BAB I

PENDAHULUAN

Arsip dalam bahasa Inggris disebut “Archives” yang berarti tempat/ dokumen. Arsip
Karyawan berarti tempat/dokumen yang berkaitan dengan karyawan, sedangkan Administrasi
kearsipan atau penataan arsip adalah suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah
ditemukan kembali.
Arsip memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi karena dapat berfungsi sebagai
sumber informasi yang dapat mengingatkan dan membantu pengambilan sebuah keputusan, selain
itu arsip juga berfungsi sebagai sumber dokumen yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian
dan melancarkan pekerjaan. Untuk Arsip Karyawan sendiri dapat berfungsi memberikan informasi
mengenai data-data Karyawan baik mengenai riwayat hidup, pendidikan dan berbagai hal yang
berkaitan dengan Karyawan.
Oleh karena itu agar Arsip Karyawan dapat berfungsi dengan maksimal, perlu adanya
pengaturan arsip dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur dan efisien. Sistem kearsipan yang teratur
berarti menggunakan metode penyimpanan yang optimal dengan klasifikasi yang jelas berikut cara
penyimpanan yang tersusun rapi sehingga dapat mempermudah pencarian kembali.

1
 BAB II
TUJUAN PENATAAN ARSIP KARYAWAN

Penataan Arsip karywan perlu dilakukan dengan tujuan:

1. Agar dokumen/arsip karyawan terpelihara dengan baik, teratur dan aman

2. Mempermudah pencarian kembali arsip/dokumen yang dibutuhkan
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian dokumen
4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip
5. Menjaga Kerapian dokumen dan ruangan.

BAB III
PIHAK PENANGGUNG JAWAB ARSIP KARYAWAN

Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan penataan file karyawan adalah seluruh staf dan
pejabat di Unit SDM
BAB IV
WAKTU PENGARSIPAN

Kegiatan pengarsipan file karyawan dapat dilakukan secara kondisional atau sesuai dengan kondisi
yang ada yaitu pada saat ada dokumen Karyawan Baru maupun saat ada tambahan pada dokumen
Karyawan yang sudah ada.
BAB V
BAHAN & ALAT

Berbagai bahan dan alat yang dibutuhkan dalam penataan arsip karyawan, meliputi:

1. Almari Arsip, berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penataan seluruh arsip
Karyawan.
2. Komputer dan Printer, dipergunakan dalam proses pembuatan dan pencetakan dokumen
kelengkapan arsip karyawan, seperti : Cover, dokumen check list dan Lembar data
karyawan beserta pelatihan yang pernah diikuti
3. Binder File Bantex, sebagai tempat penyimpanan dokumen milik setiap Karyawan
4. Plastik Isi Binder, sebagai tempat untuk menyimpan seluruh lembaran dokumen

2
5. Kertas HVS Putih dan warna, untuk lembar check list dokumen, check list peminjaman
dokumen, lembar data karyawan, lembar keikut sertaan pelatihan baik in house atau ex
house training.
6. Kertas Bufallo/Asturo warna, terdiri dari:
a. Warna Merah : Untuk label Arsip Karyawan Non Medik
b. Warna Hijau : Untuk label Arsip Karyawan Penunjang Medik
c. Warna Biru Tua : Untuk label Arsip Karyawan Medis / Dokter
d. Warna Biru Muda : Untuk label Arsip Karyawan Kebidanan
e. Warna Kuning : Untuk label Arsip Karyawan Keperawatan
7. Lem Kertas, double tape, untuk merekatkan label arsip
8. Gunting, untuk memotong kelengkapan Arsip yang dibutuhkan

BAB VI
PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Bagian SDM mengumpulkan seluruh dokumen yang akan diarsip, peralatan dan bahan
yang akan dipergunakan dalam penyusunan Arsip

2. Bagian SDM mempersiapkan data seluruh Karyawan yang terdiri dari NIK, Nama
Karyawan, Foto Karyawan dan Bagian untuk melakukan pengelompokan Bidang Kerja
Karyawan yang meliputi: Medis, Keperawatan, Kebidanan, Penunjang Medis, dan Non
Medis sehingga mempermudah pencetakan label Arsip dan cover Arsip.

3. Bagian SDM membuat design cover Arsip, label, form check list dokumen, form
peminjaman dokumen, data Karyawan serta lembar keikutsertaan pelatihan baik in house
atau external house training.

4. Bagian SDM mencetak seluruh dokumen pelengkap setelah design disetujui oleh atasan.
5. Bagian SDM memulai penataan dokumen kedalam Plastik file isi binder dengan urutan
penyusunan sbb:
A. Plastik Pertama berisi :
a. Surat Lamaran Pekerjaan,
b. Daftar Riwayat Hidup
c. Foto copy KTP/Kartu Identitas
d. Foto ukuran 4x 6, Foto copy
3
 B. Plastik Ke-dua (2) berisi :
a. Berkas pendidikan yang terdiri dari Ijazah, Transkrip Nilai, Surat Ijin Praktik
untuk masing-masing bidang
b. Kompetensi, meliputi :
- - SIP (Surat Ijin Praktik )
- - SIK (Surat Ijin Kerja)
- STR (Surat Tanda Registrasi)
- SIR ( Surat Ijin Radiografer)
- SIRO (Surat Ijin Refraksi Optisi)
- SIPA (Surat Ijin Praktik Apoteker)
- STRA (Surat Tanda Regristasi Apoteker)
- SIAA (Surat Inin Asisten Apoteker)
- SIF (Surat Ijin Fisioterapis)
C. Plastik Ke-tiga (3) berisi :
Sertifikat asli maupun foto copy yang pernah diikuti oleh Karyawan yang
bersangkutan.
D.Plastik Ke-empat (4) berisi: data keluarga Karyawan, meliputi :
- Foto copy Kartu Keluarga
- Foto copy Akte Kelahiran Karyawan dan Anak
- Foto copy Surat Nikah

E. Plastik Ke-Lima (5) berisi : surat-surat Karyawan, meliputi :

- Surat Panggilan Kerja
- Surat Perjanjian Kerja dan Penempatan Karyawan
- Surat Tugas
- Surat – surat lain milik Karyawan

F. Plastik Ke-enam (6) berisi : Job Desk dan seluruh SK milik Karyawan, meliputi:
- SK Calon Karyawan
- SK Karyawan Tetap
- SK Kenaikan Karyawan (Berkala maupun Golongan)
- SK Jabatan
- SK Penyesuaian Ijazah

4
 G. Plastik Ke-tujuh (7) berisi : dokumen-dokumen penilaian Karyawan, baik nilai
DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan),
Penilaian Masa Percobaan 3 bulan, Masa percobaan
6 bulan dan Penilaian setiap tahun.
H. Plastik Ke-Delapan (8) berisi : catatan - catatan prestasi dan kesalahan Karyawan
termasuk Surat Peringatan, Teguran maupun
catatan lain mengenai Karyawan.

I. Plastik Ke-Sembilan (9) berisi: updating file data Mutasi, Rotasi dan Demosi
Karyawan
J. Plastik Ke-Sepuluh (10) berisi : dokumen Kredensial,khusus untuk tenaga Medis
dan Paramedis)
K. Apabila terdapat dokumen lain dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan.

6. Bagian SDM menata plastik file dalam binder sesuai dengan urutan plastik Ke-Satu (1)
sampai terakhir, urut dari atas ke bawah, dilengkapi dengan daftar check list peminjaman
dokumen, check list dokumen, lembar data karyawan, dan lembar keikutsertaan
pelatihan, kemudian menempelkan cover dan label arsip sesuai dengan bidang masing-
masing.
7. Binder Arsip yang sudah lengkap ditata ke dalam almari arsip berdasarkan profesi

BAB VII
PENUTUP

Demikian Panduan Penataan Arsip Karyawan ini dibuat sebagai Pedoman / Acuan dalam Penataan
Arsip Karyawan dengan tujuan agar arsip dapat terjaga dengan baik, dan rapi sehingga mudah untuk
ditemukan kembali.