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INFORME DE RESULTADOS DE UN PLAN DE FORMACIÓN.

CAROLINA SERNA HENAO

MARIA ALEJANDRA POVEDA CASTAÑO
JESSICA TATIANA GALVEZ
VALERIA ARANGO OCAMPO

ESPECIALIZACIÓN TECNOLÓGICA EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

SENA REGIONAL CALDAS

MAYO
2019

Justificación.
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Las razones por las cuales se llevará a cabo la implementación de un plan de

formación son para mejorar los procesos del área comercial ya que se han
estado presentando falencias en cuanto al desempeño de las actividades que el
área conlleva. Un plan de formación es el camino que debe ser trazado en
cuanto a formación para la asignación de recursos y el logro de los objetivos
estratégicos.

Para llevar a cabo un plan de formación primero se debe realizar un diagnóstico

de necesidades el cual busca identificar las principales debilidades en las que
los colaboradores deben mejorar. Según el estudio realizado se presentan las
siguientes necesidades de capacitación: cierre de ventas, manejo del paquete
office, habilidades para hablar en público, habilidades del servicio al cliente y
administración del tiempo.

El objetivo de este plan de formación es mejorar las competencias, debilidades

, y habilidades de los empleados de la distribuidora con el fin de seguir siendo
competitiva, teniendo como meta mejorar la productividad empresarial, y no
quedarse atrás en relación a los competidores y a las exigencias del mercado
actual.

En los últimos meses el área de talento humano ha diseñado nuevas

metodologías para ir mejorando en las actividades de toda la distribuidora, por lo
tanto es muy importante hacer un seguimiento constante para verificar que si se
estén cumpliendo con las metas propuestas.

Con lo anterior realizaremos el presente informe de resultados que busca

fortalecer las ventas, satisfacción de los clientes, comunicación interna y externa
como valor agregado para incrementar la productividad.

Metodología utilizada.
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En la organización LAP se necesita detectar, analizar y observar que
necesidades hay en cuanto a la implementación del plan de formación. Las
herramientas que más se utilizan para identificar estas necesidades son la
encuesta, la observación, entrevista, Test, entre otros. Sin embargo, decidimos
utilizar una de las herramientas que arroje resultados más acertados para
identificar de manera más rápido y eficaz la problemática. Es la encuesta donde
podemos abarcar muchos puntos importantes y de nuestro interés, en donde el
colaborador tendrá más seguridad para expresar su pensamiento y de manera
más detallada.

Cabe aclarar que la información obtenida a veces no arroja el resultado que

esperamos sin embargo al momento de ejecutar la encuesta podemos
implementar también la observación, pero lo ideal para evitar errores y así lograr
el objetivo es ser claros en cuanto a las preguntas e información que queremos y
necesitamos obtener.

En los instrumentos de evaluación, contamos con diferentes etapas lo cual nos

permite el desarrollo de esta herramienta. Sus etapas son: El objetivo, es lo que
queremos lograr detectar con la herramienta (En este caso la encuesta), La
población objetivo: Colaboradores de la organización LAP, Marco de
muestreo: es el grupo de personas evaluadas, se escoge cierta población
dentro de la organización en donde detectemos que tienen más falencias,
Diseño de la muestra: colaboradores que necesitan reforzar el plan de
formación como por ejemplo Administración efectiva del tiempo, Cierre de
ventas, Habilidades para hablar en público, manejo del Office, Emprendimiento y
liderazgo, Manejo de carga pesada entre otros, Métodos de medición: La
encuesta puede ser virtual o física, Instrumentos de medición: La encuesta se
realizó con preguntas abiertas y cerradas.

Método de 1: de encuesta.
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Formato para el levantamiento de necesidades de formación.

Datos generales

Ciudad y fecha:______________________________________ Nombre completo:__________________________

Área:__________________________ Cargo: ____________________ Tiempo en el cargo:___________________

A continuación encontrará una serie de preguntas que buscan identificar las necesidades de formación que usted
percibe requiere para su cargo, por favor sea lo más específico posible y piense en el DESEMPEÑO DE SU CARGO.
Diligenciado este formato, por favor enviarlo a Gestión Humana.

1. Revisando la MISION DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Qué habilidades considera deberá aprender para exhibirla en su
comportamiento habitual? _______________________________________
2. De acuerdo con la VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué conocimientos considera debe adquirir para alcanzar
las metas trazadas?_____________________________________________
3. Desde el punto de vista de los VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué habilidades considera debe aprender
para exhibirlos en su comportamiento habitual?______________________
4. Para alcanzar los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Cuáles son las habilidades que requiere
desarrollar?___________________________________________________
5. Evaluando el CLIMA ORGANIZACIONAL que usted percibe ¿Cuáles son las actitudes que considera debe
aprender para
optimizarlo?__________________________________________________________________________
6. De acuerdo con los CAMBIOS EN EL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN ¿Cuáles son los nuevos conocimientos /
habilidades / actitudes que debe aprender para estar a la altura de las expectativas del mercado?
_______________
7. Analizando las COMPETENCIAS TÉCNICAS que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera son los
conocimientos y habilidades que requiere fortalecer para mejorar su
desempeño?_________________________________________
8. Analizando las COMPETENCIAS PERSONALES que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera son los
conocimientos, habilidades y actitudes que requiere mejorar el servicio que presta en su
cargo?_____________________________
9. De acuerdo con los PROCESOS, TAREAS O RESPONSABILIDADES a su cargo, ¿cómo considera que puede
optimizar el tiempo de
ejecución?______________________________________________________________________
10. De acuerdo con la última EVALUACION DE DESEMPEÑO, ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes
recomendó su jefe puede fortalecer para lograr los objetivos
trazados?______________________________________________
11. Quién considera es la persona más apta para transmitirle el conocimiento requerido:
a. Una persona de la organización
b. Una persona externa de la organización
c. Una combinación de ambas
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12. Qué tipo de formación requiere para obtener las habilidades y conocimientos anteriores:
a. Presencial
b. Virtual
c. Combinada
13. De qué forma adquiere más fácilmente los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere para mejorar
el desempeño de su cargo: (puede marcar hasta dos opciones)
a. Por si mismo
b. En reuniones grupales
c. Experimentando lo aprendido

Metodo 2: tecnica de observación directa.

Fuente:
SENA
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Fuente: SENA

Fuente: SENA
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Fuente: SENA

Fuente: SENA
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Fuente: SENA

Fuente: SENA
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Análisis de la información.
Se analiza que en el área comercial les hacen falta capacitaciones de: cierre de
ventas, manejo del paquete office, habilidades para hablar en público,
habilidades del servicio al cliente y administración del tiempo; tambien un diseño
de un sistema de información al cual puedan acceder diferentes funcionarios con
miras de tener información sin dificultad alguna.

Se evidencia falta No existe un manejo

de organización en de agenda donde
el sistema de puedan distribuir sus
información. actividades diarias.

No se cuenta con
personal idóneo
para brindar una
buena atención al
cliente.

No se tiene una
estrategia para Falta del diseño de un
mantener y reclutar programa de encuesta
nuevos clientes en la trimestral a los clientes para
organización. conocer si existe la
satisfacción en el servicio.
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Una vez conocidas las falencias debe desarrollarse un plan de acción, no antes
de haber realizado una encuesta con miras a tener resultados de las falencias y
peticiones no solo de los colaboradores del área comercial, sino también de los
clientes presentes con miras a analizar las debilidades existentes en el área
comercial, y así superar las inconformidades de cada uno, brindando
herramientas y apoyo necesarias para superar las dificultades.

Plan de acción

Contenidos: Las formaciones se van a enfocar en atención y servicio al cliente,

cierre de ventas, manejo paquete de office, habilidades para hablar en público,
administración del tiempo; para saber que conocen los colaboradores y
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orientarlos a una mejor forma de trabajar. Se hablara del ambiente laboral y sus
relaciones con sus compañeros.

Luego de realizar el análisis de las necesidades y de formación de la

distribuidora se relaciona el siguiente plan de acción:

Recursos humanos

Para mayor comodidad de los empleados esta formación se realizará en las

mismas instalaciones de la empresa, ya sea auditorio o sala de juntas, se le dará
a conocer a cada empleado los objetivos establecidos e indicadores de gestión
que se utilizarán, se realizarán diferentes formaciones de acuerdo a las
necesidades de cada empleado detectadas en el ciclo formativo, realizar
periódicamente el seguimiento al plan de acción, instaurar el plan de acción y
ponerlo en un formato establecido para dejar constancia del avance, hacer
seguimiento para revisar el nivel de avance de los objetivos y del plan de acción,
continuar con la evaluación de los logros alcanzados, tener en cuenta datos, así
como la autoevaluación para retroalimentar al participante.

Recursos financieros.

Para la ejecución de la formación contaremos con el presupuesto asignado por

el área financiera y aprobado por el gerente general.

Recursos logísticos.

Se le brindara a todos los colaboradores las herramientas necesarias para poder

llevar a cabo el plan de formación, (talleres, lápiz, lapiceros, hojas, cuadernillos,
folletos con información relacionada respecto al plan, libros de investigación.)

Modelo de un plan de formación.

Objetivo: Desarrollar los conocimientos, habilidades y actitudes del grupo

comercial con el fin de incrementar en un 5% las ventas anuales y el 10% de la
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participación del mercado en un período no mayor a seis meses contados a
partir del cierre del programa.

Responsable: Ejecución y seguimiento. Profesional de Desarrollo Humano –

Gestión Humana

Objetivos: Aportar conocimientos, mejorar aptitudes y rendimiento, superar

deficiencias y facilitar oportunidades.

Metodología: La capacitación se realizara con ayuda de las TIC, tal

capacitación sedará a conocer lo dicho anteriormente, dando una charla y
recogiendo los pre-saberes de los colaboradores; también se realizara una
evaluación respecto al conocimiento.

Intensidad
Perfil
Contenido del Destinatario Metodología Sistema de evaluación
facilitador
módulo

1. Habilidades Área Modelo de Kircpatrick:

16 horas Workshops Profesionales
de comercial
liderazgo. cada uno con análisis externos Reacción: Nivel de
para un de casos, expertos en satisfacción de los
2. Manejo total de 64 clínicas de desarrollo de participantes
efectivo del horas. ventas habilidades
tiempo. desarrollo de gerenciales, Tiempo: inmediato a la
Número de ejercicios con mínimo culminación del módulo
sesiones: 2 indoor tres años de
Aprendizaje: En qué
3. Habilidades por cada experiencia porcentaje consideran los
en módulo de Lecturas en formación participantes que la
comunicaci 8 horas previas para experiencial y capacitación recibida se
ón verbal, cada uno discusión en excelente puede transferir a su
escrita y clase manejo de puesto de trabajo
corporal.
grupo
Coaching para Tiempo: inmediato a la
4. Estrategias el grupo culminación del módulo
de venta crítico una vez
por semana Comportamiento: En
qué porcentaje la
capacitación logró
transformar mejor
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Intensidad
Perfil
Contenido del Destinatario Metodología Sistema de evaluación
facilitador
módulo

Manejo del desempeño .

paquete de
office. Número de La Técnicos, Reacción: el nivel de
sesiones: 7 metodología ingenieros satisfacción de los
por cada que se utiliza con participantes fue de un
módulo de es a través de experiencia 85%.
- Curso Área
avanzado
6 horas medios avanzada en
administrati Tiempo: los cursos
de Excel cada uno virtuales sistemas. duraron un mes
va y habilitados
colaborador por la Aprendizaje: se notó más
es. plataforma eficacia, eficiencia y
- Curso Número de del SENA con efectividad a la hora de
avanzado de sesiones: 4 experiencia manejar estas
Power Point por cada en el tema. herramientas de office.
módulo de
7 horas
cada uno
Resultados: los
- Curso resultados fueron aptos
avanzado Número de
para certificar los cursos.
de Word sesiones: 5
por cada
módulo de
5 horas
cada uno

Propósito de las capacitaciones.

Capacitación: Cierre de ventas

Hacer que en la organización prevalezcan la participación, apoyo por parte de

los demás colaboradores para así practicar un servicio al cliente deseable y
favorable.

Capacitación interna o externa: Interna

Participantes: Colaboradores internos

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Capacitación: Habilidades en servicio al cliente

Orientar al cliente de una forma agradable, conocer el servicio que le va a

ofrecer, aclarando dudas, sugerencias, peticiones, reclamos e inquietudes
dejando clientes satisfechos

Capacitación interna o externa: Interna

Participantes: Colaboradores internos

Capacitación: Manejo del paquete office.

Profundizar en el conocimiento y manejo de herramientas ofimáticas, con el fin

de producir de manera eficiente documentos y presentaciones con calidad
digital. Manejo de herramientas básicas como Word, Excel, Power Point.

Capacitación interna o externa: Interna

Participantes: Colaboradores internos

Capacitación: Habilidades para hablar en público.

Facilitar el desarrollo de la libertad de expresión para socializar con grandes

grupos. Si el capacitado conoce bien del tema, tendrá más apropiación para
poder hablar y dirigirse a un público, teniendo en cuenta aspectos de confianza,
respiración para controlar los nervios, entre otras.

Capacitación interna o externa: Interna

Participantes: Colaboradores internos

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Capacitación: Administración del tiempo

Coordinar y administrar el tiempo en las funciones que desempeñan los

empleados. Diseñar un cuadro de trabajo, determinar horas trabajadas y
funciones por realizar.

Capacitación interna o externa: Interna

Participantes: Colaboradores internos

El plan de formación en general consiste en el levantamiento de la información

que le permitirá al jefe del Área comercial y al líder de línea, establecer las
brechas que existen entre las competencias actuales para un puesto de trabajo o
rol y las que debe tener para desempeñarlo con éxito.

Esto sirve para:

 Mejorar el conocimiento del puesto a todos los niveles.

 Crear mejor imagen a los clientes.
 Mejorar comunicación a nivel de toda la organización.
 Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
 Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.

Objetivos:

1. Lograr un mayor sentido de pertenencia por la organización reflejando la

eficacia y eficiencia en la misma a través de los conocimientos brindados a
los colaboradores.

2. Considerar el capital humano para desarrollar las funciones delegadas de

cada cargo.
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3. Socializar los resultados de la experiencia con los actores participantes en el

proceso para validar la estrategia de acompañamiento y fortalecer la
búsqueda de la calidad de los programas establecidos

Instrumento de evaluación de la acción formativa.

Para finalizar la formación se realizara un debate para discutir los temas tratados
con el fin de evaluar los conocimientos adquiridos, recopilando información para
a analizar las diferentes propuestas e ideas de cada uno de los colaboradores.
También se evaluara los temas en cuanto a participación, respeto, actitudes,
aptitudes, asertividad, además se evaluara al colaborador respecto al manejo de
un tema a través de argumentos que presente y ejemplos que plantee. Se tiene
un tiempo determinado de media hora.

El propósito final del Plan de Acción es trabajar en forma coordinada, las

actuaciones que corresponden a cada uno de los miembros para avanzar y
lograr los objetivos que se plantean en el marco de una eficiente gestión para el
sector.