Presentador por: Sonia Viviana Piedrahita Gutierrez

INFORME AA2
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación
y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por
lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en
un paradigma de la documentación.

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir
con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l
identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento

es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del
SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza
del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

 -Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y

proteger la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A.,

dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente
figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance,
pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

 4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de

formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa.
Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una
copia en medio digital al proceso de gestión de publicaciones, para su
correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación

la empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar
existencias.

4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas
o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó

al proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos

especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo
hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando
que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil
identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que
así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.
 4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.

 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N° ACTIVIDAD RESPONSA OBSERVACIONES

BLE

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento

Identifica necesidad de proceso y enviar por correo a la Directora
creación o mejora de del Departamento de biblioteca
documento. con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo par
su respectiva revisión.
2 Corrector de Las correcciones de ortografía y
estilo sintaxis se hacen de manera
directa en la documentación en
los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el
Revisa la adecuación de corrector enviara sugerencias y
la documentación comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto
antes de su envió como versión
final l Sistema de Gestión de la
Calidad.
De cualquier manera el corrector
hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en
La
Modifica y envía proceso partes problemáticas para la
documentación
requiere
nuevamente al interpretación el líder del proceso
ajustes? corrector hará las modificaciones en las
NO partes indicadas por el corrector
y le enviara nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo.
4 Líder del Enviar por correo al Coordinador
Solicita y justifica F-SO-OH-12 proceso de Salud, Seguridad e Higiene en
creación, mejora o SOLICITUD DE
CREACION Y el Trabajo con copia a la
anulación de
documento.
MEJORA O profesional de Apoyo del SG-
ANULACION DE
DOCUMENTO QHSE el formato solicitud de
1 creación, mejora o anulación de
documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a
consideración (Resultado de la
 revisión del corrector de estilo)

5 Profesional Revisar la solicitud y evaluar la

1 de Apoyo necesidad de crear, modificar o
SG-QHSE anular el documento.
Revisa solicitud y
verifica necesidad Auxiliar del
SG-QHSE
6 NO Informa al Coordinador Si es una solicitud de anulación,
Aprobada líder del del Área de se registra y el proceso termina.
proceso Salud, Cuando se considere necesario
Seguridad e define la intervención de un
Higiene en experto a fin de retroalimentar el
SI el Trabajo documento antes de su
3 aprobación final.
Según corresponda se presenta
al Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del
Registra Aprobación En La Solitud De SG-QGHSE registro Solicitud de Creación,
Creación, Mejora O Anulación De Mejora o Anulación del
Documentos Documento F-SO-OH-12,
marcando la casilla de aprobado,
Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
8 Profesional Para el caso de creación de
de Apoyo documentos se realiza la
Codifica y/o actualiza la versión SG-QHSE respectiva codificación y para
mejora se actualiza la versión.
Auxiliar del
SG-QHSE
9 Coordinador Al editar los documentos se
del Área de deben registrar las firmas de
Salud, elaboro, reviso y aprobó, si
Emite y Aprueba documento Seguridad e aplica. El Coordinador del Área
Higiene en de Salud Ocupacional informa al
el Trabajo. líder sobre la aprobación del
documento.
Profesional
de Apoyo Una vez firmados los
SG-QHSE. documentos se identifican con
Copia No Controlada, se graban
Auxiliar del en PDF (No Aplica para
SG-QHSE formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.
10 Profesional Se publican los nuevos
Retira de Intranet los de Apoyo documentos en la Intranet.
documentos obsoletos SG-QHSE
Al documento físico se le coloca
el sello de original, se archiva en
la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

11 Actualiza Listado Profesional Actualizar Listado Maestro

Listado Maestro de Apoyo Control De Documentos F-SO-
Maestro Control de Control de SG-QHSE. OH-13
de Documentos Documentos
Auxiliar del
SG-QHSE
2
12 Coordinador Se comunica al líder que el
2 del Área de documento se encuentra liberado
Salud, y se autoriza su uso.
Socializa con el líder del Seguridad e
proceso y/o funcionario que Higiene en
realizo solicitud. el Trabajo.

13 Líder del Informar los cambios de la

Aplica documento en el Proceso documentación a los
proceso correspondiente participantes del proceso.
3 Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar
FIN su debida aplicación.
 5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

N° ACTIVIDAD RESPONSAB OBSERVACIONES

LE
1
INICIO

2 Coordinador Los lidere de proceso con

Identificar los registros a de Gestión en apoyo del Coordinador del
controlar Salud, Área de Salud, Seguridad
Seguridad e e Higiene en el Trabajo
Higiene en el identifican los registros
Trabajo. incorporados en el
Sistema de gestión en
Líderes de Salud, Seguridad e
procesos Higiene en el Trabajo.
3 Líderes de Enviar por correo al
NO procesos Coordinador de Gestión en
Hay Salud, Seguridad e
SI Solicitud 1 Higiene en el Trabajo con
copia a la Profesional de
Apoyo del SG-QHSE el
formato solicitud de
Creación, Mejora o
Anulación de documento
F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración.
4 Coordinador Revisar la solicitud y
Revisar solicitudes o
de Gestión en evaluar la necesidad de
necesidades de registros
Salud, crear, modificar o anular el
Seguridad e documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador Si es una solicitud de
Informa al de Gestión en anulación, se registra y el
Aprobación líder del Salud, proceso termina.
de solicitud
proceso Seguridad e
o necesidad Higiene en el Cuando se considere
de registros
Trabajo. necesario define la
intervención de un experto
a fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice
la creación, Mejora o
anulación.

6 Coordinador El Coordinador de Gestión

Se autoriza y controla los
de Gestión en en Salud, Seguridad e
registros
Salud, Higiene en el Trabajo
Seguridad e actualiza los registros que
Higiene en el se generaron cambios o
Trabajo. nuevos documentos
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-
QHSE.
7 Coordinador Coordinador de Gestión en
1 de Gestión en Salud, Seguridad e
Establecer criterios de Salud, Higiene en el Trabajo
control de registro Seguridad e establece criterios sobre
Higiene en el los registros del
Trabajo. SG.QHSE.
8 Coordinador Actualizar Listado Maestro
Actualización del Listado
Listado Maestro Maestro de
de Gestión en Control de Documentos F-
Control de Salud, SO-OH-13
Documentos Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
9 Socializa con el líder del Coordinador Se comunica al líder que el
proceso y/o funcionario que de Gestión en documento se encuentra
realizo solicitud. Salud, liberado y se autoriza su
Seguridad e uso.
Higiene en el
Trabajo.
1
10 Líder del Informar los cambios de la
1 proceso documentación a los
participantes del proceso.

Aplica documento en el
Socializa el contenido de
proceso los documentos a fin de
correspondiente garantizar su debida
aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
CREACION, Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
MEJORA O Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
ANULACIONNDE en el Trabajo/ Líder Aplicativo del Sistema.
DOCUMENTOS del Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
MAESTRO Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
CONTROL DE Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS en el Trabajo/ Aplicativo del Sistema.
Profesional de
Apoyo.