Consulta avanzado Sesión 1

Consulta Avanzado

Objetivo
• Aprender a usar las funciones consultaV, consulta H, Si y es
Error.

Contenido

• Combinación de funciones: CONSULTAV, CONSULTAH, SI,

ESERROR

• Búsqueda Múltiple.

Microsoft Excel Avanzado 2010 

Sesión 1 Consulta avanzado

1. Combinación de funciones: CONSULTAV,

CONSULTAH, SI, ESERROR
Función CONSULTAV
La función CONSULTAV es la manera en que Excel te permite encontrar
“una aguja en un pajar”. Lo explicaremos mejor con un ejemplo. Su-
pongamos que tenemos una lista de empleados de nuestra compañía
en donde la primer columna indica el número de empleado y la segunda
columna su nombre.

IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la función

CONSULTAV regresa su nombre a BUSCARV.

Ejemplo de la función CONSULTAV

Ahora necesitas encontrar el nombre de la persona que tiene el núme-

ro de empleado 45362 ¿Cómo lo haces? Lo adivinaste bien, utilizas la
función CONSULTAV para encontrar el nombre del empleado. Observa la
siguiente imagen:

Mi lista de empleados (que es muy pequeña para este ejemplo) se en-

cuentra en el rango A2:B10 y en la celda D1 he colocado el número de
empleado de quien deseo conocer el nombre.

Parámetros de la función CONSULTAV

El primer parámetro de la función CONSULTAV es el valor que estoy

buscando, que en este caso es el valor de la celda D1 que contiene el
número de empleado a encontrar. El segundo parámetro de la función es
el rango de datos que es A2:B10.

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El tercer parámetro es muy importante, porque indica la columna que

Excel regresará como resultado. Para este ejemplo el rango de datos tie-
ne dos columnas: la columna 1 es el número de empleado y la columna
2 es el nombre. Lo que yo necesito es que una vez que Excel encuentre
el número de empleado me regrese el nombre, por lo que le pido que
me regrese la columna 2.

Finalmente el cuarto parámetro FALSO indica que quiero una coinciden-

cia exacta al buscar el número de empleado especificado. Para encontrar
el nombre de otro empleado es suficiente con cambiar el valor de la cel-
da D1 con el nuevo número de empleado y Excel mostrará el nombre:

Función CONSULTAH
Busca un valor dentro de una fila y regresa el valor en la misma posición
de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del rango especi-
ficado.

Sintaxis

CONSULTAH(valor_buscado, rango, valor_regresado, [aproximado])

valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscará en el rango

rango (obligatorio): El rango de celdas que contiene la fila de valores y

la fila de resultados.

valor_regresado (obligatorio): Número de fila (dentro del rango) que

contiene los resultados.

aproximado (opcional): Indica si será una coincidencia aproximada. Si

se omite se toma como verdadero.

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Ejemplos:

CONSULTAH(“Excel”, A1:J2, 2) = Encuentra “Excel” en la fila 1 y regresa

el valor que le corresponde de la fila 2

Función ESERROR
La función ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un
error y nos devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado
puede ser una celda o una fórmula cuyo resultado será evaluado.
Sintaxis de la función ESERROR

Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.

Ejemplos de la función ESERROR

La función ESERROR evalúa el valor de una celda para saber si contiene

alguno de los errores de Excel. Observa la siguiente imagen que con-
tiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el resultado de la
función ESERROR.

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Sólo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la función ESE-

RROR devolverá el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas
A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto la función ESERROR
devuelve el valor FALSO.

Función SI
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos per-
mite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La
función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado
obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también po-

demos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la fun-
ción.

. Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para

conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.

. Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de

que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.

. Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado

de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador

lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como re-
sultado VERDADERO o FALSO.

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Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cade-

nas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función
de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

Ejemplos de la función SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de

alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utili-
zando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la califica-
ción del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si
la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,”APROBADO”,”REPROBADO”)

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la

columna C.

Ejemplo de combinación de las funciones descri-

tas anteriormente:
La función ESERROR sirve para saber si el resultado de una fórmula o
función es un error.

Cuando utilizamos la función CONSULTAV y el valor buscado no se en-

cuentra en la matriz, nos devuelve un error #N/A.

La limitante de que nos devuelva este error, es que, si queremos hacer

una sumatoria no nos lo permite, y lo que regularmente hacemos es
borrar de una por una.

La función SI anidada con ESERROR nos ayudará a eliminar el error y

cambiarlo por un texto, valor, función, etc.

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La imagen anterior muestra una búsqueda de valores con CONSULTAV,

algunos tienen error, si queremos hacer una sumatoria esta se anula por
los errores.

En la celda B19 se encuentra la función SUMA y no hace la sumatoria

debido a los errores derivados de BUSCARV.

Para evitar este tipo de errores utilizamos la función ESERROR. Lo que

vamos a hacer con ESERROR es evaluar la función BUSCARV, si esta es
un error, como se puede ver en las diferentes celdas, entonces devolverá
VERDADERO si no lo es devolverá FALSO, veamos la siguiente imagen.

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Para terminar debemos anidar la función SI para saber que, si es un

error BUSCARV entonces que devuelva 0 cero, si no lo es, entonces que
devuelva el importe, para devolver el importe escribimos nuevamente
BUSCARV. Veamos la siguiente figura.

Podemos ver que la función BUSCARV se repite al final, esto significa

que la primera función solo nos sirve para saber si es un error o no, si
no lo es entonces se aplica la segunda.

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2. Búsquedas múltiples
Función CONSULTAV sobre dos tablas de
búsqueda.
La función CONSULTAV nos permite buscar un valor en una tabla, pero
en ocasiones los datos los tenemos distribuidos en más de una tabla. En
esta ocasión te mostraré cómo utilizar la función CONSULTAV sobre dos
tablas de búsqueda.

En nuestro ejemplo analizaremos el caso de una institución financiera

que ha establecido una nueva regla para otorgar créditos a sus clientes.
La empresa otorgará dos tipos de créditos de acuerdo al plazo ya sea de
24 meses o de 36 meses. Dependiendo del plazo acordado y el monto
del mismo se cobrará una comisión al cliente.

El plazo del crédito es la variable que determina la tabla de comisiones

que debemos utilizar. En base a dicho valor es que tomaremos la decisión
sobre cuál tabla utilizar y para ello utilizaremos la función SI.

La función SI nos ayudará a obtener la tabla adecuada de acuerdo al

valor del plazo. En el siguiente ejemplo, puedes observar los datos de
un cliente que desea solicitar un crédito a 24 meses y un monto de
$25000.00:

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Para obtener el valor de la comisión debemos utilizar la tabla ubicada en

el rango A3:A7. Considera la siguiente fórmula de Excel:

=SI(B11=24, $A$3:$B$7, $D$3:$E$7)

Esta fórmula evaluará el valor de la celda B11 y en caso de ser igual a

24 regresará el rango de la tabla de 24 meses, de lo contrario regresará
el rango de la tabla de 36 meses. Ahora incluyamos esta fórmula como
el segundo argumento de la función CONSULTAV:

=CONSULTAV(C11, SI(B11=24, $A$3:$B$7, $D$3:$E$7), 2)

La función SI proveerá el rango de la tabla adecuada donde se deberá

buscar el valor de la celda C11 por la función CONSULTAV. Observa que
esta función obtiene el valor adecuado:

De igual manera obtendremos un resultado adecuado si agregamos otro

cliente que solicite un crédito con un plazo a 36 meses:

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Con solo copiar la celda hacia abajo tenemos el resultado adecuado para
el plazo y los montos indicados para el nuevo cliente.

CONSULTAV sobre múltiples tablas

Ahora bien, ¿qué pasa si tengo más de una tabla donde necesito utilizar
la función CONSULTAV? Podríamos sentirnos tentados a utilizar una
función SI anidada para poder decidir el rango de la tabla adecuado,
pero te recomiendo otra solución y es crear una tabla de equivalencias
intermedia.

Supongamos que ahora la empresa decide agregar dos nuevos plazos

en los créditos otorgados para 12 meses y 48 meses. Para saber la
tabla adecuada a utilizar crearemos una tabla de equivalencias entre los
plazos en meses y los rangos de cada tabla.

Utilizaremos también la fórmula CONSULTAV para decidir el rango

adecuado de la tabla que debemos utilizar para obtener el valor de la
comisión. La fórmula es la siguiente:

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=CONSULTAV(C25, INDIRECTO(CONSULTAV(B25, $A$18:$B$21, 2)),

2)

Explicación de la FUNCIÓN INDIRECTO

La función INDIRECTO en Excel nos ayuda a obtener una referencia a
una celda o a un rango de celdas. Puedes utilizar esta función para crear
una referencia que no cambiará aun cuando se inserten filas o columnas
a la hoja de Excel.

La función INDIRECTO también puede ser utilizada para crear una

referencia a partir de una letra y un número dando forma a la dirección
de la celda de la cual deseamos obtener la referencia.

Sintaxis de la función INDIRECTO

La función INDIRECTO tiene dos argumentos.

• Ref (obligatorio): Es la referencia especificada como una cadena de

texto.

• A1 (opcional): Valor lógico que indica el tipo de referencia especificada:

A1 (verdadero) o F1C1 (falso).

En caso de omitir el argumento A1, la función INDIRECTO supondrá que

la referencia es de tipo A1.

Bloquear referencia a una celda

En el siguiente ejemplo puedes observar en la celda C1 la fórmula =A5
y en la celda C2 la fórmula =INDIRECTO(“A5″).

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Ambas celdas muestran el valor de la celda A5, pero ahora observa lo

que sucede al insertar una nueva fila por arriba de la fila 5.

El valor 500 ahora se encuentra en la celda A6 y Excel actualizó

automáticamente la fórmula de la celda C1 que ahora es =A6. Sin embargo,
la celda C2 muestra el valor 0 (cero) porque la función INDIRECTO sigue
regresando la referencia a la celda A5 que ahora está vacía.

Si necesitas hacer referencia siempre a la misma celda sin importar que

se inserten o eliminen filas o columnas, entonces la función INDIRECTO
será adecuada para dicho propósito.

Siguiendo con el ejemplo anterior:

Observa que también utilizo la función INDIRECTO para transformar

el texto devuelto por la función CONSULTAV en una referencia “real”
que pueda ser utilizada por la otra función CONSULTAV. En la siguiente
imagen puedes observar el resultado correcto de esta fórmula:

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Resumen

Función CONSULTAV

La función CONSULTAV es la manera en que Excel te permite encontrar “una

aguja en un pajar”.

Sintaxis:

CONSULTAV(valor_buscado, rango, valor_regresado,ordenado)

Función CONSULTAH

Busca un valor dentro de una fila y regresa el valor en la misma posición de

una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del rango especificado.

Sintaxis

CONSULTAH(valor_buscado, rango, valor_regresado, [aproximado])

Función ESERROR

La función ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y

nos devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una
celda o una fórmula cuyo resultado será evaluado.

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