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MANUAL DE FUNCIONES Y Versión: 3.

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RESPONSABILIDADES
Manual de Funciones y Responsabilidades de: Jose Garzón

1. DESCRIPCION DEL CARGO


Nombre del cargo: Gerente de Compras, Logística y Seguros
Dependencia estructural (responde a): Gerencia Administración & Finanzas
Fecha de actualización/modificación: 28/03/19

2. OBJETIVO DEL CARGO


El Gerente de Compras es responsable de efectuar compras y contrataciones a nivel corporativo
asegurando mejores costos y mayores beneficios. Asimismo, desarrollar y/o actualizar políticas y
procedimientos de adquisición claros a fin de generar transparencia en las actividades de compra
de la empresa.
Asimismo es responsable de efectuar seguimiento y control a las actividades del área de Logistica,
Seguros y Transporte.
Finalmente, efectuar auditorías de control de precios de acuerdos corporativos a fin de asegurar el
cumplimiento de los contratos establecidos por la empresa.

3. PRINCIPALES ACTIVIDADES
 Elaborar el cronograma anual de negociaciones
 Efectuar compras y contrataciones asegurando mejores costos y mayores beneficios
 Cumplir con las actividades de negociaciones establecidas generando transparencia en las
mismas
 Efectuar control sobre el cumplimiento de los precios establecidos en acuerdos corporativos
 Desarrollar y/o actualizar políticas y/o procedimientos del área
 Mantener la vigencia de los contratos de servicios y/o productos adjudicados
 Generar un sistema de adquisiciones u ofertas abierto e imparcial para los proveedores
 Establecer negociaciones y acuerdos corporativos con proveedores de servicios en
coordinación con Encargados / Jefes del área, Gerentes u otros.
 Generar BD de proveedores de materiales, equipos, suministros y/o servicios a fin de generar
alternativas de compras.
 Elaborar el presupuesto del área (Logística, Seguros, Transporte y Compras) y monitorear su
cumplimiento.
 Efectuar control sobre el servicio que brinda el área.
 Analizar problemas y viabilizar soluciones alineadas a la visión de la empresa
 Efectuar reuniones de seguimiento a las actividades del área de Logística, Seguros y
Transporte.
 Efectuar auditorías de control en las áreas de Logística, Seguros y transporte.
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RESPONSABILIDADES
 Analizar oportunidades de ahorro y elaborar proyectos de factibilidad
 Efectuar control sobre asientos contables elaborados por pasajes aéreos, solicitudes de
fondos, rendiciones de viajes (área transporte), facturas varias acreedores u otros.
 Efectuar control y compras sobre solicitudes de material de escritorio, material de embalaje,
activos u otros.
 Efectuar seguimiento al cumplimiento del presupuesto del área
 Efectuar seguimiento a la utilidad generada por el área de transporte
 Efectuar control sobre la retroalimentación de importaciones y reclamos al Seguro brindada a
los clientes
 Elaboración de la estrategia anual del área (Logística, Seguros, Transporte y Compras)
 Coordinar y/o efectuar capacitaciones dentro del área a fin de mejorar el área

Gestión de la Calidad

 Elaborar, mantener y verificar cumplimiento de los procedimientos y registros establecidos


en su área de trabajo, para mejorar el desempeño de lo establecido.
 Preparar continuamente a su equipo de trabajo para las auditorias de la calidad y subsanar
las observaciones que de ella resulten a través del uso del procedimiento de no
conformidades y acciones correctivas.
 Gestionar de acuerdo al procedimiento toda queja conocida cumpliendo lo establecido en
la política de gestión de quejas.
 Ser responsable de analizar, proponer y revisar el método para la medición de la
satisfacción del cliente, así también los resultados de la misma estableciendo acciones de
mejora.
 Gestionar el análisis de riesgos estableciendo las acciones necesarias para el control de
los mismos de acuerdo al procedimiento identificación y tratamiento de riesgos.

Gestión de RRHH

 Promover un ambiente de trabajo fundamentado en los valores de la División y de la


empresa.
 Revisar y mantener vigente el manual de funciones según el instructivo IT01 RRHPR01.
 Revisar, definir y comunicar los objetivos de cada cargo de forma anual, según el
procedimiento RRHPR03 evaluación de desempeño.
 Realizar las evaluaciones de desempeño del equipo a cargo cumpliendo el procedimiento
RRHPR03 evaluación de desempeño.
 y ejecutar la matriz de capacitación del área, cumpliendo el procedimiento RRHPR04
Capacitación y desarrollo del personal.
 Cumplir los programas de inducción coordinando con el área de RRHH.
 Cumplir la selección y contratación del personal de acuerdo al procedimiento RRHPR01.

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4. AUTORIDAD
 Determinar proveedores de servicios para el área de Logística según licitación efectuada
 Efectuar seguimientos e intervenciones a importaciones realizadas por los Ejecutivos de
Logistica
 Efectuar seguimientos a servicios de proveedores de transporte internacional o Despacho
Aduanero
 Efectuar seguimiento sobre las actividades de regularización de la cuenta mercadería en
tránsito
 Efectuar seguimiento a conciliaciones de cuentas con proveedores del área
 Efectuar Control de precios de servicios o productos adjudicados
 Rechazar asientos contables que no estén correctamente elaborados

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