UNIDAD 3

Servicios Requeridos para el evento

MATERIA

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES

MTRA:

MIRENCHU BENILDE

INTEGRANTES:

KARINA ISABEL GANIZ MERO

JOSSELYN VICTORIA OSUNA CASTRO

MARTIN JOHARY OJEDA JIMENEZ

JASMIN SARABIA FLORES

SAÚL VELDERRAIN LAGARDA

16 DE OCTUBRE DE 2018
TECNOLOGICO NACIONAL DE MEXICO ´´CAMPUS LA PAZ
Equipo 1
 ÍNDICE

INTRODUCCION .............................................................................................................................. 2
3. SERVICIOS REQUERIDOS PARA EL EVENTO ............................................................... 3
3.1. INSPECCIÓN DE AREAS. .............................................................................................. 6
3.2. LISTAS DE VERIFICACION ........................................................................................... 8
3.3. EQUIPO Y MOBILIARIO. .............................................................................................. 11
3.4. MONTAJE (SESIONES DE TRABAJO A Y B) .......................................................... 12
3.5. Servicio de A y B (Balance en los menús).................................................................. 15
3.6. SERVICIO DE ORADORES. ........................................................................................ 21
3.7. SERVICIO DE ORADORES. ........................................................................................ 23
Conclusión Conclusión Karina Isabel Ganiz Mero ................................................................ 26
Conclusión Josselyn Osuna Castro ......................................................................................... 27
Conclusión SAÚL VELDERRAIN LAGARDA. ........................................................................ 28
Conclusión Karina Isabel Ganiz Mero ..................................................................................... 29
Conclusión Martin Johary Ojeda Jiménez .............................................................................. 30

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INTRODUCCION

Para que un evento sea todo une éxito requiere de una buena planeación. Su
organización es una de las tareas mas difíciles y complicadas de realizar, ya que
encierra una amplia gama de actividades y detalles que son viales para que todo
el evento sea un éxito.

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3. SERVICIOS REQUERIDOS PARA EL EVENTO

Una vez que se ha diseñado el programa de actividades en sus diferentes

modalidades, atendiendo a las características y expectativas de los asistentes
potenciales, así como los objetivos que persigue el evento, es necesario realizar un
cuidadoso análisis de dichos programas a efecto de identificas con toda presión
cuáles son los servicios básicos y complementarios que se demandan para el
óptimo desarrollo del evento en cuestión.

Con el propósito de ofrecer un panorama general de los servicios a que se hace

referencia y, sin el afán de que estos sean considerados con un carácter restrictivo,
a continuación, se presentan algunos ejemplos de ellos:

• Transportación (aérea, terrestre y marítima)

• Alojamiento.
• Alimentos y bebidas.
• Salas de Trabajo.
• Áreas de exposiciones.
• Conferencistas, panelistas, instructores y similares.
• Conducción de grupos y guías.
• Servicios de edecan.
• Servicios recreativos.
• Maestros de ceremonias.
• Traducción simultánea.
• Equipo audiovisual.
• Ornato y rotulación.
• Material de trabajo.
• Artículos promocionales.
• Medios publicitarios.
• Prensa.
• Otros.

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INTEGRACIÓN DEL COMITÉ ORGANIZADOR.
Cualquier entidad económica que pretenda llevar a cabo un evento, necesariamente
deberá prever las alternativas que se encuentran a su alcance para instrumentar
una estructura orgánica que permita optimizar los recursos de que dispone, evitar
cargas de trabajo, duplicidad de funciones, obstáculos en la comunicación y en
general cualquier desviación que interponga barreras para una adecuada
administración. En este sentido, se deberá vigilar que se cumpla con los principios
básicos para delegar autoridad y compartir responsabilidad, a fin de capitalizar
eficientemente los resultados que se han estimado.
Estructura orgánica.
Para cumplir con dichas expectativas, se recomienda adoptar un sistema de
organización que responda, entre otros aspectos; a las características y magnitud
del evento, objetivos, alcances y limitaciones de la entidad organizadora, nivel de
operaciones así como a todos aquellos factores que permitan normar un criterio
para establecer con la mayor eficiencia posible, un óptimo sistema de organización.
Funciones.
Aunado a los planteamientos anteriores es conveniente hacer mención que en la
actualidad no existe un modelo organizacional que se adapte a cualquier tipo de
evento, sin embargo, a continuación se presenta una propuesta de organización
que pudiera requerir en general cualquier tipo de evento.

Sin el afán de profundizar en la explicación de las áreas que integran la estructura

orgánica del comité a través del análisis detallado de puestos, a continuación se
presenta la descripción general de las áreas funcionales que lo integran.
Consejo Directivo: Se considera como el órgano máximo rector dentro de la
organización. Generalmente se encuentra integrado por los principales ejecutivos y
directivos de la entidad económica organizadora, pudiendo además contemplar la
participación de especialistas de la materia en calidad de asesores así como de
personalidades destacadas con carácter honorario.
Su función básica se divide en dos grandes áreas, la primera consiste en; analizar,
evaluar y autorizar todos y cada uno de los elementos que conforman el proyecto
integral. Por otra parte, gestiona ante las instancias necesarias, los apoyos que
demanda el proyecto para su óptimo desarrollo.
En segundo término, su función consiste en presidir todas aquellas actividades de
orden protocolario, pudiendo citar como ejemplo de ello; Ceremonia de inauguración
y clausura, así como la recepción de invitados especiales.

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Coordinador General: Es el encargado de dirigir, coordinar, supervisar y controlar,
todas y cada una de las actividades que demanda el evento para su desarrollo,
delegando para ello, autoridad a los coordinadores de área y compartiendo
responsabilidad en cada una de las fases del evento.
Por otra parte, vigilará la correcta observancia y aplicación de las políticas,
lineamientos, normas y procedimientos que contribuyan al cumplimiento de los
objetivos trazados.
Coordinación Técnica: Su función principal sería diseñar el programa de actividades
en sus diferentes modalidades, atendiendo a las características, necesidades y
expectativas de los participantes, así como los objetivos del evento.
Será responsable de concertar la participación de expositores, conferencistas e
instructores, además de supervisar el estricto cumplimiento de las actividades de
trabajo programadas en el marco del evento.
Por otra parte, deberá integrar el curriculum correspondiente de las personas antes
referidas para efecto de presentación y seguimiento.
Finalmente, estará bajo su responsabilidad preparar el material necesario para la
formulación de la memoria del evento.

Coordinación de Comercialización: Está área será responsable directa de diseñar

el plan estratégico de medios que permitan difundir en el mercado la imagen
corporativa del evento a efecto de darlo a conocer, sensibilizar a la demanda
potencial y coadyuvar a alcanzar los máximos niveles de asistencia.
De igual manera, estará bajo su cargo la selección y programación de los elementos
que integran la mezcla promocional y a partir de ello, formular el presupuesto para
su respectiva revisión y aprobación.
Coordinación de Operaciones: Es el área encargada de realizar todo tipo de negocio
con los prestadores de servicios y supervisar el fiel cumplimiento de los mismos, de
conformidad a los términos y condiciones ofrecidas a los clientes, buscando siempre
los máximos niveles de eficiencia y calidad. De igual forma, solucionara los
imprevistos que pudieran surgir durante el desarrollo del evento con respecto a los
servicios que a está área competen.
Coordinación de Administración y Finanzas: Es la responsable de establecer los
sistemas contable-administrativos que permitan ejercer un estricto control de los
ingresos que se generan por concepto de cuotas de inscripción, patrocinios,
subsidios y donación entre otros, así como los egresos en que se incurrirá para
cubrir los gastos propios del evento. Del mismo modo, cumplirá con las obligaciones
de carácter tributario y formulará los estados financieros.

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3.1. INSPECCIÓN DE AREAS.

LA VISITA DE INSPECCIÓN, acción que apoya hasta en un 80% la confirmación

de la sede para un evento.

Si por alguna razón ajena al PCO se ha confirmado la ciudad sede para un evento,
es muy importante actuar para llevar a cabo la visita de inspección con objeto de
evaluar el destino y las facilidades que ofrece y de esa manera poder emitir un
dictamen que le indique al cliente la viabilidad del lugar y las posibilidades de tener
un evento exitoso.
En el proceso de planeación de un evento, esta visita es importante para poder
visualizar la logística del mismo, por lo cual debemos llevar con nosotros el
programa, minuto a minuto, para elegir el hotel u hoteles o bien el recinto adecuado
y las áreas que ocuparemos.
Desde que llegamos al aeropuerto, es necesario valorar la logística del transporte
hacia los hoteles, revisar tiempos, calidad y suficiencia de los servicios.
En el hotel debemos ser cuidadosos con lo que nuestros asesores de ventas, en su
afán de concretar el negocio, nos ofrecen en cuanto a servicios, precios y áreas,
que en ciertos casos no son necesarios por lo cual es importante definir los espacios
para:

• Área de registro del grupo

• Lugar donde se llevarán al cabo los alimentos (desayuno, comida y cena)
• Salones para sesionar de acuerdo a las características del grupo
• Espacio para exposición comercial en caso de que exista

Es necesario conocer el inventario de habitaciones y características, así como

precios de las mismas.
Es indispensable conocer con que equipamiento cuentan, andenes de carga y
descarga, sistemas de comunicación, telefonía, internet y servicio de
estacionamiento.

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Aún cuando ya conozcamos el destino, es conveniente hospedarse una noche para
evaluar el servicio del lugar, conocer y valorar los atractivos turísticos, e investigar
si habrá eventos paralelos al nuestro.
En esta visita también debemos revisar todos los elementos que se involucran en la
cadena de valor, como son:

• El operador, transportista o DMC

• Los proveedores de equipo
• El esquema de seguridad
• Los proveedores de espectáculos o eventos artísticos
• Si se tendrán actividades fuera del hotel, revisar esas instalaciones y si se
involucran alimentos como desayuno, comida o cena, llevar a cabo una
prueba de menú.

Al final de la visita, debemos quedar 100% satisfechos para poder confirmar el

negocio, puesto que una vez decidido, difícilmente podremos retractarnos sin ser
penalizados.
“No planear, es planificar el fracaso”. Alan Lakein

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3.2. LISTAS DE VERIFICACION

Las checklist o “listas de chequeo” son un punteo de cada una de las tareas a
realizar enmarcadas en un lapso de tiempo, dejando en claro quién es el
responsable para que se cumpla esa tarea. Son muy útiles para la etapa del pre-
evento pero sobre todo para los días previos al evento, en los que se debe trabajar
muy intensamente, ya que es la etapa más dinámica. Las ventajas de su uso nos
van a permitir poder delegar y controlar de una manera más precisa cada una de
las acciones a tomar en cada comité o sector del evento.

Para armar cada checklist, lo ideal es tener bien distribuidos los comités que tendrán
a cargo varias actividades de acuerdo a la división que hagamos. Cada una de estas
“listas de chequeo” serán encabezadas por el coordinador de cada espacio.

A grandes rasgos, se puede armar una checklist por cada uno de los comités, que
pueden dividirse en:

Ejecutivo: Se encargará de supervisar la logística general, el área de

inscripción/acreditación de los asistentes y al resto de los comités

Científico: Se encargará de todo lo vinculado al programa, los horarios y los

invitados

Prensa y Difusión: Se encargará de la agenda de prensa, medios, entrevistas, notas

y los espacios relacionados a esto durante el evento.

Ambientación: Todo lo relacionado a las salas de actividades y exposición si la

hubiera

Comercialización: Los encargados de la relación con los sponsors y partners (si los
hubiera) del evento

Actividades sociales: Si las hubiera desde la selección y reserva hasta la

coordinación de los detalles del lugar (show, regalos, discursos, etc.)

Tesorería: Pagos a todos los proveedores y seguimiento, bancos, caja chica, etc.

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Estas son algunas de las cosas que se agregan a la lista para verificar que no te
hayas olvidado de nada:

• Determinar el objetivo principal del evento

• Identificar tu público y establecer la manera más eficaz de transmitirle tu

mensaje

• Elaborar un programa detallado para la primera etapa de la organización

identificando cada una de las tareas para realizar

• Preparar un presupuesto

• Identificar, si es necesario, todas las fuentes de ingresos (sponsors,

subvenciones, alquiler de stands/puestos, comercializaciones, etc…)

• Calcular los gastos de inscripción o establecer una política comercial

(invitaciones, reducciones…)

• Elegir una fecha para tu evento

• Elegir el lugar y el tamaño del evento (pedir una autorización si es necesario)

• Tomar las medidas necesarias para las personas discapacitadas

• Anticipar una solución de cambio en caso de imprevistos

• Decidir si las medidas de seguridad tienen que ser previstas

• Enviar una información previa a los participantes potenciales por correo

electrónico, boletín electrónico, correo o fax

• Contactar los oradores, las personalidades, la prensa, para asegurarse de la

disponibilidad de cada uno

• Enviar una segunda información a los potenciales participantes, agregando

informaciones mas detalladas sobre el evento y el procedimiento de inscripción

• Redactar una nota de prensa si es necesario

• Empezar a imprimir los elementos gráficos.

• , sobre todo si no conoces el lugar de reunión ni la destinación

• Elegir la decoración y verificar los preparativos y la disposición de los asientos

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• Alquilar los equipos audiovisuales y si es necesario contactar un personal
especializado

• Obtener un seguro para el evento (responsabilidad civil)

• Elaborar una lista definitiva de los participantes antes de la fecha del evento

• Confirmar todas las reservaciones y verificar todos los detalles (cargar el

teléfono, dormir bien…)

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3.3. EQUIPO Y MOBILIARIO.

El mobiliario para eventos es ese tipo de detalles que hacen un mundo para la
escenificación del acontecimiento, pues, gracias a cada uno de los complementos
que lo forman, nos traslada a una decoración y a un ambiente sin igual. No obstante,
hay que ir con cuidado, pues la decisión de escoger un tipo de mobiliario para
eventos u otro se podría volver en nuestra contra si no lo elegimos bien.

Para empezar, los elementos que forman parte de la escenografía del evento deben
seguir una línea de estilo que hagan a dicho evento distinto de todos los demás.

Es decir, en cuestiones de producción de eventos, debemos tener en cuenta

numerosos aspectos (el escenario, el suelo, la delimitación del perímetro, cubiertas,
gradas…), siempre teniendo en mente el tipo de espacio con el que contamos y el
tipo de evento que queremos producir. Ambos aspectos condicionarán
prácticamente todo lo demás y son los que marcarán la decoración y la coherencia
de todos los elementos y complementos del evento.

Por todos estos motivos, elegir el mobiliario para eventos correcto es de suma
importancia, pues no será lo mismo alquilar sillas de plástico para la presentación
de un producto, que alquilarlas de madera. Estas últimas otorgarán más elegancia
y sofisticación.

Por tanto, obviando su funcionalidad principal, el mobiliario para eventos sirve para
que todo quede perfectamente integrado en todo el entorno del mismo.

EL MOBILIARIO PARA EVENTOS MÁS IMPRESCINDIBLE

Para conciertos, conferencias, eventos de empresa… necesitamos estos elementos
de mobiliario:

Sillas: Son unos elementos que se pueden decorar con mucha facilidad para
personalizar tu propio evento.
Mesas: Para convites de bodas, comuniones, bautizos, así como para conferencias
y eventos empresariales.

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Atriles: Para las presentaciones y las conferencias, los atriles son un elemento
fundamental que otorga seriedad al acontecimiento.
Biombos: Para hacer separaciones de espacio y para ayudar a personalizar la
decoración del evento.

3.4. MONTAJE (SESIONES DE TRABAJO A Y B)

Cuando esté organizando una actividad y se encuentre en el proceso de búsqueda

del lugar es muy importante definir el tipo de necesidades que tendrá, en especial
en lo que respecta a la cantidad de público que espera, así como el tipo de
actividades a desarrollar para precisamente poder contratar el lugar idóneo. Es
importante considerar que el público que se tendrá necesita un espacio mínimo para
moverse con soltura y comodidad.

Cuando está considerando realizar actividades de tipo académico puede emplear

el montaje tipo escuela; este contiene como parte de su escenografía una tarima
con mesa principal y frente a esta, mesas rectangulares con capacidad para
alrededor de cuatro a seis personas, se dejan espacios entre cada mesa para que
las personas puedan caminar sin problema.

El beneficio de este montaje es que las personas pueden colocar material de apoyo
o aparatos tecnológicos en la mesa, además favorece el tomar nota. Sin embargo,
solo se puede utilizar cuando la capacidad en los salones lo permita, pues ocupa
mayor espacio.

El tipo auditorio se usa cuando tenemos audiencias muy grandes como por
ejemplo en actividades académicas, asambleas, reuniones de funcionarios,
asociaciones, entre otros. Se estila contar con una mesa principal y frente a esta,
se colocan sillas en hileras para alrededor de seis a ocho personas, según el

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espacio del salón y en medio de cada hilera de sillas, pasillos para que las personas
se movilicen.

Los montajes con mesas tipo “U” se utilizan para realizar asambleas, o en
actividades sociales como tés de canastilla, soltera, entre otros. La limitante para
las actividades sociales es que si se realiza una animación con juegos algunas de
las personas quedarán dando la espalda al lugar donde se ubicará el espacio para
juegos y no podrán observar.

El montaje con mesa imperial, se estila sobre todo para celebraciones

protocolarias, almuerzos o cenas de negocios pues la integran gran cantidad de
comensales a partir de las 50 personas generalmente. Este montaje es usual
emplearlo en palacios o en ciertas instituciones del estado.

Montaje tipo banquete, se utiliza con mesas redondas, últimamente las cuadradas
toman realce en las actividades. Tienen capacidad de seis a diez personas como
máximo y se estila para actividades sociales donde se ofrecerá un desayuno,
almuerzo o cenas en actividades como bodas, quince años, aniversarios, entre
otros.

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El montaje tipo coctel, es uno de los montajes más prácticos cuando se ofrece una
alimentación ligera, precisamente para los cocteles, refrigerios, entre otros. Su uso
favorece cuando hay muchos comensales y no se cuenta con un espacio amplio
para atenderles a todos; el montaje tipo coctel viene a resolver esta situación. La
ventaja es que ahorra espacio; sin embargo, se debe recordar que es para
actividades que no duren más de una hora, debido a que los invitados estarán de
pie.

El tipo lounge se usa para actividades de celebración. Usted podrá sentarse a

beber algo, conversar y escuchar música. Da gran elegancia por sus colores en el
mobiliario, el uso de luces y velas como parte de la decoración. Se caracteriza por
contar con puffs, sillas o sillones.

Lo que resta es definir qué montaje es el más apropiado para su actividad.

Perfectamente hay actividades que pueden contar con varios de estos montajes
según la programación que tengan, por ejemplo: un lanzamiento de producto puede
ofrecer un acto formal y protocolario con montaje tipo auditorio y para el cierre
pueden ofrecer a sus invitados una fiesta en un montaje tipo lounge. En Congresos
se estila contar con montajes tipo escuela para el salón principal, en actividades
simultáneas como ponencias o paneles el montaje tipo auditorio y para los
almuerzos el montaje tipo banquete.

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3.5. Servicio de A y B (Balance en los menús).

Servicio, proviene del latín “servitium”, y se entiende como la actividad o conjunto

de actividades de manera consecuente, que tienen como único objetivo el de
satisfacer la necesidad de otro. El servicio no siempre se da de manera
desinteresada, ya que se cobra por él, y junto con los productos, son los dos
segmentos que conforman la economía del mundo. Ya que los hombre
intercambiamos bienes y servicios. Por otro lado, cuando ahondamos en la
necesidad del ser humano por lo alimentos, y nos remontamos a la identidad de
los seres humanos, de acuerdo a su alimentación, podemos ver que estos dos
universos se conjuntan, pues Los alimentos, son en sí ofrecidos junto con un
servicio, tal vez el alimento sea un producto, pero no puede ser entregado sin el
servicio. Hay importancia no solo de dar, sino de recibir un buen servicio y de
cuáles son los elementos esenciales para el servicio, como equipo de operación y
servicio. Todos podemos ofrecer alimentos, todos podemos servir alimentos, pero
muy pocos son verdaderos anfitriones.
La Orden Administrativa #326 del 17 de julio de 2014, integra las
recomendaciones de las derogadas órdenes 250 y 287 de 2011. Dicha orden
actualiza el contenido y uso de las Guías de Comidas y Bebidas Saludables para
Reuniones, Conferencias y Eventos al momento de adquirir alimentos para
eventos realizados y/o auspiciados por el Departamento de Salud. En la
planificación de las comidas los empleados y coordinadores de actividades
realizarán una sabia selección y consumo de alimentos saludables.
Definiciones
El servicio de A y B es la actividad que consiste en servir comidas fuera de casa a
grupos de comensales. En cuanto a concepto de menú, se refiere a la lista de las
preparaciones que constituyen una comida, indican la variedad de platillos que se
ofrecen a los clientes; por lo general estos se presentan en cartillas con sus
respectivos precios. Según Dolly Tejada, el menú es considerado el punto de
partida y la meta de todo servicio de alimentación.
Objetivos de la elaboración de menús
Una adecuada elaboración dependerá de tipo de servicio que se ofrece y a quien
va dirigido. Sin embargo la elaboración de cualquier menú debe tener como
objetivo general los siguientes puntos:
Agradar a los usuarios.
Cubrir con las necesidades nutricionales de los consumidores.
Mantenerse dentro de los límites del presupuesto.
Establecer la base de las actividades de otras áreas de trabajo.

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Favorecer a la imagen del servicio de alimentación.

Reglas y políticas para la elaboración de menús

Al igual que los objetivos, las políticas y reglas son un aspecto importantes en la
elaboración de un menú, estos guiaran la planeación, la realización, el control y la
evaluación de estos. Entre las políticas que deben establecerse se encuentran:
El presupuesto por comida.
Estándar de comidas que se servirán durante el día.
Duración de los periodos de servicio de comida.
El tipo de menú.
Pedidos especiales.
Al igual que las políticas existen reglas básicas para la elaboración de menús que
deben tomarse encuentra, entre las más importantes se encuentran las siguientes:
El balance nutricional: este debe ser lo más adecuado posible a la necesidades
energéticas y nutricionales de los consumidores.
La variedad: textura, consistencia, color, sabor, forma, humedad, método de
preparación estos puntos influyen en las preferencias y gustos de los
consumidores.
Tipos de menús
Los menús pueden clasificarse en diversas maneras entre algunas de estas se
encuentran las siguientes:
Según la comida en la cual se va a servir: esta clasificación se refiere a la hora en
que será servida la comida; es decir desayuno, comida, cena, almuerzo o
cualquier otra denominación.
De acuerdo con la variación: se refiere a la variación de las preparaciones de
platillos por día; es decir, si los platillos son los mismos durante todo el día y todos
los días, o cambia de acuerdo a la hora y el día.
De acuerdo a la posibilidad de selección: se refiere a los menús en los que se
puede escoger entre las diferentes preparaciones de todos los grupos de
alimentos que componen el menú.
De acuerdo con la organización del menú: en esta clasificación se toma un patrón
o lista de alimentos que debe contener cada comida y el número de porciones de
intercambio.

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En cuanto al aspecto nutricional o en lugares como lo son los consultorios u
hospitales el servicio de alimentación y los tipos de menú varían de acuerdo al
estado de salud, puede ser para individuos sanos o enfermos; las modificaciones
son cuantitativas y cualitativas entre las que se encuentran los siguientes tipos de
menú o dietas:

Modificadas en textura:
Dietas progresivas
Modificados en aporte energético
Modificados en contenido electrolítico y minerales
Para patologías digestivas
Dietas exploratorias
Procedimiento para elaboración de menús
Para poder elaborar un menú que se ajuste a un servicio de alimentación
específico debe tomarse en cuenta todo lo anteriormente mencionado y realizar el
siguiente procedimiento el cual puede servir de guía.
1. Elaboración de repertorio de recetas: dentro de este punto se planifican los
menús, realizando las siguientes acciones:
Selección un grupo de preparaciones que sea adecuado al servicio que se ofrece.
Eliminación de recetas que por diversos motivos hacen difícil o imposible su
inclusión en el menú.
2. Elaboración del programa general de menús:
Escogencia de los platillos principales para cada una de las comidas
Selección de platos acompañantes
Selección de hortalizas y verduras cocinadas o ensalada.
Selección de la sopa
Escogencia de postres y dulces
Planeación de desayunos y las otras comidas.
3. Chequeo de programa general de menús: en este punto debe analizarse los
menús considerando los siguientes aspectos importantes
¿Es adecuado desde un punto de vista nutricional?

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¿Todos los alimentos que se ofrecen son de estación y accesibles en precio?
¿Pueden prepararse con el personal y equipo disponible?
¿Ofrecen contraste entre color, sabor, textura, consistencia, forma, métodos de
preparación?
¿Las cargas de trabajo están equilibradas tanto para el personal como para el
equipo?
¿Se repite demasiado un alimento, preparación o sabor?
Desde un punto nutricional y atención dietética, el proceso para elaborar una dieta
o menú individualizado se realiza iniciándola con la prescripción por especialista, y
el siguiente:
Realización de una historia clínica, dietética y nutricional: documento esencial a
partir del cual puede valorarse la situación nutricional de un individuo, los hábitos
alimentarios, así como otros datos esenciales para contextuar la alimentación;
entre estos datos es imprescindible conocer la situación socioeconómica y cultural
del paciente, su situación laboral y sus creencias religiosas entre otros aspectos.
Determinación de objetivos dietéticos: en este punto se establecen los objetivos
del plan de alimentación o la finalidad con la que se elaborara la dieta o menú.
Cabe mencionar que es importante la motivación de los individuos
Elaboración de pautas dietéticas: este punto incluye las normas bajo las cuales se
elaborara un menú.
Definición de las características nutricionales del régimen, determinando si la
intervención dietética debe ser cualitativa o cuantitativa.
Elaboración del cálculo del valor nutricional de la dieta confeccionada.
Establecimiento de las raciones y horario en el transcurso del día.
Elaboración del documento para el paciente que debe incluir: recomendaciones
generales, alimentos, bebidas y condimentos de libre utilización, alimentos
desaconsejados, alimentos que hay que consumir con moderación y las formas de
cocción adecuadas.
Control y evaluación de la elaboración de menús
Es importante que los menús tengan un control, entre las herramientas y técnicas
más utilizadas y apropiadas para el control.
En cuanto a los menús en un servicio de alimentación las técnicas de control son
las siguientes:

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Estandarización de recetas y porciones servidas: en esta se especifica la cantidad
y calidad de ingredientes y su procedimiento de preparación de manera que se
asegure un producto adecuado, de cantidad y calidad uniforme
Graficas de comidas servidas: este punto se refiere a conocer de manera
aproximada cuanta comida hay que preparar por día, para ello es recomendable
registra y graficar diariamente las comidas servidas; deben especificarse posibles
causas de aumento o descenso en el número de comidas servidas, como eventos
especiales.
Índices de popularidad de las preparaciones: para llevar un control de la
popularidad pueden realizarse diferentes medios como los siguientes:
Encuestas de preferencias de alimentos: se aplican encuestas a los consumidores
los cuales califican mediante una escala que vas desde “me gusta muchísimo”
hasta “me disgusta muchísimo”.
Frecuencia de aceptación: se estudia la preferencia alimentaria para conocer qué
tan a menudo se desea consumir un alimento o preparación,
Evaluación sensorial: se mide la reacción de los usuarios hacia los alimentos.
Estudios de sobrantes en el plato: consiste en pesar los alimentos sobrantes en el
plato con el fi de medir la cantidad sobrante
Método de observación: observación de los sobrantes de los platos para saber si
se consumió todo el platillo o que porción así como los alimentos que se dejaron
Consumo autoreportado: el propio individuo emplea una escala para medir la
cantidad de alimento que consumo del platillo.
Costo de los alimentos: es necesario un control de los costos de los ingredientes o
platillos del menú, con la finalidad de saber si es necesario remplazarlos o
aumentar o disminuir el precio de estos.
En cuanto a la evaluación de los menús, es fundamental tomar en cuenta el
proceso de control antes mencionado para tomar decisiones de cambios. La
satisfacción de los clientes puede evaluarse mediante comentarios, opiniones y
sugerencias por parte de los clientes, el cual puede realizarse mediante encuestas
o en un buzón de sugerencias. Cabe mencionar que si las ventas de un
establecimiento son altas quiere decir que los menús son adecuados.
Por otra parte en cuanto a los menús nutricionales individualizados, debe irse
adaptando la dieta a las nuevas situaciones que puedan producirse y, a la vez, ir
reforzando y potenciando su motivación. La evaluación del resultado debe
comprobarse mediante la evolución analítica y el control ponderal u otros
parámetros objetivos que evalúen el estado nutricional. Enfocándose en la

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elaboración de un menú individualizado, para tener un control sobre los menús o
dietas establecidas es importante realizar el siguiente punto:
Explicación y/o educación respecto a la dieta o menú prescrito:
Explicar al paciente las características del régimen.
Las ventajas de la adhesión a la dieta.
El porqué de las limitaciones y de la supresión de determinados alimentos o de la
modificación de ciertos hábitos.
Darse a conocer las medidas de las porciones o el volumen aproximado de los
alimentos que deben ser consumidos.
Las equivalencias entre los diversos alimentos que componen cada grupo, para
así facilitar la diversificación alimentaria.
Factores influyentes en la elaboración de menús
Es importante analizar los factores que pueden influir al momento de realizar los
menús, los cuales pueden agruparse de la siguiente manera:
Clientela: dentro de este factor se incluyen aspectos
Factores socioculturales: dentro de este aspecto, lo más importantes son los
hábitos y preferencias alimentarias, la conducta alimentaria y la motivación.
Necesidades nutricionales: deben tenerse en cuenta la importancia de la nutrición
y su relación con la salud y el bienestar.
Internas: dentro de este aspecto se encuentra:
La capacidad de producción: en este punto debe tenerse en cuenta, el número y la
disponibilidad de personal para la producción, la cantidad y capacidad de equipos
disponibles y el tiempo que debe transcurrir entre la producción y la servida.
Lo equipos y locales: dentro de este aspecto pueden ocurrir dos cosas; que el
menú determine los locales y el equipo que se requieren para la preparación o lo
contrario; que los locales y equipos ya existentes se ajusten al menú.
El presupuesto: equilibrar los menús en relación a los costos, por lo tanto debe
conocerse con exactitud la cantidad de dinero disponible
El tipo de estilo de servicio: influencia la clase de alimentos y las preparaciones
que pueden incluirse en el menú ya que este factor puede afectar los locales y
equipos, presupuestos y el número y habilidades del personal.
Externas: entre los factores externos que influyen en los menús encontramos:

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El clima y las estaciones: este aspecto hace referencia a que no se desea lo
mismo en un clima frío que en un caliente, en verano o en invierno; también se
refiere a los eventos especiales ya que las expectativas son diferentes.
Disponibilidad de alimentos: se refiere a la ubicación geográfica, ya que afecta la
disponibilidad de alimentos, puesto que no se encontraran los mismos alimentos
en todos los lugares ni en los diferentes tipos de clima
Regulaciones: se incluyen las regulaciones de diferentes organismos del estado,
sobre la calidad de los alimentos que deben utilizarse o evitarse para asegurar el
bienestar de los consumidores.

3.6. SERVICIO DE ORADORES.

Un orador es aquella persona que habla ante un público, y para ello, se sirve del
recurso de la oratoria, la cual es definida como el arte de hablar con elocuencia (la
capacidad de persuadir).

En última instancia, la persuasión del orador apunta a provocar el interés de su

público, para poder transmitir eficazmente su mensaje. La oratoria puede ser
individual (una sola persona se dirige a un grupo) o grupal (dos o más personas
alternan su participación en el discurso, dirigido a un grupo).

Características de un buen orador

1. Presencia
Un orador debe vestirse adecuadamente, pero siempre teniendo en cuenta el
público ante el cual se presenta. Su postura debe ser erguida (con los hombros
ligeramente hacia atrás), mostrando decisión y seguridad.

Su presencia no debe ser estática sino que debe moverse para dirigirse a distintos
sectores del público y para mostrar su entusiasmo y transmitirlo a la audiencia.
2. Preparación
Debe dominar el tema, los argumentos que desarrollará pero también anticipar las
preguntas que pueden dirigirle. Su conocimiento sobre el tema que desarrollará le
permite mantener un discurso fluido, sin titubeos que pueden provocar la
desconfianza o disminuir el interés del público.
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Por otro lado, la preparación también incluye la puntualidad, conocer el recinto
donde se realizará la presentación y saber con qué elementos tecnológicos contará
(micrófono, proyector, etc.)

3. Práctica
Conocer el tema no es suficiente para poder expresarlo con efectividad. Un orador
practicará en privado la mejor forma de exponer sus argumentos, combinando
contenidos, tono de voz, gestualidad, ritmo y cualquier otro elemento que incluya en
su disertación

4. Credibilidad
Si bien en su preparación deben anticiparse posibles preguntas, si no puede
responder a alguna, es preferible que admita sus limitaciones que intentar engañar
a la audiencia con falsas respuestas.

5. Dicción
Las palabras deben ser pronunciadas de forma correcta pero también clara, con
una modulación distintiva de cada consonante y vocal.

6. Vocabulario
De la misma forma que la vestimenta, el vocabulario siempre debe adaptarse tanto
a la temática tratada como al público. Si es necesario utilizar una palabra específica
para designar un concepto de alguna disciplina (biología, filosofía, medicina, etc.)
que el público probablemente no conozca, el término se utilizará sólo luego de haber
sido explicado de forma amena, clara y concisa.

7. Ritmo
La exposición de un buen orador debe ser dinámica, utilizando diversas técnicas
digitales o visuales que ayuden a mantener la atención del público. Parte de ese

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dinamismo implica también hacer las pausas necesarias al hablar, para señalar
etapas en el discurso, crear expectativa o facilitar la comprensión del mensaje.

8. Argumentación
El orador debe ser consciente de los fragmentos de su exposición que son más
propensos al debate. Por eso su preparación debe incluir argumentos para
defenderse ante las críticas esperables.
Si bien el orador debe mostrarse convencido y firme en su posición, también debe
escuchar las opiniones de la audiencia y respetar a aquellos que disientan con sus
opiniones.
9. Gestualidad
La gestualidad tanto del rostro como del cuerpo debe ser utilizada para enfatizar los
mensajes verbales, para favorecer la empatía del público o para mantener el
dinamismo de la exposición.
Sin embargo, debe utilizarse de manera consciente como un medio de
comunicación no verbal, y nunca abandonarlo al azar, ya que si no es utilizado de
forma adecuada puede convertirse en un distractor o incluso contradecir el mensaje
que quiere transmitirse.

10. Contacto visual y verbal

Al establecer contacto visual con diferentes miembros del auditorio se promueve la
atención e integración hacia el tema que se está exponiendo. Además, debe
apelarse a la audiencia utilizando con frecuencia en su discurso la segunda persona
del singular.

3.7. SERVICIO DE ORADORES.

Servicios Auxiliares y Emergencias.

Los servicios auxiliares son aquellos que probablemente no hacen que un evento
sea más bonito, pero sí más completo: son muchas veces necesarios y muy útiles.
Cabinas de baño en diferentes estilos y capacidades, grupos electrógenos, setas
de calor, catenarias y mucho más.

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CATERING
Colaboramos con cocineros que son un referente en la gastronomía riojana para
ofrecer la mejor calidad y el mejor servicio en cada evento.
Cócteles con buffets temáticos, aperitivos, bodas, comidas y cenas de gala
siempre con la garantía de trabajar con grandes chefs y con un formado equipo de
sala.

MOBILIARIO Y PUESTA EN ESCENA

La puesta en escena de un evento es lo que lo dota de personalidad propia y lo
distingue del resto.
La elección de las sillas, los manteles o el ambiente chill out son alguno de los
elementos que puedes escoger.

DECORACIÓN
La decoración de un evento es la guinda del pastel. Flores, candelabros o
cualquier elemento que armonice con el conjunto y le aporte detalle.

ILUMINACIÓN, SONIDO Y AUDIOVISUALES

La creación de ambientes es un aspecto fundamental en los eventos y en ello,
tanto la iluminación como el sonido son el pilar clave para lograrlo.
Equipos de sonido profesionales, pantallas de alta resolución, iluminación acorde
a cada espacio y soluciones integrales para cada evento.

CARPAS Y TARIMAS
Cada espacio requiere de unas necesidades concretas y nuestro trabajo es buscar
la mejor opción, asesorarte y adaptarla al lugar escogido.
Carpas tradicionales decoradas, jaimas de diferentes tamaños y carpas beduinas
elásticas en diferentes colores. Todo ello, con la posibilidad de montarse sobre
tarimas homologadas.

GESTIÓN CULTURAL Y MUSICAL

Amenizar un evento lo convierte en más completo y divertido.

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Música para ceremonias en diferentes estilos, Dj, grupos de jazz o pianistas harán
que los invitados disfruten aún más.
Magos, caricaturistas, danza aérea creada para cada ocasión o fuegos artificiales
son un espectáculo para los sentidos.

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Conclusión Conclusión Karina Isabel Ganiz Mero

La elaboración de un menú es un proceso que debe tomarse con demasiada

importancia, ya que a partir de este se derivan diferentes actividades dentro de un
establecimiento de servicio de alimentación, por ello es importante la adecuada
planeación y elaboración de los menús.

El menú de para los clientes o consumidores es aun aspecto importante, puesto que
si a los consumidores no les agrada es muy probable que el resto de las actividades
no tengan gran importancia y establecimiento no logre obtener el éxito deseado, la
satisfacción del cliente debe ser el primordial objetivo en la planeación de un menú
por lo tanto debe ofrecerse lo que el consumidor apetezca.

Para tener un menú exitoso, es fundamental que el menú se ajuste al cliente y la

satisfacción de este, el tipo de servicio que se ofrece, el presupuesto entre otros
aspectos, dichos puntos pueden evaluarse de diversas maneras; para ello debe
llevarse un control del menú y realizar normas de calidad de alimentos e higiene en
procesos de producción.

El menú puede ser la carta de presentación y la promoción de un establecimiento

del cual dependa su éxito por los que todas las actividades y el personal involucrado
en el menú deben tener las características y habilidades adecuadas para su exitosa
elaboración siempre con el principal objetivo de agradar al cliente ajustándose a las
necesidades de estos así como a las posibilidades y presupuestos de producción
del establecimiento, cumpliendo siempre con los políticas, reglas que guían los
procesos de planeación, control y evaluación de los menús sin olvidar los factores
que pueden afectarlos.

26
Conclusión Josselyn Osuna Castro

El organizar eventos especiales, es esencial para los negocios hoy en día. Toda
empresa quiere poder organizar su propio evento y por tanto debe tener la
capacidad para hacerlo, ya sean eventos que impulsen un crecimiento interno, que
formen a los trabajadores, eduquen al público, etc.
En esta unidad se tocaron temas acerca de los servicios requeridos para un evento,
estos servicios son la inspección de áreas, listas de verificación, equipo y mobiliario,
montaje, servicio de A y B y servicio de oradores. Cada uno de estos servicios son
fundamentales dentro de la organización de eventos pues cada uno tiene un lugar
vital en el evento.
Gracias a la investigación que hicimos como equipo acerca de esta tercera unidad
pude comprender la importancia de cada uno de los servicios y es que un evento a
simple vista puede verse muy sencillo, pero no es nada fácil, detrás de todo hay una
enorme organización que debe tener un control impresionante para que el evento
que se este planeado salga a la perfección.
En cualquier evento sea el tipo que sea es necesario realizar una lista de verificación
pues esta nos servirá de guía para observar que es lo que estamos logrando, que
hace falta, en que tiempo, etc. Esta nos facilita y agiliza las cosas y nos ayuda a
mantener un mayor control dentro de los distintos comités.
El mobiliario, montaje, servicios de A y B no pueden faltar dentro de la organización
de un evento pues estos nos ayudan a darle estructura a nuestro evento.

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Conclusión SAÚL VELDERRAIN LAGARDA.

En esta unidad nos dimos la oportunidad de indagar sobre que servicios se

requieren para un evento. Pudimos notar que para un evento se necesitan un sinfín
de cosas. Pero una de las más importantes es, inspeccionar las áreas, que esto
quiere decir que tendremos que hacer una revisión antes de que el evento se lleve
a cabo para así podernos asegurar que todo saldrá tal cual se planeó, o que si existe
cualquier tipo de inconveniente poder solucionarlo con anterioridad.

Por otro lado, tenemos lo que es la lista de verificación, que esta es como hacer un
check list con todo lo que necesitaremos antes del evento para que ningún detalle
se pase desapercibido y así todo funcione a la perfección. Es muy importante llevar
a cabo esta lista ya que incluye todo lo referente al evento y en ocasiones se nos
puede olvidar, por ejemplo, pasar la lista de confirmados y esto puede generar
grandes problemas.

Otro punto muy importante es el mobiliario y equipo ya que sin el pues el evento no
podría realizarse. Cada uno de los puntos va de la mano ya que si no se cuenta con
una lista de verificación y en ella no están apuntados cada uno de los puntos
importantes del evento puede llegar a haber fallas tales como en mobiliario y equipo,
se tiene que prever que cantidad de mobiliario se necesitara y de qué tipo.

También es de vital importancia llevar un análisis de qué tipo de montaje va a ser

requerido para el evento, así como también analizar, si se va a requerir de un menú
o el evento va a ser puro coffe brake y no tendrá mayor complejidad.

Por otro lado, tenemos el servicio de oradores. Otra parte fundamental del evento,
ya que él es el que le dará vida, logrará captar una atención del público para que se
cree un ambiente agradable y todo marche de maravilla.

Por último, para todo evento se debe de contar con un equipo de emergencias esto
porque no sabemos que incidentes pueden llegar a suceder y siempre tenemos que
estar preparados para cualquier desgracia.

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Esta unidad es muy interesante ya que nos muestra cada uno de los por asi decirlos
requisitos que se tienen que contemplar para poder llevar a cabo de manera
oportuna un evento y no llegar a infringir en fallas.

Conclusión Karina Isabel Ganiz Mero

Ante la gran cantidad de eventos que se organizan en manos de distintos

organizadores y variados perfiles profesionales, personas cualificadas en eventos,
hasta no profesionales que se encuentran desbordados por su alcance y capacidad
en la organización de los mismos. A nivel internacional las universidades que
ofrecen titulaciones específicas en la organización de eventos se amparan, la gran
mayoría, bajo la especialidad del Turismo y la gestión del ocio. Muchas han
desarrollado especializaciones en eventos musicales y deportivos, congresos,
festivales hasta fiestas.

Basándonos en la experiencia del día a día y dejando a un lado la parte más técnica,
podríamos decir que a los clientes lo que más les importa es que el servicio sea
puntual y si es junto con un menú este se encuentre en tiempo y forma. Es el punto
dónde los clientes son más exigentes. Otro aspecto de gran importancia, son los
contratiempos que puedan surgir a lo largo de la celebración del servicio. Siempre
tiene que haber una persona con suficiente autoridad y con capacidad de reacción,
que cuando le indiquen los problemas surgidos los resuelva rápida y eficazmente,
haciendo todo lo posible para que a los clientes no les afecten esos contratiempos.
Si los incidentes recaen directamente sobre algún invitado, se solucionará con
premura y discreción. En definitiva, la buena realización de un evento y su
puntualidad de realizar está misma los organizadores es compleja, por tanto las
empresas tienen que lograr ese objetivo.

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Se debe continuar estudiando los tipos de eventos y su organización para estar a la
vanguardia de estos, ya que, las leyes que rigen su organización son cambiantes,
para así tener una actualización constante del servicio en los eventos.

Conclusión Martin Johary Ojeda Jiménez

En la organización de los eventos es también fundamental poder contar con todos

aquellos servicios necesarios para el desarrollo completo del evento.

Uno de estos servicios es el del catering durante el evento. Muchas veces, cuando
no hay otra alternativa, se contratan a empresas de restauración profesional para
obtener servicios de catering confiables, ahorrar tiempo y evitar problemas. Es
fundamental utilizar excelentes servicios de catering para que los eventos tengan
éxito. Sin embargo, la búsqueda de la empresa de catering más adecuada para
cumplir con un requisito particular es un gran reto.

Una vez detectada, tenemos que decidir entre los distintos tipos de servicios de
catering que podemos ofrecer a los asistentes.

Actualmente estas empresas tienen más en cuenta que nunca factores como la
calidad, la salud y el cuidado por el detalle. Además, se cuida mucho la
ambientación al ofrecer los alimentos, la decoración que lo rodea, el servicio de
camareros pendientes de servir las bebidas, pero siempre en busca de una
experiencia más allá que la de saciar al asistente sin más.

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