E.

IDENTI2IKASI DAN KLASI2IKASI DOKUMEN

1&Setiap dokumen regulasi diklasi#ikasikan dan diidenti#ikasikan oleh
= a g i a n S e k r e t a r i a t k e dalam 4 'empat( jenis sebagai berikut
.a & * a s t e r b&,okumen terkendali '3ontrolled 3op!(c & , o k u m e n t i d a k
terkendali 'Uncontrolled ,ocument(d&,okumen tidak berlaku
'obsolete(&2&,okumen *aster adalah naskah asli dokumen baik berupa
h a r d c o p ! d a n a t a u s o # t c o p ! % lengkap dengan tanda$tanda
keabsahann!a&/ & , o k u m e n t e r k e n d a l i a d a l a h d o k u m e n ! a n g b e r l a k u d a n
didistribusikan kepada unit
kerja& pabila terjadi perubahan pada dokumen ini% maka re isi terba
r u h a r u s d i d i s t r i b u s i k a n kepada unit kerja penerima sesuai ,a#tar +emegang
,okumen&4 & , o k u m e n t i d a k t e r k e n d a l i a d a l a h d o k u m e n ! a n g b i l a t e r j a d i
p e r u b a h a n p a d a d o k u m e n i n i % maka re isi terbaru tidak perlu
diberikan& &,okumen tidak berlaku 'obsolete( adalah dokumen !ang sudah tidak
berlaku lagi disebabkanoleh karena ada dokumen ersi terbaru atau masa berlaku
dokumen sudah kadaluarsa&
2.MONITORING DOKUMEN
"anda$tanda keabsahan suatu dokumen ialah nama dokumen% tanggal
diterbitkan% tanda tanganstempel sesuai dengan jenis dokumen&1&,okumen
dibedakan antara !ang dikendalikan dan !ang tidak dikendalikan& Semua
dokumen!ang dipakai sebagai rujukan kerja haruslah dokumen !ang dikendalikan%
termasuk dokumen!ang berasal dari
luar&2 & S a l i n a n d o k u m e n ! a n g d i k e n d a l i k a n d i t a n d a i d e n g a n c a p
H3O5"RO667, 3O+ L d i lembar pertama&/ & , o k u m e n ! a n g t i d a k b e r t a n d a
c a p L 3 O 5 " R O 6 6 7 , 3 O + M b e r w a r n a d i a n g g a p s e b a g a i dokumen !ang tidak
dikendalikan&4&,okumen terkendali harus memiliki keabsahan seperti nama
dokumen% tanggal diterbitkandan tanda tangan& &Semua dokumen% kecuali
!ang berasal dari luar% harus ada L* S"7RMn!a% !ang
disimpano l e h = a g i a n S e k r e t a r i a t s e b a g a i p e n g e n d a l i d o k u m e n & + e n g g a n
d a a n d o k u m e n h a n ! a dilakukan dari L* S"7RM&<&Semua dokumen !ang
dikendalikan harus jelas distribusin!a% dan bukti telah diterimakann!a dokumen
!ang dikendalikan kepada pemegang dokumen disimpan oleh =agian Sekretariat&>&Semua
dokumen berstatus L3O5"RO667, 3O+ M !ang telah kadaluarsa harus ditarik
dari pemegangn!a dan harus dimusnahkan& =ila salinan !ang kadaluarsa ingin disimpan unt
uk re#erensi% maka salinan tersebut diberi tanda 'stempel( LO=S767"7M setiap
halaman !angkadaluarsa hal ini dilakukan dalam rangka mencegah pemakaiann!a secara
sengaja atau tidak sengaja1?

"ambahkan mengenai pembuatan kopi dokumen tambahan% peminjaman dari

pihak luar 'jikadiperbolehkan( dan pengendalian dokumen eksternal
G.RE3IE4 DAN RE3ISI DOKUMEN
1&Seluruh dokumen regulasi wajib dilakukan re iew menurut ketentuan
berikut.a&,okumen ,) R" dan b!laws mengikuti peraturan hokum !ang
berlaku b&,okumen berupa kebijakan% pedoman pela!anan% pedoman organisasi dan pand
uandilakukan re iew maksimal tiga tahun sekali&c&,okumen berupa prosedur
dilakukan re iew maksimal setiap dua tahun sekali&2 & : a s i l r e i e w b e r u p a
notulen rapat dari unit kerja !ang mengeluarkan dokumen
t e r s e b u t & :asil re iew menunjukkan apakah dokumen regulasi masih dapat
digunakan 'rele an( atauharus dilakukan re isi&/ & S i a p a p u n m e l a l u i s e l u r u h
p i m p i n a n u n i t d a p a t m e n g a j u k a n u s u l a n r e i s i s e s u a i d e n g a n kebutuhan
menggunakan #orm usul re isi&4&Re isi tiap dokumen dilampiri dengan #ormulir
amandemen 'lampiran ?( & , o k u m e n l a m a %
!ang digantikan oleh dokumen !ang dire isi%
d i t a r i k k e m b a l i o l e h = a g i a n Sekretariat untuk digantikan dengan !ang
baru&<&*aster dokumen !ang kadaluarsa harus diberi tanda 'stempel(
MO=S767"7M&>&,okumen regulasi !ang berdasarkan hasil re iew tidak perlu
dilakukan re isi% maka masihmenggunakan dokumen sebelumn!a tanpa ada perubahan
pada #isik dokumen&
PEMUSNAHAN DOKUMEN KADALUARSA
1&+emusnahan ,okumen !ang tidak terikat peraturan
perundangan2&+emusnahan dokumen !ang terikat

2( =atang
"ubuh
=atang tubuh standar prosedur operasional terdiri
ata
s
pengertian% tujuan% kebijakan% prosedur%dan unit terkait
terkait& 1pabila prosedur menggunakan bantuan gambar atau diagram pelengkapatau #orm
!ang harus diisi% dapat ditambahkan di bagian lain sebagai lampiran dari prosedurtersebut&
+.Catatan Mutu
Untuk memudahkan mengendalikan dokumen$dokumen !ang sangat ban!ak% maka RS ---
menetapkan beberapa #orm 3atatan *utu sebagai berikut
.,a#tar nduk ,okumen nternal '6ampiran <(, a # t a r n d u k
, o k u m e n 7 k s t e r n a l ' 6 a m p i
r a n > ( 6 e m b a r ,
i s t r i b u s i ' 6
a m p i r a n ? ( Aormu
lir =ukti +enerimaan Salinan
,okumen'6ampiran 9(A o r m u l i r = u k t i + e
n a r i k a n , o k u m e n ' 6 a m p i r a n 1 0 (
A o r m u l i r m a n
d e m e n ' 6 a m p i r a
n 1 1 ( = e r i t a c a r a + e m u
s n a h a n , o k u m e n ' 6 a m p i r a n 1 2 (
, a # t a r , o k u m e n ! a n g d i m u s n a
h k a n ' 6 a m p i r a n 1 / (
,.
+anduan +raktik linik '3linical +ractice 8uidelines(
-.
lur linis '3linical +athwa!(
.
+rosedur *edis
1/.
lgoritma
11.
+rotokol6engkapi
D.DISTRIBUSI0 PEN IMPANAN0 DAN DA2TAR INDUK DOKUMEN
1&Unit kerja pembuat dokumen menentukan unit$unit
! a n g a k a n m e n e r i m a s a l i n a n dokumen dan menuliskann!a di
dalam K6embar ,istribusiK '6ampiran ?( !ang
t e r d a p a t pada setiap dokumen tersebut&2 & A o r m u l i r , i s t r i b u s i ) + e n e
rima ,okumen diisi dan ditanda tangani oleh penerim
a dokumen dan disimpan oleh unit kerja pembuat
dokumen&/ & U n i t k e r j a p e m b u a t d o k u m e n d a n p e n e r i m a d
o k u m e n m e l a k u k a n p e n ! i m p a n a n d a n pemeliharaan dokumen& Seti
ap unit kerja !ang men!impan dokumen bertanggung jawabuntuk men!impan dan
memelihara dokumen dari kemungkinan hilang atau rusak& 4 & = a g i a n
Sekretariat bertanggung jawab terhadap peredaran dokumen dan
d i c a t a t d a l a m ,a#tar nduk ,okumen '6ampiran <(&1>

E.IDENTI2IKASI DAN KLASI2IKASI DOKUMEN

1&Setiap dokumen regulasi diklasi#ikasikan dan diidenti#ikasikan oleh
= a g i a n S e k r e t a r i a t k e dalam 4 'empat( jenis sebagai berikut
.a & * a s t e r b&,okumen terkendali '3ontrolled 3op!(c & , o k u m e n t i d a k
terkendali 'Uncontrolled ,ocument(d&,okumen tidak berlaku
'obsolete(&2&,okumen *aster adalah naskah asli dokumen baik berupa
h a r d c o p ! d a n a t a u s o # t c o p ! % lengkap dengan tanda$tanda
keabsahann!a&/ & , o k u m e n t e r k e n d a l i a d a l a h d o k u m e n ! a n g b e r l a k u d a n
didistribusikan kepada unit
kerja& pabila terjadi perubahan pada dokumen ini% maka re isi terba
r u h a r u s d i d i s t r i b u s i k a n kepada unit kerja penerima sesuai ,a#tar +emegang
,okumen&4 & , o k u m e n t i d a k t e r k e n d a l i a d a l a h d o k u m e n ! a n g b i l a t e r j a d i
p e r u b a h a n p a d a d o k u m e n i n i % maka re isi terbaru tidak perlu
diberikan& &,okumen tidak berlaku 'obsolete( adalah dokumen !ang sudah tidak
berlaku lagi disebabkanoleh karena ada dokumen ersi terbaru atau masa berlaku
dokumen sudah kadaluarsa&
2.MONITORING DOKUMEN
"anda$tanda keabsahan suatu dokumen ialah nama dokumen% tanggal
diterbitkan% tanda tanganstempel sesuai dengan jenis dokumen&1&,okumen
dibedakan antara !ang dikendalikan dan !ang tidak dikendalika n& Semua
dokumen!ang dipakai sebagai rujukan kerja haruslah dokumen !ang dikendalikan%
termasuk dokumen!ang berasal dari
luar&2 & S a l i n a n d o k u m e n ! a n g d i k e n d a l i k a n d i t a n d a i d e n g a n c a p
H3O5"RO667, 3O+ L d i lembar pertama&/ & , o k u m e n ! a n g t i d a k b e r t a n d a
c a p L 3 O 5 " R O 6 6 7 , 3 O + M b e r w a r n a d i a n g g a p s e b a g a i dokumen !ang tidak
dikendalikan&4&,okumen terkendali harus memiliki keabsahan seperti nama
dokumen% tanggal diterbitkandan tanda tangan& &Semua dokumen% kecuali
!ang berasal dari luar% harus ada L* S"7RMn!a% !ang
disimpano l e h = a g i a n S e k r e t a r i a t s e b a g a i p e n g e n d a l i d o k u m e n & + e n g g a n
d a a n d o k u m e n h a n ! a dilakukan dari L* S"7RM&<&Semua dokumen !ang
dikendalikan harus jelas distribusin!a% dan bukti telah diterimakann!a dokumen
!ang dikendalikan kepada pemegang dokumen disimpan oleh =agian Sekretariat&>&Semua
dokumen berstatus L3O5"RO667, 3O+ M !ang telah kadaluarsa harus ditarik
dari pemegangn!a dan harus dimusnahkan& =ila salinan !ang kadaluarsa ingin disimpan unt
uk re#erensi% maka salinan tersebut diberi tanda 'stempel( LO= S767"7M setiap
halaman !angkadaluarsa hal ini dilakukan dalam rangka mencegah pemakaiann!a secara
sengaja atau tidak sengaja1?

"ambahkan mengenai pembuatan kopi dokumen tambahan% peminjaman dari

pihak luar 'jikadiperbolehkan( dan pengendalian dokumen eksternal
G.RE3IE4 DAN RE3ISI DOKUMEN
1&Seluruh dokumen regulasi wajib dilakukan re iew menurut ketentuan
berikut.a&,okumen ,) R" dan b!laws mengikuti peraturan hokum !ang
berlaku b&,okumen berupa kebijakan% pedoman pela!anan% pedoman organisasi dan pand
uandilakukan re iew maksimal tiga tahun sekali&c&,okumen berupa prosedur
dilakukan re iew maksimal setiap dua tahun sekali&2 & : a s i l r e i e w b e r u p a
notulen rapat dari unit kerja !ang mengeluarkan dokumen
t e r s e b u t & :asil re iew menunjukkan apakah dokumen regulasi masih dapat
digunakan 'rele an( atauharus dilakukan re isi&/ & S i a p a p u n m e l a l u i s e l u r u h
p i m p i n a n u n i t d a p a t m e n g a j u k a n u s u l a n r e i s i s e s u a i d e n g a n kebutuhan
menggunakan #orm usul re isi&4&Re isi tiap dokumen dilampiri dengan #ormulir
amandemen 'lampiran ?( & , o k u m e n l a m a %
!ang digantikan oleh dokumen !ang dire isi%
d i t a r i k k e m b a l i o l e h = a g i a n Sekretariat untuk digantikan dengan !ang
baru&<&*aster dokumen !ang kadaluarsa harus diberi tanda 'stempel(
MO=S767"7M&>&,okumen regulasi !ang berdasarkan hasil re iew tidak perlu
dilakukan re isi% maka masihmenggunakan dokumen sebelumn!a tanpa ada perubahan
pada #isik dokumen&
PEMUSNAHAN DOKUMEN KADALUARSA
1&+emusnahan ,okumen !ang tidak terikat peraturan
perundangan2&+emusnahan dokumen !ang terikat peraturan perundangan19
peraturan perundangan19