Especialización Tecnológica Gestión del Talento Humano por Competencias-Metodología

Diagnóstico Organizacional

Presentado por:

Edith Betancourt Sánchez. Ficha 1855321

Mildred Julieth Urbano Güeche. Ficha 1855296

Luis Jairo Carvajal Guzmán. Ficha 1555814

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Popayán

2019
 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

Reseña Histórica:

Luis Alberto Preciado, que unos años atrás compró la tienda de su padre, vio una oportunidad

de negocio al notar que sus colegas, tenderos, debían ir hasta la central mayorista para surtir sus

negocios. Decidió convertir su tienda en una distribuidora, para ofrecerles una alternativa más

rentable, a la cual llamó LAP.

En lo largo de su operación la Distribuidora LAP tuvo unas expansiones las cuales

constaron de realizar un cambió de local por una bodega alquilada. Para transportar los

productos compró una camioneta Ford de 1970. Tras 10 años de éxito, LAP tiene seis Centros

de Distribución en ciudades intermedias. Cada uno con ocho camiones propios y otros

alquilados, 18 empleados directos en las áreas administrativa y comercial y 20 indirectos,

trabajando en bodega.

A causa de la enfermedad del corazón, el Señor Preciado debe retirarse de la empresa,

razón por la cual nombra a su hijo Santiago Preciado como Gerente y asume el rol de Presidente

de la Junta Directiva.

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

Una de las estrategias gerenciales de Santiago es separar las oficinas principales de la

bodega, llevándolas a una zona de alto prestigio en la ciudad para darles renovada imagen.

Como resultado de su gestión, Santiago detecta crisis en el funcionamiento de LAP, en

cuanto a la disminución las ventas e incrementado los costos, por lo que decide presentar una

propuesta para enfrentarla.

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Objetivo General

Realizar un diagnóstico organizacional a la distribuidora LAP, con el fin de evidenciar la

situación actual, específicamente en las áreas que presentan falencias, aplicando la metodología

de gestión del talento humano por competencias entre otros modelos, que apunten al crecimiento

empresarial y permitan dar alternativas de solución asertivas a los directivos de la organización.

Alcance Diagnóstico

La realización del diagnóstico organizacional permitirá a la Distribuidora identificar las

debilidades que están presentes en las áreas misionales, las cuales afectan directamente al área

comercial en la disminución de ventas y en el área de talento humano en la rotación de los

empleados. A través de esta herramienta, se pretende identificar los factores o causas que impiden

el normal funcionamiento y crecimiento de la distribuidora LAP, frente al mercado laboral.

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I. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:

Nombre: Distribuidora L.A.P.

Nit: 800.436.543-9

Sector: Consumo masivo

Dirección: Calle 71 N° 4-345

Teléfono: 8 34 90 00

Nombre del Gerente: Santiago Preciado González

Correo electrónico: LAP@lapsas.com.co

Nombre del Jefe de Recursos

Humanos: Carolina Prieto

Correo electrónico: N/A

II. ASPECTO ORGANIZACIONAL

Enuncie la Misión de la Organización:

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con

altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución,

orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un

excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y

capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados,

nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas

prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

Enuncie la Visión de la Organización:

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia

en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos

estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus

expectativas.

¿Qué entidades la regulan?

La distribuidora LAP está regulada por la Superintendencia de Industria y Comercio,

entidad encargada de regular las prácticas comerciales justas y promover la competitividad; las

relaciones entre los trabajadores y empleadores están reguladas de acuerdo a la normatividad del

Código Sustantivo del Trabajo.

¿Qué Normativa aplica en la Organización?

Actualmente la distribuidora tiene intención de certificarse en buenas prácticas de

manipulación de alimentos - ISO 22000 Sistemas de gestión de la seguridad alimentaria.

¿Cuentan con certificaciones de Sistemas Integrados de Gestión?

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En la actualidad NO cuenta con certificaciones del Sistema Integrado de Gestión.

En caso de ser positiva la respuesta indique, cuales:

N.A.

¿A qué Organizaciones y Gremios pertenece?

La distribuidora LAP pertenece a la Federación Nacional de Comerciantes FENALCO,

encargada de fomentar el desarrollo del comercio, de orientar, representar y proteger sus

intereses, dentro de un criterio de bienestar y progreso del país.

Enuncie las mejores prácticas (reconocimientos) desarrolladas por la Organización en sus

procesos

Recibió premio a la formalización del negocio otorgado por Fenalco en el año 2010.

Relacione los indicadores de mayor relevancia, para medir los resultados de la gestión en la

Organización.

• Crecimiento

• Rentabilidad

• Participación en el mercado

• Rotación de inventarios

• Recuperación de cartera.

Grafique el Mapa de Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo de la Organización:

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ESTRATEGICOS

Gerencia general
C
C
L
L
I
E I
MISIONALES E
N
N
T
Dirección financiera y T
E Dirección de
administrativa E
S logística
S

APOYO

Coordinador Coordinador
comercial y mercadeo Talento humano

Grafique el Organigrama de la Organización:

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¿Cuenta con un modelo de gestión por competencias?

SI _____ NO ___X___

La Organización cuenta con Manual de Funciones: SI _____ NO__X____

Relacione las etapas o subprocesos que desarrolla para la gestión del talento humano.

En la Distribuidora LAP, no es evidente la aplicación de estos importantes aspectos, lo que

nos indica que esta es una de las deficiencias en la organización. Es importante que la

organización planee las etapas y subprocesos al interior de la misma, toda vez que al

implementarlos permite visibilizar en un mayor rango las falencias para realizar acciones de

mejora en los procesos y generar un impacto positivo que conduzca a contar con un equipo de

empleados calificados, comprometidos e involucrados con las metas de la organización. Es

notorio que las políticas se aplican acorde a la experiencia del profesional encargado, mas no por

directriz organizacional.

¿Cuáles son las formas de vinculación laboral utilizadas en la Organización?

La distribuidora LAP utiliza contratación directa e indirectas, de acuerdo a las necesidades

de las dependencias y en pro del cumplimiento misional de la organización.

¿Conoce el proceso de evaluación y certificación de competencias laborales?

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

SI___ NO__X__

Si la respuesta es SI, relacione las normas de competencia laboral en las que ha adelantado el

proceso.

¿Se han realizado estudios de clima organizacional?

Si la respuesta es SI, relacione las acciones que se han adelantado y su impacto en la gestión

del talento humano.

En el caso se encuentra que el clima organizacional no es tan agradable, toda vez que los

empleados desean que sus labores sean reconocidas por sus jefes, además un Aprendiz SENA

como parte de su etapa productiva, realizó una encuesta a los empleados pero

desafortunadamente no se continuó con el proceso para determinar los resultados de la misma y

no se llegó a ninguna conclusión, a pesar de que existen resultados negativos se crea un ambiente

tenso y preocupante para todos los empleados, lo que da como resultado falta de motivación y

baja productividad.

Una opción o alternativa sería que los empleados de la distribuidora propusieran crear un

sindicato que les permita tener un vocero que les haga cumplir sus derechos y mejore el clima

laboral.

III. ASPECTO TECNOLÓGICO

Describa la(s) tecnología(s) utilizada por la Organización, asociadas a cada proceso:

La organización cuenta con un Software propio para el control de inventarios que alimenta

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

los módulos de contabilidad y tesorería.

IV. ASPECTO ECONÓMICO

¿Cuáles son los productos o servicios ofrecidos por su Organización?

La empresa objeto de estudio se dedica a la distribución de productos de consumo masivo,

garantizando a los clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus

necesidades como en sus expectativas.

¿Cuál es el mercado objetivo Nacional e Internacional de su Organización?

Dentro del caso de la Distribuidora hasta el momento no se ha evidenciado este objetivo, sin

embargo con los estudios que ha realizado el Sr. Santiago en diferentes instituciones, se

consideraría que la proyección hacia los mercados nacionales e internacionales sería a corto

plazo.

¿Cuáles son los tipos de clientes?

Principalmente atiende a los tenderos.

¿Cuáles son las tendencias y riesgos, que afectan la sostenibilidad de su Organización?

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

Los índices de rotación del personal se han incrementado un 5% en el último año. Entre los

correos también hay solicitudes de los gerentes regionales, para que se revise la gestión del

desempeño y el sistema de reconocimiento para la fuerza comercial, ya que algunos de los

mejores vendedores se fueron a trabajar a la competencia, aparentemente por una mejor

retribución económica y beneficios adicionales. Desde entonces no se cumple con las metas.

Adicionalmente, del área administrativa le informan que los resultados de gestión las últimas

personas contratadas no son los esperados para el cargo y se desconoce la razón. Es seguro que

hay que cancelar los contratos que están en periodo de prueba y empezar el proceso otra vez,

esto impactará el cumplimiento de las metas fijadas para el periodo.

V. ASPECTO EDUCATIVO

¿Cuáles son los oferentes de formación para su talento humano?

El talento humano de la distribuidora LAP no cuenta con un programa de capacitación que

permita adquirir nuevos conocimientos y competencias que garanticen el mejoramiento continuo

de todas las áreas, los colaboradores cuentan con formación académica, pero es importante la

continua actualización de acuerdo a los objetivos y estrategias organizacionales. La capacitación

ha sido orientada primordialmente al manejo de productos dejando a un lado temas importantes

tales como el desarrollo personal, ventas y mercadeo.

La formación de los colaboradores de las diferentes áreas son profesionales y tecnólogos,

pero es evidente que requieren formación y actualización continua que les permita estar

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

preparados para enfrentarse a diferentes retos del día a día dentro de la empresa.

¿Qué formación académica tienen sus colaboradores de acuerdo con los niveles

organizacionales?

La formación de los colaboradores de las diferentes áreas son profesionales y tecnólogos,

pero es evidente que requieren formación y actualización continua que les permita estar

preparados para enfrentarse a diferentes retos del día a día dentro de la empresa.

Descripción de la formación académica:

• Ricardo Vargas, Director Administrativo y Financiero, Contador Público y Tecnólogo en

contabilidad y finanzas del SENA.

• Fernando Pérez, Director de Logística, Profesional en mercadeo y diplomados en

logística y cadena de suministros.

• Carlos Rodríguez, Coordinador comercial, Tecnología en mercadeo y publicidad.

• Carolina Prieto, Coordinadora de Talento Humano, Tecnóloga en Gestión del Talento

Humano.

¿Cuáles son las necesidades de capacitación que ha identificado?

En general para todos los empleados se sugiere la capacitación en las áreas laborales

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

relacionadas con sus funciones. Es importante que los de nivel tecnólogo puedan realizar su

cadena de formación para que puedan cualificarse e incrementar su potencial académico, en aras

del mejoramiento intelectual de cada empleado para que sus aportes sean asertivos y aporten al

mejoramiento de los procesos que requiere fortalecer la organización. La empresa requiere un

programa de formación continua, que incentive la capacitación constante que mejore el perfil

profesional de los empleados, acorde a las áreas de desempeño en la entidad.

VI. ASPECTO AMBIENTAL

¿Qué Normativa ambiental afecta su Organización?

Aunque la distribuidora LAP dentro de su misión y valores organizacionales menciona la

importancia del cuidado del medio ambiente mediante la implementación de buenas prácticas y

conductas que garantizan su cuidado, no se evidencian acciones implementadas por la

organización para minimizar el impacto ambiental.

Aun que al ser una empresa colombiana debe cumplir:

El Decreto 1299 de 2008 que reglamenta el artículo octavo de la Ley 1124 de 2007, expone la

obligación de cada organización, para que desarrolle su actividad productora en el país, mediante

la implementación y respeto por la norma ambiental y la obligación de las empresas de tener

sistemas y proyectos que contribuyan al aumento de su sostenibilidad de manera continua,

evaluando la implementación de proyectos que busquen disminuir el impacto ambiental de las

actividades de la empresa y la creación de conciencia.

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

La ley 09 de 1979, que crea el código sanitario colombiano.

Políticas internacionales, principalmente la emitidas por la ONU y adoptadas por Colombia.

Resolución 2927 de la asamblea general del del 15 de septiembre de 1972.

Ley 30 de 1990. Protección de la capa de ozono.

Estas normas pueden múltiples, dependiendo de los productos, actividades y lugares donde

las desarrolle la empresa.

¿Qué acciones implementa su Organización para minimizar el impacto ambiental?

La distribuidora LAP no ha implementado acciones que les permita minimizar el impacto

ambiental.

CONCLUSIONES.

• Conclusión personal acerca de la viabilidad de implementar la MGTHPC.

Este es el claro ejemplo de una empresa en crecimiento, en el que se han adoptado

experiencias de los profesionales que dirigen la empresa, pero que no se han adoptado como

política institucional.

La empresa presenta un gran potencial de la implementación de un sistema de Gestión del

Talento humano, complementar los documentos y formatos requeridos para tal fin, documentar

los procesos necesarios e implementar el proceso en todas las áreas. La empresa LAP presenta

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 FORMATO 3 – ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

falencias en su Gestión del talento humano y se empiezan a hacer notorias, lo cual conlleva a

empezar a presentar procesos débiles y sin seguimiento. De igual forma ya empieza a afectar

incluso las relaciones laborales.

Se requiere una mejor comunicación y en la persona encargada del Talento humano,

funciones más específicas en dicha gestión un mayor nivel de experiencia en otras áreas que

complemente lo construido a la fecha y mejoren sus procesos.

Este proceso ha evolucionado históricamente y en la actualidad se soporta en la constante

necesidad de implementar procesos de mejora, que represente drásticos cambios en beneficio de

la empresa incluida la gestión del talento humano que contribuya a que la empresa cuente con un

equipo de empleados calificados, con alto nivel de compromiso y con sentido de pertenencia en

el cumplimiento de las metas de la empresa.

En la empresa LAP, se hace evidente la necesidad de contratar personal acorde a su potencial y

no solo por la experiencia que tienen, que permita aportarles la formación requerida para mejorar

los procesos en la empresa acorde a las necesidades de rendimiento. Esta empresa tiene el

potencial de implementar un programa en su totalidad y medir su efectividad, dado que a la fecha

carece de él.

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CRONOGRAMA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES FASE DE PLANEACIÓN

TIEMPO AÑO 2019
Ítem
ACTIVIDAD (MES) RESPONSABLE
1 FASE DE PLANEACIÓN P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Diseñar esquema de reuniones P
Coordinador del
1 semestrales para revisión y
E talento humano
actualización del manual de cargos.
P Gerencia general,
GESTION PARA LA PROVISION DE Gestión
2
CARGOS E administrativa y
financiera.
P Gerencia general,
Talento humano,
Definición de planes programas de
3 Gestión
contratación y perfiles de cargos. E administrativa y
financiera.
P Coordinador del
Actividades de bienestar laboral y talento humano,
4 fomento del trabajo en equipo de los Coordinador
empleados. E comercial y
mercadeo.
Definición de cronogramas de P
Coordinador del
4 capacitación y evaluación de su
E talento humano
efectividad.
Gestión de procesos de evaluación de la P
Coordinador de
5 gestión de cargos por parte del
E talento humano.
empleado.
Documentación de sistemas de P Gestión
6 información de experiencias administrativa y
aprendidas. E financiera.
P Gestión
Gestión de incentivos para el talento administrativa y
7
humano destacado. E financiera y Gestión
del Talento Humano.
Gestión de procesos de capacitación P
Gerencia general,
8 para directivos y tomadores de
E Dirección logística.
decisiones.
P Gerencia general,
Gestión
Desarrollo de comité de seguimiento y
9 administrativa y
convivencia laboral. E financiera y Gestión
del Talento Humano.

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