Anda di halaman 1dari 24

TUGAS OJT CALON COS

NAMA : AMAS SANUSI

NIK : 16124932

JABATAN : CREW

NAMA TOKO : SAT SPBU CIBEUREUM (B857)

AC : ERI DWI MARGONO

LEARNING & DEVELOPMENT DEPT.

PT.SUMBER ALFARIA TRIJAYA,Tbk

CABANG BANDUNG 2
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini di susun
sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan tugas OJT,sebagaimana yang telah di
tugaskan makalah ini saya buat sendiri dengan bantuan bimbingan mentor.
Penyusunan makalah ini tidak dapat selesai dengan baik tanpa adanya dukungan dari
berbagai pihak yang telah mendukung saya. Untuk itu saya mengucapkan rasa
terimakasih saya kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat sehat serta atas ridhonya saya bisa
mengikuti OJT ini dan menyusun makalah ini dengan berbagai kemudahan.
2. Kepada orang tua saya yang telah mendoakan dan meridhoi saya dalam
menyelesaikan makalah ini.
3. Yang terhormat kepada AM saya bu sumiarti yang telah memberikan arahan dan
semangatnya kepada saya atas penyelesaian dalam penulisan makalah ini.
4. Yang terhormat kepada Bapak Eri dwi margono selaku Area Coordinator yang
telah memberikan arahan, semangat, motivasi, bimbingan dan pemahaman
tentang permasalahan dalam menyelesaikan makalah ini.
5. Terima kasih saya ucapkan untuk Bapak Opan selaku COS SPBU CIBEUREUM
yang telah memberikan arahan, masukan dalam penyelesaian makalah ini.
Dalam pemahaman tata kerja sebagai pejabat toko.
6. Serta untuk rekan-rekan SAT SPBU CIBEUREUM (B857) yang selalu
memberikan semangat,motivasi dalam menyelesaikan makalah ini. Yang tidak
dapat saya sebutkan satu persatu.
Terlepas dari semua itu, saya menyadari sepenuhnya masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya oleh karena
itu saya menerima segala kritik dan saran dari pembaca agar saya dapat
memperbaiki makalah ini.
Akhir kata saya berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
maupun inspirasi terhadap pembaca.

BANDUNG,04September 2018
DATAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Tugas dan tanggung jawab sebagai ACOS…….. 1

BAB II HASIL DAN PEMBAHASAN

2.1.Pengendalian pesediaan………………………. 2
2.2.pengendalian penjualan………………………… 3
2.3.pengendalian gross margin……………………. 4
2.4.pengendalian biaya……………………………….. 5
2.5.pengendalian administrasi……………………….. 6
2.6.pengendalian lingkungan……………………….. 7
2.7.pengendalian other income………………………. 8

BAB III PENUTUP

3.1.kesimpulan………………………………………….. 26
3.2.saran………………………………………………… 27
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 TUGAS AS ISTANT CHIEF OF STORE

Memastikan semua kerjasama promosi dengan supplier (block selving, sewa gondola dsb)
sesuai dengan petunjuk yang ada Mengkoordinir pendisplinan barang dagangan baik di rak-
rak penjualan ataupun gudang Mengkoordinir dan memastikan sarana promosi terpasang
sesuai petunjuk Mengkoordinir penerimaan barang dagangan dari DC Supplier BKL
Mengkoordinir pengeluaran retur barang dari Toko ke DC Supplier BKL Menggantikan
Assistant Chief of Store atau Chief of Store apabila sedang off - Menjaga dan merawat
sarana promosi
BAB II
ISI PEMBAHASAN

2.1.PENGENDALIAN PERSEDIAAN

A. Penetapan kuantitas maksimum (PKM)

 PKM adalah penetapan kuantitas maksimum,suatu toko per item-itemnya yang


disesuaikan dengan kondisi sales,lead time,seafty stock,dan mimor dari warehouse.
 Rumus PKM

PKM =[avg sales qty/day x (LT+SS)]+Minor

 Variabel PKM
- Avg sales qty/day adalah rata-rata penjualan atau potensi sales yang terjadi
setiap harinya biasanya di ukur per tiga bulan
- Lead time adalah jarak terpanjang dari PB dikirim sampai dengan barang datang
ke toko

Rumus Lead time = [ jumlah hari dalam 1 minggu]+1

Jumlah frekuensi pengiriman 1mminggu

- Seafty stock adalah stok aman terpanjang yang harus ada ditoko jika kondiai
delivery DC tidak kirim barang
- Minor adalah minimum order,batas minimum toko order ke Warehouse/BKL
 Report 26 KKP ( Kertas kerja PKM )
- Plu
- Description
- Tag
- Min disp
- Minor
- Sales (bulan) ini,-1,-2
- Avg sales/hari
- Pkm toko
- N+& Nx
- Pkm exist
- Stock
- Stock out (bulan)ini,-1,-2
- Dsi pkm
B. Day sales inventory (DSI)

 Day sales inventory adalah membandingkan nilai inventory dari seluruh item yang ada
di toko dengan rata-rata penjualannya
 Formula DSI
- DSI OH = OH/Avg sales
- DSI PKM = PKM / Avg sales

- DSI per tanggal = [saldo akhir] x tanggal hari “H”


Rp.sales dari tgl 1 s/d “H”

- DSI per bulan = [ (saldo awal + saldo akhir) ] x HK


2. .
Total hpp sales sebulan – Rp retur sebulan

 Tujuan DSI
- Mengetahui berapa harikah nilai inventory yang ada di toko dibandingkan
dengan Avg sales toko.
- Mengetahui kapan tenggang waktu jatuh tempo inventory suatu barang dari
TOP sehingga tidak terjadi hutang dagang.
 Pengaruh DSI terkait labar/rugi
- DSI harian”<” hari TOP Artinya untung
- DSI harian”=” hari TOP Artinya impas
- DSI harian”>” hari TOP Artinya rugi

Keterangan :
TOP term of payment = jangka waktu pembayaran

 Faktor dari DSI besar


- Barang rusak
- Expired
- Susah dalam pengerjaan SO
- Imventory besar
- Toko menjadi rugi
 Faktor yang mempengaruhi DSI toko
- Sales
- Stock
- Return
 Faktor DSI dikarnakan :
- Barang kurang laku
- Setting PKM terlalu besar
- Barang baru (Promosi sewa)
- Alokasi tidak sesuai
 Cara menangani DSI besar
- Riview PKM
- Expose,Price dan tawarkan
C. Out of stock ( OOS ) dan OOS display

 OOS adalah barang tidak trtsedia secara data ( OH = 0) atau barang tidak tersedia di
rak display

 Rumus OOS % = total O,F,M,B / Total item aktif x 100

 Penyebab terjadinya OOS adalah :


- Fluktuasi sales
- Setting PKM kecil
- Kosong dari supplier
- Barang hilang
 Pencegahan OOS
- Speed display
- Ketepatan mengirim EOD
- Kecepatan receipt PO
- Update planogram
- Rutin monitoring stock
 OOS display adalah barang yang tidak tersedia di rak tetapi secara data ada
 Oos by data : Barang tidak tersedia di toko berdasarkan data computer /OH = 0 ( barang
tidak ada di toko )
 Osa = on selving avaibility / ketersediaan barang di rak.
 Report 19 (laporan perkembangan peraediaan harian toko)
- plu terjual
- stock out o,f,m,b,k,total,ofmb%
- DSI (on hand)
- DSI (hari)

D. Permintaan barang (PB)

 PB terjadi jika EOD dikirim setiap hari


 Proses PB disesuaikan dengan minor
 Jika PB “<” dari minor,maka tidak akan terjadi PB
 Jika PB “>” dari minor,maka terjadi PB sejumlah minor
 Rumus
- PB = PKM exist – OH
- PKM exist = PKM + N+ +Nx
- OH = stock toko
 Alur terjadinya pb
- Eod
- Data di terima warehouse
- Toko di kirim PO
- Barang datang ke toko
- Received dan menjadi OH toko
E.PROSES MALAM

 Pastikan seluruh transaksi sudah ditutup (klerek)


 Settelment semua EDC dan E-TRANS
 Proses eod
- Sis
- Proses
- Eod
 Masuk ke mozila
 Ketik http//portal.php
 Pastikan master di save
 Uplod eod dengan memasukan HHBB.LZH
 Setelah uplod eod pastikan jam sudah lewat 00.00
 Keluarkan sis
 Masukan SIS kembali untuk mulai proses pagi

F. CETAK REPORT

 Report 6
 Report 9
 Report 22
 Report 36
 Report 39
 Report 41
 Report daily perform
G. BARANG RUSAK

 Barang rusak adalah suatu kondisi barang yang rusak,baik secara fisik(kemasan) atau
expired.sehingga tidak layak jual dan konsumsi,yang diakibatkan oleh pengiriman dan
pengelolaan di toko.
 Penyebab barang rusak
 Barang rusak karena kesalahan toko

AKTIVITAS KONDISI PENCGAHAN

-melempar barang --perlakukan barang


kartonan dengan teliti

-expired -fefo/fifo
PENGELOLAAN
BARANG -ceroboh saat display -display harus seauai
danembersihkan planogram
produk

 Barang rusak karena binatan

AKTIVITAS KONDISI PENCGAHAN


- Tikus -optimalkan
- Kecoa keberaihan dan
- Semut maintenance
PENGELOLAAN -optimalkan
BARANG kerapihan barang

 Rusak karena konsumen

AKTIVITAS KONDISI PENCGAHAN


-konsumen mencoba - optimalkan
barang dagangan pengawasan

-konsumen kesulitan - membantu


PENGELOLAAN saat mengambil konsumen
BARANG barang pada rak yg
tidak terjangkau
H. KRITERIA RETUR TOKO

 BTA : Barang tidak ada


 BK : Barang kurang
 BR : Barang rusak
 BRP : Barang rusak pengiriman
 BKE : Barang kadaluarsa/expired
 BD : Barang discontinue
 BTH : Barang tag H
 BNC : Barang non category
 BOS : Barang over stock
 BG : Barang galon
 BM : Barang majalah
 BKL : Barang kirim langsung
 BC : Barang container
 BTS : Barang tag S (Seasonal)
 BTL : Barang tidak laku

Untuk melakukan retur sbb :

SIS RETUR

FORM FIXED

TUJUAN F2

KET RETUR NO FAKUR

DESC SAVE

SAVE CETAK
Keterangan :

1.lembar pertama untuk di arsip di toko

2.lembar kedua untuk DC

3.lembar ketiga tempel di kardus returan

 Register dokumen toko/NR (report 41)


- Tanggal NRB
- Nomor faktur
- Total qty
- Nilai faktur
- Nilai PPN
- Nilai total
- Keterangan retur

I. PRODUK LOSS

 Produk loss atau barang hilang adalah selisih qty antara fisik dengan data (OH),yang
disebabkan oleh internal,external,dan administrasi
 Penyebab produk loss:
- Internal
- External
- Administrasi
 Akibat product loss
- Stok tidak sesuai
- Loss sales
- Biaya dan NBH
- Turn over karyawan
 Penanganan
- Cek body
- So rawan hilang
- Pengawasan
- Teliti saat pengecekan
- Tertib arsip
- Rutin cek lpmp
J. Nota barang hilang (NBH)

 NBH adalah total selisih barang hilang (Rp) yang menjadi beban karyawan toko setelah
dikurangi BTK atau batas toleransi kehilangan dari perusahaan
 Formula NBH

NBH = (total net sales x BTK)-total brg hilang

NB : BTK tergantung kebijakan masing-masing branch


 Proxy pembagian NBH
- COS 8 =2
- COS 7 = 1,75
- ACOS 6 = 1,5
- ACOS 5 = 1.25
- CREW 4 =1
- CREW 3 =1

Keterangan

Hari kerja disesuaikan dengan absen

PENYEBAB AKIBAT PENANGANAN

INTERNAL STOK TIDAK SESUAI INTEGRITAS

EXTERNAL LOSS SALES PENGWASAN


BIAYA DAN NBH
ADMINISTRASI TELITI
TURN OVER KAEYAWAN
2.2. PENGENDALIAN PENJUALAN

A.INDIKATOR SALES

 Pengendalian penjualan adalah berbagai upaya yang berfokus pada peningkatan


penjualan toko
 Net sales
- Net sales adalah hasil penjualan toko dari tgl 1 s/d hari “H”

- Rumus net sales = SPD x HK

 Sales per day (SPD)


- Spd adalah penjualan yang terjadi per hari di toko,yang disebabkan kunjungan
konsumen (langsung/online) yangelakukan pembelanjaan di toko

- Rumus SPD = Net sales/HK

 Sales transaction Day (STD)


- STD adalah jumlah konsumen yang datang ke toko dan melakukan transaksi
pembelian per hari

- Rumus STD = SPD / APC

 Cara menaikan STD


- Memastikan stock di toko tersedia (usulan riview pkm ke AC)
- Analisis data pelanggan (mengoptimalkan area coverage)
- Penyebaran leaflet yang efektif
- Optimalkan pelayanan
- Ikut berpatisipasi aktif kegiatan warga sekitar toko
- Memanfaatkan ronda sore,kartu ponta,social media,bazar
- Melakukan aktivitas yang dilaksanakan ditoko misal senam,arisan,lomba
mewarnai untik anak-anak
 Average purchase customer (APC)
- APC adalah rata-rata nilai rupiah pembelian konsumen ditoko per hari

- Rumus APC = SPD / STD

 Cara menaikan APC


- Display sesuai planogram
- Manfaatkan program promosi
- Penawaran product
- Evaluasi penjualan perkasir vs target per shift yang ditetapkan
- Fokus pada item-it fast moving > 30.000
- Banded item komplementer (pelengkap)
- Pembulatan belanja
B.PLANOGRAM

 Planogram adalah rancangan / rencana visual dapat berupa


gambar,foto,design,sketsa,dll
Yang menyediakan informasi rinci setiap ukuran dan kuantitas (jumlah) produk yanh
teraedia

 Tujuan planogram
- Meningkatkan penjualan dan profit
- Mengetahui potensi per space
- Memuaskan konsumen dengan daya tarik visual yang lebih baik
- Pengendalian persediaan dan menguranhi OOS
- Kemudahan pengisian barang oleh personil

 Fungsi planogram bagi konsumen


- Agar merasa lebih nyaman berbelanja
- Lebih mudah dan cepat mencari produk
- Lebihudah membuat perbandingan antara produk satu dengan produk lain nya
- Semua produk tertata rapi

 Istilah dalam planogram


- No rak : nomor rak
- Shelve : shelving
- Lubang : no lubang shelving
- Oos : barang yang kosong
- Posisi : cara penyimpanan
- Plu : kode barang
- Barcode : identitas barang
- Descripsion : nama barang
- Kk : kanan kiri penempatan
- AB : atas bawah
- DB : depan belakang
- Kapasitas : kapasitas display
- Min disp : minimal display
- Tag prod : Tag / pengelompokan barang
- Class produk : klas poduk

 Kolom dalam planogram

no tag class
shelve lubang oos urut plu barcode description kk ab kapasitas produk pod
C.AREA COVERAGE

 Area coverage adalah luas cakupan area yang terdapat potensi area (jumlah kk,daya
beli,dan pertbuhan) yang dapat dilayani dari satu titik lokasi toko
 Tujuan area coverage
- Tahu potensi pelanggan
- Monitor pelanggan khusus
- Tahu potensi pesaing
- Efektip dan efesiensi leaflet

 Rumus pembagian leaflet :

Jumlah kk sub area x jumlah leaflet


Total jumlah KK

D.TYPE TOKO

class product
jenis LKS Nama LKS Type toko nama rak
1 2 3 4 5 B1 B2

R Reg B 45 V V V V V - -

R Reg C 36 V V V V - - -

R Reg D 27 V V V - - - -

R Reg E 18 V V - - - - -

R Reg F 9 V - - - - - -

B Reg baru K 45RB - - - - - V V

B Reg baru O 36RB - - - - - V -


2.3. PENGENDALIAN GROSS MARGIN

 Gross margin atau laba kotor adalah selisih yang didapatkan dari transaksi penjualan
yang belum di kurangi biaya
 Rumus :
- GM (Rp) = net sales – HPP

- GM (%) = (net sales – HPP) x 100


Net sales

 Cara meningkatkan gross margin


- Pastikan personil tahu akan GM % per plu & category
- Ketesediaan stock item tinggi
- Tentukan fokus item GM tinggi
- Full display item GM tinggi
- Usulan up pkm gross margin tinggi
- Harga dan placement gondola/wingstack (tidak sewa)
- Tentukan target qty jial perhari
- Penawaran
- Monitor penjualan item GM tinggi
- Monitor perkembangan GM toko

 Mix margin atau campuran margin adalah segala upaya dalam penjualan untuk
memaksimalkan pendapatan margin toko agarencapai target yang di tentukan.
 Tujuan meningkatkan grosa margin
- Target tecapai
- Biaya oprasional tertutupi
- Toko profit
2.4. PENGENDALIAN BIAYA

 Beban / biaya adalah kebutuhan dengan nilai finansial yang harus terpenuhi untuk
kelangsungan sebuah organisasi yang harus terukur terpola,dan terkontrol
penggunaannya.

 Laba/rugi adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada
suatu periode akutansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban
perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba atau rugi bersih dari aktivitas usaha.

 Tujuan utama laporan laba rugi adalah untuk melaporkan keuntungan oprasional
perusahaan dalam waktu tertentu

 LABA = selisih positif antara pendapatan dan biaya

 RUGI = selisih negative antara pendapatan dan beban


 RRAK atau rencana realisasi anhgaran kas adalah dana yang sediakan pada toko untuk
membayar biaya rutin dan biaya estimasi yang berhubungan dengan pengoprasian toko
yang sifatnya bulanan

 Contoh efesiensi biaya pada listrik

2.5.PENGENDALIAN ADMINISTRASI

 Pengendalian adminiatrasi adalah penhendalian yang ditujukan untuk mengetahui


apakah sistem dan prosedur di toko berjalan dengan benar
 Administrasi transaksi adalah kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan &
pelaporan transaksi toko sesuai dengam sistem dan prosedur kerja perusahaan
 Maintenance inventory adalah proses pengelolaan dan pengawasan persediaan untuk
memastikan kebenaran suatu proses transaksi
 Cek register transaksi
- Cetak register lpb
- Cetak register return
- Cetak register koreksi/adjust
- Cetak register penjualan
- Cetak register LPMP Per dapertemen

 Cetak register vs faktur :


- Register LPB vs faktur LPB (DC/BKL)
- Register return vs faktur return
- Register vs faktur sales
- Register koreksi/adjust vs faktur koreksi
 Cetak mutasi harian
- Cek qty register LPB (report 36) vs kolom receipt
- Cek qty register return fixed (report 41) vs kol return
- Cek register salea (report 22) vs kolom sales
- Cek register koreksi (report 39) vs kolom koreksi
- Cek kolom selisih

 Filling administrasi toko


- Odner
- Map acco
- Buku ekspedisi + buku tulis

 Penyusunan odner di atur sbb :


1. LPB DC (Faktur transfer barang dari DC)
2. LPB BKL (faktur penerimaan barang dari BKL)
3. NOTA RETUR (DC & BKL)
4. LPMP + Report toko
5. REKAP KASIR
6. RRAK
7. File SO + BAP
8. Surat (tanda terima,surat jalan,dsb)
9. File marketing
10. Arsip personalia
11. Laporan perubahan master toko
12. Laporan perubahan PKM

 Tabel aturan map acco


 Tabel aturan buku ekspedisi

 Lakukan pengendalian administrasi dengan :


- Disiplin
- Rapi
- Teliti
- Bertanggung jawab

CONTOH BREIFING SAT SPBU


2.6 PENGENDALIAN LINGKUNGAN

 Standar penampilan toko

 Jika kita berpenapilan baik maka konsumen pun akan merasa nyaman berbelanja

 Selain dari hal di atas kebersihan meliputi dari :


- Kuku pendek dan beraih
- Gigi bersih
- Tidak bau badan
- Tidak bau mulut

 Standar pelayanan toko :

Langsung
- Pemberian keranjang
- Penawaran
- Membantu menunjuakan barang yang di cari

Tidak langsung
- Ac yang sejuk
- Musik yang atracktif
- Kebersihan produk
 Contoh sarana keamanan toko

 Cara perawatannya
- Pastikan masa expired apar masih berlaku
- Pastikan segelnya masih utuh
- Cek indikatornya dan pastikan di warna hijau
- Minimal seminggu sekali di balik agar tidak mengendap
- Kebersihan perangkatnya
 Macam-macam sarana keamanan toko
- Gembok
- Genset
- Emergency lamp
- Lampu detector
- Apar
- Rantai
- Ups
- Dll
 Breefing efektif sebelum shif dimulai
- Gunakan bahasa yang profesional
- Berikan penjelasan mengenai job desk dan target kepada personil toko
- Tanyakan kepada tim jika mereka memiliki pertanyaan atau komentar
- Mendorong tim untuk bertukar ingormasi dan ide setiap saat
- Jawab pertanyaan secara langsung
- Gunakan kontak mata
2.7. PENGENDALIAN OTHER INCOME

 Other income adalah pendapatan lain-lain yang di dapatkan selain dari penjualan barang
ditoko
- Tenant
- Sewa sarana
-
 Sewa sarana
Menjelaskan bagian-bagian report no 44
Report 44 lebih di kenal dengan sebutan report sewa di mana perjanjian dari pihak
supplier ke Alfamart dengan hak dan periode tertentu

 No perjanjian yang di maksud dengan no perjanjian adalah anatara pihak Alfamart


kepada pihak supplier.
 Periode sewa adalah dimana pihak supplier dan Alfamart memulai sewa sampai
berakhirnya sewa.
 Periode N+ adalah sewa jadi penambahan barang terlebih dahulu.
 Kode sarana
 Nama sarana
 Keterangan sarana
BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
Berdasarkan hasil kegiatan OJT ini, maka kesimpulan yang dapat disampaikan adalah sebagai
berikut:

- Seorang pemimpin yang sukses adalah pemimpin yang bisa mengarahkan personilnya untuk
mencapai tujuan dan target yang telah ditentukan. Selain itu pemimpin juga harus bisa
menciptakan Iklim kerja yang bisa memicu peningkatan kinerja seluruh personil.

- Menjalin hubungan yang baik dengan lingkungan sekitar bisa memudahkan kita untuk
menjaga keamanan dan stabilitas toko

- Kegiatan Breafing sangat membantu dalam pendelegasian tugas ke seluruh personil toko,
sehingga target toko bisa lebih mudah untuk dilaksanakan.
Saran
Berdasarkan hasil kegiatan OJT ini maka saran yang dapat disampaikan adalah
sebagai berikut:

- Setiap personil toko harus tau tugas dan tanggung jawabnya masing-masing agar pencapaian
target lebih mudah untuk direalisasikan

- Seluruh personil harus lebih disiplin dan kontinyu dalam melaksanakan seluruh aktivitas
yang mampu menunjang kinerja seluruh pesonil

- Rasa kekeluargaan dan saling mendukung adalah hal yang terbaik yang bisa menguatkan
seluruh personil toko.

- Toko merupakan tempat bekerja dan rumah kedua bagi seluruh personil, oleh sebab itu
seluruh personil harus saling menjaga kenyamanan tempat kerja, serta memberikan kinerja
terbaik bagi toko dan senantiasa menjaga kesetabilan toko.