Anda di halaman 1dari 18

Priscilla Wedding Organizer

Venue : KK Sky View Restaurant & Lounge, Pacific Hotel Batam

Date : Saturday, January 7th 2017

Time : 19.00-23.00

Susunan Panitia “The Wedding Reception of Afriana & Andy”

No Posisi Nama Deskripsi Pekerjaan


Afriana Rahayu Pertiwi
Andy Rahmady
1 Pemangku Hajat - Melaksanakan seluruh kegiatan acara tepat
Teguh Pertiwi Putra
waktu
Erna Sofyana
- Berada di panggung ketika resepsi
Wong Ting Fat
Rosni
- Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan
kepanitiaan ketika acara berlangsung
- Menjadi penghubung tiap kepanitiaan dengan
pemangku hajat apabila ada persoalan
- Mengambil keputusan atas setiap tindakan
Ketua Panitia Astrid Priscilla Dion
diluar perencanaan dengan persetujuan
pemangku hajat
2
- Membantu Penanggung Jawab Umum
(Pengawas) berkeliling area untuk mengawasi
seluruh kegiatan dan panitia selama rangkaian
acara
- Mem-backup tugas ketua panitia dengan
Wakil Ketua persetujuan ketua panitia
Muhammad Anshori
Panitia - Menulis/mencatat agenda-agenda rapat dan
hal-hal penting lainnya

Penanggung - Mengawasi seluruh kegiatan dan seluruh


3 Jawab Umum Yulinca Tanudjaya panitia selama rangkaian acara
(Pengawas) - Memiliki wewenang langsung untuk melapor
kepada pemangku hajat apabila terdapat
persoalan
Memutuskan segala pengeluaran yang terjadi
4 Bendahara Eeng Ratnasari
sepanjang acara pernikahan

5 Pembawa Acara Roma Uly Sianturi Membawakan dan memimpin seluruh acara
Live Acoustic Band Membawakan lagu sesuai dengan list lagu yang
6 Entertainer D’Bottle telah diberikan oleh calon pengantin
- Memastikan seluruh acara berjalan sesuai
jadwal
7 Time Keeper Eko Arianto
- Berhak mengingatkan siapapun untuk
ketepatan waktu tiap kegiatan acara
- Mengawasi keamanan antrian tamu undangan
yang ingin bersalaman
- Mengatur timing tamu / grup undangan
menaiki panggung untuk berfoto
8 Stopper Sunminku Buwono
- Memastikan kesiapan grup undangan dari
pinggir panggung untuk berfoto
- Menghentikan sementara antrian apabila akan
ada sesi berfoto diatas panggung
- Mendaftar list tamu undangan yang akan
diundang pada acara resepsi
- Menegosiasikan harga dan bentuk undangan
Penanggung dengan pihak pengantin
9 Shandy Kurniawan
Jawab Undangan - Memastikan undangan sudah siap dicetak dua
minggu sebelum hari-H
- Memastikan semua undangan sudah diantar
seminggu sebelum hari-H
- Menegosiasikan harga dan jenis undangan
Penanggung Ghanes Bagus Al-Ghani dengan vendor souvenir sesuai permintaan
10
Jawab Souvenir Sobandi - Memastikan souvenir sudah siap untuk
dibagikan seminggu sebelum hari-H
- Memastikan tamu undangan menulis buku
Diana tamu dan mendapatkan souvenir sesuai jumlah
Juanna undangannya
Penerima Tamu
- Mengawasi dan mengamankan bingkisan dari
11 dan Pemberi Rina
tamu undangan untuk pengantin
Souvenir Erina - Perlengkapan yang harus diperhatikan
ketersediaannya di pos/area adalah:
 Buku Tamu (4 buah, 2 di sisi kanan dan 2 di
sisi kiri)
 Spidol Buku Tamu (4 buah untuk masing-
masing buku tamu)
 Kupon Souvenir dan Kupon Photobooth
(sepasang untuk 1 undangan)
 Souvenir

- Menyambut tamu yang datang di pintu masuk


Nancy Inri Pangalila
- Bersikap ramah dan tersenyum kepada setiap
Novita Ingrid Pangalila
tamu undangan
Belya Golde Silitonga
- Melaporkan kedatangan tamu VIP kepada PJ
Pagar Ayu & Ilham Karana Tamu VIP untuk dapat mempersilakan tamu
12
Pagar Bagus Juna Fuji Oka tersebut ke bilik VIP
Fado Silitonga - Melaporkan kedatangan tamu VIP kepada MC
dan pendamping MC untuk mempersilakan
tamu tersebut berfoto bersama diatas
panggung
- Menyambut kedatangan tamu VIP dan
Penanggung mempersilakan duduk di meja VIP
13 Dimas Yuriansyah
Jawab Tamu VIP
- Memastikan tamu VIP mendapat konsumsi
Penanggung Bertanggung jawab membantu seluruh rias
Faiza Tunnisa
Jawab Rias & keluarga, penerima tamu, dan pagar yang tidak
Yurinez Vanthia
Busana termasuk paket rias vendor
14 Merias dan membantu pihak keluarga
Penata Rias & MakeUp Artist dan
mengenakan seragam dan pakaian pengantin
Busana Designer dari Exotica
secara benar
- Memastikan semua makanan dan minuman
serta dekorasi catering bersih dan tersusun rapi
- Memastikan semua porsi makanan dan
minuman yang telah disepakati tersajikan
- Memastikan selalu ada peralatan makan (piring,
15 Penanggung Venny Susanti
gelas, sendok & garpu, tissue, dll) yang bersih
Jawab Konsumsi
untuk digunakan tamu undangan
- Memastikan pembawa peralatan makan yang
kotor bekerja dengan cepat dan rapi (tidak
terlalu lama berkeliaran di area tamu
undangan)
- Mengawasi kebersihan area dari kotoran
makanan / minuman. Apabila ada area yang
kurang bersih, berkewajiban menghubungi
petugas kebersihan catering
- Mengamankan sisa konsumsi (apabila ada)
- Mengawasi kegiatan vendor catering di dapur
- Mengawasi jumlah / porsi makanan yang
tesedia di dapur
16 Pengawas Dapur Anisa Dahlia Indah - Bekerja sama dengan PJ Catering memastikan
porsi makanan yang disediakan sesuai dengan
yang telah disepakati

Chef - Memasak makanan


- Mengantarkan hidangan dari dapur ke meja
Pihak kitchen KK Sky makanan
17
Waiter/Waitress View Restaurant &
Lounge - Membersihkan piring sisa makanan di meja
tamu yang sudah kosong

Bartender - Membuat minuman di bar area outdoor


- Menjaga keamanan selama acara berlangsung
- Memastikan tidak ada yang merokok di area
indoor acara.
- Mengawasi kebersihan. Apabila ada area yang
Penanggung kurang bersih, berkewajiban menghubungi
Jawab Keamanan, Frenky petugas kebersihan gedung atau petugas
18
Teknis, dan Yuniar kebersihan catering
Kebersihan - Menghubungi pihak teknis gedung apabila ada
persoalan teknis ketika acara berlangsung
- Memastikan penyediaan jumlah kursi di area
acara sesuai dengan yang disediakan oleh pihak
gedung
Penanggung Memastikan fotografer acara, fotografer
Jawab Zulfian Shafaat photobooth, dan videografer melakukan tugasnya
Dokumentasi dengan baik

19 Acun Hong - Mendokumentasikan seluruh momen acara


Fotografer Acara Abednego Sugianto dalam bentuk foto (memotret) atau video
dan Videografer Eka Satriani Putra - Mendokumentasikan proses rias dan seluruh
kegiatan behind the scene
Marsella Lulu Theodora
- Memfoto tamu undangan sesuai dengan
kuponnya
Fotografer - Menyediakan properties untuk berfoto
Stiven Dhani Wijaya
Photobooth
- Mencetak hasil foto dan memberikan kepada
tamu undangan

- Stand by di seluruh area ketika anggota, vendor,


dan pihak restoran mempersiapkan acara
(sebelum acara)
- Mengawasi pemasangan dekorasi
- Mengawasi penyediaan dan penataan catering
- Bersama dengan perwakilan PJ Catering,
Penanggung memastikan seluruh porsi catering yang telah
Jawab Dekorasi Ira Aprianti Saragih disepakati dan diangkut, dikeluarkan oleh
vendor catering
20
- Perlengkapan yang harus diperhatikan
ketersediaannya adalah:
 Foto Prewedding (2 buah foto besar)
 Foto untuk meja galeri (5 buah foto telah di
frame)
Pekerja Priscilla
Dekorator Wedding Organizer Memasang dekorasi sesuai keinginan pengantin
sebanyak 10 orang
- Memastikan dekorasi photobooth sesuai
dengan keinginan pengantin
- Memastikan tamu undangan tahu lokasi
Penanggung photobooth dan mempersilakan tamu
21 Jawab Dewi Artha Sari Sibarani undangan untuk berfoto
Photobooth - Mengamankan antrian photobooth agar tidak
mengganggu tamu undangan lain
- Memastikan satu kupon photo hanya digunakan
untuk satu kali foto oleh tamu undangan
- Memastikan dan mengangkut seluruh pihak
yang bersangkutan ke tempat acara (keluarga
Penanggung dan panitia)
22 Jawab Irfan Rivai
- Memastikan dan mengangkut seluruh
Transportasi
perlengkapan ke tempat acara
Supir Driver Priscilla WO - Mengangkut pengantin dan keluarga menuju
sebanyak 5 orang tempat resepsi
- Berjaga di area depan gerbang (pintu masuk)
Penanggung hingga parkiran
23 Dede Wahyu Maslan
Jawab Parkir - Memastikan arah tanda parkir untuk tamu
undangan terlihat jelas di parkiran hotel
Pihak di luar Priscilla Wedding Organizer (PWO) yang bertanggung jawab adalah Keluarga Pengantin,
KK Sky View Restaurant & Lounge, dan EXotica.

RECEPTION VENUE

Pengantin wanita menginginkan resepsi indoor yang simple, sedangkan pengantin pria menginginkan
resepsi outdoor yang menarik. Maka dari itu, dipilihlah KK Sky View Restaurant & Lounge yang berada di
rooftop Planet Holiday Hotel, di kawasan Jodoh. Restoran dipilih dengan pertimbangan bahwa, memang
dari sananya sudah memiliki meja dan kursi untuk makan para tamu undangan. Adanya lounge garden di
area luar restoran cocok untuk tamu VIP yang sifatnya lebih privat dan santai. Berikut adalah beberapa
foto venue yang akan digunakan.
Tema yang akan digunakan pada resepsi ini bernuansa putih, merah, dan merah muda. Berikut adaah
beberapa rencana dekorasi yang diinginkan pengantin.

Contoh dekorasi
ruangan dan table set
restoran dan hiasan
pada pintu masuk
restoran.

Rencana dekorasi
pelaminan untuk
pengantin dan kedua
orang tua pengantin.
Desain Tata Letak Acara Resepsi
(Setiap meja bundar dan panjang diisi oleh 10 kursi, daya tampung diperkirakan lebih dari 500 orang)

PEMBAWA ACARA & ENTERTAINER

Pembawa acara yang dipilih adalah MC kondang Roma Uly Sianturi. Entertainer atau penghibur yang
dipilih adalah Accoustic Band Mocca yang merupakan band favorit kedua pengantin. Selain Live Music,
hiburan akan diselingi dengan pemutaran musik instrumen di sela-sela istirahat personil band. Band
Mocca akan membawakan 12 lagu yang telah ditentukan oleh pengantin.

I Will Hanya Satu Twist Me Around

I Remember Happy Power of Love


Me and My Boyfriend Secret Admirer I Would Never
Best Thing A Thousand Years Swing It Bob
UNDANGAN & SOUVENIR

Undangan yang sederhana dipilih dengan pertimbangan bahwa setelah acara, undangan mungkin tidak
akan digunakan lagi bahkan dibuang oleh para undangan. Maka dari itu dipilih yang tidak terlalu rumit,
simple, dan biaya pembuatan minim. Sedangkan untuk souvenir, dipilih tottebag karena souvenir akan
dibawa pulang oleh para undangan yang pasti dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Disamping itu
biaya pembuatan tas kain ini juga tidak terlalu mahal. Nama pengantin ditulis kecil di bagian bawah
gambar, karena biasanya kalau terlalu besar orang yang menerima akan malas memakainya.

TATA RIAS DAN BUSANA

Berikut ini adalah dua


set baju yang akan
digunakan pengantin,
yakni yang pertama set
putih dan yang kedua
set merah.
Orang tua, pagar ayu dan pagar
bagus, serta penerima tamu
dan pemberi souvenir hanya
memakai satu set baju selama
acara berlangsung.

MAKANAN & MINUMAN

KK Sky View Restaurant & Lounge bertanggung jawab dalam pengurusan makanan dan minuman, menu
yang disajikan sesuai dengan pesanan pengantin, yaitu;

Nasi Putih Sate Ayam Udang Goreng Mentega


Kari Daging Sapi Lalapan Segar & Sambal Sayur Asem

Pisang Coklat Es Buah

Kue Pernikahan & Cupcakes

Kue Pernikahan hanya dipajang dan tidak akan dibagikan pada tamu undangan. Sebagai gantinya,
disediakan cupcakes dan pisang coklat sebagai appetizer/dessert. Selain es buah, air putih dalam bentuk
aqua gelas disediakan untuk para tamu. Tamu VIP yang duduk di lounge outdoor dapat memesan
minuman apapun di bar dengan biaya yang akan dicatat dan dibayarkan pada akhir acara oleh pihak
pengantin.

PHOTOBOOTH & DOKUMENTASI

Desain photobooth yang sudah


disediakan oleh PWO untuk
acara selama 6 jam dengan
cetak foto tak terbatas
(unlimited)

Untuk bagian dokumentasi,


pengantin mengambil promo
yang sedang ditawarkan PWO
pada awal tahun, yakni One Full
Day – Foto & Video Liputa.

Tersedia 2 orang fotografer untuk foto liputan & candid foto, 1 orang videographer dan 1 orang asisten
untuk meliput acara menggunakan Camera Sony HDV. Pengantin akan mendapatkan

- All Photos in DVD (Original + Edited)


- 1 DVD Full Liputan Original + 1 DVD Edited 1 Jam
- 1 Photo Album (30x20 cm – 20 halaman)
- 1 Video Wedding Clip (4-5 minutes, animated plus music)

TRANSPORTASI

Mobil yang akan digunakan semuanya adalah milik pribadi pengantin dan keluarga, sehingga tidak perlu
menyewa dan masing-masing mobil tersebut sudah terdaftar dalam asuransi. Namun PWO bertanggung
jawab atas kebersihan dan dekorasi dari mobil-mobil tersebut.
Mobil Nomor Polisi Supir Penumpang
Jeep BP 1 AR Reggie Pengantin
Toyota Alphard BP 2 WF Ujang Orang Tua Pengantin
Toyota Camry BP 1709 CC Toni Pagar Bagus
Toyota Camry BP 1560 FG Udin Pagar Ayu
Toyota Avanza BP 1204 MA Salomo Penerima Tamu & Souvenir
Ketua & Wakil Ketua Panitia

PRAKIRAAN BIAYA

Vendor Keperluan Harga Jumlah Biaya Keterangan


Platinum
KK Sky View Konsumsi Rp120.000,00 3000 Porsi Rp360.000.000,00
Package
Restaurant
Kue Pengantin Rp1.000.000,00 1 Kue Rp1.000.000,00 -
Roma Uly Pembawa Rias & Baju
Rp500.000,00 6 Jam Rp3.000.000,00
Sianturi Acara dari EXotica
Sudah ada
D’Bottle baju seragam,
Entertainer Rp250.000,00 12 Lagu Rp3.000.000,00
Acoustic Band rias dari
EXotica
Sewa Baju White Set
Rp750.000,00 2 Set Rp1.500.000,00
Pengantin Red Set
Kebaya
Sewa Seragam
Perempuan
Orang Tua Rp350.000,00 4 Set Rp1.400.000,00
Baju Adat
Pengantin
Laki-Laki
Kebaya
Sewa Seragam
EXotica Perempuan
Pagar Ayu & Rp300.000,00 6 set Rp1.800.000,00
Baju Adat
Pagar Bagus
Laki-Laki
Sewa Kebaya
Penerima
Kebaya
Tamu & Rp250.000,00 4 Set Rp1.000.000,00
Perempuan
Pemberi
Souvenir
Red Evening
Sewa Baju MC Rp300.000,00 1 set Rp300.000,00
Gown
Rias Pengantin Rp250.000,00 2 kali Rp500.000,00 Perempuan
Rp50.000,00 2 kali Rp100.000,00 Laki-Laki
Rias Orang Tua Rp100.000,00 2 orang Rp200.000,00 Perempuan
Rp50.000,00 2 orang Rp100.000,00 Laki-Laki
2 Orang
Penerima
Tamu
2 Orang
Rias Lainnya Rp100.000,00 8 orang Rp800.000,00 Pemberi
Souvenir
3 Orang Pagar
Ayu
1 Orang MC
3 Orang Pagar
Bagus
Rp50.000,00 8 orang Rp400.000,00
5 Orang
Entertainer
Undangan Rp2.000,00 1000 cetak Rp2.000.000,00 -
Souvenir Rp5.000,00 1000 tas Rp5.000.000,00 -
Priscilla Pelaminan &
Rp4.000.000,00 1 set Rp4.000.000,00 -
Wedding Dekorasi
Organizer Rp750.000,00 1 set Rp750.000,00 Sewa Stand
Photobooth
Rp4.000,00 1000 cetak Rp4.000.000,00 Cetak Foto
Dokumentasi Rp8.000.000,00 1 paket Rp8.000.000,00 Wdg Promo
Bunga & Pita
Dekorasi Mobil Rp200.000,00 5 mobil Rp1.000.000,00
Sederhana
Total Rp399.850.000,00
Persiapan Biaya Tak Terduga Rp10.150.000,00
Pengeluaran Rp410.000.000,00

TIMELINE EVENT & PRODUCTION

Waktu Tanggal Keperluan Keterangan


Perkiraan dana yang
Negosiasi dengan pihak Wedding disediakan pemangku hajat
10 Oktober 2016
Organizer dan penawaran dari
Priscilla Wedding Organizer
Booking restoran, konsumsi, dan KK Sky View Restaurant &
12 Oktober 2016 pemesanan kue pengantin Lounge
Pemilihan baju dan tata rias EXotica
Booking MC Roma Uly Sianturi
14 Oktober 2016
Booking entertainer D’Bottle Acoustic Band
Pemilihan design undangan dan
jumlah cetak
Pemilihan jenis souvenir dan jumlah
barang
3 Bulan Pemilihan pelaminan Diskusi kedua calon
15 Oktober 2016
Sebelum Pemilihan photobooth beserta design pengantin dan PWO
Acara dan jumlah cetak
Pemilihan design dekorasi mobil
Negosiasi dengan fotografer dan
videografer
Test rasa appetizer, main course, KK Sky View Restaurant &
16 Oktober 2016
dessert, dan kue pengantin Lounge
Tes makeup, hair do, design jilbab,
22 Oktober 2016 EXotica
dan fitting baju pengantin
Menjelaskan susunan
panitia, job description,
Rapat bersama keluarga pemangku rancangan acara, dan hal-
23 Oktober 2016
hajat hal lain yang perlu,
bertempat di rumah
pengantin perempuan
Penyerahan daftar tamu undangan
5 November 2016 PWO
2 Bulan untuk dicetak
Sebelum Fitting baju pengantin, orang tua
Acara 19 November 2016 pengantin, pagar ayu, pagar bagus, EXotica
penerima tamu, dan pemberi souvenir
Souvenir yang rusak atau
Souvenir selesai dibuat, pengecekan
cacat akan dikembalikan
10 Desember 2016 oleh penanggung jawab souvenir dan
untuk diperbaiki atau
pengantin
dibuat ulang
1 Bulan
Undangan selesai dicetak dan
Sebelum Undangan yang rusak atau
17 Desember 2016 diperiksa oleh penanggung jawab
Acara cacat akan dicetak ulang
souvenir dan pengantin
Untuk mengantisipasi
Undangan disebar untuk tamu VIP dan
23 Desember 2016 jadwal yang bentrok di hari
yang paling sibuk
pernikahan
Fitting baju kembali EXOtica
2
5 Januari 2017 Konfirmasi kedatangan MC dan
Minggu PWO
Entertainer
Sebelum
Sisa undangan disebar ke semua
Acara 6 Januari 2017 Keluarga pengantin
daftar
Pembayaran DP 50%
1 Konfirmasi kesiapan gedung,
(termasuk MC dan
Minggu konsumsi, busana, dan tata rias
7 Januari 2017 Entertainer)
Sebelum
Konfirmasi kesiapan seluruh panitia PWO dan keluarga
Acara
yang bertugas pengantin
MC dan Entertainer check sound
2 Hari
Pihak keluarga yang bertugas dan KK Sky View Restaurant &
Sebelum 12 Januari 2017
panitia check lokasi dan memastikan Lounge
Acara
tau job desc masing-masing
Pengangkutan pelaminan,
photobooth, barang-barang souvenir,
Malam hari
keperluan dekorasi, dan lain-lain ke
1 Hari
restoran
Sebelum 13 Januari 2017
Petugas membersihkan mobil dan
Acara
merangkai bunga untuk dekorasi
Sore hari
Kue Pengantin selesai dibuat dan
disimpan oleh pihak restoran
14 Januari 2017 Proses dekorasi oleh PWO dibantu
Hari (Pengantin, keluarga, oleh petugas restoran hingga selesai
13.00-17.00
Resepsi panitia, mc, dan (KK Sky View memiliki 3 tema
entertainer restoran, salah satunya lovely theme,
dipersilahkan untuk semua keperluan dekorasi seperti
makan begitu tiba di piring, taplak meja, gelas, dan pernak
restroom hotel, agar pernik lain dengan warna putih, pink,
tidak merasa lapar dan merah telah tersedia dan akan
selama acara dipasang)
berlangsung) Mobil menjemput pengantin dan
15.00
keluarga
Keluarga dan perias tata busana tiba di
15.30
restroom hotel
MC dan Entertainer tiba di restroom
17.00
hotel
Pengantin dan keluarga siap dirias 18.00
MC dan Entertainer siap di rias 18.30
Doa dan briefing singkat sebelum
18.30 – 18.45
acara dimulai
Ketua, Wakil Ketua Panitia, dan
Penanggung Jawab Umum acara
19.00
memastikan semua sudah pada
tempatnya
Acara dilangsungkan 19.00 – 23.00
Selesai acara, pengantin, keluarga, dan
panitia diperkenankan istirahat, 23.00 – 24.00
makan, solat, maupun berfoto
Petugas PWO mulai membersihkan
dan membereskan dekorasi di
restoran, barang-barang kembali
diangkut ke tempatnya
24.00 – Selesai
Kue pengantin dan sisa konsumsi, sisa
souvenir (jika ada) diantar ke rumah
pengantin bersama pengantin dan
keluarga
Pengembalian baju dan pernak-pernik
1 Hari tata rias kepada vendor
Disertai kartu ucapan
Setelah 15 Januari 2017 Pembayaran sisa honor kepada MC
terima kasih
Acara dan Entertainer
Pembayaran sisa biaya konsumsi
Penyerahan softcopy foto dan video
1
acara kepada pengantin Disertai kartu ucapan
Minggu
20 Januari 2017 Mengunjungi pengantin yang sudah terimakasih dan
Setelah
selesai berpesta untuk mewawancara cenderamata
Acara
secara langsung, memberikan form
testimoni serta evaluasi
Wawancara dapat direkam kemudian
dipublikasikan di media PWO seperti
Instagram, Facebook, Youtube, dan
lain-lain

CREATED BY
ASTRID PRISCILLA DION – 131110027
EVENT ORGANIZER PERSONAL ASSIGNMENT
ASSESSED BY NANA JUANA, S.SOS.
PUTERA BATAM UNIVERSITY
2016