LAS MEZCAS S. A. de C. V.

IT-SG-01
ELABORACION DE DOCUMENTOS Fecha: 09-SEP-15

ASEGURAMIENTO DE INOCUIDAD Y
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CALIDAD

1. OBJETIVO.
Establecer tanto la estructura como el contenido de los manuales, procedimientos e
instructivos del Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad de Las Mezcas S.A. de C.V.,
así como estandarizar los formatos necesarios para llevar acabo la identificación y control
de la documentación.

2. ALCANCE.
Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad de Las
Mezcas S.A. de C.V.

3. DEFINICIONES.
3.1. Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad. Sistema de gestión para dirigir y
controlar una organización con respecto a la inocuidad.
3.2. Manual de Inocuidad y Calidad. Documento que especifica el Sistema de Gestión
de Inocuidad y Calidad de una organización.
3.3. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
3.4. Instructivo. Documento que sirve como guía para ejecutar una actividad u operación
particular del conjunto de actividades que conforman el procedimiento.
3.5 Documento: Información y su medio de soporte.

4. REQUISITOS.
4.1. El Manual de gestión de inocuidad y calidad así como todos los manuales,
procedimientos e instructivos deben redactarse conforme a lo descrito en el presente
procedimiento de manera clara y breve, considerando a los lectores que pueden ser
internos o externos.

5. RESPONSABILIDADES.
PUESTO RESPONSABILIDADES
Director
Autorización del presente procedimiento.
General
Director de
Revisar y dar el Vo. Bo. el presente procedimiento.
Planta
Gerente de Verificar que se lleve a cabo la metodología descrita en el presente
Aseguramiento procedimiento.
de Inocuidad y Revisar todos los procedimientos, instrucciones y manuales para
Calidad asegurar que cumplan con el presente procedimiento.
Gerentes y Llevar a cabo la redacción de los procedimientos del sistema conforma a
Jefes de área la metodología descrita en el presente procedimiento.

6. DESARROLLO.
6.1 ESTRUCTURA Y CONTENIDO.

6.1.1 El autor de un nuevo procedimiento debe verificar que los documentos, instructivos y
manuales del sistema que emita se apeguen a la estructura documental descrita en el
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presente procedimiento. A continuación se describen los apartados que deben contener

los documentos y cuya aplicación debe ser considerada por el Gerente o Jefe de área que
emite el documento.
Su contenido puede no necesariamente ser aplicable a todas las actividades
consideradas, por lo que podrá omitirse algún inciso o agregarse otros, como:
antecedentes, medidas de seguridad y actividades preliminares, así mismo, se hacen
comentarios respecto al significado o amplitud que debe tener cada uno.

NOTA: El Tipo de letra y tamaño queda como opcional pero se recomienda el uso del tipo
de letra Arial 11.

6.1.2 El Título debe ser una redacción simplificada y concisa de la actividad que será
descrita en el documento.

6.1.3 El Objetivo debe ser la descripción breve de la finalidad del documento que se
pretende establecer.

6.1.4 El Alcance tiene como finalidad definir los límites entre los cuales es aplicable la
actividad descrita en el documento.

6.1.5 Las Definiciones son los términos cuyo significado se aparta del uso común por
tratarse de conceptos de uso local o específicos.

NOTA: Se debe evitar incluir definiciones que aparecen en diccionarios de uso general.

6.1.6 En el apartado de Responsabilidades se deben describir las responsabilidades a

desarrollar con respecto a las actividades contenidas en el documento.

6.1.7 En el apartado de Requisitos se debe expresar los requerimientos necesarios para

llevar a cabo las actividades plasmadas en el procedimiento así como la participación de
personal calificado, los servicios especializados, entre otros. Es opcional si el
procedimiento lo requiere.

6.1.8 La Frecuencia es el tiempo en el cual se hace uso del procedimiento.

6.1.9 El Desarrollo es la descripción de las actividades para cumplir el objetivo y alcance

establecido en el documento.

NOTA: Debe quedar claro que un manual, procedimiento o instructivo no es un tratado ni

un simple listado de actividades, sino una guía práctica cuyo objetivo es evitar el error que
anule la inocuidad y asegure la calidad del producto.

6.1.10 El apartado de Historial de Cambios tiene como finalidad generar un registro con
una breve descripción, por fechas, de los cambios o revisiones que va sufriendo el
documento.

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NOTA: Como medida de control en los cambios y para evitar que este apartado crezca de
forma desproporcional solo se consideran como máximo 5 revisiones. En caso de una
modificación posterior a la quinta revisión, se debe emitir totalmente el documento,
iniciando nuevamente con el número de revisión 1.

6.1.11 El apartado de Formatos es una lista de referencia de los formatos asociados al

documento incluyendo la identificación y el título de cada uno.

NOTA: Este apartado sirve como pronta referencia de los documentos que complementan
al documento, los formatos deben anexarse al final del mismo.

6.1.12 En el apartado de Referencias se debe anotar la bibliografía, normas, lineamientos,

documentos de referencia, etc., empleados para establecer la actividad con las que
pretende cumplir el documento.

NOTA: Se debe evitar términos vagos, como "Códigos Aplicables" o "Las

Especificaciones" y usar los nombres específicos de estas.

6.2 EMISIÓN DE DOCUMENTOS.

6.2.1 El formato empleado en la documentación del sistema de gestión de inocuidad es el

Formato para elaborar documentos RG-SG-04 el cual es obligatorio y uniforme en uso y
tamaño, los métodos de impresión y reproducción deberán ser de suficiente calidad para
que permitan conservar la claridad de los documentos.

6.2.2 La elaboración de los documentos del sistema de gestión de inocuidad y calidad

debe ser conforme con la descripción del formato general.

6.2.3 A continuación se describe el formato general del encabezado de los documentos,

manuales o instructivos del Sistema de gestión de inocuidad:
2. 5.
1. 3. 6.
4. 7.

1. Logo de la empresa.
2. Razón social de la empresa.
3. Tipo de documento definido.
4. Nombre del manual, documento o instructivo.
5. Código de identificación.
6. Fecha de la emisión de documentos. (Debe estar constituida por dos dígitos de la
numerología del mes correspondiente, guion medio, las tres primeras letras del mes
en mayúsculas, guion medio, los últimos dos números del año)
7. Número correspondiente de la hoja y el total de las hojas del documento.

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TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Manual del sistema de gestión de inocuidad y calidad MA-__-__
Procedimiento del sistema de gestión de inocuidad y calidad PR-__-__
Instructivo del sistema de gestión de inocuidad y calidad IT-__-__

6.2.4 A continuación se describe los datos del pie de página de los documentos, manuales
o instructivos del Sistema de gestión de inocuidad y calidad:

1 2 3 4

1. Número de Copia Controlada: Se debe registra con letra de molde con tinta
permanente, negra o azul (sin mezclar), o en computadora con letra Arial 11, el
número de Copia correspondiente al usuario destinado definido y documentado en la
Lista Maestra de distribución de documentos RG-SG-05.
2. Elaboro: Nombre y firma del Responsable del área que emite el documento, descrito
en la matriz de responsabilidades detallada en la presente instrucción de trabajo.
3. Reviso: Nombre y firma del Responsable de contrastar el documento contra los
requisitos de la presente instrucción de trabajo, descrito en la matriz de
responsabilidades detallada en la presente instrucción de trabajo.
4. Autorizo: Nombre y firma del Responsable de autorizar el documento, descrito en la
matriz de responsabilidades detallada en la presente instrucción de trabajo.

NOTA 1: Solo se firmará de elaboro, reviso y autorizo en la última hoja de un documento,

lo cual valida y autoriza sistemáticamente el resto del documento.
NOTA 2: Cuando el titular responsable de revisar, aprobar o autorizar el documento ya no
se encontrara habilitado por alguna causa, esta responsabilidad la toma el sustituto actual
y/o representante del área.

NOTA 3: Cuando el responsable de elaborar y revisar el documento sea la misma

persona, debe juntar los apartados en “Elaboro y reviso” firmar solo una vez.

6.2.5 A continuación se describe los datos del pie de página de las hojas subsecuentes de
los documentos, manuales o instructivos del Sistema de gestión de inocuidad y calidad:
1

1. Copia Controlada: Se debe registrar con letra de molde con tinta permanente, negra
o azul, o en computadora con letra Arial 11, el número de Copia correspondiente al
usuario destinado definido y documentado en la Lista Maestra de distribución de
documentos RG-SG-05.

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Cabe mencionar que el formato completo debe emplearse en la "Carátula" y en el

"Contenido" de cada documento, y que el pie de página no debe omitirse en las hojas
subsecuentes.

6.3 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES.

6.3.1 Se describe a continuación la matriz de responsabilidades con respecto a la

elaboración revisión y autorización de los documentos, manuales e instructivos que
componen el Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad.

Responsable (Puesto) Elaboro Reviso Autorizo

7. Historia de Cambios.
N°
Descripción del cambio Fecha Autorizo
Revisión
01 Se elaboró, reviso y emitió por primera vez 09/09/15 MS

8. FORMATOS.
Formato para elaborar documentos RG-SG-04.
Lista Maestra de distribución de documentos RG-SG-05.

9. REFERENCIAS.
Sin referencias.

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Copia Elaboró: Revisó:

Autorizó:
Controlada
N°

Fernando Álvarez
Fernández
Director de abastecimientos

Zelizeth López
Romero
Maritza Sánchez
Gerente de Javier Eduardo Morales
Flores
Aseguramiento de Sánchez
Inocuidad y Calidad Director General
Director de Planta

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