2001

JOURJ\AL'S CLAii'v1 FORM

SECO\"D CLAI;ov!

E-MAIL: PUBSALES§A OAC.ORG

AOAC INTER\" ..; TIO\"AL. INC.
CIO. FIRST U\"10\" \"A TIONAL BANK
PO.BOX . 75198
BALTIMORE, !\1ARYLAND 21278-5198
USA

REF. OF PA YME\"T TITLE OF PUBLICATI ON CLAIM EXPLANATION

flank Bumi Daya 'PT. rl:onk JO!JRNt\1. or t\Ot\C \\'.: hav<: not y<:t n:..:<:iv.:d from you
j ~-1andiri ~ogor J:Jcr;c:= Branc~ . INTERNATIO'\AL , til~
issue of VoU;J (5);2000. So far.
1 sen t to F1rstlr.:.:,:: \"~:!onal Vo1.83:2000 I " ·e have recei\·ed from you the
j Bank, Charlo;:e ':c :s:ss. ; t0ilo" ing issues of Voi.S3( 1--1,6):
AccountNo.:0~~: o ~~9553 I :oou
I ABA/Routing \"_::-.:er --= i'
'
055003201 I
I I
'Bank rlumi D:!·· :-! i'T. 11~nk JOURNAL Or ,\OAC
Ii \\·,. h:t\ <:not -\'<:t n:..:<:iv..:d
. from \ 'OU
-
\landiri 13ogor J:.:z;:-:~? ~ranc~1 INTERN A TIO\"AL I the issues or' Voi.S-l (3-6):200 I. So
I :\ccount No. ?_(j'pJ !'i : fJ.0 27 1, Vol.84:?.00 1 t::r. "- ~ ha\ ~ r<:ccivcd from you the
. Cheque No.\',; -5 •); iJ~9: and t follo\\"in~ issues of Voi.S4( 1-?.):
I r~f.no.DD 1331 ~·~:vv•..L'S::). sem I :oo: - i
! tCJ rirst Union £3~:·.~; !~.:~orminal
I

\" ~\,. York t.:S.-'.

' I

• rURTHER E.\?:....-'-S-\ TIO:~

for the Director

Librarian

cr. ~
Mrs. Zakiah Muhajar.. SS.
..-·
 25
Lampi ran 5. Contoh sural mengenai jasa/daftar isi majalah

. . _ _ (l
'ffi4jo(j7/J/7C/;~/~ oni
DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN
BALAI PENELITIAN VETERINER
l<1l<1n R.E. Martadinatn 30 Bog(JI 16114. Kotak Pos 151
retepon : (0251) 334t15G. :1J10t1R
-=-ax : (0251) 336'125
-::-mail : balitvet <Q) imlo.nP.t icf

No. Ht·1t; .3 ~. S 2. 2. 0. 9. 2. (1)

Lampi ran
Pe:::-ihal Pe~;i=i~a~ Daftar isi majalah

Bogor, .1.6 Ok;::o~e= 2001

Kepada Yth.
Dr . Rr. Sri Uta~i Handayar.i
Lab . Protozoologi F~E IPB
Jl. Agatis, Ka~pes IPB
Dll.R!'1AGA - B 0 G 0 R

Bersama ini ka~i ki:::-imkan/kami beritahukan:

(l) Tagihan ka~i cengan no. HM430.0106 . 9.2.7ll(l)= Rp . 7.650,-

~: 2 ) Biaya fc:::: :-::_::i :9 lernbar ( : - 10 ler.1bar) = Rp . 2.500 ,-

9 lembar @ ::<.p. 150,- = R!). :i. . 350 ,-

(3) Biaya aC...-:-.i:-.is::::-asi 1 tahu n = Rp.

( 4) Biaya per,gi:::-i::"Lan = Rp. 4·1.(()D

( 5) Biaya ya~g ~c.=~s Ibu bayar = Rp. 1$". 9M• -
~a:::-ap kiric~a~ ~~

.::.. ~c. :T'.engi ::-.:..::.%=.:-.

a:a~at

~..:=.:-.;
Perpus;::akaan Salai

harap xnenyebu:. kc.n :-1omor

Peneli;::ia~

St.!!" at
Veceriner .

:.!:.i.
J~ '-1,

/,~s~:.~~-:~~~)
a.n. Kepala =a:ai
~epala Insta:asi ?e:::-?ustakaan

'-1-- 1....... ~---~

Zakiah Muhajan, SS.
080026817
N:::P .
'··<.~-: ..... ····-. 1 . ./~~~~~:.?
• ..... • 1;,...
0 • ~ •

·· . ..:-.: :__ , ..-·:·; -~ ..-.

 NAMA PELANGGAN: Dr. Rr. Sri Utami H
No. : 1/TC/88

DAFTAR MAJALAH YANG DIKIRIM

---------------------------------------------------------------------
No. Judul/Volume/No./Tahun
---------------------------------------------------------------------
AMERICAN Journal of Veterinary Research
Vol. 62 (4,5,6,7,8) 2001

ANNALS of Tropical Medicine and Parasitology

AUSTRALIAN Veterinary Journal

Vol. 78 (7,8,9,11) 2000 Vol. 79 (2 , 3,4 , 5 , 6) 2001

BRITISH Veterinary Journal

CORNELL Veterinarian

IMMUNOLOGY

IMMUNOLOGY and Cell 3iology

INDIAN Ve~erina ry Jou~~al

INFECTION and Immuno~ogy

INTERNATIONAL Journa~ £or Parasitology

NATURE

NEW Zealand Veterina~y Journal

PARASITE Immunology

PARASITOLOGY

RESEARCH in Veterina~y Science

SCIENCE

TROPICAL Medicine a~d ?arasitology

VETERINARY Parasitol8;y
 26

Lampiran 6. Contoh surat keluar mengenai pengadaan/pembayaran langganan majalah

497/our/p /t:~~y/to /c)Cf'<•J

MINISTRY OF AGRICULTURE
AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT

RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE

Jalan R.E. Martadinata 30
Bog or 16114. Kotak Pos 151
Telepon (0251) 334456,331048
Kawat : BALITVET BOGOR
Telex 48304 bpph bg ia
Fax (0251) 336425
E-mail balivet @indo.net.id

Our ref. : H~1A30 . 10010 .9. 2.If71 October 29, 200 I

Your ref.

CAB I INTERN ATIO:-\AL

WALLINGFORD,
OXON OXJO 8DE UK

Dear Sir/Madam

I would like to confirm you that I have transferred our remittance to subscribe Veterinary Bulletin
Vol.72;2002, as much as GBP.890 (we quoted the price from the internet) through bank wire to Barclays
Bank Slaugh Trading Estate Slough SLI 4SG UK, Bank Sort Code :20-78-58 Account no.00313548
on October 26, 2001. I should be most grateful if you would notify me the receipt of the abovementioned
rem i~ta nce to the fc: :o,•:ing address:

Pc\IIMPIN BAGIAN PROYEK PENELITIA1' PE:-\YAKIT HEW AN

JL.R.E. MART:\D~ATA N0.30 PO.BOX. l51
BOGOR 16114 INDONESIA

Please send the jourr.<!l to the following address :

PERPUSTAKAA'\ 8:\Lr\1 PENEL!Tii\~ VETERINER

JL.R.E. MART.-\Dl~.-\TA N0.30 PO .BOX.l51
BOGOR 16114 INDONESIA

I look forward to i:~~~ring from you.

for the Director

the Librarian
-······· .' ..
. ·/,; \ '\:.,
q_.~
··· ··i '
I •:\"
·. \
: i 't"·-.::>- . ~:\ ~,. 'l
Mrs. Zakiah Muhajan, SS. -·- ·:
\-....;:}..... \ 1 ·.::, ·· · -:· ·I
:•
\ _'.. '/,.. __.·_·: .:i
' ·,. - ...·
 27

Lamp iran 7 . Contoh surat mas uk mengenai jasa fotokopi

j:::- J f.d 1-21302 r-,::: : : ·';' E:EF'Il:)'-'; tF'I·I t.::.· :~ 1 6331-13(} F'.Ol
-- - 03/INefj/.pe_/pf/tl-cor;...

F!JF )l1Jit7iJiJJEAQII/lt·W_&Imfjll
~ Hud Office . J! Cl~rr.Q.ati No. 1f,. S;.;r! bayi EC~ ! 1, Jawa T:mor · lr.~o n eliia Tel (03 ~ ) ~li oi0~ 2S Fu 62·31 56767B4 Teler 3.:379 Ei~
Op.w1lJOrt Ottl" . .11 . Kaj1He. s..t, Jak1t;A 10130 · :nc:.:-1'\f ~~ ~- i. tC2~ 1 o.l31.-:J1 fou t<-~1 6.331~C
E-<n•ll : Johecon.oet.io

•\ !
1 1.

:\:o : 144 ,I :2002 Ja!\arra. 8 Januari 2002

Hal : ~!~c.Jri l it~-r.Jtur

Kcpada Yt.h .
D1u Zakiyalt :V!uhajan, SS
Di tern~::!

D.:ng:1.11 ! :c.•rm ~ t.
:...:.Jm.i ~ ,) !J 0 n
t.;.nruan lbu ;mru].: rn..:n:si!im.:.;an 1\:.•11..• ko:•pi ;u-li ~:,: , _.t">t! :;Ji beri!;ut :
J () T_" ?S .~L ofFovd Prm<>in \"oL o4 (12); :WOO
i .1;.Jdul . S1onirari.ng of d td :xn ~~~.Ju>.: and alt~d:;:d ~-~-proce~sing t3.:i iiry m "
na:- in:s f:mn for Suirn o.'1eli:; contarr:ir.;;i.ion bdV.<: C:l i9 9 ~ .:.oJ J9n p. 171~-191<·
Judul : Evduaticn of subth::rJpcuti;;; usc of tl1e .!.:llibiotics .>.prarnycin ~1 : J
Ca;badcx on rh.: prcnlence of anrimicrobial-resisttn t Sdmolli!lla inf.::ciion in Sl\' tn~:
p. 2067-2070

\i."ORLJ) Poultry \."ol. 17 (10) 2001 (Sp<:cial)

1 Jucul : IBD virus : and old foe changes its face ag;:in p. 4-6
Jucul :Counting th~ cost ofiBD p. 6-7
.•. ;udul : Pro~J·e-s s and prospects in I.BD r.::;carch p. ll-9
~ _;udui : Tools for detecting ?_1"\d chlr.lcttrisi.ng IBD\. sli:lins p 10-1 t
5. Ju:.!t.:l : 1:90\ · ·md:.~ccd inununosuppre:>ion p. 12-U
~~ ~u~ ul : '\ ~ -:,· Il~D\! \'it.::in~ d~\·;:lvpment~ p. 14- l ~
J ·~oo!.:iW · :r. o~o·o ffiD va,.;i.natiom snrp2ss ;onvtn ti('!•;,! .:ppr•.·.: h p . Hi-17
._..
C\ .
1- L~n '
J --- -.! . The Brazilian expcricn.:c ;;:ith \ YffiDV p 1l? -20
~~ - .iudt..:J · ~!onitoring ,.-a;cin:llion >>ith £LISA an.J l y~ is p. 2n-:~ 3
1U . _;~h:!w l . Di.fkrent ways to lr~Jt birda afft:::ted by \Y!J1D\ . fl . ! ~-25
1 ~ ; ~_~~w · Detaimin ing th'<~· ·opTiina1 Jgc for ~o·acci..•~ti 0 n ;,gai.llt .i !.BDV p. 2)-26
12. }4_!~~ : !BD in australia : past ;~nd presenr p. 2G-27
i 3. _;._,.!i;l . Fidel experience with Gu.:·uboro v~~cin~t iL' r. m JiJf;-r;;-nt :"ay(r bt..:.eda p. ~~-
:;o
l~ . j:.:::ul : R.:.:.:rtt 113DV r c~Jrch f1m!ing.;; p. jJ.:;:
j 5. JL!:~ ! : .'--'l EL. initiative to ;:on1bJt di.~~a:: c- C' C>S T .-\.:li·:'!l ~ ~~~ p. 3~ -.< -\

\ "0!. ~ ": :.J O)O ~tob<!r: :200 1

I. J~Jui Her p.;pp~ barllcs s.~ lm undJa p.c-7
., Juchl Part 2 · Signific:mt E ...:oli reL:.teJ : ond::: wr. oi r uult;~: p. 35-37

.-\tas hann.izr: fbu , bmi u.:J.pkan ~<:rim:; kasih .

 28

Lampi ran 8. Contoh surat masuk mengenai jasa penelusuran

DJ/INe. IJ 1Pef.JiotftJ..oocJ.

!#.A
..
PT.PYRIDAM
VETERINER
Jl. Kemandoran VUV16, Grogol Utara, Jakarta 12210 ·INDONESIA
Telp. (021) 5482526, 5485126, 5307551 -52 Fax. 1021 l 5493587 . 5329049
e·ma il : Pyridam@ibm.net

Kepada : <t( f.wvL

Pustc}<c:wan I Perpustakaan
Balai Penei1tian Veteriner

Mohon dicarikan data mengena i daya farmakologi obat he-.·'"'

Sum:=:er diharapkan dari jumal maupun text book yang a.c;: c . o2 ':rve!

{~-.-.. Oxytetracycline ~~ { ~1.. ·

'-. /
2. Erythromycin thiocyanate
·' .
·- ''
3. Sulfaquinoqallne .
·J /
@ Doxycycline Hcl ·: t ~ ·. ·-·

@ Cetylpiridlnium \- : . N· ··;... c:.__

6: Chloride . '
7. Cetyltrimr:thyl r
_,
8, Ammonium Bromide
-r:
·s.
:--..
Benzalkonium
.
\ ·.,..<"
10.Tylosin tartrat /~ ~. --·· ' (

.11.)rimethropim .
·- - -~
. · .t
i 2. Sulfad iaz.i ne (Debena) .

Untuk sp!ilr..as i pada unggas dengan spesifikasi :

Farmakckinetik
Fc: rr:'ak:::dinamik
!:1dii<:si
Konua ir:Cikasi
Dos;s :ran~ disarankan da n ura ian penetapan dosis
W ithdra-·.v::l Time

Terima kEsih atas perhatiannya .

.
PT. Pyridam Veteriner
Drh. Laila R. Herlina j No . A~~~ : 1?>\..\J - C~%3
 29

Lampi ran 9. Contoh surat kcl uar mengenai jasa pengiriman daftar display

5'1I OIJT/J! R/lai/':xbl.

DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN
BALAI PENELITIAN VETERINER
Jalan R .E. Martadinata 30 Bogor 16114. Kotak Pos 151
Telepon : (0251) 334456.331048
Fax : (0251) 336425
E·mail : balitvet @indo.netid

: H:V1.430.0201.9.2 It} Bogor, 17 Januari 2002

]'.; o.
Lampi ran
l'<!rihal : Pcngiriman hasil fotokopi

Kepada Yth .
Bapak Drh. Surung Karo-Karo, MS
Jl. Sunu Komp. U};HAS Blok BXIO
Makasar SULSEL

Bersama ini kami kirimkan I kami beritahukan :

(I) B iaya fotokopi 211 Iem bar

I - 10 lbr = Rp. 2.500,-
201 lbr x Rp. 150,- = Rp. 30.150,- I

/ ov
(2) Biaya I Ji! i2 ri;:> is = Rp 1.500,- / ..J\\'
(3) Biaya peng 1nr.;an

(4) Biaya yang Bapak harus bayar

=

=
Rp . It- sw,,.
Rp . )/ . b\fi,,.
¥?
Harap kirimkan ke BRI BOGOR CABA?\G DE\VISARTIKA dengan nomor rekening: 0012 .01.00406450.8
at as nama SRI PLR\\'ATI, atau melalui \\.ESEL POS . Jika mcngirimkan uang harap menyebutkan nomor surat
1111.

a.n Kepala Balai

Kepala lnstalasi Perpustakaan

~.~ ,/~~~":~~}\
Ny.Zakiah Muh:~jan, SS.
. ,. :"' ; \. i)
•• 0 . '. •" ~
N IP.080026817 ] ~- j:
_: :·:: :' ~·
l' n•~·-.., ,., ,.._..,,., • / ·'-<·-~!
 30

Lampi ran I 0. Contoh surat keluar mengenai jasa pengiriman daftar display

l()f;/OW/!J/1/.f~
DEPARTE:MEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN
BALAI PENELITIAN VETERINER
Jalan R.E. Martadinata 30 Bogor 16114. Kotak Pos 151
T~epon :(0251)334456.3310~8
Fax : (0251) 336425
E-mail : balitvet @indo .net id

No .
Lampi ran
_: HM.430.0?.02.9.2.~6/LG)
Peri hal : Pengirim an Daftar Display

8ogor. 18 rebruari 2002

Kepada Yth .
lbu Drh. Citra Noviana
PT. Avindo Perdana 8ahtera Mulia 8SD
Sektor 1-1 Utara Blok RCJ/7
St:rpong Tangerang

Bersama ini kami kir ir.1 k.an I kami beritahukan:

( I) Deposit I bu tenc.nggal 14/0 112002 •= Rp. -U .9UO.-

(2) Biaya penelusurc.n dan temuan artikel = Rp.

(J) 8 iaya fotokopi daftar display+ biaya pengiriman = Rp. 10.000,-

(-l) Sisa deposit lbu tenanggal 18/02/2002 = Rp. 3.3.900,-

Harap kirimkan ke aiamat Pe1:pustakaan l3alai Penelitian Vcterincr. Jika mengirimkan uang !wrap

menyebutkan nomor surat ini .

a.n Kepala Balai

Kepala Sub Seksi Perpustakaan . ..j/<.:5'-'~-
:.;."S/
::1
~- 1_:~~-)> .
-- .,_,_\ ,
i.!"''"'j '\?.,~
,. ....

~- ~ ~ ~~·r.r•cl~!i;m J.. \
Ny.Zakiah Muhajan, SS.
NIPnRnrnr.S!I'1
r
., -:::
\
,(_.
Y.

~I · • ,...
'··,·
ckrtncr
I :~;-
.'.·. I
,./ .::.· /
" :

.... . '"":. ~ ··~ ...~:

j
 31

Lampi ran I I. Contoh sural kcluar mengcnai pcngiriman buku

63jourIP( /W/11~9G/.
MINISTRY OF AGRICULTURE
AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT

RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE

-
Jalan R.E. Martadinata 30
Boger 16114, Kotak Pos 151
Telepon : (0251) 334456, 331048
Kawat BALITVET BOGOR
Telex : 48304 bpph bg ia
Fax (0251)336425
E-mail : balivet @indo.net.id

Your ref. :Invoice no.R 232404

Account 15151
Our ref. :HM430.2001 .9.2 ... 1 )r·
January 25, 2001
FAX (215) 3862911
INSTITUTE FOR SCIENTIFIC INFORMATION
3501 Market Street, Phila.PA 19104, USA
/

Dear Madam/Sir,

I would like to notify you that I am going to send our remittance for subscribing CCOD Life
Sciences/Abst LS-DA Windows for 2001 to you, as soon as our Head Finance Department
authorizes the spending of our library budget, which will take effect in the first quarter of 2001 .

I hope t:ti s letter will clarify you why I have not yet send our remittance for the
abovementioned publication.

pfG~~:.O~c~~!or,
'l_ ..._.,
/·/.,-/ ...Ttle1lb
··'....-tr- afJp~,
I.:: -,- . . (} . .-1,' "... \
/. I

{' ~::.-/ txlr.S:~~~~ah .~IJI;ifjan, SS

\.,. ::.('. ~ ~,-.-.~~::.f,c< i ~ );
\'. \ :4:::/
-~
"
!
' ··· •.1 .·
-~~\~'

'\-...\-/. {,....... . . . . . .
-- ·G /.
l;c ;.
.·'...=- ,_;/
''· ··:.y r r·p :o ""~
'~