Anda di halaman 1dari 6

PENGENDALIAN DOKUMEN

DAN REKAMAN

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
TanggalTerbit :
Halaman : 1-3
Ttd Ka Puskesmas Ubud I
PuskesmasUbud Ni Md.Sulastri, SKM.MPH
NIP 197510311999032004
Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua
dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang
digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-
dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.

2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara
berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.

3. Dokumen Tidak Dikendalikan


Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-
date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan
kerja.

4. Dokumen Tidak Berlaku


Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.

5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan /
kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum
dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.

6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas
fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan

1
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.

Tujuan Terkendalinya kerahasiaan dokumen,proses perubahan,penerbitan,


distribusi,dan sirkulasi dokumen
Kebijakan SK Kepala Puskesmas No : Tentang Pengendalian
Dokumen dan Rekaman
Referensi Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP 2015
Prosedur 1. Alat
a. Komputer dan internet
b. Lemari dokumen dan lemari arsip
c. Ordner /MAP
d. Stempel terkendali, tidak terkendali, kadaluarsa
2. Bahan :
a. ATK

2
Langkah-langkah 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator
Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali,
meliputi :
1.Kebijakan
2.Manual/Pedoman Mutu
3.Kerangka Acuan
4. Standar Operasional Prosedur (SOP)
5.Rekanaman/formulir hasil kegiatan

2. MEmBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN


Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut :

1. KEBIJAKAN terdiri dari PEMBUKUAN, KONSIDERAN,


DIKTUM, BATANG TUBUH, KAKI

2. MANUAL / PEDOMAN MUTU terdiri dari KATA


PENGANTAR,PENDAHULUAN,SISTEM MANAJEMEN
MUTU,DAN,SISTEM,PENYELENGGARAAN,
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN, TINJAUAN
MANAJEMEN, MANAJEMEN SUMBER DAYA,
PENYELENGGARAAN PELAYANAN terdiri dari Upaya
Kesehatan Masyarakat (UKM), Pelayanan Klinis (Upaya
Kesehatan Perorangan) dan PENUTUP

3. KERANGKA ACUAN terdiri dari PENDAHULUAN,


LATAR BELAKANG, TUJUAN UMUM DAN TUJUAN
KHUSUS, KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN
KEGIATAN, CARA PELAKSANAAN KEGIATAN,
SASARAN, JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN,
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN
PELAPORAN, PENCATATAN LAPORAN DAN
EVALUASI KEGIATAN

4. STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) terdiri


dari PENGERTIAN, TUJUAN, KENIJAKAN,
REFERENSI, PROSEDUR, LANGKAH-LANGKAH,
DIAGRAM ALIR (jika diperlukan) , HAL-HAL YANG
PERLU DIPERHATIKAN, UNIT TERKAIT, DOKUMEN
TERKAIT dan REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

5. REKAMAN. Bentuk dari rekaman disesuaikan dengan


kebutuhan aktivitas yang dapat menjelaskan dengan tepat
hasil dari kegiatan

3
3. MENGESAHKAN DOKUMEN
Dokumen disahkan oleh kepala FKTP setealh melalui
tanggapan, koreksi, koordinasi dari unit kerja dan cek ulang
terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh kepala FKTP
untuk mencegah duplikasi dokumen antar unit serta dari segi
bahasa dan penulisan

4. MEMBERI IDENTITAS
Sosialisasi level dokumen kepada seluruh unit kerja sesuai
dengan jenis dokumen dan rekaman

5. PENOMERAN DOKUMEN
1. Semua dokumen harus diberi nomer
2. Puskesmas atau FKTP membuat kebijakan pemberian
nomer sesuai tata naskah yang dijadikan pedoman
3. Pemberian nomer mengikuti ketentuan penomeran bisa
menggunakan garis miring atau dengan sistem digit
Untuk SK SK/NO. SK (3digit) /bulan (romawi)/
tahun(empat digit)
Contoh SK/ 001/III/2016
Untuk SOP  SOP/NO.SOP/Upaya Puskesmas/unit/nomer
(3 digit)
Contoh SOP/UKP/RJ/001
Pedoman mutu ?????Kerangka acuan????, Rekaman ????
dokumen ekternal ??????

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN


DAN REKAMAN
1. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
2. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh TU
Puskesmas kepada semua pihak yang berkepentingan
dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
3. TU Puskesmas bertanggung jawab menyimpan dokumen
induk
4. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali
diberi cap “TERKENDALI” dengan persetujuan kepala
TU.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN


Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada
Kepala Puskesmas
2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang

4
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
4. Tanggal terbit pada sudat kanan atau cover merupakan
tanda terbit dokumen terkini/untuk dokumen selain
kebijakan dan SOP

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN


Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
1. Terjadi perubahan sistem mutu
2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
3.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
4.Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN


DOKUMEN DAN REKAMAN
1. Kepala TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang
sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan
formulir bukti penarikan dokumen
2. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara di hacurkan dan dicatat dalam
formulir berita acara pemusnahan dokumen
3. Rekaman dapat dimusnahkan sesuai kebutuhan setelah 2
tahun kecuali rekaman biaya, data pegawai, family folder
3. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah
ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan
kepala TU sebagai arsip
4. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh
Kepala TU
5. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku
dengan membubuhkan stempel kadaluarsa dan kemudian
menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun
.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN


EKSTERNAL
Kepala TU mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal.
Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, Kepala
TU menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal

5
Bagan Alir
Menetapkan Membuat
Jenis Dokumen Dokumen

Memberikan Mengesahkan isi


Identitas dokumen

Memberikan Menerbitkan &


Penomoran Mendistribusi

Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen

Melakukan Melakukan
Penarikan & Peninjauan
Pemusnahan Ulang

Melakukan
Pengendalian
Dokumen
eksternal

Hal diperhatikan Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan


revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan
dokumen, dokumen eksternal

Unit Terkait 1. Kepala Puskesmas Ubud I


2. Kepala TU
3. Semua Koordinaor Upaya Puskesmas
Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal

Rekaman perubahan
No Yang di ubah Isi Perubahan Tanggal mulai berlaku