CAPITULO IV

EJECUCION DE LA
AUDITORIA

Ing. Victor Meneses Taboada

REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DE AUDITORÍA IN SITU
Realización de la reunión de apertura

Comunicación durante Papel y responsabilidades de

la auditoría los guías y observadores

Fuentes de
información
Recopilación y verificación de la
información
Recopilación por
muestreo y
verificación Generación de hallazgos de la
auditoría
Evidencia de la
auditoría

Preparación de las conclusiones

Evaluación frente a
criterios de
auditoría
Realización de la reunión de cierre
 REALIZACIÓN DE LA
REUNIÓN DE APERTURA
• Presentaciones
• Objetivo y alcance de la auditoría
• Papel de los miembros del equipo auditor y de
los observadores
• Confirmar el plan de auditoría
• Proporcionar un resumen de la ejecución de la
auditoría
• Solicitud de un acompañante
• Confirmar canales de comunicación
• Servicios de apoyo
• Proporcionar al auditado la posibilidad de hacer
preguntas y resolver las dudas

ACTA DE INICIO DE LA AUDITORÍA

REUNIÓN INICIAL
En la ciudad de Lima, siendo las : hrs. del / /2011 reunidos en las instalaciones
de la empresa ______________, se lleva a cabo la reunión de apertura para
establecer los objetivos, alcances y participantes de la Auditoría Interna HACCP
realizada a las áreas de__________________, así como confirmar el plan y criterios
de la auditoría.
Nombre Cargo Firma

Siendo las : _____ hrs. del / /2011 se da por concluida la presente reunión,
siendo firmada por los involucrados dando fe de la misma.
 1. Verificación preliminar, In situ, del
trazado del establecimiento

Recopilación y 2. Auditoría de las Buenas Prácticas

verificación de de Manufactura (BPM)
la información 3. Auditoría de los Puntos Críticos de
Control – PCC
4. Auditoría de los Procedimientos
de Registros

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
Métodos de auditoría:
1. Entrevistas
2. Observación de las actividades
3. Revisión de documentos,
instalaciones y registros

Tres criterios de auditoría:

1. la existencia
2. funciona correctamente
3. es eficaz
 CONSEJOS Y ACTITUDES PARA LA
CONDUCCIÓN DE LA AUDITORÍA
• Las personas deben responder por
sí mismas
• Hablar lo mínimo y escuchar lo
máximo
• No temer al silencio
• El auditado nunca debe establecer
el ritmo de la auditoría
• Controlar el itinerario y tiempo de
la auditoría

CONSEJOS Y ACTITUDES PARA LA

CONDUCCIÓN DE LA AUDITORÍA

• Utilizar el lenguaje corporal

• Mantenerse tranquilo y educado
• Nunca perder la paciencia
• No hablar en voz baja, ser claro
en las preguntas
• Nunca dar opiniones o emitir
juicios
 CONSEJOS Y ACTITUDES PARA LA
CONDUCCIÓN DE LA AUDITORÍA
• Contacto cara a cara
• Mostrarse interesado
• Tomar notas en corto tiempo
• Confirmar la información
• Observar el lenguaje corporal
• Verificar con evidencias
• Dar las gracias

CONSEJOS Y ACTITUDES PARA LA

CONDUCCIÓN DE LA AUDITORÍA

• Permanecer seguro
• No dejarse conducir o
engañar
• Evitar apartarse del tema
• Evitar saturarse
 TÉCNICA DE ENTREVISTA

Para una correcta Palabras fundamentales Tipo de preguntas a hacer:

auditoría ... del Auditor:
• Preguntas abiertas
• Pregunte • Cómo
• Preguntas cerradas (solo
• Escuche • Dónde para confirmar)
• Observe • Cuándo • Se debe evitar hacer
• Piense • Qué preguntas que sugieren
una respuesta
• Evalúe • Por qué
• Entonación adecuada
• Registre • Quién

Preguntas Preguntas
Cerradas Abiertas
• ¿Existe un programa de capacitación • ¿Cómo se realiza el proceso?
en la empresa?
• ¿Cuáles son los indicadores
• ¿Se mide la efectividad del de inocuidad que posee?
programa?
• ¿Cómo tratan las quejas de
• ¿Conoce dónde esta ubicada la los clientes?
instrucción .....?
• ¿Cómo identifican sus
• ¿Han tenido alguna queja por parte productos?
del cliente?
• ¿Cómo procesa los
• ¿Han tenido algún producto no resultados de los ensayos de
conforme? recepción?
• ¿Calibran los equipos?
REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS
• Deberían mantenerse con personas de niveles y funciones que
desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la
auditoría;
• Deberían realizarse durante las horas normales de trabajo y,
cuando sea práctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona
entrevistada;
• Se debería hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que
se va a entrevistar antes y durante la entrevista;
• Debería explicarse la razón de la entrevista y notas que se tomen;

REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS

• Pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su

trabajo;
• Deberían evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es
decir, preguntas inductivas);
• Los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y revisados
con la persona entrevistada; y
• Se debería agradecer a las personas entrevistadas su participación
y cooperación.
 ACTITUDES QUE DEBE
EVITAR EL AUDITOR
• Ser controvertido
• Ser negativo, indisciplinado
• Ser crítico
• Caer en disputas
• Discutir personalidades
• Comparar al auditado
• Ser sarcástico

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN
DE LA INFORMACIÓN

Considerar:
• Precisión en sus anotaciones
• Listas de verificación
• Buscar evidencias de auditoria
• Hablar con las personas que
ejecutan las actividades
• Solicitar registros
 RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
Sobre la lista de verificación el auditor debería registrar:
• El área visitada.
• El proceso evaluado.
• El tipo de actividad analizada.
• Productos y/o servicios evaluados
• Tipo de controles.
• Las personas entrevistadas.
• La documentación y registros analizados.
• Maquinas y equipos.
• Instrumentos de medición utilizados.

CLÁSICAS CONDUCTAS DE
“SABOTAJE”
Perdida de tiempo Manejar al auditor
• Personas que hablan mucho • Plan de auditoría del auditado
• Almuerzos largos • Evidencia preparada
• Interrupciones continuas • Personal escogido
• Retraso en entrega de • Respuestas sopladas
documentos

“Situaciones inesperadas” Probar la fortaleza de carácter

• Áreas no disponibles • “Compadézcame”
• Personas no disponibles • Adulación
• Documentos extraviados • Falsedades
• Llegadas tarde • Soborno
• “Emergencias”
• La misión de una
auditoría es detectar
hallazgos

• Cada hallazgo debe

estar respaldado por
una evidencia objetiva

REVISIÓN DE HALLAZGOS
Analizar la información y datos
obtenidos.

Reunión de los auditores

• Analizar Listas de
Verificación

• Hacer una Lista de No

Conformidades
 REVISIÓN DE HALLAZGOS

Evidencia de Criterios de
auditoria auditoria

Conformidad
Hallazgos de No Conformidad
auditoria
Observación

REVISIÓN DE HALLAZGOS

• No Conformidad:
Incumplimiento de un
requisito

• Requisito: Necesidad o
expectativa establecida
generalmente implícita u
obligatoria
 DESCRIPCIÓN DE LA NO
CONFORMIDAD
• Afirmación corta
• Incluir la descripción del
hallazgo
• Qué elemento de la
norma
• Qué documento
• Lugar donde ocurrió

ELEMENTOS DE UNA NO
CONFORMIDAD
1. La evidencia de auditoria para apoyar los hallazgos del auditor
2. Un registro del requisito frente al cual se detecta la no
conformidad
3. La declaración de no conformidad.
 ELEMENTOS DE UNA NO
CONFORMIDAD
1. EVIDENCIA DE AUDITORIA

• Es el primer elemento que se debe

identificar y documentar. Si no
existe evidencia de auditoría, no
existe no conformidad.
• Si existe evidencia, se debe
documentar como una no
conformidad, y no mitigar con otra
clasificación

ELEMENTOS DE UNA NO
CONFORMIDAD
2. REGISTRO DEL REQUISITO

• El siguiente paso es
identificar y registrar el
requisito específico que no
se está cumpliendo. Si el
auditor no puede identificar
un requisito, entonces no
puede declarar una no
conformidad.
 ELEMENTOS DE UNA NO
CONFORMIDAD
3. DECLARACIÓN DE NO
CONFORMIDAD

• La parte final (y más

importante) de la
documentación de una no
conformidad, es redactar la
declaración de no
conformidad.

REDACCIÓN DE LA NO
CONFORMIDAD
Ejemplo:
En la etapa de horneado el Plan HACCP (Rev.
01) para el producto Galleta Enriquecida indica
que la temperatura debe encontrarse entre
180°C y 220°C. Sin embargo, en el registro
“Control de temperatura del horneado” del
área de Producción de fechas 2010-08-05 y
2010-08-12 se registraron temperaturas de
165°C y 160°C respectivamente.
 REDACCIÓN DE LA NO
CONFORMIDAD
Ejemplo:
No se evidenció que la
empresa haya establecido
una política sanitaria tal
como lo requiere el artículo
5° de la RM 449-
2006/MINSA.

REDACCIÓN DE LA NO
CONFORMIDAD
Ejemplo:
No se evidenció la realización de
algunas pruebas de control de
calidad en algunas materias primas.

• No se especifican los requisitos

incumplidos (Criterios de Auditoría)
• No se indica la evidencia de auditoria
 REDACCIÓN DE LA NO
CONFORMIDAD
Ejemplo (corregido):
No se evidenció que la empresa haya
realizado las pruebas de humedad e
impurezas en las materias primas Harinas de
Arroz y Harina de Trigo en los lotes recibidos
el 2010-07-30 y 2010-08-03, tal como lo
establece el numeral 4.2 del procedimiento
AH-SH-PCC1 “Evaluación sensorial y control
de humedad” (Rev. 03).

REDACCIÓN DE LA NO
CONFORMIDAD
Ejemplo:
Se encontraron registros del control de la
temperatura de un PCC realizados cada 2
horas y no cada 30 minutos según lo
requerido en el procedimiento.

• No se especifican los requisitos

incumplidos (Criterios de Auditoría)
• No se indica la evidencia de auditoria
 REDACCIÓN DE LA NO
CONFORMIDAD
Ejemplo (corregido):
En el numeral 5.3 del procedimiento ED-EHC-01
“Extrusión de mezcla de harinas crudas” (Rev. 04)
se indica que el control de temperatura del
extrusor se realizará cada 30 minutos. Sin
embargo, en el “Registro de control de
temperatura de la extrusión” de la semana del 15
al 22 de junio del 2010 se encontró que dicho
control se realizó cada 2 horas.

REALIZACIÓN DE LA
REUNIÓN DE CIERRE
OBJETIVO: Asegurar la comprensión total de los resultados de la
auditoría

• Presentar hallazgos (de no

conformidad), explicar su
importancia y que sean
comprendidos por el auditado
• Intervalo para que auditado presente
acciones correctivas y preventivas
 REALIZACIÓN DE LA
REUNIÓN DE CIERRE
• Discutirse y resolverse las situaciones divergentes
y registrar resultado
• En caso de error, retirar la no conformidad y
disculparse
• Obtener la ACEPTACIÓN del auditado
• En algunos casos, la reunión es sólo comunicar
hallazgos y conclusiones; en otras, es más formal y
deberían conservarse los registros
• Definir el plazo de entrega del informe
• Agradecer

INFORME DE AUDITORÍA
• Líder del equipo auditor es responsable de preparación y contenido
• Registro completo, preciso, conciso y claro

• Objetivos y alcance de la auditoría

• Identificación del cliente de la auditoría
• Identificación de los miembros del equipo
auditor
Contenido • Fechas y lugares de realización de la auditoría
• Criterios de auditoría (documentos de
referencia)
• Hallazgos de la auditoría (no conformidades)
• Conclusiones
 INFORME DE AUDITORÍA
• También puede incluir:
• Plan de auditoría
• Lista de representantes del auditado o
personas entrevistadas
• Resumen del proceso de auditoría
• Confirmación del cumplimiento de los
objetivos
• Áreas no cubiertas dentro del alcance de la
auditoría
• Opiniones divergentes no resueltas
• Recomendaciones para la mejora, si aplica
• Lista de distribución del informe

INFORME DE AUDITORÍA

• Emitirse en el periodo de tiempo

acordado
• Fechado, revisado y aprobado
según procedimientos del
programa
• Distribuido a quien designe el
cliente de la auditoría
• Mantener confidencialidad
 INFORME DE AUDITORÍA

• Opiniones subjetivas
• Información confidencial no correspondiente
• Crítica hacia individuos
• Declaraciones ambigüas
• Detalles triviales
• Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre

FINALIZACIÓN DE LA
AUDITORÍA
• Todas las actividades del plan de
auditoría se han realizado y el informe
distribuido
• Conservar o destruir documentos
relacionados según procedimiento y
requisitos legales y contractuales
• No revelar a terceros salvo lo exija la
ley
• Si se revela, informar al cliente y al
auditado
 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DE UNA AUDITORÍA

GERENCIA DEL AUDITADO

RESPONSABLE DE:
• Investigar las causas
• Determinar las acciones
correctivas y preventivas
• Implementar las
acciones correctivas

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DE UNA AUDITORÍA
Acción correctiva
• Magnitud de la deficiencia
• Posibles opciones
• Recursos requeridos
• Posibles efectos en otras áreas o en
otros elementos del sistema de gestión
• Plazo
• Tiempo de confirmación de la eficacia
 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DE UNA AUDITORÍA

Acción de seguimiento
• Obtener respuesta del
auditado
• Evaluar la adecuación de la
respuesta
• Confirmar la
implementación de la
acción correctiva

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DE UNA AUDITORÍA

• Verificación de que la
acción correctiva
acordada ha sido
implementada
• Verificación de que la
acción correctiva
acordada ha sido eficaz
 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA
No Acciones correctivas
conformidad
Implementación de acciones
correctivas
Acción inmediata
(corrección)
Verificación de la
implementación de las AC

Análisis de causas
Evaluación de la eficacia de
las AC

No No
Ok?
Sí

CIERRE

REGISTROS DEL PROGRAMA DE

AUDITORÍA
• Conservarse para demostrar implementación
• Deberían incluir registros relacionados a:
• Planes de auditoría
• Informes de auditoría
• Informes de no conformidades
Auditorías individuales • Informes de acciones correctivas y
preventivas
• Informes de seguimiento de la auditoría
Revisión del programa de
auditoría
• Competencia del equipo auditor
• Evaluación del desempeño
Personal de la auditoría • Selección del equipo auditor
• Mantenimiento y mejora de la competencia

• Conservarse y guardarse con la seguridad apropiada