Y ahora la ejecución de lo planificado, la tercera

fase del ciclo de vida de un proyecto. Esta es la

hora de la verdad, todo lo anterior solo son
papeles, tal vez buenos papeles, vamos a ver…

La ejecución va a acompañada del seguimiento

(mediciones, observación) y el control
(comparaciones, correcciones, gestión de
cambios)
La ejecución implica: la ejecución del componente
técnico y la ejecución de la gestión del proyecto y del
cambio

Componente técnico: elaboración y

construcción de productos y servicios

Situación Nueva
actual Gestión del proyecto Situación

Gestión del cambio

2
 Ejecución del Proyecto
Generalidades
• Esfuerzo para llevar a cabo el proyecto de acuerdo a como
se ha planificado.
• Entradas (1):
– Planificación del Talento humano: EDO, cargos y necesidades de
personal, plan de vinculación, matriz de responsabilidades,
desarrollo de equipos,....
– Planificación de las comunicaciones (incluida la comunicación con
involucrados, memoria y gestión documental)
– Planificación del alcance: Línea base del alcance, EDP de
desarrollo, matriz de trazabilidad de requisitos
– Planificación del tiempo: Cronograma línea base
– Planificación del costo: Presupuesto III y IV (línea base)
– Planificación del riesgo: Lista de riesgos y planificación de las
respuestas
– Planificación de las adquisiciones
 Ejecución del Proyecto
Generalidades
• Dificultades en la ejecución:
– Internas al proyecto:
1. Pobre planificación
2. Problemas de entendimiento
3. Falta de capacidad
4. Falta de conocimientos en la materia
5. Objetivos divergentes de los encargados
6. Burocracia
7. Falta de motivación
– Externas al proyecto:
1. Cuellos de botella de los suministradores
2. Huelgas
3. Accidentes
4. Nuevos requerimientos del cliente
5. Nuevas ideas del director del proyecto
6. Nuevas normativas
7. Requerimientos de control de calidad
 Ejecución del Proyecto
Gestión del T.H.: Adquirir el equipo del proyecto
Proceso mediante el cual se vinculan al proyecto los recursos humanos
necesarios para su ejecución.
Los miembros del equipo del proyecto (técnico y de gestión) se obtienen
de todas las fuentes disponibles, tanto internas como externas. Cuando el
equipo de dirección del proyecto puede influir o dirigir las asignaciones
de personal, las características que se deben tener en cuenta incluyen:
1. Disponibilidad. ¿Quiénes están disponibles y cuándo?
2. Capacidad. ¿Qué competencias poseen las personas?
3. Experiencia. ¿Las personas han realizado trabajos similares o
relacionados? ¿Los han realizado bien?
4. Intereses. ¿Las personas están interesadas en trabajar en este
proyecto?
5. Costo. ¿Cuánto se le pagará a cada miembro del equipo, en
especial si son contratados de fuera de la organización? Está de
acuerdo con lo presupuestado?
 Ejecución del Proyecto
Gestión del T.H.: Desarrollar el equipo del proyecto
Mejorar las competencias y la interacción de los miembros del equipo
para lograr un mejor rendimiento del proyecto.
• Los objetivos incluyen:
– Mejorar las habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su
capacidad de completar las actividades del proyecto
– Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del
equipo a fin de incrementar la productividad a través de un mayor trabajo en
equipo.
• La evaluación del rendimiento de un equipo puede incluir
indicadores tales como:
− Mejoras en las habilidades que permiten a una persona realizar las actividades
asignadas de forma más efectiva
– Mejoras en las competencias y los sentimientos que ayudan al equipo a mejorar
su rendimiento como grupo
– Menor índice de rotación del personal.
 Ejecución del Proyecto
Gestión del T.H.: Dirigir el equipo del proyecto
Hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo,
proporcionar retroalimentación, resolver polémicas y coordinar cambios
a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
Implica:
• Observación y conservación
• Evaluaciones del desempeño del proyecto
• Habilidades interpersonales (habilidades blandas: soft skills)
– Liderazgo
– Desarrollo del espíritu de equipo
– Motivación
– Comunicación
– Influencia
– Toma de decisiones
– Negociación
– Fomento de la confianza
– Gestión del conflicto
– Coaching (inteligencia emocional, resiliencia, empatía, asertividad)
 Ejecución del Proyecto
Dirigir el equipo del proyecto
Un ejemplo: Gestión del conflicto (negociación)
Construcción de equipos de trabajo
“Solo se puede construir un equipo de trabajo cuando se da un firme
sentimiento o necesidad de mejorar algunas condiciones o procesos básicos
que están interfiriendo en el logro de las metas organizacionales”

GRUPO DE TRABAJO EQUIPO DE TRABAJO

Objetivo / Metas Comparten información Desempeño colectivo

Sinergia Neutral (en ocasiones --) Positiva

Responsabilidad Individual Individual y mutua

Habilidades Aleatorias y diversas Complementarios

Equipos eficaces

10
Construcción de equipos de trabajo

El DESEMPEÑO COLECTIVO se basa en las

5C del trabajo en equipo:
1. Compromiso
2. Confianza
3. Colaboración
4. Coordinación
5. Comunicación
 Construcción de equipos de
trabajo
Ocho atributos de equipos de alto rendimiento:
1. Liderazgo participativo. Crear una interdependencia, cediendo poder, dando
libertad y sirviendo a los demás.
2. Responsabilidad compartida. Establecer un ambiente en el que todos los
miembros del equipo se sientan tan responsables como el directivo de los
resultados que se obtengan en el proyecto
3. Alineados para un propósito. Compartir un sentido de propósito común sobre la
razón de ser del equipo y sobre la función que se ha de realizar
4. Alta comunicación. Crear un clima de confianza y de comunicación abierta y
sincera
5. Centrados en el futuro. Percibiendo el cambio como una oportunidad de
crecimiento
6. Centrados en la tarea. Haciendo que las reuniones se centren en los resultados
7. Talentos creativos. Utilizando los talentos y la creatividad individual
8. Respuesta rápida. Identificando oportunidades y actuando para aprovecharlas
 Ejecución del Proyecto
Gestionar la relación con los involucrados y
gestionar las comunicaciones
• Proceso mediante el cual se comunica y trabaja con las partes
involucradas durante la ejecución del proyecto para
– Satisfacer sus necesidades y expectativas,
– Abordar los problemas conforme ocurran y
– Promover una participación activa y efectiva de las partes involucradas en las
decisiones y ejecución del proyecto.
• Poner la información necesaria a disposición de los equipos de trabajo
en el proyecto de manera oportuna.
• Poner en marcha el sistema de gestión documental del proyecto, en
especial la construcción de la memoria y lecciones aprendidas.
Fundamental:
• La comunicación
• Habilidades interpersonales
• La gestión de conflictos
• La gestión de los cambios (manejo de las solicitudes de cambios)
 Seguimiento y control del Proyecto
Generalidades
• El control debe ser integral: Alcance, plazos, costo, calidad
Entradas:
– Línea base del proyecto
– Reportes de avance:
✓ Medida directa del avance físico (SI ES POSIBLE) o
✓ Estimado del avance real
– Solicitudes de cambio (escritas)
✓ Internas / externas
✓ Imperativas / opcionales
– Replanificaciones
✓ Alcance
✓ Tiempo: Programas (reprogramación)
✓ Costo: Presupuestos (represupuestación)
✓ Calidad
 Seguimiento y control del Proyecto
Generalidades
Herramientas y técnicas
• Sistemas de control de cambios:
Generar información que contribuya de manera efectiva a la toma de
decisiones
(procedimientos, formularios, sistemas de seguimiento, niveles de aprobación)
• Medición del avance
− Informes de realización: organización y resumen de la información
✓ Informes de realización: Datos de desempeño real (tiempo y costo)
✓ Solicitudes de cambios: Cliente, equipo, contratistas
✓ Representación del avance: Diagramas de Gantt // Curvas S // Histogramas
// tablas
− Medición del avance
✓ Reuniones de revisión del desarrollo
✓ Análisis del Valor Ganado
- Análisis de desviaciones
- Análisis de tendencias
− Herramientas computarizadas
− Valoración del Impacto de las decisiones sobre la LÍNEA BASE
 Seguimiento y control del Proyecto
Generalidades
Resultados:
• Estimaciones de plazos y costos revisados: Modificaciones a la
información utilizada para la estimación
• Actualizaciones del alcance, programa y presupuesto
− Redefinición del alcance / Reprogramación / Represupuestación
− Valoración del Impacto de estas modificaciones en lo comprometido
(alcance, hitos, presupuesto de inversión)
• Acciones correctivas
Condiciones generales
1. El sistema debe organizarse bajo una unidad responsable centralizada y con
independencia suficiente
2. Esta unidad debe garantizar la consistencia de criterios, métodos de cálculo del
avance, periodicidad, veracidad, oportunidad
3. Su costo debe ser razonable en relación con el valor del proyecto que se desea
controlar
4. No puede constituir un obstáculo para el normal avance de las obras o desviar
excesivamente la atención de las unidades técnicas
5. Debe guardar relación con la capacidad de análisis y toma decisión del
proyecto en sus distintos niveles
 Seguimiento y control del Proyecto
Control integrado de cambios

• Los cambios son inevitables. Solo se requiere evaluarlos

objetivamente antes de aprobarlos o rechazarlos
• Pretende una gestión cuidadosa y continua de los cambios
de tal manera que el plan para la dirección del proyecto, el
enunciado del alcance del mismo y sus productos
entregables se mantengan actualizados y vigentes. Por eso:
– Identifica necesidades de cambios
– Recoge solicitudes de cambios
– Aprueba o rechaza solicitudes de cambio
– Incorpora cambios aprobados a la Línea Base del proyecto
revisada
 Seguimiento y control del Proyecto
Supervisar y controlar el trabajo

Se ocupa de:
• Recoger, medir, difundir información sobre el desempeño
• Evaluar las mediciones y tendencias para mejorar el proceso
• Seguimiento y minimización de los riesgos
• Informe del estado del proyecto (medición del avance) a los
integrantes e interesados
Desarrolla acciones de supervisión tales como:
• Corregir
• Prevenir
• Proyectar
• Reparar defectos (errores)
• Solicitud de cambios
 Seguimiento y control del Proyecto
Controlar el alcance

• Se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el

alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios.
• Asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas
recomendadas se procesen a través del proceso Control Integrado de
Cambios del proyecto.
• Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción
del alcance del proyecto.
• Los cambios son inevitables, con lo cual se impone algún tipo de
proceso de control de cambios.
 Seguimiento y control del Proyecto
Controlar el cronograma

El control del cronograma implica:

1. Determinar el estado actual del cronograma del proyecto

2. Influir sobre los factores que crean cambios en el cronograma

3. Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado

4. Gestionar los cambios reales a medida que suceden.

 Seguimiento y control del Proyecto
Controlar los costos

Pretende:
1. Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de costo
2. Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados
3. Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan
4. Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiación autorizada
periódica y total para el proyecto
5. Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las
variaciones con respecto a la línea base de costo
6. Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea base de costo
7. Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el
costo o en el uso de recursos informados
8. Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes
9. Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de límites aceptables.
 Seguimiento y control del Proyecto
Controlar los Riesgos

• Atención y análisis de los riesgos de la lista

• Monitoreo de las condiciones de disparo de los planes de contingencia
• Monitoreo de los riesgos residuales
• Revisión de la ejecución y efectividad de las estrategias seleccionadas
• Identificación de riesgos adicionales y desarrollo de respuestas a los
mismos
• Verificación permanente de la validez de los supuestos
• Análisis de variación y tendencias
• Seguimiento a la aplicación de las políticas y procedimientos
• Actualización permanente de las reservas contingentes de costo y
plazos
 Seguimiento y control del Proyecto
Controlar la relación con los Involucrados y las
comunicaciones
• Proceso mediante el cual se supervisa las relaciones con los
involucrados y las estrategias y los planes de ajuste para involucrar a
las partes interesadas.
• Implica un esfuerzo permanente por mantener o aumentar la eficiencia
y eficacia de las actividades de participación de los stackholders.
• Comprende el monitoreo y control de las comunicaciones a través de
la ejecución del proyecto para asegurar que las necesidades de
información de los involucrados y los equipos del proyecto se
cumplan, teniendo cuidado de asegurar un óptimo flujo de las
comunicaciones para todos los participantes en cualquier momento.
 Seguimiento y control del Proyecto
Momentos de control

• Valoración del avance

– Comparación de logros Vs Avance esperado
• Implica:
– Definirlos previamente (Plan del Proyecto)
– Preparar informes de avance
– Análisis:
✓ De desviación y tendencias
✓ De cambios y solicitudes de cambio
– Toma de decisiones: Planes de Gestión de Alcance, Tiempo, Costo,
Calidad
• Los procedimientos no deben resultar una carga burocrática
– Número de momentos de control
– Personas involucradas
 Seguimiento y control del Proyecto
Valor Ganado (EARNED VALUE)

• En un momento de control dado los

PT/Actividades pueden:
– Estar terminados: Su valoración surge de
comparar Costo presupuestado (CP) Vs Costo real
(CR)
– No haber iniciado: Mantiene su CP para
efectos de estimar costo de la obra
– Encontrarse en proceso: Medición directa o
estimación del avance real, registrándose el CR Vs
el CP, para el grado de avance real (TR)
 Seguimiento y control del Proyecto
Valor Ganado (EARNED VALUE)

EJEMPLO:
50%
• Dado:
– Presupuesto total de $100000
– Esfuerzo planeado: 12 meses 64%
– Producir 20 unidades
• Estado:
– Gastado a la fecha: $64000 > 40%
– Tiempo transcurrido: 6 meses
– Unidades producidas: 8 terminadas, 2 parcialmente
• Cómo va el proyecto y cómo saber cómo va el proyecto?
• Qué tanto ha avanzado? (64%, 50%, > 40%)
 Seguimiento y control del Proyecto
Valor Ganado (EARNED VALUE)

• Herramienta habitual para medir el desarrollo

del proyecto
• El valor ganado compara la cantidad de trabajo
planeado contra lo realmente terminado para
determinar si el COSTO, el CRONOGRAMA
y el TRABAJO están llevándose de acuerdo a
como estaba planificado
• El término valor ganado viene de la idea de
que cada entregable del proyecto tiene un
costo planeado, su valor. Cuando el entregable
se termina el valor se gana para el proyecto. 27
 Seguimiento y control del Proyecto
Valor Ganado (EARNED VALUE)

• Se requiere para el momento de inspección (TI):

– CPTP Costo Presupuestado del Trabajo Programado (Costo
presupuestado para gastarse en PT/Ac hasta TI)
 Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)
– CRTR Costo Real del Trabajo Realizado (Suma de los costos
directos e indirectos incurridos al realizar el PT/Act hasta TI)
 Actual Cost of Work Performed (ACWP)
– CPTR Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (Valor
Ganado)  Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)
• El patrón de medida para comparar y evaluar el estado
de la situación del proyecto es CPTR
 Control tiempo – costo- avance
(no incluye predicción a partir de Ti)
Control (CPTP)
Costo ($)
Momento Ti

Presupuesto
Oficial CR

CP
C Ej C = Desviación Costos
Ej = Desviación Ejecución

(CRTR) (CPTR)

Dp Dr t Períodos
Duración Oficial

Interpretación

(+) (-)

VP = CPTR – CPTP = Ejecución Adelantada Ejecución Atrasada

VC = CPTR – CRTR = Ahorro de costos Exceso de costos

Ej = CPTR / CPTP

C = CPTR / CRTR
 Control tiempo – costo- avance
(incluye predicción a partir de Ti)
Costos
($) Control Ti
C + X Costos
Mayor Costo
Estimado en Ti
C

Costo Estimado Atraso Estimado

a partir de Ti en Ti
(CPTP)

C
Ej

Ppto.
Oficial (CRTR)

(CPTR)
M

t t+M Períodos
Duración Oficial

Duración Estimada a Partir

de Estado a TI
 Curvas S del Control del Tiempo-Costo-Avance
El Valor Ganado

• Estimación del estado (situación final) del proyecto a partir

de la información TI:
Predicción Comparación con:
con base en
TI Presupuesto Duración
Oficial Oficial
Caso 1 Mayor costo Mayor duración
PEOR Caso 2 Menor costo Mayor duración
Caso 3 Mayor costo Menor duración
Caso 4 Menor costo Menor duración
MEJOR
 Control tiempo – costo- avance (Caso 1)

Control Ti
Mayor Caso 1
Costo Final

Desviaciones a TI
(CPTP) Mayor
Duración Ej = Negativa
Costo
Final C = Negativa
Estimado

Ppto. Predicción
Oficial (CRTR)
Mayor Costo
(CPTR) Mayor Duración

Ti t
Duración Oficial

Duración Estimada
Según Control Ti
 Control tiempo – costo- avance (Caso 2)

($)
Control Ti Menor Caso 2
Costo Final

Desviaciones a Ti
Mayor
Duración
Ej = Negativa

C = Positiva
Costo
Final
(CPTP)
Estimado

Ppto.
Oficial
(CPTR) Predicción

(CRTR) Menor Costo

Mayor Duración
Ti t
Duración Oficial

Duración Estimada
Según Control Ti
 Control tiempo – costo- avance (Caso 3)

($)
Control Ti Mayor Caso 2
Costo Final

Desviaciones a Ti
Menor
Duración Ej = Positiva

C = Negativa
Costo
Final
(CPTR)
Estimado

Ppto.
Oficial
Predicción
(CRTR)
(CPTP) Mayor Costo

Menor Duración
Ti t
Duración Oficial

Duración Estimada
Según Control Ti
 Control tiempo – costo- avance (Caso 4)

($)
Control Ti Menor Caso 4
Costo Final

Desviaciones a Ti
Menor
Duración
Ej = Positiva

C = Positiva
Costo
Final
(CPTP)
Estimado

Ppto.
Oficial
(CPTR) Predicción

(CRTR) Menor Costo

Menor Duración
Ti t
Duración Oficial

Duración Estimada
Según Control Ti
 Seguimiento y control del Proyecto
Control del Costo- Índices

• Pueden calcularse periódicamente para el proyecto

en su conjunto o para componentes

Índice de Ejecución (IEj) = CPTR / CPTP

Índice de Costos (IC) = CPTR / CRTR
Índice de Eficiencia (IEj) = CPTP / CRTR

Ejemplo
 Cierre del Proyecto
1. Cierre técnico:
– Entrega (proyectista) y aceptación (cliente) formal de resultados: Reconocer el
logro de las metas y que el trabajo se ha completado
– Valorar la gestión y el desarrollo técnico del proyecto: Mejoramiento
– Reconocimientos
– Preparar la transición del personal de los equipos de trabajo
Implica
– Transferir productos (responsabilidades) a usuarios (Departamentos, otros
proyectos,....)
– Liberar recursos (equipos y materiales)
– Limpieza y reparación de daños (proyectos de construcción o manufactura)
– Preparación de informe final:
• Valoración de los resultados (productos): Evaluación (expost) de indicadores
y metas
• Valoración de la gestión: Cumplimiento de plazos, presupuesto y calidad
Lecciones aprendidas
• Valoración de la Gestión Humana: Lecciones aprendidas
• Elaboración y entrega del INFORME FINAL DEL PROYECTO
• Acta de entrega
 Seguimiento y control del Proyecto
Verificación del alcance
• El proceso de obtener la aceptación formal por parte de los
involucrados (cliente / patrocinador) del alcance completado del
proyecto y los productos entregables relacionados.
• Incluye revisar los productos entregables para asegurarse de que
cada uno se complete satisfactoriamente.
• La verificación del alcance se diferencia del control de calidad en
que la verificación del alcance se relaciona principalmente con la
aceptación de los productos entregables (cumplimiento de
requerimientos y requisitos), mientras que el control de calidad se
relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad
especificados para los productos entregables (cumplimiento de
especificaciones técnicas).
• Aunque para proyectos pequeños estas dos pueden sintetizarse en un
solo esfuerzo
 Cierre del Proyecto
2. Cierre administrativo
– Gestión humana
• Manejo del nerviosismo del equipo involucrado (futuro)
• Liberación de personal
– Retorno a sus áreas funcionales
– Nuevos proyectos
– Desvinculación
– Archivo de Memorias (documentos) del proyecto, incluidas las lecciones
aprendidas
– Cierre de contratos: finalizar todos los compromisos contractuales con
proveedores, contratistas, cliente. (Cartas de agradecimiento y reconocimiento)
– Cierre contable y financiero (Contabilización final del proyecto: pago de
facturas, cierre de libros)
 Cierre del Proyecto
• Otras consideraciones:
– No cerrar formalmente (convenientemente) implica
continuar consumiendo recursos innecesariamente
(como el conejo energizer)
– El cierre puede ser como el suave aterrizaje de un
747 o como la explosión en el aíre del Hinderburg
(Why bad projects are so hard to kill)
• Cierre Vs Muerte (cancelación) del proyecto
– Es relativamente fácil cerrar un proyecto pequeño
con productos tangibles, qué hacer por ejemplo en
grandes proyectos con productos intangibles:
 Cierre del Proyecto
• El cierre de grandes (complejos) proyectos:
– Suele estar cargado de tensión (por el cumplimiento con los
resultados) y ansiedad (por el futuro)
– Hay la tendencia a prolongarlo innecesariamente (personal
ocupado en tareas insignificantes) principalmente por la
dificultad de reconocer la terminación de los productos
principales y los temores del personal del equipo
– Requiere de reuniones con los equipos para el
reconocimiento de logros y resultados y reducir la tensión y
ansiedad
– Requiere ser planificado como un pequeño proyecto
estructurado por etapas, con su cronograma y presupuesto
(planificación de los recursos requeridos)
 Cierre del Proyecto
• Procedimiento de cierre de un proyecto :
– Decisión de terminar: Valorar (verificar) el estado de los
productos comprometidos
✓ Si existen retrasos, prepare un plan de emergencia para acelerar la
finalización manteniendo el presupuesto y la calidad de lo
comprometido
✓ Si se dispone de los productos comprometidos (en un porcentaje
razonable de terminación), Prepare el plan de cierre
✓ Si se reconocen dificultades insalvables para terminar los productos,
realice acuerdos con el cliente y prepare un plan de cierre
– Plan de cierre:
✓ Lista de actividades, programa y presupuesto
✓ No olvide incluir las actividades asociadas con el personal
- Reuniones de agradecimientos por el trabajo (si lo merecen)
- Evaluación del trabajo
- Proyección, traslados, futuro,.....
✓ (No olvide la celebración)