PLÁN DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

ARCHIVO CENTRAL - DEPARTAMENTO DE POLICÍA VALLE (DEVAL)

POLICÍA NACIONAL
SANTIAGO DE CALI - ENERO 2019

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 CONTENIDO

1. GLOSARIO.

2. INTRODUCCIÓN.

3. MARCO LEGAL.
3.1 Legislación Nacional.
3.2 Normas Técnicas Colombianas (N.T.C).

4. ALCANCE.

5. JUSTIFICACION.

6. DEFINICIÓN.

7. OBJETIVOS.
7.1 Objetivo general.
7.2 Objetivos específicos.

8. INFORMACIÓN BÁSICA DEL “ARCHIVO CENTRAL DE DEPARTAMENTO DE POLICÍA VALLE DEL

CAUCA”.
8.1. Organigrama del Departamento.
8.2. Geo-referenciación de la Organización (A nivel Interno – Externo).
8.2.1. Datos de Ubicación de las Locaciones.
8.2.2. Límites de las locaciones o instalaciones donde se encuentra el Archivo Central.

9. INFORMACIÓN BÁSICA DEL ARCHIVO CENTRAL.

9.1 Parte del personal que labora en el Archivo Central del departamento.
9.2 Elementos, Equipos tecnológicos, mobiliario y acervo documental.
9.3 Cantidad de información custodiada en el Archivo Central del departamento.
9.4 Edificio El Piloto – Ubicación física del Archivo Central DEVAL.
9.4.1. Planos Edificio.
9.4.2. Planos Archivo Central.
9.4.3. Distribución Áreas en el Edificio de Archivo Central DEVAL.
9.4.3.1. Características, Elementos Estructurales (Según Diagnostico).
9.4.3.2. Áreas Colindantes Internas.
9.4.3.3. Áreas Colindantes Externas.

10. IDENTIFICACION DE AMENAZAS EN LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO CENTRAL.

10.1 Objetivos Específicos.
10.2 Identificación de amenazas o vulnerabilidad.
10.2.1. Tipo de Amenazas.
10.3 Metodología.
10.3.1. Análisis de Amenaza.
10.3.2. Calificación de la amenaza.

11. ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA ATENCION DE EMERGENCIAS.

11.1 Nivel Operacional.
11.2 Integrantes del Comité de Emergencia.
11.2.1. Brigadistas del Archivo Central DEVAL
11.3 Participación en el Comité de Emergencia.
11.3.1. Actividades que debe realizar un Comité de emergencias en el DEVAL y que debe ser tenido en cuenta
por parte del Grupo de Gestion Documental (DEVAL-GUGED) – (Antes, Durante y Después).

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11.3.2. Responsabilidad de los Funcionarios – (Antes, Durante y Después).
12. ACTIVIDADES DE PREVENCION.
12.1 Plan de Acción y Reacción.

 Detalles de las acciones prioritarias a realizar con los acervos documentales en el evento de una
situación de emergencia (Valores Secundarios).

13. ASPECTOS QUE DEBEN SER VALORADOS Y ESTABLECIDOS POR EL COMITÈ DE

EMERGENCIA DEL EDIFICO PILOTO, E INTERIORIZADOS POR EL ARCHIVO CENTRAL.
13.1. Rutas de Evacuación en caso de emergencia.
13.2. Sistema de Alarma para Evacuación.
13.2.1. Procedimiento para Notificación de Alerta y Alarma.
13.3. Proceso de Evacuación – (Antes, Durante y Después de salir).

 Normas de Evacuación para visitantes y personal ajeno a las instalaciones.

13.3.1. Zonas de Evacuación y Grupos Directivos de Evacuación.

13.3.1.1. Sitios de Reunión Final.
13.3.1.2. Punto de Encuentro Principal.

14. PLAN DE CONTINGENCIA PARA LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO CENTRAL DEVAL.

 AMENAZAS ANTROPOGENICAS Y/O AMENAZAS NATURALES.

- Situación – Riesgo por Inundaciones (Actividades a realizar).

15. CONSIDERACIONES PARA EL PLAN DE PREVENCIÓN Y MANEJO DE EMERGENCIAS DE LA

INFORMACIÒN AFECTADA POR INUNDACIONES.

- Situación – Riesgo por Incendios (Actividades a realizar, Equipos, Contextualización).

- Situación – Riesgo por Hurto, Vandalismo – Medidas de Seguridad (Actividades a realizar).

- Situación – Riesgo por Movimientos Telúricos (Actividades a realizar, Medidas de Prevención).

- Situación – Riesgo por Conflicto Armado (Actividades a realizar).

16. LINEAMIENTOS PARA LA RECONSTRUCCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.

16.1 Instrumentos y Trámites a utilizar para facilitar la reconstrucción de los expedientes.

17. INVESTIGACIÓN DE LA EMERGENCIA.

17.1 Aspectos Básicos (Que Sucedió, Como, Cuando, Donde, Etc.).

 Organismos de Atención de Emergencia.

18. REVISIÓN, EVALUACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE PREVENCION Y RESPUESTA

ANTE EMERGENCIAS.
18.1 Responsabilidad y Periodicidad.
18.1.1. AUDITORÍA Y CONTROL.

19. Bibliografía.

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1. GLOSARIO.

 ACCIDENTE: Evento o interrupción repentina no planeada de una actividad que da lugar a muerte, lesión,
daño u otra pérdida a las personas, a la propiedad, al ambiente, a la calidad o perdida en el proceso.

 ACTIVACIÓN: Despliegue efectivo de los recursos destinados a un incidente.

 ALERTA: Estado o situación de vigilancia sobre la posibilidad de ocurrencia de un evento cualquiera. O

acciones específicas de respuesta frente a una emergencia.

 AMENAZA: Condición latente derivada de la posible ocurrencia de un fenómeno físico de origen natural,
socio natural o antrópico no intencional, que puede causar daño a la población y sus bienes, la
infraestructura, el ambiente y la economía pública y privada. Es un factor de riesgo externo.

 BRIGADA: Una brigada es un grupo de personas debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o
controlar una emergencia.

 COMITÉ DE EMERGENCIAS: El comité de emergencia es el órgano funcional, que tiene la responsabilidad

de la planificación, organización y dirección de los recursos humanos, materiales y económicos, y de las
actividades de operación y mantenimiento de los sistemas en la mitigación, preparación, respuesta,
rehabilitación y reconstrucción ante situaciones de emergencia y desastre.

Este comité, que deberá estar integrado por las principales autoridades, será el nexo entre las labores
administrativas y operativas con la dirección de la Institución y, a su vez, con las otras organizaciones que
tienen participación en el manejo de emergencias.

 CONTINGENCIA: Evento que tiene la posibilidad de ocurrencia o no-ocurrencia.

 EMERGENCIA: Todo evento identificable en el tiempo, que produce un estado de perturbación funcional en
el sistema, por la ocurrencia de un evento indeseable, que en su momento exige una respuesta mayor a la
establecida mediante los recursos normalmente disponibles, produciendo una modificación sustancial pero
temporal, sobre el sistema involucrado, el cual compromete a la comunidad o el ambiente, alterando los
servicios e impidiendo el normal desarrollo de las actividades esenciales.

 EMERGENCIA INCIPIENTE: Evento que puede ser controlado por un grupo con entrenamiento básico y con
equipos disponibles en el área de acuerdo al riesgo.

 EMERGENCIA INTERNA: Es Aquel evento que ocurre, comprometiendo gran parte de la unidad
involucrada, requiriendo de personal especializado para su atención.

 EMERGENCIA GENERAL: Es aquel evento que ocurre dentro de la unidad y que, además,
amenaza instituciones vecinas.

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 EVACUACIÓN: Se refiere a la acción o al efecto de retirar personas de un lugar determinado. Normalmente
sucede en emergencias causadas por desastres, ya sean naturales, accidentales o debidos a actos bélicos.

 INCIDENTE: Suceso de causa natural o por actividad humana que requiere la acción de personal de
servicios de emergencias para proteger vidas, bienes y ambiente.

 MAPA: Representación geográfica en una superficie de la tierra o de parte de ella en una superficie plana.

 MEDIDAS DE SEGURIDAD: Son aquellas acciones, para disminuir la probabilidad de un evento adverso.

 MITIGACIÓN: Toda acción que se refiere a reducir el riesgo existente.

 PLAN DE EMERGENCIA: El Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las
políticas, los sistemas de organización y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera
oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases. Con
el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la
Institución.

 PLANIFICAR: Formular objetivos y determinar las actividades y los recursos para lograrlos.

 PLANO: Representación gráfica en una superficie y mediante procedimientos técnicos, de un terreno, de la

planta de un edificio, entre otros.

 POSIBILIDAD: Que se puede ejecutar, existir u ocurrir, el evento reconocido. Se analiza desde el punto de
vista cualitativo, como por ej. Bajo, Medio o Alto.

 PREVENCIÓN: Toda acción tendiente a evitar la generación de nuevos riesgos.

 PROBABILIDAD: Eminente ocurrencia del evento, sin especificar el tiempo. El sistema de valoración está
dado desde la cuantificación de la escala de posibilidad.

 PUNTO DE ENCUENTRO: Sitio seguro, definido para la llegada de personal en caso de evacuación.

 RECURSO: Equipamiento y personas disponibles o potencialmente disponibles para su asignación táctica a

un incidente.

 RESCATE: Es una operación llevada a cabo por un servicio de emergencia, civil o militar, para encontrar a
alguien que se cree que está perdido, enfermo, o herido en áreas lejanas, remotas o poco accesibles

 RIESGO: El daño potencial que, sobre la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la
economía pública y privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socio-natural
o antrópico no intencional, que se extiende más allá de los espacios privados o actividades particulares de
las personas y organizaciones y que por su magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso
de gestión que involucre al Estado y a la sociedad.

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S

 SIMULACRO: Acción que se realiza imitando un suceso real para tomar las medidas necesarias.

 URGENCIA: Una urgencia se presenta en aquellas situaciones en las que se precisa atención inmediata.

 VULNERABILIDAD: Característica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza,

relacionada con su incapacidad física, económica, política o social de anticipar, resistir y recuperarse del
daño sufrido cuando opera dicha amenaza. Es un factor de riesgo interno.

 ZONA DE IMPACTO: Área afectada directamente por un incidente, evento o emergencia, de origen natural o
antrópico, que sufre daños, fallas o deterioro en su estructura y funcionamiento normal.

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2. INTRODUCCION.

El Plan integral de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres del Archivo Central del Departamento
de Policía Valle (DEVAL), es un conjunto de acciones organizadas tendientes a establecer esquemas para la
respuesta frente a la ocurrencia de situaciones de emergencia o desastres. Se basa en un conjunto de
procedimientos técnicos y administrativos de prevención y control de riesgos; que permiten organizar y
optimizar los recursos, con el fin de evitar o minimizar las consecuencias que se deriven de una situación de
emergencia; aborda diversos aspectos relacionados con las actividades a desarrollarse por parte de los
funcionarios del Grupo de Gestión Documental del departamento, más exactamente con aquellas acciones al
interior de las instalaciones del Archivo Central del Departamento, el cual se encuentra ubicado
geográficamente en el edificio denominado “Piloto” en la ciudad de Santiago de Cali (Valle del Cauca).

Por lo anterior, se busca establecer estrategias y actividades controladas en el marco de la prevención,

preparación y respuesta ante una situación adversa sobre los acervos documentales, por efecto de vandalismo,
hurto, atentados, o desastres naturales, con el fin de minimizar los impactos o efectos negativos sobre los
documentos y/o la información de la Policía Nacional, en el evento de presentarse cualquier situación negativa,
orientando eficazmente a los funcionarios de la dependencia, sobre las acciones de respuesta y de
recuperación del patrimonio documental, sin olvidar que el objetivo principal de un plan de emergencias es el de
proteger la vida e integridad de los funcionarios públicos que laboran en las locaciones destinadas para archivo,
y en segunda instancia, conservar o recuperar los acervos documentales generados por las oficinas
productoras adscritas al Departamento de Policía Valle.

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3. MARCO LEGAL.

3.1 LEGISLACIÓN NACIONAL.

 Ley 9 del 24 de enero de 1979 “Por la cual se dictan medidas Sanitarias”

Título III - Salud Ocupacional

Título VIII - Desastres.

Artículo 501. Cada Comité de Emergencias, deberá elaborar un plan de contingencia para su respectiva
jurisdicción con los resultados obtenidos en los análisis de vulnerabilidad. Además, deberán considerarse
los diferentes tipos de desastre que puedan presentarse en la comunidad respectiva. El Comité Nacional
de Emergencias elaborará, para aprobación del Ministerio de Salud, un modelo con instrucciones que
aparecerá en los planes de contingencia.

Artículo 502. El Ministerio de Salud coordinará los programas de entrenamiento y capacitación para
planes de contingencia en los aspectos sanitarios vinculados a urgencias o desastres.

Parágrafo. El Comité Nacional de Emergencias, deberá vigilar y controlar las labores de capacitación

 Resolución 1016 de 1989 “Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los
programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país”

Artículo 11. Numeral 18. Organizar y desarrollar un plan de emergencias teniendo en cuenta las
siguientes ramas:

a) Rama Preventiva: Aplicación de las normas legales y técnicas sobre combustibles, equipos
eléctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad económica de la empresa.

b) Rama Pasiva o Estructural: Diseño y construcción de edificaciones con materiales resistentes, vías
de salida suficientes y adecuadas para la evacuación, de acuerdo con los riesgos existentes y el
número de trabajadores.

c) Rama Activa o Control de las Emergencias: Conformación y organización de Brigadas (selección,

capacitación, planes de emergencias y evacuación), Sistema de detección, alarma, comunicación,
inspección, señalización y mantenimiento de los sistemas de control.

Artículo 14. El programa de Salud Ocupacional, deberá mantener actualizados los siguientes registros
mínimos: Planes específicos de emergencias y actas de simulacro en las empresas cuyos procesos,
condiciones locativas o almacenamiento de materiales riesgosos, puedan convertirse en fuente de peligro
para los trabajadores, la comunidad o el ambiente.

 Ley 1523 de 0212 "Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se
establece el sistema nacional de gestión del riesgo de desastres y se dictan otras disposiciones".

 Ley 400 de 1997 “Por la cual se adoptan normas sobre construcciones sismo resistentes”

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 Decreto No. 3888 de 2007 “Por el cual se adopta el plan nacional de emergencias y contingencia para
eventos de afluencia masiva de público y se conforma la comisión nacional asesora de programas
masivos y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 2. El objetivo del Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia
Masiva de Público es servir como instrumento rector para el diseño y realización de actividades dirigidas
a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres de una
herramienta que permita coordinar y planear el control y atención de riesgos y sus efectos asociados
sobre las personas, el ambiente y las instalaciones en esta clase de eventos. Este Plan se
complementará con las disposiciones regionales y locales existentes.

Artículo 5. Actualización del Plan. Cuando las circunstancias lo ameriten, el Plan Nacional de
Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público deberá ser actualizado por el
Comité Nacional para la Prevención y Atención de Desastres o por el Comité Técnico Nacional, por
delegación que haya recibido de aquél, en todo caso, con la asesoría de la Comisión Nacional Asesora
de Programas Masivos creada por este decreto.

Artículo 20. Planes institucionales. Los organismos operativos del Sistema Nacional para la Prevención
y Atención de Desastres elaborarán sus propios planes institucionales para la atención de los eventos de
afluencia masiva de público, los cuales se articularán con los Planes Locales de Emergencias y
Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público.

3.2 NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS (N.T.C).

 NTC - 1700. Higiene y Seguridad. Medidas de Seguridad en Edificaciones. Medios de Evacuación y Código.

 NFPA - 101. Código de Seguridad Humana.

 NTC - 2885. Higiene y Seguridad. Extintores Portátiles.

 NTC - 4764. Cruces peatonales a nivel y elevados o puentes peatonales.

 NTC - 4140. Edificios. Pasillos y corredores.

 NTC - 4143. Edificios. Rampas fijas.

 NTC - 4144. Edificios. Señalización.

 NTC - 4145. Edificios. Escaleras.

 NTC - 4201 Edificios. Equipamientos, bordillos, pasamanos y agarraderas.

 NTC - 4279 Vías de circulación peatonal planas.

 NTC - 4695 Señalización para tránsito peatonal en el espacio público urbano.

 NTC - 2388 Símbolos para la información del público.

 NTC - 1867 Sistemas de señales contra incendio, instalaciones, mantenimiento y usos.

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4. ALCANCE

El Plan de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres del Archivo Central del Departamento de
Policía Valle, ha sido diseñado con el fin de cumplir lo regulado en la normativa vigente, y por consiguiente,
poder brindar una respuesta eficaz por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Documental y demás
funcionarios que tengan el deber natural de proteger los acervos documentales de la institución, respecto a
sucesos inesperados o no deseados que se puedan presentar, abarcando temas relativos con el personal
uniformado, no uniformado y las áreas administrativas, además de dar buen uso a los recursos existentes en la
atención de una eventualidad dentro de las instalaciones del Archivo Central del DEVAL.

5. JUSTIFICACIÓN.

El Plan de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres, se desarrolló teniendo en cuenta el análisis de

las diferentes vulnerabilidades que pueden llegar a afectar la vida o integridad de los funcionarios, personas
externas a las instalaciones (visitantes), y finalmente al patrimonio documental del DEVAL, por lo cual se hace
necesario desarrollar este instrumento orientador para la toma de decisiones administrativas y operativas al
interior del Archivo Central en coordinación con el comité paritario de salud ocupacional del Departamento.

6. DEFINICIÒN.

El Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las políticas, los sistemas y los
procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna y eficiente a las situaciones de
calamidad, desastre o emergencia que se puedan presentar en las instalaciones del Archivo Central. Con el fin
de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos que se presenten en el desarrollo de las funciones
administrativas de la Dependencia.

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7. OBJETIVOS.

7.1 OBJETIVO GENERAL.

Prevenir y mitigar el riesgo y definir el manejo del mismo cuando se presente al interior de las áreas
administrativas o en los depósitos documentales correspondientes al Archivo Central DEVAL, es decir que el
plan funcione ante cualquier situación negativa, gracias al fortalecimiento del conocimiento de los funcionarios,
coadyuvando a la prevención y reacción de los mismos, con el objetivo de tratar de controlar en la medida de lo
posible los diferentes riesgos de una manera adecuada o asertiva.

7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

 Identificar y evaluar los riesgos que puedan generar emergencias dentro y fuera de las instalaciones del
Archivo Central del DEVAL.

 Comprobar el grado del riesgo y vulnerabilidad derivados de las posibles amenazas que se encuentran
dentro y fuera de las instalaciones del Archivo Central del Departamento.

 Establecer medidas preventivas y de protección para los escenarios de riesgo que se identifiquen.

 Organizar los recursos que tiene la unidad y dependencia, tanto los humanos como los físicos, para hacer
frente a cualquier tipo de emergencias en el Archivo.

 Definir las acciones conductuales necesarias, que permitan ejecutar los planes de acción de manera segura
para las personas expuestas a los peligros y el patrimonio documental.

 Salvaguardar la vida e integridad de la comunidad y los miembros de la institución.

 Preservar los bienes y activos institucionales, de los daños que se puedan generar como consecuencia de
accidentes y emergencias, teniendo en cuenta no solo el aspecto económico, sino también a nivel
estratégico para el Archivo Central y la comunidad.

 Minimizar y eliminar los riesgos que afecten la seguridad de las personas y la infraestructura y seguridad del
acervo documental.

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8. INFORMACIÓN BÁSICA DEL ARCHIVO CENTRAL DE DEPARTAMENTO DE POLICÍA VALLE
“DEVAL”

Mediante la Resolución No. 05153 del 31 de diciembre de 2013, se define la estructura orgánica y se
determinan las funciones del Departamento de Policía Valle, el cual tiene la siguiente misión:

Artículo. 1 MISIÓN. La misión del departamento de policía valle está encaminado a continuar con la
satisfacción de las necesidades de seguridad y tranquilidad pública, mediante un efectivo servicio
fundamentado en la prevención, investigación y control de delitos y contravenciones, coadyuvando a garantizar
las condiciones necesarias para que los habitantes de la jurisdicción puedan ejercer sus derechos y libertades
públicas.

(…)

Artículo. 10. Grupo de Gestión Documental. Es la encargada del desarrollo de los procesos de
producción, recepción, distribución, organización, recuperación y disposición final de los documentos, con el
cumplimiento de las siguientes funciones:

1. Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de conservación

permanente como patrimonio de la Institución.

2. Mantener la reserva y confidencialidad frente al manejo de la documentación y demás asuntos que revistan
de tal nivel de clasificación.

3. Cumplir con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación y demás entes que controlen el
manejo y buen uso de la documentación.

4. Implantar y fortalecer la cultura archivística a partir de las estrategias de capacitación y sensibilización.

5. Definir los planes, mecanismos y prioridades para la capacitación y entrenamiento del personal en temas
relacionados con la gestión documental en coordinación con la Dirección Nacional de Escuelas (…).

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8.1. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO.

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8.2 GEO-REFERENCIACIÓN DEL EDIFICIO PILOTO – ARCHIVO CENTRAL (Nivel Interno – Externo).

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El Valle del Cauca es uno de los 32 departamentos de Colombia, situado en el suroccidente del País. Gran
parte del departamento está entre la Cordillera Occidental y la Cordillera Central de los Andes, en el valle
geográfico del río Cauca de donde proviene su nombre. Está situado al sur occidente de Colombia y se
compone por 42 municipios. Limita al norte con el Departamento del Chocó y Risaralda, al sur con el Cauca, al
este con el Quindío y el Tolima. Al oeste posee costas sobre Océano pacífico, esta zona es conocida como
la Región Pacífica del Valle del Cauca.

8.2.1 DATOS DE UBICACIÓN DE LAS LOCACIONES.

 Dirección: Calle 21 N.º 1N-65 Barrio piloto 1er piso

 Correos: deval.guged@policia.gov.co; deval.coman@policia.gov.co

 Horarios de Atención: 07:30am a 12:00pm - 02: 00pm a 6:00 pm

8.2.2 LÍMITES DE LAS LOCACIONES O INSTALACIONES DONDE SE ENCUENTRA EL ARCHIVO

CENTRAL.

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El Edificio Piloto, y por consiguiente el Archivo Central se encuentra ubicado en los siguientes límites.

 Costado Norte: Avenida segunda norte y margen del río Cali

 Costado Sur: Carrera primera

 Costado Oriental: Calle 24A

 Costado Occidente: Calle 24

9. INFORMACIÓN BÁSICA DEL ARCHIVO CENTRAL.

SECCIÓN NUMERO DE TRABAJADORES JORNADA LABORAL

LUNES - VIERNES DE 7:30 A 18:00

UNIFORMADOS 6
HORAS (CON EVENTUALIDADES EN
DISPONIBILIDADES)
NO UNIFORMADOS 0
NO APLICA
80 (DIARIAMENTE) APROX EN EL
VISITANTES LUNES – VIERNES DE 8:00 A 17:00
EDIFICIO PILOTO.
HORAS
Nota: El personal se encuentra distribuido en áreas administrativas en el primer nivel del edificio, y en el
único depósito documental del Archivo Central.

9.1 PARTE DEL PERSONAL QUE LABORA EN EL ARCHIVO CENTRAL DEL DEPARTAMENTO.

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 DOCUMENTO DE
GRADO APELLIDOS Y NOMBRES CARGO ACTUAL
IDENTIFICACIÓN

IT Hinestroza Angulo Carlos Andrés 16.895.481 Jefe de Gestión Documental

SI Bedoya Hurtado Eduardo 17.788.182 Responsable de Archivo
SI Melo Franky Luis Felipe 1.113.304.028 Responsable de Archivo
PT Cano Blandón Fredy Leandro 1.113.625.313 Auxiliar de Archivo
PT Méndez Rodríguez Gerley 14.399.494 Auxiliar de Archivo
PT Velasco Paladines Félix Alexander 1.130.587.165 Auxiliar de Archivo
PT Noza Gomez Luis Carlos 5.596.157 Auxiliar de Archivo
PT Puerta Marín Yohn Jairo 1.054.917.601 Radicador
PT Gallego Pineda Julián 80.070.459 Radicador
PT Terreros Bedoya Carlos 1.118.283.206 Estafeta

9.2 ELEMENTOS, EQUIPOS TECNOLÓGICOS, MOBILIARIO Y ACERVO DOCUMENTAL.

Para la prestación de servicios la unidad cuenta con los siguientes elementos y equipos tecnológicos:

 2 Extintores CO2.

 2 Extintores Multipropósito.

 1 Extractor de aire.

 2 Deshumidificadores.

 2 Termohigrómetros

 Equipos de Cómputo.

 2 Escáneres.

 1 Impresora.

 1 Fotocopiadora.

 Puestos de trabajo.

 32 Archivadores rodantes.

9.3 CANTDAD DE INFORMACION CUSTODIADA EN EL ARCHIVO CENTRAL DEL DEPARTAMENTO.

ARCHIVO CENTRAL
CANTIDAD UNIDADES DE
CANTIDAD METROS LINEALES
CONSERVACIÓN (CAJAS)
710,5 2.842
9.4 EDIFICIO EL
PILOTO – UBICACIÓN FISICA DEL ARCHIVO CENTRAL DEVAL.

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9.4.1 PLANOS EDIFICIO

Disposición de las locaciones del Edificio Piloto, sus unidades o dependencias adscritas, ubicación de las
diferentes áreas, áreas de servicio, etc.

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9.4.2 PLANOS ARCHIVO CENTRAL

Disposición u organización de los acervos documentales, ubicación de equipos de emergencia como

extinguidores y materiales para intervención, y los puntos donde la electricidad y el agua puedan suspenderse
entre otros.

9.4.3 DISTRIBUCIÓN AREAS EN EL EDIFICIO DE ARCHIVO CENTRAL DEVAL.

INSTALACIONES EDIFICIO PILOTO

- Deposito documental (100.54 mts) (expedientes) y acervos documentales de las

unidades adscritas al Departamento de Policía Valle, a partir del año 1961.
NIVEL 1 - Área administrativa (35.64 mts) (jefatura, puestos de trabajo y área de consulta)
- Deposito documental de la Justicia Penal Militar (J.P.M)
- Baños (unidad sanitaria)

- Oficina Administrativa del Grupo de Incorporación (MECAL y DEVAL).

NIVEL 2 - Oficinas Administrativa del Grupo de disciplina
- Oficinas Administrativa del Grupo de la Justicia Penal Militar
- Baños (Unidad Sanitaria)

-
Oficinas Administrativa del Grupo de la Seccional de Protección (SEPRO) DEVAL
NIVEL 3
-
Auditorio
9.4.3.1 CARACTERISTICAS, ELEMENTOS ESTRUCTURALES (SEGÚN DIAGNOSTICO).

TIPO DE SERVICIO DISTRIBUCIÓN OBSERVACIONES

COMPLETA

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 SI NO
ACUEDUCTO Y ALACANTARILLADO X Red residencial
ELECTRICIDAD X Acometida tipo empresarial
TELÉFONO X Acometida tipo empresarial
GAS NATURAL X
Dos máquinas en cada uno de los depósitos
AIRE ACONDICIONADO X documentales exceptuando el deposito 1 y
biodeterioro

INTERNET X Intranet

SUBESTACIONES ELÉCTRICAS X Planta eléctrica del archivo central DEVAL

9.4.3.2 ÁREAS COLINDANTES INTERNAS

 Guardia de Prevención del edificio piloto

9.4.3.3 ÁREA COLINDANTES EXTERNAS

 1 Taller

 1 Colegios

 3 Hoteles

 Zona comercial( bodega y venta de madera “El Modelo” tiendas, talleres de reparación y pintura,
lavadero de buses

10. IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS EN LAS INSTALACIONES DE ARCHIVO CENTRAL.

10.1 Objetivos Específicos.

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 Identificar y analizar los diferentes factores de riesgo que involucren peligros potenciales que podrían afectar
las condiciones y seguridad la vida humana y el acervo documental del departamento de Policía Valle.

 Diseñar las medidas preventivas y correctivas que permitan eliminar o reducir los riesgos y factores de
riesgos.

 Aplicar la metodología de análisis de riesgos por colores, identificando las amenazas y vulnerabilidad de las
personas y del proceso de Gestión Documental en la unidad.

10.2 IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS O VULNERABILIDAD.

¿Qué es una situación de riesgo o amenaza para el material documental?

Es un estado temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos
documentales y que a menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el
mantenimiento de la información. Las situaciones de riesgo involucran los daños producidos por agua,
incendios, agentes vandálicos, hurto y vandalismo entre otros.

Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y erupciones volcánicas y por
situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos terroristas o conflictos armados que
pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas humanas.

10.2.1 Tipo de Amenazas.

El primer paso consiste en la detección, evaluación y análisis de todas las amenazas y peligros que puedan
causar situaciones de emergencia en el Archivo Central del DEVAL. Para efectos de clasificación, las amenazas
se dividen de acuerdo con su naturaleza en: “antropogénicas y naturales”.

- Las amenazas antropogénicas: pueden ser

voluntarias o accidentales, por acción u omisión. Estas
amenazas se refieren a: incendios por fallas en las
instalaciones como cortocircuitos, derrames de líquidos,
explosiones, inundaciones, incendios provocados, robo,
vandalismo, conflicto armado y problemas de orden
público como revueltas, motines, manifestaciones,
delincuencia, destrucción y sabotaje.

- Las amenazas naturales: se refieren a los fenómenos

de tipo geológico e hidrometeorológico. Los fenómenos
geológicos contemplan deslizamientos, derrumbes,
erupciones volcánicas, avalanchas y movimientos
telúricos como temblores, sismos y terremotos. Los
fenómenos hidrometeorológicos se refieren a
inundaciones, lluvias torrenciales, granizadas, heladas,
tormentas eléctricas y vendavales, entre otros.

10.3 Metodología.

A continuación, se describirá la metodología de análisis de riesgos por colores, que de una forma general y
cualitativa permite desarrollar análisis de amenazas y análisis de vulnerabilidad de personas, recursos y

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sistemas y procesos, con el fin de determinar el nivel de riesgo a través de la combinación de los elementos
anteriores, con códigos de colores.

Asimismo, es posible identificar una serie de observaciones que se constituirán en la base para formular las
acciones de prevención, mitigación y respuesta que contemplan los planes de emergencia. Por tratarse de una
metodología cualitativa puede ser utilizada en la dependencia, como un primer acercamiento que permitirá
establecer si debido a las amenazas o a la posible magnitud de las consecuencias, es necesario profundizar el
análisis utilizando metodologías semicuantitativas o cuantitativas

10.3.1 Análisis de amenaza.

Amenaza: condición latente derivada de la posible ocurrencia de un fenómeno físico de origen natural, socio‐
natural o antrópico no intencional, que puede causar daño a la población y sus bienes, la infraestructura, el
ambiente y la economía pública y privada.

Dependiendo de la actividad en la Policía Nacional, se pueden presentar diferentes amenazas, las cuales se
pueden clasificar en: naturales, antrópicas no intencionales. Tales como:

NATURAL ANTROPOGÉNICAS
 Incendios (estructurales, eléctricos, por líquidos o
gases inflamables, etc.)
 Perdida de contención de materiales peligrosos
 Incendios forestales (derrames, fugas, etc.)
 Explosión (gases, polvos, fibras, etc.)
 Movimientos Sísmicos  Inundación por deficiencias de la infraestructura
hidráulica (redes de alcantarillado, acueducto,
 Eventos atmosféricos (vendavales, granizadas, etc.).
tormentas eléctricas, etc.)  Fallas en sistemas y equipos.
 Comportamientos humanos.
 Inundaciones por desbordamiento de agua (ríos,  Accidentes de Vehículos
quebradas, humedales, etc.).  Accidentes Personales
 Revueltas
 Asonadas
 Atentados Terroristas
 Hurtos

10.3.2 Calificación de la Amenaza.

EVENTO COMPORTAMIENTO COLOR ASIGNADO

Es aquel fenómeno que puede suceder o que es factible porque
Posible no existen razones históricas y científicas para decir que esto no
sucederá.
Es aquel fenómeno esperado del cual existen razones y
Probable
argumentos técnicos científicos para creer que sucederá.
Es aquel fenómeno esperado que tiene alta probabilidad de
Inminente ocurrir.

Fuente: Metodología de análisis de riesgos por colores

DESCRIPCIÓN DE LA
AMENAZA INTERNO EXTERNO CALIFICACIÓN COLOR
AMENAZA
INUNDACIONES X X Debido a las Probable
condiciones actuales del

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 Edificio se presentan
algunas áreas en las
que se pueden
ocasionar posibles
inundaciones por los
sistemas hidráulicos o
sanitarios.
Según el mapa de
amenazas de la ciudad
de Santiago de Cali en
el Departamento del
MOVIMIENTOS Valle del Cauca, está
Probable
SÍSMICOS ubicada en una zona
libre de riesgos
sísmicos. Sin embargo
puede presentarse la
situación de riesgo.
Puede presentarse por
EVENTOS
X X la Situaciones del Posible
ATMOSFÉRICOS
cambio climático.
El incendio es una
amenaza que no se
puede descartar, debido
en las áreas colindantes
INCENDIOS X existen sistemas o Posible
conexiones de gas
natural, conexiones
eléctricas.

Existen factores de
riesgo como manejo de
sustancias químicas,
EXPLOSIÓN X X Posible
inflamables o
explosivas.

Dada la situación de
seguridad del país no se
ATENTADOS debe descartar la
X Inminente
TERRORISTAS posibilidad de un
atentado terrorista a las
instalaciones policiales.
Debido a las
condiciones psicofísicas
COMPORTAMIENTOS
X del personal que labora Probable
HUMANOS
en las instalaciones del
Archivo Central
En general, la estructura
es resistente, por ende,
se descarta la
COLAPSO
probabilidad de un Posible
ESTRUCTURAL
colapso estructural a
causa de un movimiento
sísmico.
11. ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS.

El presente plan de emergencias se desarrolló bajo los estándares del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar,
actuar) el cual permite al Archivo Central del DEVAL, planificar sus procesos e interacciones internas para el

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desarrollo del mismo, además asegurar que se cuente o se gestionen adecuadamente los recursos necesarios,
se desarrollen las oportunidades de mejora previamente identificadas y se actúe en consecuencia, con el fin de
alcanzar los resultados esperados.

Grafica Comité de emergencias.

11.1 NIVEL OPERACIONAL.

Esta fase ejecuta y hace operables los procedimientos ya establecidos en el plan de evacuación y emergencia,
del Edificio Piloto, la respuesta dada en las etapas incipientes por parte del mismo personal del Archivo Central
del DEVAL, marca la diferencia entre la pérdida total o parcial de personas, procesos o bienes. La actuación se
desarrolla en tres niveles definidos así:

 Nivel Estratégico: Con un ámbito de acción “global total” asumiendo la máxima responsabilidad y autoridad.
Este nivel corresponde al Comité de emergencia, Coordinador de la Emergencia y a su grupo de apoyo
(áreas de soporte). Su papel básico es tomar decisiones y coordinar funciones. Su acción se centra en
definir QUE HACER.

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 Nivel Táctico: De ámbito “parcial” y en quien recae la responsabilidad operativa del manejo de la
emergencia. el nivel corresponde al coordinador de las emergencias y/o líder de brigada su papel básico es
definir acciones según el curso de actuación determinado por el nivel estratégico y coordinar recursos para
su implementación. Su acción se centra en definir COMO HACER.

 Nivel de Tarea: De acción “puntual y restringida” y en quién recae la responsabilidad por las actividades
específicas. Este nivel corresponde al grupo de brigada para quienes su función es definir y supervisar
procedimientos, asignar y utilizar recursos. Su acción se centra en definir DONDE HACERLO y además en
HACERLO.

11.2 INTEGRANTES DEL COMITÈ DE EMERGENCIA.

CONFORMACION DE GRUPOS
FUNCION
JEFE DE EMERGENCIAS
COMITÉ DE EMERGENCIAS
COORDINADOR DE BRIGADAS
COORDINADORES DE EVACUACION
BRIGADISTAS DE EMERGENCIA
NOMBRE
CT ELIZABET ERAZO BENAVIDEZ
PT CINCY CAROLINA RODRIGUEZ ROMERO
PT CINDY CAROLINA RODRIGUEZ ROMERO
SC. SARIT BERNAL, IT JORGE RIVAS, PT YAMIR
MURILLO, PT JOSE AMBUILA, ADS 08 MICHAEL
GARCES
IT JORGE RIVAS, IT WILLINTON CARREÑO, PT LEYDI
JHOANNA GONZALEZ

11.2.1 BRIGADISTAS DEL ARCHIVO CENTRAL DEVAL.

No. PISO
GRUPO GR NOMBRES Y APELLIDOSY GRUPO ASIGNADO
CELULAR ENCARGADO
GUGED CARLOS ANDRES BRIGADA ARCHIVO 1RO
IT 3183580170
HINESTROZA ANGULO CENTRAL
GUGED BRIGADA ARCHIVO 1RO
SI LUIS FELIPE MELO FRANKY 3136309775 CENTRAL

GUGED CARLOS FDO LOPEZ BRIGADA ARCHIVO 1RO

PT 3017924317 CENTRAL
MELENDEZ
GUGED FREDY LEANDRO CANO BRIGADA ARCHIVO 1RO
PT 3184723507 CENTRAL
BLANDON
GUGED FELIX ALEXANDER VELASCO BRIGADA ARCHIVO 1RO
PT 3185541722 CENTRAL
PALADINES
GUGED BRIGADA ARCHIVO 1RO
GERLEY MENDEZ
PT 3014031280 CENTRAL
RODRIGUEZ

11.3 PARTICIPACIÒN EN EL COMITÉ DE EMERGENCIA.

La participación de los funcionarios del Grupo de Gestión Documental dentro del Comité de Emergencia, debe
estar liderado por parte del Jefe de Gestión Documental, quien deberá presentar las situaciones de riesgo y las
acciones correctivas o preventivas sobre las amenazas identificadas, así como las acciones a ejecutar antes,

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durante y después de cualquier situación de emergencia sobre el personal y el patrimonio documental del
Departamento de Policía Valle.

11.3.1 ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR UN COMITÈ DE EMERGENCIAS Y QUE DEBE SER TENIDO
EN CUENTA POR PARTE DEL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL (DEVAL-GUGED).

COORDINADOR DE EMERGENCIA

ANTES

 Liderar la elaboración y documentación especifica del plan de evacuación y emergencias de su sede.

 Seguir la política de salud ocupacional para la prevención y respuesta a emergencias.
 Garantizar la implementación del plan de evacuación y emergencias.
 Mantener conformada, capacitada y entrenada la brigada de emergencias.
 Actualizar el plan de evacuación y emergencias de acuerdo a las disposiciones de salud ocupacional y
normatividad legal aplicable.

DURANTE

 Ubicar un lugar fijo para realizar la coordinación de la emergencia.

 Mantenerse comunicado con el comité de emergencias e informar cómo trascurre el evento.
 Asegurarse de proteger la integridad física de todos los ocupantes de las instalaciones que conforman las
Instalaciones de Policía.
 Establecer el enlace con los organismos de socorro.
 Asignar un coordinador en el sitio especifico de la emergencia y mantenerlo informado de las necesidades y
desarrollo del evento.
 Priorizar las necesidades de recursos y garantizar que sean atendidas en éste orden.
 Decidir si existe la necesidad de evacuación total o parcial de los sitios de trabajo y el momento de continuar
con el proceso después de revisar la normalidad de los hechos y las instalaciones.
 Llevar una lista de ocupantes evacuados en donde discrimina funcionarios y visitantes.
 Identificar el número de brigadistas y las áreas en donde intervienen.

DESPUÉS

 Determinar por orden directa de los organismos de socorro o brigada de emergencia, si la emergencia ha
sido controlada para realizar su posterior evaluación.
 Finalizar la emergencia si esta ha sido controlada y es seguro reiniciar las labores sin poner en riesgo la
integridad de los ocupantes y los bienes materiales.
 Dirigir y orientar reuniones para evaluar la eficacia del Plan de evacuación y emergencias / Simulacros.
 Determinar el método de recuperación / adecuación de equipos y áreas deterioradas.
 Determina las acciones correctivas a implementar para evitar que las deficiencias observadas durante la
atención de la emergencia se repitan.

BRIGADA DE EMERGENCIA
Lo constituye el personal que voluntariamente o por condición de la institución se prepara y entrena en aspectos
de prevención y atención de emergencias. La brigada es el primer grupo que de manera incipiente contrarresta
la emergencia, actuando de acuerdo a los procedimientos establecidos en el plan de evacuación y emergencia,
con los recursos destinados para tal fin.

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ANTES

 Asistir y participar activamente en las capacitaciones, prácticas y entrenamientos que se programen.

 Asegurar que todos los equipos y elementos de emergencia que puedan ser requeridos en caso de una
emergencia estén en buen estado y listos para ser utilizados en cualquier momento.
 Aprender a reconocer las instrucciones referentes al llamado de emergencia de la brigada.
 Establecer un lugar previo a donde debe acudir en caso de ser llamados.
 Mantener una permanente integración con los demás integrantes de la brigada estimulando el espíritu de
trabajo en equipo y vocación voluntaria en su actividad de brigadista.
 Informar de cualquier violación de seguridad.
 Conocer el plan de evacuación y emergencias, darlo a conocer a todos los funcionarios de las diferentes
unidades que conforman las instalaciones de Policía.
 Asegurar que se cumplan a cabalidad con los programas de mantenimiento, capacitación y dotación de la
brigada de emergencia.
 Ayuda a mantener actualizados y disponibles los planos de las instalaciones, incluyendo ubicación de
extintores, señales, botiquines, controles eléctricos.
 Conocer la ubicación de las hojas de datos de seguridad de los productos químicos. (Baterías
Rectificadores).
 Ayudar a mantener un alto grado de motivación e integración entre todos los miembros de la brigada.
 Capacitarse y entrenarse conjuntamente con los organismos de emergencia y los recursos existentes en la
sede.
 Los brigadistas asignados a esta función, formarán un grupo de choque cuya finalidad es controlar, combatir
y extinguir un conato de fuego o incendio incipiente que se presente en las instalaciones bien sea de la
institución como del Archivo Central del DEVAL.
 Entran en acción bajo la dirección del coordinador de emergencias como apoyo a la respuesta local que se
debe haber activado en el área afectada.
 Se desplazarán desde el lugar de reunión asignado, con extintores portátiles disponibles, se encargarán de
su correcto manejo y atacarán el conato bajo las órdenes del coordinador de emergencias.
 En incendios declarados, de manera ordenada abandonarán la zona con los equipos de extinción utilizados
y se dirigirán al sitio de reunión permaneciendo en alerta para prestar apoyo y orientación cuando se los
requiera para este evento solamente intervendrán los bomberos.
 Darán prioridad a garantizar la seguridad de las rutas de evacuación para que no ofrezcan peligro facilitando
de esta manera el desalojo oportuno de los ocupantes.

DURANTE

 Atender en primera instancia la emergencia e informar al coordinador de emergencias el tipo y las acciones
que se están tomando para lograr su control.
 Establecer un sistema de comunicación confiable con el coordinador de emergencias.
 En caso de peligro inminente o duda sobre el control de la situación, apoyarse con los coordinadores de
evacuación que haya.
 Una vez que el coordinador de emergencias se haga presente en el sitio, seguir sus instrucciones y no
obstaculizar su acción.
 Realizar acciones de búsqueda y rescate según sea el caso, siempre en compañía de otro brigadista e
informándole al coordinador de emergencias.
 Mantener el contacto permanente con los demás brigadistas, coordinadores de evacuación, organismos
externos de socorro.
 Al remitir lesionados, asegurarse que la institución a la cual desea ser remitido sea informada para que se
prepare a recibirlos y atenderlos, apóyense para esto con talento humano.
 Una vez que se hagan presentes Bomberos, Defensa Civil o las autoridades, hacer la entrega formal de la
emergencia a los responsables de estos grupos, sin embargo estar alerta en todo momento para dar apoyo
información ya que de esto depende que se tomen decisiones acertadas.
 Notificar al coordinador de emergencias cualquier situación anormal observada.
 Abstenerse de dar declaraciones no autorizadas.
 Atender a quién lo requiera y realizar estabilización.

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 Determinar quién necesita ayuda para ser transportado por el método más conveniente.
 Colaborar con los organismos de socorro cuando ellos lo soliciten.
 Acompañar a los lesionados en su desplazamiento hacia los centros asistenciales.

 Cuando la emergencia sea de tal naturaleza que haya personas atrapadas o gran cantidad de lesionados,
participar en la activación y funcionamiento del “TRIAGE”, con la siguiente clasificación.

Lesiones leves

 Suministrar apoyo emocional y suministrar primeros auxilios a magulladuras o heridas superficiales, accesos
de ansiedad sin mayor daño físico.

Lesiones moderadas

 Estabilizar y transportar de manera adecuada a la víctima para la realización de procedimientos, como

vendajes, curaciones, pero que en general no tenga indicios de daños mayores.

Lesiones severas

 Remitirlos a un centro asistencial directamente en una ambulancia, como trauma de abdomen con signos de
lesión visceral, herida profunda en tórax, hemorragias abundantes, trauma de cráneo, víctimas inconscientes
con signos vitales alterados.
 En caso de necesitarse otros vehículos por exceso de víctimas a remitir, buscar de preferencia vehículos
amplios y que dispongan de sirena y comunicación por radio.
 Inmediatamente pasada la situación de emergencia, iniciar el aviso a los familiares de los lesionados con el
apoyo de gestión humana.

Si es en su área

 Iniciar la respuesta liderada por usted, asegurarse de informar a los brigadistas para activar el plan de
evacuación.
 En caso de peligro inminente o duda sobre el control de la situación, dar la orden de salir a los ocupantes de
su área.

Si es en otra área

 Al ser notificado por cualquier medio, suspender actividades para dirigirse al punto de encuentro asignado.
En la preparación para salir
 Repasar rápidamente la información sobre los ocupantes de su área.
 Recordarles por donde es la salida y el punto de reunión final.
 No intentar regresar. En la salida.
 Verificar que todos salgan, inspeccionar rápidamente baños, cuartos aislados, etc. salir y cerrar la puerta sin
seguro detrás de usted.
 En todo caso si alguien se niega a salir, no se quede, salga con el grupo.
 Evitar que se regresen.
 Repetir frases como: no corran, conserven la calma, por la derecha, en fila, no se detenga.
 Asegurarse que se ayude a quienes lo necesiten.
 Estar atento a instrucciones como puede ser la modificación en la ruta de salida.
 Si no puede salir, por obstrucción o riesgo inminente, buscar quedarse en un sitio con características refugio
según el tipo de emergencia

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DESPUÉS

 Trabajar en sincronía con el coordinador de emergencias en actividades de consolidación del control,

verificación de daños, informes a las directivas, y compañías aseguradoras, etc.
 Realizar las acciones de reacondicionamiento de las instalaciones.
 Establecer las necesidades primerias de equipos de emergencia que se necesitan para poder reiniciar las
labores con seguridad.
 Reunir a la brigada para evaluar la actuación en la emergencia y levantar un acta de las conclusiones y
recomendaciones.
 Participar en las actividades de evaluación y consolidación del control de la emergencia, revisión de
instalaciones, ventilación de áreas, clausura de ventanas, áreas con peligro potencial y recuperación de
equipos de emergencia.
 Asegurarse que todos los elementos y equipos a su cargo utilizados durante la emergencia queden en
óptimas condiciones para ser utilizados en cualquier momento.
 Instalar un centro de coordinación y designar un líder de equipo.
 En todo momento solicitar ayuda a los organismos de socorro.
 Revisar el estado de salud de los brigadistas y la dotación a ser utilizada.
 Obtener una copia de los planos de las instalaciones.
 Diseñar la ruta de entrada para iniciar la búsqueda y determinar el tiempo en que se demorará haciendo el
recorrido.
 Buscar siempre en pareja y mantener contacto con el Coordinador de Emergencias.
 Nunca cambiar su ruta de búsqueda.
 Llevar siempre consigo linternas tipo frontal para mantener libre las manos.
 En lo posible acompañar y guiar a los grupos de socorro.
 Si se encuentra con una persona tratando de evacuar ayudarla a evacuar y acompañarla hasta el punto de
encuentro.
 Si la persona se encuentra atrapada y no presenta lesiones arrastrarla o cargara hasta el punto de
encuentro.
 Si se asume lesión traumática evacuar en camilla rígida.
 Una vez revisado el recinto, dejar una señal indicando que ya busco en ese lugar, voltear una silla, marcar
con un marcador o una tiza o hacer una equis con cinta.
 En caso que los rescatadores pierdan la comunicación con el líder, enviar inmediatamente un grupo para
realizar la búsqueda de estos.
 Dirigirse con el grupo al punto de encuentro previsto por la brigada.
 Verificar la salida de sus compañeros y demás ocupantes.
 Si alguien no pudo salir, asegurarse que se notifique a la brigada, indicando de quien se trata y el posible
sitio donde se puede encontrar la persona, no tratar de iniciar el rescate.
 Asegurarse de que se atienda a las personas de su grupo lesionadas o afectadas por la emergencia en el
puesto de primeros auxilios.
 Notificar situaciones anormales observadas pero absténgase de dar declaraciones no autorizadas a los
medios de comunicación y de difundir rumores.
 Mantener unido a su grupo para evitar la infiltración de personas ajenas a la sede.
 Cuando la brigada de la orden de regresar comunicarlo a su grupo.
 Al regresar colaborar en la inspección e informe sobre las anomalías encontradas.
 Elaborar el reporte, inclusive en simulacros.
 Asistir y participar en la reunión de evaluación, comentar con sus compañeros los resultados obtenidos.
 Verificar el restablecimiento de los sistemas de protección de su área.

GRUPO DE SEGURIDAD

ANTES

 Cumplir estrictamente con los procedimientos y consignas de seguridad, esa es la principal forma de evitar y
detectar a tiempo situaciones de emergencia.

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 Procurar que las áreas de entrada y salida de personas permanezcan lo más despejadas posible.
 Permitir el parqueo de vehículos en forma temporal en zonas restringidas solo cuando sea estrictamente
necesario, siempre y cuando permanezca el conductor dentro del vehículo.
 Mantener una lista de teléfonos personales del Coordinador de Emergencias y Brigadistas del Archivo
Central del DEVAL, que tengan que enterarse de una emergencia ocurrida.
 Revisar todo paquete, bolso, maletín o similar que sea ingresado en las instalaciones o al interior del Archivo
Central del DEVAL, buscar peso excesivo, cables sueltos, paquetes envueltos en aluminio.
 Observar señales particulares en personas agresivas, molestas o que no quiera colaborar con la revisión.
 En vehículos revisar el capo, la guantera, el baúl, tener en cuenta las recomendaciones anteriores.
 No permitir que se realicen reparaciones de los vehículos cerca de las instalaciones.
 Si un vehículo se vara en cercanías de las instalaciones o en el Archivo Central del DEVAL, informar a sus
colaboradores inmediatos, si es sospechoso informar de inmediato al Jefe del grupo de seguridad, Jefe de
Información y Seguridad de Instalaciones o los servicios (Oficial de Servicio y Suboficial de Servicio), no
retirarse y observar comportamientos inusuales como salir corriendo dejando el vehículo solo.
 Seguir las recomendaciones suministrada por el Protocolo de seguridad.

DURANTE

 Su función principal es la de apoyar el control de movilización de personas hacia fuera o dentro de las
instalaciones para que los ocupantes puedan salir y los grupos de socorro puedan entrar y que no se
presenten saqueos o infiltración de personas ajenas.
 Si su vida representa peligro evacue.

Movilización de las personas.

 El personal de seguridad (Oficial, Nivel Ejecutivo, Patrullero, Auxiliares de Policía o Bachilleres, etc.)
asignado en un punto fijo permanecerá en su puesto excepto si el sitio no presenta condiciones mínimas de
seguridad para su vida, se ubicarán en las puertas, despejarán las salidas e impedirán el ingreso de
personas diferentes a las de los grupos de emergencia o personal que tenga asignada una función
específica de emergencia.
 Importante: La revisión y retención de paquetes nunca deberá hacerse en las puertas de salida, sino a una
distancia prudencial, de lo contrario se producirá una congestión muy peligrosa en las vías de salida por el
flujo de personas que salen.
 Si alguien pretende sacar en ese momento paquetes voluminosos, equipos, etc. reténgalos y colóquelo en lo
posible a su lado o cerca de la salida por dentro si es posible.

DESPUÉS

 Cuando se autorice el ingreso, solo deberán permitirlo al personal autorizado.

 El ingreso de visitantes se hará cuando se autorice.
 No permitir la salida de elementos ni equipos de zonas afectadas hasta tener autorización expresa de la
persona que habitualmente lo autoriza.

Instrucciones para horas nocturnas:

 Cuando sospeche de un fuego, revisar hasta donde sea posible, pero teniendo cuidado de no abrir puertas si
al palparlas están demasiado calientes. Luego de avisar de acuerdo con lo previsto, para novedades en
horas nocturnas, que debe incluir llamado a los bomberos, intentar solo en los casos de fuegos pequeños
extinguirlo con el equipo disponible en el área (extintores portátiles), pero actuando con la debida precaución
para no poner en peligro su integridad.
 Si no puede controlarlo, cerrar el área respectiva y esperar la presencia de refuerzos o de los cuerpos
externos de socorro: bomberos.
 Iniciar la búsqueda por áreas aledañas para detectar otros posibles focos, nunca permitir que el fuego se
interponga entre usted y la salida hacia un lugar seguro.

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 El brigadista que se haga presente será el encargado de dirigir la respuesta a la emergencia mientras se
hacen presentes las autoridades, para esto contará con las indicaciones que reciba.
 Recordar que en horas nocturnas puede haber personas en las instalaciones y deben ser evacuadas.

11.3.2 RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS

ANTES

 Conocer las instalaciones físicas y área de trabajo del Archivo Central del DEVAL, Identificar las rutas de
evacuación.
 Reconocer la ubicación de los extintores y demás equipos que puedan ser usados en emergencias.
 Mantener consigo la siguiente documentación mientras permanece en las instalaciones del Archivo Central
del DEVAL:

- Documento de identidad
- Carnet de EPS
- Carnet de la ARL
- Carnet Policial

DURANTE

 Si se entera de una situación de riesgo, informar de inmediato a algún brigadista o miembro del grupo de
seguridad.
 Si escucha la orden de evacuación, suspender completamente sus actividades.
 Dirigirse por la ruta de evacuación establecida.
 Si tiene algún visitante, llevarlo con usted hasta el punto de encuentro.
 Evitar difundir rumores y ayudar a mantener la calma.
 Ayudar a personas que lo necesitan, como mujeres en estado de embarazo, enfermo, lesionado y/o con
discapacidad.
 Si hubo alguna persona que no pudo evacuar, informar a los brigadistas, personal del grupo de seguridad u
organismos de socorro.
 Cumplir con las instrucciones que reciba del coordinador de emergencias o la brigada.
 Si ha evacuado mencionar su nombre y lugar de procedencia a los brigadistas.

DESPUÉS

 Informar sus acciones, beneficios y fallas durante la evacuación.

 Reanudar sus actividades tan pronto reciba la orden para ello.
 Abstenerse de dar información no autorizada a medios de comunicación u otras personas.

12. ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN.

Medidas preventivas

Una vez identificados y valorados los riesgos (Panorama de Riesgos) que pongan en peligro la integridad de los
acervos documentales del DEVAL, se establecerá el “Plan de Contingencia” con metas concretas y recursos
identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de
aquellos.

 Realizar programas regulares de mantenimiento de las

instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de
emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

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 Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles
como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de
almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

 La protección contra los efectos del agua incluirá la verificación constante de los sistemas hidráulicos como
canales, goteras, terrazas, ventanas, etc.

 Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de
agua en las placas de las salas de almacenamiento.

 Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas.

12.1 PLAN DE ACCIÒN Y REACCIÒN.

La prevención de desastres y demás situaciones de riesgo es una actividad importante en la planificación

general de la preservación de los acervos documentales custodiados en el Archivo Central del DEVAL, teniendo
en cuenta que un plan programado acertadamente permite la realización efectiva de una respuesta rápida y
eficiente frente a una emergencia, minimizando el peligro y disminuyendo los costos que a todo nivel implican
un siniestro sobre los acervos documentales.

Este plan, se basa en el establecimiento de las medidas de

prevención y protección del patrimonio documental generado
por parte de las oficinas productoras del Departamento de
Policía Valle y el conocimiento de las estrategias de
recuperación después de algún siniestro, en la planificación
de la respuesta y la recuperación de los activos
institucionales.

El plan de prevención de desastres del Archivo Central, se

encuentra coordinado con los programas adelantados por el
comité paritario de seguridad y salud en el trabajo del
Departamento de Policía Valle, y cuenta con un participante
dentro del Comité de Emergencia que apoyará todas las
medidas de reacción y recuperación de la información.

 Descripción de las estrategias del plan

Indica los escenarios donde se aplicará y las estrategias planteadas. Describe los recursos necesarios y los
procesos de activación de las medidas y el retorno a las condiciones normales, previas al incidente.

 Capacitación y Pruebas

Describe el programa de capacitación y pruebas que se plantean para asegurar que todo el personal reciba el
debido entrenamiento que le permita responder en caso de una emergencia que afecte el archivo de la unidad o
ponga en riesgo los documentos, en cualquiera de las fases del ciclo vital.

 Se deben realizar sensibilizaciones y/o capacitación periódica al personal de la dependencia, lo cual

indica entre otros aspectos:

 La ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas.

 El manejo de los extintores

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 Sistemas de alarma y rutas de evacuación.

 Protección y manipulación de los acervos documentales en el evento de un estado de emergencia o

desastre natural o antropogénico.

 Mantenimiento del Plan

Incluye las políticas y procedimientos generales, los mecanismos de almacenamiento y de actualización del
plan.

 Migración de la información a otros soportes:

Los procesos de conservación preventiva tanto para el soporte original como para las reproduccio nes, debe
normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y después de los
procesos de migración o reproducción (microfilme, fotografía, fotocopias, digitalización, etc.). Esta estrategia
debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulación de los documentos en procesos reprográficos, al
personal de depósito (archivo), servicios al público y a los usuarios.

 Debe evaluarse el estado físico y de integridad de la

documentación previamente, teniendo en cuenta sus
valores administrativos e históricos para fijar
prioridades y establecer las acciones de conservación
durante y después del proceso de migración. Así
mismo es de suma importancia capacitar al personal
involucrado sobre los procesos específicos de
conservación preventiva como manipulación y
desempaste, si llega a requerirse este proceso, aunque
lo ideal es evitarlo.

 En el tema de la reproducción documental, es

necesario recalcar que esta debe hacerse con un
objetivo específico. De ninguna manera puede
convertirse en una moda o en un gasto sin un
propósito. Además, es muy importante tener en cuenta
que debe realizarse cuando la documentación cuenta
con la debida organización desde el punto de vista
archivístico.

 El poseer estanterías, cajas y carpetas, en todos los archivos, sin tener en cuenta los procesos de
organización y los principios de orden original y procedencia, no hace más que una bonita fachada para un
fondo acumulado, donde es imposible encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.

 DETALLES DE LAS ACCIONES PRIORITARIAS A REALIZAR CON LOS ACERVOS DOCUMENTALES

EN EL EVENTO DE UNA SITUACION DE EMERGENCIA.

A continuación se relacionan las características de los documentos que deben ser protegidos y conservados en
una situación de emergencia, toda vez que los mismos contienen información con valores secundarios, los
cuales son el insumo tanto para la construcción de la memoria institucional, así:

VALORES SECUNDARIOS

En el marco de la gestión administrativa de la Institución se produce cierto tipo de documentos que agrupados
por características comunes permiten considerarse como de valor permanente desde que nacen aun sin mediar

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un proceso de valoración formal. El criterio fundamental para determinar este tipo de documentos es el
contenido informativo y la función del documento en la administración que lo produjo. Evaluando las siguientes
características físicas y de producción:

 Actos administrativos: documentos generados por la entidad que llevan implícita una orden, una
determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o actividades; estos documentos
permiten conocer las disposiciones, las políticas y directrices internas de cada entidad. Ejemplo:
Resoluciones, Circulares, Directivas, Instructivos, Guías, Manuales, Reglamentos, Convenios, Patentes
entre otros.

 Actividades misionales: documentos sobre acciones realizadas en cumplimiento de funciones administrativas

y labores misionales. Ejemplo: Informes de Gestión, Informes de Actividades, Actas, Proyectos, Contratos,
Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles, Inventarios Documentales, Estudios
Técnicos, Conceptos, Manuales Técnicos, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean
voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse.

De otra parte, como valores secundarios se consideran todos aquellos que interesan en la construcción y
testimonio de la memoria e historia colectiva, tales como: histórico, cultural, investigativo, científico, de derechos
humanos y derecho internacional humanitario.

VALOR HISTÓRICO

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias
de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad; documentos que por su
significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado,
la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se
convierte en parte del patrimonio histórico de la Institución.

De igual forma, consiste en apreciar, evaluar y analizar el impacto que dicha información puede aportar a las
generaciones futuras, como testimonio de los hechos y acontecimientos del pasado, ya que con el tiempo la
información puede adquirir otros valores, significados y fines.

El valor histórico de la documentación se adquiere con el paso del tiempo, pero según el tipo y la calidad de la
información, desde el momento mismo de su producción se pueden identificar cual es el valor histórico de un
documento, entre otras razones, porque testimonia las decisiones y aspectos más relevantes de la Institución.

En el caso particular de la Policía Nacional, tiene una misión, una función principal o una razón de ser particular,
por lo cual la documentación producida en el ejercicio de sus funciones, contiene características únicas que
difícilmente podrán ser referenciadas en otro lugar o Entidad.

En consecuencia, en el proceso de valoración se observan todos los valores vigentes y futuros de la

documentación en un nivel más profundo de análisis, donde es importante tener en cuenta factores como:

 Si el material documental conservado o seleccionado reviste interés porque registra acontecimientos

históricos, para la Policía Nacional como para la sociedad en general.

 Si la información aporta datos para entender prácticas administrativas no vigentes, legislaciones derogadas,
esquemas de mando reformados, entre otros.

 Si registra aparición de personajes de interés histórico, desde cualquier ámbito, sea este cultural, político,
económico, deportivo, entre otros.

 Si evidencia lugares emblemáticos para un área cultural, estado, nación o ciudad.

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 Si registra objetos como maquinarias, obras de arte edificios y equipamientos.

 Si contiene testimonios de grupos sociales históricamente marginados, la vos de las mujeres en la

Institución, identidades étnicas, el papel de los niños, entre otros.

 Si testimonia lugares desaparecidos, voces del pasado y rasgos de la sociedad que diferencian una época
de otra.

Con el valor histórico se identifican los documentos que serán las fuentes primarias de investigación, en sus
diferentes modalidades, escuelas y métodos de investigación. De ahí que factores como: época de la
producción del documento, antigüedad, soporte y características, entran a jugar un papel importante en el
análisis del valor secundario de la información custodiada por la unidad.

VALOR CULTURAL

El objetivo es identificar en la información, hábitos y costumbres de grupos sociales o culturales a lo largo del
tiempo. Desde esta perspectiva un documento posee valor simbólico o cultural cuando manifiesta modos de ver
y sentir el mundo, por parte de las comunidades, grupos sociales e individuos. El valor cultural se enfoca en
rescatar de los documentos, las voces silenciadas por la historia tradicional y oficial, con el fin de explicar, con
base en un enfoque diferencial, diversos grupos humanos en razón de su identidad sexual, grupos étnicos,
sectores sociales, distinciones políticas e ideológicas, mujeres, grupos culturales, poblaciones (niños, jóvenes
adultos mayores), víctimas del conflicto armado interno.

Entre otras palabras, el criterio de valoración cultural es la asociación directa del documento con épocas,
procesos, eventos y prácticas políticas, artísticas, económicas, religiosas, sociales, con vivencias, tradiciones,
costumbres, hábitos, valores, modos de vida y útiles para el conocimiento de la Institución.

VALOR CIENTÍFICO

Consiste en apreciar la potencialidad de la información, para la investigación y el cultivo de otras ramas del
saber diferentes a la historia. Por lo tanto, se trata de identificar para cuales áreas del conocimiento (ya sea
para las ciencias exactas, como para las ciencias sociales y humanas), reviste interés la información contenida
en los fondos acumulados objeto de valoración.

Para la definición y comprensión de este criterio de valoración, resulta enriquecedor tener de presente el
negocio estratégico, las funciones y la misión que cumple la Institución y que la hace diferente sustancialmente
de otras instituciones. Una vez establecido lo anterior, el análisis sobre el carácter científico de la
documentación se contextualiza y aplica en el marco del campo de acción, naturaleza jurídica, funciones y
competencias que cumple la Policía Nacional y dentro de esta, la oficina productora de la información. Pero si
se sitúa en un contexto, se podrá encontrar que reviste algún interés para alguna especialidad, ciencia, técnica
o disciplina del conocimiento humano.
Adicionalmente, se debe analizar el contexto, en cuanto a su origen de producción, la función a partir de la cual
es producido y esta se evalúa con relación a otras series, subseries o asuntos, generando nuevos
conocimientos y analizando si la información contenida, puede generar nuevas preguntas desde algún campo
de investigación especifico.

 Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario:

 Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio, se refieren a la
consagración de los derechos humanos en el marco del Derecho Internacional Humanitario y del Derecho
Internacional de los Derechos Humanos, incorporada en el bloque de constitucionalidad; tales como:

 Graves violaciones de los derechos humanos e infracciones el Derecho Internacional Humanitario.

 Acciones de exigibilidad de derechos y de recuperación de la memoria histórica por parte de la sociedad y

de las víctimas.

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 Las declaraciones de responsabilidad internacional proferidas por autoridad competente en el marco del
Derecho Internacional Humanitario y el Derecho Internacional de los Derechos Humanos, en las cuales se
condene al Estado Colombiano a la adopción de medidas de restablecimiento y reparación frente a las
graves violaciones a los Derechos Humanos.

 Las acciones institucionales derivadas de la denuncia de tales violaciones a los derechos humanos o de la
reclamación de medidas de atención humanitaria y de las reparaciones materiales y simbólicas.

 El contexto local, regional o nacional de desarrollo del conflicto y sus impactos diferenciados en la población.

 Los perpetradores de las violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al DIH y su modus operandi.

 Las acciones de exigibilidad de garantía a los derechos humanos de parte de la sociedad y de las víctimas.

 Respuestas institucionales frente a las violaciones a los derechos humanos o de la reclamación de las
reparaciones.

 Los modos de vida, proyectos familiares, sociales, políticos y comunitarios afectados por la dinámica del
conflicto armado interno.

 Los modos de resistencia de la sociedad civil frente al conflicto armado.

13. ASPECTOS QUE DEBER SER VALORADOS Y ESTABLECIDOS POR EL COMITÉ DE

EMERGENCIA DEL EDIFICO PILOTO, E INTERIORIZADOS POR EL ARCHIVO CENTRAL.

Una vez identificadas las amenazas que puedan afectar las instalaciones del Archivo Central DEVAL y el
normal desarrollo de las actividades del proceso, se deben tener en cuenta las siguientes variables
previamente establecidas por parte del Comité de emergencias del edificio Piloto:

 Plan General – Jefe de Emergencias.

 Plan de Seguridad.

 Plan de Atención Médica y Primeros Auxilios.

 Plan de Contraincendios.

 Plan de Evacuación.

13.1 RUTAS DE EVACUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA.

 Salidas Principales: son aquellas por donde ingresan y salen usualmente el personal que labora en las
instalaciones del Archivo Central DEVAL.

 Salidas de Emergencia: son aquellas debidamente señalizadas y usadas solo para salir en casos de una
emergencia.

13.2 SISTEMA DE ALARMA PARA EVACUACIÓN.

La alarma de evacuación es la señal que permite dar a conocer a todo el personal, en forma simultánea, la
necesidad de evacuar un lugar ante una amenaza determinada; por esta razón, es de suma importancia que
sea dada en el menor tiempo posible después que se ha detectado la presencia del peligro. La alarma de
evacuación será activada por quien defina el Comité de Emergencia del Edificio Piloto.

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¿CUÁNDO SE DEBE ACTIVAR LA ALARMA?

Se debe dar la alarma en las siguientes situaciones:

 Cuando detecte una amenaza o emergencia dentro del Edificio donde se encuentra ubicado el Archivo
Central del departamento de Policía Valle.

 Cuando se presenten daños graves en la estructura del Edificio, que pongan en peligro a sus ocupantes,
visitantes o patrimonio documental.

 Cuando se descubra o sospeche la presencia de artefactos explosivos en cualquier área.

 Cuando sospeche de un riesgo colectivo sistemático (que afecte de manera progresiva a varias personas).

13.2.1 PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACIÓN DE ALERTA Y ALARMA.

Alerta: Es el aviso de que una situación crítica se está presentando. Debe servir para activar el Plan y
prepararse para una posible emergencia.

SITUACION NOTIFICACION DE ALERTA

Una vez se haya comprobado la existencia de la Llamada por extensión telefónica o
emergencia, y mientras se da la orden de evacuación, activación del botón de pánico.
se dará inicio al proceso de alerta

Alarma: Indica lo inminente de un riesgo y que se considera más seguro abandonar las instalaciones, activando
el plan de evacuación.

CODIGO ALARMA SIGNIFICADO

UN PITAZO A ALERTA
DOS PITAZOS PREPARACION
TRES PITAZOS CONTINUOS EVACUACION

13.3 PROCESO DE EVACUACIÓN.

Declarada la emergencia y activada la alarma de evacuación, todo el personal del Archivo Central del DEVAL,
incluidos los visitantes, salen de sus puestos de trabajo y se ubican en el punto de encuentro (principal o
alterno) según lo indique el Coordinador de emergencia dependiendo de la ubicación y magnitud del evento.

El Jefe de Gestion Documental verifica a través de un listado, el personal que se encuentra a salvo a través del
censo o conteo de evacuados e informa al coordinador de emergencia el número total de funcionarios y en qué
condiciones se encuentran (si hay lesionados o falta alguien).

Este procedimiento se realizará cada vez que se active la alarma de evacuación.

El Coordinador de emergencia, una vez ha recibido la notificación del control de la misma, informará al personal
uniformado, no uniformado, trabajadores y visitantes lo sucedido y dará la orden de retorno a las áreas de
trabajo, que se hará de manera organizada (de la misma forma en que evacuaron).

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Antes de Salir

 Si está en un área diferente a la asignada evacue con el personal del área donde se encuentre.
 Evacue inmediatamente por la salida más corta.
 Comunique la suspensión de actividades y comiencen a realizar las acciones de evacuación.
 Recuerde cual es la salida a utilizar y donde está ubicado el punto de reunión final (Tenga presente otra ruta
de evacuación en caso que este bloqueada u obstaculizada).

Durante la Salida

 Comunique la alarma para que se inicie el procedimiento operativo.

 Impida el regreso de personas.
 Mantenga contacto verbal con su grupo, repita en forma calmada las consignas especiales (No corran,
conserven la calma entre otras).
 Salga y si es posible cierre la puerta detrás de usted.
 Si se encuentra bloqueada la vía de evacuación busque una salida alterna.
 En caso de no poder salir lleve al personal a un sitio seguro. Solicite inmediatamente auxilio por los medios
que tenga a su alcance. Conserve la calma del Grupo.
 En caso de no poder salir lleve al personal a un sitio seguro. Solicite inmediatamente auxilio por los medios
que tenga a su alcance.
 Si encuentra mucho humo evacue agachado.

Después de Salir

 Llegue hasta el sitio de reunión final convenido y verifique si todas las personas de su área lograron salir.
 En caso de duda, sobre si alguien quedó atrapado, comuníquelo inmediatamente a la Coordinación de la
Brigada.
 Evite el brote de comportamiento incontrolado; separe a quienes lo tengan y hágalos tranquilizar.
 Espere la orden de regreso a las actividades normales o el envío de las personas a sus hogares, de
acuerdo con la evolución de la emergencia.
 Una vez que el personal se haya desplazado a sus hogares; la coordinación de comunicación dará a
conocer la información previamente autorizada sobre el evento.

NORMAS DE EVACUACIÓN PARA VISITANTES Y PERSONAL AJENO A LAS INSTALACIONES.

En caso de una emergencia, la unidad policial que los esté atendiendo, deberá guiarlos hacia la salida de
emergencia más cercana, evacuar junto a ellos y trasladarse hasta el punto de reunión.

13.3.1 ZONAS DE EVACUACIÓN Y GRUPOS DIRECTIVOS DE EVACUACIÓN.

Son aquellas áreas en las cuales se ha dividido las instalaciones para asignar Coordinadores de Evacuación.

Se encargarán de dirigir la evacuación y ayudar a las personas que no pueden o tienen dificultad para evacuar,
según lo estipulado en el plan.

En cada zona, se tienen personas que han sido designadas con anterioridad para coordinar la evacuación,
contará con un auxiliar que lo reemplaza en caso necesario.

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Para poder lograr una buena actuación todos los integrantes del grupo de emergencia deben tener a su
disposición el distintivo (chaleco, brazalete o camiseta) que los identifica y estar dotados con los elementos que
requieren para llevar a cabo sus funciones y responsabilidades en la prevención y atención de emergencias
dentro de las Instalaciones del Archivo Central del DEVAL, como linternas, botiquín personal, inmovilizadores
para fractura, alineadores cervicales, férula espinal rígida, megáfono, etc.

13.3.1.1 SITIOS DE REUNIÓN FINAL

 Con el fin de establecer el conteo final de los funcionarios evacuados de las diferentes áreas y
verificar si todos lograron salir de las instalaciones, las personas evacuadas deben reunirse en el sitio de
reunión final definido en el Plan, donde se efectuará el conteo y se dará la orden de regresar nuevamente a
la edificación.

 Este punto debe ser en una zona despejada, en lo posible que no pasen vías de alto tránsito
vehicular, con el menor riesgo de caída de objetos en edificaciones.

 Se establece por norma internacional dos puntos de encuentro:

PUNTO DE SALIDAS DE
AREA 1 PROCEDIMIENTOS DE EVACUACION
ENCUENTRO EMERGENCIA

El personal administrativo policial, no

PRINCIPAL uniformado, empleado de servicios varios,
Parque juegos  Salida Principal empleados comedor y visitante, al escuchar la
Infantiles alarma saldrá de su puesto de trabajo y se
 Salida de ubicarán en el punto de encuentro Principal.
Archivo Central
Emergencia.
DEVAL
ALTERNO Si se requiere evacuar hasta el punto de
encuentro alterno, el coordinador de
evacuación determinará la salida de
emergencia a utilizar dependiendo de la
ubicación de la emergencia.

Nota: El Coordinador de emergencia con ayuda de los coordinadores de evacuación de cada área,
determinarán el punto de encuentro más seguro dependiendo de la ubicación y magnitud de la emergencia.

13.3.1.2 PUNTO DE ENCUENTRO PRINCIPAL.

Ubicación: Parque juegos infantiles al lado del lavadero de buses

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14. PLAN DE CONTINGENCIA PARA LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO CENTRAL DEVAL.

En cualquier situación de emergencia inicialmente hay

que controlar el pánico y por consiguiente la seguridad de
los funcionarios del Archivo Central del Departamento de
Policía Valle. Alertar a los servicios de intervención de
emergencias con los que previamente se deben haber
establecido planes conjuntos de trabajo sobre el
particular.

Se debe contactar rápidamente al responsable del plan de

prevención de desastres de la unidad, quien hará los
contactos con el comité de apoyo y especialistas en el
manejo de emergencias. Hay que localizar el origen del
siniestro y tratar de neutralizarlo inmediatamente, sin
tomar riesgos adicionales, usando extinguidores,
suspensión de las redes de agua, de electricidad y de gas
entre otros para evitar daño o pérdida en los acervos
documentales.

Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de los daños en los
depósitos documentales o en las diferentes áreas de archivo. No hay que desechar o eliminar ningún
documento por muy deteriorado que se encuentre.

Si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o por causa de los bomberos, hay que bajar las tasas
de humedad relativa para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas
bastan para que una infestación se desate.

Se debe asegurar una buena circulación de aire y poner en funcionamiento los equipos de deshumidificación en
caso de contar con los mismos. Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las
operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografía de los
documentos y de los locales, inventario del material afectado.

Los acervos documentales, están expuestos a sufrir daños o pérdidas inesperadas a consecuencia de diversos
fenómenos naturales, tales como:

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 Avalanchas

 Inundaciones y terremotos, entre otros

Algunos de estos sucesos pueden generar reacciones en cadena, por ejemplo, los terremotos pueden dar lugar
a incendios, inundaciones o la combinación de estos, y conllevar a pérdidas irreparables de documentación o de
la información.

Además, una vez superado el evento los espacios se convierten en ambientes propicios para el desarrollo de
microorganismos o plagas.

AMENAZAS ANTROPOGÉNICAS Y/O AMENAZAS NATURALES

SITUACIÓN – “RIESGO POR INUNDACIONES”.

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Durante una inundación los documentos pueden sufrir diversas alteraciones como:

Manchas, deformaciones, cambios dimensionales, debilitamiento, deterioro, adherencia entre soportes por la
degradación de encolantes, pérdidas de información y en muchas ocasiones la desaparición de grandes
volúmenes documentales.

En estas situaciones también se favorece el desarrollo de especies biológicas dañinas para el papel.

Las inundaciones se dividen normalmente, según su origen, en:

 Inundaciones fluviales: definidas como un desbordamiento de un rio sobre una planicie

 Inundaciones causadas por el mar: definidas como un desbordamiento de agua sobre tierras costeras
en las márgenes de océanos o pantanos

 Inundaciones relámpago: que son inundaciones locales de gran volumen y corta duración. A esas se
suman las inundaciones causadas por temporales y accidentes ocasionados por rupturas de tuberías.

Igualmente, una inundación puede ser originada por el agua utilizada para apagar un incendio.

El daño ocasionado por el agua proveniente de una inundación, es

especialmente drástico si los documentos están almacenados en sótanos
o en otras áreas donde el agua se acumule más fácilmente alcanzando
niveles altos y por ende sea más difícil de eliminar.

Las inundaciones originan un deterioro de gran magnitud, especialmente

porque los documentos no pueden ser secados rápidamente y sobre todo
cuando la atmosfera es cálida.

En los climas tropicales el crecimiento de hongos en las áreas afectadas

por la inundación, aparece aproximadamente en 48 horas, según los tipos
de papel y tinta utilizados pueden ocurrir que las hojas se empiecen a
adherir y que las tintas se corran hasta volverse ilegibles. “Cuando
comienzan a secarse se deforman y dan lugar a una masa compacta que
en la mayoría de los casos resulta imposible salvar”.
Algunas medidas de protección son las siguientes:

- Ubicar los edificios de archivo en terrenos más elevados

- Evitar terrenos localizados al final de una ladera

- El edificio debe incorporar elementos especiales, obedeciendo a las normas de protección y resistencia e
inundaciones.

- Utilizar recursos adicionales de drenaje del terreno

- Evitar el almacenamiento de documentación cualquiera que fuere su soporte en áreas subterráneas.

- Construir pisos y paredes con materiales de fácil limpieza.

Cuando se produce una inundación, bien sea de pocos centímetros o hasta de varios metros de altura, los
materiales higroscópicos (como el papel y las fotografías) van a absorber parte del agua que entre en contacto
con ellos. El ambiente del lugar también absorberá vapor de agua y por consiguiente elevara los niveles de
humedad relativa.

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 Los documentos con soporte en papel, así como las unidades de almacenamiento (carpetas y cajas)
van absorber parte de la humedad, bien por contacto directo o por un intercambio entre la humedad
relativa y los materiales higroscópicos del papel (fibras de celulosa y cargas).

Al absorber la humedad, los diferentes materiales aumentaran su tamaño y se deformaran dificultando la

labor de retirarlos de la estantería.

La suciedad, las tintas solubles, los colorantes y los adhesivos de los empastes también se dilataran y
empezaran a reblandecerse hasta solubilizarse, migrando a otras zonas de los documentos e incluso
hacia otros documentos adyacentes, agregándoles elementos no originales que a futuro pueden causar
deterioros.

Así, entre más tiempo toma la atención de los documentos mojados, mayores serán los costos de su
recuperación; toda vez que aumentan las posibilidades de requerir para algunos documentos procesos
de restauración a manos de profesionales.

En este último caso, hay que partir de la certeza que nunca quedaran iguales a como estaban antes del
desastre. Por ejemplo, son muy comunes los casos donde las tintas solubles se disuelven en el agua y
los textos quedan completamente ilegibles, haciendo imposible su recuperación, aun cuando se recurra
a procesos de alta complejidad.

Al igual que en el caso del papel, los soportes fotográficos también se podrán ver afectados por
deterioros como hinchamiento o perdida irremediable de la emulsión, haciendo imposible la
recuperación de la imagen.

Por otro lado, las esporas de los microorganismos, presentes en el polvo depositado sobre los
materiales, empezarán a desarrollarse y crecerán en las primeras 48 horas después de la inundación,
ocasionando ataques de hongos o bacterias.

Lógicamente, en el caso de inundaciones donde el agua viene con barro y otros contaminantes, los
microorganismos vendrán también con ella y afectaran de manera considerable la documentación, por lo que
es necesario que las decisiones y actuaciones se realicen rápida y acertadamente.

El gran reto que se deriva de las inundaciones es el manejo que debe hacerse sobre el ambiente y el material
mojado o húmedo para evitar el crecimiento de hongos y bacterias.

Estos no solo afectan el papel ocasionando manchas de colores, sino que causan degradación química,
produciendo rompimiento en las cadenas moleculares de las fibras constitutivas del soporte, generando la
descomposiciones del material.

Una vez que se han desarrollado los microorganismos y las condiciones ambientales húmedas se mantienen,
estos agentes bióticos colonizaran rápidamente los documentos que se encontraban en buen estado y será
más difícil controlar su expansión.

Un aspecto fundamental a incluir en un plan de prevención y manejo de emergencias es la elaboración de un

programa de recuperación del material archivístico afectado, que consiste en determinar las actividades y
procedimientos a realizar luego de un desastre, una vez se tenga certeza sobre la seguridad para ingresar a las
áreas afectadas.

La autorización de entrada a estas áreas debe ser emitida por una autoridad de atención de emergencias luego
de revisar que la estructura de la edificación esté en condiciones de resistencia, que no exista riesgo de caída
de objetos y las acometidas eléctricas se encuentren desactivada.

15. CONSIDERACIONES PARA EL PLAN DE PREVENCIÓN Y MANEJO DE EMERGENCIAS DE LA

INFORMACIÒN AFECTADA POR INUNDACIONES.

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Luego de un desastre es imperativo evaluar la situación de los documentos y establecer las necesidades de
recuperación, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

 Comenzar con el conteo de carpetas, cajas y/o tomos mojados para determinar el espacio al que pueden
ser trasladados a fin de iniciar el secado, incluyendo la sustitución de cajas y carpetas, personal necesario
para que ayude a los procesos de traslado y dotación de seguridad industrial requerida.

 Adecuar un sito que sea lo suficientemente amplio, limpio y provisto de electricidad ( ya sea por conexión a
las redes públicas o por plantas generadoras de energía) para el traslado del material afectado y realizar
una revisión inicial de los documentos.

Si no fuese posible encontrar un lugar, como el descrito, al interior o cerca del archivo donde sucedió el
siniestro, esta revisión deberá realizarse in situ para identificar los documentos que necesitan de atención
prioritaria, bien sea por sus valores primarios, secundarios o por el grado de afectación que presenten.

 Realizar una clasificación de la documentación según se el grado de afectación causado por el agua, en los
siguientes términos: documentos que están mojados o empapados (todavía escurren agua); los
parcialmente mojados (que han tenido contacto con el agua pero no gotean) y los húmedos (han absorbido
humedad del ambiente).

 Contar con un inventario documental. Es preciso recordar que en los archivos ha de tenerse el inventario
documental actualizado de los expedientes, el cual contendrá información sobre las series documentales,
fechas extremas, cantidad de folios y su ubicación en el mobiliario para el almacenamiento.

Para evitar la pérdida de los inventarios documentales, se sugiere realizar una copia y tenerla en custodia en
un lugar diferente de donde se pueda producir el siniestro.

Hoy en día es posible aprovechar el recurso que ofrecen los diferentes proveedores de correos electrónicos,
para almacenar los inventarios en servidores y mantenerlos actualizados. Estos inventarios también pueden
ayudar a dimensionar la labor requerida de acuerdo con los documentos que sea necesario rescatar.

Así, se podrá calcular la cantidad de personal requerido para realizar las labores de rescate; los espacios para
trasladar la documentación afectada; los materiales que harán falta para embalar los documentos mojados; los
requeridos para adelantar los procesos de secado y las necesidades de unidades de conservación para el
realmacenamiento posterior.
Antes de que ocurra un desastre es pertinente determinar cómo se va a realizar el secado de los documentos.
Esto dependerá de los recursos con los que se cuente, los que se puedan conseguir en el caso de que sea
declarada la emergencia. Los métodos de secado de documentos que más adelante se describen, representan
tiempos, insumos, costos y sobre todo resultados diferentes.

Si se elige el secado al aire libre se debe tener en cuenta que sea poco el material afectado y se deberá
disponer de un espacio y materiales suficientes. De lo contrario, se convertiría en un problema mayor, debido a
que la humedad contenida en los documentos permitirá que los
microorganismos que afectan al papel se desarrollen en las 48 horas
siguientes al desastre.

¿Cómo empezar?

Luego de ocurrida la inundación en un depósito de archivo, se hace

necesario realizar las siguientes acciones:

- Estabilizar el medio ambiente retirando primero el agua que aun

permanezca en el lugar mediante el uso de motobombas, bombas
manuales o con baldes y traperos (en caso de que las primeras no estén
disponibles)

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- Retirar del lugar los materiales que absorban la humedad como tapetes y cortinas entre otros

- Disminuir los niveles de humedad relativa y la temperatura del local. Para este fin se pueden usar
ventiladores de pie, que harán circular el aire al interior de los depósitos, así como también recurrir a
deshumidificadores.

- Esto permitirá renovar el aire y retardara el crecimiento de hongos sobre los documentos.

- En regiones que presentan condiciones climáticas húmedas y cálidas es necesario que los trabajos de
recuperación empiecen lo más pronto posible ya que la humedad y temperaturas altas favorecerán el rápido
desarrollo de los hongos en comparación de regiones secas y frías.

Desinfección ambiental.

Para desinfectar los espacios donde se encuentran

los documentos húmedos se recomienda el uso de
alcohol antiséptico.

Esta desinfección puede hacerse con aspersores o

nebulizadores, en el ambiente y de manera cuidadosa
sobre las Cajas y Carpetas.

Nunca directamente sobre los documentos

exceptuando aquellos casos en los cuales un
conservador dirija la acción.

El equipo mínimo con el que se debe contar incluye:

Lonas, cajas plásticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas absorbentes,
etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel
absorbente, plástico en rollos, extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para
congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termohigrómetros, productos desinfectantes,
secadores de pie y secadores de pelo.

Requisitos generales para secado de documentos

- Como se indicó anteriormente el lugar para el secado de

documentos deber ser amplio, con buenas condiciones de
iluminación, ventilación, filtrado de aire y contar con servicio de
electricidad como mínimo.

- Se recomienda que un ingeniero eléctrico revise y adapte el

sistema eléctrico para evitar que los fusibles no soporten el
voltaje y amperaje que se requerirá, ya que se conectaran
varios equipos como ventiladores, deshumidificadores,
secadores de pelo, lámparas, etc.

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- El traslado de los documentos del lugar del siniestro, deberá hacerse de forma organizada, cambiando las
cajas y carpetas húmedas por empaques temporales en papel periódico blanco o papel absorbente (sin
estampados o impresión alguna).

- Se deberá asegurar la plena identificación de los expedientes a fin de evitar inconvenientes en la

organización de los archivos.

- Luego se recomienda almacenarlos en cajas plásticas (como las utilizadas para el transporte de leche) y
trasladarlos al lugar donde se realizara el secado.

Se sugiere tener en cuenta la organización original de la documentación y en lo posible conservar un orden

similar en el nuevo espacio.

Así, la identificación de las cajas, con el contenido y el lugar donde estas se encontraban en la estantería,
deberá conservarse para poder hacer un seguimiento sobre el lugar y el proceso de recuperación en que se
encuentra el material.

Esto servirá además para colocar los documentos en su ubicación original una vez se haya superado la
emergencia.

 MÉTODOS DE SECADO DE DOCUMENTOS AFECTADOS POR AGUA

A continuación, se describirán los métodos más utilizados a nivel mundial para el secado de documentos, en
caso de inundaciones en archivos y bibliotecas.

Estos permitirán a los responsables de custodiar los materiales documentales conocer los tratamientos y
desarrollar sus planes de atención de emergencias, de acuerdo con las acciones necesarias.

Para ello tendrán en cuenta: el volumen documental que conservan, la cantidad de recursos humanos y
económicos, así como del apoyo que puedan recibir de otras instituciones.

SECADO MANUAL.

Con cuidado, los documentos pueden disponerse abiertos, sobre hojas de papel absorbente; las hojas se
cambiarán regularmente. Se puede favorecer la evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un
secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica y eficaz, si se
dispone del equipo humano necesario.

Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin

lastimarlas.

Sólo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden

suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar
regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.

No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento

tipo propalcote o glaseado, lo ideal sería practicar un secado asistido
mecánicamente tipo liofilización o también se podrá intercalar entre
cada página papel absorbente hasta el fondo de la encuadernación y
cambiarlo de tiempo en tiempo.

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Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar ligeramente pasándolos en
bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no penetre todos los documentos frágiles
como las fotografías, manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.

SECADO ASISTIDO MECÁNICAMENTE.

Sistema de deshumificación del aire, congelación y secado manual, congelación y liolización.

SECADO AL AIRE LIBRE.

Para aplicar este método se deberán adquirir, en lo posible, como

mínimo: mesas, papel secante o papel periódico blanco y limpio; bolsas
plásticas; láminas de cartón; estibas, ventiladores de pie, secadores de
pelo. Así mismo se deberá contar con un espacio amplio, cuyo ambiente
sea estable; poco húmedo y bien ventilado.

Es ideal usar este método cuando la cantidad de materiales mojados sea

poca o definitivamente no se cuenta con más recursos. El secado al aire
libre puede constituir un desafío por cuanto requiere un espacio amplio, y
el concurso de un elevado número de personas que se dediquen a
ventilar los materiales y a cambiar papeles secantes.

Para aplicar este método, se recomienda el uso de ventiladores y deshumidificadores, que permitirán mantener
el aire en circulación a fin de evitar el desarrollo de agentes microbianos (hongos y bacterias). Se deberá
propender por la estabilización lo más pronto posible del ambiente bajando la humedad relativa del aire a
menos de 60% y tratando de mantener una temperatura baja (en lo posible que no exceda los 20ºC).

Para conocer la situación real del ambiente, se recomienda la utilización de termohigrómetros o datalogger, el
cual indicaría la temperatura y humedad relativa del lugar.

 Si se ha logrado trasladar la documentación afectada a un espacio limpio, seco y bien ventilado, allí
también, se deberá instalar ventiladores y deshumidificadores, los cuales permitirán controlar las
condiciones ambientales del espacio y el secado se realizara más rápidamente.

 De otra parte, es preciso advertir que los documentos no deben exponerse a la luz solar directa, ya que las
radiaciones pueden afectarlos gravemente, acelerando la oxidación de los soportes y de las tintas. Solo en
casos cuando la cantidad de documentos es tan alta que resulta imposible secarlos con ventilación
indirecta, se podrán ubicar sobre mesas al aire libre para acelerar su secado. Es recomendable colocar
pesos sobre los documentos para evitar que el viento los disperse.

 Los documentos empastados o que están en formato de libros pueden colocarse de pie, con las hojas
abiertas como un abanico.

 También pueden intercalarse papeles secantes (papel de cocina sin estampado, servilletas o incluso
periódico blanco) entre las páginas de los documentos mojados. Las hojas de papel absorbente deberán ser
cambiadas frecuentemente y una vez secas pueden reutilizarse.

 En los casos cuando los documentos aun estén escurriendo agua, se deben dejar secar un poco antes de
abrir las paginas, ya que de hacerlo cuando estén muy mojados se puede causar rasgaduras. Una vez se
haya evaporado parte del agua que escurre es necesario separarlos en pequeños montones, pues de no
hacerlo se secaran los bordes o aristas per el interior, el bloque de documentos, permanecerá mojado, es
importante realizar esta acción con mucho cuidado, teniendo en cuenta el orden en que se encuentran para
no desmembrarlos ni alterar su organización.

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 Los documentos sueltos o en carpetas, deben colocarse sobre el papel secante individualmente. Si no es
posible, deberán ponerse sobre el papel secante en montones de 1 cm., de altura como máximo.
Agrupaciones de mayor altura no permitan un buen secado. Se deberá revisar constantemente el estado del
papel secante y cambiarse continuamente durante la primera fase del secado.

 Posteriormente, cuando los documentos estén más secos puede cambiarse el papel en intervalos de tiempo
más extensos, se deberán usar pesas (pueden ser piedras de canto rodado lavadas y secas forradas en
papel, bolsas plásticas pequeñas con arena seca, etc.) para evitar que los folios superiores de los bloques
vuelen a casusa del viento.

 Otra opción para secar documentos sueltos, puede ser disponiendo los folios individualmente sobre
cuerdas, o colgarlos con pinzas. Se debe evitar hacer esto con material muy húmedo ya que puede causar
rasgaduras. También deberán ponerse pestañas de papel periódico para que las pinzas no rasguen ni
entren en contacto directo con el papel.

 Si es posible conseguir láminas de poliéster o acetato, se pueden colocar individualmente los documentos
sobre ellas y colgarlas con pinzas sobre las cuerdas. A medida que el documento se vaya secando, se
desprenderá del acetato. Lógicamente para realizar este procedimiento se requiere de suficiente personal,
quien estará pendiente para evitar que los documentos caigan al suelo y se ensucien.

SECADO DE SOPORTES DIFERENTES AL PAPEL

 Soportes Magnéticos

En el caso de que se mojen será necesario retirarlos de las cajas donde se almacenan y dejarlos secar sobre
papel absorbente. Una vez secos se recomienda limpiarlos con productos que se adquieren en el mercado y
posteriormente copiarlos en nuevos soportes.
En el caso de disquetes, cassettes, carretes de cintas, es probable que no puedan abrirse y será imposible
volver a utilizarlos, resultando irrecuperable la información que contengan. Por tal razón es indispensable tener
siempre una copia de respaldo de la información y realizar la migración a nuevos soportes.

También se recomienda almacenar copias de la información en lugares diferentes al depósito de archivo, así,
en casos de pérdida de unos soportes, será posible recuperar la información almacenada en otros sitios.

En el caso de discos ópticos (CD y DVD) afectados por el agua, estos deberán enjuagarse con agua limpia y
dejarlos secar. Posteriormente se deberán limpiar con productos comerciales disponibles para este fin y realizar
una copia de seguridad.
FOTOGRAFÍAS

Si dentro del material mojado existen fotografías, estas nunca

deberán apilarse una encima de otra. Es necesario colocarlas
individualmente sobre papel secante sin exponerlas al sol, pues este
agravaría el problema. Es normal que las fotografías presenten una
deformación debido a las diferencias de secado entre el soporte
(papel y la emulsión de gelatina).

Estabilización de materiales por Congelación

En muchos casos de emergencias, es tal la cantidad de material mojado que se hace inviable secarlo
rápidamente por medio de la ventilación natural. Se ha demostrado que para evitar mayores procesos de
deterioro debido a la humedad, como el corrimiento de tintas, deformación de soportes y el crecimiento de
microorganismos, el congelamiento es la mejor opción. Sin embargo, es preciso tener en cuenta que
posteriormente será necesario contar con personal experto para revertir el proceso y secar los documentos

El procedimiento consiste en:

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- Secar los documentos de las cajas mojadas

- Empacarlos en papel absorbente

- Identificar el contenido de cada unidad

- Luego, apilar cada unidad una sobre otra, dejando entre ellas papel siliconado o láminas de poliéster para
evitar que se adhieran a causa del hielo.

- Se recomienda mantener la temperatura bajo los 0ºC, pero lo ideal sería entre -20ºC a -30ºC.

Al congelar los documentos, se desactivan los procesos de crecimiento de las esporas de hongos y bacterias,
impidiendo que los materiales mojados sean degradados por los efectos de los microorganismos. El proceso de
congelamiento no destruye las esporas depositadas en los mariales, las deja en un estado latente, por lo que
posteriormente, para evitar su desarrollo, deberán ser secados y desinfectaos por personal idóneo. El
congelamiento también estabiliza las tintas, colorantes y suciedad soluble. Dependiendo del método de
descongelación y secado posterior es posible evitar el corrimiento de estos elementos solubles.

Los mayores beneficios que aporta el método de congelación son:

- Se dispone de más tiempo para la toma de decisiones y la consecución de recursos para el salvamento del
material afectado.

- Es posible lograr la colaboración y el apoyo de conservadores y restauradores para que los métodos de
secado sean los más convenientes.

- Se pueden valorar los daños sin apuros y el comité de archivo de la entidad puede determinar su hay
documentos susceptibles de eliminación según las TRD y TRV.

- Permite disponer de tiempo y recursos económicos para adecuar la zona afectada si es posible o bien
conseguir un nuevo espacio para almacenar los materiales recuperados.

- Una vez congelados los materiales documentales, se puede planear su secado, haciéndolo por pequeñas
cantidades, lo que reduce costos en espacio y personal requerido.

SECADO AL VACÍO

Este método de secado de documentos permite retirar la humedad hacia el vacío, lo que genera la rápida
evaporación de la humedad. Para ellos se requiere una cámara de vacío, que de acuerdo con su tamaño, así
es la capacidad para colocar los documentos mojados en estanterías o en cajas plásticas en su interior. Esta se
cierra y se extrae el aire interior produciendo un vacío. Si es posible introducir calor a la cámara el proceso se
realiza más rápido.

En la cámara se pueden colocar los documentos húmedos hacia a temperatura ambiente o congelados. Este
método de secado es bastante rápido y los materiales se secan adecuadamente, dependiendo del tamaño de
la cámara y el vacío que logre hacer. Los inconvenientes de este tipo de secado pueden ser:

- Deformación de los documentos

- Corrimiento de tintas

Este método tiene la ventaja de que evita el desarrollo de

deterioros de tipo biológico, aun estando húmedo el material.

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SECADO DE DOCUMENTOS POR EMPAQUETADO AL VACÍO

Cuando no existe la posibilidad de usar cámaras grandes de vacío, se pueden utilizar cámaras de vacío
pequeñas para realizar un secado por empaquetamiento.

Para esto se necesitarán bolsas plásticas impermeables (polietileno de 125 micras), papeles secantes y por
supuesto una cámara de vacío, que permita el sellado de las bolsas, ajustada a 5 milibares de presión.

Los documentos se colocan dentro de la bolsa, con varios papeles secantes sobre ellos, se hace el vacío y se
pueden dejar las secantes durante 24 horas en la bolsa sellada.

Las secantes se cambian, se hace nuevamente el vacío y así sucesivamente hasta que los materiales mojados
o húmedos estén secos. Este método tiene los siguientes riesgos, puede:

- Disolver los elementos solubles

- Manchar los documentos

- En casos puntuales, producir deformación de los documentos

SECADO DE DOCUMENTOS POR CONGELACIÓN AL VACÍO

Para evitar el corrimiento de tintas y la deformación de los documentos durante el secado solo existe el método
de secado por congelación al vacío, el cual permite realizar el secado de los documentos congelados sin que el
agua pase por su fase liquida, evitando la solubilización de tintas y la suciedad.

El éxito en el procedimiento solo se podría garantizar si el congelamiento de los documentos se realiza tan
pronto como sucede el desastre. Los procesos de degradación de los materiales comienzan alrededor de 24
horas después de que los documentos se hayan humedecido. Este método también es conocido como
liofilización y es usado ampliamente en la industria alimentaria para la conservación de los productos.

El procedimiento consiste en introducir los documentos congelados en una cámara de vacío con una
temperatura menor al punto de congelación del agua, se le extrae el aire y se introduce algo de calor, en
contacto con los materiales que deben ser secados.

Lo anterior permite que los cristales de hielo se evaporen sin pasar por la fase liquida, extrayéndola humedad.
Este vapor de agua luego forma cristales de hielo sobre un condensador instalado dentro de la cámara sin
afectar los documentos que se están secando.

Este método presenta la ventaja que los materiales congelados, mantienen la forma en la que fueron
introducidos a la cámara, no se deforman más de lo que fueron a causa de la inundación. Vale la pena aclarar
que se este método ha sido implementado en la recuperación de documentos mojados en otros países y los
resultados de momento han sido exitosos.

El secado por congelación al vacío, tiene ventajas pues permite trazar un plan a futuro para lograr la
recuperación de la información de la información que reposa en los archivos afectados; no obstante es
pertinente aclarar que los procesos deben realizarse a la mayor brevedad posible y sobre todo disponer de una
infraestructura suficiente para tal proceso

Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los materiales de
emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta.

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Hay que adecuar espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental. Así mismo
se hace necesario escoger métodos de tratamiento según las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su
valor, el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar estos tipos de acción.

Nota. Los métodos de secado expuestos son los recomendados a nivel mundial para la atención de desastres
en archivos y bibliotecas. Su práctica debe ser asesorada por profesionales en su conservación y
restauración.

SITUACION – “RIESGO POR INCENDIOS”

“El fuego ha sido durante siglos el mayor enemigo secular y

el gran azote de los archivos”.

Los incendios son una de las amenazas más peligrosas para

los acervos documentales, debido a las características de los
soportes celulósicos que lo componen, una vez quemados
son irrecuperables.

En los documentos que no sean destruidos por el fuego

provocara chamusquina, cubrimiento por hollín, friabilidad,
olor a humo, etc., así como del resto de las instituciones
construidas y constituidas por abundantes elementos
combustibles.

Fundamentalmente, el fuego constituye una reacción química en la que el material combustible se mezcla con
oxígeno y se calienta hasta el punto en que se producen los vapores inflamables, El fuego además tiene un
segundo componente:

El agua que se utiliza en la mayoría de los casos para sofocarlo, los cuales causan daños directos como
hinchamiento de los fibras, fragilidad, arrugas, solubilización de los elementos sustentados, etc., el crecimiento
y desarrollo del moho y otros agentes biológicos.

Generalmente los incendios se ocasionan por descuido, falta de

vigilancia y de mantenimiento. Las causas más frecuentes son
los cigarrillos encendidos, acción de rayos y relámpagos y las
conexiones eléctricas en malas condiciones.

Si el edificio es estructuralmente sano, es probable que el calor y

las llamas consuman todos los combustibles restantes y luego se
extingan. Sin embargo, si las estructuras no ofrecen adecuada
resistencia al fuego y los materiales de construcción son
combustibles, el fuego puede extenderse a espacios vecinos y
reiniciar todo el proceso hasta llegar incluso a destruir la
totalidad del edificio y su contenido.

Medidas de prevención:

- Si Usted o cualquier otra persona descubre el fuego, transmita inmediatamente la alarma utilizando los
medios disponibles (pulsador manual de alarma de emergencia, más cercano a su oficina o pito) en cada

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 área o comunicando a los Brigadistas del Área o al coordinador o asistentes de evacuación, quienes
asumirán el control de la situación.

- Si el fuego se encuentra en una etapa incipiente y ninguno de los Brigadistas o Asistentes de Evacuación se
encuentran cerca del lugar en emergencia, utilice el extintor apropiado para tratar de apagarlo. En caso
contrario, informe y abandone el lugar dejándolo cerrado si es un espacio confinado para limitar el
crecimiento del incendio.

- Si hay heridos trate de prestarles ayuda y/o retírelos del sitio

- Evitar la acumulación de desechos de construcción, mobiliario, combustibles, maderas, pinturas, materiales

de algodón.

- Utilizar en la construcción elementos ignífugos (Acuerdo 049 de 2000).

- Construir muros y puertas de accesos contrafuegos.

- Amoblar el lugar con mobiliario metálico, tratado con antioxidantes.

- Instalar medios de detección y extinción automáticos.

- Preparar y divulgar un plan de evacuación del edificio.

- Crear brigadas voluntarias contra incendios.

- Tener los elementos adecuados para combatir los conatos de incendio que se puedan presentar.

- Al finalizar las jornadas laborales, se deberá verificar que los equipos de cómputo, cargadores, accesorios,
elementos o conexiones de aparatos eléctricos, queden desconectados de la toma eléctrica, con el fin de
evitar riegos por incendio.

 Un edificio sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

- Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia

- Personal de vigilancia

- Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales, sistemas de
extinción fijos

- Puertas cortafuego.

- Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas
de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

- Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles
como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de
almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

- La protección contra los efectos del agua incluirá la verificación constante de los sistemas hidráulicos como
canales, goteras, terrazas, ventanas, etc.

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- Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de
agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas
para las salas subterráneas.

SISTEMAS DE DETECCIÓN Y EXTINCIÓN DE INCENDIOS.

Según lo dispuesto en la NTC 5921:2012: “todas las partes de la edificación deben tener un sistema de
detección de incendios conectado a un panel de monitoreo central”. Dicho sistema debe responder
automáticamente a la presencia de fuego, al detectar el humo u otros productos de la combustión […] Todas las
partes de la edificación deben tener puntos de llamada de alarma contra incendio operados manualmente, que
puedan ser utilizados por los ocupantes para indicar la ocurrencia de un incendio”.

La operación del sistema de detección debe producir las siguientes acciones:

- Una advertencia local en el panel de control, en paneles

repetidores o ambos, que indique que se ha detectado un
incendio.

- Activación del apagado de la planta de suplencia

eléctrica.

- Transmisión automática de una advertencia a la brigada

local contra incendios o

- una alarma a la estación central.

- Advertencia general de alarma de incendio en toda la edificación donde se encuentra el depósito.

Se deben considerar los beneficios que ofrecen los sistemas automáticos de extinción de incendios.

Los sistemas de extinción con base en agua, gases inertes, gas carbónico o agentes limpios son aceptados en
los depósitos. Cuando se utilizan sistemas automáticos de extinción de incendios, éstos se deben inspeccionar
y mantener con regularidad.

Los sistemas de neblina de agua, que actualmente se están investigando para el uso en archivos y bibliotecas,
aplican cantidades pequeñas de agua a presión muy alta y pueden brindar una ventaja significativa con
respecto a los sistemas de aspersión convencionales.

Una ventaja principal de la neblina de agua es que, cuando el sistema está correctamente diseñado e instalado,
toda el agua que se descarga se convierte en vapor y, virtualmente, no deja nada de agua residual.

Deben estar diseñados de manera que minimicen el daño en los materiales almacenados debido a la acción de
supresión del fuego [NTC 5921:2012].

La investigación aún está en progreso para determinar si estos sistemas son eficaces en sistemas de
almacenamiento de alta densidad, que utilizan estantería compacta o en depósitos que utilizan estantería muy
alta como en el caso de las bodegas adecuadas para el almacenamiento de material documental [NTC
5921:2012].

Los sistemas de gas únicamente se deben utilizar para compartimientos pequeños, es decir, en espacios
separados que pueden hacerse herméticos.

Los gases halogenados se excluyen por razones ambientales. El dióxido de carbono no se debe utilizar en
salas que normalmente están ocupadas por personas (NTC 5921:2012).

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Se recomienda un sistema de extracción de humo y siempre deben estar disponibles extintores de incendios
portátiles, incluso si se ha instalado un sistema de extinción automático. Los extintores manuales se deben
ubicar estratégicamente [NTC 5921:2012].

Cuando no se suministra un sistema automático para la extinción de incendios, la NTC 5921:2012 recomienda
instalar los siguientes elementos:

- Gabinetes contra incendios con rollos de mangueras en una posición tal que todas las partes de la
edificación se encuentren en un área a 6 m desde la boquilla de una manguera totalmente extendida.

- Sistemas de hidrantes o fuentes de suministro elevadas en todos los edificios de más de 30 m de altura o
cuando un solo piso excede los 1000 m2, o cuando la norma local lo exija.

- El hidrante o las fuentes elevadas se deben localizar de forma tal que permitan que los cuerpos de
bomberos presuricen la tubería desde el exterior del edificio.

EXTINTORES.

Tipos de extintores según los tipos de fuego

En las etiquetas de los extintores siempre se podrá observan las características y letras asociadas al tipo de
extintor a utilizar, esas letras pueden ser A, B, C y D, lo cual hace referencia al tipo de fuego que el extintor
puede sofocar.

Extintores según las clases de fuego.

Clase A: fuegos con combustibles sólidos como madera, cartón, plástico, etc.

Clase B: fuegos donde el combustible es líquido por ejemplo aceite, gasolina o pintura.

Clase C: fuegos donde el combustible son gases como el butano, propano o gas ciudad.

Clase D: son los más raros, el combustible es un metal, los metales que arden son magnesio, sodio o aluminio
en polvo.

Extintores según el agente extintor que utiliza.

De Agua: apropiados para fuegos de tipo A siempre en lugares donde no hay electricidad. Recordad que el
agua no sirve para fuegos de combustibles líquidos como la gasolina o el aceite ya que al ser más densa que
estos líquidos el combustible se situaría encima del agua y no extinguiríamos el incendio.

De Agua Pulverizada: son ideales para apagar fuegos de tipo A y apropiados para fuegos de tipo B. No deben
usarse nunca en presencia de corriente eléctrica pues el agua podría provocar una electrocución. Este tipo de
extintores es bueno fuera de las casas donde no existe riesgo eléctrico, por ejemplo, jardines, barbacoas, etc.

De Espuma: Ideales para fuegos de tipo A y B, todos hemos visto alguna vez a los bomberos en algún
simulacro rociar con espuma. Al igual que el anterior es peligroso en presencia de electricidad.

De Polvo (Multipropósito): es el tipo más común y usado en cualquier edificio. Es indicado para fuegos de tipo
A, B y C y al ser de polvo evita el riesgo eléctrico.

De CO2: El CO2 (Bióxido de Carbono) es un gas y por tanto no conduce la electricidad. También son conocidos
como Nieve Carbónica o Anhídrido Carbónico. Este tipo de extintores sirven para incendios tipo B y C. El
Bióxido de Carbono es un gas inerte e inodoro, dieléctrico, de difusión rápida con un aumento de nueve veces
su volumen, lo cual impide la combustión por sofocamiento y enfriamiento.

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Suelen ser usados donde existen elementos donde el extintor puede causar más daño que el fuego. Por
ejemplo si se usa un extintor estándar en un lugar donde el valor de los elementos es muy alto, estos se podrían
averiar con la espuma o el polvo, por lo cual se utiliza este tipo de extintores ya que al ser un gas produce
daños en los equipos.

Extintores para el Archivo Central DEVAL: se recomiendan puntualmente el uso de estos dos últimos tipos de
extintores: Multipropósito y/o Extintores de CO2.

Las ventajas de los extintores Multipropósito son las siguientes:

- No deja ningún tipo de residuo y se evapora después de su uso

- No es perjudicial para la salud

- No es conductor de electricidad ni es corrosivo

- No produce impacto térmico ni deja residuos

Uso o manipulación del Extintor.

 Diríjase hacia el lugar donde se encuentra el extintor.

 Verifique que corresponde al tipo de fuego que desea controlar.
 Tómelo por la manija y llévelo hacia el lugar donde existe el incendio.
 Quite el pasador rompiendo el sujetador y halándolo por la argolla.
 Con una mano sostenga la manguera dirigiéndola hacia la base de las llamas, con la otra mano accione la
palanca de descarga: la manguera debe tener un movimiento de vaivén lento, cubriendo en forma total la
base de las llamas.
 Llegue hasta el sitio de reunión final convenido y verifique si todas las personas de su área lograron salir.
 En caso de duda, sobre si alguien logró salir comuníquelo inmediatamente a la Coordinación de
Emergencia o la Coordinación de Brigada.
 Espere la orden de regreso a las actividades normales o el envío de las personas a sus hogares, de
acuerdo con la evolución de la emergencia.
 Una vez que el personal se haya desplazado a sus hogares; la coordinación de comunicación dará a
conocer la información previamente autorizada sobre el evento.
Para determinar la cantidad y distribución espacial de los sistemas y equipos se requiere una evaluación
preliminar de las necesidades de seguridad de la institución, lo cual permitirá sectorizar el área total del archivo
para su respectiva ubicación.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con las
dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento [Acuerdo del AGN 049 de 2000, Artículo 5°].

Nota. Se debe contar con un programa para la revisión, prueba, recarga y mantenimiento de todos los sistemas
de detección y control, por ejemplo se debe realizar con cierta frecuencia la activación de estos equipos a
manera de prueba para comprobar su funcionamiento.

TIPO DE RECURSO UBICACIÓN CANTIDAD

Oficinas y depósitos 1
EXTINTOR ABC MULTIPROPÓSITO 20 LIBRAS Cuartos de “mantenimiento y equipos ups
transferencia eléctrica” y “sistema 0
biométrico y cámaras

EXTINTOR SATELITE MULTIPROPÓSITO 120 LIBRAS Primer Piso – Ingreso Edificio 1

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 Primer Piso Archivo Central Edificio
EXTINTOR DE CO2 DE 10 LIBRAS - Área de Consulta 2
- Ingreso Archivo Central
Primer Piso Archivo Central – Bodega
EXTINTOR SOLKAFLAN 10 LIBRAS 1
Archivo
Uno por cada nivel a excepción del nivel
BOTIQUIN 1
uno el cual cuenta con dos

CARTELERAS, BOLETINES, CARTELES , AVISOS Y

EN GENERAL SEÑALIZACIÓN COMPLETA EN RUTAS Edificio en general 25
DE EVACUACIÓN Y DEMARCACIÓN DE ÁREAS

CAMILLA RÍGIDA PARA EL TRANSPORTE DE

Edificio en general 1
LESIONADOS (DISTRIBUIDAS ESTRATÉGICAMENTE)

SISTEMA DE ALARMA PARA LA EVACUACIÓN Y Por niveles estos dispositivos son

0
NOTIFICACIÓN DE EMERGENCIA denominados “fire”

PERSONAL TÉCNICAMENTE CAPACITADO PARA LA

ATENCIÓN Y EL CONTROL DE EMERGENCIAS (13.1
Brigadistas archivo central 1
GRUPOS DE EMERGENCIA “BRIGADISTAS DEL
ARCHIVO CENTRAL DEVAL)

Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificación entrarían la mayoría de los depósitos de archivo
siempre y cuando sea respetado su uso único como archivo y no como “cuarto de san alejo”. La cantidad total
de combustible de clase A e inflamables de clase B están presentes en una proporción mayor que la esperada
en lugares con riesgo menor (bajo).

Estos lugares podrían consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercancía y almacenamiento,
manufactura ligera, salones de exhibición de autos, parqueaderos, taller o mantenimiento de áreas de servicio
de lugares de riesgos menor (bajo) y depósitos con mercancías de clase I y II.

Se deberá evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implementar otro tipo de medidas
preventivas como sistemas automáticos de riego (sprinklers), entre otros. Teniendo presente que el daño
causado a los documentos en un incendio, sea el menos posible.

Ya que, en caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de
extintores, al mojar la documentación y causar problemas con las tintas y los soportes.

En términos generales los archivos deberán contar con suficientes extintores (preferiblemente de agente
extintor limpio o CO2 y no de agua ya que el daño del agua sobre las tintas solubles es irreversible, mientras
que el efecto del agente extintor limpio o CO2 podrá tratarse en procesos de conservación una vez haya pasado
la emergencia), para cubrir toda la zona de depósito. Para la selección de los lugares donde se ubicarán en el
edificio, deberán tenerse en cuenta las siguientes pautas:

 La distribución deberá ser uniforme.

 Deberán ser visibles fácilmente a todas las personas.

 Los lugares deberán ser de fácil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/o equipos.

 Deberán ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia.

 Deberán ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.

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 El lugar deberá estar libre de un potencial riesgo de daño físico.

SITUACION – “HURTO, VANDALISMO – MEDIDAS DE SEGURIDAD”.

Estas acciones son difíciles de prever y su ocurrencia será frecuente e inherente con la naturaleza humana y
estas encaminadas a la desaparición total o parcial del acervo documental.

Para garantizar unas óptimas condiciones de seguridad se requiere de una

planificación integral que abarque desde las condiciones físicas del edificio
hasta las actividades que se asocian al control de los documentos.

Para evitar y controlar el robo y el vandalismo se debe en primer lugar realizar

una evaluación de los riesgos y las necesidades de seguridad del archivo. La
revisión de los planos de las instalaciones desde el punto de vista de la
seguridad, permitirá constatar la adecuación de:

Medidas de prevención y control:

- Dotar las instalaciones del edificio, accesos, depósitos y talleres con vigilancia permanente bien sea con el
personal Policial o mediante sistemas electrónicos.

- El ingreso a todas las áreas debe ser controlado y si es el caso restringido a horarios establecidos.

- Instruir al personal para que contribuya con la vigilancia y alerte de inmediato sobre la ocurrencia de
situaciones anómalas.

- Perímetro de seguridad (puertas, ventanas, muros).

- Instalación y uso adecuado de los sistemas de alarma y cámaras de seguridad.

- Control de llaves, cerraduras y tarjetas de acceso.

El sistema de seguridad establece una relación de refuerzo y complemento entre el trabajo del personal de
vigilancia y los dispositivos de protección, monitoreo y alarma.

Este sistema de seguridad generalmente se concibe en formas concéntricas donde cada anillo protege a los
interiores: elementos tales como vallas, barreras, cierres, rejas, detectores de movimiento, alarmas, luces de
seguridad, cajas fuertes, señalizaciones, se distribuyen en distintos anillos para proporcionar una seguridad
eficaz.

- El anillo exterior estaría formado por el control de entrada y salida asistido por el uso de alarmas, puestos de
recepción o seguridad.

- El anillo intermedio lo formaría el personal de seguridad asistidos por un programa de comunicación por el
cual protegen el anillo interior formado por alarmas, monitores de video, barreras, etc. [García, 1999].

La Norma Técnica Colombiana 5921:2012 señala que “el edificio o depósito debe estar asegurado contra hurto,
vandalismo y terrorismo.

El depósito debe ser una edificación separada, construida para tal fin o una unidad independiente, dentro de
una edificación y preferiblemente debe tener un solo acceso equipado como salida de emergencia para el
personal que realice labores allí. Se recomienda utilizar un sistema monitoreado contra intrusos”.

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Además, se deben establecer una serie de políticas y medidas de seguridad que regulen el comportamiento en
las salas de consulta y controlen el acceso a las diferentes áreas.

Debe existir un protocolo para la autorización de ingreso de personal externo a la entidad y un reglamento para
la sala de consulta.

“El personal no debe desarrollar su trabajo dentro de los depósitos, de manera permanente. El acceso a los
depósitos debe ser solamente para ingresar o retirar documentación solicitada por las áreas técnicas o de
consulta, revisión y monitoreo de condiciones ambientales o procesos, o ambas, que sólo se deban desarrollar
en su interior. Se deben tomar precauciones para impedir que personal no autorizado ingrese a los depósitos”
[NTC 5921:2012].

SITUACIÓN – “RIESGO POR MOVIMIENTOS TELÚRICOS”:

Los terremotos, movimientos de la tierra en tres ejes perpendiculares

de manera simultánea, provocan frecuentemente la destrucción total
o parcial de las edificaciones como de lo que ellas contienen.

Los daños pueden producir este fenómeno natural son de tipo

mecánico, durante los terremotos las estructuras entran en colapso
debido a cuatro causales principales:

El estremecimiento, la ruptura y abertura de las grietas del suelo y

paredes, los desniveles creados entre las áreas afectadas por las
grietas y la licuefacción, cuando los suelos se transforman en un
estado semilicuifero. El retorcimiento de la estructura acarrea daños
en las instalaciones, pudiendo ocurrir cortocircuitos y rupturas en las
tuberías hidráulicas, de aguas limpias y residuales.

Un temblor de magnitud 4.0 y 5.0 (escala de Ritcher) no suele causar daños importantes, pero a partir de 5.1 el
edificio y sus ocupantes pasan a correr riesgos y un terremoto de una magnitud de 7.0 puede llegar a destruir
edificios, puentes, líneas férreas y abrir grandes grietas en el suelo y provocar serios desplazamientos de tierra.
Fatalmente estarán asociados con estos episodios la generación de incendios e inundaciones.

Algunas medidas de prevención pueden ser:

- En lugares propensos a estos desastres, los edificios de archivo deben poseer características antisísmicas
y el mobiliario utilizado debe ser el adecuado para minimizar o reducir al máximo las posibilidades de
deterioro de los documentos que se tienen.

- La estantería, elementos más susceptibles a caer o inclinarse por causa de movimientos de la tierra deben
empotrarse a las paredes para evitar golpes continuos, caídas o inclinaciones no deseadas.

- Las tuberías hidráulicas y sanitarias igualmente pueden quebrarse a causa de estos desplazamientos y
ocasionar inundaciones, e incidentes mayores, por eso nunca se tendrán dentro de los depósitos.

- Al experimentar las primeras sensaciones conserve la calma y ayude a que los demás no la pierdan.

- Aléjese de ventanas estanterías, almacenamiento de materiales y objetos que puedan caer.

- No abandone las instalaciones mientras dure el sismo. NO olvide que corre mayor peligro si sale a la calle
que si permanece dentro del edificio

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- Mantenga contacto verbal con su grupo, repita en forma calmada las consignas especiales (No corra,
conserven la calma, entre otras)

- Si existen evidentes indicios de daños a la estructura (paredes, techos, columnas, entre otros) tome usted
la decisión de evacuar previamente la edificación y notifíquelo.

- Impida el regreso del personal

- Evite el brote de comportamiento incontrolado, separe a quienes lo tengan y hágalos reaccionar.

- Sí se encuentra bloqueada la vía de evacuación busque una salida alterna.

- En caso de no poder salir lleve al personal a un sitio seguro. Solicite inmediatamente auxilio por los
medios que tenga a su alcance.

- Llegue hasta el sitio de reunión final convenido y verifique si todas las personas de su área lograron salir.

- En caso de duda, sobre si alguien logró salir comuníquelo inmediatamente al Coordinador de Brigada.

- Espere la orden de regreso a las actividades normales o el envío de las personas a sus hogares, de
acuerdo con la evolución de la emergencia.

SITUACIÓN – “RIESGO POR CONFLICTO ARMADO”.

Son situaciones que generalmente ocasionan grandes destrozos a los edificios y víctimas humanas, sin que la
documentación sea ajena y pueda resultar afectada, aunque no sean el blanco directo de ellos.

Algunas medidas para minimizar los riesgos ocasionados por estas situaciones.

- Las construcciones de los edificios deben contemplar protección estructural

extra; al menos para las áreas y techos que sirven como depósitos
documentales.

- Si se tienen depósitos ubicados en pisos superiores, los documentos deben

trasladarse a los inferiores.

- Incrementar la capacidad propia de prevenir y combatir incendios o

conflagraciones originadas por las acciones de guerra.

- Equipar el edificio de plantas eléctricas y tanques de agua adicionales.

- Proteger las ventanas y claraboyas mediante la colocación de telas o mallas.

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16. LINEAMIENTOS PARA LA RECONSTRUCCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.
(Acuerdo No. 007 del 15 de octubre de 2014)

Integridad de los expedientes: los expedientes deberán ser conformados respetando los principios
archivísticos, con la totalidad de los documentos que los integran.

Reconstrucción de expedientes: proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han
deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y
disponibilidad.

Determinación de la pérdida total o parcial de expedientes: de acuerdo

con las evidencias materiales de la pérdida parcial o total de los expedientes,
se debe proceder a verificar los instrumentos de consulta y registro con los que
cuente la Policía Nacional, tales como inventarios documentales, sistemas de
registro y control de préstamo de expedientes, así como testimonios y
evidencias aportadas por los titulares de los expedientes o la información
aportada por las autoridades para identificar cuáles son los expedientes que se
han perdido parcial o totalmente.

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De la reconstrucción: advertida la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, incluidos los
casos en que la pérdida haya sido parcial, se realizará un diagnóstico integral de los mismos para determinar,
cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y posteriormente reconstruidos.

16.1 Instrumentos y trámites a utilizar para facilitar la reconstrucción de los expedientes.

Se deberán utilizar instrumentos archivísticos como: Inventarios Documentales, Cuadros de Clasificación,

Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistemas de Registro y Control de
Correspondencia y Comunicaciones Oficiales; generados tanto por las unidades de la Policía Nacional, quienes
tienen el deber de adelantar el proceso de reconstrucción como de otras unidades o entidades en las que
puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten la labor, con el fin de lograr en lo
posible, la reconstrucción total o parcial de los expedientes, según corresponda.

Procedimiento para la Reconstrucción de Expedientes. Para la reconstrucción de los expedientes se debe

realizar el siguiente procedimiento:

1. Informar, de manera inmediata la pérdida de los expedientes al jefe inmediato, dejando constancia por
parte del jefe inmediato de las seccionales, distritos, estaciones, subestaciones, puesto de policía, CAI,
Áreas y/o Grupos que tengan a su cargo los expedientes.

2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e
información pública son bienes naturales del Estado.

3. Una vez cumplido el procedimiento, se procederá a realizar la apertura de la investigación por pérdida de
expediente; estableciéndose en ella la información que se debe reconstruir.

4. Realizar un seguimiento periódico según corresponda, sobre el avance de la reconstrucción de los

expedientes hasta que culminen todas las acciones pertinentes.

5. Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se
procederá a conformar el o los expedientes dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará
parte integral del mismo.

Requerimiento a terceros: cuando se identifique en los diferentes instrumentos archivísticos que la

información para la reconstrucción de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el funcionario
competente solicitará a quién la tiene en su poder, expida copia autentica o copia con la anotación que "el
documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos", para que forme parte del expediente
reconstruido.

Práctica de pruebas: el funcionario competente, practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes,
conforme lo establecido en la normatividad vigente que regule la materia, con el fin de lograr la integridad,
veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes.

La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a los archivos y/o sistemas de información
donde se pueda constatar información para la correspondiente reconstrucción.

Valor probatorio de los expedientes reconstruidos: el valor probatorio de los expedientes reconstruidos, será
la que le asignen las normas legales vigentes.

Autenticidad de los expedientes reconstruidos: el funcionario competente encargado del procedimiento de

reconstrucción durante la ejecución del mismo deberá asegurar que los expedientes reconstruidos, cumplan con
requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad.

Principio de prueba por escrito: cuando con los instrumentos archivísticos disponibles no sea posible la
reconstrucción total de los expedientes, se dará aplicación al principio de prueba por escrito.

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Deber de denunciar: conforme lo dispone el ordenamiento penal colombiano, toda persona tiene el deber de
denunciar ante la autoridad competente cuando conozca de la comisión de delitos que deban investigarse de
oficio.

Si es servidor público y es el competente, iniciar la correspondiente investigación; si no lo es poner en

conocimiento de la autoridad correspondiente para que se adelanten las investigaciones a que haya lugar, de
conformidad con lo preceptuado en el numeral e) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

Deber de reconstrucción: el funcionario una vez tenga conocimiento de la pérdida de los documentos
procederá de ser competente a la reconstrucción de los expedientes.

Incumplimiento de la normatividad archivística: cuando se advierta la pérdida total o parcial de los

expedientes y no sea posible su reconstrucción por no contar la Entidad o Institución, con los correspondientes
instrumentos archivísticos o por incumplimiento de las mismas, esta será sancionada conforme lo ordena el
articulo 35 literal a de la Ley 594 de 2000 o norma que lo modifique, adicione o derogue.

Lo anterior sin perjuicio de las demás sanciones que disponga el ordenamiento legal vigente.

Apoyo de organismos de control: cuando exista pérdida total o parcial de los expedientes, el funcionario que
adelante la reconstrucción dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 51 de la Ley 594 de 2000 o norma
que lo modifique, adicione o derogue.

17. INVESTIGACIÒN DE LA EMERGENCIA

17.1 ASPECTOS BÁSICOS.

La investigación de los eventos adversos deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

 ¿Qué sucedió?: este factor está orientado a determinar los hechos sucedidos, incluyendo:

 Tipo de emergencia.
 Tamaño o magnitud del evento.
 Desarrollo de la emergencia.
 Efectos de la emergencia.

 ¿Cuándo sucedió?: este factor está orientado a establecer las condiciones de tiempo de la emergencia,
incluyendo:

 Fecha de ocurrencia.
 Día de la semana de la presentación del hecho.
 Hora probable de su presentación.
 Hora estimada de su detección.

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 Fecha y hora de su terminación.
 Si el día era laborable o no.
 Condiciones climáticas reinantes en el sitio.

 ¿Dónde sucedió?: este factor está orientado a establecer las condiciones de lugar asociadas al hecho,
incluyendo:

 Área de servicios.
 Piso.
 Equipo de origen del siniestro.
 Parte del equipo.
 Personal presente en el lugar.
 Protecciones existentes en el lugar.

 ¿Cómo sucedió?: este factor está orientado a establecer la forma como la emergencia se inició y
desarrolló, incluyendo:

 Descripción del proceso de ocurrencia.

 Área afectada.
 Personas afectadas.
 Información y/o valores afectados.
 Equipos afectados.
 Materiales afectados.
 Procesos afectados.
 Descripción de las circunstancias asociadas.
 Descripción de los antecedentes de la emergencia.
 Factores que facilitaron su propagación o desarrollo.
 Factores que dificultaron su propagación o desarrollo.
 Actuación de las personas presentes.
 Forma como fue controlado.
 Organismos que participaron.
 Funcionarios que fueron notificados.

 ¿Por qué sucedió?: este factor está orientado a determinar las causas de la emergencia, incluyendo:

 Origen accidental o intencional.

 Factores que facilitaron su ocurrencia.

 Factores Complementarios: este factor está orientado a determinar aquella información que facilitará la
investigación y entendimiento de la emergencia, incluyendo:

 Testigos presenciales.
 Hechos similares presentados anteriormente.
 Ultimas inspecciones efectuadas al lugar.
 Ultimas verificaciones o pruebas a los equipos.
 Opiniones o comentarios.
 Conclusiones preliminares.

El “Plan de Medidas de Emergencia”, será leído a todo el personal del Departamento de Policía Valle y será
ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultado rápidamente en caso de una emergencia.

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La información general que se encuentra en el plan de emergencia aborda los siguientes aspectos:

1. Notificación Inicial: El personal encargado de comunicaciones dará la información adecuada de la

emergencia a los grupos de socorro (externos) y coordinan con los demás integrantes del grupo operativo
del edificio Piloto, las actividades a ejecutar; para ello deberán contar con los siguientes formatos que
contienen la información de números y direcciones de las entidades que atenderán la emergencia.

 Organismos de Atención de Emergencia:

ENTIDAD DIRECCIÓN TELÉFONO

Policía Nacional Calle 21 No 1N - 65 8826100
Calle 62, esquina Avenida 3B1N
Defensa Civil 4000659
#63N - 00
Cruz Roja Carrera 38bis No 5 -91 132 - 5184200

Bomberos AV 3N No 20N-54 119- 6680179

Gaula Policía Carrera 23b No 5ª- 18 165
Comité Regional de Prevención y Atención de
CAM torre alcaldía piso 4 6604826
Emergencias Médicas
Empresa de Energía Edificio boulevard rio piso 7 8997020

Empresa de Teléfonos Edificio boulevard rio piso 9 8998002

Empresa de Acueducto y Alcantarillado Edificio boulevard rio piso 11 8996002

Gas Natural Av. 6N No 24ª -25 164
CTI Calle 25N No 6ª-11 6082000
Ejército Nacional V I Brigada Calle 5 No 83 -00 3240651
Autp. Simón bolívar con carrera
SIJIN 3251865
42

 Servicios de Transporte:

MEDIO EMPRESA TELÉFONO

AVANTEL
Ambulancia Clínica Regional de Occidente
4305*13*176987
Ambulancia CAD Red Publica 123
Ambulancia Bomberos Cali 119

 Centros Hospitalarios cercanos al Archivo Central

TIPO DE
NOMBRE DEL CENTRO DIRECCIÓN Teléfono
ATENCIÓN
Clínica de los Remedios Nivel III - IV AV 2N No 24-157 6672787
Clínica de Occidente Nivel III - IV Calle 18N No 5 - 34 6603000

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18. REVISIÓN, EVALUACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE PREVENCION Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS

El presente plan de evacuación y emergencias deberá ser actualizado cada año de manera periódica normal,
pero en el evento en que se tengan modificaciones importantes en las características de la institución, de los
procesos, en el personal involucrado en el plan, en los mecanismos de administración del riesgo, entre otros, se
deberán hacer los ajustes respectivos de forma inmediata. La complementación y modificación de contenidos
del plan se realizarán en el momento que se considere conveniente por el Comité de Emergencia o la brigada
de emergencias y cuando se realicen recomendaciones específicas tras la realización de simulacros.

Esta etapa permite que el Plan de Emergencia este actualizado y acorde con los cambios de la Unidad de
Policía, asegurando su funcionalidad en el momento de su aplicación. Como herramienta para su revisión y
actualización se propone un proceso de auditoría que puede ser realizado por personal interno o externo al
Departamento de Policía Valle.

La auditoría es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados
relativos al plan satisfacen las disposiciones previamente establecidas y si estas se han implementado
efectivamente para el logro de los objetivos propuestos; siendo estos:

 Identificar fortalezas y oportunidades de mejoramiento en cada uno de los elementos revisados.

 Generar las acciones a seguir para controlar aquellos aspectos identificados como posibles de mejorar.
 Generar recomendaciones encaminadas a fortalecer aquellos aspectos que los ameriten.
 Presentar los resultados obtenidos y hacer los comparativos correspondientes.

Los parámetros que se miden en el proceso de auditoría son el nivel de formación de las personas,
disponibilidad y estado de los recursos, nivel de conciencia y habilidades que tiene el personal para el control de
emergencias, disponibilidad de las instalaciones, tiempos de respuesta, guías tácticas y procedimientos
operativos para control de emergencias, ejecución de procedimientos, consecución de objetivos, participación
del personal.

En el momento de una Emergencia real hay muy poca posibilidad de corregir anomalías en las condiciones
necesarias para evacuar, es necesario por lo tanto garantizar éstas condiciones en forma permanente, mediante
verificación periódica, lo cual comprende:

18.1 RESPONSABILIDAD Y PERIODICIDAD.

Corresponde al Comité de Emergencia de la Unidad, efectuar la verificación de las condiciones de seguridad,

mínimo una (1) vez por mes, notificando oportunamente al Coordinador de Brigada las anomalías encontradas
en el Archivo Central del Departamento de Policía Valle.

18.1.1 AUDITORÍA Y CONTROL.

Con el fin de mantener actualizado el Plan de Evacuación, los participantes del Archivo Central como
integrantes del Comité de Emergencia, deberán elaborar un "Informe de Resultados" cada vez que por
cualquier motivo haya sido necesario evacuar su área de responsabilidad, de igual manera después de cada
simulacro.

19. BIBLIOGRAFIA.

1. http://www.sire.gov.co/documents/12134/43382/Manual+Elaboraci
%C3%B3n+PEC+Aglomeraciones+Permanentes+(Actualizado).pdf/c8c846f0-228a-41b2-9d20-
713adc14a8d9
2. https://www.ccb.org.co/.../Guía%20para%20elaborar%20 planes%20de%20emergenci
3. http://www.sire.gov.co/web/guest/sig

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4. http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-1969_plan_emergencia_2014.pdf
5. http://idiger.maps.arcgis.com/apps/webappviewer/index.html?id=d01052805a224c928e86c39fe39cf19f
6. http://www.sire.gov.co/portal/page/portal/sire/manuales.

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