Anda di halaman 1dari 7

INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM


2. KODE JABATAN : -
3. UNIT ORGANISASI : DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN
PERLINDUNGAN ANAK
ESELON I : -
ESELON II : DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN
PERLINDUNGAN ANAK
ESELON III : SEKRETARIS
ESELON IV : SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI :


Sekretaris

Kepala Sub Bagian Umum dan


Kepegawaian

Penyusun Kebutuhan Pengadministrasi Umum Pengolah Data


Barang Inventaris

5. IKHTISAR JABATAN :

Menerima, mencatat dan mendokumentasikan dokumen administrasi sesuai


dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan
lancar.

6. RINCIAN TUGAS PEKERJAAN

6.1. Menerima, mencatat surat masuk/surat keluar dan dokumen lainnya sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;

Tahapan:

6.1.1. Menerima surat masuk/ keluar dari dalam dan dari instansi luar dan
dokumen lainnya.
6.1.1. Mencatat surat masuk/ keluar dan dokumen lainnya serta memberikan
nomor pada surat tersebut.

6.2. Memberi lembar pengantar/ disposisi pada surat, sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian;

Tahapan :

6.2.1. Mengisi lembar disposisi;

6.2.2. Menyampaikan kepada atasan untuk didisposisi;


6.3. Mengelompokkan surat dan dokumen lainnya menurut jenis dan sifatnya, sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pelaksanaan
proses selanjutnya;

Tahapan :

6.3.1. Membaca dan memeriksa surat dan dokumen lainnya;

6.3.2. Mengelompokkan surat dan dokumen lainnya sesuai dengan jenis dan
sifatnya;

6.3.3. Memproses surat dan dokumen lainnya sesuai dengan prosedur;

6.4. Mendokumentasikan surat dan dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi;

Tahapan :

6.4.1. Mengambil surat,dokumen kepegawaian dan dokumen lainnya yang sudah


disetujui;
6.1.2. Mendokumentasikan surat, dokumen kepegawaian dan dokumen lainnya;

6.5. Menyampaikan/mengantar surat dan dokumen lainnya ke alamat yang dituju


sesuai prosedur dan meminta tanda bukti penerimaan sebagai bahan laporan ke
pimpinan;
Tahapan :
6.5.1. Menyortir surat dan dokumen lainnya sesuai jenis dan ketentuan yang
akan dikirim sesuai dengan wilayah tugasnya untuk mempermudah
pengiriman pada pihak terkait;
6.5.2. Menghitung dan menyesuaikan alamat surat dan dokumen lainnya yang
tercantum dalam surat pengantar/ tanda terima untuk dikirim ke
alamat yang dituju;
6.5.3. Mengantar surat dan dokumen lainnya ke alamat yang dituju;
6.5.4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan dan menyimpan bukti
tanda terima.

6.6. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
Tahapan:
6.6.1. Menyiapkan bahan yang diperlukan dalam rangka penyusunan
laporan pelaksanaan tugas.
6.6.2. Mengkonsultasikan hambatan/kendala yang di hadapi.
6.6.3. Meminta solusi/pendapat sebagai bahan evaluasi agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar.

6.7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik


tertulis maupun lisan.
Tahapan:
6.7.1. Mempelajari dan menganalisis tugas yang diperintahkan
pimpinan.
6.7.2. Melaksanakan tugas yang diperintahkan pimpinan.
6.7.3. Menyampaikan laporan kepada pimpinan yang menugaskan.
7. BAHAN KERJA

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Buku Agenda Penerimaan, pencatatan surat


masuk/surat keluar dan
dokumen lainnya

2 Lembar disposisi Pemberian lembar pengantar/


disposisi pada surat

3 Surat dan dokumen lainnya Pengelompokkan surat dan


dokumen lainnya menurut
jenis dan sifatnya

4 Surat, dokumen kepegawaian dan Pendokumentasian surat dan


dokumen lainnya dokumen lainnya

5 Surat, dokumen kepegawaian dan Penyampaian/pengantaran


dokumen lainnya serta tanda terima surat ke alamat yang dituju

6 Laporan hasil pelaksanaan tugas Pelaporan hasil pelaksanaan


tugas

7 Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan


lain

8. PERANGKAT/ALAT KERJA

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1 Petunjuk Teknis dan SOP Menerima, mencatat


surat masuk/surat
keluar dan dokumen
lainnya

2 Petunjuk Teknis dan SOP Memberi lembar


pengantar/ disposisi
pada surat

3 Petunjuk Teknis dan SOP Mengelompokkan surat


dan dokumen lainnya
menurut jenis dan
sifatnya

4 Petunjuk Teknis dan SOP Mendokumentasikan


surat dan dokumen
lainnya

5 Petunjuk Teknis dan SOP, kendaraan bermotor Menyampaikan/mengant


ar surat ke alamat yang
dituju
6 Petunjuk Teknis dan SOP Melaporkan hasil
pelaksanaan tugas

7. Surat Perintah/ Surat Tugas/ Disposisi/ Melaksanakan tugas


perintah lisan kedinasan lain

9. HASIL KERJA

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Terlaksananya penerimaan, pencatatan Dokumen


surat masuk/surat keluar dan dokumen
lainnya

2 Terlaksananya pemberian lembar Dokumen


pengantar/disposisi pada surat

3 Terlaksananya pengelompokkan surat Dokumen


dan dokumen lainnya menurut jenis dan
sifatnya

4 Terlaksananya pendokumentasian surat Dokumen


dan dokumen lainnya

5 Terlaksananya penyampaian/ Kegiatan


pengantaran surat ke alamat yang dituju

6 Laporan tugas Laporan

7 Tugas lain-lain Kegiatan

10. TANGGUNG JAWAB

10.1. Kerahasiaan data.

10.2. Kelengkapan peralatan/perangkat kerja pengadministrasi umum.

10.3. Keakuratan laporan kinerja/tugas pengadministrasi umum.

10.4. Kesesuian pelaksanaan tugas pengadministrasi umum terhadap peraturan/SOP

11. WEWENANG

11.1. Mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai ketentuan.

11.2. Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan.


11.3. Melakukan pelayanan administrasi umum.

12. KORELASI JABATAN

No. Jabatan Unit Kerja/ Dalam Hal


Instansi
1. Sekretaris DPMPTSP Petunjuk kerja, arahan, perintah
pelaksanaan tugas, laporan & hasil
kerja
2. Kasubbag Umum DPMPTSP Petunjuk kerja, arahan, perintah
dan Kepegawaian pelaksanaan tugas, laporan & hasil
kerja
3. Jab. Fung. DPMPTSP Pelaksanaan tugas, kerjasama data
& informasi
4. Pihak lain DPMPTSP Koordinasi, kerjasama data &
informasi, pelaksanaan tugas

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

No. Aspek Faktor


1. Tempat kerja Dalam ruangan tertutup
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Kering
4. Keadaan Ruang Cukup
5. Letak Ditempat rendah dan sepi
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak ada

14. RESIKO BAHAYA

No. Fisik/Mental Penyebab


1. Tidak ada -

15. SYARAT JABATAN

A. Pangkat/Gol.Ruang : Pengatur Muda (II/a)


B. Pendidikan : SLTA
C. Kursus/Diklat
1. Penjenjangan : ---
2. Teknis : Kursus / Diklat yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas
D. Pengalaman Kerja : ---
E. Pengetahuan Kerja : Pengetahuan berkenaan dengan bidang tugas
F. Keterampilan Kerja : Menulis dan membaca
G. Bakat Kerja :
1. G = Intelegensi
2. M = Kecekatan Tangan
3. Q = Ketelitian
H. Temperamen Kerja :
1. R = Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang
atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu.
I. Minat Kerja :
1. 1a = Kegiatan yang berhubungan dengan benda dan obyek-obyek
2. 3a = Kegiatan rutin, konkrit dan teratur
J. Upaya FisiK :
1. Berdiri
2. Duduk
3. Melihat
4. Berjalan
5. Membawa
6. Mengangkat
K. Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : Laki – Laki / Perempuan
2. Umur :-
3. Tinggi Badan :-
4. Berat Badan :-
5. Postur Badan :-
6. Penampilan :-
L. Fungsi Pekerjaan :
1. D6 = Menyalin
2. O8 = Menerima Instruksi
3. B7 = Memegang

16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

No. Satuan Hasil Jumlah Hasil Waktu


(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian
Dokumen 1800 5
1
Dokumen 1800 5
2
Dokumen 1800 10
3
Dokumen 1800 5
4
Kegiatan 12 120
5
Laporan 12 60
6
Kegiatan 48 60
7

17. BUTIR INFORMASI LAIN


Banjarmasin, Desember 2018
Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(Gusti Noor Aida, S.Hut) Tim Penyusun


NIP. 19750419 200701 2 011