Anda di halaman 1dari 5

Fuad Abdul Aziz – 1510631140057

Guruh Gumelar – 1510631140062


Aji Naufal – 1510631140151

The Lubricating Oil Division


1. Studi Kasus LOD
Proyek ini berkaitan dengan operasi Divisi Minyak Pelumas (LOD) dari sebuah perusahaan
minyak besar AS. LOD memproduksi dan menyimpan sekitar 400 jenis minyak pelumas otomotif dan
industri dan gemuk, untuk penjualan tertinggi ke lebih dari 1000 pelanggan. Dorongan untuk proyek
ini adalah laporan auditor internal perusahaan kepada Wakil Presiden Keuangan yang menurut
penilaian mereka, perputaran saham rata-rata saat ini yang diraih oleh LOD 12 kali per tahun jauh di
bawah target perusahaan 24. (Perputaran saham mengukur berapa kali per tahun seluruh
persediaan diperbarui.) Akibatnya, dana yang diikat dalam persediaan dianggap berlebihan.
Perhatian ini diteruskan ke Wakil Presiden Industri yang, pada gilirannya, menginformasikan kepada
manajer LOD dengan sebuah permintaan untuk melapor kepadanya pada waktunya. Sebagai
tanggapan, manajer LOD mendekati kelompok OR di kantor pusat perusahaan untuk meminta
bantuan. Di situlah analis masuk.
Permintaan awal agak kabur - manajer menginginkan saran. Oleh karena itu tahap pertama
proyek ini jelas dalam sifat scoping masalah. Tidak ada jaminan bahwa proyek tersebut dapat
memperoleh persetujuan.

Mempelajari jargon teknis para pemangku kepentingan


Tindakan pertama analis adalah mengatur tur keliling kantor dan fasilitas LOD. Penting untuk
tidak menganggap bahwa istilah teknis orang lain dari sebuah istilah sama dengan milik Anda. Jadi
dia memeriksanya untuk menghindari kebingungan dan kesalahpahaman.

Rincian operasi
Inti dari gambaran tersebut menggambarkan berbagai operasi LOD dan hubungannya dengan
bagian lain dari operasi kilang dan pelanggannya.
Produksi minyak pelumas dan gemuk dilakukan dalam batch berukuran 400 liter sampai
100.000 liter. Banyak produk dijual dalam beberapa ukuran kontainer - dari drum besar sampai
kaleng kecil. LOD membawa 804 kombinasi ukuran wadah produk yang berbeda. Seperti yang
ditunjukkan pada gambar yang kaya, beberapa pelanggan menempatkan pesanan besar tersebut
untuk satu produk yang mereka temui oleh produksi khusus dan langsung dikirim ke mereka. Hanya
pesanan dari pelanggan kecil yang terpenuhi dari stok gudang. Karena persediaan ini dijual, mereka
akan diisi ulang dengan ukuran produksi yang sesuai. LOD mengikuti kebijakan pengiriman barang ke
pelanggan dalam waktu dua hari setelah menerima pesanan, yaitu waktu pengiriman adalah dua
hari.
Berbagai minyak dasar dan aditif dicampur ke resep tertentu dalam pencampuran vat. Ukuran
vat yang dipilih tergantung dari ukuran batch mixing. Minyak dasar diambil dari tangki penyimpanan,
diumpankan dari kilang minyak. Setelah pencampuran, produk jadi diuji untuk memastikan
memenuhi spesifikasi yang diinginkan. Begitu sebuah batch telah lulus tes, minyak pelumas jadi diisi
ke dalam wadah, biasanya dalam waktu 4-6 jam. Pola produksi minyak serupa.
Kapasitas pencampuran dan pengisian LOD yang ada cukup besar sehingga dengan sedikit
pengecualian, semua produksi berjalan selesai dalam 24 jam. Waktu tunggu produksi adalah suatu
hari. Aspek inilah yang memungkinkan penjadwalan produksi khusus berjalan untuk pelanggan besar
setelah menerima pesanan mereka dan masih mengirimkan produk ke dalam siklus pengiriman dua
hari yang direncanakan. Aspek yang sama juga berarti bahwa penambahan stok harus dijadwalkan
hanya sekali penjualan telah menghabiskan stok ke level yang terlalu kecil untuk memenuhi pesanan
pelanggan kecil terakhir yang diterima. Akibatnya, semua pesanan pelanggan selalu terpenuhi dalam
waktu pengiriman yang direncanakan. Tidak ada kekurangan atau permintaan pelanggan yang tidak
terpenuhi dapat terjadi.
Barang kemasan dipindahkan oleh forklift. Barang yang dipasok dari stok dipindahkan dua kali,
satu kali dari produksi ke lokasi stok di gudang dan kedua kalinya dari sana ke dermaga pengiriman.
Barang untuk pesanan pelanggan besar, sebaliknya, hanya dipindahkan satu kali, yaitu dari produksi
ke dermaga pengiriman. Oleh karena itu, beban kerja total untuk operator forklift dan tagihan upah
yang sesuai dapat dikurangi dengan meminta lebih banyak barang melewati tahap persediaan.
Semakin besar fraksi pelanggan tergolong besar, semakin rendah tagihan upah untuk operator
forklift.

Rich Picture Diagram

Menilai arus dokumen dan sumber data


Analis menindaklanjuti tur berpemandu dengan melakukan kunjungan ke kantor LOD. Dia
menggambar diagram rinci tentang arus informasi dan dokumen untuk memproses pesanan
pelanggan, mulai dari penerimaan sampai pengiriman, dan untuk memulai dan memproses
pengisian saham, dan memverifikasi mereka di tempat dengan orang-orang yang melakukan setiap
tugas.
Wajar saja, keingintahuan analis yang kuat dalam melihat semua file data ditafsirkan
antusiasme untuk proyek ini. Dia meminta fotokopi semua dokumen yang digunakan dan cek
seberapa jauh kembali file data disimpan dan apakah selama periode tersebut berubah dalam
operasi dan dalam memproses informasi atau dalam format file data telah terjadi, sehingga untuk
memastikannya bahwa data yang benar dalam bentuk yang benar tersedia bila diperlukan. Begitu
kembali ke kantor, dia segera mengatur semua informasi yang terkumpul di bentuk sistematis,
mengisi celah dari ingatan, dan menyoroti aspek yang dibutuhkan klarifikasi lebih lanjut atau
verifikasi pada kunjungan selanjutnya.
2. Mengidentifikasi masalah yang akan dianalisis
Rich picture diagram menunjukkan sejumlah masalah yang mungkin terjadi, seperti proses
penjadwalan produksi berjalan untuk mencapai koordinasi yang ketat antara operasi pencampuran
dan pengisian dan mengurangi biaya perubahan dari satu produk ke produk lain, terutama pada
mesin pengisian; atau keputusan dari mana pesanan pelanggan diklasifikasikan sebagai besar dan
mana yang kecil; atau kerugiannya menguntungkan untuk mengimbangi waktu produksi yang
dihasilkan dari periode 1 hari saat ini. Yang terakhir ini akan memungkinkan perataan dan koordinasi
yang lebih baik dari beban kerja pencampuran dan pengisian dan mungkin mengurangi jumlah
operator yang dibutuhkan untuk melakukan tugas yang sama. Kendala dalam mempertahankan
tingkat layanan pelanggan saat ini jelas tampaknya menghalangi tindakan yang terakhir.
Rangsangan untuk proyek di tempat pertama adalah kekhawatiran yang disuarakan oleh Wakil
Presiden Keuangan. Pernyataannya tentang rata-rata perputaran saham yang tidak memadai di LOD
membawa implikasi bahwa dia menganggap bahwa terlalu banyak uang terikat pada saham. Omset
saham rata-rata untuk LOD secara keseluruhan adalah rata-rata tertimbang atas semua produk.
Seperti ditunjukkan pada gambar yang kaya, perilaku persediaan normal dari waktu ke waktu untuk
setiap produk memiliki pola gergaji yang khas. Setiap gigi sesuai dengan satu pengisian stok dan
mewakili satu omset saham lengkap untuk produk itu. Semakin sedikit turnovers saham per tahun,
semakin besar pula stok saham.
Diskusi dengan manajer LOD menunjukkan bahwa ia berbagi pandangan dunia yang
diungkapkan oleh Wakil Presiden Keuangan, yaitu untuk menjamin penggunaan sumber daya LOD
yang paling efisien. Yang terakhir ini melihat dana terikat pada saham karena terbengkalai,
sedangkan omset saham tinggi ditafsirkan sebagai tanda efisiensi. Dari perspektif sempit ini,
mengurangi ukuran pengisian saham akan meningkatkan omset saham. Hal ini akan memungkinkan
memenuhi tujuan Wakil Presiden atau harapan sebelumnya dari omset saham 24 kali per tahun,
sehingga mengurangi total investasi pada saham. Namun, dari gambaran yang kaya, kita melihat
bahwa setiap proses pencampuran dan pengisian juga melibatkan pengaturan - waktu yang
dihabiskan operator untuk menyiapkan pencampuran dan pengisian - dan teknisi laboratorium perlu
menguji produknya. Meningkatkan tingkat turnover untuk produk tertentu berarti penambahan stok
lebih banyak dan karenanya lebih banyak pembuatan produksi. Sebagai konsekuensinya, waktu yang
dihabiskan operator pada setup juga akan meningkat
Ukuran stok yang dibutuhkan juga tergantung pada bagaimana pesanan kecil didefinisikan.
Menurunkan titik potong mengurangi permintaan yang terpenuhi dari stok. Akibatnya, diperlukan
stok yang lebih kecil, yang pada gilirannya berarti pengurangan investasi saham. Tapi menurunkan
titik potong berarti bahwa lebih banyak pesanan pelanggan dipenuhi oleh produksi khusus, sehingga
menyebabkan kenaikan biaya setup produksi tahunan.
Masing-masing kemungkinan tindakan ini menyebabkan beberapa biaya menurun dan yang
lainnya meningkat. Pendekatan efisiensi sempit yang hanya berfokus pada investasi mungkin tidak
menjadi kepentingan terbaik perusahaan (kecuali karena alasan lain perusahaan ingin mengurangi
investasinya terlepas dari pengaruhnya terhadap biaya operasional). Kita perlu mempertimbangkan
semua biaya yang dipengaruhi oleh perubahan kebijakan. Dengan kata lain, kami mencari kebijakan
pengendalian produksi / inventaris yang paling efektif - sebuah kebijakan yang membuat total biaya
operasi serendah mungkin, sementara pada saat yang sama mempertahankan atau bahkan
memperbaiki tingkat layanan pelanggan saat ini.
3. Elemen Permasalahan ( 6 Element Problem )

Decision Maker Manajer LOD.


Tujuan Mencapai biaya operasional yang rendah
untuk operasi LOD, dengan tingkat pelayanan
pelanggan yang ditingkatkan.
Ukuran Kinerja Total biaya operasi LOD.
Kriteria Keputusan Meminimalkan biaya total.
Tindakan Alternatif Ukuran batch pengisian ulang saham dan titik
potong untuk mengklasifikasikan pesanan
pelanggan sebagai pelanggan besar atau
kecil.
Wider System of Interest Operasi LOD dan kilangnya.

4. Stakeholder

Problem Owner Manajer LOD


Problem User Manajer LOD
Problem Customer Konsumen produk LOD
Problem Analyst Konsultan internal perusahaan

5. Hirarki Sistem
Sistem yang paling luas perhatiannya adalah perusahaan secara keseluruhan, dengan kilang
sebagai salah satu subsistemnya. LOD pada gilirannya adalah subsistem sistem kilang. Dalam sistem
LOD, operasi pengendalian produksi / persediaan merupakan salah satu subsistem utamanya. Ini
adalah yang terakhir yang merupakan sistem sempit yang diminati di sini. Karena operasi LOD secara
keseluruhan memiliki kendali atas sumber daya yang dibutuhkan oleh sistem yang sempit, dan juga
memiliki keputusan akhir mengenai proyek ini, sistem tersebut menjadi sistem yang lebih luas.

LOD

Perusahaan minyak

Narrow : LOD
Wider : Perusahaan Minyak
6. Sistem Relevan

Transformasi Proses Memenuhi pesanan besar dengan


menjadwalkan pembuatan produksi yang
besar dan memenuhi pesanan kecil, mengisi
ulang stok secara berkala
Batasan Sistem Lead time pengiriman, ketersediaan minyak,
kapasitas operasi
Komponen dan Subsistem Penjualan, proses produksi, upah pekerja ,
mesin
Uncontrollable Input dan Controllable Input Pesanan masuk, fasilitas operasi, operasi
forklift untuk memindahkan barang (stok yang
tersedia)
Output Pengiriman produk kepada costumer.

High-level system structure diagram for LOD :

(Sumber : Daellenbach, Hans G., Mc Nickle, Donald C.; Management Science: Decision Making
Through System Thinking;Palgrave Macmillan; 2005, New York)