II0015_M2AA1L2_Principios
Versión: Septiembre 2012
Revisor: Laura Alicia Cabello Barocio
Principios
de
diseño
con
el
enfoque
socio-‐técnico
por Oliverio Ramírez Juárez
Las organizaciones no deben ser consideradas como sistemas aislados que funcionan sin considerar el
entorno que las rodea; son sistemas abiertos que intercambian energía, recursos e información con
entidades que están fuera de su control (proveedores, clientes, accionistas, gobierno, sociedad, entre
otros). Cualquier cambio en el ambiente repercute de manera significativa en el funcionamiento del
sistema organizacional, que debe adaptarse (cambiar) internamente para sobrevivir ante las nuevas
condiciones que se le presentan.
El cambio es inevitable y cada organización debe desarrollar las habilidades necesarias para
adaptarse; sin embargo, en cualquier proceso siempre se experimenta cierto grado de resistencia,
debido al conflicto que surge entre las fuerzas a favor y en contra del cambio. De acuerdo con la teoría
del campo de fuerza, desarrollada por el psicólogo Kurt Lewin, cuando estas dos fuerzas están en
equilibrio la organización no experimenta ninguna alteración, es por ello que antes de planear la
implementación de cualquier cambio, el personal directivo debe desarrollar estrategias adecuadas para
incrementar la aceptación por parte de todos los elementos del sistema.
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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
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De acuerdo con Gareth, (2008) las fuerzas de resistencia al cambio que más limitan el cambio
organizacional son:
Poder y conflicto
Es común que los cambios en las organizaciones modifiquen las cargas laborales y responsabilidades
de los departamentos y las personas, a quienes puede, o no, parecerles justo el nuevo esquema de
trabajo. Considera, por ejemplo, a una organización que ha decidido mejorar su control de ventas
mediante la implementación de un sistema de información automatizado, el departamento de ventas
disminuirá el tiempo invertido en la captura y revisión de la información, pero se incrementarán las
actividades del departamento de informática; el departamento de ventas apoyará el cambio, pero el de
informática puede reutilizarse, creando un conflicto que retrasará el cambio y afectará los resultados
esperados.
Diferencias en la percepción
Cada una de las áreas funcionales de la organización posee una visión única respecto al desempeño
del sistema organizacional, y pese a buscar un mismo objetivo, cada una de ellas utiliza diferentes
estrategias para conseguirlo; producción se ocupa de la eficiencia, finanzas de los costos,
mercadotecnia de las ventas, etc.
Esta diversidad de estrategias suele dificultar el proceso de cambio, pues antes de considerar los
aspectos que necesitan modificarse es necesario establecer acuerdos y consensos entre cada una de
las áreas funcionales de la organización.
Cultura organizacional
De la misma forma que los valores, normas y relaciones guían las acciones y esfuerzos de los
individuos, la cultura organizacional guía las operaciones y conducta dentro de los grupos. Es por ello
que si el cambio organizacional modifica los valores o métodos que las personas utilizan para hacer su
trabajo, seguramente enfrentará resistencia.
Estructura mecanicista
En una estructura mecanicista la toma de decisiones es centralizada, cada uno de los elementos del
sistema se desempeña siguiendo normas y reglamentos rígidos, y no existe la flexibilidad para
adaptarse a las condiciones cambiantes. El objetivo de un sistema mecanicista es reducir la
incertidumbre en cada una de las funciones del sistema, razón por la cual se establecen patrones de
comportamiento para todas las actividades y se elude cualquier posibilidad de cambio.
La estructura mecanicista surgió a principios del siglo XX, cuando Frederick Winslow Taylor (en 1911)
popularizó la filosofía de dividir el trabajo en pequeñas tareas, a fin de reducir los tiempos de
procesamiento y limitar el control de cada trabajador sobre el producto final. A pesar de continuar
siendo utilizada en la actualidad, son cada vez más las empresas que buscan adoptar una estructura
más flexible, como lo es el sistema socio-técnico que se describe a continuación.
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Sistema Socio-técnico
Antecedentes
El enfoque mecanicista desarrollado por Taylor revolucionó la estructura y modelo de trabajo dentro de
las organizaciones, mediante la división y la especialización de tareas en los sistemas productivos fue
posible incrementar la cantidad de productos y disminuir el precio de cada unidad; las ventajas de este
enfoque fueron evidentes y nadie fue capaz de ofrecer otra mejor alternativa en las siguientes tres
décadas.
En los años 50 un grupo de investigadores del Instituto Tavistock fue contratado para conducir una
serie de estudios en diversas minas de carbón inglesas en donde se había implementado una estricta
estrategia de mecanización en las actividades de los mineros; la productividad, en contra de lo
esperado, había experimentado una reducción significativa.
De acuerdo con Grijalva y Prida (2005), los investigadores descubrieron que el proceso de
mecanización había deformado completamente la estructura tradicional de los mineros quienes
después de ser “armados” con herramientas automáticas, se dedicaron a realizar aisladamente
pequeñas tareas especializadas. La solución propuesta por los investigadores fue el surgimiento de una
nueva forma de organización del trabajo que valorara por igual los recursos humanos y tecnológicos de
los sistemas productivos, este nuevo modelo organizacional es el sistema socio-técnico.
El sistema socio-técnico establece que la organización está constituida por la interacción de dos
sistemas básicos:
De acuerdo con el modelo del sistema socio-técnico el equilibrio entre ambos sistemas es fundamental
para el éxito de la organización. La explotación del Sistema Técnico a expensas del Sistema Social,
produce una deshumanización del trabajo que conduce a bajo desempeño, ausentismo y desmotivación
del personal; por otra parte, cuando el Sistema Social se vuelve predominante la productividad
disminuye y la capacidad tecnológica no se aprovecha completamente. En ambos casos el resultado es
el mismo, un mal desempeño por el uso inadecuado de los recursos.
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La idea básica del sistema socio-técnico es que tanto los recursos humanos como tecnológicos, que
constituyen los sistemas de trabajo, deben complementarse uno a otro para desarrollar organizaciones
exitosas. La tecnología no debe dominar sobre el desempeño y métodos de trabajo del personal, más
bien debe ser seleccionada para adecuarse a las necesidades físicas y psicológicas de los miembros
de la organización. El reto de los sistemas socio-técnicos es entonces, desarrollar y organizar los
elementos técnicos y humanos de la organización de tal manera que desempeñen bien en conjunto.
Esta nueva forma de organización del trabajo concede a las personas un rol más relevante dentro de
las organizaciones, y difiere del enfoque mecanicista (Taylorista) en los siguientes aspectos:
• Integración. El sistema socio-técnico busca agrupar las tareas básicas en funciones colaborativas
en las cuales el personal tiene una mayor interacción social con sus compañeros, a diferencia del
enfoque mecanicista de división de actividades.
• Autorregulación. Se concede al trabajador la libertad de monitorear y corregir su propio trabajo, en
oposición a la supervisión externa sugerida por el Taylorismo.
• Valoración. Se considera al personal como el conductor de la máquina, en lugar de una extensión
de ella.
• Variedad. Alienta el incremento en la variedad y diversidad de actividades para cada persona, en
lugar de la especialización en tareas sencillas y rutinarias.
• Administración. El enfoque se encuentra en la calidad y volumen del producto, no en el tiempo y
eficiencia de las tareas.
De acuerdo con Herrmann, (2006), los lineamientos básicos que una organización debe utilizar para la
adopción del enfoque socio-técnico en el diseño y control de las actividades y sistemas de trabajo son:
2. Especificación de elementos críticos. Las normas, reglas y políticas permiten a las organizaciones
mantener cierto control sobre las actividades del personal; sin embargo, si no se definen
adecuadamente pueden constituir una barrera para la creatividad y la mejora. El enfoque socio-técnico
recomienda definir sólo las restricciones esenciales para delimitar las responsabilidades dentro de las
organizaciones.
3. Límite de localización. Cada nivel jerárquico de la organización debe tener su propia área de
influencia, recursos, estrategias y objetivos; sin embargo, debe funcionar de forma coordinada mediante
el flujo continuo de información con otras funciones. La división de tareas y propósitos no está
permitida, pues conduce a una subutilización de los recursos.
4. Poder y autoridad. El personal sólo puede ser responsable de actividades, si cuenta con los
recursos, capacitación e información que requiere para su ejecución; es decir, sólo por aquellas tareas
que puede operar directamente.
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Revisor: Laura Alicia Cabello Barocio
6. Control de Variación. La libertad de tomas de decisiones asignada a cada miembro del sistema
debe ser suficiente para hacer frente a las variaciones y problemáticas que pueden llegar a surgir en las
operaciones diarias de la organización.
El enfoque socio-técnico concibe a la organización como un sistema abierto que “importa” recursos del
entorno, los procesa mediante operaciones de transformación, y finalmente los “exporta” en forma de
productos, servicios y residuos; todo esto, sin minimizar la importancia de responder a las expectativas,
valores y normas de todos sus miembros.
Desde el punto de vista socio-técnico, las capacidades, preferencias y expectativas del personal, no
son meras características grupales, sino factores que deben ser considerados en el diseño inicial de la
estructura y naturaleza de las actividades que se realizan; es por ello que cualquier organización que
busque aprovechar al máximo sus recursos debe establecer sus sistemas de trabajo con base a la
siguiente interrogante: ¿cuál es la combinación de tecnología y estructura organizacional que tendrá
más posibilidades de propiciar una organización efectiva del trabajo?
Sistema Social.
De acuerdo con Bateman y Snell (2005), al analizar y diseñar el sistema social de las organizaciones
resulta útil considerar el modelo de Hackman y Oldham para el enriquecimiento de puestos de trabajo,
según el cual las personas demuestran un buen desempeño cuando sus labores cotidianas consideran
los siguientes cinco elementos básicos.
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Variedad de habilidades. Las funciones del personal deben comprender actividades significativamente
diferentes que le permitan hacer uso de diversos talentos y capacidades. Deben evitarse las actividades
repetitivas que limitan el pensamiento creativo.
Identidad de tareas. Es necesario asignar las tareas de forma tal, que el personal sea capaz de
concluir una pieza de trabajo completa; de esta manera el personal pueda identificarse con la labor que
realiza y obtener una mayor satisfacción en su trabajo.
Significado de la tarea. Se refiere al impacto que el trabajo del personal tiene sobre la vida de otras
personas. Por ejemplo, un empleado de la farmacéutica Pfizer puede estar orgulloso de brindar salud a
las personas, un artesano, de preservar la cultura, y un ganadero, de ofrecer alimentos de calidad; el
personal considera su labor importante en la medida que los consumidores valoran el producto.
Autonomía. Es la medida en que el trabajo ofrece la libertad e independencia necesaria para la toma
decisiones. La autonomía permite al personal tomar responsabilidad por su trabajo y asumir ciertos
riesgos, le concede cierto nivel de autoridad sobre sus acciones.
Figura 2. Modelo de Hackman y Oldham para el enriquecimiento del trabajo. (Bateman 2005, p. 410)
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Sistema Técnico
Cualquier cambio tecnológico que se efectúe, aún con base en estudios y análisis confiables de
Ingeniería, puede llegar a perturbar a la organización social de los trabajadores de forma negativa y
ocasionar un desempeño ineficiente en las operaciones. Los sistemas de trabajo tienen que funcionar
con ayuda de medios específicamente diseñados para su compatibilidad con los aspectos sociales de
la organización, es por ello que la tecnología debe ser diseñada y gestionada adecuadamente dentro de
la organización.
De acuerdo con Rodríguez, (2002, p. 25) la gestión tecnológica “es el conjunto de actividades y
decisiones empresariales relacionadas con el aspecto tecnológico, dentro de una visión sistémica de la
organización”; por lo que al evaluar el sistema técnico de la organización, un buen administrador debe
considerar al menos los siguientes tres elementos:
• Tecnologías de información y control. Son los recursos utilizados para organizar, procesar, y
comunicar información relevante a todos los elementos de la organización.
Ciclo tecnológico
De acuerdo con la teoría de ciclo tecnológico de David Sumanth (1996) la tecnología es uno de los
factores más decisivos para el éxito organizacional, motivo por el cual su administración debe ser
considerada como un ciclo continuo que evoluciona junto con la organización y el entorno, de acuerdo
con las siguientes fases:
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proceso a otro, previo a su instalación es necesario ajustar tanto las dimensiones como la velocidad de
la banda de acuerdo al tiempo de ciclo de los procesos.
Fase 5: Abandono tecnológico. Es una de las decisiones más críticas en el sistema técnico de la
organización pues en ella deben evaluarse críticamente los riesgos y beneficios de continuar utilizando
la tecnología actual. Un retraso en el cambio de la tecnología puede significar la pérdida del liderazgo
organizacional, mientras que un cambio prematuro puede ocasionar una reducción significativa en las
utilidades.
La siguiente figura ilustra de forma esquemática las fases del ciclo tecnológico de David Sumanth
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Como se ha descrito anteriormente, las organizaciones son sistemas abiertos de gran complejidad que
involucran un gran número de factores sociales y técnicos; por lo que resulta imposible conjuntar
recursos humanos y una serie de herramientas tecnológicas y esperar que éstos se desempeñen
adecuadamente. El diseño de cualquier organización debe ser un esfuerzo racional y multidisciplinario
dirigido a establecer las condiciones necesarias para que el recurso humano se desempeñe de forma
eficiente, apoyado por recursos tecnológicos confiables.
De acuerdo con Rodríguez (2002), una metodología de gran utilidad para esta función, es la evaluación
tecnológica que involucra tres campos del conocimiento: el análisis de sistemas, la investigación del
futuro, y las ciencias sociales.
1. Definición de las tareas a evaluar. Se identifican los objetivos que el sistema socio-técnico debe
alcanzar, se detallan las tareas que deben realizarse, y los recursos humanos y tecnológicos que
se requieren.
2. Desarrollo de las condiciones de la situación social. Se describen las condiciones ideales para
que el personal pueda desempeñar adecuadamente sus funciones, esto incluye aspectos sociales,
ambientales, ergonómicos y psicológicos.
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Referencias
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