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Versión: 02
Manual del Sistema de Gestión
Integrado
Fecha de Actualización: 13/01/15
Página: 1 de 29
COPIA CONTROLADA
CONTROL DE CAMBIOS
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Versión Modificación realizada Revisó Aprobó Fecha
Modificación de terminologia
02 exigina por legislacion, normas y 13/01/15
guias en su versión vigente Coordinador de Gerente General
HSEQ
INTRODUCCIÓN
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TABLA DE CONTENIDO
1.1 Generalidades
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
4.2.1 Generalidades
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.4 Planificación
5.6.1 Generalidades
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6. GESTION DE RECURSOS
6.3 Infraestructura
Servicio.
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8.1 Generalidades
8.5 Mejora
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El objetivo general del presente Manual del Sistema de Gestión Integral (SGI), es el de
servir como una guía de acceso a los documentos, programas, procedimientos,
indicadores y formatos del Sistema de Gestión Integral de SERICINCOL.
El presente manual está dirigido a todos los trabajadores de SERICINCOL y demás partes
Interesadas en el SGI de la compañía SERICINCOL establecido en el presente Manual
con base en los sistemas de gestión para la calidad, seguridad industrial, salud
ocupacional y ambiente (ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004, OHSAS 18001:2007,
NORSOK S-006 V 2003 y la guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente
para contratistas del CCS) en su versión vigente, esto con el propósito de definir de una
manera clara, ordenada y sistemática, la estructura y los lineamientos a seguir para la
implementación y mejoramiento de dichos sistemas.
1.1 Generalidades
Este manual será revisado anualmente cuando: la alta dirección o el Gerente General lo
consideren conveniente, por cambios resultantes de las auditorias, revisión por la
dirección y/o cu internacional ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004, OHSAS 18001:2007
NORSOK S-006 V 2003 y la guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente
para contratistas del CCS) en su versión vigente, sufran cambios a través de las
revisiones.
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SERICINCOL, no realiza actividades de diseño, debido a que los requisitos del servicio
son entregados por el cliente, por lo tanto, el elemento 7.3. Diseño y Desarrollo de la
Norma Internacional ISO 9001:2008, no aplica en ninguno de sus procesos.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
- OHSAS 18001:2007
- NORSOK S-006
- Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas del
CCS) en su versión vigente
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Ver el correspondiente numeral en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS
18001:2007, NORSOK S-006 V 2003 y Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo
y ambiente para contratistas del CCS) en su versión vigente
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006 V 2003 y la Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para
contratistas del CCS en su versión vigente para contratistas, para ello la empresa ha
establecido lo siguiente:
- Caracterización de procesos
4.2.1 Generalidades
- Política Integral.
- Objetivos SGI
- Manual SGI
- Registros
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
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5.4 Planificación
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Al igual que la política, los objetivos se publican en lugares visibles, con el fin de que
sean conocidos por los trabajadores, contratistas, visitantes y otras partes interesadas,
buscando con ello involucrar al personal en el logro de las metas planteadas,
igualmente son divulgados dentro del proceso de inducción al personal.
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De igual forma se han establecido los perfiles y competencias para cada cargo los
cuales se encuentran registrados en el formato de perfiles de cargo. Así mismo se
encuentran definidas las funciones, responsabilidades y autoridad de cada cargo
dentro del manual de funciones.
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El conducto regular de comunicación está determinado por las líneas que conectan a
los diferentes cargos entre sí, dentro del estructura organizacional diseñado por la
compañía.
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3.2 Organización y
comunicación transferencia
de experiencia
6.9 Transferencia de
experiencia
Como parte del compromiso gerencial con el SGI, se desarrollan inspecciones a todas
las áreas de la empresa, donde se verificara el cumplimiento de aspectos generales del
Sistema. Para tal fin, se cuenta con un programa de inspecciones gerenciales, el cual
deberá ser ejecutado por el Gerente o por un delegado que pertenezca al nivel
Gerencial de la empresa, anualmente, o en el momento que la Gerencia General los
estime conveniente, se hace una revisión del SGI. Esta revisión es muy importante
para el desarrollo del Sistema, ya que es una oportunidad para detectar falencias y
acciones de mejora. De estas revisiones se generan planes de acción con los cuales
se promueve el mejoramiento continuo del Sistema.
6. GESTION DE RECURSOS
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3.2 Organización y
comunicación
transferencia de
experiencia
6.9 Transferencia de
experiencia
6.2.1 Generalidades
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3.5 programa de
entrenamiento de HSE
3.6 entrenamiento
especializado
6.3 Infraestructura
- Oficinas
SERICINCOL., a través de sus procesos, tiene identificadas las condiciones del ambiente
de trabajo adecuadas, que conduzcan al cumplimiento de los requisitos del producto. Bajo
tales conceptos proporciona, mantiene y cuando aplique, mejora el ambiente de trabajo y
sus condiciones. Para ello, se asignan responsabilidades para realizar la inspección del
ambiente de trabajo y tomar las acciones necesarias para lograr la realización del
producto. A la par de esto, y con el objetivo de asegurar condiciones de salud y seguridad
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- Ordenes de Trabajo
- Términos de referencia
- Pliegos de licitaciones
- Especificaciones
- Listado de necesidades y expectativas del cliente
- Planos
- Normatividad legal vigente
- Entre otras de acuerdo con las condiciones específicas de cada contrato.
De acuerdo con las características y tipo de proyecto se acuerda con el cliente los
requisitos adicionales del servicio y los tópicos a tener en cuenta durante la ejecución del
mismo.
Una vez determinados los requisitos del proyecto se procede a revisar la propuesta o el
documento equivalente, con el fin de analizar la viabilidad económica y técnica para la
realización del mismo (Ver procedimiento Comercial).
Toda modificación contractual es documentada por medio de una nueva orden de trabajo
o de un Otrosí o de un Adendo, el cual es revisado antes de la firma por parte del
Representante Legal.
SERICINCOL en cada uno de los proyectos en los cuales se realiza la prestación del
servicio y en cada una de sus sedes, planifica y desarrolla los procedimientos necesarios
y suficientes, acordes con las necesidades en materia de calidad del producto ofrecido, la
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salud y seguridad del personal que ejecuta actividades y la protección del medio
ambiente.
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SERICINCOL revisa los requisitos relacionados con las partes interesadas, incluyendo los
que tiene que ver con el producto desarrollado, la preservación del medio ambiente y la
salud y seguridad del personal que realiza trabajos para la organización, manteniendo los
registros necesarios que evidencian la ejecución de dicha revisión.
- Evalúa los aspectos ambientes y peligros de SSTA con el fin de determinar los
impactos ambientales significativos y la magnitud del riesgo.
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7.2.2 Revisión de los 4.3.1 Aspectos 4.3.1 Planificación para la 4.1. Valoración del riesgo
requisitos ambientales identificación de peligros, 5.1. Practicas de trabajo HSE
relacionados con el producto 4.4.6 Control operacional evaluación y control de riesgos 5.2 Programa HSE
4.4.6 Control operativo 4.7 Productos químicos
4.8. Hojas de datos HSE.
4.9. Equipos de protección
personal
4.10 Sistema de gestión
ambiental
4.11 Evaluación y monitoreo
del impacto ambiental
4.14 Gestión de residuos
4.15 propiedades
ambientales de los productos
químicos
4.16 Uso de productos
potencialmente dañinos
4.12 Selección de soluciones
ambientalmente optimas
Es importante mantener una buena comunicación con los clientes, ya que esto contribuye
a una mejor prestación del servicio, por tal razón se han implementado mecanismos para
mantener un constante flujo de información con el cliente. A continuación se enumeran los
principales puntos de control:
En caso de que se realicen modificaciones al contrato, por cualquiera de las partes, los
involucrados con los cambios son informados registrando el desarrollo de la actividad en
el formato Acta de Reunión, donde se describen las modificaciones al contrato.
7.3 Diseño
SERICINCOL, no realiza actividades de diseño, debido a que los requisitos del servicio
son entregados por el cliente, por lo tanto, el elemento 7.3. Diseño y Desarrollo de la
Norma Internacional ISO 9001:2008, no aplica en ninguno de sus procesos.
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sobre el proveedor del bien y/o servicio, para verificar el cumplimiento de los
requerimientos.
La alta dirección establece los lineamientos para la ejecución del proceso de compras.
Considerando que cada proveedor ya sea de bienes o servicios debe tener capacidad
comprobada para proporcionar productos / servicios que cumplan con los requisitos
especificados, SERICINCOL., asegura la adecuada selección, evaluación y re-evaluación
periódica de los proveedores, manteniendo los registros que evidencian estas actividades.
- Requisición de compra
- Orden de compra / servicios,
- Oferta mercantil y/o,
- Contrato.
Los documentos de compra se revisan y aprueban por niveles autorizados antes de ser
remitidos al proveedor.
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Cada material o insumo que llegue a la organización y que tenga incidencia en la calidad
del producto final, la salud y seguridad de los trabajadores y el medio ambiente, debe ser
inspeccionado y posteriormente verificado para asegurar su cumplimiento con los
requisitos de compra.
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Para el caso de materiales e insumos que inciden directamente en la calidad del producto
final, en la salud y seguridad del personal que labora para la organización, así como la
generación de posibles impactos ambientales, hasta donde sea posible, estos se
identifican físicamente en la recepción y durante su almacenamiento.
Para el caso de rastrear la historia de los procesos que ejecuta la organización, incluido el
servicio prestado, éste se da por medio de los registros que se generan en el desarrollo
de dichos procesos y servicios. La trazabilidad se obtiene mediante la conformación de un
archivo ordenado y secuencial de los registros generados durante el proyecto. Este
archivo es único y se identifica con el nombre del proyecto.
De acuerdo con las características específicas, las partes interesadas podrían entregar
para su cuidado o utilización, entre otros:
- Planos
- Ingeniería Básica
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- Memorias de Cálculo
- Pliegos de licitación
- Materiales y/o equipos
- Especificaciones técnicas y de seguridad
- Infraestructura e instalaciones
- Estudios preliminares
- Locaciones
- ANEXOS CONTRACTUALES
- Metodología para el reporte, investigación y análisis de Incidentes
- Sistema de Permisos de Trabajo
-
- Si por alguna circunstancia el bien se pierde, daña o es inadecuado para el uso, se deja
evidencia de ello documentando e informando a la parte interesada correspondiente.
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8.1 Generalidades
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8.1 Generalidades 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.1 Medición y seguimiento 6.1 Supervisión y monitoreo
del desempeño de las actividades de
trabajo.
6.2 Historia de eventos
indeseados/ condiciones
peligrosas
6.3 Reporte de eventos con
alto potencial de perdida
6.4 Reporte de lesiones
personales
6.5 Sistema de seguimiento
a incidentes
6.6 Salud ocupacional
6.7 Indicadores de
desempeños en HSE
6.10 Investigación y reporte
de accidentes graves
Uno de los propósitos fundamentales del SGI es buscar en todo momento la satisfacción
de las partes interesadas, por ello, periódicamente se hace seguimiento a la información
relativa a su percepción con respecto al cumplimiento de sus requisitos, necesidades o
expectativas.
- Reuniones,
- Correspondencia,
- Encuestas directas
- Evaluaciones del clima laboral, y cualquier otro medio que sirva para la obtención
de información que aporte para conocer que perciben las partes interesadas de la
gestión realizada por la organización.
Dicha información es revisada y analizada y se constituye en uno de los puntos clave para
determinar oportunidades de mejora, a través del establecimiento y ejecución de planes
de acción, que permitan lograr en todo momento cumplir y cuando sea posible superar las
expectativas de las partes interesadas.
Cada proyecto es sometido a por lo menos una (1) encuesta, la cual es remitida al
Representante de la Dirección, quien analiza la información recolectada. A partir de los
hallazgos se estructuran acciones orientadas al mejoramiento continuo de la compañía.
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- Programas de gestión,
- Criterios operacionales,
- Legislación aplicable y requisitos reglamentarios,
SERICINCOL usa los datos obtenidos en el seguimiento entre otros, para determinar si se
cumplen los objetivos y metas del SGI. A raíz de este seguimiento se pueden presentar
ajustes en los objetivos, metas, programas, indicadores, frecuencia de seguimiento y
demás, como consecuencia de los análisis correspondientes.
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8.2.3 Seguimiento y 4.5.1 Seguimiento y 4.5.1 Medición y 6.1 Supervisión y monitoreo de las
medición medición seguimiento actividades de trabajo.
De los procesos 4.5.2 Evaluación del del desempeño 6.2 Historia de eventos indeseados/
cumplimiento legal
condiciones peligrosas
6.3 Reporte de eventos con alto
potencial de perdida
6.4 Reporte de lesiones personales
6.5 Sistema de seguimiento a
incidentes
6.6 Salud ocupacional
6.7 Indicadores de desempeños en
HSE
6.10 Investigación y reporte de
accidentes graves
El seguimiento a la prestación del servicio se realiza por medio de las memorias de obras,
acta de trabajos realizados y el Reporte de Actividades Semanales HSEQ
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SERICINCOL., siguiendo uno de los principios del SGC, “Enfoque basado en hechos para
la toma de decisiones”, el cual es aplicable en el sistema de gestión de la organización,
realiza un seguimiento a los datos obtenidos en los diferentes procesos y realiza un
análisis que permiten establecer acciones para la mejora.
8.5 Mejora
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buscando en todos los casos, que dichas acciones sean consecuentes con la magnitud de
efectos de las no conformidades potenciales encontradas, asegurando la eficacia de las
mismas y evitando así que se presente la no conformidad real.
ANEXOS
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