AUXILIAR CONTABLE

1. Causación de compras a proveedores de insumos y materia prima.

2. Contabilizar las notas y las causaciones contables.
3. Contabilizar los equivalentes de ensambladores y demás gastos
causados en la empresa.
4. Causación de las notas crédito generadas por los proveedores.
5. Realizar la contabilización de reembolsos de caja menor.
6. Generación de documentos equivalentes.
7. Contabilizar la seguridad social y ajustar a la planilla.
8. Archivar egresos y control del consecutivo y soportes de los mismos,
archivar notas, y causaciones contables.
9. Solicitar estados de cuenta a proveedores realizando la conciliación
mensual.
10.Conciliar los anticipos de proveedores y confeccionistas mensualmente.
11.Solicitud de certificados de retenciones.
12.Llevar un archivo de los RUT actualizados de proveedores,
confeccionistas y demás gastos de la empresa.
13.Realizar la conciliación mensual de bancos.
14.Creación de terceros y proveedores en el sistema con su RUT.
15. Demás funciones autorizadas por contabilidad.
 ANALISTA CONTABLE
(TESORERIA/FACTURACION)

1. Realizar las facturas de crédito y entregar diariamente el reporte de las

facturas al despachador.
2. Entregar a la gerencia las cuentas por pagar semanalmente.
3. Pagar nomina prestaciones y aportes parafiscales.
4. Verificación de la causación de nómina, aportes a seguridad social,
parafiscales y prestaciones sociales con sus respectivos ajustes.
5. Manejo, custodia y control de las chequeras de los bancos que maneja
la empresa.
6. Realizar todos los pagos a proveedores, confeccionistas, otros egresos y
control de recibido de los mismos, controlando los vencimientos para
beneficio de descuentos.
7. Realizar los pagos de los diferentes impuestos IVA, Retención en la
fuente, ICA, declaración de renta y los pagos legales antes de las fechas
de vencimiento.
8. Realizar los pagos de los servicios púbicos antes de la fecha de
vencimiento.
9. Apoyar en la elaboración de los informes y anexos fiscales y legales de
devoluciones de IVA y Renta, supersociedades, exógena, renta, industria
y comercio, cámara de comercio, DANE, medios magnéticos, NIIF, entre
otros cuando se requieran.
10.Realizar copia de seguridad externa en un disco duro extraíble del
sistema de contabilidad diariamente y entregársela a Nidia para ser
sacada de la empresa.
11.Las demás funciones autorizadas por la gerencia y contabilidad.
CARTERA

1. Cobro de cartera, registro de pagos, archivo y control de pago de los

clientes en el módulo del sistema.
2. Informe a gerencia del cobro de cartera (El reporte y auditoria del
cobro es responsabilidad del departamento de cartera).
3. Presentación de informe de cartera semanalmente a gerencia y a los
vendedores.
4. Conciliación bancaria diariamente, enviando reporte a gerencia.
5. Archivo y control de las facturas de crédito: revisando consecutivo y
validando que tengan el recibido del cliente; si es enviada por guía
confirmar el recibido por el cliente. Controlar que las facturas
devueltas sean facturadas nuevamente; alimentar el archivo en Excel
en donde se lleva el seguimiento de los pendientes de las facturas de
crédito.
6. Conciliar mensualmente los anticipos de los clientes de los diferentes
puntos y enviar informe a los vendedores.
7. Verificación de documentación requerida para nuevos clientes.
INVENTARIOS

1. Control de inventarios físicos, de todos los productos terminados,

insumos y materia prima.
2. Controlar los stocks de inventarios del almacén y de la bodega
general.
3. Controlar el traslado de los productos entre secciones cotejando con
los saldos del sistema.
4. Conciliación de entradas de producto terminado.
5. Conciliación de las bodegas existentes en el sistema.
6. Salida de obsequios a clientes.
7. Verificación y autorización de pedidos de almacenes.
8. Revisión y seguimiento de las inconsistencias por faltante y sobrante
de los inventarios.
9. Realizar arqueos de inventario constantes de todas las bodegas.
10.Presentar informes de los resultados de la toma de inventarios físicos
a gerencia según procedimiento establecido.
11.Seguimiento a los encargados de pasar los pedidos para mantener el
stock necesario en los inventarios.
12.Archivo de los informes de inventarios.
13.Otras funciones que establezca el jefe inmediato que estén de
acuerdo a la responsabilidad del cargo desempeñado.
CONTROL INTERNO

1. Programación, auditoria, control y apoyo en realización de

inventarios físicos, de todos los productos terminados, insumos y
materia prima de la empresa.
2. Revisión, control y seguimiento de todos los conceptos de salidas
de inventario en el sistema validando los soportes de cada una.
3. Revisión y control de las remisiones, generando y enviando
reportes cada 8 días.
4. Realizar arqueos aleatorios de caja menor en los almacenes.
5. Control y seguimiento de las devoluciones de facturas (que
tengan justificación y soportes)
6. Auditoría y control a: recibos de caja, entradas de producto
terminado, salidas por traslados de almacén.
7. Seguimiento, control y auditoria de todos los procedimientos del
personal administrativo y de producción de la empresa (auditoria
y seguimiento a los procesos logísticos (despachos – calidad)).
8. Auditar las salidas de mercancía por obsequios a clientes.
9. Archivar y mantener los informes entregados a la junta.
10.Documentar los seguimientos que realiza a los procedimientos de
todas las áreas.
11.Otras funciones que establezca el jefe inmediato que estén de
acuerdo a la responsabilidad del cargo desempeñado.
FUNCIONES DE OTROS PUESTOS
1. Los diferentes informes requeridos por gerencia de estadísticas de
ventas (Comercial y Administradora de tiendas)
2. Archivo y control del consecutivo de las facturas de contado generadas
por el almacén (Administradora tiendas).
3. Auditar, revisar y controlar que los traslados de los productos del
almacén sean facturados o remisionados. (administrador tiendas)
4. Control, archivo, reporte y registro en Excel de los préstamos a
empleados directos y por manos temporales (gestión humana)
5. Compra y control de insumos de papelería y útiles de aseo, realizando
reportes de consumo mensual (Compras).
6. Envió de comunicaciones a los proveedores de las devoluciones de
compras solicitando su nota crédito. (Compras)
7. Control de entrega de talonarios de pedidos, recibo de caja, facturas
de venta. (Compras)
8. Descargar pedidos ya facturados de Factory. (una vez integrados los
sistemas de producción y administración esta función ya no existiría)
9. Descargar planillas de corte de Factory (una vez integrados los
sistemas de producción y administración esta función ya no existiría).
10.Dar salida en Syscom de los insumos en las ordenes de ensamble
(Bodega de insumos).
11.Dar salida a los insumos reportados por taller que se consumieron en
la semana (Bodega de insumos)
12.Realizar apoyo en la elaboración de etiquetas con código de barras de
telas y de prendas que van para el almacén y la bodega general
(diseño).
13.Realizar la creación de nuevos códigos de nuevos códigos de productos
terminados y de tela en el SYSCOM y Factory. (Diseño)
14.Realizar y costear las entradas del producto terminado al Syscom,
validando que las ordenes de ensamble estén firmadas de recibido por
producción y tramitar las firmas de recibido a los responsables de las
bodegas a donde se realiza la entrada del producto. (producción y
comercial)
15.Costear los productos nuevos y verificar que los precios de venta no
estén por debajo del costo, con previa autorización del DAV.
(comercial)
16.Controlar que los costos se encuentren en los rangos establecidos y si
presentan cambios informar al DAV. (comercial)
17.Actualizar precios de venta al momento de despacho de productos
comprados y confeccionados para trasladar al almacén. (comercial)
18.Revisar precios y cantidades de servicio de estampados vendidos
contra la factura de cobro del proveedor del servicio (comercial).
19.Auditar, revisar y controlar los pedidos del almacén que sean
facturados. (comercial)
20.Dar salida al consumo de telas de las bodegas de Cúcuta-barranquilla-
Bogotá (otras ciudades), con soporte de consumos según kardex
alimentado por la gerente administrativa(producción)llevando el
control de las facturas de compra de tela, costo y los códigos de
asignación de las telas (bodega materia prima).
21.Revisar, ingresar y controlar la facturación de cuellos. (Bodega)
22.Realizar etiquetas con códigos de barras telas y de prendas que van
para el almacén y la bodega general. (encargado de entradas a
bodegas)
23.Capacitaciones en el sistema syscom al personal que lo requiera
(Persona capacitada en el manejo de las actividades diarias)
24.Realizar los traslados de inventarios en el sistema SYSCOM (Logística)
25.Revisión de las facturas contra pedidos de la carpeta de control de
entrega y recibido de facturas de crédito (logística)
26.Hacer cierre operativo-contable diario almacenes.
27.Realizar las remisiones para la posterior facturación (Logística)
DEPARTAMENTO DE COMPRAS (Nuevo)
El área de compras tiene como máxima responsabilidad el adquirir los
recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización
de los objetivos de la organización. Las operaciones y actividades más
importantes de esta área son:
 Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y
vigilarlos.
 Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de
acuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos
de mercado, entre otras.
 Coordina en forma eficiente los recursos humanos, materiales y
técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios
pertinentes.
 Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de
compra de los diversos artículos, que, de manera repetitiva, se
requieren en la empresa y mantener la información histórica de los
artículos.
 Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los
artículos y servicios que las diversas áreas de la empresa requieran.
 Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún
artículo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la
organización, con las especificaciones adecuadas de los artículos
requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento
normal.
 Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de
compra de artículos y servicios.
 Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada
artículo requerido.
 Seleccionar al proveedor que, por sus condiciones de venta del
artículo requerido, así como las propias de su empresa, garanticen una
compra óptima, menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de
los artículos adecuados.
 Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolución de
artículos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las
 responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones
de cualquier tipo que presenten los proveedores.
 Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago de
proveedores, considerando las condiciones de tesorería de la
empresa, para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación
de las compras.
 Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente,
producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.