No. Dir09-37 /: COPIA No. - DE - COPIAS LUGAR: Bogotá, D.C., FECHA: 04 DIC 2009

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
COPIA No._____ DE _____COPIAS
LUGAR: Bogotá, D.C.,
FECHA: 04 DIC 2009
No. DIR09-37 /MDSGDF-23.1
DIRECTIVA PERMANENTE
ASUNTO : Políticas para el cierre vigencia fiscal e inicio de año
AL : Señores
Jefe de Estado Mayor Conjunto Comando General Fuerzas Militares;

Segundos Comandantes de Fuerza; Viceministro para la Estrategia y
Planeación; Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales;
Viceministro del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa;
Subdirector General Policía Nacional; Inspectores Generales Unidades
Ejecutoras; Director General Marítimo; Superintendente de Vigilancia y
Seguridad Privada; Director General Sanidad Militar; Director
Fondelibertad; Secretario Ejecutivo Comisión Colombiana del Océano;
Gerente General SILOG-CNMC; Director Asuntos Legales; Directora
Contratación Estatal MDN; Directores Establecimientos Públicos, Jefes
Financieros, Jefes Oficinas Planeación, Jefes Oficinas Control Interno,
Jefes Oficinas de Contratos y Jefes Oficinas de Informática de las
Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos; Grupos Dirección
Finanzas MDN.
Bogotá D.C.
I. OBJETIVO Y ALCANCE
A. FINALIDAD
1. Impartir las políticas y procedimientos a tener en cuenta por parte de las Unidades
Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa, para el cierre de vigencia
fiscal e inicio de año.
2
Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1
2. Establecer el cronograma para el envío de la información correspondiente al cierre de

vigencia fiscal, por parte de las Unidades Ejecutoras de la Sección Presupuestal 1501
MDN a la Dirección de Finanzas de este Ministerio y a los Entes Rectores.
B. REFERENCIAS
1. Constitución Política de Colombia.
2. Ley 48 del 03 de Marzo/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de Reclutamiento y

Movilización”.
3. Ley 87 del 29-Nov/93 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control
Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” y
reglamentarios.
4. Ley 633 del 29-Dic/00 “Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan
disposiciones sobre el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de interés
social y se introducen normas para fortalecer las finanzas de la Rama Judicial”.
5. Ley 734 del 05-Feb/ 02 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.
6. Ley 1097 del 2-Nov/06 “Por la cual se regulan los Gastos Reservados”.
7. Ley 1150 del 16-jul/07 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y
la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre
la contratación con recursos públicos”.
8. Ley No. 1184 del 29-Feb/08 “Por la cual se regula la Cuota de Compensación Militar y
se dictan otras disposiciones”.
9. Ley de Presupuesto “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de

Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal.”
10. Decreto No. 111 del 15-Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179
de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” y
reglamentarios.
11. Decreto No. 630 del 2 de Abril/96 “Por el cual se modifica el Decreto No. 359/95”.
12. Decreto No. 2789 del 31-Agt/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF-Nación”.
13. Decreto 2001 del 15-Jun/05 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 15 del
Decreto 359 de 1995”.
14. Decreto No. 4730 del 28-Dic/05 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del
presupuesto”.
15. Decreto No. 4318 del 30-Nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que
reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación.
3
16. Decreto No. 1957 del 30-May/07 “Por el cual se reglamenta normas orgánicas del
presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”.
17. Decreto No. 1525 del 09-May/08 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la
inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.
18. Decreto No. 2124 del 16-Jun/08 “Por el cual se reglamenta la Ley 1184 de 2009 por la
cual se regula la Cuota de Compensación Militar”.
19. Decreto No. 2474 del 07-Jul/08 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de
1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección
objetiva, y se dictan otras disposiciones”.
20. Decreto “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia
fiscal, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos”.
21. Resolución No. 036 del 7-May/98 “Por la cual se determinan algunas normas y
procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su
sistematización del Presupuesto General de la Nación”.
22. Resolución No. 035 del 23-Jul/09 “Por la cual se establece el Plan de Cuentas a que
se refiere el artículo 30 del Decreto 4730 de 2005, modificado por el artículo 5 del
Decreto 1927 de 2007”.
23. Régimen de contabilidad pública y demás normas legales vigentes en materia

contable.
C. VIGENCIA
La presente Directiva rige a partir de la fecha de su expedición.
II. INFORMACION
A. GENERALIDADES
En atención a la necesidad de lograr unidad de criterio y estandarización en las acciones

a realizar para obtener un cierre de vigencia fiscal confiable y oportuno el Despacho del
Ministro de Defensa Nacional y la Secretaría General a través de la Dirección de Finanzas
año a año imparte los lineamientos que se recomiendan tener en cuenta por las Unidades
Ejecutoras del nivel central y sus respectivas Subunidades en el proceso de cierre
vigencia e inicio de año.
En tal virtud, es indispensable de la participación activa de las áreas comprometidas así

como la responsabilidad y profesionalismo que se recomienda adelantar en el
cumplimiento de las mismas.
De acuerdo con lo expuesto el presente documento busca:

4
1. Unificar los lineamientos y procedimientos a realizar por las áreas financieras y

administrativas de las Unidades Ejecutoras del Sector Defensa Nacional en el cierre
de vigencia fiscal e inicio de año.
2. Contar con personal idóneo y debidamente actualizado para adelantar en forma

adecuada las diferentes actividades que se recomiendan ejecutar en el área
financiera y administrativa durante el proceso de cierre de la vigencia fiscal e inicio
de año.
3. Garantizar la confiabilidad de la información y lograr que la misma se tenga en

tiempo real.
4. Dar cumplimiento a la normatividad legal vigente que rige el proceso financiero así
como la obligatoriedad de la utilización del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF-Nación.
De otra parte, es pertinente resaltar que la Dirección de Finanzas ha actualizado y/o a

elaborado nuevos procedimientos que forman parte del “Manual de Políticas y
Procedimientos Financieros” los cuales se han dado a conocer mediante la emisión de
las Circulares Nrs. 082 MDSGDFGAD-13 del 11 de febrero/09, 186 MDSGDFGAD-13 del
27 de marzo/09, 360 MDSGDFGAD-13.3 del 18 de junio/09 y 561 MDSGDFGAD-13.3 del
21 de septiembre/09.
En consecuencia, se recomienda dar estricto cumplimiento al mismo por todas y cada una
de las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa Nacional,
toda vez, que los diferentes procedimientos contemplan las mejoras, actualizaciones que
ha tenido el Sistema SIIF-Nación y las nuevas normas que han sido expedidas.
III. EJECUCIÓN
A. MISIÓN GENERAL
Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa darán

cumplimiento a los lineamientos establecidos en la presente Directiva así como al “Manual
de Políticas y Procedimientos Financieros” publicado en el link de la Dirección de
Finanzas de la página web del Ministerio de Defensa Nacional, con el propósito de
efectuar una adecuada ejecución, registro y contabilización de los recursos apropiados
mediante la Ley de Presupuesto Nacional.
B. MISIONES PARTICULARES
1. Secretaría General
a. Supervisar el cumplimiento de la presente Directiva.
b. Establecer los lineamientos para que las Dependencias de la Gestión General

suministren a la Dirección Administrativa los diferentes informes que conforman la
Cuenta Fiscal.
2. Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional

5
a. Dictar para el Sector Defensa la política y estrategias presupuestales, contables de

tesorería y en general en materia financiera y velar por el cumplimiento de las mismas
en las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional.
b. Verificar y consolidar los informes enviados por las Unidades Ejecutoras de la Sección
Presupuestal 1501 Ministerio de Defensa Nacional para remisión a los respectivos
Entes Rectores en los plazos estipulados, así mismo, realizar seguimiento al proceso
de ejecución presupuestal, contable y de tesorería.
c. Atender inquietudes presentadas por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de

Defensa Nacional en materia presupuestal, contable y de tesorería.
d. Gestionar oportunamente la aprobación del PAC inicial y sus modificaciones ante el

organismo competente, previa solicitud por parte de cada Unidad Ejecutora del
Ministerio de Defensa Nacional.
e. Asesorar y capacitar a las Unidades Ejecutoras en los procesos financieros.
3. Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa
Impartir a las Unidades Ejecutoras los aspectos a que haya lugar con ocasión del
Cierre de Vigencia Fiscal e inicio de año que sean de su competencia.
4. Inspecciones Generales Unidades Ejecutoras, Oficinas de Control Interno de las

Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos.
De conformidad con sus funciones establecer las evaluaciones y los seguimientos a la

información financiera y administrativa, que consideren necesarios y aquellos que
expresamente hayan sido dispuestos en las normas legales vigentes.
5. Dirección de Contratación Estatal.
Determinar los aspectos relacionados con los procesos de Contratación Centralizada que
tengan afectación al cierre de vigencia fiscal. Igualmente, rendir el informe de los
contratos firmados por el señor Ministro en los formatos establecidos por la Contraloría
General de la República.
6. Unidades Ejecutoras
a. Impartir las instrucciones al interior de la Unidad Ejecutora y para que las

dependencias encargadas de cada uno de los procesos del área financiera cumplan
los lineamientos emitidos en la presente Directiva, así como en el Manual de Políticas
y Procedimientos Financieros.
b. Enviar los informes solicitados en el Manual de Políticas y Procedimientos Financieros

así como en la presente directiva en los plazos estipulados en el Anexo “1”
Cronograma de Actividades de este documento (se anexa cronograma).
7. Establecimientos Públicos
6
Adelantar las acciones correspondientes al interior de las Entidades para que las
dependencias encargadas de cada uno de los procesos del área financiera y
administrativa y las Subunidades a su cargo (en los casos que apliquen) cumplan los
lineamientos emitidos en la presente Directiva, así como en el Manual de Políticas y
Procedimientos Financieros que tienen que ver con el SIIF-Nación.
Estas Entidades como la Policía Nacional No tendrán que remitir los informes a
la Dirección de Finanzas de este Ministerio sino que la enviarán a los Entes
Rectores como lo han venido haciendo.
IV. POLITICAS DE CARÁCTER GENERAL
1. Difundir la presente directiva tanto a las Unidades y Subunidades Ejecutoras e impartir

instrucciones precisas, a fin de que el personal comprometido en el proceso financiero
y administrativo para el cierre de año, adelanten las acciones necesarias que
conlleven al cumplimiento de la misma y de la entrega de los informes dispuestos en
el Anexo “1” Cronograma de Actividades.
2. Adelantar a más tardar en los plazos recomendados el registro de las transacciones

en el Sistema Financiero en cada una de las instancias de la Cadena Presupuestal.
3. Tener presente por un lado, que de constituirse Reservas Presupuestales conllevarán

a reducir el presupuesto del año siguiente en el 100% del valor que exceda cuando las
mismas superen las apropiaciones en los topes dispuestos en el artículo 2° del
Decreto 1957/07 y de otro, que la decisión estará en cabeza de la respectiva Unidad
Ejecutora, aspecto que fue comunicado mediante Circular No. 227 del 01 de agosto
de 2007 “Aclaraciones Decreto 1957 del 30 de mayo de 2007 y aspectos
complementarios” en razón a que a la fecha continúa vigente.
4. Efectuar permanente seguimiento a los archivos implementados por el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Administración SIIF-Nación, en
donde se encontrarán listados con información sobre Órdenes de Pago pendientes por
finalizar gestión, Cajas Menores por legalizar, Entradas de CUBS por obligar y otro tipo
de trámites que deben culminar antes del 31 de diciembre de 2009. En tal sentido, se
sugiere a los Coordinadores SIIF y los usuarios del sistema, consultar diariamente los
archivos ubicados en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
www.minhacienda.gov.co en los links /SIIF Nación / Principal / CIERRE 2009. Es de
resaltar, que dichos archivos serán actualizados diariamente por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
Así mismo, se requiere que al interior de cada Unidad Ejecutora se designen

funcionarios para que se encarguen de controlar cada una de las actividades descritas
en los archivos antes enunciados a fin de efectuar el seguimiento en forma conjunta
con la Dirección de Finanzas, de tal forma, que se garantice la realización de cada una
de las transacciones y en las fechas previstas por dicha instancia.
5. Realizar los empalmes necesarios de tal forma que antes de salir a disfrutar bien sea
vacaciones o turnos navideños el personal que se quede a cargo en el Área
Financiera pueda responder en forma eficiente y oportuna con los diferentes
registros que se requieren adelantar en el Sistema Financiero.
7
6. Establecer controles permanentes y revisiones periódicas para confirmar el

estado y procesamiento de la información en las diferentes etapas de la cadena
presupuestal y el registro contable que se requiere adelantar.
7. Se recomienda a las Unidades y Subunidades Ejecutoras dar estricto cumplimiento a la

utilización del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación adelantando
por ende, las transacciones en el mismo de conformidad con los instructivos y
procedimientos que para cada efecto se han divulgado.
8. Verificar que todas las actividades, operaciones y registros que se adelanten en las
diferentes etapas del proceso financiero y en general, sean realizadas de conformidad
con lo dispuesto en las normas legales vigentes.
9. Tener en cuenta los lineamientos estipulados, en la Directiva Permanente No 23

MDSGDF-23.1 del 16 de junio de 2009 “Políticas registro información financiera” y
Circular No. 227 del 01 de Agosto de 2007 “Aclaraciones Decreto 1957 del 30 de mayo
de 2007 y aspectos complementarios” en consideración a que a la fecha continúan
vigentes.
10. Cualquier inquietud que surja en el proceso financiero se requiere que sea
consultado directamente con la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa
Nacional.
V. ASPECTOS GENERALES SISTEMA SIIF NACION I.
Los procedimientos generales que se recomienda adelantar por parte las Unidades
Ejecutoras son los indicados en el Manual de Políticas y Procedimientos Financieros
como ya se referenció. Así mismo, tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. EJECUCION REZAGO PRESUPUESTAL VIGENCIA ANTERIOR
1.1 Se recomienda a las Áreas Financieras y los diferentes Ordenadores del Gasto
efectuar seguimiento permanente al Rezago Presupuestal, constituido tanto en las
Unidades en línea con el sistema SIIF Nación, como en las Unidades Fuera de Línea
que manejan el aplicativo de Resolución 36, esto con el fin de ejecutarlo a más tardar
el 31 de diciembre en caso contrario, expirará sin excepción.
1.2 Verificar por parte del Área Financiera las provisiones de Fondos que se realizaron
con cargo al PAC Rezago Año Anterior a las Unidades Fuera de Línea, por los
diferentes conceptos del gasto, con el fin de que éstas informen al nivel central a
través del archivo plano generado por el Aplicativo de Resolución 036 la ejecución de
la totalidad de los montos provisionados o en su defecto, realicen los reintegros a que
haya lugar.
1.3 Se requiere que los Departamentos Financieros verifiquen permanentemente la

culminación de la cadena presupuestal de los recursos sin situación de fondos
(Fondos Especiales) en el sistema SIIF-Nación, dado que efectuado el cierre del
sistema a fin de año por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público sin que se
hubiese efectuado la confirmación y el pago por el Módulo CUN, el Sistema reflejará
que dicho presupuesto feneció, sin ser debidamente ejecutado; información que no es
real, puesto que la ejecución de los recursos se efectuó, pero faltó concluir en forma
8
adecuada la cadena presupuestal en el sistema SIIF-Nación, situación que perjudica

la historia o la estadística que genera el Sistema Integrado de Información Financiera
SIIF-Nación.
1.4 En la Ejecución de las Cuentas por Pagar vigencia anterior, es pertinente tener en
cuenta que no es conveniente gestionar pagos para finales del mes de diciembre, toda
vez, que se pueden presentar inconvenientes de última hora, tales como el bloqueo a
las Ordenes de Pago cuando las obligaciones no fueron objeto de endoso o se
procedió a éste sin corresponder o por mala escogencia de la cuenta entre otras
situaciones, lo que traería consecuencias funestas a la administración, en atención a
que por ser Cuentas por Pagar éstas fenecerán y en consecuencia, la única forma
para atender la Obligación sería con cargo a vigencias expiradas afectando el
presupuesto de la siguiente vigencia.
1.5 Una vez se realice la anulación de una Cuenta por Pagar, inmediatamente se estará
modificando el PAC y la apropiación definitiva, por ello es importante que las Unidades
Ejecutoras en forma previa se aseguren de la operación que van a realizar a fin de
evitar un error de difícil recuperación. Así mismo, se recomienda efectuar las actas
correspondientes de acuerdo a la normatividad vigente indicando en la misma si los
recursos corresponden a con o sin situación de fondos según el caso y enviarlas a la
Dirección de Finanzas por conducto de los Departamentos Financieros o quien haga
sus veces en la Unidad Ejecutora para posterior trámite ante la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional y Dirección General del Presupuesto Público
Nacional.
1.6 Los recursos sobrantes de las Cuentas por Pagar y de Reservas Presupuestales de
la vigencia fiscal, como es de conocimiento, serán reintegrados a la Dirección General
de Crédito Público y del Tesoro Nacional si son recursos con situación de fondos, o a
las Tesorerías Principales si corresponden a recursos Sin Situación de Fondos. En tal
sentido, el procedimiento de la compensación de bienes o servicios no
procede.
1.7 Si en el transcurso de la vigencia se determina que no se van a ejecutar algunos

recursos constituidos en el Rezago Presupuestal, se tramitará la correspondiente
acta de cancelación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del Decreto 568
de 1996, la cual será remitida a la Dirección de Finanzas con el fin de gestionarla al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público-Dirección General de Crédito Público y del
Tesoro Nacional, indicando en la misma si los recursos corresponden a con o sin
situación de fondos según el caso.
Así mismo, en forma posterior a la elaboración del acta, las unidades en línea y fuera
de línea con el Sistema SIIF-Nación registrarán la respectiva anulación en los
aplicativos financieros, tal y como se indicó en el Procedimiento No. 9
“CANCELACION REZAGO PRESUPUESTAL” del Manual de Políticas y
Procedimientos Financieros.
1.8 Consecuente con el punto anterior, verificar permanentemente los diferentes estados
en que se encuentra la ejecución presupuestal, a fin de detectar aquellos valores que
se requiere ser objeto de reducción y/o anulación para que por un lado y
fundamentado en los actos administrativos, se proceda a utilizar tanto el PAC como la
apropiación en caso de requerirse y de otro, evitar al final de la vigencia la
9
constitución de reservas presupuestales o cuentas por pagar indebidas con dichos

montos. Sobre este aspecto es pertinente tener en cuenta el Procedimiento No. 9
“Cancelación Rezago Presupuestal” del Manual de Políticas y Procedimientos
Financieros, siendo pertinente aclarar que la opción de reducción se utiliza
cuando se requiere reducir y/o cancelar parcialmente el valor constituido,
mientras que la opción de “anulación” permite anular totalmente el valor
constituido o el definitivo luego de surtir modificaciones, en este orden de ideas
de presentarse saldos que no van a ser objeto de constitución se recomienda
utilizar la opción “ANULACION”.
1.9 Remitir los informes dispuestos de conformidad con el Cronograma de Actividades de

la presente Directiva. (Ver Anexo “1” Cronograma de Actividades).
2. EJECUCION VIGENCIA ACTUAL
2.1 Efectuar la legalización definitiva de Cajas Menores que tienen normalmente dos
componentes: la legalización del gasto y reintegros a las cuentas DTN, si corresponde
a recursos Con Situación de Fondos o a cuentas de Fondos Internos si se refieren a
Sin Situación de Fondos. Antes del cierre calendario es necesario que se registre la
legalización del gasto llegando hasta el pago mismo, para evitar que éstas se
constituyan en Reservas Presupuestales o en Cuentas por Pagar. Se recomienda
adelantar este proceso a más tardar en el plazo establecido en el Anexo No. 1
“Cronograma de Actividades” y para el efecto, se puede observar lo dispuesto en los
Procedimientos Nos. 7 “Apertura Reembolso y Legalización de Cajas Menores
Unidades en Línea con el Sistema SIIF-Nación” y No. 8 “Apertura, Reembolso y
Legalización de Cajas Menores Unidades Fuera de Línea”, del Manual de Políticas y
Procedimientos Financieros.
Así mismo, en la siguiente vigencia fiscal se recomienda que la apertura de las

cuentas bancarias para el manejo de la caja menor se surta al inicio de la misma, de
tal forma que garantice su ejecución durante el año.
2.2 Tener especial cuidado que al cierre de la vigencia fiscal No queden registradas
entradas de bienes o servicios sin obligar, en atención a que el Sistema SIIF-
Nación constituye automáticamente una “Reserva Presupuestal”, lo cual como es de
conocimiento, normativamente no es correcto constituir una Reserva Presupuestal
con entradas de bienes o servicios.
2.3 Atender en forma oportuna los diferentes compromisos adquiridos a fin de no llegar a
incurrir al cierre de vigencia fiscal en aspectos que puedan incidir en su ejecución y
tener que asumirlos con cargo a vigencias expiradas, toda vez, que ello conlleva a
afectar el presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.
2.4 Al elaborar el Registro Presupuestal se recomienda verificar que exista una

correlación en el objeto y el rubro presupuestal, con el fin de evitar a futuro realizar
ajustes contables a los asientos que genera el Sistema SIIF-Nación, toda vez, que
existe relación directa entre el rubro presupuestal y las cuentas contables.
2.5 Las Unidades Ejecutoras tendrán en cuenta que el trámite de las LOA’s o Enmiendas
gestionadas por las Fuerzas Militares y Policía Nacional, que afectan recursos del
Presupuesto Nacional, serán suscritas por el señor Ministro de Defensa Nacional a
10
más tardar el 28 de diciembre 2009, razón por la cual se sugiere adelantar las
coordinaciones con la Oficina Programa de Cooperación de Seguridad del Grupo
Militar USA, en forma oportuna.
2.6 Verificar los diferentes estados en que se encuentre la ejecución presupuestal, a fin de
detectar aquellos valores a reducir y de esta forma poder utilizar el PAC en caso de
requerirse, previo soporte de los respectivos actos administrativos.
2.7 Gestionar oportunamente los requerimientos que surtan con respecto a las
modificaciones a la desagregación presupuestal de Gastos de Personal y Gastos
Generales, traslados presupuestales bien sea de carácter interno o para refrendación
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Dirección General del Presupuesto
Público Nacional. (Ver Anexo No. “1” Cronograma de Actividades).
2.8 Revisión permanente de los datos de las cuentas corrientes para verificar que se
encuentren en estado activo, a fin de evitar inconvenientes a la hora de efectuar la
obligación.
2.9 Verificar la información registrada en el Sistema Financiero utilizado, con el fin de

conocer el estado de cada uno de los procesos contractuales, para determinar a
ciencia cierta aquellos que van a ser objeto de constitución en Reserva Presupuestal
(sólo en casos excepcionales de fuerza mayor o fortuitos) o Cuentas por Pagar de la
vigencia actual.
2.10 A todas las obligaciones que se constituyan en Cuentas por Pagar se adelantará el
proceso de confirmación de las deducciones antes del 28 de diciembre, con el fin
de que queden registradas contablemente en las Cuentas por Pagar
correspondientes por el efecto de la reclasificación de pasivos.
2.11 Para aquellas contrataciones de bienes importados es necesario que se prevean los
recursos presupuestales para su correspondiente nacionalización.
2.12 Se recomienda a las Unidades Ejecutoras confirmar con el beneficiario final el

abono en cuenta una vez efectuado el respectivo pago a éste.
2.13 Tener presente el Procedimiento No. 56 “Consulta Pagos Proveedores SIIF-Nación”

el cual se puede conocer a través de la página web del Ministerio de Defensa
Nacional en el link de la Dirección de Finanzas.
3. INGRESOS
3.1 En cuanto al presupuesto de ingresos adelantar la clasificación con los documentos

soportes antes del 28 de diciembre/09, de los valores identificados que se
encuentran pendientes de la misma, en cada uno de los rubros conceptos
respectivos de las Unidades en Línea y Fuera de Línea en el Sistema SIIF-Nación,
con el fin de obtener información financiera confiable, toda vez, que de no realizarse
dicha actividad incidirá para obtener la certificación por parte de la Contaduría
General de la Nación cuando se requieran aforar los recursos que respaldan una
adición presupuestal. Esta situación se presenta cuando los ingresos o recaudos
superan las proyecciones registradas en la Ley de Presupuesto.
11
3.2 Se recomienda a las Unidades en Línea adelantar en forma previa un análisis a los
respectivos actos administrativos, observándose especialmente las condiciones de
pago que tiene el tercero con la Nación-Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de
efectuar un seguimiento a las fechas de cobro y proceder a realizar el mismo para
posteriormente, registrar el recaudo y finalmente, su clasificación en los diferentes
rubros conceptos en el Sistema SIIF-Nación antes del 28 de diciembre/09.
El conocimiento de las fechas de cobro permite a las Unidades visualizar los

posibles ingresos que se van a percibir en una o varias vigencias, información que
puede servir en un momento dado para la toma de decisiones.
3.3 Remitir los informes dispuestos de conformidad con el Cronograma de Actividades

(Ver Anexo “1” Cronograma de Actividades).
4. TESORERIA
4.1 Tener especial cuidado en la elaboración de las consignaciones identificando el

código rentístico o de portafolio de la Unidad, para que la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional, en el momento de realizar la carga de los
extractos y las consignaciones, registre el reintegro a la Unidad Ejecutora que
realmente lo efectuó.
4.2 Cargados los reintegros por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
Nacional, las Unidades Ejecutoras en el menor tiempo posible aplicarán los
reintegros de las Ordenes de Pago Presupuestales y de las Provisiones de Fondos
antes del 29 de diciembre/09, a fin de liberar apropiación y PAC y de esta forma
poder asumir nuevos compromisos si se requiere.
4.3 Aquellos reintegros que se efectuaron y no fueron aplicados ni clasificados dentro

de la vigencia fiscal se convertirán en un ingreso para el año siguiente, por lo que se
recomienda aplicar los mismos antes del 29 de diciembre/09 y de esta forma
reflejar la situación real en el sistema.
4.4 Para que los Estados Financieros reflejen la situación real es necesario que las
Unidades en Línea con el Sistema SIIF-Nación adicional al cargue de las
consignaciones también registren aquellos valores que producto de la conciliación
no fueron identificados. En consecuencia, es recomendable que antes del 31 de
diciembre/09 se hayan efectuado las conciliaciones con la Entidad Financiera.
4.5 Las modificaciones de PAC (Adiciones) correspondientes al mes de Diciembre se

solicitarán de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo No. 1 “Cronograma de
Actividades”.
4.6 Los cupos de PAC vigencia actual que la Unidad Ejecutora no pueda utilizar, es
decir pagar dentro de la misma vigencia, se requiere ser informados a la Dirección
de Finanzas a más tardar en el plazo dispuesto en el Anexo No. 1 “Cronograma de
Actividades” a fin de que otra Unidad Ejecutora los utilice.
4.7 Las deducciones no canceladas en la vigencia anterior pasan como saldo inicial en
la siguiente. Para poder cancelar estos recursos se gestiona cupo de giro con cargo
a las deducciones, cupo que se tramita a través del Departamento Financiero de la
12
Unidad Ejecutora nivel central ante la Dirección de Finanzas para que sea objeto de
abono por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y de esta
forma efectuar el pago al tercero y por consiguiente, extinguir la Cuenta por Pagar.
4.8 Incluir oportunamente la información del 27 de noviembre de 2009 del beneficiario,

en atención a que el proceso de validación de las cuentas dura aproximadamente dos
(2) días hábiles en el sistema SIIF-Nación.
4.9 Se recuerda a las Unidades Ejecutoras del nivel central registrar las OAT’S
correspondientes a la compra de los títulos TES de la Inversión Forzosa y legalizar
las OAT’S de los títulos TES vendidos. Así mismo, verificar que no queden saldos
pendientes por dichos conceptos.
4.10 Remitir los informes dispuestos de conformidad con el Cronograma de Actividades

(Ver Anexo No. “1” Cronograma de Actividades).
5. CIERRE CONTABLE
En cuanto al cierre contable se recomienda por un lado, seguir los lineamientos

dispuestos en el Oficio Circular No. 185 MDSGDFGCG-48.1 del 27 de marzo de 2009
“Elaboración y Presentación Estados Contables Plan Colombia a la Dirección de Finanzas
Ministerio de Defensa Nacional”, Oficio No. 98018 MDSGDFGCG-15.10 del 03 de
noviembre de 2009 “Procedimiento Contable Cálculo Actuarial”, Circular No 000684
MDSGDFGCG-13.3 del 17 de noviembre de 2009 “Previsiones Contables Cierre de
Vigencia 2009”, Directiva Permanente No. 35 MDNSGDFGCG-23.1 y Directiva
Permanente No. 36 MDSGDFGCG-23.1 del 27 de noviembre de 2009 y de otro, las
siguientes:
5.1 RENDICIÓN INFORMES FINANCIEROS Y DE GESTIÓN A LOS ENTES RECTORES
Con corte a 31 de diciembre del presente año las Unidades Ejecutoras deben rendir la
información que a continuación se señala:
a. Para la Dirección de Finanzas
De acuerdo con lo establecido en la Resolución 248 de 2007 modificada por la

Resolución No. 375 del 17 de septiembre de 2007 de la Contaduría General de la
Nación.
 Información contable consolidada en los Formatos CGN2005.001 y CGN2005.002 y

los anexos 2, 4 y 5 comparativos; tomada del SIIF-Nación.
 Notas a los estados contables elaboradas de conformidad con lo dispuesto en la

Resolución 354 de septiembre 05 de 2007 de la Contaduría General de la Nación –
“Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su
conformación y se define el ámbito de aplicación”.
b. Para la Contraloría General de la República
Será responsabilidad del Comando de Fuerza o Director en las Unidades Ejecutoras,

quien delegará en los Jefes Logísticos ó Directores Financieros la coordinación,
13
consolidación y presentación oportuna de los informes que componen la Cuenta Fiscal

Anual Consolidada – Informe Final, dando cumplimiento a la normatividad vigente emitida
por la Contraloría General de la República, y los demás lineamientos establecidos por la
Dirección de Finanzas.
A continuación se relacionan los informes que conforman la Cuenta Anual Consolidada –

Informe Final, establecidos en la Resolución No. 05544 del 17 de diciembre 2003 y
Resolución No. 5594 del 28 de junio de 2004, así:
Informes Responsables de rendición

en las Unidades Ejecutoras
1.Estados Contables Comparativos
1.1. Balance General Departamentos Financieros.
1.2. Estado de Actividad Financiera, Económica y Social
1.3. Estado de Cambios en el Patrimonio
1.4. Notas y formatos a los Estados Contables.
Nota: La información financiera se presentará conforme a las

normas y formatos expedidos por la Contaduría General de la
Nación (Resolución 356 de septiembre 05 de 2007).
2. Estado de Ingresos (Formato No.1). Departamentos Financieros –
Tesorería.
Correspondiente al segundo semestre de la vigencia 2009.
Nota: Aplica para las Unidades Ejecutoras que recaudan
impuestos, tasas, contribuciones, multas y fondos parafiscales.
3. Informe de Ejecución del Plan de Compras (Formato Departamentos 4 y/o Oficinas
No.2-A) de Planeación Logística.

4. Informe de Ejecución de los Planes de Acción (Formato Dirección de Planeación y
No.4-A). Presupuestación Sector
Defensa – Oficina de
Correspondiente al segundo semestre de la vigencia 2009. Planeación.
5. Información contractual, igual o superior a cincuenta salarios Dirección de Contratación
mínimos mensuales legales vigentes, (Formato No.5; 5-A y Estatal MDN – Oficina de
5-B). Correspondiente al segundo semestre de la vigencia Contratos.
2009.
6. Indicadores de Gestión (Formato No.6). Dirección de Planeación y

Presupuestación Sector
Correspondiente a toda la vigencia o periodo fiscal 2009 Defensa – Oficina de
Planeación.
7. Informe de los proyectos de empréstitos internacionales y de Dirección de Proyectos
los proyectos de cooperación técnica internacional (Formato Especiales – Oficina de
No.7). Planeación.

8. Informe sobre la Gestión Ambiental (Formato No.8) Dirección de Planeación y
Defensa – Oficina de
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Informes Responsables de rendición

en las Unidades Ejecutoras
Correspondiente a toda la vigencia o periodo fiscal 2009. Planeación.
9. Informe sobre los procesos judiciales que lleve la entidad a Dirección de Asuntos Legales-
favor o en contra (Formato No.9). Grupo Contencioso
Constitucional.
Correspondiente a toda la vigencia o periodo fiscal 2009
10. Informe Operativo (Formatos No.10; 10-A y 10-B). Dirección de Planeación y
Correspondiente a toda la vigencia o periodo fiscal 2009 Defensa – Oficina de
Planeación.
NOTA: Los formatos deben estar firmados por el responsable del área.
El informe de los contratos firmados por el señor Ministro los debe elaborar la Dirección
de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa, de acuerdo con los Formato No.5; 5-A
y 5-B de la Resolución No.5544/03, dichos formatos deben estar firmados por el Director
de la Oficina y ser remitidos a la Dirección de Finanzas del Ministerio a más tardar el 11
de febrero de 2010, para conformar la Cuenta Fiscal - Informe Final Consolidada.
Las Unidades Ejecutoras deben presentar directamente la cuenta fiscal consolidada ante
la Contraloría General de la República-Dirección Imprenta, Archivo y Correspondencia
Central Única de Recepción Cuentas e Informes, Carrera 10 No.19-64. Igualmente,
enviar a la Dirección de Finanzas del Ministerio para efecto de control y seguimiento,
copia del documento de Recepción de la Rendición de Cuenta de la Contraloría General
de la República – División de Archivo y Correspondencia.
La Dirección Administrativa del Ministerio de Defensa Nacional, debe conformar la cuenta

fiscal con los diferentes informes elaborados por las dependencias responsables y enviar
a la Dirección de Finanzas, para efecto de presentación a la Contraloría General de la
República con los Estados Contables Consolidados del Ministerio.
La Cuenta Fiscal – Informe Final por Unidad Ejecutora, se debe presentar en medio
magnético (disquete o disco compacto) y copia dura (documento físico), con oficio
remisorio dirigido al señor Contralor Delegado para el Sector Defensa, Justicia y
Seguridad, debidamente firmado por el Comandante de Fuerza o Director de la Unidad
Ejecutora. La Comisión Colombiana del Océano se dirigirá al señor Contralor Delegado
para el Sector Medio Ambiente.
Los disquetes o CD deben ser enviados con oficio remisorio firmado por el Comandante o
Director de la Unidad Ejecutora, en el cual manifiesta que la información contenida en el
medio magnético es igual a la rendida en copia dura.
Los disquetes o CD deben cumplir los siguientes requisitos:
 Tener una etiqueta con la siguiente información: NIT, nombre de la Unidad y período
rendido.
 La denominación de los archivos es conforme al nombre de cada formato.
15
Considerando que la Cuenta Fiscal - Informe Final, está conformada por los informes
administrativos, jurídicos, financieros, personal y planeación, es necesario que los Jefes
Logísticos de las Fuerzas o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras, sean los
responsables de liderar, coordinar y controlar que los informes se diligencien
correctamente y se entreguen oportunamente al Departamento Financiero de la Fuerza o
Unidad Ejecutora para consolidar la Cuenta Fiscal - Informe Final. Para el caso de la
Dirección Administrativa, corresponde a ésta coordinar, gestionar y liderar el cumplimiento
y rendición oportuna de los informes, por parte de las dependencias responsables para
conformar la Cuenta Fiscal - Informe Final y enviarla a la Dirección de Finanzas del
Ministerio, para la consolidación y rendición a la Contraloría General de la República.
El término o plazo máximo para la presentación de la cuenta consolidada anual será hasta
el 15 de febrero de 2010. Se exceptúa de este plazo la Dirección Administrativa del
Ministerio de Defensa Nacional, quien debe rendir el 11 de febrero de 2010 a la
Dirección de Finanzas del Ministerio-Grupo Contabilidad General, enviando original y
copia en forma impresa y en medio magnético, para efecto de presentación con los
Estados Financieros Consolidados del Ministerio. Es de aclarar, que estas fechas están
de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, no obstante, las mismas quedan
sujetas a modificación por parte del Ente Rector y de ser así, se darán a conocer en su
momento.
c. Cámara de Representantes – Comisión Legal de Cuentas

Debe ser rendida de acuerdo a requerimiento que en su momento efectúe la
Cámara de Representantes-Comisión Legal de Cuentas.
5.2 ACTIVIDADES PREVIAS AL CIERRE
Dar aplicación a la Circular No. 684 MDSGDFGCG-13.3 de noviembre 17 de 2009,

así como tener en cuenta las siguientes situaciones:
a. Identificar el origen del déficit o excedente del ejercicio que es similar al informe de
fuentes y usos de los recursos, es decir, el origen en términos reales, el cual deberá
revelarse en las notas a los estados contables.
b. Cuando la Unidad presente información en la subcuenta denominada “Otros” debe
identificar el concepto y el valor con su respectiva descripción, con el fin de
incorporarlo en las notas a los estados contables.
c. Reconocer el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados

correspondientes, de conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría
General de la Nación –CGN.
d. La Unidad Ejecutora Dirección Administrativa, en aplicación de la Directiva No. 36

de noviembre 27 de 2009, debe efectuar el reconocimiento del proceso litigioso.
e. La Unidad Ejecutora Dirección Administrativa, en aplicación del Oficio No. 98018

MDSGDFGCG-15.10 del 03 de noviembre de 2009, debe efectuar el reconocimiento
del cálculo actuarial.
16
f. Verificar el registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos en las cuentas

de planeación y presupuesto, respecto de la información suministrada por los
módulos relacionados, así mismo, efectuar el respectivo cierre de acuerdo con lo
establecido en la dinámica contable definida en el Plan General de la Contabilidad
Pública (PGCP). No obstante, se requiere determinar las cifras definitivas de la
ejecución presupuestal, por cada uno de los códigos contables establecidos, de tal
manera que les permita conformar el formato CGN2005.001 y su respectiva
validación.
g. Verificar la realización de conciliaciones periódicas entre las áreas de presupuesto,

almacén y contratos.
h. Incorporar todos los movimientos contables de las Unidades Fuera de Línea (UFL),
con el tiempo suficiente para efectuar el análisis a las cifras.
i. Incluir los registros contables correspondientes a cancelación de los pasivos,

depreciaciones, provisiones, amortizaciones, reclasificaciones y otros ajustes.
j. Adelantar el procedimiento establecido en la Directiva Permanente No. 35 de

noviembre 27 de 2009, que trata sobre “Políticas para la conciliación y reporte de las
operaciones recíprocas a la Contaduría General de la Nación”, con el fin de
establecer los valores a reportar en el formato cgn2005.002.
k. Implementar los controles o acciones administrativas al interior de cada Unidad, que

garanticen el envío oportuno a Contabilidad, de la información generada por parte
de las áreas de tesorería, almacén, presupuesto, nóminas, activos fijos e
inventarios, etc.
5.3 VERIFICACIONES
a. Que las cuentas de resultado del ejercicio (311001 o 311002), 5905 – Cierre de
ingresos, gastos y costos, 7 Costos de Producción se encuentren en cero.
b. Que las cuentas de orden sean iguales a las de orden por contra y de acuerdo a la
naturaleza.
c. Que las Subcuentas 1999XX Valorizaciones sean iguales a 3115XX Superávit por
valorización.
d. Que al constituir las cuentas por pagar por los bienes y servicios efectivamente
recibidos en el año, se encuentren debidamente soportados en documentos, con el
fin de garantizar el cumplimiento al principio de causación y reportar información
razonable.
e. Que sean legalizadas las operaciones auxiliares y de tesorería – OAT de Provisión

de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero.
f. Que sean aplicados los Reintegros de la Vigencia Actual y Vigencia Anterior.
g. Que sean confirmadas las deducciones, para que sean registradas en las cuentas
por pagar correspondientes, por la reclasificación de pasivos.
17
5.4 PLAN COLOMBIA
Las Unidades Ejecutoras deben dar cumplimiento a lo dispuesto en el Oficio Circular

No.00185 MDSGDFGCG-48.1 de marzo 27 de 2009, que determina los lineamientos para
la presentación de los estados contables a la Dirección de Finanzas dentro de los 5 días
siguientes al cierre contable en SIIF Nación.
5.5 CUMPLIMIENTO NORMAS AMBIENTALES
Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta la comunicación dada por la Dirección de
Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional, en cuanto a que no existe ningún
precepto legal que exima al Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras de
cumplir con el requisito previo de tramitar la licencia ambiental y de construcción para el
desarrollo de obras de infraestructura, excepto para las construcciones de las Bases
Aéreas y Aeródromos Militares.
En dicho sentido, este requisito debe cumplirse para todas las construcciones, sin
importar que los recursos utilizados provengan de asignaciones del Presupuesto General
de la Nación o de la Ayuda Internacional.
6. ACTIVIDADES FINANCIERAS A REALIZAR ANTES DEL CIERRE DE VIGENCIA

FISCAL
Cada Unidad Ejecutora considerará las actividades a realizar antes del cierre de la
Vigencia, así:
6.1 Legalización Cajas Menores Unidades en Línea y Fuera de Línea.
6.2 Trámite de LOAS o Enmiendas para firma del señor Ministro de Defensa Nacional,
para luego registrar en el SIIF Nación la correspondiente cadena presupuestal de
acuerdo con la documentación soporte.
6.3 Traslados presupuestales serán solicitados por las Unidades Ejecutoras a la Dirección
de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa en forma oportuna.
6.4 Solicitud requerimientos totales de Gastos de Personal del mes de diciembre, con el
fin de cancelar sueldos, Contribuciones Inherentes a la Nómina, Contratos y Primas,
entre otros, a la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa.
6.5 Solicitud modificaciones (adiciones) PAC de diciembre, correspondiente a Adiciones

Presupuestales.
6.6 Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución según Anexo ”7” del Manual de
Políticas y Procedimientos Financieros.
6.7 Solicitud Reducciones de PAC de diciembre.

18
6.8 Programación giros de Ordenes de Pago Presupuestales y OAT de Provisión de

Pagos correspondientes al PAC de diciembre de la vigencia actual y del rezago año
anterior.
6.9 Envío Oportuno de la propuesta de Distribución PAC para la siguiente vigencia.
6.10 En caso que las Unidades Ejecutoras para la vigencia fiscal de 2009 hayan
contado con apropiaciones de Crédito Externo Organismos Internacionales,
efectuarán la proyección de pagos a realizar en forma mensualizada y diaria
discriminada con moneda de pago vigencia y niveles de agrupación PAC
enviándola a la Dirección de Finanzas.
6.11 Programación flujo de pagos de enero/2010.
6.12 Consignaciones de reintegros para constituir reservas presupuestales (sólo

aplicará en casos excepcionales de fuerza mayor o fortuitos) y cuentas por pagar
2009.
6.13 Solicitud cupo de giro de las deducciones para pago en enero de 2010.
6.14 Confirmación deducciones.
6.15 Clasificación de ingresos.
6.16 Aplicación de reintegros para constituir reservas presupuestales (sólo aplicará en

casos excepcionales de fuerza mayor o fortuitos) y cuentas por pagar 2009.
6.17 Adquisición de Divisas a través de la DTN vía ejecución presupuestal o por

compra y venta en mesa de dinero de la Dirección General de Crédito Público
y Tesoro Nacional.
6.18 La Dirección General Marítima, la Comisión Colombiana del Océano y el Ejército

Nacional (Sinaí) cuyas regionales se encuentren fuera de línea con el SIIF Nación
I, previo al cierre anual de 2009, en el aplicativo resolución 36, se requiere crear
un directorio dentro de la carpeta C:\res36 denominado 2009, de no adelantarse
dicho procedimiento el aplicativo emitirá el siguiente mensaje de error: “ruta
nombre del archivo no válido”. Igualmente, las regionales a enero/10 deben
ingresar al Sistema SIIF-Nación.
7. LINEAMIENTOS EMITIDOS POR EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO

PUBLICO PARA EL CIERRE DE VIGENCIA FISCAL E INICIO DE AÑO UNIDADES Y
SUBUNIDADES EJECUTORAS
A. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF NACION I
ASPECTOS LEGALES
De conformidad con lo señalado en el Decreto 2789 de 2004, la información registrada en

el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es de carácter oficial, por
tanto, se requiere que estas cifras sean consistentes con la documentación que soporta
19
los registros que hacen en el aplicativo las entidades y las autoridades Presupuestales,
Contables y de Tesorería.
La responsabilidad de la consistencia de las cifras registradas es exclusiva de las

entidades usuarias y de las autoridades Presupuestales, Contables y de Tesorería. En
consecuencia, es indispensable que se registre correcta y oportunamente en el sistema,
todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por todos los
usuarios en la vigencia que termina. Asimismo que se haga una validación de
consistencia antes de efectuar el cierre definitivo del año.
Una vez cerrado el sistema para la vigencia fiscal de 2009, no será factible hacer
ninguna modificación, por tal razón, se recomienda tener presente las fechas
hábiles del sistema y las bancarias.
De conformidad con lo señalado en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, los aspectos
aquí relacionados se establecieron en coordinación con las Direcciones Generales de
Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, la Contaduría General de la Nación y la Contraloría General
de la República.
7.1 FECHAS IMPORTANTES
Se aclara que si bien es cierto, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público determina las
fechas máximas de conformidad con las normas legales vigentes y que se presentan a
continuación también lo es, que considerando que la Dirección de Finanzas es la
encargada de consolidar y de enviar a los Entes Rectores la información correspondiente
al cierre de vigencia fiscal en los plazos definidos, se solicita que las Unidades
Ejecutoras del Nivel Central den cumplimiento a los plazos definidos por la
Dirección de Finanzas en el Anexo No. 1 “Cronograma de Actividades”.
PROCESO FECHA Y HORARIO

LIMITE PARA LA LEGALIZACION LUNES 28 DE DICIEMBRE DE 2009.
DEFINITIVA DE CAJAS MENORES:
ULTIMO DIA DE GIRO POR PARTE DE LUNES 28 DE DICIEMBRE DE 2009.
LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO
PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL:
CIERRE CALENDARIO: JUEVES 31 DE DICIEMBRE DE 2009 a
las 10 p.m.
CIERRE DEFINITIVO DE INGRESOS Y MIERCOLES 20 DE ENERO DE 2010.
EGRESOS:
PERIODO DE TRANSICION: DEL LUNES 4 AL MARTES 19 DE

ENERO DE 2010.
REINTEGROS DE RECURSOS VIERNES 08 DE ENERO DE 2010.
SOBRANTES DEL PRESUPUESTO
GENERAL DE LA NACIÓN ENTIDADES
Y ASIGNACIONES INTERNAS
FUNCIONALES EN LINEA Y FUERA DE
20
LINEA, CON EL FIN DE CONSTITUIR

CUENTAS Y RESERVAS
PRESUPUESTALES:
PLAZO DE REGISTRO DE MIERCOLES 20 DE ENERO DE 2010.
COMPROMISOS DE VIGENCIAS
FUTURAS ENTIDADES EN LINEA:
PLAZO CARGA DE INFORMACION VIERNES 8 DE ENERO DE 2010.
EJECUCION PRESUPUESTAL
DICIEMBRE DE 2009 UNIDADES
FUERA DE LINEA:
CONSTITUCIÓN DE RESERVAS Y MIERCOLES 20 DE ENERO DE 2010.

CUENTAS POR PAGAR:
CIERRES CONTABLES DE ULTIMO DIA VIERNES 29 DE ENERO DE 2010.

DE AÑO HASTA EL:
CIERRES CONTABLES DEL LUNES 1 DE FEBRERO AL LUNES

PROVISIONALES POR UNIDAD 8 DE FEBRERO DE 2010.
EJECUTORA:
INICIO CIERRES CONTABLES LUNES 15 DE FEBRERO DE 2010.

DEFINITIVOS:
FINALIZACIÓN CIERRES CONTABLES LUNES 22 DE FEBRERO DE 2010.
DEFINITIVOS:
PRESENTACION DE LA CATEGORÍA DE VIERNES 26 DE FEBRERO DE 2010.

INFORMACION CONTABLE PUBLICA A
TRAVES DEL SISTEMA CHIP A LA
CONTADURIA GENERAL DE LA
NACION.
NOTA: Las Unidades Ejecutoras podrán consultar e imprimir el cronograma de

fechas críticas y gestiones pendientes (archivos excel) en la página
www.minhacienda.gov.co >> SIIF Nación (lista izquierda) >> Principal >> Cierre
2009.
7.2 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE PAC
7.2.1 La asignación de PAC de la Vigencia Actual y modificaciones al PAC de Rezago

Año Anterior estarán sujetas a la administración de la Dirección General de Crédito
Público y Tesoro Nacional - DGCPTN.
21
7.2.2 Los valores definitivos del PAC correspondientes al Rezago Año Anterior
(Reservas de Apropiación y Cuentas por Pagar) para 2010, se reflejarán una vez
se haya cerrado definitivamente la vigencia fiscal 2009, es decir después del 20 de
enero de 2010.
7.2.3 El 31 de diciembre de 2009 el módulo de PAC se cierra automáticamente, pasando

a la vigencia fiscal siguiente, por tanto el sistema sólo permitirá realizar gestión
sobre PAC aprobado para el año fiscal 2010.
7.2.4 Los ajustes de PAC correspondientes al rezago de 2009, por efecto de

modificaciones presupuestales cargadas durante el período de transición, sólo se
reflejarán cuando se efectúe el cierre definitivo del Módulo de Egresos del año
2009. En consecuencia, no se podrán asumir compromisos con cargo a
dichas apropiaciones dado que no cuentan con PAC. Por tal razón, de
conformidad con lo señalado en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, tales
modificaciones, por registrarse después de la anualidad, no podrán ser utilizadas.
Por lo expuesto, se recomienda dar cumplimiento a los plazos establecidos en el

Anexo No. “1” Cronograma de Actividades de la presente directiva.
7.2.5 Gestionar los reintegros que tengan las Unidades Ejecutoras Nivel Central y
Regionales en Línea a 31 de diciembre para que sean aplicados en el PAC y de
esta forma contar con cifras más ajustadas para el rezago 2009, de manera que se
puedan constituir las reservas (sólo aplicará en casos excepcionales de fuerza
mayor o fortuitos) y las cuentas por pagar oportunamente. Para lo anterior, se
requiere que los reintegros (consignaciones) sean efectuados antes del día 24 de
diciembre/08, para que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
Nacional tenga el tiempo suficiente para cargar el extracto y la Unidad pueda
aplicar los reintegros a más tardar el 31 de diciembre de 2009. No obstante lo
anterior, se recomienda adelantar dicha acción en los plazos dispuestos en
el Anexo “1” Cronograma de Actividades.
7.2.6 Tener en cuenta, que cuando se ajusten apropiaciones de Asignaciones Internas

Funcionales Fuera de Línea, a las cuales se le hayan hecho provisiones de
fondos, revisar si éstas fueron legalizadas mediante informes de ejecución o se
encuentran pendientes de reintegro, pues en tal evento, se genera una
inconsistencia al existir un PAC pagado sin soporte presupuestal causado por la
reducción del presupuesto de la asignación interna. Para revisar la ocurrencia de
esta situación se genera el reporte de Cupos por Asignación Interna.
7.2.7 Se recomienda aplazar o modificar, con suficiente antelación, los planes de pago
de compromisos programados y no pagados de la vigencia fiscal 2009 para las
fechas de 2010 que se estimen convenientes, así como también, modificar el PAC
Disponible al (los) mes(es) que requieran las Asignaciones Internas Fuera de
Línea, con el fin de evitar modificaciones al PAC por parte de la Dirección General
de Crédito Público y del Tesoro Nacional a meses no deseados.
7.2.8 Con el cierre calendario del año 2009, el PAC “rezago año siguiente” de 2009 se
convierte en “rezago año anterior” de 2010. De igual forma, el PAC no pagado
“vigencia actual” del año que se cierra (2009) pasa también a formar parte del
“rezago año anterior” hasta su ajuste definitivo.
22
7.2.9 Revisar y verificar la ejecución del PAC Sin Situación de Fondos –SSF en cada
uno de los meses, con el fin de comprobar que, en caso de haber utilizado un
concepto OAT, éste haya sido el correcto y afecte el PAC si es el caso.
7.2.10 En caso que se evidencie cualquier inconsistencia, es importante reportarla de

inmediato para poder subsanarla antes del 31 de diciembre/09.
7.2.11 Se sugiere generar el Reporte de Estados del PAC e imprimirlo como soporte de la
ejecución de PAC a fin de año y los demás reportes que se consideren. Así mismo,
tener en cuenta que los mismos pueden ser guardados en Excel.
7.3 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE INGRESOS
7.3.1 Con el fin de evitar la generación de cuentas por cobrar negativas en la gestión
presupuestal de los ingresos, antes del 26 de diciembre de 2009 registrar las
devoluciones de todos los acreedores varios causados en dicho año y generar las
respectivas órdenes de pago. Si no es factible, realizar el pago se procede a
reversar y registrar nuevamente los acreedores varios en el mes de enero de
2010.
7.3.2 Se recomienda clasificar antes del 28 de diciembre de 2009 todos los valores
pendientes por descargar y que se encuentren debidamente identificados, para no
generar en la gestión presupuestal del ingreso para el año 2010, valores pendientes
por cobrar irreales de vigencias anteriores.
7.3.3 Antes del 28 de diciembre de 2009 se recomienda solicitar a la Dirección General

de Crédito Público y del Tesoro Nacional que confirme y de estado desembolsado a
las solicitudes de desembolso de recursos provenientes de créditos Sin Situación de
Fondos que amparan obligaciones correspondientes a cuentas por pagar y reservas
presupuestales del año 2008, con el fin que se generen las órdenes de pago
respectivas y queden éstas en estado pagado. Si no se hace lo anterior, el sistema
cancelará las cuentas por pagar y las reservas presupuestales, teniéndose que
constituir para su pago en el año 2010 una vigencia expirada.
7.3.4 Revisar antes del 28 de diciembre de 2009 el estado de las solicitudes de

desembolso de obligaciones asumidas con cargo al presupuesto de la vigencia, con
el fin que si éstas se encuentran en estado desembolsado, se verifique que se haya
generado la orden de pago respectiva y que ésta se encuentre en estado pagado,
por cuanto que el sistema las constituirá como cuentas por pagar, lo cual es
inconsistente dado que el pago efectivo se realizó en el año 2009.
7.3.5 Revisar la ejecución presupuestal de la apropiación asignada al rubro de la Cuota de

Auditaje Contraloría, verificando que se haya generado la orden de pago respectiva
y que ésta se encuentre en estado pagado; de tal forma que la Contraloría pueda
realizar la compensación con rubros conceptos de ingresos.
7.3.6 Se recomienda revisar la consistencia de los valores registrados como

Rectificaciones de ingresos, con el fin de reflejar información confiable y veraz.
23
7.3.7 El perfil Pagador, en período de transición y entrando por año 2010, podrá aplicar
reintegros de provisiones de fondos girados a través de OAT, como los de cajas
menores y giros a Unidades Fuera de Línea, por la transacción
Imputación/Imputación en efectivo/Reintegros Provisiones de Fondos; siempre y
cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2009. Es
de aclarar, que en el evento que los recursos se consignen en la vigencia 2010, se
clasificarán como un ingreso.
7.4 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE EGRESOS
7.4.1 Aspectos a tener en cuenta antes del 29 de diciembre de 2009 Unidades

Ejecutoras Nivel Central y Regionales en Línea con el SIIF Nación
a. De acuerdo con lo establecido en el literal 2 del artículo 5 del Decreto 1957 del 30
de mayo de 2007, las desagregaciones de Gastos de Personal y Gastos Generales,
podrán ser modificadas mediante Resolución del Representante Legal, o quien este
delegue; en tal sentido, la última modificación del mes de diciembre será registrada
en el sistema SIIF-Nación a más tardar el 29 de diciembre de 2009. No obstante lo
anterior, se recomienda cumplir el plazo establecido en el Anexo No. “1”
Cronograma de Actividades.
b. Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas en el año 2008 y

ejecutadas en el año 2009, que al 31 de diciembre de 2009 no se hayan pagado
expiran; por lo anterior las últimas obligaciones de los compromisos de reservas se
registrarán a más tardar el 18 de diciembre de 2009 para garantizar que a 28 de
diciembre se efectúe su pago, en consecuencia, las cuentas bancarias de los
beneficiarios de estos pagos se recomienda monitorearlas para garantizar que al
momento de registrar la obligación éstas se encuentren activas.
c. Las órdenes de pago presupuestales de compromisos de reservas presupuestales y

de obligaciones de cuentas por pagar, que al 31 de diciembre de 2009 no queden
en estado pagado, el sistema las anula automáticamente, no permitiendo hacer su
pago en el año 2010, por esto, se recomienda revisar todas las órdenes de pago
antes de esta fecha para pagarlas o anularlas.
d. Antes del 31 de diciembre de 2009, a todas las órdenes de pago en estado

generadas de valor líquido cero Con Situación de Fondos - CSF o Sin Situación de
Fondos –SSF de la vigencia actual, el pagador de la Unidad, a través del Módulo de
CUN, dará el estado PAGADO, si esto NO ocurre, el sistema constituirá cuentas por
pagar sobre obligaciones que el PAGADOR canceló girando cheques en el año
2009. Cuando los pagos corresponden a reservas presupuestales o cuentas por
pagar, el sistema las dejará como obligaciones no pagadas, pues a 31 de
diciembre el sistema anula las órdenes de pago no pagadas.
e. Todas las órdenes de pago OAT (órdenes de pago para cancelar acreedores y
provisión de fondos a asignaciones internas fuera de línea) generadas y no
pagadas a 31 de diciembre de 2009 el sistema automáticamente las anula.
24
f. Las Asignaciones Internas Funcionales en Línea que a 31 de diciembre de 2009 no

queden con compromisos por obligar u obligaciones por pagar deben antes del 29
de diciembre de 2009 dejar generadas y en estado pagadas las órdenes de pago
OAT de todos los acreedores causados durante el año 2009, esto en razón a que
con el cierre definitivo del Módulo de Egresos el sistema sólo pasa datos de las
Asignaciones Internas que queden con Rezago Presupuestal. Si la Asignación
Interna NO hace el pago de la OAT en la fecha estipulada, en la siguiente vigencia
le será imposible atender dicho pago.
g. De acuerdo con lo establecido en la Resolución No 001 de 2009, las cajas

menores a 28 de diciembre de 2009 requieren ser legalizadas, para esto se
recomienda expedir un acto administrativo que reconozca los gastos efectuados
contra los montos autorizados, con base en este documento se registra en el
sistema SIIF-Nación un compromiso con cargo al Certificado de Disponibilidad
Presupuestal de apertura, una obligación y una orden de pago de valor líquido cero,
esta orden de pago antes del 31 de diciembre de 2009 el perfil pagador por el
Módulo de CUN dará el estado PAGADO. Si a la orden de pago no se le da el
estado pagado antes del 31 de diciembre/09, el sistema constituirá una cuenta por
pagar, lo cual no es consistente con la realidad financiera de la entidad.
h. La legalización definitiva de cajas menores tiene normalmente dos componentes:

Legalización de gastos y Reintegros a cuentas de la Dirección General de Crédito
Público y del Tesoro Nacional si corresponde a recursos Con Situación de Fondos
(CSF), o a cuentas de la misma Unidad si corresponde a recursos Sin Situación de
Fondos (SSF). Si las Cajas menores no son legalizadas y registrado el gasto en el
sistema, no se estará dando cumplimiento a la Resolución No 001 de la Dirección
General del Presupuesto Público Nacional DGPPN, esta situación No se puede
subsanar en la vigencia 2010.
7.4.2 Aspectos a tener en cuenta después del 31 de diciembre de 2009 Unidades

Ejecutoras del Nivel Central y Regionales en Línea con el SIIF Nación.
a. Con el cierre calendario del 31 de diciembre de 2009, el sistema queda en período

de transición, el cual durará hasta el 19 de enero de 2010, de conformidad con
lo estipulado en la Ley Anual de Presupuesto.
b. Durante el periodo de transición, ingresando por el año 2009, con el fin de ajustar
la constitución del Rezago Presupuestal, conforme lo señalan las disposiciones
generales de la Ley Anual de Presupuesto del año 2010 se puede efectuar el
registro de obligaciones de los bienes o servicios recibidos a satisfacción hasta el
31 de diciembre de 2009; y en los demás eventos, con el cumplimiento de los
requisitos que hagan exigible su pago antes del 31 de diciembre de 2009; para el
registro de estas obligaciones la programación de pago del compromiso debe
estar con fecha de pago de 2010, estos registros validan “PAC rezago año
anterior”.
c. Durante el período de transición, ingresando por el año 2009, las Unidades,

podrán realizar reducciones, modificaciones o anulaciones a los certificados de
25
disponibilidad y compromisos registrados hasta el 31 de diciembre de 2009, así

mismo, cargar la información de la ejecución presupuestal del mes de diciembre
de 2009 de las Asignaciones Internas Funcionales Fuera de Línea.
d. Para las Unidades que durante el año fiscal 2009, realizaron ejecuciones
presupuéstales utilizando la cadena presupuestal con CUBS, se recomienda
cerciorarse que antes del cierre definitivo del Módulo de Egresos, todas las
entradas de Bienes o Servicios queden obligadas. Lo anterior, para que en el
e. sistema quede reflejada la constitución real de las cuentas por pagar. Las
entradas que no hayan sido obligadas con el cierre definitivo, el sistema las
anulará, es decir, las constituirá como Reserva Presupuestal.
f. Las Unidades que durante el año fiscal 2009 efectuaron ejecuciones

presupuestales utilizando la cadena presupuestal con CUBS, y que a 31 de
diciembre de 2009 dejan compromisos como reserva presupuestal (sólo aplicará
en casos excepcionales de fuerza mayor o fortuitos), se recomienda validar que
el registro de Bienes y Servicios que se utilizó para el registro del
compromiso tengan el mismo valor; lo anterior en razón a que durante el año
2010 cuando se ejecutan la reservas presupuestales el sistema al momento de
registrar la Entrada de Bienes o Servicios valida que el Compromiso sea igual al
Registro de Bienes y Servicios.
g. De conformidad con la Ley Anual de Presupuesto, cuando se haga el cierre

definitivo del Módulo de Egresos para el año 2009, todo lo gestionado
(compromisos sin obligar u obligaciones sin pagar) en el período de transición con
cargo a las apropiaciones presupuéstales del año anterior (2009), formará parte de
las reservas presupuéstales o de las cuentas por pagar.
h. Es responsabilidad de las Unidades Ejecutoras del nivel central y Regionales en

Línea con SIIF-Nación, que los registros en el sistema de las reservas
presupuestales y las cuentas por pagar sean consistentes con los documentos
mediante los cuales las constituyeron.
i. Antes del cierre definitivo de la vigencia 2009, se recomienda revisar que la

ejecución presupuestal de las Asignaciones Internas Fuera de Línea sea
consistente con la constitución de las Reservas Presupuestales (sólo aplica en
casos excepcionales de fuerza mayor o fortuitos) y de las Cuentas por Pagar, de
forma que para la vigencia fiscal 2010 no se presenten dificultades para su
ejecución.
j. Los conceptos OAT vinculados con PAC (OAT utilizados para cajas menores o
provisión de fondos a asignaciones internas fuera de línea) del año que se cierra,
pueden ser legalizados en el período de transición a través de cargas de
ejecución presupuestal con pagos o a través de reintegros; no obstante, es
importante su legalización total antes del cierre definitivo de egresos.
k. En período de transición, y entrando por año 2009, se podrán aplicar reintegros

presupuestales para órdenes de pago presupuéstales del año 2009 de la vigencia
actual, nunca para Reservas o Cuentas por Pagar, esto, siempre y cuando la
consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2009.
26
l. Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, el cual se efectuará el 20 de enero

de 2010, todas las solicitudes de vigencias futuras en estado generadas, pasan a
estado NO TRAMITADAS y sobre ellas el sistema no dejará realizar ninguna
gestión.
m. Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, las solicitudes de autorizaciones de

vigencias futuras que se encuentren en estado “En estudio” quedarán en estado
“Rechazada”.
n. Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, las autorizaciones de vigencias

futuras en estado aprobadas no comprometidas no podrán ser adicionadas ni
reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas, por tal
razón, las Unidades Ejecutoras registrarán los compromisos asumidos con cargo a
las vigencias futuras autorizadas en el año 2009 antes del 19 de enero de 2010.
Es pertinente recordar, que las Regionales en Línea y Fuera de Línea enviarán a

su respectivo nivel central copia de los compromisos adquiridos para efecto de que
esta instancia realice el cargue de los mismos en el SIIF-Nación.
o. De conformidad con lo estipulado en la Ley Anual de Presupuesto del año 2010,

las reservas presupuestales y las cuentas por pagar del año 2009, SE
ENTENDERAN CONSTITUIDAS CON LA INFORMACIÓN QUE QUEDE
REGISTRADA EN EL SIIF NACIÓN AL 20 DE ENERO DE 2010.
p. Los saldos de compromisos por obligar que no se van a utilizar y que no fueron
ajustados, el sistema los constituirá como Reserva Presupuestal, por tal razón, se
sugiere que durante el período de transición, se efectúen los ajustes necesarios
para que tal situación no se presente. Para tal fin esta información se podrá
obtener a través del reporte de ejecución por agregados, exportándolo a EXCEL,
con el propósito de calcular la diferencia entre la columna COMPROMISOS y la
columna OBLIGACIONES, para obtener los valores que se constituirán como
Reservas Presupuestales. Igualmente, se pueden calcular las cuentas por pagar
que se constituirán, para lo cual se obtiene la diferencia entre la columna
OBLIGACIONES y la columna PAGOS.
q. Si se quiere tener el detalle de los compromisos que se constituirán como

Reservas Presupuestales, se puede generar por la transacción
Procesos/Reportes/Listado de Operaciones/Listado de compromiso con la opción,
saldo por obligar, de esta forma mostrará compromiso por compromiso que
quedará como reservas presupuéstales, así mismo si se quiere tener el detalle de
la obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar el listado
de obligación con la opción saldo por pagar.
r. Una vez realizado el cierre definitivo del Módulo de Egresos, el 20 de enero de

2010, las Unidades Ejecutoras del nivel central podrán revisar cuales fueron
las Reservas Presupuestales (sólo en casos excepcionales de fuerza mayor
o fortuitos) y las Cuentas por Pagar constituidas, utilizando el reporte de
ejecución por agregados, seleccionando año fiscal 2010, vigencia fiscal
Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar respectivamente. Así mismo,
27
el detalle lo pueden ver a través del Reporte Constitución Reservas

Presupuestales y Cuentas por Pagar.
Las Unidades Ejecutoras del nivel central deben enviar la constitución de las
Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar a la Dirección de Finanzas el
día siguiente al cierre definitivo del Módulo de Egresos es decir, el 21 de
enero de 2010, con el fin de consolidar la información para la Dirección
General del Presupuesto Público Nacional y la Contraloría General de la
República instancias que lo están requiriendo.
s. En la página www.minhacienda.gov.co/ SIIF-Nación / Principal, encontrará en

CIERRE 2009, listados con información sobre Órdenes de Pago pendientes por
finalizar gestión, Cajas Menores por legalizar, Entradas de CUBS por obligar y otro
tipo de trámites que debe culminar antes del 31 de diciembre de 2009, este
archivo se actualizará diariamente.
7.5 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE SEGURIDAD
a. Revisar la fecha de expiración de cada usuario, con el fin de tramitar ante el

Administrador del Sistema el cambio de la misma, evitando que se desactive al
final o al principio de año.
b. Los Coordinadores SIIF Entidad – Unidad Ejecutora, adelantarán las acciones

pertinentes a fin de hacer cumplir las medidas de seguridad relacionadas con la
ausencia temporal de usuarios por efecto de la temporada de vacaciones de final y
principio de año.
c. Revisar la fecha de expiración del certificado digital de los usuarios que lo

requieren, con el fin de tramitar ante CERTICAMARA S.A. su expedición o
renovación, evitando contratiempos que se puedan generar por no tenerlo.
d. Tener en cuenta que si la Unidad Ejecutora cambia de código presupuestal del año
actual al siguiente, se adelantará el trámite en la entidad y en la Administración
SIIF para la creación de los usuarios en esa nueva Unidad Ejecutora o la
asignación de la nueva Unidad Ejecutora a los usuarios ya existentes.
7.6 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE CONTABILIDAD
a. Aplicar las disposiciones y procedimientos que para el cierre contable de la

vigencia establezca la Contaduría General de la Nación.
b. Desde el martes 05 hasta el viernes 29 de enero de 2010 se realizarán

diariamente cierres provisionales contables que contendrán la información del
último día hábil del año anterior, diciembre 31 de 2009, acumulando las cifras
como todos los cierres mensuales, es decir sin realizar los registros contables
automáticos de constitución de reservas y cancelación de las cuentas de
resultado.
c. A partir del 01 y hasta el 08 de febrero de 2010, se iniciará los cierres contables

anuales por Unidad con marca provisional, en el orden establecido por la
Contaduría General de la Nación (CGN). Estos cierres incluyen los movimientos
28
del último día hábil del año fiscal y los registros automáticos de constitución de
reservas y cancelación de las cuentas de resultado.
d. Desde el 15 y hasta el 22 de febrero, se iniciará los cierres contables anuales por

entidad, con marca definitivo, en el orden establecido por la CGN. Estos cierres
incluyen los movimientos del último día hábil del año fiscal y los registros
automáticos de constitución de reservas y cancelación de las cuentas de
resultado.
B. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF NACION II

UNIDADES EJECUTORAS Y ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS DEL SECTOR
DEFENSA.
Si bien es cierto, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público no ha indicado las

acciones a realizar para el cierre del Sistema SIIF Nación II también lo es, que
hasta el momento se han estipulado algunos aspectos que las Unidades
Ejecutoras del Sector Defensa deben tener en cuenta como son:
1. Circular 605 MDSGDFGAD-13 del 14 de octubre de 2009

“Observaciones sobre la implantación del Sistema SIIF-Nación II Sector Defensa”,
a través de la cual se indicaron, entre otros, los lineamientos a seguir por parte de
las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa en el
Sistema SIIF-Nación II.
2. Considerar la Circular No. 641 MDSGDFGAD-13 del 28 de

octubre de 2009 “Aclaraciones Implantación SIIF Nación II”, mediante la cual se
comunicaron las aclaraciones efectuadas por el Administrador SIIF Nación del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público en cuanto a la implantación del sistema,
las previsiones presupuestales para la adquisición de los tokens para el año 2011
y sobre los registros a niveles agregados estableciendo como tercero la entidad
siempre y cuando a la fecha del registro éstos se encuentren debidamente
pagados, entre otros aspectos.
3. Circular No. 688 MDSGDFGAD-13 del 17 de noviembre de

2009 “Información Sistema SIIF-Nación”, en la cual se indicaron las
recomendaciones sobre la Administración de Usuarios, Creación Códigos de
Descuento por conceptos de Retención en la Fuente en el Catálogo de Pagos no
Presupuestales, Actualización de los Planes de Pago y Manejo cuentas Bancarias
de las Tesorerías en el SIIF Nación II, entre otras directrices.
8. LINEAMIENTOS EMITIDOS POR EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO

PUBLICO PARA EL CIERRE DE VIGENCIA FISCAL E INICIO DE AÑO
UNIDADES EJECUTORAS FUERA DE LINEA (APLICA PARA
ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS)
ASPECTOS LEGALES
29
De conformidad con lo señalado en el Decreto 2789 de 2004, la información registrada en

el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación es de carácter oficial, por
tanto, estas cifras deben ser consistentes con la documentación que soporta los registros
que hacen en el aplicativo las entidades y las autoridades presupuestales, contables y de
tesorería.
La responsabilidad de la consistencia de las cifras registradas es exclusiva de las

entidades usuarias y de las autoridades presupuestales, contables y de tesorería. En
consecuencia, es indispensable que se registre correcta y oportunamente en el sistema,
todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por todos los
usuarios en la vigencia que termina, dentro de las fechas permitidas. Asimismo que se
haga una validación de consistencia antes de efectuar el cierre definitivo del año.
Una vez cerrado el sistema para la vigencia fiscal de 2009, no será factible hacer
arreglo alguno a información errada, por tal razón, se debe tener presente las
fechas hábiles del sistema y las bancarias.
De conformidad con lo señalado en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, los aspectos
aquí relacionados se establecieron en coordinación con las Direcciones Generales de
Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, la Contaduría General de la Nación y la Contraloría General
de la República.
8.1 FECHAS IMPORTANTES
Se aclara que si bien es cierto, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público determina las
fechas máximas de conformidad con las normas legales vigentes y que se presentan a
continuación también lo es, que como cada Entidad es la encargada de consolidar y
enviar a los Entes Rectores la información correspondiente que al cierre de vigencia fiscal
en los plazos definidos, se sugiere que cada una tome las previsiones a su interior para
que no se vayan a presentar inconvenientes en el cierre y entrega de la información.
PROCESO FECHA Y HORARIO

LEGALIZACION DEFINITIVA DE CAJAS LUNES 28 DE DICIEMBRE DE 2009.
MENORES:
ULTIMO DIA DE GIRO POR PARTE DE LUNES 28 DE DICIEMBRE DE 2009.
LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO
PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL:
CIERRE CALENDARIO: JUEVES 31 DE DICIEMBRE DE 2009 a
las 10 p.m.
CIERRE DEFINITIVO DE INGRESOS Y MIERCOLES 20 DE ENERO DE 2010.
EGRESOS:
PERIODO DE TRANSICION: DEL LUNES 4 AL MARTES 19 DE

ENERO DE 2010.
REINTEGROS DE RECURSOS VIERNES 15 DE ENERO DE 2010.
SOBRANTES DEL PRESUPUESTO
30
GENERAL DE LA NACIÓN, CON EL FIN

DE CONSTITUIR CUENTAS Y
RESERVAS PRESUPUESTALES:
REPORTE UTILIZACION MARTES 19 DE ENERO DE 2010.
(COMPROMISOS) DE VIGENCIAS
FUTURAS ENTIDADES FUERA DE
LINEA:
PLAZO CARGA DE INFORMACION VIERNES 8 DE ENERO DE 2010.
EJECUCION PRESUPUESTAL
DICIEMBRE DE 2009 UNIDADES
FUERA DE LINEA:
CONSTITUCIÓN DE RESERVAS Y MIERCOLES 20 DE ENERO DE 2010.

CUENTAS POR PAGAR:
NOTA: Los Establecimientos Públicos podrán consultar e imprimir el cronograma

de fechas críticas y gestiones pendientes (archivos excel) en la página
www.minhacienda.gov.co >> SIIF Nación (lista izquierda) >> Principal >> Cierre
2009.
8.2 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE PAC
a. La asignación de PAC de la Vigencia Actual y modificaciones al PAC de Rezago

Año Anterior estarán sujetas a la administración de la Dirección General de Crédito
Público y del Tesoro Nacional.
b. Los valores definitivos del PAC correspondientes al Rezago Año Anterior

(Reservas de Apropiación y Cuentas por Pagar) para 2010, se reflejarán una vez
se haya cerrado definitivamente la vigencia fiscal 2009.
c. El 31 de diciembre de 2009 el módulo de PAC se cierra automáticamente, pasando

a la vigencia fiscal siguiente.
d. Se deben gestionar oportunamente los reintegros que tenga la entidad a 31 de

diciembre para que sean aplicados en el PAC y de esta forma contar con cifras
más ajustadas para el rezago 2009, de manera que se puedan constituir las
reservas y las cuentas por pagar. Para lo anterior, se requiere que los reintegros
sean efectuados antes del día 24 de diciembre/09.
e. Se recomienda aplazar el PAC con antelación.
f. Con el cierre calendario del año 2009, el PAC “rezago año siguiente” de 2009 se
convierte en “rezago año anterior” de 2010. De igual forma, el PAC no pagado
“vigencia actual” del año que se cierra (2009) pasa también a formar parte del
“rezago año anterior” hasta su ajuste definitivo.
31
g. Revisar y verificar la ejecución del PAC Sin Situación de Fondos –SSF en cada
uno de los meses, con el fin de verificar la utilización en el PAC, principalmente la
Cuota de Auditaje de la Contraloría. Así mismo, se debe verificar la carga
completa de los archivos de ejecución para Vigencia Actual, Reservas
Presupuestales y Cuentas por Pagar, con el fin que no queden recursos de PAC
en meses anteriores.
h. En caso que se evidencie cualquier inconsistencia, es importante reportarla de

inmediato para poder subsanarla antes del 31 de diciembre de 2009.
i. Se sugiere generar el Reporte de Estados del PAC e imprimirlo como soporte de la

ejecución de PAC a fin de año y los demás reportes que considere. También puede
ser posible guardarlos en Excel.
8.3 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE SEGURIDAD
a. Se debe revisar la fecha de expiración de cada usuario, con el fin de tramitar ante
el Administrador del Sistema el cambio de la misma, evitando que se desactive al
final o al principio de año.
b. Los Coordinadores SIIF Entidad deben hacer cumplir las medidas de seguridad
relacionadas con la ausencia temporal de usuarios por efecto de la temporada de
vacaciones de final y principio de año.
c. Tener en cuenta que si la unidad ejecutora cambia de código presupuestal del año
actual al siguiente, se debe hacer el trámite en la entidad y en la administración
SIIF para la creación de los usuarios en esa nueva unidad ejecutora o la
asignación de la nueva unidad ejecutora a los usuarios ya existentes.
8.4 ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE EGRESOS
a. De acuerdo con lo establecido en el literal 2 del artículo 5 del Decreto 1957 del 30
de mayo de 2007, las desagregaciones de Gastos de Personal y Gastos
Generales, podrán ser modificadas mediante resolución del Representante Legal,
o quien este delegue; la última modificación del mes de diciembre debe ser
registrada en SIIF a más tardar el 29 de diciembre de 2009.
b. De acuerdo con las normas vigentes, las entidades fuera de línea deben
reportar dentro de los 5 primeros días del mes siguiente la ejecución
mensual de ingresos y gastos, esto es a más tardar el viernes 8 de enero de
2010, para tal fin, a partir del lunes 4 de enero/10, la transacción “Proceso Nivel
Central Carga Fuera de línea” estará disponible para que las Unidades Ejecutoras
carguen la información presupuestal del mes de diciembre de 2009. Es importante
tener en cuenta que para efectuar la carga, el ingreso al sistema se debe realizar
por el año fiscal 2009.
c. La Contraloría General de la República realizará el lunes 11 de enero de 2010

una verificación del cumplimiento de esta disposición con el fin de presentar un
informe a la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes.
32
d. De conformidad con lo estipulado en la Ley Anual de Presupuesto del año 2010,

las reservas presupuestales y las cuentas por pagar del año 2009, SE DEBERAN
CONSTITUIR CON LA INFORMACIÓN QUE QUEDE REGISTRADA EN EL SIIF
NACIÓN AL 20 DE ENERO DE 2010.
e. Una vez cargada la información, las entidades deben generar a través del Módulo
de Egresos el reporte, Ejecución Presupuestal por mes fuera de línea, acumulado
a diciembre, con este reporte se ve el estado de la ejecución presupuestal a 31 de
diciembre de 2009, con esta información y una vez se realice el cierre definitivo del
año 2009, el sistema con la diferencia entre COMPROMISOS ACUMULADOS y
OBLIGACIONES ACUMULADAS calculará las Reservas Presupuestales y con la
diferencia entre OBLIGACIONES ACUMULADAS y PAGOS ACUMULADOS,
calculará las Cuentas por Pagar que serán ejecutadas en la vigencia fiscal 2010.
f. Antes del cierre de la vigencia fiscal 2009, el cual se realizará el miércoles 20 de

enero de 2010, se debe verificar y comparar el valor de las Reservas
Presupuestales y Cuentas por Pagar que constituirá el sistema, revisando que
éstos valores sean iguales a los que la Entidad tiene en su aplicativo, si no es así,
debe reversar la ejecución del mes de diciembre por la transacción “Reversión al
Proceso Nivel Central – Carga Fuera de Línea” realizar los ajustes necesarios y
cargar nuevamente.
g. Antes del martes 19 de enero de 2010, ingresando por año 2009, las entidades
fuera de línea con el SIIF-Nación deberán registrar los compromisos asumidos con
cargo a las vigencias futuras autorizadas en el año 2009.
h. Una vez realizado el cierre definitivo del sistema, el miércoles 20 de enero de

2010, a través del reporte “Ejecución presupuestal por mes fuera de línea”,
seleccionando año 2010, vigencias Reservas Presupuestales y Cuentas por
Pagar, se obtendrá la información de los montos que CALCULO EL SISTEMA con
sustento en la información de ejecución presupuestal cargada por la entidad de
acuerdo con los literales b, d y e del presente Numeral.
9. PRESENTACION INFORMES CIERRE VIGENCIA FISCAL UNIDADES

EJECUTORAS DEL NIVEL CENTRAL
Se aclara que esta información NO debe ser enviada por los Establecimientos
Públicos ni la Policía Nacional a la Dirección de Finanzas.
Las Unidades Ejecutoras de la Sección 1501 Ministerio de Defensa Nacional presentarán

los diferentes informes en las fechas relacionadas en el Anexo “1” Cronograma de
Actividades.
Se debe conformar una sola cartilla, para lo cual se remitirá el original y dos copias en
forma impresa, en atención a que se enviarán el original al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público- Dirección General del Presupuesto Público Nacional, una copia a la
Contraloría General de la República y la segunda copia quedará en la Dirección de
Finanzas, para efecto de seguimiento.
Cada cartilla contendrá su correspondiente “Tabla de Contenido”.

33
Todos los informes deben ser impresos en papel tamaño oficio.
Cada Unidad Ejecutora remitirá los informes que a continuación se relacionan separados
por Concepto del Gasto, así:
9.1 CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA ANTERIOR
Informe Ejecución Cuentas por Pagar vigencia anterior a nivel de decreto de liquidación
(RUTA: Egresos/Procesos/Reportes/ Reportes de Ejecución/Ejecución Presupuestal por
Agregados).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2009
Mes Reporte: Diciembre
Vigencia Presupuestal: Cuentas por Pagar.
Tipo de Gasto: Funcionamiento e Inversión
Tipo de Reporte: Acumulado.
Situación de Fondos: Con y Sin Situación de Fondos
Criterio del Reporte: Detallado Nivel de Decreto.
Para el caso de la Gestión General se debe efectuar en forma independiente, así:
Gestión General que incluye la Justicia Penal Militar, Comisión Colombiana del Océano y
Fondelibertad.
Mediante el reporte “Ejecución Presupuestal por Criterios” a nivel de Decreto de

Liquidación. (RUTA: Egresos/Procesos/Reportes de Ejecución/Ejecución Presupuestal por
Criterios).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2009
Vigencia Presupuestal: Cuentas por Pagar.
Mes del Reporte: Diciembre-Acumulado
Asignaciones Internas: Según correspondan
Rubro Presupuestal: Detallado Nivel de Decreto.
9.2 RESERVA PRESUPUESTAL VIGENCIA ANTERIOR
Informe Ejecución Reserva Presupuestal vigencia anterior a nivel de decreto de

liquidación (RUTA: Egresos/Procesos/Reportes/ Reportes de Ejecución/Ejecución
Presupuestal por Agregados).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2009
Vigencia Presupuestal: Reservas Presupuestales.
34
Fondelibertad.

Liquidación. (RUTA: Egresos/Procesos/Reportes de Ejecución/Ejecución Presupuestal
por Criterios).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2009
Vigencia Presupuestal: Reservas Presupuestales.
Mes Reporte: Diciembre-Acumulado
Asignaciones Internas: Según corresponda
9.3 EJECUCION PRESUPUESTAL VIGENCIA ACTUAL
Informe Ejecución Presupuestal Vigencia Fiscal Actual (RUTA: Egresos/

Procesos/Reportes de Ejecución/ Ejecución Presupuestal por Agregados).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2009
Vigencia Presupuestal: Vigencia Actual.
Fondelibertad.

Liquidación.
(RUTA: Egresos/Procesos/Reportes de Ejecución/Ejecución Presupuestal por Criterios).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2009
Vigencia Presupuestal: Vigencia Actual.
Mes del Reporte: Diciembre-Acumulado
Asignaciones Internas: Según Corresponda
9.4 CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA FISCAL ACTUAL

35
Informe Constitución Cuentas por Pagar Vigencia Fiscal Unidades Ejecutoras del Nivel
Central, para lo cual se deberá generar el Reporte de Ejecución por Agrupados (RUTA:
Egresos/Procesos/Reportes/Reportes de Ejecución/ Ejecución Presupuestal por
Agregados).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2010
Mes Reporte: Enero
Vigencia Presupuestal: Cuentas por Pagar
Tipo de Reporte: Específico
Fondelibertad.

Liquidación.
Seleccionando:
Año Fiscal: 2010
Vigencia Presupuestal: Cuentas por Pagar
Mes del Reporte: Enero
9.5 RESERVA PRESUPUESTAL VIGENCIA ACTUAL (Sólo en casos excepcionales de

fuerza mayor o fortuitos).
Informe Constitución Reserva Presupuestal Vigencia Fiscal Unidades Ejecutoras del Nivel
Central, para lo cual se deberá generar el Reporte de Ejecución por Agrupados (RUTA:
Egresos/Procesos/Reportes/Reportes de Ejecución/ Ejecución Presupuestal por
Agregados).
Seleccionando:
Año Fiscal: 2010
Mes Reporte: Enero
Vigencia Presupuestal: Reserva Presupuestal
Tipo de Reporte: Especifico.
Fondelibertad.
36

Liquidación.
Seleccionando:
Año Fiscal: 2010
Vigencia Presupuestal: Reserva Presupuestal
Mes del Reporte: Enero
9.6 Informe Ejecución Vigencias Futuras el cual se obtiene de la RUTA:

Egresos/Procesos/Reportes de Ejecución/Ejecución Vigencias Futuras.
9.7 Informe ejecutivo por Concepto del Gasto justificando las apropiaciones sin
comprometer al cierre de la vigencia fiscal 2009.
9.8 Los informes determinados en la parte contable con destino a la Contraloría General
de la República, Cámara de Representantes - Comisión Legal de Cuentas y Dirección
de Finanzas, deben reportarse en forma impresa y medio magnético, debiendo ser
suscritos por los funcionarios responsables en carpeta celuguía debidamente
legajada y foliada en original y copia en los plazos estipulados los cuales se
relacionan en el Numeral 5 “CIERRE CONTABLE” Ordinal 5.1.
9.9 Las demás actividades presupuestales y de tesorería se encuentran detalladas en el

Cronograma de Actividades adjunto a la presente Directiva para lo cual se solicita su
consulta y cumplimiento.
9.10 Las Unidades Ejecutoras elaborarán la presentación de los informes de acuerdo

con el modelo de identificación de informes, marbetes y cuadros resumen
señalados en el Anexo “3” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros.
Es pertinente aclarar, que los informes serán suscritos por el Segundo
Comandante y los Jefes de los Departamentos Financieros o quien haga sus
veces en cada Unidad Ejecutora, los Tesoreros, según corresponda, es decir, que
se ajustarán las firmas dependiendo del informe a rendir.
10 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA VIGENCIA FISCAL SIGUIENTE

UNIDADES Y SUBUNIDADES EJECUTORAS MINISTERIO DE DEFENSA
10.1 Las Unidades Ejecutoras a través de las Oficinas de Planeación o Departamentos 4

darán cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 5 del Decreto 1957 del 30 de mayo
de 2007, “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan
otras disposiciones en la materia” y el plan de cuentas establecido en la
Resolución Número 035 del 23 de julio de 2009 en el sentido de enviar a la
Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de
Defensa Nacional el archivo en medio magnético de la desagregación de
Funcionamiento (Gastos Generales y Gastos de Personal) a fin de que esta
instancia elabore la Resolución de desagregación del Anexo del Decreto de
liquidación y para el efecto, tener en cuenta los lineamientos dispuestos por la
Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa. (Ver Anexo No. “1”
Cronograma de Actividades).
37
Con respecto a los Establecimientos Públicos y la Policía Nacional, se aclara que

adelantarán esta actividad a su interior con las instancias correspondientes y de
conformidad con las normas legales vigentes.
10.2 La Orden Administrativa de Partidas Fiscales o Separata de Presupuesto será

firmada o refrendada por parte del Segundo Comandante de Fuerza o quien haga
sus veces, con el propósito de efectuar la distribución presupuestal a cada una de
las asignaciones internas.
La necesidad de que la Orden Administrativa de Partidas Fiscales o Separata de

Presupuesto se produzca en forma oportuna, obedece a que de no contarse con la
misma desde el comienzo año se retrasará el proceso para la adquisición de
compromisos y por ende, la ejecución del presupuesto asignado, toda vez, que el
Sistema SIIF-Nación cierra diariamente.
10.3 Una vez efectuada la desagregación a la apropiación se procede a realizar la

distribución de la misma por parte de las Oficinas de Planeación o quien haga sus
veces en las Unidades Ejecutoras del nivel central, a través del Sistema SIIF-
Nación, a los diferentes Ordenadores del Gasto.
Contando con la apropiación las Unidades Ejecutoras (Nivel Central) y Subunidades

Ejecutoras, procederán a comprometer los recursos asignados para la vigencia y
por consiguiente, efectuar los actos administrativos correspondientes ya sean estos
contratos, nóminas, resoluciones y planillas, entre otros, para la adquisición de
bienes o servicios, con la mayor oportunidad posible y observar el cumplimiento
normativo para cada caso.
Se recomienda a las Unidades y Subunidades Ejecutoras verificar

permanentemente la “Apropiación Definitiva” teniendo en cuenta las modificaciones
a la desagregación presupuestal de los Gastos de Personal y Gastos Generales así
como a las modificaciones presupuestales que se hayan autorizado a cada
concepto del gasto en los diferentes rubros presupuestales y como ya se indicó,
adelantar su proceso de ejecución.
10.4 Dentro de la distribución del presupuesto asignado se sugiere tener en cuenta por
una parte, los compromisos asumidos en la vigencia anterior con cargo a vigencias
futuras y por otra, contemplar todos los conceptos del gasto y para los recursos con
y sin situación de fondos.
10.5 Con respecto al Rezago Presupuestal del año anterior las Unidades y Subunidades
Ejecutoras darán prioridad al pago de las Cuentas por Pagar en atención a que los
bienes o servicios se recibieron en el año anterior. Así mismo, culminar la cadena
presupuestal de los compromisos adquiridos teniendo en cuenta por una parte, que
los bienes o servicios se reciban a satisfacción y por otra, que se cuenta con los
cupos de PAC disponibles.
10.6 Los compromisos adquiridos en la vigencia fiscal anterior y que en su momento

tuvieron respaldo presupuestal con cargo a vigencias futuras, se sugiere expedir en
el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF - Nación el correspondiente
Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal en la medida de
38
las posibilidades el primer día hábil de la vigencia 2009, previa solicitud escrita de
cada Ordenador del Gasto y cumpliendo los requisitos a que haya lugar.
10.7 Las Unidades y Subunidades Ejecutoras registrarán las obligaciones en la misma

fecha de la operación, el valor total de la obligación y las deducciones con fines
presupuestales y contables, independientemente de que su pago deba realizarse en
cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el
cumplimiento de la norma general de causación definida por la Contaduría General
de la Nación.
10.8 De conformidad con la normatividad legal vigente y como es de conocimiento, a

partir del 2 de enero de 2006 los pagos a través del aplicativo se efectúan al
beneficiario final a menos de que sea uno de los casos que hayan sido
exceptuados por el Comité de Seguridad del sistema SIIF-Nación del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
VI. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
Las Disposiciones Administrativas a tener en cuenta las Unidades Ejecutoras, son las
siguientes:
 Permanente actualización en cuanto a la normatividad legal vigente así como los

cambios y mejoras realizados en el Sistema SIIF-Nación y los procedimientos de
orden financiero. Igualmente, participación activa en los procesos de capacitación.
 Coordinación entre Entidades, Dependencias y Áreas con el fin de lograr integridad en

los procesos financieros y administrativos.
 Difusión del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros, así como de la

presente Directiva a todas las Unidades y Subunidades Ejecutoras y consulta
permanente de la página web del Ministerio de Defensa Nacional en cuanto al link de
la Dirección de Finanzas.
En tal sentido, se recomienda que los soportes técnicos de cada Unidad y Subunidad
Ejecutora, adelante las acciones pertinentes a fin garantizar que cada usuario tenga
acceso al link de la Dirección de Finanzas.
 Soportes documentales para adelantar los registros en el Sistema Financiero

utilizado, los cuales serán legalmente expedidos con el fin de formar parte integral del
acto administrativo por el cual se comprometen y afectan las apropiaciones asignadas
al Ministerio de Defensa Nacional.
 Las Unidades y Subunidades Ejecutoras no podrán adquirir ningún software financiero

que contemple la funcionalidad incorporada en el Sistema SIIF-Nación y que implique
la duplicidad del registro de información presupuestal, contable y de tesorería.
 Permanente coordinación con las Oficinas de Personal a fin de que se reporten las
novedades del personal usuario del Sistema SIIF-Nación con el propósito de tomar las
acciones a que haya lugar en cuanto a su deshabilitación o inactivación.
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 El uso del Sistema SIIF-Nación no exime a los usuarios de dar cumplimiento a las
normas que rigen la gestión financiera pública, aspecto que se recomienda tener
presente.
 Registro de los Ingresos de la Nación con el fin de reconocerlos y clasificarlos antes

del Cierre de Vigencia Fiscal.
 Adelantar las gestiones necesarias bien sea para enajenar o arrendar los bienes
muebles o inmuebles del Ministerio de Defensa siempre y cuando no se estén
utilizando en los términos señalados en la Ley Anual del Presupuesto General de la
Nación.
 Tomar las previsiones para hacer el cierre de los almacenes con el fin de adelantar el
inventario físico y establecer los ajustes a que haya lugar.
 Elaborar las solicitudes de soporte en el menor tiempo posible, con el fin de gestionar
ante las instancias pertinentes en atención al periodo que se requiere por parte de
éstas para dar la correspondiente solución.
VII. DEROGATORIA DE DOCUMENTOS
La presente Directiva Permanente deroga la Directiva 28/MDSGDFGAD-23.1 del 15 de

diciembre de 2008 “Políticas para el Cierre de la Vigencia Fiscal e inicio de año” y la
Circular No. 418 MDSGDFGAD-13.3 del 18 de Noviembre de 2008, así como aquellos
documentos que le sean contrarios.
Atentamente,
GABRIEL SILVA LUJÁN

Ministro de Defensa Nacional
ANEXO: Anexo No. “1” Cronograma de Actividades.
DISTRIBUCION:
Jefe de Estado Mayor Conjunto Comando General Fuerzas Militares
Segundo Comandante Ejército Nacional
Segundo Comandante Armada Nacional
Segundo Comandante Fuerza Aérea Colombiana
Viceministro para la Estrategia y Planeación
Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales

40
Viceministro del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa
Subdirector General de la Policía Nacional
Inspección General Comando General
Inspección General Ejército Nacional
Inspección General Armada Nacional
Inspección General Fuerza Aérea Colombiana
Director General Marítimo
Superintendente Vigilancia y Seguridad Privada
Director General Sanidad Militar
Director Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad Personal
Secretario Ejecutivo Comisión Colombiana del Océano
Gerente General SILOG-CNMC
Director de Asuntos Legales
Directora Contratación Estatal MDN
Director Hospital Militar Central
Director Fondo Rotatorio de la Policía Nacional
Director Agencia Logística
Director Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Director Caja Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Director Instituto Casas Fiscales
Director Club Militar de Oficiales
Director Defensa Civil Colombiana
Directora Administrativa Ministerio de Defensa Nacional
Directora Administrativa y Financiera Comando General
Jefe Jefatura Financiera y Presupuestal Ejército Nacional

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Director Economía y Finanzas Armada Nacional
Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana
Jefe División Financiera DGSM
Director Administrativo DIMAR
Director Financiero Fondelibertad
Director Financiero Comisión Colombiana del Océano
Director Financiero Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Director Financiero Hospital Militar Central
Director Financiero Fondo Rotatorio de la Policía Nacional
Director Financiero Agencia Logística
Subdirector Financiero Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Subdirector Financiero Caja Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Subdirector Administrativo y Financiero Instituto Casas Fiscales
Director Financiero Club Militar de Oficiales
Subdirector Administrativo y Financiero Defensa Civil Colombiana
Director de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa
Jefe Jefatura Planeación Estratégica CGFM
Director Planeación Ejército Nacional
Jefe Oficina Planeación Armada Nacional
Jefe Oficina Planeación Fuerza Aérea Colombiana
Jefe Oficina Planeación Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
Jefe Oficina Planeación Fondelibertad
Jefe Oficina Planeación DIMAR
Jefe Oficina Planeación Comisión Colombiana del Océano
Jefe Oficina Planeación Dirección General de Sanidad Militar
Jefe Oficina Asesora de Planeación Hospital Militar Central

42
Jefe Oficina de Planeación Fondo Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Planeación Agencia Logística
Jefe Oficina Asesora de Planeación aja de Retiro de las Fuerzas Militares
Jefe Oficina Asesora de Planeación Caja Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Planeación Instituto de Casas Fiscales del Ejército
Jefe Oficina Asesora de Planeación Club Militar de Oficiales
Jefe Oficina Asesora de Planeación Defensa Civil Colombiana
Jefe Oficina Control Interno Ministerio de Defensa Nacional
Jefe Oficina Control Interno DGSM
Jefe Oficina Control Interno Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
Jefe Oficina Control Interno Fondelibertad
Jefe Oficina Control Interno DIMAR
Jefe Área Control Interno Comisión Colombiana del Océano
Jefe Oficina de Control Interno Hospital Militar Central
Jefe Oficina de Control Interno Fondo Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Control Interno Agencia Logística
Jefe Oficina de Control Interno Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Jefe Oficina de Control Interno Caja Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Control Interno Instituto de Casas Fiscales del Ejército
Jefe Oficina de Control Interno Club Militar de Oficiales
Jefe Oficina de Control Interno Defensa Civil Colombiana
Jefe de Oficina de Contratos Comando General
Jefe de Oficina de Contratación Ejército Nacional
Jefe de Oficina de Contratos Armada Nacional
Jefe de Departamento de Contratos Fuerza Aérea Colombiana

43
Jefe de División Administrativa - Contratos DIMAR
Jefe de Oficina Contratos Fondelibertad
Jefe División Administrativa - Contratos Dirección General de Sanidad Militar
División Administrativa Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
Oficina de Contratos Comisión Colombiana del Océano
Jefe Oficina de Contratos Hospital Militar Central
Jefe Oficina de Contratos Fondo Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Contratos Agencia Logística
Jefe Oficina de Contratos Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Jefe Oficina de Contratos Caja Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Contratos Instituto de Casas Fiscales del Ejército
Jefe Oficina de Contratos Club Militar de Oficiales
Jefe Oficina de Contratos Defensa Civil Colombiana
Grupo de Sistemas Dirección Administrativa
Dirección de Gestión de Información y Tecnología
Director Telemática Comando General
Jefe Oficina Informática Ejército Nacional
Jefe Oficina Informática Armada Nacional
Jefe Oficina Informática Comisión Colombiana del Océano
Jefe Dirección de Tecnología Fuerza Aérea Colombiana
Jefe Oficina Informática DIMAR
Jefe Oficina Informática Dirección General Sanidad Militar
Jefe Oficina Informática Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
Jefe Oficina Informática Fondelibertad
Oficina de Tecnología Agencia Logística
Grupo de Informática Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

44
Jefe Área de Informática Caja de Retiro de las FF.MM
Jefe Oficina de Planeaciones Informáticas Defensa Civil Colombiana
Jefe Oficina de Informática Hospital Militar Central
Jefe Oficina de Sistemas Fondo Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Informática Instituto de Casas Fiscales del Ejército
Jefe Oficina de Sistemas Club Militar de Oficiales
Coordinador Grupo Control Presupuestal Dirección de Finanzas
Coordinador Grupo Contabilidad General Dirección de Finanzas
Coordinador Grupo Control Tesorería Dirección de Finanzas
Coordinador Grupo Análisis y Difusión Dirección Finanzas
Vo.Bo. LUIS MANUEL NEIRA NUÑEZ

Secretario General
Proyectó: CR. DIEGO E. BECERRA CORNEJO.

Director Financiero
02 diciembre de 2009

No. Dir09-37 /: COPIA No. - DE - COPIAS LUGAR: Bogotá, D.C., FECHA: 04 DIC 2009

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REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

COPIA No._____ DE _____COPIAS

LUGAR: Bogotá, D.C.,

FECHA: 04 DIC 2009

No. DIR09-37 /MDSGDF-23.1

ASUNTO : Políticas para el cierre vigencia fiscal e inicio de año

Jefe de Estado Mayor Conjunto Comando General Fuerzas Militares;

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

2. Establecer el cronograma para el envío de la información correspondiente al cierre de

1. Constitución Política de Colombia.

2. Ley 48 del 03 de Marzo/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de Reclutamiento y

9. Ley de Presupuesto “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

23. Régimen de contabilidad pública y demás normas legales vigentes en materia

La presente Directiva rige a partir de la fecha de su expedición.

En atención a la necesidad de lograr unidad de criterio y estandarización en las acciones

En tal virtud, es indispensable de la participación activa de las áreas comprometidas así

De acuerdo con lo expuesto el presente documento busca:

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

1. Unificar los lineamientos y procedimientos a realizar por las áreas financieras y

2. Contar con personal idóneo y debidamente actualizado para adelantar en forma

3. Garantizar la confiabilidad de la información y lograr que la misma se tenga en

De otra parte, es pertinente resaltar que la Dirección de Finanzas ha actualizado y/o a

Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa darán

a. Supervisar el cumplimiento de la presente Directiva.

b. Establecer los lineamientos para que las Dependencias de la Gestión General

2. Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

a. Dictar para el Sector Defensa la política y estrategias presupuestales, contables de

c. Atender inquietudes presentadas por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de

d. Gestionar oportunamente la aprobación del PAC inicial y sus modificaciones ante el

e. Asesorar y capacitar a las Unidades Ejecutoras en los procesos financieros.

3. Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa

4. Inspecciones Generales Unidades Ejecutoras, Oficinas de Control Interno de las

De conformidad con sus funciones establecer las evaluaciones y los seguimientos a la

5. Dirección de Contratación Estatal.

a. Impartir las instrucciones al interior de la Unidad Ejecutora y para que las

b. Enviar los informes solicitados en el Manual de Políticas y Procedimientos Financieros

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

IV. POLITICAS DE CARÁCTER GENERAL

1. Difundir la presente directiva tanto a las Unidades y Subunidades Ejecutoras e impartir

2. Adelantar a más tardar en los plazos recomendados el registro de las transacciones

3. Tener presente por un lado, que de constituirse Reservas Presupuestales conllevarán

4. Efectuar permanente seguimiento a los archivos implementados por el

Así mismo, se requiere que al interior de cada Unidad Ejecutora se designen

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

6. Establecer controles permanentes y revisiones periódicas para confirmar el

7. Se recomienda a las Unidades y Subunidades Ejecutoras dar estricto cumplimiento a la

9. Tener en cuenta los lineamientos estipulados, en la Directiva Permanente No 23

V. ASPECTOS GENERALES SISTEMA SIIF NACION I.

1. EJECUCION REZAGO PRESUPUESTAL VIGENCIA ANTERIOR

1.3 Se requiere que los Departamentos Financieros verifiquen permanentemente la

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

adecuada la cadena presupuestal en el sistema SIIF-Nación, situación que perjudica

1.7 Si en el transcurso de la vigencia se determina que no se van a ejecutar algunos

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

constitución de reservas presupuestales o cuentas por pagar indebidas con dichos

1.9 Remitir los informes dispuestos de conformidad con el Cronograma de Actividades de

2. EJECUCION VIGENCIA ACTUAL

Así mismo, en la siguiente vigencia fiscal se recomienda que la apertura de las

2.4 Al elaborar el Registro Presupuestal se recomienda verificar que exista una

Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

COPIA No._ DE _COPIAS