CARLOSHUMBERTOGÓMEZCRUZ
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
CONTENIDO PAGINA
INTRODUCCION GENERAL
CAPITULO I
2. Introducción
3. Objetivos específicos
5. Trabajo práctico
6. Glosario
7. Evaluación Formativa
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
CAPITULO II
2. Introducción
3. Objetivos específicos
4. Temas y subtemas
5. Trabajo practico sugerido
6. Glosario
7. Evaluación formativa
CAPITULO III
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
2. Introducción
3. Objetivos específicos
4. Temas y subtemas
7. Glosario
8. Evaluación formativa
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
FORMATOS
INTRODUCCION GENERAL
El presente manual ha sido diseñado con el objetivo de servir como material de soporte
durante desarrollo de la MATERIA de Compras para los alumnos que cursan LAS CARRERAS
prima, útiles de oficina, mobiliario y equipo, etc. el éxito de las empresas dependerá en
prácticos como el presente manual que le sirvan para comprar con inteligencia
con detenimiento las los materiales y suministros, es decir aplicando todos los factores
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
utilizar el siguiente texto
PRINCIPIOS Y APLICACIONES
Tercera Edición
ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD 30
PARTICIPACION EN CLASE 30
PRESENTACION TRANBAJO 40
LA TOLERANCIA SERA DE 10
MINUTOS
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
CAPITULO I
preguntas.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
2. ¿Cuál es el objetivo del departamento de compras?
subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad, reducir el costo final
de los productos
gestión de compras, ya que conseguir que se reduzcan los costos podría suponer un
5. ¿Qué es la Planeación?
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
• Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
INTRODUCCIÓN
En este capítulo se estudiarán los conceptos importantes sobre compras, sus objetivos e
dentro de la organización.
organización.
Todo lo anterior con el propósito de ilustrar la manera en que influyen las compras en el
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Introducir al alumno a la importancia de la actividad de compras
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Pronósticos y Objetivos del departamento de Compras
Política de Compras
Condiciones de Pago
DESARROLLO DEL TEMA
En la empresa moderna las compras se deben realizar por un departamento que cuente
compañía.
El departamento de compras tiene objetivos muy claros en cualquier empresa tales como:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1. Mantener el abastecimiento y evitar paros innecesarios, con el mínimo de inversión
2. Evitar duplicidades
4. Buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los requisitos necesarios,
abatir los costos de producción y, por consiguiente, ello se reflejará en utilidades para la
empresa.
causaría serios problemas a la empresa debido a que incurriría en una producción de mala
clientes de la empresa.
Es por eso que para garantizar una posición favorable y estable con la cual la empresa
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
pueda hacer frente a la competencia, es necesario la adquisición de materiales al precio
que una operación eficiente en cualquier empresa depende de; hacer buenas compras que
nuevos materiales en el mercado, variaciones en las tendencias que puedan ser benéficas
inversión. No se deben de aumentar las inversiones más allá del inventario necesario para
3. Por sus estrechos contactos con otras compañías y con el mercado en general, Compras
3.1 Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean
en ese momento.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
3.3 Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden
3.4 Aumento del crédito de la empresa dentro del área en que se desenvuelve.
compras, ya que, “El bienestar de una compañía depende de la rotación de sus inventarios
rentables, sobre todo cuando el dueño o director de una empresa no tiene tiempo
suficiente para atender dicha función. Pero, es importante que las funciones de compras
y pago de facturas no sean realizados por la misma persona para evitar situaciones
problemáticas.
servicios, y el éxito que éstas obtienen es logrado en gran parte gracias a su departamento
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
ellos una estrecha relación, además de preparar y adecuar las especificaciones de los
posibles problemas jurídicos, así como también; verificar el recibo de los materiales,
solucionar diferencias con los proveedores, vigilar que se efectúen los pagos de las
facturas, y estar al pendiente de cualquier detalle por mínimo que parezca, dándole
solución inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la producción, que
solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisición
del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias
En caso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin
La función de compras es muy importante y para ello es necesario que todos los
1. De aspecto legal
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
SECTOR PÚBLICO
2. Estándares de calidad
4. De comunicación.
También se deberá tener especial cuidado en la negociación de las condiciones de pago,
ya que por ser proveedores muy lejanos, se deberán tomar en cuenta el pago de fletes,
Lo anterior quizás pueda llevarse a cabo en las pequeñas empresas, pero en las medianas
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
y grandes, como ya dijimos antes, es necesario la creación de un departamento de
utilidades, que es la finalidad para la cual la mayoría de las empresas han sido creadas.
básicos de la función de compras, por parte de todas las áreas que integran la
organización, esto debido a que, los esfuerzos coordinados dentro de la organización son
Las áreas con las que compras debe tener una estrecha relación son:
Dirección:
La relación que debe existir con la Dirección general es mediante reportes de las
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Estos reportes deben contener información estadística de los mercados de insumos y la
posición de la organización ante éstos, lo cual permitirá evaluar de una mejor manera y
Producción:
productos de calidad.
La relación entre los departamentos de compras y producción es; que compras procure
ambos son responsables de mantener los costos en un nivel óptimo. Producción producirá
de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades
suficientes de acuerdo a los planes de producción, evitando con ello paros innecesarios
Ventas:
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la función
producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.
Programación y planeación:
un cambio en el programa.
Almacenes:
entregas; con el propósito de que el departamento compras haga su labor con efectividad,
Ingeniería:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
La relación entre el departamento de compras y el de ingeniería, es de servicio mutuo. El
de los requerimientos de materiales y equipos, que por la función que realicen sean de
carácter especial.
Contabilidad:
La relación de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podría decirse que ambos
departamentos son como socios que deben cuidarse entre sí, ya que parte de la función
cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas
de la organización y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre
se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las demás áreas que
Entre compras y contabilidad, se establecen los plazos de crédito que podrán ser
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
negociados con los proveedores, se elaboran presupuestos y pronósticos basándose en
las fluctuaciones de las monedas que se manejen en las compras, así como los índices de
Relaciones públicas:
1. La calidad
2. El precio
3. La funcionalidad
1. La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor
2. El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual
vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede
basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto
total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la
El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir
los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades
4. Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a
a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe
ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la
Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la
calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse siempre presentes dos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1. La calidad de los materiales y de los componentes
5. Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor deben estar totalmente
de acuerdo con las definiciones de calidad o con los requisitos establecidos en la orden
6. Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara de la calidad que
organizaciones, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre, la calidad debe
de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto o servicio comprados, así como
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
El área de compras debe preocuparse por todos estos componentes y en especial por los
que pueden ser medidos y definidos exactamente, ya que son los que deben ser
solicitados al proveedor por parte del comprador y de esta manera el proveedor sabrá
Para el propósito de las áreas de compra la calidad de un material puede ser definida en
3. Marca
4. Especificaciones de desempeño
6. Estándares comerciales
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1. Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas.
Cada dimensión de calidad está basado en un estándar mensurable que tiene que ser el
medición, otro lo constituyen las pruebas físicas que podamos aplicar a un producto para
características.
2. El grado del mercado.
El grado del mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el
inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares
3. Marca.
identificarlo por la marca del fabricante. Para los compradores este método tiene
recibirlos y, además, éstos deben tener cierta garantía que ampare al comprador en caso
Se puede asumir que al recibir un producto de una marca certificada, cumple con todas y
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
cada una de las especificaciones de calidad que se requieren y que, además, el proveedor
marca que realmente satisfaga los requisitos del usuario dentro de la organización, se
Una de las mejores formas para determinar la calidad, sobretodo en el caso de maquinaria
Medir el desempeño o las especificaciones del producto está volviéndose un método cada
vez más utilizado para definir la calidad ya que ha traído buenos resultados.
Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar al proveedor a que iguale justo las
características de una muestra proporcionada por el cliente, esta es una de las formas
Aunque pareciera ser la forma más fácil, realmente es una de las más problemáticas ya
que requiere de mucho tiempo por parte del comprador y del mismo proveedor, esto
debido a que éste último deberá hacer el contratipo de la muestra y será sólo cuando el
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
6. Estándares comerciales o de la industria
algunos materiales por ejemplo: metales y componentes electrónicos, son muy altos. Lo
anterior ha beneficiado en parte a las organizaciones, debido a que se han creado más
fuentes de abasto de dichos materiales, y los precios se han estandarizado siendo más
fácil adquirirlos, porque no hay necesidad de buscar el mejor precio, debido a que todos
ya que todo proveedor de los productos estandarizados tiene que cumplir con estas
para la organización.
descripción mencionados. En estos casos el diseño hecho a base de ingeniería son los que
conjunto con los proveedores, de tal forma que esta inspección también los beneficie
haciéndoles recapacitar con relación a los defectos o fallas que puedan tener sus
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
productos o servicios, Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no
satisfaga los requerimientos, de lo que se trata es que los compradores trabajen muy de
cerca con los proveedores en tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero
defectos en sus materiales y servicios. La clave para todo esto es desarrollar claras y
coordinada para asegurar que ellos logren el nivel de calidad y servicio que la
organización necesita.
Manejo de programas de calidad:
no cumplir con los requisitos?, Es importante tener en mente que hay diferentes niveles
orden establecida.
de compras hayan sido las adecuadas y que el proveedor cumplió o no con los requisitos.
Es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los
no.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Cuando uno los materiales adquiridos no cumplen con los requisitos al ser recibidos, se
pueden rechazar y devolver al proveedor, para lo cual existen tres tipos de devolución:
factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin
embargo, existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la
Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes
Planeación:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Ha existido mucho interés en la planeación en el ámbito corporativo mismo que podría
describirse como un intento sistemático para planear el futuro de una organización, con
el propósito de prever las pros y contras que el futuro tiene reservado, además de trazar
Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la
ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro, este parecería ser muy similar al
presente, de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero
materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar
preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor
planeación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer sus
propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más que emplear su propio
tiempo en solucionar problemas que posiblemente podrían haberse evitado con una
buena planeación.
Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque
algunos están en contra de ellos, la verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo
de pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos
liberan al comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.
aspectos propios de la función de compras y que puedan redituar ahorros en gastos para
la empresa.
Dentro de la planeación se comprende: Elaborar pronósticos, establecer objetivos,
Los pronósticos:
Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas alternativas que existen
en el mercado, son una visualización del futuro de manera constante para poder tomar
determinado período de tiempo, antes de iniciar con las compras de los materiales.
Establecer objetivos:
generales de la organización.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
El precio es un elemento al que se le debe poner especial atención al negociar una compra,
El precio de compra está integrado de varios factores: costo de materiales, mano de obra,
Se debe llevar un excelente control de todos los factores posibles, que puedan afectar el
precio ya que en esta época los niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la
importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por conseguir un precio
más bajo.
comprando.
Las mejores condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las políticas
generales de la organización.
programas, para evitar faltantes o sobrantes que puedan ser motivo de paros de
adapta a los materiales de tipo estándar que sus precios no varían frecuentemente y que,
El mínimo debe ser mantenido en su nivel más bajo, pero con la seguridad de que será
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
suficiente de acuerdo a las necesidades de la empresa.
La orden de compra debe de hacerse por una cantidad óptima, que no represente riesgos
sobre el nivel mínimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la
Políticas de Compras
Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas
deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos
1. Fuentes de abastecimiento
2. Especificaciones
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
3. Precios
4. Calidad
5. Investigación y desarrollo
6. Ética
afectar las políticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta la opinión del
3. Toda correspondencia con los proveedores deberá ser canalizada a través del
departamento de compras, incluyendo todas las reclamaciones y ajustes con los mismos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
6. Se deberá contar con la coordinación necesaria con los otros departamentos a fin de
requeridas.
uniforme establecido.
capacidad de almacén.
10. los proveedores a los que se recurra deberán ser aquellos que reúnan las siguientes
características:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
10.5 Considerable ética
Programas de compras
necesidades, y los pasos y fechas serán regidos por las dificultades del mercado y del
tiempo disponible.
compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como:
Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras
programadas:
restringida, como en el caso de un producto con un diseño único y que solo lo fabrica o
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
2. Cuando la aprobación de ingeniería cubre a un solo proveedor.
diferencia en precios es mínima, en tal caso se podrá negociar con un solo proveedor un
mejor precio.
formulen requisiciones.
Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido en
función de cómo programe las compras, y esto podría ser tomando como referencia los
siguientes puntos:
1. La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programación.
2. Hasta qué grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar
1. Evitar demoras
2. Optimizar gastos
3. Controlar la calidad y
4. Controlar inventarios.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
puesta en marcha del programa final.
además, debemos aclarar que éstas se dan en los diferentes niveles de una organización,
El primer paso sería establecer las metas; ya sea bajar el nivel de inventarios, abatir los
costos de compras en general o solo reducir los costos en dé en las compras de materiales
El segundo paso será, crear un equipo de trabajo, formado por los integrantes de los
El análisis más utilizado en estos casos es el de Pareto, o mejor conocido como ABC.
Este análisis es generalmente utilizado como base de políticas de inventarios como por
ejemplo:
Los artículos C serán aquellos que solo se piden una vez al año y representan una
refacciones difíciles de conseguir o que son partes de fabricación especial para cierta
maquinaria en específico, los de tipo B serán los que solicitan más o menos 4 veces al
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
año, y finalmente los tipo A que son todos aquellos materiales cuyo consumo es muy
frecuente y se solicitan cada mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización.
Como podemos observar, esta política implica extremar la vigilancia sobre los artículos
de tipo A, mantener un nivel óptimo de control sobre los materiales tipo B, y no así sobre
continua que solo varía de acuerdo con los cambios en la producción o en el mercado de
Presupuestos de compras
Los presupuestos son parte de la planeación y generalmente se refieren a los gastos que
serán realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basándose en las necesidades
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1. Presupuesto de operación del área de compras
Se refiere a la estimación de los gastos que serán necesarios de efectuar, para lograr que
etc.
elaboración así como la elaboración de los demás presupuestos de las distintas áreas de
la organización depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente
En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que será
En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore
con gran exactitud, apegándose siempre a los pronósticos de ventas, ya que ello ayudará
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
El presupuesto de producción está situado en nivel de importancia, abajo del de ventas,
dependiendo directamente de él, porque será en relación con los pronósticos de ventas
Condiciones de Pago
Las condiciones de pago son de verdad importantes para la organización, en especial para
organización, principalmente por las condiciones de pago pactadas en cada una de las
compras, mismas que deben de ser a un crédito mayor o por lo menos igual al promedio
Ejemplo: Si una empresa vende sus productos a un crédito promedio de 30 días, deberá
realizar sus compras a un crédito superior a los 30 días, o por lo menos igual para así
Es por ello que se debe tener mucho cuidado al momento de negociar las condiciones de
mismo grupo y procederán a llenar los formatos del procedimiento de compras. (Anexos)
a) Políticas de Compra
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
b) Programa de Compras
c) Presupuesto de Compras
1999.
D HEDRICK, Floyd, Administración de Compras, 1ra. Edición en Español, México, Editora
Técnica, 1971.
GLOSARIO
EVALUACIÓN FORMATIVA
de este capítulo, conteste en forma clara las preguntas que a continuación se le presentan.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto o un servicio.
subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad, reducir el costo final
de los productos
gestión de compras, ya que conseguir que se reduzcan los costos podría suponer un
5. ¿Qué es la Planeación?
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
• Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
EVALUACIÓN 01
Instrucciones.
y precios adecuados….….…………………………………….………( V )
calidad……..……………………………………………………………….………….__( F )
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
3. La importancia de contar con un departamento de compras para el departamento de
producción es que esta procure los materiales cumpliendo con los requerimientos
solicitados…..……………………………………………..__( V )
numéricos.…………………..………………………………………………………..__ ( V )
SELECCIÓN MULTIPLE
Instrucciones.
a. Establecer objetivos
b. Mano de obra.
c. Planeación
d. Todas
e. Ninguna es correcta.
a) Evitar demoras
b) Optimizar gastos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
c) Controlar la calidad
d) a y c son correctas
e) Todas
f) Ninguna
3. El departamento de compras debe contar con políticas de:
a. Obtención de la información
d. Todas
e. Ninguna
a. Principio de costos
b. Principio de honradez
c. Principio de eficiencia
d. Todas
e. Ninguna
COMPLETACIÓN
Instrucciones:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1. Algunas de las funciones principales del departamento de compras son:
a) Localizar
b) Seleccionar
a) Planeación
c) Pronósticos y Objetivos
d) Política de Compras
e) Programas y Procedimiento
f) Condiciones de pago
b) Optima calidad
c) Costos convenientes
d) Cumplimiento de contratos
e) Considerable ética
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
4. Ventajas que tiene el contar con un procedimiento de compras
movimiento vertical y mesa para sujetar el objeto a taladrar. La principal ventaja de este
se detallan a continuación:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Proveedor 1 (crédito 30 días)
Condiciones de entrega:
Condiciones de entrega:
Condiciones de entrega:
Instrucciones.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
CAPITULO II
DIAGNOSTICO DE ENTRADA
Con la intención de conocer el nivel de conocimiento que tiene, previo al desarrollo del
1. ¿Qué es necesario para lograr una adecuada organización del Área de Compras?
Lo importante es que hay una gestión, control y organización del departamento
compras, porque incluso un pequeño ahorro puede reducir los costos de producción
a diferencia del general, pues comprende a la organización del área de Compras, así
INTRODUCCIÓN
ubicación y el recurso humano adecuado para el buen funcionamiento del mismo. Además
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
calculando el Lote Económico de Compra y el Punto de Reorden.
Objetivos Específicos
la empresa.
3. Que el estudiante realice cálculos para encontrar el Lote económico de compra.
TEMAS Y SUBTEMAS
6. El Manual de Compras
de la empresa.
ESTRATEGIAS DE COMPRAS
1. Aspectos Generales
2. Sistemas de Inventarios
3. Tipos de compra
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan
Para que se logre obtener una adecuada organización de éste departamento, se deben fijar
objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente coordinación del trabajo
departamento, la armonía con la que se trabaje en relación con los demás departamentos
de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con
organización.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
2. Organización funcional; Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la
trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Dirección deben ser divididas de tal
forma que cada individuo realice el mínimo de funciones posible. Así, cada persona que
dirija, lo hará sólo sobre una sola operación principal, para lo cual debe especializarse,
para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se
obtengan.
3. Organización de línea y staff; Este tipo de organización se utiliza como apoyo a la
especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la función
que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo
recibir instrucción del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan
La ubicación del área de compras dentro de una empresa varía de acuerdo a la importancia
Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy
producción.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
El departamento de compras puede reportar a la Dirección Comercial si se considera la
cuando sea necesario mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de
Estos dos aspectos de las compras podrían darse separados y en grados parciales o
completos, o bien darse en conjunto, también en grado parcial o total, pero es mejor
definirlas en tres partes para que sea más comprensible la función que se realiza en cada
caso:
que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, repuestos o
2. Las compras descentralizadas son aquellas que son efectuadas directamente por los
ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son
ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente
con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, además, de tener
un intercambio de información técnica que a futuro pueda ser útil para el desarrollo de
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
sus funciones.
Esta práctica también puede traer graves consecuencias debido a que habrá productos
la compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener mejores
precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean
El área de compras así como todos los demás departamentos de una empresa, cuenta con
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
5. Condiciones de pago, etc.
Cumplir con los requerimientos establecidos, de no ser así, el cliente podrá hacer las
observaciones pertinentes para que mejore, lo cual reforzará la relación entre ambos.
En la selección del proveedor se deben considerar todos los factores que giran alrededor
juez.
Por lo que respecta a los materiales sobrantes y obsoletos, la cantidad y el valor de estos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Tomar la decisión de; Si se compra un artículo o se produce; esto significa, evaluar qué
producción, basándose en el costo que esto represente, y se elegirá la opción que mejor
y permite tener un mejor control y efectuar los cambios que pudieran ser necesarios en
el diseño.
El comprar los artículos ya fabricados puede ser más barato que fabricarlos, sobre todo
Para tomar una decisión con relación a comprar artículos ya hechos o mandarlos hacer,
compras hacer un estudio en cuanto a costo, disponibilidad, confianza que ésta pueda
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la dinámica de sus
funciones, se observa que no es fácil adaptar una estructura en común para todos los
organización sea una combinación de los tres sistemas; lineal, funcional o de comités, de
compras:
1. Un jefe debe tener un ámbito de control sobre sus subordinados, para verificar que se
debe de estar en equilibrio con su autoridad, la cual puede delegar de acuerdo a los
En empresas pequeñas, el departamento de compras puede estar constituido por una sola
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
función de administración así como la de compras específicamente.
habilidad para organizar, responsabilidad, etc., características que debe tener un gerente
de compras. Además, este debe ser perspicaz al tratar con agentes vendedores y con el
hacerlo.
las empresas medianas, este departamento puede estar constituido por un gerente o jefe
El reclutamiento del personal del área de compras es siempre preocupante, debido a que
se debe buscar personal con experiencia para ejecutar funciones específicas, esto en el
Jefe de compras
El jefe de compras puede ser un antiguo comprador, cuyo nivel intelectual le permita ser
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
libre de complejos respecto a los mandos superiores, a los que, al convertirse en jefe
Gerente de Compras
Existen ciertas recomendaciones que se deben tomar en cuenta tales como:
1. Debe ser una persona que cumpla con la función de servicio hacia todas las áreas de la
empresa
políticas establecidas.
4. Debe ser creativo, inteligente, de fácil comunicación y tener una imaginación abierta
para interpretar fácilmente cualquier situación que se presente, con el fin de que pueda
a menos que tenga aprobada la una requisición para la compra y el precio de compra
Para ser un ejecutivo, el gerente de compras debe de conocer lo que sucede dentro de la
propia empresa; desde las necesidades de producción hasta los objetivos generales de la
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Todo el personal dentro de la empresa, con la finalidad de estar bien informado de las
por eso, que debe ser estimulado y reconocido por los niveles superiores dentro de la
decisiones respecto a la adquisición de bienes, y una simple decisión puede ser motivo
de ahorro económico para la empresa. Por lo mismo, debe ser apoyado en sus decisiones,
Un comprador no debe ser un malvado que torture a los vendedores y los trate con
rudeza, tampoco debe menospreciarlos ante sus jefes, ese tipo de compradores debe
Un comprador no puede ser una persona de carácter explosivo e impaciente, más bien
debe ser dinámico, emotivo - sin dejarse impresionar -, intuitivo, buen negociador y
paciente.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
memoria y capacidad de trabajo.
En beneficio del comprador, se establece que debe contar con un tiempo razonable para
motivo, es necesario distribuir de una manera eficaz las funciones no solo de los
Es más bien un asistente del gerente del área, y debe de estar capacitada de acuerdo a las
necesidades de la empresa, debido a que será un soporte muy importante para el gerente,
en la búsqueda de buenos resultados con el fin de lograr los objetivos del departamento
4. Realizar comunicaciones.
5. Recibir proveedores.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
6. Recibir cotizaciones, registrarlas y turnarlas al comprador.
Teóricamente las anteriores son las funciones que debe realizar una secretaria del
a cabo de una manera eficiente, debido a que cada integrante del departamento tiene
funciones totalmente diferentes, además, están tan ocupados en sus funciones que en
ocasiones ni siquiera se les nota dentro de la empresa y, por consiguiente, es muy común
compras.
1% del global de las compras efectuadas y es alrededor de un 0.5% del total de las ventas
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
departamento.
El Manual de Compras
El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte
El manual de compras debe apegarse a los lineamientos del manual general, y debe
acciones a seguir de acuerdo a las políticas y debe contener las instrucciones de las
1. Introducción
2. Índice
3. Objetivos Generales
4. Organización
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
5. Políticas
6. Procedimientos
7. Instrucciones Técnicas
1. Introducción
En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el
manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, así como
2. Índice
numeración progresiva general o por numeración particular la ventaja del índice permite
3. Objetivos Generales
4. Organización
a. Organigrama de la empresa
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
d. Asignación de responsabilidades
5. Políticas
Esta sección está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la
gerencia en las que algunos casos serán preparados en coordinación con los
6. Procedimientos
En esta sección se presenta la parte más abundante del manual de compras ya que
establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones tratando de
7. Instrucciones Técnicas
Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren métodos de operación y están
8. Circulares y boletines
relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o aspectos que deben conocer para
evitar confusiones.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Estos deberán ser incluidos en el manual de compras con la finalidad de que el personal
de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que así se requiera
empresa
El Gerente de Compras debe de tener excelentes relaciones con los demás gerentes
responsables de las distintas áreas de la empresa y que son clientes del departamento de
compras.
Principalmente el departamento de compras tiene relaciones con los departamentos de
ESTRATEGIAS DE COMPRAS
Aspectos Generales
con el fin de negociar las compras, buscando siempre realizarlas a un costo óptimo que
Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas las compañías
siendo estos:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
2. Fecha planeada para su utilización
3. Grado de obsolescencia
5. Costo de la compras
Si se tiene una buena planeación en cuanto a producción, será fácil establecer tiempos de
Cuando no se cuenta con lugares suficiente, además posiblemente se tendrá que comprar
en cantidades pequeñas.
El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un factor que ocasione
incompetencia en el mercado por tener que vender muy caros los productos finales.
Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a cambios en los procesos
de manufactura, los cuales se dan generalmente por cambios en la tecnología, pueden ser
factor de perdida para la empresa y es un factor que se debe tomar en cuenta al momento
Sistemas de Inventarios
El termino inventario tiene diversas aceptaciones, según la aplicación que se le dé. Para
una empresa industrial implica que su inventario está formado por materias primas,
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
productos en proceso y productos terminados, mientras que para una empresa comercial
compradas para volverse a vender, mercancías que forman parte del renglón del activo
circulante...
Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar
debidamente la utilidad a través del proceso de enfrentar los costos apropiados para los
ingresos.
largo, mediano y corto plazo, al igual que una buena programación de la producción y los
métodos de control
y el control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras actividades del
de ventas.
Las técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea posible a una simulación de la
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
realidad del mundo.
departamento de compras.
1. Suministros.
Artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de fábrica.
2. Materias primas.
futuro en producto fabricado por la empresa. Son los bienes que no se les han añadido
3. Productos en proceso.
terminados, y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos
indirectos.
4. Materiales de producción.
5. Material de trabajo.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
6. Productos terminados.
Son los bienes terminados que se almacenan para su venta y entrega a los clientes.
7. Mercancías en tránsito.
Se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, las cuales forman parte de su
8. Mercancías en consignación.
Son las que se han enviado con el objeto de buscarles mercado y son propiedad de la
9. Mercancías en depósito.
Son las que se han entregado para su custodia en algún almacén de depósito y se
algunas ocasiones, como garantía de un préstamo obtenido, por lo que se les llama
A medida que crecen los negocios y se trata de administrar en forma cada vez más
científica, los gerentes encuentran más complejos y más grandes sus problemas, así como
una mayor presión en la toma de decisiones. Las decisiones por intuición ya no compiten
con las que ahora toman los directivos modernos, que se basan en el examen de hechos
reales a través de datos oportunos, del estado de sus negocios y mediante el análisis
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
técnico y matemático de sus operaciones.
Valuación de inventarios.
Salidas).
P.E.P.S.
El método de Primeras Entradas Primeras Salidas funciona como su nombre, es decir, lo
primero que entra es lo primero que sale, pero no en unidades, sino en valores. Para
realizar tal método en valores, son los costos los que se van aplicando de conformidad al
orden en que se fue comprando la mercancía. El costo unitario a que se efectuó la primera
compra es el costo que se deberá aplicar a la primera venta hasta agotar el lote. Una vez
Tomemos como ejemplo que la compra del artículo X el 1° de enero costó $.50.00 c/u y
piezas se les habrá de aplicar un costo de $. 50.00 c/u y los dos restantes se les aplicarán
de $. 60.00.
10x50= 500.00
2X60= 120.00
Suma: 620.00
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
12x150= 1,800 .00
Ingreso: 1,800.00
Costo: 620.00
Promedio Ponderado
El costo promedio es simplemente obtener una suma promediada en los costos unitarios
800/15=53.33
Ingreso: 1,800.00
Costo: 639.96
U.E.P.S.
bien en éste se valúan las salidas del almacén tomando como el costo más antiguo, en el
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
U.E.P.S. se valúan partiendo del último de ellos hasta agotar las existencias en unidades
Total: $650
Ingreso: 1,800.00
Costo: 650.00
No existe ninguna regla que defina qué método seguir, todo depende del enfoque que
tenga la empresa sobre la compra de sus artículos. Un buen punto de partida serían las
producción los que deben calcular todos los materiales y materias primas que necesitan
etc.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1. Formula Lote Económico de Compra
Q=2SD
iC
S (D/Q)
iCQ
4. Total Costo
S(D/Q) + ICQ
Punto de Recompra
Intenta asegurar la disponibilidad continua de todos los materiales para cubrir una
demanda.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
IS = Σ (X- X) X 2
N-1
IS : Inventario de Seguridad
X: Demanda
X: Demanda promedio
N: Número de Datos
Las anteriores formulas pueden ser utilizadas, en las empresas que cuentan con el
calendario de tiempo de entrega necesarios de todos los materiales que serán utilizados
materiales que serán utilizados durante un determinado especio de tiempo, y una vez
obtenida dicha cantidad, se negocia con los proveedores un pedido que cubra dicha
cantidad, pero, ese pedido deberá ser surtido en parcialidades de acuerdo a las
Un pedido de compra abierto puede ser el sistema más efectivo y adecuado para las
factores, para el departamento de compras tales como: tiempo del comprador, gastos de
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Es obligación de la alta dirección en conjunto con el departamento de compras, de
determinar las reservas necesarias de los productos cuyos precios fluctúan muy a
en el mercado.
Comprar cantidades indeterminadas, es un plan donde solo se trata de cubrir las
Tipos de Compra
Existen diversos tipos de compras que se practican, entre los cuales se distinguen tres,
1. Compras a precio alzado: Son las que se refieren a compras de cosas pequeñas que son
comunes en el mercado y se compran por kilos, metros, piezas, etc. Tales como: Tornillos,
clavos, madera, granos, legumbres, etc. Y que son de fácil adquisición, por lo cual el
comprador no puede poner pretexto para comprar las cantidades requeridas en el tiempo
establecido.
2. Compras sobre muestra: Son aquellas en las que es necesario proporcionar al proveedor
una muestra física del material que se desea comprar, con el objeto de que sea elaborado
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
al momento de ser utilizado dicho material en la producción.
También se lleva a cabo este tipo de compra cuando lo que se desea comprar es por
ejemplo: una refacción algún equipo muy viejo o único, y para el cual no existen
ser muy costoso, por tal motivo, si es posible la fabricación de dicha refacción localmente
a un costo razonable, se puede intentar por medio de una muestra física, a la cual se le
3. Compras sobre contrato: Son aquellas compras que se hacen por un determinado
y para las cuales se firma un contrato especial que contiene cláusulas donde se establecen
Existe otra forma de clasificar las compras, y es de acuerdo al ámbito en que se realizan,
Son las que se llevan a cabo dentro de un país determinado y que están sujetas a cumplir
a) Locales: Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde está situada
la empresa.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
b) Foráneas: Son las que se realizan dentro del país de que se trate, pero fuera de la plaza
Una fuente local puede ofrecer un servicio más confiable que otra que se encuentre
localizada a grandes distancias, debido a que la distancia sea más corta, como porque se
Locales quizás tengan los equipos e instalaciones más apropiadas, los conocimientos y la
solvencia económica como cualquier otro proveedor localiza en lugares distantes. Una
segunda base para preferir fuentes locales de abastecimiento, descansa sobre aspectos
Son las que se efectúan entre dos o más países y se rigen con las leyes de los países que
Compras de Importación:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
empresa, es el aspecto de los tratados de libre comercio que sostiene nuestro país con
otras naciones como por ejemplo Chile, Estados Unidos, Canadá, Japón, Unión europea,
entre otros países, de los cuales se logra la compra de las importaciones con la reducción
cuidando que lo que compremos sea de la calidad requerida, que tenga tiempo de entrega
relativamente cortos y las entregas sean realizadas en el tiempo establecido, esto puede
ser posible, solo debemos de dominar bien el idioma inglés, además de manejar toda
transacción en dólares.
importación.
Los problemas de las compras de importación, se relacionan, en mucho mayor grado, que
en el caso de las compras nacionales, con la naturaleza y las costumbres del extranjero
comercio nacional, que proviene del lenguaje común de los ciudadanos, las leyes y las
costumbres.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
fluctuaciones de las monedas, así como de los detalles que se requieran, para la fácil
ejecución y entrega de acuerdos con sus contratos. En caso de no contar dentro del área
cumplir las restricciones aplicadas, como para cobrar derechos de importación que se
exigen por todas las mercancías que no estén específicamente exentas, según las leyes
aduanales vigentes y las órdenes del ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio
recíprocos).
El certificado de origen, es una declaración para fines de entrada en las aduanas del país
importador, siendo este emitido por el país donde se han originado la mercancía. En
algunos casos, se requiere certificado de origen para cumplir con restricciones o controles
de otra naturaleza, mismos que son utilizados como base para determinar la calidad que
será aceptada, según lo acordado, por lo cual se deberá contar con el certificado de
análisis correspondiente.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Un certificado de inspección, identificara la exactitud del material embarcado, en
es: La póliza de seguro, especificando el tipo y el importe del mismo, la cual cubrirá los
riesgos en la transacción.
Los importadores deberán marcar los empaques, tanto internos como externos, del
de pago de las mercancías importadas, ya que muchos países cambian de vez en cuando
Compras de exportación:
Son todas aquellas que se llevan a cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales
En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basándose en diseños o modelos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
3. Se debe establecer la existencia máxima con relación a piezas de uso constante.
En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo, el departamento de compras debe
de la compra.
adquirir directamente, está en contacto con el producto el envase con el cual será
Docente
1. Formar grupos de alumnos para que calculen el Lote económico de compra y el punto
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
compras de una empresa
Alumnos
EVALUACIÓN FORMATIVA
este capítulo, conteste en forma clara las preguntas que a continuación se le presentan.
1. ¿Qué es necesario para lograr una adecuada organización del Área de Compras?
Se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente
coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
• Entrevistar a los proveedores.
desarrollan.
EVALUACIÓN 02
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
I PARTE: CIERTO O FALSO
Instrucciones
En el espacio de la derecha coloque una V en caso de que la proposición sea cierta o una
en pedidos ya fincados…….………………………………….………__(F)
2. Un Plan de Inventarios se elabora basado en el control de
inventarios..............................................................................................……….__(v)
inventarios………………….…….…………………………………………………..__(F)
PEPS………………………………………………………………………………….__(v)
limitado.…………………..……………………………………………………………__(v)
Instrucciones.
I. La Empresa “El Carpintero” ha realizado las siguientes operaciones que han afectado el
inventario:
COMPRAS
PRODUCTO “A”
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
UNIDADES
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
5/02/07
500
$. 25.00
$. 12,500
15/02/07
500
$. 25.50
$. 12,750
25/02/07
400
$. 26.00
$. 10,400
TOTAL COMPRAS
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1,400
$. 35,650
COMPRAS
PRODUCTO “B”
6/02/07
500
$. 15.00
$. 7,500
10/02/07
500
$. 16.00
$. 8,000
27/02/07
600
$. 17.00
$. 10,200
TOTAL COMPRAS
1,600
$. 25,700
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
VENTAS
PRODUCTO
CANTIDAD
VALOR
UNIT
TOTAL
18/02/07
800
$. 80.00
$. 64,000
22/02/07
1,200
$. 70.00
$. 84,000
TOTAL
2,000
$. 148,000
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Con la Información anterior calcular lo siguiente:
a) Costo de lo vendido
b) Utilidad bruta
II. PARTE
La tienda General Electric fabrica una línea de planchas eléctricas alguna de estas
Calcular el
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
e) Costo total
III. PARTE
2. Demanda = 250
3. Demanda promedio = 50
4. Datos de 5 semanas
CAPITULO III
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
DIAGNOSTICO DE ENTRADA
Con la intención de conocer el nivel de conocimiento que tiene, previo al desarrollo del
3. ¿Qué es un Proveedor?
4. ¿Cuáles son las principales fuentes de información que debe consultar un comprador?
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
6.- ¿Describe las principales funciones de un Gerente de Compras?
8.- Enumera los principales Elementos que debe contener un manual de procedimientos
INTRODUCCION
En este capítulo se estudiaran los pasos a seguir para poder realizar una compra dentro
del departamento de compras, los estudiantes utilizarán esta herramienta para elaborar
OBJETIVOS ESPECIFICOS
procedimiento de compras que le ayuden a realizar mejor sus funciones dentro del
departamento.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
TEMAS Y SUBTEMAS
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Solicitud de Compras
Análisis de mercados
Orden de compra
Fabricar o comprar
Reportes a la Gerencia
Sistemas de compras
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Procedimiento de Compras
Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y así como
En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios
para efectuar una compra. Es claro que no es una regla común para todas las empresas
ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero podemos hacer una lista
ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal función:
1. Solicitud de Compra de un material al departamento compras.
Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
4. Será escrito en un lenguaje común.
4. Son de gran ayuda en la preparación de presupuestos y fijación de costos son base para
determinar sueldos
Solicitud de Compra
La Solicitud de Compra, es un formato especial por medio del cual los diferentes
que la requisición esté debidamente autorizada, de acuerdo a las políticas que para tal
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
encuentran en proceso.
Cuando una Solicitud de Compra no cumple con los requisitos para ser trabajada, será
compras.
Una vez recibida la solicitud, se deberá entregar una copia firmada y sellada a solicitante
para que este tenga un control de sus requerimientos, además, deberá tener sus
momento, poder hacer aclaraciones respecto a los materiales solicitado en ella. Por lo que
es parte de las actividades del comprador, tener bien controladas las Solicitudes de
Compra.
la compra.
Análisis de mercados
compras.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
actuales, y algunos otros aspectos importantes.
o Para realizar los análisis correspondientes, el comprador debe ser un experto en los
los mercados de cada material, siendo esto una base importante para tomar decisiones al
proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o
sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el
departamento de compras.
empresa, para poder pedirlas posteriormente una cotización sobre sus productos.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes
características:
1. Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de producción.
Algunas de las cosas que también se toman en cuenta del vendedor, son sus instalaciones,
Geografía
La cantidad de compra que realizamos influirá en el paso que se le asigne a cada uno de
El criterio de selección del vendedor asociado con su evaluación, puede variar según las
que si sucede lo contrario, le significara más costos fuera de programas y deteriora las
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
consideraciones, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores, con los cuales se
tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos, más bien, hay que
distribuir nuestras compras a dos o tres proveedores diferentes, para evitar problemas
de abastecimiento por alguna falla en las entregas, por parte del proveedor.
Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales que van
a ser comprados, antes de iniciar la selección del proveedor, son aspectos que ayudaran
Primero es necesario conocer, cuáles son las industrias o las empresas que producen o
venden el o los artículos requeridos, una vez que esto es conocido, el número de
comercial usado del material a comprar, indica normalmente el tipo de industria que lo
elabora o que lo comercializa, en algunos casos, sin embargo, el nombre solo indica el
producto, por lo cual, con el fin de identificar a las empresa elaboradora o vendedora, es
Hay muchos artículos que son fabricados de manera uniforme, de los cuales solamente
¨stock¨ que adicionalmente a su mayor disponibilidad, son casi siempre de menor precio.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Algunos productos por su propia naturaleza no son estándar, la mayoría de las forjas,
plásticos, hules moldeados, por citar unos cuantos, son hechos sobre diseños del cliente,
usualmente con datos, patrones o moldes pagados por el cliente, los cuales son fabricados
solo por orden y en las entidades especificadas por el cliente, los cuales no deben de
indeseables y costosos, pero en algunas ocasiones inevitables, sin embargo ambos tipos
pues un numero de mil, por ejemplo, puede grande en un caso y pequeño en otro; pero
deben ser considerados con relación al tamaño físico del producto, a su valor unitario, y
disponibles.
Muchos artículos estandarizados, son fabricados en cantidades mucho mayores que las
importante de un buen comprador. Por lo regular, algunos compradores solo cuentas con
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
funciona cuando el número de proveedores es muy pequeño.
1. Catálogos
Comúnmente los catálogos, proporcionan información sobre precios, muchos artículos y
materiales se venden a partir de las listas del precio estándar y las cotizaciones se hacen
Una oficina de compras bien administradas, siempre debe de contar con los catálogos de
las fuentes comúnmente conocidas de abastecimiento, que cubran la mayor parte de los
materiales en los cuales está interesada la compañía. El valor de estos catálogos será
contenida en ellos.
Los catálogos de comisionistas, contienen artículos que obtienen de una gran variedad
Donde se encuentran varias empresas que ofrecen el producto o artículo que se requiere.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
3. Literatura de publicidad
Este material es excelente para referencias específicas, si está bien reverenciado por
artículo y se mantiene al día, prácticamente a base diaria, estará entre los mejores
métodos de selecciones preliminares de fuentes. Lo malo que este tipo de material ocupa
diariamente.
4. computadora
También por este medio es posible tener una fuente de información confiable que puede
ser proporcionado por el proveedor y/a disquete o CD room o en su caso vía Internet.
Cada día que pasa, esta forma de información se está haciendo muy popular puesto que
tiene muchas ventajas como por ejemplo: se tiene información al instante del proveedor
de lo que se quiere comprar, se pueden hacer los pedidos ¨on line¨ con cargo a una tarjeta
5. Revistas de comercio
Son una valiosa fuente de información sobre proveedores potenciales, la lista de tales
publicación es muy extensa y los artículos similares varias en valor. Este tipo de revistas,
hábito de leer este tipo de revistas, siempre estará bien informado. También, por medio
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
La representación de ventas, constituye una fuente valiosa de información de que se
información sobre comercio. Un comprador que está siempre alerta, intenta ver5 a tantos
el desarrollar buenas relaciones con los proveedores, iniciando estas con una actitud
amistosa, cortes simpática y franca hacia el representante de ventas. Esta fuente es la más
productiva, ya que el entrevistar a los vendedores, los escuchamos, preguntamos
6. Muestras
se pueden realizar muestras del producto del vendedor. Con frecuencia un agente de
ventas cuando tiene un producto nuevo, urge al comprador a aceptar una muestra con
fines de prueba, esto origina planteamiento como que muestras aceptar, como asegurar
una prueba imparcial de las aceptadas, quien pagara los costos de los análisis y si se debe
algunas muestras del producto del proveedor, lo cual es muy conveniente para comprobar
que los que se ofrece se cumple, independientemente de hacer lo mismo con otros
7. Exhibiciones comerciales
Es propia para el área de interés del comprador, donde las muestras deben de ser tratadas
a las muestras, eventos, exposiciones, ferias o similares, que sean referentes a los
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
artículos que se compra para la empresa, con el propósito de poder conocer que es lo que
proveedor potencial con el fin de formarse una opinión, mediante la observación directa,
práctica sana, que tales visitas sean realizadas ¨en equipo¨, conjuntamente con los
expertos técnicos y financieros, cuando se desee efectuar una evaluación más completa
de una empresa.
Una vez determinadas por lo menos tres proveedores potenciales para el abastecimiento
de cierto producto, se debe buscar desarrollarse. Es decir, se lee evaluaran sus resultados
La relación que debe existir con los proveedores, después que se han seleccionado,
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
características, será quien abastecer a la empresa de los materiales requeridos.
Al solicitar cotizaciones, se debe dar preferencia a los proveedores que hayan hecho labor
Un profesional de compras, debe tener una cualidad muy importante que lo distinga entre
los demás empleados, esta es, la habilidad para analizar los precios, con el propósito de
tomar decisiones adecuadas, además de lograr los mejores arreglos con los proveedores.
La negociación, se debe considerar como el arte de lograr ventajas que no solo benefician
a una parte, sino que sean equitativos tanto para el proveedor como para el comprador,
deduce que está aceptando dichos precios como los mejores del mercado y que satisfacen
No debemos olvidar que la responsabilidad del comprador es, lograr el ahorro máximo
para su empresa, sin que ello perjudique la calidad de los productos, materiales o
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
1. ¿Cuáles son mis objetivos?
4. ¿Cuáles son los hechos que debo reunir de antemano y si lo principal puede negociarse
en este artículo?
También deberá establecer una agenda con los puntos a tratar, participantes, fecha y
1. La calidad
2. El precio
3. garantía y servicio
4. Tiempo de entrega
5. Condiciones de pago
6. Condiciones contractuales
Orden de compra
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
La orden de compra es un documento por medio del cual se comprometen tanto el
orden, este número será utilizado por el proveedor, como clave para realizar el embarque
y la facturación de la mercancía vendida, y será por medio de este número que se deberá
El número de orden de compra deberá aparecer en todos los documentos, que tengan algo
que ver con las adquisiciones, facturación, embarque, recepción del material etc., con
pagos correspondientes.
calidad de los materiales comprados, además de: instrucciones sobre la dirección exacta
donde se deberán entregas los materiales, la fecha en que deberán ser entregado, (siendo
necesaria para darle seguimiento al proceso que debe seguir una compra.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Los tipos de contrato de compra pueden ser clasificados como:
Pedidos generales, son contratos que cubren por lo generales las necesidades de un
necesidades de cada empresa y a las rutinas establecidas para efectuar las compras y,
solo será válido un contrato de compra que contenga como minino los siguientes
3. Un importe adecuado
Se deberá de dar un seguimiento adecuado a los pedidos, para asegurar las entregas de
La función anterior, deberá desarrollarla una persona encargada de expeditar todos los
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
está dando, de acuerdo a requisitos asentados en los pedidos de compra que se le hayan
coordinar sus esfuerzos a que todas las mercancías de todas las órdenes de compra, sean
entregadas.
Fabricar o comprar
En este punto, deben considerarse seis preguntas importantes para antes de tomar una
cuando.
convenio.
Pero, existe la función de seguimiento de los pedidos como una simple rutina, lo cual se
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
da cuando:
2. Los materiales pedidos son de uso estándar y son controlados con los sistemas de
cuente con el personal específicamente asignado para tal función, este organizada de una
manera adecuada para tal propósito, los procedimientos para el seguimiento estén
es conveniente confiar en el departamento de tráfico del proveedor para que elija la ruta
proveedor sea los más personalizado posible, la recepción del material sea avisada al
departamento de compras para que este acuse de recibido, el proveedor envié una factura
Una de las herramientas más valiosas con las que un departamento de compras pueden
materiales necesarios, esto ayudará en gran parte a tener ahorros de tiempo, ya que con
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
tan solo consultar el control de las compras se podrá determinar una compra lógica,
debido a que en los registros de control se tendrán guardadas las características de las
compras pasadas.
información:
e) Descuentos obtenidos.
i) Cantidades compradas
j) Observaciones necesarias.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
actualizadas, con el fin de que al momento de comprar los materiales, estos sean
3. Registro de contratos:
Será necesaria su implementación para mantener un control de ellos y así poder
Este control nos permitirá estar informados de la situación real que tengan las órdenes
proveedores.
Reportes a la Gerencia
veras, los resultados de obtenidos por este departamento, entre ellos tenemos:
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
2. Reporte de los descuentos obtenidos.
desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que los resultados se logran gracias al
compras desempeña sus funciones. Para poder establecer los parámetros de medición y
de evaluación para el departamento de compras, es que se dan varios factores que varían
Por lo anterior, el departamento de compras debe ser evaluado como si fuera una empresa
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
de tiempo.
La base para la evaluación será constituida por cierta información que sea entendida por
demás departamentos?
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
producción por falta de inventario? ¿Se controla la insolencia al impedir el sobre
inventario?
4. ¿Se controles los record de compras de tal forma que cualquier tipo de información
Un tercer método compara los precios actuales pagados con un costo estándar
predeterminado, ya sea por promedio o por el último precio pagado el año anterior. La
mercancías compradas.
necesarios para la medición del desempeño del departamento de compras, deberá ser de
importancia para la dirección, debido a que será quien tendrá que entender los grandes
a la misma altura con las demás funciones de la empresa y, además, cuanta con personal
altamente especializado.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
posible, las utilidades de la empresa se verán incrementadas en grandes proporciones.
Sistema de compras
Implantar sistemas de calidad sobre productos y servicios, ha sido una necesidad para
las grandes industrias que se desarrollen en el ámbito de los mercados globalizados, con
y minimizar el trabajo a las grandes empresas que se rijan bajo estas normas.
Esto traerá beneficios a corto plazo y reforzara la competitividad a dichas empresas, con
aprobó desde 1987 las normas ISO-9000. Las cuales rigen las relaciones cliente-proveedor
cual contiene un vocabulario que se encarga de definir lo que es la calidad y como debe
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
2. Garantizar la confiaba a la dirección de la empresa de que la calidad será siempre
cumplida.
3. Otorgar al cliente la confianza de que los productos adquiridos por él son de la calidad
y costo requerido.
servicio, los cuales deberán ser realizados cumpliendo con la misma calidad que rige las
normas.
ISO-9002: En ella solo se incluye adicionalmente la fabricación e instalación de los
ISO-9003: Esta norma entra en función después de que se ha cumplido con las anteriores,
ISO-9004: Esta norma se encarga de proporcional las directrices necesarias para evaluar
los factores técnicos, administrativos y humanos que de una forma u otra afecten a la
El comprador público tiene una autoridad diferente a la del comprador privado, y es que,
El comprador público, está condicionado por las leyes, regulaciones o estatutos, tales
como constituciones y leyes municipales, por lo cual debe de tener cuidado de no salirse
de los lineamientos legales dentro de los cuales deben operar, ya que su responsabilidad
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
fue basada en una legislación y en los sectores que lo eligieron para tales funciones.
ayuden a la optimización de los gastos públicos, debido a que si el recurso necesario para
Lo contrario sucede con el comprador privado, que en caso de tener una oportunidad así
en beneficio de la empresa, bastara que éste compruebe que será una negociación
ventajosa, para que en pocos días le sea autorizado el recurso necesario (hablando de una
Lo anterior de las empresas a que el comprador público gasta el dinero que proviene de
control de la calidad, transporte de materiales, etc. Y las compras suelen ser en muchas
ocasiones muy lentas, a menos que sea absolutamente necesario acelerarlas, lo anterior
debido que en las compras del sector público, las acciones de los compradores en la
mayoría de los casos, están basados en el proceso de licitación. Esto porque así lo
establecen los estatutos gubernamentales, teniendo como objeto, apoyar a todos aquellos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
contribuyentes que estén en la posibilidad de concursar en las licitaciones, teniendo la
Las licitaciones deben ser abiertas a inspección pública, con lo cual se procura que ningún
comprador del sector público puede tener favoritismo hacia algún proveedor en especial.
sistema de licitaciones informales, por medio de las cuales son definidos los proveedores
para los pedidos pequeños, inferiores a cierta cantidad de dinero, previamente
establecidos.
oferta.
control de calidad, para asegurarse que los artículos entregados cumplan con los
2. Enviar una lista donde se mencione como, cuando, donde y de qué forma se deben
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
3. Se indicara a los proveedores, las condiciones legales y especiales que deben cumplir
establecida, etc.
Las fianzas protegen al comprador en caso de que el proveedor elegido no cumpla con lo
convenido. En cuyo caso, los gastos que se originen por buscar otro proveedor para que
aseguradora.
Departamento de Informática:
se lleva a cabo a través del sistema de cómputo, por lo tanto el funcionamiento del
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
procesamiento de datos, etc.
medio que es posible recibir cotizaciones, catálogos, etc. Utilizando para ello el Internet.
Departamento de Tráfico:
Es en este departamento, donde se reciben los materiales comprados que de alguna forma
que ampara los embargues, con el propósito de asegurar, que la cantidad recibida, el
importe de la factura, la calidad de los materiales, el empaque, etc. Son los convenidos
en la orden de compra, de la cual el proveedor deberá entregar una copia junto con la
factura de los materiales para que el departamento de tráfico pueda corroborar más
correspondientes.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
propio departamento de compras.
Los materiales comprados, llegaran a la empresa por distintos medios, y deberán ser
3. Solicitar la inspección de los materiales que así lo requieran por parte de los
especificaciones.
4. Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se reciben los materiales.
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
departamento de recibo, que cuente con personal especializado y que reporte a la jefatura
de almacén.
sí, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una estrecha comunicación y
vital importancia que el control de estos materiales y productos sea riguroso ya que de la
producción.
Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacén está muy ligado al
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Docente
1. Reunir un grupo de alumnos (5 máximo) para que elaboren una base de datos de los
Consultar en:
http://unamosapuntes.mexico.com..mx/
GLOSARIO
EVALUACIÓN FORMATIVA
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
Con la intención de conocer el nivel de conocimiento adquirido, después del desarrollo
de este capítulo, conteste en forma clara las preguntas que a continuación se le presentan.
Es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo
de la actividad
4. ¿Cuáles son las principales fuentes de información que debe consultar un comprador?
TIPO PRÁCTICO
del mismo
CONCLUSIONES En el departamento de compras, solo debe existir una idea firme “comprar
bien”, lo cual significa lograr una gran ventaja en el proceso de búsqueda de buenos
resultados dentro de una organización, que lleven finalmente al logro de los objetivos
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
generales. El departamento de compras, contribuye de una manera hasta cierto punto
pacifica, pero de gran valía en el logro de dichos objetivos, ya que, como podemos
organización. Por tal motivo, se deben seguir de una manera efectiva todos los planes
necesidades. Posiblemente ahora sea más fácil realizar funciones de compras, debido a
procesos de compras así como muchos otros procesos, dentro de las grandes
compras debe contar con personal altamente capacitado y especializado, de acuerdo a las
actuar coordinadamente para lograr los objetivos de calidad, precio y entrega a tiempo
de los artículos que produce ya que son parte importante del circulo de intercambios
Español, México, Editora Técnica, 1971. RODRIGUEZ, Valencia Joaquín, como administrar
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
pequeñas y medianas empresas, 3ra México, 1993. LECLERCQ Xavier, La Auditoria al
Servicio de Compras, 1ra. México, Alfaomega Grupo Editor, 1995. ANZOLA Rojas Sérvulo,
FECHA ORDEN No. PROVEEDOR Para ser entregado en la Planta de MARCAS ORDEN No.
CAJA No. EMPRESA TEGUCIGALPA, M.D.C., MÉXICO TERMINOS DE PAGO El producto debe
ser entregado en nuestras bodegas antes de las tres de la tarde. ITEM CANT UNIDAD
pago. 3. Dentro del total el impuesto incluido. 4. El número de solicitud interna es 5. Uso:
_______________________________________
EMPRESA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ
No.______
SOLICITUD DE COMPRA
FECHA: ______________________
ITEM
CANTIDAD
UNIDADES
DESCRIPCION
SOLICITANTE: ______________________________
CARLOSHUMBERTOGOMEZCRUZ