MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

DISTRIBUIDORA LAP
LUIS ALBERTO PRECIADO

Trabajo escrito presentado al tutor ALVEIRO LEÓN GARCÉS AHUMADA,

en la especialización tecnológica de gestión del talento humano por competencias

MARIA FERNANDA MUÑOZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

2019
 1. INTRODUCCION

Con el propósito de realizar un mejoramiento continuo dentro de la DISTRIBUIDORA LAP y en busca de la

equivalencia de cargos, incluyendo la importancia de la coherencia que debe existir entre el contrato de trabajo
y las funciones asignadas a desarrollar, se vio la necesidad de actualizar el MANUAL DE FUNCIONES, ya que
se considera una herramienta realmente importante no solo para el beneficio de la organización sino para
brindar un mejor ambiente laboral a todos los colaboradores de la organización, sin embargo con estos ajustes
se espera contar con una mejor distribución del trabajo y las funciones a realizar los colaboradores en la jornada
de trabajo y que ocupan algún cargo dentro de la organización optimizando tiempos y desperdicios en el
desarrollo de las actividades.
En este documento podrán realizar una exploración detallada que busca establecer de manera concisa los
requisitos necesarios y las funciones que debe desempeñas un empleado de la DISTRIBUIDORA LAP, según
el cargo que ocupe.
Este manual es descriptivo y las opiniones, sugerencias se tendrán en cuenta para posteriores estudios que
permitan el mejoramiento continuo de la organización.
 2. JUSTICACIÓN

Este manual de funciones por competencias del área comercial de la distribuidora LAP es una herramienta
fundamental para el desarrollo de una cultura organizacional, que busca dar paso al mejoramiento de la
comunicación entre quienes laboran en cada departamento y los propósitos de la organización, fortaleciendo
también la identificación y distribución de las tareas labores que se realizan en el diario y que hacen que la
organización funcione con mayor fluidez sin generar traumatismo en el proceso. Con esta herramienta se
evidenciará con mayor facilidad cuáles son las funciones y actividades que deben desempeñar específicamente
los empleados y evita hacer reproceso el cual aporta a la optimización de los tiempos para desarrollar otras
actividades importantes.
 3. POLITICAS Y NORMAS

3.1 POLITICAS

• Prestar un servicio con responsabilidad a los clientes tanto internos como externos, a través del
reconocimiento de los procesos y poder direccionarlos.
• Mantener el buen nombre corporativo de la organización.
• La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está enfocado en la satisfacción
del cliente.
• Reconocimiento al personal por ideas de mejora o ahorro que beneficien a la empresa.

3.2 NORMAS
• Todo trabajador que ingrese a la empresa es sometido a periodo de prueba, con el fin de apreciar sus
aptitudes y desempeño de acuerdo con el oficio para el que se desea contratar.
• La empresa reconocerá sobre remuneración por horas extras y demás beneficios que la ley determine.
• Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.
 4. DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

4.1 MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada empleado en
sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los procedimientos, sistemas y normas
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las labores cotidianas, sin interferir
en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno
de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas
apoyados por las directrices de los superiores y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones
que cada uno de los cargos tiene, sus requisitos, perfiles. Los manuales deberán ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. El
manual de funciones indica que hacer y cómo hacer el trabajo en función de cumplir con la planeación, aplicable
al Recurso Humano, es decir misión, visión, objetivos, procedimientos para que éstos se cumplan con eficiencia
y eficacia, Para su desarrollo se tendrá en cuenta los manuales de procedimientos, reglamento de trabajo,
manuales de operaciones y mantenimiento, análisis de cargos, valuación de cargos, análisis de carga laboral.

4.2 ESCRIPCIÓN DE CARGOS

La descripción y análisis de cargos son una fuente de información básica para toda la planeación de recursos
humanos, ya que es necesario para el proceso de selección de nuevo personal, para la programación de planes
de capacitación, determinar la carga de trabajo e incentivos y la administración de remuneraciones. La
descripción del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que el análisis del
cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir. La descripción del cargo considera la
información detallada de las atribuciones o tareas del cargo “qué hace el ocupante” la periodicidad de la
ejecución “cuándo lo hace”, los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas “cómo lo hace”
y los objetivos del cargo “por qué lo hace”. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos
del cargo, de los deberes y responsabilidades que comprende.
 5 MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Director Comercial.
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Direccionamiento Estratégico.
DEPENDENCIA: Área Comercial 1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Será el encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades de la fuerza de
ventas, los planes de comercialización y mercadeo, a fin de lograr posicionamiento de la empresa, con base
en políticas establecidas para la promoción, distribución y ventas de productos.

III. FUNCIONES CLAVES:

• Planificar todas las decisiones que impliquen seleccionar los medios con los que se conseguirán los
objetivos de la empresa. Es decir, mirar al futuro para prever qué será necesario para el desarrollo de
la actividad de la empresa a medio y largo plazo.
• Establecer una estructura organizativa de la empresa, adecuada a la actividad que desarrolla, para así
conseguir una buena relación formal, y que además permita atender a las necesidades de los
empleados.
• Rreclutar, seleccionar, formar y asignar a personas a estas personas a un puesto de trabajo. Las
actuaciones de los empleados deben ir dirigidas a la consecución de objetivos de la empresa, y para
ello los trabajadores deben estar motivados e identificados con la labor que desempeñan, por ello los
sistemas de recompensas y ayudas de la empresa son muy importantes para conseguirlo.
• Es el líder del equipo de ventas; representa al conjunto de sus vendedores frente al resto de directivos
y clientes.
 • Además, se encarga de gestionar el cobro de las ventas. De forma que en el caso de que un cliente
se retrase en los pagos, es el encargado de reclamar las facturas.
• Es el encargado de formar a su equipo de ventas.
• Realizar informes de las actividades realizadas.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

• Cumplir a tiempo con los proyectos para la aprobación del cliente.

• Toda la información será manejada de manera confidencial.
• Coordinar, seleccionar y organizar una serie de elementos para producir objetos visuales
comunicando un mensaje específico.
• Resolver problemas a través de la construcción de proyectos con una visión prospectiva.
• Desarrollar un pensamiento e innovador con capacidad para realizar proyectos.
• Trabajar acorde a las políticas de sustentabilidad, con una actitud responsable y respetuosa.
• Es el encargado de formar a su equipo de ventas.

V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

Co-Conocimientos de técnicas de ventas.

-Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point y uso de internet.
- Uso de software y herramientas
-Direccionamiento de equipos.
-Sólidos fundamentos conceptuales sobre Presupuesto.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
-Profesional graduado en administración de empresas, Negocios, Economía, Ingeniera industrial.

DE DESEMPEÑO
-Dos años en cargos y procesos relacionados con la gestión administrativa y financiera de bienes
inmuebles.
-Experiencia de dos años en diseño corporativos.
-Estar siempre dispuesto a ayudar a sus compañeros de equipo y compartir conocimiento.
-Excelentes habilidades de comunicación verbal y oral.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Compromiso con la organización.
Orientación a resultados.
Vocación al servicio.
Liderazgo y compromiso.
Adaptabilidad al cambio.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 20-09-2018

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Patricia Vera
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador Centro de comercio.
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL x
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Administrativo y Financiero.
DEPENDENCIA: Área Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Comercial Ventas.

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeación, ejecución y
control del Centro de Distribución, desde el momento de la recepción de la mercancía hasta su entrega,
controlando su almacenamiento y transporte de acuerdo con los lineamientos previamente constituidos dentro
de la empresa para el área comercial.

III. FUNCIONES CLAVES:

• Mantener actualizada la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y Nacional.

• Coordinar los contratos marcos de la Dirección de Compras, desde su etapa precontractual hasta la
formalización del contrato.
• Diseñar e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades comunes
identificadas en las dependencias.
• Establecer cadenas de distribución para productos, servicios y estrategias de mercadeo.
• Participar en la selección y entrenamiento del personal.
• Comunicar las diferentes decisiones e información que requieran los empleados.
• Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros

III. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

• Buenas relaciones interpersonales.

 • Conocimientos y experiencia en el área.
• Responsabilidad, liderazgo, autoridad, compromiso.
• Eficiente en los procesos de la empresa.
• Motivar a sus empleados mediante diferentes actividades.
• Crear y manejar relaciones comerciales.

V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

C Administración general.
Diseño, mercadeo y producción.
Sistema técnicas en información.
Manejo de personal.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
-Profesional en ingeniería industrial, administrador de empresa.

DE DESEMPEÑO
-Sub director de oficina con funciones de administrar y dirigir las diferentes funciones correspondientes a su
área.
-Supervisor de departamentos y áreas asignadas.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Toma de decisiones.
Desarrollo de la organización.
Trabajo en equipo.
Comunicación efectiva.
Disposición al cambio.
CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 20-09-2018

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Patricia Vera
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador de Alimentos
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador de Centro Logístico.

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y
puesta en práctica de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa.

III. FUNCIONES CLAVES:

• Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la

Dependencia, para procurar su efectividad.
• Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al
mejoramiento continuo.
• Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente
laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad.
• Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata
responsabilidad.

III. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

• Organizado en la elaboración de su trabajo.

• Responsabilidad.
• Compromiso.
• Honestidad.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

C Manejo intermedio de herramientas de office (Word, Excel, PowerPoint)

Empaque.
Mando.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
-Profesional en ingeniería de alimentos.

DE DESEMPEÑO
-Hacer inspección a producto terminado.
- Realización de estadística, con la inocuidad de los alimentos.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Buena disposición en sus labores.
Compromiso con sus deberes.
Eficacia en su trabajo.
Tolerancia con el personal de la empresa.
Amabilidad en toda relación que se presente dentro de la organización.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 20-09-2018

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Dayana Figueroa
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador de Servicios generales
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Centro de Distribución.

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Supervisar las actividades técnicas y administrativas referentes a proveeduría,
compras, custodia de materiales y/o equipos, de aseo y demás bienes de consumo, controlando y ejecutando
las solicitudes de mantenimiento y reparaciones, a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y
garantizar las óptimas condiciones de las instalaciones de las oficinas.

III. FUNCIONES CLAVES:

Supervisar la compra, el almacenamiento de materiales y equipos para el uso de aseo controlando su consumo,
garantizando de manera óptima las condiciones de las instalaciones de la Distribuidora.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

• Adecuación de diferentes áreas de trabajo y otros.

• Compromiso.
• Honestidad y Responsabilidad.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

Buena manipulación de los implementos de aseo.

Uso de señalización que evite accidentes laborales.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
- Técnico en logística.

DE DESEMPEÑO -
C -Compra de materiales de limpieza general y de oficina que se requieran en cada área.

ü -Controlar el suministro de materiales de aseo.

-Controlar los inventarios según técnicas establecidas por la Distribuidora.
-Gestionar las solicitudes de mantenimiento ante el área encargada.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Buena disposición en sus labores.
Compromiso con sus deberes.
Eficacia en su trabajo.
Tolerancia con el personal de la empresa.
Amabilidad en toda relación que se presente dentro de la organización.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 20-09-2018

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Patricia Vera
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador de logístico
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Logística y Abastecimiento
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Centro de Distribución.

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso,

almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar, mantener y ajustar
procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización de los recursos
de acuerdo a la normatividad vigente.

III. FUNCIONES CLAVES:

• Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en el inventario de acuerdo con
la normatividad vigente.
• Ubicar los productos en el almacenamiento seguro según las normas establecidas por manipulación.
• Realizar la toma física de inventario tanto de productos como de materiales asignados a cada
empleado según las normas establecidas por la Distribuidora.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

• Comunicarse constantemente de forma asertiva con los proveedores para que no se presente un
desabastecimiento en el almacén.
• Cuidar de los bienes y productos existentes en el almacén.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

Conocimiento básico en internet, Excel avanzado y Atención al cliente.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS

- Tecnólogo en logística.

DE DESEMPEÑO
- - Fácil adaptación a las políticas de la Distribuidora.

-Ser un empleado proactivo para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier momento.

-Ser un empleado activo en las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Buena disposición en sus labores.
Compromiso con sus deberes.
Eficacia en su trabajo.
Tolerancia con el personal de la empresa.
Amabilidad en toda relación que se presente dentro de la organización.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 20-09-2018

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Patricia Vera
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Asesores Comerciales Junior y Sénior
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador de Alimentos y Coordinador de Servicios generales.

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y
puesta en práctica de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa.

III. FUNCIONES CLAVES:

• Explorar permanentemente las zonas asignadas para detectar los clientes potenciales.
• Visitar a todos los clientes llamase activos o potenciales manteniendo una comunicación permanente
de acuerdo a la zona o cartera asignada.
• Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de las ventas.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

• Vender los productos de la empresa.

• Buscar clientes nuevos y recaudo de cartera.
• Realizar seguimientos a los clientes y a sus cuentas.
• Elaborar un perfil de los clientes con el objetivo de diseñar un programa de ventas a la medida.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

Conocimiento básico en internet, Excel avanzado y Atención al cliente.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS

- Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Tecnólogo en Gestión Financiera.

DE DESEMPEÑO
Mínimo 1 años de experiencia en cargos afines.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Fácil adaptación a las políticas de la Distribuidora.
Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier momento.
Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 20-09-2018

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Patricia Vera
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Auxiliares de Transporte y de Bodega.
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Logística
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador Logístico.

II. PROPOSITO PRINCIPAL: registrar en el aplicativo de la Distribución el ingreso, almacenamiento,

clasificación y entrega de materiales y productos hasta los puntos de ventas de acuerdo con la misión de la
empresa.

III. FUNCIONES CLAVES:

• Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en el inventario de acuerdo con
la normatividad vigente.
• Ubicar los productos en los almacenamientos seguros según sea las normas establecidas por su
manipulación.
• Cada seis meses realizar la toma física de del inventario tanto de productos como de materiales
asignados por cada empleado.
• Presentar informe de gestión a la gerencia cuando se requiera.
• Archivar toda la documentación de forma correcta.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

• Cuidar de los bienes y productos existentes en el almacén.

 • Comunicarse constantemente de forma asertiva con los proveedores para que no se presente
desabastecimiento en el almacén.
• Manejar los pedidos y productos para su clasificación y distribución.
• Presentar iniciativa de mejora.
• Aplicar la ley de archivo y documentación en cada trabajo que realice.

V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

Conocimiento básico en internet, Excel avanzado, Ofimática y Atención al cliente.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS

- Bachiller técnico comercial.

DE DESEMPEÑO
Experiencia: 1año en labores afines.

Comprender y aplicar las políticas de la Distribuidora.

Compromiso con el desarrollo del personal.

Saber relacionarse con los compañeros de su equipo de trabajo y demás áreas.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Fácil adaptación a las políticas de la Distribuidora.
Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier momento.
Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo.
CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 20-09-2018

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Patricia Vera
 6 BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

Este Manual es una base que le da soporte y claridad a los cargos en las empresas. Por lo tanto, es fundamental
su aplicación para organizar, coordinar y controlar todos los procesos administrativos en todas las
organizaciones como la selección de personal, inducción y re inducción a empleados, capacitaciones,
entrenamientos según las responsabilidades de cada funcionario y adicional gestionar la evaluación de
desempeño.

En cuanto a la Distribuidora LAP, constantemente enfrenta retos competitivos que la obligan a mejorar su
servicio con calidad y tener el propósito diario de mejorar en todos los procesos.

Los beneficios más importantes que pueden llegar a tener esta Distribuidora son los siguientes:

El Manual será una herramienta para evaluar todo el personal tanto el nuevo como el actual, reforzar
capacitaciones según el funcionario que lo requiera. Mejorar conocimiento en el momento de reclutar,
seleccionar, contratar y evaluar a los empleados.

Evaluar el clima organizacional, los conocimientos adquiridos en los empleados para así dar apertura a nuevos
cargos para los empleados actuales.

Este manual le permitirá a todos los empleados tener conocimiento de primera mano de cuáles son sus
funciones, sus responsabilidades dentro de la empresa.
En el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales podrá encontrarse una descripción detallada
de las funciones tanto transversales como esenciales que se realizan en cada uno de los cargos específicos,
los criterios de desempeño, conocimientos básicos o esenciales, requerimientos de estudio y experiencia que
se deben acreditar para el adecuado y exitoso desempeño de los mismos.
Con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se pretende entre otros el logro de los
siguientes propósitos:

❖ Organizar la marcha de procesos administrativos como la Selección y Elección de Talento Humano, la

Inducción de nuevos funcionarios, la Formación, Capacitación y Entrenamiento en el puesto de trabajo
y entre otros la Evaluación del Desempeño.

❖ Suministrar información que sirva de soporte para la planeación e implementación de medidas de

mejoramiento, modernización administrativa y estudios de cargas de trabajo.

❖ Facilitar el establecimiento de parámetros de productividad y competitividad institucional.

 7 PARTICIPANTES.

De acuerdo al presente informe, cuyo fin principal es la elaboración de manuales de funciones por competencias
para el área comercial de Distribuidora LAP; participan en su desarrollo los estudiantes de la Especialización
Tecnológica de Gestión del Talento Humano por Competencias- Metodología; quienes a través de un
diagnostico organizacional detectaron la necesidad de la creación de manuales de funciones por competencias;
por lo que dirigirán su diseño, establecimiento, aplicación y control y propondrán a las oficinas encargadas los
cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos del
departamento y por ende de la Organización.
 8 PERIODICIDAD DEL MANUAL DE FUNCIONES.

Es importante realizar una revisión cada seis (6) meses donde se verificará la funcionalidad del mismo con el
fin de establecer si se requieren ajustes o actualizaciones, el reajuste, de cada manual se realizará cuando se
operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica ya sea por modificación, crecimiento o compactación;
distinta distribución de funciones entre las áreas que integran a la unidad administrativa; así como por
modificaciones al reglamento interior.

En caso de la creación de un cargo nuevo en la empresa. Según el resultado de la evaluación de desempeño

que se le realizará a los trabajadores, de acuerdo a las políticas que tiene la distribuidora LAP. La actualización,
modificación o cambios que sufra el manual deberá de ser supervisados y avalados por la Dirección de la
Organización.
 9 PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL DE FUNCIONES.

El área de Gestión humana primero, establece los criterios y la obligatoriedad para definir e incorporar en los
manuales específicos de funciones y de requisitos las competencias laborales mínimas para los diferentes
cargos de la organización. El segundo, establece las competencias laborales generales para los cargos de los
distintos niveles jerárquicos de la entidad. La elaboración del manual de funciones debe buscar concretar
esfuerzos en lograr elaborar un modelo, en el cual se consignen de manera dinámica las competencias
requeridas en cada uno de los niveles y cargos de la entidad, y que el mismo se constituya en un instrumento
funcional para la gestión del recurso humano, para la concertación de objetivos, estímulo a sus empleados y
no continúe simplemente reposando en los anaqueles de la oficina de recursos humanos como un instrumento
más que el Estado pide sin ninguna utilidad ni respeto.

Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas por gerencia se tendrán en cuenta
los siguientes aspectos evidencias:

• Identificación del propósito principal del cargo.

• Identificación del área.
• Definición de propósitos principales.
• Funciones específicas para el cargo.
• Definición de los criterios de desempeño.
• Campo de aplicación.
• Definición de conocimientos para el área.
• Requisitos de experiencia.
• Competencias organizacionales.
 10 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN.

Este se puede realizar mediante la ejecución de encuestas, lista de chequeo de los procedimientos. Con el fin
de evaluar cada puesto de trabajo, de manera que se recopilaran los principales elementos y factores que
permitieran hacer una evaluación analítica para así obtenerlos resultados necesarios para diseñar las funciones
y competencia dentro del cargo y perfil que la empresa necesita en cumplimiento de su objetivo respetando las
políticas implementadas dentro la selección, incorporación y contrato establecido por el empleador y empleado.
 11 INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL.
El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de organizar una reunión con todos
los empleados por áreas comenzando en el área comercial para dar a conocer este manual de manera clara y
coherente según los cargos y responsabilidades de los empleados, la capacitación sobre el manual debe quedar
registrada en listas de asistencia.

11.1 ¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?

Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este manual para que
tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para así llevar un control sobre los procesos
para su mejoramiento continuo.
Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano por que pueden evaluar el desempeño de las
personas que están a su cargo y ver el proceso que se está llevando a cabo en su área para manejar un buen
ambiente laboral y así obtener excelentes resultados.
El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento del manual de funciones de los
empleados con el fin de lograr los objetivos de cada área.

11.2 ¿Para qué se utiliza la descripción de Perfiles de Cargo?

Permite a todos los empleados conocer como está estructurada la compañía a nivel general y por áreas; las
actividades y responsabilidades de cada funcionario están clasificados según su área de trabajo, la idea general
es luego de su divulgación a todos los empleados se garantice el cumplimiento en todo el personal de la
Distribuidora LAP.
 12 CONCLUSIÓN

Con el presente informe podemos concluir que un manual de funciones es de gran importancia para las
organizaciones ya que como objetivo principal es describir con claridad todas las actividades de la empresa y
distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, ayuda a evitar
funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en pérdidas de tiempo sino también en la
solución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección.