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GUÍA DE APRENDIZAJE N* 3

ANA DEIVA GONZALES

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”


ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
06/05/2019
1. Contenido
2. INTRODUCCION ........................................................................................................................... 1
3. INFORME ..................................................................................................................................... 2
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTO ............................................................................... 2
4. REFERENCIAS ............................................................................................................................... 5
2. INTRODUCCION

La siguiente actividad se abordan temas que contribuyen en el fortalecimiento de


conocimientos sobre definición de administración y los procesos de la misma,
principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción
y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones establecida en la
norma técnica 185, documentación requerida para recepción y despacho de
documentos y embalaje de los mismos.

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3. INFORME

Teniendo encuenta el proceso desde la recepción hasta la distribución de un


documento según el:

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala
que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán
observarse los principios y los procesos archivísticos.”

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTO

RECEPCIÓN – clasificación – apertura – revisión – radicación- registro – reparto-


DEPENDENCIA.

 Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas


fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.
Ahí se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y
sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el
propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
 Clasificación: consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes
grupos:
- comunicaciones oficiales: según el articulo 2 del acuerdo 060/2001: “Son
todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.” Este grupo
es conocido con el nombre de documento radicables.
- Comunicaciones personales: en el articulo 2 del acuerdo 060/2001 las
definen como: correspondencia, y son: “todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan tramites para las instituciones”. Es importante anotar
que cada entidad por norma interna autoriza o prohíbe el trámite de
comunicaciones personales.
- Documentos contables
- Folletos, revistas y publicaciones
- propaganda
Estos últimos grupos reciben el nombre de documentos no radicables.

 APERTURA: se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones


oficiales, para la extracción del documento y de sus anexos.

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 REVISIÓN: articulo 10 de acuerdo 060-2001: “las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los
anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la radicación de este.”
 RADICACIÓN: es ubicar. Decimos, por ejemplo, que una persona está radicada en
Bogotá cuando vive en Bogotá, o en Medellín cuando vive en Medellín.
Para efecto de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.
Según el articulo 2 del acuerdo 060/2001: “radicación es el procedimiento por medio
del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió,
con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la ley.”
 REGISTRO: una vez se han radicado las comunicaciones oficiales, se produce el
registro que consiste en la anotación de los datos mas significativos de la
comunicación en un formato de registro para su control y tramite dentro de la
entidad.
 DISTRIBUCIÓN O REPARTO: una vez registradas las comunicaciones oficiales, se
produce al reparto y distribución de estas, a las oficinas que deben atenderlas o
tramitarlas.

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTO

 Recepción
 Clasificación
 Apertura
 Revisión
 Radicación
 Registro
 Reparto
 Dependencia.

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Clasificación
Recepción

A.D.

Apertura

Revisión

Radicación
Reparto Registro

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4. REFERENCIAS

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010

http://www.slideshare.net/PItsalom/gestin-de-la-correspondencia-13252681

http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-
de-documentos.pdf

http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

http://www.youtube.com/watch?v=dJwObQTi038