CÓDIGO: CM-03-

002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

1. OBJETO
Establecer los lineamientos para elaborar y controlar los documentos y registros del Sistema de
Gestión integrado para la empresa Cachareria Mundial

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a toda la documentación y registros que forman parte del sistema
de gestión integrado y cuya vigencia deba ser controlada.

3. DEFINICIONES
BITÁCORA DE PROCESOS: Portal o Sistema para la Administración y Mejora Integral de los
documentos del sistema de gestión integrado, con acceso vía intranet corporativa a través de
Servicios comunes/Bitácora. Todos los usuarios pueden acceder a este portal, sólo se requiere un
usuario y clave asignado por la Organización.

Administrador Bitácora: Persona responsable de subir la documentación al programa,

garantizando la actualización y vigencia de la misma, según los criterios establecidos en este
procedimiento.

Sistema de Gestión Integrado (SGI): Sistema de gestión para dirigir y controlar la organización
con relación a aspectos tales como: Calidad (ISO 9001), Ambiental (ISO 14001), Seguridad y Salud
(OHSAS 18001).

Copia Controlada: Copia impresa de un documento que se actualiza a los usuarios cada vez que
hay una modificación del original. Está identificada con un sello que dice “Copia controlada”. Los
documentos impresos controlados deben ser los mínimos posibles y ser usados sólo en casos
estrictamente necesarios.

Procesos transversales: Procesos de apoyo necesarios para que los demás procesos puedan
cumplir sus objetivos. Son procesos transversales a toda la organización que establecen
lineamientos y directrices comunes.

Fecha de revisión de un documento: Fecha a partir de la cual se debe aplicar lo definido en

cualquier tipo de documento.

Actualizar o Modificar: Realizar cambios en un documento controlado.

Documento: Información y el medio en el que este contenida.

Documento controlado: Es aquel que está identificado de acuerdo con este procedimiento
mediante la asignación de un código, versión y fecha de emisión.

Elaboró : Analista Gestión Mejora Aprobó : Coordinador Sr Calidad Pág. 1 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada de resultados.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso

Documento externo: Son los documentos suministrados por organizaciones y/o personas
externas a la entidad; ejemplo: clientes, proveedores, entes de
control y otros.
Documento interno: Es el documento elaborado por los procesos de la organización, incluidos los
registros con los que se demuestra el cumplimiento de las funciones y permite asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos.

Documento obsoleto: Es aquel documento que pierde su vigencia, como resultado de un cambio o
de su eliminación.

Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el
medio que la contiene. Para CAcharerria Mundial S.A.S la información documentada incluye los
documentos controlados en bitácora de Documentos y los registros generados en los procesos como
evidencia objetiva de la ejecución de las actividades.

Manual: Un manual es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las

diferentes áreas de una organización. En los manuales son consignados, metódicamente tanto las
acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones de la entidad.

Manual de del Sistema de Gestión Integrado: Especificación para el sistema de gestión de

la calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo de Cacharerria Mundial S.A.S

Mapa de procesos: Representación gráfica documentada de la estructura del sistema de calidad de

la entidad, donde se presentan los procesos que lo componen y su interrelación.

Matriz de Riesgos: Matriz que organiza la información que describe la identificación, valoración,
análisis y tratamiento de los riesgos del Cacharerria Mundial S.A.S.

Sistema de Gestión de Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización
con respecto a la calidad.

Sistema de Gestión Integrado – SGI: Plataforma común para unificar los sistemas de gestión de la
organización de distintos ámbitos en uno sólo, recogiéndolos en una base documental única que
permite la articulación de diferentes requisitos en un solo sistema y facilita la gestión, planeación,
control y el mejoramiento continuo de las organizaciones

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 2 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

4. REQUISITOS O CONDICIONES GENERALES

4.1. ESTRUCTURA PARA LA CODIFICACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
DELSGI
X – XXX – XXX– Empresa
Sigla representativa de la organización (si se trata de un proceso
transversal, se coloca CML)
Número de documento - consecutivo por procesos y empresa de
segundo nivel

Proceso de segundo nivel al que aplica, puede ser 2 o más letras.

Tipo de documento

4.2. TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SGI

Tipo Identificación Descripción

Establece una visión integral del proceso permitiendo identificar

los factores que intervienen en él y que se deben gestionar.
Caracterización C Descripción de un proceso bajo el esquema PHVA que describe
de forma general sus actividades, entradas, salidas, controles,
responsabilidades, atributos, recursos e indicadores

Documento que describe secuencialmente la forma general de

Procedimiento P realizar una actividad para lograr un objetivo dado, dentro de un
alcance establecido.
Documento que describe paso a paso el detalle de cómo realizar
Instructivo I
una actividad muy específica para lograr un objetivo.

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 3 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

Establece planes de trabajo determinados, contiene información

Documento D operativa necesaria para cumplir con actividades específicas,
ejemplo: Matrices, tablas, manuales etc.

Documento utilizado para generar evidencia del cumplimiento de

Formatos F una actividad (registros)

4.2. EMPRESA
Siglas para la empresa: (Pueden verse, además, en la configuración de Bitácora para la
columna Compañía en los módulos de documentos y formatos).

 CML: Cacharerria Mundial

4.3. Todo documento del SGI cargado en la bitácora de procesos y disponible, es considerado
como la última versión

4.4. Todos los documentos del SGI de la empresa deben estar redactados en idioma español.
4.5. La documentación cargada en la Bitácora de Procesos puede ser accesada como “solo
lectura”, por el personal que tenga disponibilidad de un computador y no tenga permiso para
editarlos.
4.6. El número de revisión de los documentos del SGI se indica en su encabezado y en el pie de
página a partir de su segunda página, cuando aplique. Igualmente, en el portal Bitácora de
Procesos, en la columna Versión se refleja el número de revisión del documento vigente.
4.7. Para elaborar y cargar en la Bitácora de Procesos cualquier tipo de documento se deben usar
las plantillas vigentes. Estas plantillas son administradas por el Analista Gestión Mejora
4.8. La identificación del documento debe realizarla el Analista Gestión Mejora de acuerdo a la
estructura definida en el numeral 4.1 y tomando en cuenta lo establecido en los numerales 4.2
y 4.5, y la información generada por el portal Bitácora de Procesos en lo referente al número
consecutivo del documento a identificar.
4.9. La documentación tipo P, I , C y D ingresada al Portal Bitácora de Procesos, quedará en estado
en espera hasta tanto no sea aprobada.
4.10. Los formatos cargados en la Bitácora de Procesos no necesitan la aprobación del dueño del
proceso.
4.11. Todos los tipos de documentos indicados en el numeral 4.2, están disponibles en la bitácora
de procesos. En aquellos casos que se necesiten físicamente en áreas de la organización, se
imprimirán y se le colocará un sello o marca que indique que es una copia controlada del
sistema

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 4 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

4.12. Todo documento en estado aprobado se convierte en el documento vigente que debe ser
aplicado en el proceso y es responsabilidad del dueño del proceso garantizar su adecuada
divulgación (vía correo electrónico, reuniones, capacitaciones, etc.)
4.13. El listado de los documentos vigentes en bitácora de procesos, contiene los siguientes campos:
- Compañía
- Código
- Nombre
- Tipo de documento: Caracterización, Procedimiento, Documento o Instructivo
- Versión (corresponde al nro. de revisión; la primera emisión de un tipo de documento,
inicia con 1)
- Proceso al que pertenece
- Aprobado por, indica el nombre de la persona que aprobó el documento
- Estado de aprobación: En Espera, Aprobado o Rechazado
- Modificado; (Ultima fecha de modificación del documento)
4.14. Los registros del sistema de gestión integrado se originan a partir del uso de los formatos que
se encuentran en el portal bitácora de procesos.
4.15. En aquellos casos que sea necesario mantener registros digitales por temas de costos, legales,
contables, requerimientos externos especiales o propios de programas o software particulares,
pueden usarse plantillas diferentes a la definida en este procedimiento.
4.16. El listado de formatos vigentes en bitácora de procesos, contiene los siguientes campos:
- Compañía
- Código
- Nombre
- Versión (Se refiere al nro. de revisión del formato)
- Proceso al que pertenece
- Almacenamiento
- Recuperación
- Retención
- Disposición
4.17. Con el fin de garantizar la disponibilidad y seguridad de la documentación del SGI en el portal
bitácora, se hace un backup diario por parte de tecnología de información.
4.18. Los documentos que se utilizan con fines publicitarios (misión, visión, valores, fichas técnicas,
catálogos, etc.) No son controlados por gestión calidad.
4.19. Cuando se generen cambios en los documentos de los procesos, y estén en periodo de prueba
para analizar la viabilidad del cambio, se da un periodo prudente para ajustar los procesos,
por lo que en dicho periodo seguirá publicado la versión a la que se le harán los ajustes. Sin
embargo, el tipo de documento en proceso de prueba y validación, debe llevar en el pie de
página el texto “prueba” o alguna información que haga referencia a la situación.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 5 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

5.1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

 Es responsabilidad del Analista Gestión Mejora
 Identificar y cargar todos los documentos a la Bitácora de Procesos una vez revisado y
acordado con el dueño del proceso todos los ajustes según lo establecido en el presente
procedimiento
 Es responsabilidad el dueño del proceso
 Al elaborar un formato, y antes de su inclusión en el portal debe informar al analista
gestión mejora o al coordinador SR calidad, los siguientes criterios aplicables al registro:
- Almacenamiento: Sitio o lugar específico donde se archivan los registros. Puede ser
lugar físico o ruta en archivo digital.
- Recuperación: Indica la forma o los parámetros a través de los cuales se puede
recuperar un registro, ejemplo: Por nombre, por fecha, por proceso, por producto, etc.
- Retención: Es el tiempo durante el cual se archivan y mantienen activos los registros.
Puede estar definido por un tiempo específico o de manera indefinida.
- Disposición: Se refiere al destino final que se le da al registro luego de cumplido el
tiempo definido de retención. Este puede ser: Destrucción física o eliminación del
archivo digital.
 Garantizar que los formatos propios de su proceso se usen adecuadamente, que sean
legibles y almacenados de tal forma que se conserven y consulten con facilidad. Deben
mantenerse limpios, sin tachaduras ni enmiendas, deben almacenarse en condiciones
ambientales adecuadas para que no sufran daño, deterioro o pérdida.
 Para el caso de los registros digitales, debe garantizar que se ubican en una ruta segura
que no sea personal y que haga parte de los backup propios del sistema de seguridad
de la información de la empresa
 Revisar y aprobar los documentos tipo P, I, C, y D cargados en la bitácora de procesos;
y los tipo F, antes de su carga.
 Mediante correo electrónico, el responsable del proceso o Gerente / Coordinador del área,
recibe notificación para proceder con la aprobación del documento. Para ello debe ingresar
a BITÁCORA, módulo Documentos y aprobarlo. El estado cambia de En Espera a
Aprobado.

5.2. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 Es responsabilidad el dueño del proceso
 Divulgar los nuevos tipos de documentos que se integren al proceso, o de modificaciones
que se hagan a los ya existentes y que se consideren críticos o relevantes para el
adecuado desempeño del proceso.

5.3. CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 6 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

5.3.1. CAMBIO O MODIFICACIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

 Es responsabilidad el dueño del proceso

o Solicitar al Analista Gestión Mejora o al Coordinador SR Calidad los cambios y/o
actualizaciones de los documentos del SGI cargados en la Bitácora de Procesos
o Aprobar, a través de la Bitácora de Procesos, los cambios realizados a los tipos de
documentos que lo ameriten.
o Informar al personal bajo su responsabilidad y a los involucrados en el manejo del
documento modificado, los cambios realizados.

 Es responsabilidad del Analista Gestión Mejora

 Al momento de crear o modificar información en la bitácora de procesos;
asegurarse del uso adecuado de las plantillas establecidas por tipo de documento
 Realizar los cambios o actualizaciones a los documentos cargados en la Bitácora
de Procesos, solicitados por los dueños de los procesos.
 Registrar en el portal Bitácora de Procesos un resumen de los cambios realizados
a cada documento.
 Informar al dueño del proceso la realización de los cambios y la disponibilidad del
documento actualizado en la Bitácora de Procesos.

 Realizado el cambio, el documento queda en estado de Espera y con la versión

siguiente, que se aplica en automático. Durante esta actividad, ningún usuario, salvo
quien hace la modificación y quien debe aprobar, puede ver el documento, ni siquiera
en estado de Espera, esto con el fin de evitar que sean aplicadas versiones no
aprobadas.

 Posteriormente, se informa al dueño del proceso del cambio realizado y que debe
aprobar el documento en la Bitácora de Procesos para que pueda ser accesado por
todo el personal y cambie su estatus a APROBADO
Nota: Las versiones anteriores de la documentación, se almacenan en un archivo virtual
en el portal que puede ser consultado en cualquier momento a través del historial de
versiones. Este almacenamiento es automático

5.3.2. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS IMPRESAS (NO APLICA PARA LOS

FORMATOS)

 Es responsabilidad del Analista Gestión Mejora

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 7 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

o Mantener listado de copias controladas a través del formato “Control de Copias

Controladas” (Cod. F–GM-019-CML), cuando aplique

o Al momento de realizar cambios en la documentación del SGI, verificar si existen

o no copias controladas distribuidas. En caso tal de que existan, solicitar al
responsable del tipo de documento, confirmación de la destrucción o anulación
de las copias y de la redistribución de las copias controladas de las nuevas
versiones.

 Es responsabilidad el dueño del proceso

o Definir, en caso de ser necesario, las copias impresas controladas del tipo de
documento que considere necesario mantener.
o Informar al Analista Gestión Mejora los documentos que necesite tener de su
proceso como copia controlada.
o Asegurarse que las copias controladas de los documentos de su proceso sean las
vigentes cargadas en la bitácora de procesos y que estén debidamente
identificadas y firmadas.

5.3.3. CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN

 Cualquier usuario con acceso a intranet, puede ingresar a la Bitácora y consultar la
documentación. Estos usuarios, salvo para el caso de la aprobación de documentos,
tienen el permiso de sólo lectura, es decir, no les es posible realizar modificaciones a
los diferentes tipos de documentos, sin embargo, tienen la opción de descargar e
imprimir.
 Todo documento impreso que no presente firma de su aprobador, y la marca que lo
defina como copia controlada, es considerado como una copia no controlada del SGI
y no está sujeto a los controles establecidos.

5.3.4. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Cuando se determine que un documento de origen externo, sea necesario para la
planificación y operación del sistema de gestión integrado, este documento será
identificado y registrado en el “Control de Documentación Externa”, donde se mantendrá
información relacionada con su vigencia.
La documentación externa que se mantendrá bajo control de la organización será la
asociada a los siguientes aspectos:
a. Normas Covenin y/o Fondonorma referidas a los métodos de ensayo
b. OHSAS e ISO que revisten importancia para el manejo y control de los sistemas de
gestión.
c. Normativa legal aplicable en materia de calidad, ambiente, salud y seguridad

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 8 de 9

 CÓDIGO: CM-03-
002
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN
VERSION: 1
DE DOCUMENTOS
Fecha Vigencia
22/Abril/2019

El dueño de cada proceso que maneja este tipo de documentación, es el responsable

de garantizar y de mantener la documentación última o vigente, e informar al Analista
Gestión Mejora de la actualización respectiva.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

 Control de Documentación Externa
 Control de Copias Controladas (Cod. F–GM-019-CML)
 Plantillas por tipo de documento

Fecha: 2019/49/30 - Pág. 9 de 9