SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TRABAJO GUIA 2: PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

PROGRAMA DE FORMACIÓN VIRTUAL: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO EN

ENTORNO LABORAL
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Tabla de contenido

Introducción

Clases de documentos ............................................................................................................................ 1

Documento archivo........................................................................................................................... 2-3

Documento electrónico ............................................................................................................... 4-5

Paralelo entre documentó archivo e electrónico ................................................................................ 6-8

Conclusión................................................................................................................................................ 9

Bibliografía ............................................................................................................................................ 10
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Introducción

Un Sistema de Administración de Documentos, controla el período de vida de un documento

dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y

cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro de la empresa.

Implica el control total de la información; un sistema de administración de documentos eficaz

debe integrarse a todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y

sencillo de usar. Un Sistema de Administración de Documentos mal diseñado no favorece

ninguna búsqueda y no distribuye la información a todos los niveles de la organización de la

empresa, siempre cuidando la seguridad de la misma. Estos sistemas son de mucha ayuda ya que

le ahorran tiempo y recursos a las empresas en materia de costo en papelería y almacenamiento

de documentos, sin mencionar la gran contribución que prestan cuando se realizan las auditorías

en las empresas, ya que como se ha dicho anteriormente se puede saber todo el ciclo de vida de

un documento en la empresa.
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Clases de documentos

Documento archivo: Los documentos de archivo son el subproducto documental de las

actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por

individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo

estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos

ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos,

podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales,

analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y

privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

Características

Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como una fuente de

información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:

Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado por

la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue creado.

Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en

cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u

organización que generó el documento.

Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente

como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente

no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.

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Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para

poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. Las catástrofes naturales y las guerras pueden

tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto inaccesible.

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial

respetar tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá entender quien lo creó, para

qué y la forma), como su contenido y formato (la manera en la que es representado el

documento).Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un

documento de archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por el concepto de

“verdad”), sino que debemos entenderlo como a un documento contemporáneo que emana de un

individuo u organización y que fue producido bajo una concepción o un punto de vista particular.

Además, es importante que como usuarios tengamos presente que nuestra cultura y vivencias

propias influyen en el abordaje e interpretación que hacemos respecto de un documento de

archivo. Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o

carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que un

fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos creados.

Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan un

valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos contemporáneos es lo

que les da su importancia, su potencial histórico debe ser ponderado en base a quién los creó, por

qué y para qué. Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como

documento de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen cumplimentada.

Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos y

digitales. Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos,

páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos
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Documento electrónico

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código

digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de

magnetización. Contienen datos textuales o gráficos creados desde una computadora mediante un

software. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo y se puede accedes a su

contenido cuantas veces queramos, y ase para modificarlo, imprimirlo, copiarlo, eliminarlo, etc.

Los documentos administrativos electrónicos son los emitidos por medios electrónicos,

informáticos y telemáticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original siempre que

quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y en su caso, la recepción del

interesado. Cuando estén autentificados con la firma electrónica avanzada, basada en un

certificado reconocido, tendrán el mismo valor que los firmados con firma manuscrita en

documentos en soporte papel. De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten

con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda. Hoy en

día, los documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una necesidad.

De hecho, prescindir del papel abarató los costes de transmisión de información y en muchos

casos aumentó la velocidad de comunicación. Sin embargo, el prescindir del papel creó el

problema de la existencia de múltiples formatos incompatibles. Incluso los documentos más

sencillos (en documentos en "plain text"), no están libres de este problema: la mayoría de

programas basados en el sistema MS-DOS no trabajan correctamente con documentos de texto

basados en UNIX. Muchos más problemas aparecen en relación a documentos electrónicos

editados mediante procesadores de texto, hojas de cálculo y procesadores gráficos CAD/DAO.

Para resolver este problema, muchas compañías de software distribuyen visualizadores gratuitos,
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que pueden leer los documentos electrónicos generados por sus programas de edición, que

generalmente no son gratuitos (un ejemplo es Adobe's Acrobat Reader). La otra solución

ampliamente usada es desarrollar formas de código estandarizadas y abiertas (por ejemplo, es el

código HTML). Es frecuente que la misión del documento como soporte de información

implique que no requiera de más valor probatorio que el que se presuma o se alegue en las

menciones del documento. Por ejemplo, la fecha de publicación o el nombre del autor suelen

figurar en los documentos y se suelen dar por válidos salvo prueba en contra. Sin embargo, en

ocasiones, es preciso demostrar la autenticidad del documento electrónico o bien, algunas

propiedades conexas, como la fecha de creación o publicación, el autor, el expedidor, o el titular

del documento (a los efectos de atribuirle un derecho), o bien otra información registrada en sus

metadatos.
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PARALELO ENTRE DOCUMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTO

ELECTRÓNICO

Temas Documento de archivo Documento electrónico

Son los determinados por el Son toda la información

Grupos de documentos lugar donde se encuentra toda generada, enviada, recibida,

la información producida o almacenada o acumulada por

recibida por una entidad medio electrónico. También

pública o privada en razón de se encuentran documentos

sus actividades o funciones. electrónicos de archivos que

cumplen su acción durante

todo el ciclo vital

documental, como son los

archivos de gestión, central e

histórico

El registro esta acogido en un Recoge información en un

medio, cuya información se medio cuyos símbolos solo

Registros hace accesible a través de pueden ser leídos por un

símbolos implícitos en él. El ordenador. Su contenido

contenido es inseparable de puede ser separado de su

su medio o soporte. Su valor soporte original, para ser

probatorio se mide por las transferido a otros. Su

características de autenticidad depende del

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autenticidad, entre ellas la hardware y software en el

firma. cual fue creado, y esta solo se

podrá mantener si se conserva

en su estructura original

Su valor probatorio se mide Su autenticidad depende del

por las características de hardware y software en el

Diferencia autenticidad, entre ellas la cual fue creado, y esta solo se

firma. podrá mantener si se conserva

en su estructura original.

Nos permite comunicación, a Controla el acceso a la

otros órganos o unidades de información por niveles de

la administración o a terceros seguridad y conservación a

Uso interesados, ya sea personas largo plazo.

jurídicas públicas y privadas

personas jurídicas o naturales.

Autenticidad: El documento Un documento electrónico es

es lo que afirma ser, se puede un documento cuyo soporte

comprobar que ha sido creado material es algún tipo de

Caracterización por la persona o la institución dispositivo electrónico y en el

que alega haberlo hecho y en que el contenido está

el tiempo que dice que fue codificado mediante algún

creado. tipo de código digital que

puede ser leído o reproducido

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mediante el auxilio de

detectores de magnetización.

SIMILITUD En la organización de los Se debe disponer de los

documentos. Tiene el mismo elementos necesarios de

objetivo el cual es mantener equipo espacio y personal

la información organizada y para el desarrollo de la

protegida, a fin de que sea función archivística.

fácil su localización en el Igualmente se deben crear

momento de que sea archivos para clasificar la

requerida la información. información, tanto la que se

produce como la que se

recepciona. Se realiza la

misma clasificación

documental.
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Conclusión

Los documentos conforman una tercera categoría dentro del género de la prueba documental,

en que gozan de una presunción de legitimidad, autenticidad y veracidad, pero tal presunción

puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario, por lo que podemos diferenciarlos de los

documentos públicos, que sólo pueden ser impugnado mediante la tacha de falsedad, y que

pueden ser promovidos en el lapso de promoción y evacuarlos en la etapa de evacuación de

prueba. Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales

y sustantivos, exigidos por las normas que lo regulan

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Bibliografía

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