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Sistema de Información Logístico SILOG-MDN


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GUIA BÁSICA DEL SISTEMA DE INFOR-


MACIÓN LOGISTICA

SILOG

Suboficial Jefe Técnico LUIS ALBERTO MENDOZA ROJAS

Por: JT Luis Alberto Mendoza Rojas, Ex funcional Grupo SILOG-MDN. Reservado todos los derechos. 

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CAPÍTULO I.

GENERALIDADES

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1. LOS SISTEMAS ERP.

La decisión de implementar un sistema ERP obedece a múltiples variables o necesida-


des de la empresa, para su implementación, se debe conocer cuáles son las principa-
les áreas y niveles jerárquicos que deciden su adquisición e implantación, así mismo el
grado de participación en este proceso como en el resultado final tanto la función con-
table financiera como la de sus ejecutivos. Finalmente conocer cuál es el nivel de inte-
gración de este tipo de sistema con otras tecnologías presentes en la empresa. Adicio-
nalmente conocer los beneficios esperados versus beneficios tangibles observados y
cuantificar en alguna medida el impacto en la estructura organizacional por efectos de
la implementación y posterior utilización por la Empresa.
La implantación de un ERP puede brindarle numerosos beneficios, Es importante que
la empresa analice la relación real de costes y beneficios de su implantación, asegurar-
se de elegir bien para que la incorporación no se convierta en un problema.

1.1 QUE SON LOS SISTEMAS ERP:

Las siglas traídas del idioma Ingles ERP (Enterprise Resource Planning), planeación de
recursos empresariales, es un sistema de gestión empresarial integrado y diseñado
para facilitar los procesos de la empresas, proporcionando centralización y control de la
información, su misión es facilitar la planificación de los recursos, mejorando las estra-
tegias y brindando mayores ventajas competitivas en el ámbito empresarial.
Los ERP, es una herramienta tecnológica que permite en base en la información a li-
near los procesos claves del negocio; algunos de los aspectos claves en el ejercicio
diario de las compañías están:
 Integración de la información financiera.
 Integración de la información de los pedidos de los clientes.
 Integración del proceso de ventas.
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 Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación.


 Minimiza el inventario.
 Control de calidad.
 Estandarización de los procesos de Mantenimiento.
 Estandarización de la información de Recursos Humano.
Algunas de las empresas y programas, que venden aplicativos de ERP, teniendo su
participación en el mercado en ventas son:
SAP. ERP by SAP
ORACLE. E- BUSSINESS SUITE by ORACLE
MICROSOFT. DYNAMIC by MICROSOFT.
IFS. APPLICATIONS by IFS
INFOR. ERP SYTELINE by INFOR
SAGE LOGIC CONTROL.
CONSONA. MADE2MANAGE by CONSOLA
Microsoft Dynamics AX.
SAGE LOGIC CLASS.
MICROSOFT DYNAMICS NAV.

1.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP

Integración de todos los departamentos de una empresa, que con un ERP pueden
relacionarse entre sí en tiempo real de forma práctica, segura, sencilla y sin des-
plazamientos. Los modernos ERPs son capaces de mejorar enormemente el
Workflow interno de la empresa, el resultado de un proceso pasa a ser el inicio del
siguiente proceso.
Control total de la integridad y seguridad de la información. Eliminándose proble-
mas como la contaminación de la información o su malversación.
Modularidad: Un ERP consta de una columna vertebral principal y de diferentes
"módulos" que incorporan las distintas funcionalidades que una empresa necesita,
incluso es posible el desarrollo y la completa integración de módulos que solucio-
nen cuestiones muy concretas de cada empresa. Los módulos pueden "enchufar-
se y desenchufarse" del sistema principal a voluntad, asegurando así la compati-
bilidad y la escalabilidad.
Adaptabilidad: Los ERP están creados para poderse adaptar a las diversas políti-
cas que presente una empresa.
Reúso de la información, un cliente se introduce una sola vez.

1.3 VENTAJAS DE LOS ERP

 Aumento de la seguridad, control sobre la información y su distribución.

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 Control total e información instantánea en tiempo real sobre procesos críticos para
el negocio.
 Automatización de los procesos que se manejan bajo políticas preestablecidas,
minimizando la posibilidad de errores humanos o información incorrecta e incon-
sistente.
 Eliminación de operaciones repetitivas, redundantes o innecesarias.
 Mejora en la velocidad de los procesos, disponibilidad instantánea de la informa-
ción.
 Análisis de la información y de los procesos en tiempo real que facilita la toma de
decisiones e incrementa la capacidad de reacción.
 Consistencia y unificación de los datos conforme a los estándares de la empresa.
 Total disponibilidad y control de la información, en tiempo real.
 Eliminación del papeleo y de los gastos de papel, impresión y transporte de la do-
cumentación.
 Unificación de los recursos TI de la empresa. Utilización de un solo programa para
la gestión integral unificada de la empresa. Reducción de gastos en TI debido a la
mayor facilidad del mantenimiento de las aplicaciones y sistemas.
1.1. ARQUITECTURA DE LOS ERP
El ERP tiene sus raíces en el MRP, se trata de un proceso evolutivo natural. Posee al-
gunas funciones básicas de un ERP (proveer datos integrados y fidedignos) y ejemplos
de módulos que pueden componer un ERP (fabricación, finanzas, RH, etc.). Los siste-
mas ERP son proyectados para que sean independientes de la plataforma, con interfaz
GUI y arquitectura cliente/servidor.
Podemos definir al ERP como una arquitectura de software que facilita el flujo de infor-
mación entre todas las actividades de una empresa, como producción, logística, finan-
zas y recursos humanos. Normalmente, está compuesto por una base de datos único,
operando en una plataforma común que interacciona con un conjunto de aplicaciones

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El ERP emplea tecnología cliente/servidor. Esto significa que el usuario del sistema
(cliente) corre una aplicación (rutina de un módulo del sistema) que accede a la infor-
mación de una base de datos única (servidor). El banco de datos interacciona con to-
dos los aplicativos del sistema. De esta forma, se elimina la redundancia de informa-
ción y redigitación de datos, lo que asegura la integridad de la información obtenida. Es
montado sobre una base de datos central interaccionando con los distintos módulos de
una arquitectura ERP, dentro de una visión logística de administración de recursos,
estando en un extremo los clientes y en el otro los proveedores.
Motivos que llevan una empresa a usar ERP:
 Ser competitivas
 Mejorar la productividad
 Mejorar la calidad
 Mejorar los servicios prestados a los clientes
 Reducir costos, stocks
 Mejorar la planificación y utilización de recursos
Los componentes típicos de un ERP:
 Finanzas
 Contabilidad
 Planificación y Control de la Producción
 Recursos Humanos
 Costos
 Ventas
 Marketing
Principales proveedores de ERP en el mundo.
 SAP
 Peoplesoft
 Oracle
 Baan.
 J.D Edwards.

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2. EL ERP SAP.

3. LA HISTORIA DEL ERP SAP

La Empresa SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad de Mannheim, Alemania, por anti-
guos empleados de IBM. Después de haber dominado el mercado, la empresa afronta
una mayor competencia de Microsoft e IBM A comienzos del 2006 fue anunciada una
alianza muy importante entre SAP y Microsoft para integrar las aplicaciones ERP de
SAP con las de Office de Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet". La compra de
SAP por parte de Microsoft habría sido uno de los acuerdos más grandes en la historia
de la industria del software, dado el valor de mercado de la alemana, de más de 55.000
millones de euros (junio 2004).
(Gp:) SAP ofrece diseño y estrategias de procesos, así como, servicios permanentes
que ayudan a emigrar los sistemas empresariales. Productos que realiza La Empresa
SAP (Gp:) SAP trabaja en el sector de software de planificación de recursos empresa-
riales (o ERP por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning). El principal
producto de la compañía es R/3, en el que la R significa procesamiento en tiempo real
y el número 3 se refiere a las tres capas de la arquitectura de proceso: bases de da-
tos, servidor de aplicaciones y cliente. El predecesor de R/3 fue R/2
SAP también ofrece una nueva plataforma tecnológica denominada SAP NetWeaver.
Esta convierte a SAP en un programa Web-enabled, lo que significa que estaría total-
mente preparado para trabajar con él mediante la web, se puede trabajar con SAP me-
diante cualquier navegador de internet si se tienen los componentes apropiados de
SAP NetWeaver (SAP Portals). Productos que realiza La Empresa SAP
Módulo o Sistema SAP R/3 El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa
que una vez que la información es almacenada, está disponible a través de todo el sis-
tema, facilitando e18l proceso de transacciones y el manejo de información. Tiene un
conjunto de normas estándares en el área de software de negocios y ofrece soluciones
estándares para las necesidades enteras de información de una compañía
El R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning) de origen alemán, creado por SAP.
Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se
llevan a cabo en una empresa, a través de módulos. Módulo o Sistema SAP R/3 Las
aplicaciones o módulos de SAP R/3 se dividen en tres grandes áreas: Financiera, logís-
tica y de recursos humanos. Estos tres grupos no son independientes unos de otros.

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Además de éstos, existen otros componentes, llamados Cross Aplications, que son vá-
lidos para todas las aplicaciones.
Significado de SAP: El Sistema SAP es un sistema de información que gestiona de
manera integrada, "on-line", todas las áreas funcionales de una empresa. Las siglas
SAP (System, Applications and Products) identifican a una compañía de sistemas
informáticos con sede en Alemania, que se introdujo en el mercado de los sistemas de
información con un producto denominado SAP R/2, antecesor al SAP R/3.
Con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software
empresarial en el mundo, que comercializa un conjunto de aplicaciones de software
para soluciones integradas de negocios La Empresa SAP La empresa SAP es conside-
rada el tercer proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante
europeo. Con más de 12 millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y más de 1.500
socios.

2.2 ARQUITECTURA DEL SISTEMA SAP R/3

El sistema R/3 opera utilizando el principio cliente/servidor aplicado a varios niveles. Es


altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que
los modos de interacción entre los diversos clientes y servidores puedan ser controla-
dos.
SAP basa la arquitectura de R/3 en una estructura cliente/servidor de tres niveles:
 Nivel de presentación (GUI),
 Nivel de aplicación
 Nivel de Base de Datos

Principios de sistema abierto incluidos en el sistema R/3 BC.(Normas internaciona-


les para interfaz abierta)

 TCP/IP. Protocolo de comunicaciones en red.


 RPC. Incluido en ABAP/4 como RFC (Remote Function Call) Constituye la inter-
faz de programación abierta de R/3, permitiendo que otros sistemas se conecten
con las funciones de R/3.
 CPI-C. Common Programming Interface-Communication). Utilizado para las co-
municaciones programa-a-programa a través de sistemas múltiples.
 SQL. Structured Query Language.
 ODBC. Open Data Base Connectivity. Son las normas utilizadas para el acceso
abierto de los datos a los datos comerciales de R/3 en las bases de datos rela-
ciónales.
 OLE/DDE. Object Linking and Embedding. Es el estándar principal para integrar
las aplicaciones de las PC´s con el sistema R/3.
 X.400/X.500, MAPI. Messaging Application Programming Interface y EDI (Elec-
tronic Data Interchange) Son las normas para las comunicaciones externas.

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 También están establecidas interfaces abiertas para proporcionar acceso a las


aplicaciones especializadas como: CAD (Computer-Aided Design), archivos ópti-
cos, subsistemas técnicos relacionados con la producción.

Sistemas operativos compatibles con el sistema R/3

 HP-UX
 AIX
 Citrix
 GNU/Linux - Sólo la versión comercial de Red Hat
 Open VMS
 MPE/iX
 Windows Server
 Windows 95
 Windows 98
 Windows NT
 IBM OS/400
 IBM S/390
 MACINTOSH
 OS/2

Bases de datos compatibles con el sistema R/3

 SAP HANA
 MAX DB
 Sybase ASE
 Informix
 Oracle
 Adabas
 IBM DB/2
 Microsoft SQL Server

Compatibilidad entre la presentaciones del tipo front-end

 SAPGui (Interfaz gráfica de usuario) es capaz de mostrar los resultados en


forma de lista o gráfico en la mayoría de los sistemas de presentación front-
end, incluidos los siguientes:
 Windows

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 OSF/Motif
 OS/2
 Macintosh
 Java Multiplataforma

2.2 COBERTURA DE SAP

Arquitectura del Sistema SAP R/3 Arquitectura cliente / servidor del sistema R/3. El sis-
tema R/3 opera utilizando el principio cliente/servidor aplicado a varios niveles. Es al-
tamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que
los modos de iteración entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados.
Módulo SAP R/3 (GP:) Los módulos funcionales de los que está compuesto el sistema
SAP responden de forma completa a los procesos operativos de las compañías. (Gp:)
El Sistema SAP R/3 consta, en la vista modular, de áreas empresariales homogéneas,
que soportan las operaciones empresariales de una empresa y trabajan integradas en
tiempo real. (GP:) La integración en SAP se logra a través de la puesta en común de la
información de cada uno de los módulos y por la alimentación de una base de datos
común.

2.3 MÓDULOS ESTANDAR DE SAP:

A continuación, se muestra los diferentes módulos y sub-módulos que tiene el sistema


ERP SAP para su implantación. Hay que tener en cuenta, que los más usuales son los
módulos de FI/CO, MM, PP y SD. El resto de módulos se añaden poco a poco en una
fase posterior al proyecto.

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Módulos

Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se
llevan a cabo en una empresa, a través de módulos.

 Finanzas= FI: (Financial).


Submódulo:

 GL: (General ledger) Contabilidad general


 AP: (Accounts Payable) Cuentas por pagar
 AR: (Accounts Receivable) Cuentas por cobrar
 BL: (Bank Accounting) Contabilidad Bancaria
 AA (Assets Accounting) Contabilidad de Activos
 LA: (Lease Accounting) Contabilidad de arrendamiento
 TM: (Travel Management) Gestión de viajes.

 Costos y Control=CO: (Controlling).


Submódulo:

 CCA: (Cost Center Accounting) Contabilidad por Centros de Coste


 CEL: (Cost Element Accounting) Contabilidad de elementos de Coste
 PC: (Product Cost Controlling) Control de Costes del Producto
 PA: (Profitability Analysis) Análisis de Rentabilidad
 OPA: (Internal Orders) Ordenes Internas
 ABC: (Activity-Based Costing) Costes Basados en Actividades

 Logística= LO: (Logistics).


Submódulo:

 BM: (Batch Management) Gestión de lotes


 HU: (Handling Unit Management) Gestión de Unidades de manipulación
 VC: (Variant Configuration) Configuración de variantes
 ECM: (Engineering Change Management) Ingeniería de Gestión del Cambio
 CM: (Configuration Management) Gestión de configuraciones
 LIS: (Logistics Information System) Sistemas de información logística.

 Ventas y Distribución= SD: (Sales and Distribution).


Submódulo:

 BF: (Basic Functions) Funciones Básicas, Gestión Tarifas y Condiciones de


Precio, Gestión de créditos.
 MD: (Master Data) Datos maestros
 SLS: (Sales) Gestión de Ventas
 LE-SHP: (Shipping) Gestión de Expediciones
 BIL: (Billing) Facturación
 CAS: (Computer-Aided Selling) Soporte de ventas

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 FT: (Foreing Trade) Comercio Exterior


 EDI: (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos

 Gestión de Materiales= MM: (Materials Management).


Submódulos:

 CBP: (Consumption Based Planning) Planificación de necesidades sobre con-


sumo
 PUR: (Purchasing) Gestión de Compras
 IM: (Inventory Management) Gestión de Inventarios
 IV: (Invoice Verification) Verificación de Facturas
 SRV: (External Services Management) Gestión de servicios Externos
 EDI: (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos

 Ejecución de Logística= LE: (Logistics Execution).


Submódulos:

 SHP: (Shipping) Gestión de Expediciones


 TRA: (Logistic Execution Transport) Logística y ejecución de Transportes
 WMS: (Warehouse Managment System) Gestión de Almacenes
 TRM: (Task and Resource Management) Gestión de recursos y Trabajo
 IDW: (Decentralized Warehouse Management) Gestión descentralizada de Al-
macenes

 Producción= PP: (Production Planning).


Submódulos:

 PM: (Plant Maintenance) Control de Planta


 PI: (Process Industry) Industria de procesos
 QM: (Quality Management) Gestión de calidad
 E&HS: (Enviroment and Health Security) Gestión del medio ambiente

 Recursos Humanos= HR (Human Resources).


Submódulos:

 PA: (Personal Administration) Administración de personal


 PD: (Personal Development) Desarrollo de Personal
 PY: (Payroll) Nómina
 ECM: Gestión de la Compensación
 PCP: Planificación de Costo del Personal
 EDD: Evaluación del Desempeño
 PE: Gestión de Eventos
 E-Recruiting
 ESS: Employee Self-Service
 MSS: Manager Self-Service

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2.4.1 TECNOLOGÍA EN BASE DE DATOS Y CONFIGURACIÓN

 BC: Basis Components

Submódulos:

 STMS Sistema de Corrección y Transporte

2.4.2 TECNOLOGÍA EN DESARROLLO

 ABAP: Advanced Business Application Programming

Submódulos:

 SE38 Editor para escribir informes, module pools, includes y subroutine pools
 SE11 Diccionario de base de datos para el procesamiento de las definiciones
de tabla y recuperar tipos globales.
 SE41 Menú Painter para el diseño de la interfaz de usuario (barras de menú,
de aplicaciones, asignación de teclas)
 SE51 Screen Painter para diseñar pantallas y flujos lógicos
 SE37 Constructor de funciones para los módulos de funciones
 SE24 Constructor de clases para las clases de objetos de ABAP e interfaces

 Soluciones específicas por industria


 IS: Solución vertical para industrias (Químicas, AeroEspaciales, Mecánicas, etc).
 IS-RETAIL: Solución de industria para venta a detalle
 IS-OIL & GAS: Solución de industria Petroquímica y de extracción de hidrocar-
buros
 IS-U: Industry Solutions for Utilities. Solución para empresas de servicios públi-
cos
 IS-H: Solución sectorial para hospitales
 IS-P: Solución sectorial para el sector público
Además de estas soluciones estándares, el ambiente de desarrollo de SAP y su siste-
ma de información, proveen a los clientes con poderosas herramientas para desarrollo
y adaptación del sistema a los requerimientos individuales (personalización). El am-
biente de desarrollo del sistema R/3 ofrece a los usuarios su propio lenguaje de pro-
gramación de cuarta generación (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades
comerciales.
El amplio rango de servicios que ofrece el sistema, sin embargo, es solamente una de
las causas del éxito del sistema R/3. SAP soporta el concepto de sistema abierto, cons-
trucción de interfaces (GUIs), servicios, sobre los actuales estándares.
El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez que la informa-
ción es almacenada, está disponible a través de todo el sistema, facilitando el proceso
de transacciones y el manejo de información.

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Sistema de Proyectos: Con este módulo se pueden distinguir los siguientes grupos de
tareas como: Planificación aproximada inicial, con tiempos y valores establecidos des-
de un desglose de la estructura de trabajo o, al menos, desde un listado de los que hay
que hacer. Planificación ajustada, que puede utilizar elementos de costo o métodos de
cálculo de costos unitarios e implicar la inserción manual de fechas críticas, detalles de
las actividades, programación automática con R/3 y la identificación de las actividades
del camino crítico. Coordinación de los recursos a través de requisiciones de compras
automáticas y planes de reserva de materiales, control de inventario de existencia, pla-
nificación en red del equipo de personas, capacidades, materiales, recursos operativos
y servicios

2.5 EL ERP SAP EN EL MUNDO

 
Con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software
empresarial en el mundo, que comercializa un conjunto de aplicaciones de software
para soluciones integradas de negocios. La Empresa SAP es considerada el tercer
proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante europeo. Con
más de 12 millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y más de 1.500 socios, A fina-
les de 2012, SAP empleaba más 59.420 personas en más de 60 países en el mundo.

3 ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACION SAP.

La estrategia de implementación es la forma como se desarrolla un proyecto. Existen


básicamente tres tipos de estrategias de implementación de un proyecto en SAP. A
continuación se describe las estrategias de implementación y las ventajas y desventa-
jas en su aplicación.

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ESTRATEGIA VENTAJAS DESVENTAJAS

1. Step by Step Menor complejidad en coordinación, Proyectos más largos en el


control, organización del proyecto y recur- tiempo.
(Implementación
sos.
por etapas) Declina la motivación de los
Mejora constante en la calidad de los miembros del proyecto.
proyectos.
Uso parcial de la ventaja de
Se posibilita la consultoría interna. integración.
La gente tiene más tiempo para adaptarse Puede ser necesario rediseñar
a los cambios. procesos previamente imple-
mentados.
Costos prorrateados en el tiempo.
Verificación de la funcionalidad del modelo
implementado.
2 Big Bang Menor tiempo de implementación La implementación es muy
compleja.
(Cambio del sistema La funcionalidad de integración puede
en una sola opera- utilizarse de inmediato Se requiere gran cantidad de
ción) recursos humanos y financieros
Alta motivación de los miembros del en un corto tiempo.
proyecto
Se puede manejar altos niveles
Integración optima de los componentes de stress al mismo tiempo
involucrados
3 Roll out Experiencia disponible para implementa- La parametrización debe consi-
ciones rápidas. derar los estándares de la insti-
(Se crea un modelo
tución en las implementaciones
en un lugar y luego Costos reducidos porque se requiere siguientes
se replica a los otros) pocos recursos.
Es posible dejar fuera procesos
Se reducen los riesgos, ya que la mayoría específicos de una implementa-
de los problemas se resuelven en la reali- ción
zación del modelo.
Uniformidad en todas las implementacio-
nes de la institución.
Mejor comunicación entre las diferentes
implementaciones.

3.1 METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION ASAP

La metodología de implementación del proyecto denominada ASAP (Acelerated SAP),


fue desarrollada por la empresa SAP, y constituye uno de los puntos clave para maxi-
mizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implantación.
Las herramientas, incluyen facilidades para la gerencia del proyecto, cuestionarios para
ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, lista de verificación de
cumplimiento de las actividades por fase y muchos otros documentos preconfigurados
denominados “aceleradores”. Los cuales están compuestos por archivos de Project,
Words, Power Point, que ASAP pone a disposición del equipo implementador, para así
poder contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos
de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de faces

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y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de elaborar documentos que


en muchos otros proyectos ya han sido utilizados y aprobados.
Es una metodología por fases (Ver figura), orientada a procesos y es el paraguas del
conjunto de herramientas SAP. Diseñada para optimizar los proyectos de implementa-
ción y minimizar los riesgos.

3.2 LAS FASES DE LA METODOLOGÍA ASAP:

 Fase 1: Preparación del proyecto


 Fase 2: Diseño de procesos
 Fase 3: Realización
 Fase 4: Preparación final
 Fase 5: Arranque en productivo y soporte

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3.2.1 FASE 1: PREPARACIÓN DEL PROYECTO.

En esta fase es el punto de arranque del proyecto. La importancia de esta fase radica
en que en ella son definidos los objetivos y el alcance del proyecto. En esta primera
fase interviene solo la alta gerencia del proyecto.
Se integra el equipo y se establecen todos los estándares generales como son: Fre-
cuencias de reuniones (comité de dirección, control del proyecto, avance de módulos
entre otros), los informes semanales, mensuales, la documentación del proyecto (do-
cumentación de usuario, documentación de la guía de implementación, directorios de la
red donde se almacenan todos los documentos del proyecto, entre otros).
En esta fase se identifica un plan de comunicación, que define de forma clara los méto-
dos y procesos globales de comunicación para compartir toda la información del pro-
yecto, que incluye los planes de fechas de las regiones , órdenes del día y actas de
reuniones , informes de estado y procesos de comunicación para personas que no per-
tenecen al equipo del proyecto.

3.2.2 FASE 2: PLANO EMPRESARIAL (Blueprint)

El propósito del plano empresarial o Bussine Blueprint es entender los objetivos de ne-
gocio y determinar los procesos requeridos para apoyar tales objetivos.
En general, el objetivo del plano empresarial (Blueprint) es entender como la organiza-
ción puede funcionar con mySAP, y verificar que se ha comunicado un entendimiento
apropiado de los requerimientos, para esto se prepara un plano empresarial (Blueprint)
del estado futuro de la organización y se presenta para su aprobación.
Este plano empresarial consistirá de una visita grafica de la estructura de la organiza-
ción así como una versión preliminar delos procesos de negocio tanto en formato gra-
fico como escrito. Este plano empresarial finalizara con el alcance detallado del proyec-
to.

3.2.3 FASE 3: REALIZACIÓN

Una vez que se dispone de la documentación del modelo de procesos generado como
resultado de la fase anterior, el equipo del proyecto empieza con la fase de Realiza-
ción, que consta de dos pasos a saber.
a) Primero, los consultores (SAP) se encargan de realizar propuestas para un siste-
ma básico o prototipo.
b) Segundo, el equipo del proyecto con los usuarios finales se encargan de verificar
los prototipos y realizar los ajustes necesarios a la configuración.
En esta fase del proyecto se realizan las pruebas del sistema tanto horizontales como
verticales, que se definen como los casos de prueba de integración que determinan el
entorno empresarial de destino y proporcionan una base de confianza acerca de la
capacidad del sistema para gestionar la empresa. Todas y cada una de las pruebas
son validadas por los usuarios o titulares que son responsables delos procesos empre-

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sariales. Luego, cuando se obtienen las aprobaciones necesarias, se podrá seguir con
la siguiente actividad, dentro de la metodología de implementación.

3.2.4 FASE 4: PREPARACIÓN FINAL

El propósito de esta fase es completar las pruebas finales del sistema, entrenar a los
usuarios finales, preparar el sistema y cargar los datos en el ambiente de pruebas
(QMD) para luego transportarlo al ambiente productivo.
Las pruebas finales del sistema consisten en:
 Pruebas delos procedimientos y los programas de conversión.
 Pruebas de volumen y de carga.
 Pruebas de aceptación final
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto capacitara a los usuarios
claves empleando el método “train-the-trainer que es un método mediante el cual se
entrena a un usuario clave, el cual será responsable de entrenar a su vez a los usua-
rios finales, este método ayuda en la aceptación de la comunidad de usuarios finales, y
también construye la base de conocimiento para auto-soporte y mejoras futuras del
sistema.
El paso final de esta parte es aprobar el sistema y verificar que la organización está
lista para ir a producción y dar vía libre oficialmente al sistema.

3.2.5 FASE 5: ENTRADA EN PRODUCTIVO Y SOPORTE

En esta fase es donde se realiza el movimiento del ambiente Pre-productivo al ambien-


te productivo real de la organización. Paralelamente se debe disponer de todo un am-
biente de soporte que permita que los procesos de la organización fluyan sin mayor
inconveniente durante los primeros días críticos de uso del sistema, es importante tener
en cuenta que durante esta fase los usuarios finales normalmente requieren la aseso-
ría permanente del personal que realizo el proyecto para preguntas y solución de pro-
blemas.
Después del transporte al ambiente productivo el sistema debe ser revisado y refinado
para asegurar el soporte al ambiente de negocios, en donde pueden presentarse casos
de ajustes a la configuración inicial y su detección y corrección debe ser realizada por
el equipo de la organización asistido por el consultor de aplicación SAP.

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CAPITULO II.

EL SISTEMA DE INFORMACION LOGISTICO

SILOG
“LA VERDADERA HISTORIA”

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Sistema de Información Logístico SILOG-MDN

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1. COMO NACIÓ EL SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICO SILOG?

Nació en la Escuela Superior de Guerra como un sueño del aquel entonces mayor Jai-
ro Andrés Cáceres García en 1997, siendo alumno del curso de estado mayor, trabajo
de grado para ascenso a teniente coronel. El proyecto llamado “Sistema de Informa-
ción Logística Ejército Nacional de Colombia”.

1.1 COMO NACIÓ EL SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICO DEL EJÉRCITO

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En el año 1997 se inició un estudio de mercado de las empresas de venta de software


más importantes representadas en Colombia como Microsoft, Oracle, SAP, Jd Edward,
Digital Ware.
Se les invitó para que nos presentaran su propuesta para un sistema de información
que permitiera integrar la Logística del Ejército, teniendo en cuenta que por experiencia
se tenía ya la información y los resultados que para un Ejército en guerra era indispen-
sable contar con una herramienta de tecnología de punta que integrara todo lo Logísti-
co específicamente en el área de Apoyo y Servicios para el Combate; la primera pre-
gunta que las empresas hicieron fue: ¿Con que presupuesto se contaba disponible?
Para esa época no había presupuesto; se requería inicialmente un levantamiento de
información para con base en este iniciar la búsqueda del presupuesto, fue así como
posteriormente ya a cargo de la dirección de Informática del Ejército, la empresa que
mostro interés en el proyecto fue Red Colombia con quien se inició el levantamiento de
la información requerida en las Unidades del Ejército Nacional. Ese levantamiento de
información tardó aproximadamente un año donde se visitaron varios Batallones Apoyo
y Servicios para el Combate, unidades en diferentes lugares del país y en diferentes
áreas de operaciones, este trabajo se realizó acuerdo a lo planteado un año atrás, y al
finalizar ya se tenía el diagnóstico más claro y concreto del volumen de información que
se debía manejar, incluyendo almacenamiento, organización y medios electrónicos dis-
ponibles-
Cumplido este paso y se inició la búsqueda del presupuesto correspondiente, de Red
Colombia es importante mencionar el nombre de las personas que creyeron y que
apostaron a este importante proyecto el señor Hernando Bernal, señor Gerardo Vélez,
fueron los que tuvieron la entereza de apoyar con sus consultores sin ninguna contra-
prestación económica durante un año aproximadamente para levantar la información,
aspecto sin el cual no hubiera sido posible iniciar tan rápidamente el proyecto que ya
estaba en desarrollo. Es prudente referenciar que en el año 1999 logramos contactar
en la dirección de informática al entonces gerente de SAP señor Henry Gómez la cual
era una empresa alemana vendedora de software y a través de este señor solicitamos
que nos presentaran una cotización sobre específicamente el trabajo que había efec-
tuado el grupo de Red Colombia, obviamente no teníamos presupuesto y eso hacía
más complicada la situación; nos dedicamos a buscar apoyo económico y simultá-
neamente dentro de las visitas que se efectuaban a las diferentes unidades del Ejército
como director de informática yo presentaba el proyecto SILOG como en su inicio se
llamó, también es importante referenciar que esta idea de este mega proyecto trabaja-
mos en conjunto con el entonces ingeniero de sistema de la dirección de informática
My. William Albarracín, quien de manera abierta y decidida comenzamos a construir
este sueño que hoy ya es una realidad.
Tomamos como referencia experiencias de entidades grandes como Ecopetrol, entida-
des públicas y privadas del sector gobierno en el trabajo de buscar el presupuesto tu-
vimos la buena oportunidad de conocer al señor coronel retirado del ejército de los es-
tados unidos en la especialidad de logística, coronel Carlos Pérez, quien se desempe-
ñaba para ese entonces como jefe de la misión logística americana, a quien en una
oportunidad le presente la idea que estábamos madurando desde hace años y el mani-
festó que eso era lo que él estaba buscando para apoyar con recursos del plan Colom-

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bia, más tarde nos informa que después de hacer algunas presentaciones al interior de
sus superiores en el gobierno norteamericano, nos tenían disponible 3.000.000 dólares
para iniciar una primera fase y posteriormente mostrar resultados para conseguir más
presupuesto; de manera paralela en el Ministerio de Defensa Nacional durante la ad-
ministración de la doctora Martha Lucia Ramírez, quien tenía mucha inquietud en el
desarrollo de la logística del sector defensa y fue así como llamo a importantes empre-
sarios de las empresas Carulla vivero, Noel, Leonisa y otras empresas para que con-
formaran un grupo de trabajo y dieran un diagnóstico de cuál sería la recomendación
para avanzar en la logística del sector defensa, para grata sorpresa, estos eminentes
empresarios del sector privado concluyeron que lo que necesitaba el sector defensa
era un sistema de información que permitiera integrar todos los procesos logísticos pa-
ra una adecuada toma de decisiones, lo cual era la misma conclusión y el mismo diag-
nostico que el Ejército Nacional traía desde el año 1997; entonces seguimos con el
trabajo con los caminos en ejército Nacional y Ministerio de Defensa Nacional, el mis-
mo Ministerio de Defensa Nacional solicito que presentaran el trabajo que estaba desa-
rrollando el Ejercito, el cual llamo la atención y fue ahí cuando hubo cambio de Ministro
de Defensa, llego el doctor Uribe Echavarría quien demostró amplio interés en este
proyecto que estaba dentro de las prioridades del Ejercito y del sector Defensa, nuestra
preocupación en el ejército era que con 3.000.000 dólares no se pudiera incluir a todas
las fuerzas y el presupuesto sería insuficiente, sin embargo para bien el Doctor Uribe
tomo el liderazgo de esta iniciativa y le dio el empuje y la altura que el programa reque-
ría, entonces con el coronel Carlos Pérez que para esa época estaba todavía en el
cargo de jefe la misión logística americana, se retomó el tema y nació la iniciativa de
elaborar un convenio gobierno a gobierno, para este programa pero ya no solo para el
Ejército con 3.000.000 de dólares sino para todo el sector defensa y fue así como se
aportó dentro de ese convenio la suma de 18.000.000 dólares con cargo al presupues-
to del plan Colombia.

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1.2 ALCANCE INICIAL DE LA IMPLEMENTACIÓN

Con recursos propios o del Plan Colombia se pretendió iniciar la implementación de los
siguientes módulos.

Dentro de los requerimientos que inicialmente hizo del Ejército Nacional al gobierno
norteamericano cuando presentaron que nos iban apoyar con los 3.000.000, se le soli-
cito que el software que fueran a implementar, ya haya sido implementado y probado
en Colombia, que estuviera probado en el sector público y privado, en el privado para
tener la experiencia de esta logística y en el público que llevara el cumplimiento de la
ley 80, del SICE, del SIIF y de toda la normatividad vigente legal en Colombia, que el
90% de los consultores fueran colombianos, que ese software haya sido implementado
y probado en ejércitos del mundo o en fuerzas militares del mundo y finalmente que
hubiera una interventoría, dado el monto del presupuesto, para que fiscalizara y garan-
tizara que lo contratado se cumpliera en el tiempo y con la calidad requerida, así mismo
en ese convenio el gobierno americano manifestó de que se necesitaba que Colombia
se responsabilizara del hardware, las instalaciones, del personal que debía integrar el
equipo de trabajo y de un gerente administrativo, así lo considero el doctor Uribe, un
empresario exitoso del sector privado experto en logística y con ardua experiencia para
que su experiencia la aportara a la modernización de los sistemas logísticos del sector
Defensa que sumado a un gerente militar con experiencia en el campo militar con una
capacitación y experiencia en el área tecnológica en cabeza del coronel Jairo Andrés
Cáceres García y el doctor José Iván Granada se conformó la gerencia militar y la
gerencia administrativa respectivamente.
Software e implementación

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Hardware

Para tener presente

• Nació inicialmente para el Ejército Nacional. Misión Militar USA.


• Ministra defensa, convoca gurús Logísticos Colombianos.
• Leonisa, Carulla, Éxito y Noel entre otros.
• Conclusión: “Sistema de Información Logistica”.
• Apoyo irrestricto MDN Dr. Jorge A Uribe
• Selección del personal, recursos, voluntad política.
• SILOG, afectos y desafectos, incomoda algunos personas, empresas, anónimos,
RC.

Sistema de información logístico conjunto (SILOG)

E JÉ RCITO ARM ADA F UE RZA ÁE RE A P O LICIA

Escudos que ha tenido el SILOG

Primer escudo Segundo escudo

 
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Se presenta en el Ministerio de Defensa así:

Primeras Fases de implantación

Requerimientos especiales

• “Gerente militar y particular.”


• Empresa representación mundial.
• Software imprentado FFMM Mundo.
• En Producción sector privado y público Colombiano.
• 80% de los consultores Colombianos.
• Interventoría externa, garantizar contrato.
• Facilitar transferencia de conocimiento.

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Por qué SAP? (Reconocimientos)


Sector privado: 50 de las 100 empresas privadas más grandes de Colombia.

Clientes otros sectores en Colombia.

A nivel mundial:

Ejércitos del mundo

• DoD Canada.
• US South Command
• DoD Switzerland
• New zealand Defense Force
• MinDef Singapore
• Danish Defense
• Royal Netherlands Airforce

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• NAMSA (NATO Procurement Agency)


• Israely Navy
• US Navy (NAVSEA, NAVAIR, NAVSUP,SPAWAR)
• US Defense Logistic Agency (DLA), US Army WLMP
• German Bundeswehr
• Turkish Airforce

Ejércitos de la OTAN:

1.3 INTEGRACIÓN TOTAL DEL SECTOR DEFENSA

Como el gobierno norteamericano apoyo con 18.000.000 de dólares, el sector defensa,


(2004 y el 2006), se comprometió ante este convenio a suministrar los equipos, las li-
cencias de los mismos equipos, darles logística, el aseguramiento de la calidad, la ca-
pacitación en entrenamiento, más o menos entre este lapso anteriormente citado de
2004 al 2006 en unos 61.000 millones de pesos, es el aporte del gobierno Colombiano.
Sumado estos aportes entre los dos gobiernos, es lo que tenemos hoy en el programa
SILOG, ya no un proyecto ya es una realidad. El nombre inicialmente cuando empezó
trabajando en el Ejército se llamó SILOG, (Sistema logístico), posteriormente cuando
se inició ya el trabajo se le cambió, con la misma sigla, SILOG (Sinergia logística) y
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en la actualidad con la misma sigla (SILOG) se denomina Sistema de Información


Logístico Conjunto del sector Defensa.
El SILOG es un proyecto logístico con soporte tecnológico es importante dejar referen-
ciada esta frase porque no es tecnológico con soporte logístico, no, es logístico, es una
herramienta que permite fluir la información para una adecuada, oportuna y efectiva
toma de decisiones es el proyecto que inició, que hoy ya es una realidad, que integra a
las cuatro fuerzas Armadas de Colombia (Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza
Aérea Colombiana y Policía Nacional).

Proyectos relacionados el Comando Conjunto FFMM (CCFFMM)

CNMC: Centro Nacional de Mantenimiento Conjunto.


CALC: Centro de Alistamiento Logístico Conjunto.
COIC: Centro de Operaciones E Inteligencia conjunto.

1.4 ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN

Corto plazo (2004–2005): Implementar los módulos básicos SAP/R3 en las unidades
del MDN–CGFM- Ejército y Fuerza Aérea.
• MM: Manejo y control de almacenes e inventarios y compras.
• PP: Producción.
• QA: Calidad Producción.
• PM: Mantenimiento Aeronáutico - Armamento y Terrestre
• HR: Recurso Humano (Técnicos).
• FI: Gestión Financiera.
• CO: Costos
• TR: Tesorería
• MA: Manejo y Control de Activos

Mediano plazo (2006–2007): Implementar las funcionalidades básicas en las áreas de


logística, financiera y de mantenimiento en:

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• Armada
• Policía
• Módulo HR (Pilotos)
• Interface SAP- SIIF
• Roll Out (Ejército- Fuerza Aérea).

Largo plazo (2008–2011): Incluir las áreas de logística, financiera y de mantenimiento


de las FFAA en los módulos en producción, Implementar funcionalidad de módulos adi-
cionales de SAP:
• Vertical de seguridad y defensa
• SAP Sil – BW - BSC
• SCM
• Portales
• Instalación Contingencia.
El contrato se firmó en estados unidos en abril 7 de 2004, dentro de Estados Unidos,
bajo legislación norteamericana y toda la normatividad norteamericana, el contrato no
fue firmado en Colombia porque son dineros norteamericanos y por este motivo se
efectuó todo el procedimiento en USA, se inició a trabajar en el programa el 23 de ju-
nio de 2004 con dos meses de desfase (de abril a junio), y posteriormente ya con el
trabajo del equipo logramos que los cronogramas se alinearan; inicialmente nos ubi-
camos a trabajar en la calle 90 con carrera 21 en el edificio de la Exxon Móvil (Bogotá),
en el último piso el gobierno americano en razón a que no se logró conseguir instala-
ciones apropiadas, contrataron en renta el último piso del edificio de la Exxon Móvil,
donde permanecimos desde aproximadamente mediados de junio por un lapso de casi
seis meses.

Instalaciones del SILOG Actualmente (Sede Principal-CATAM)

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En la actualidad el Grupo SILOG se encuentra en la Base Aérea de CATAM dentro de


un área que fue asignada y que los mismos norteamericanos acondicionaron, así mis-
mo tenemos una cede en las instalaciones de la Brigada Logística (puente Aranda),
esas instalaciones fueron construidas gracias a unos recursos que se previeron en el
tiempo en que estaba en la dirección de informática y esos recursos se invirtieron en la
adecuación de una bodega vieja que estaba ahí y que en la actualidad después de in-
vertir ese presupuesto se tienen unas instalaciones muy dignas, cómodas, donde fun-
ciona el SILOG, allá se encuentra el módulo técnico con su equipo asesor y dos aulas
de capacitación; la otra sede se encuentra en el edificio Bachue donde se encuentra los
funcionales del ERP Salud adjunta a la misma plataforma.
La organización del programa inicio de la siguiente forma: Una gerencia administrativa,
una gerencia militar, el módulo logístico, módulo de mantenimiento, módulo financiero,
módulo técnico y un módulo de apoyo al usuario. La dependencia directa estaba en
cabeza del señor viceministro de gestión institucional, con un comité ejecutivo que lo
integraban los comandantes de fuerza, segundos comandantes y jefes logísticos, la
secretaría general, el viceministro de gestión institucional, este comité ejecutivo se
reunía cada dos meses para recibir el informe de gestión de la gerencia del programa
SILOG.

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1.5 ALGUNAS FOTOGRAFIAS HISTÓRICAS

 
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Esta foto nos recuerda cuandoxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

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CAPITULO III
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MODULOS IMPLEMENTADOS EN EL 
 

SILOG 
 
 

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1. ORGANIGRAMAS

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2. SECCION TECNICA (Modulo técnico)

Este módulo se encuentra dividido en 3 aéreas así:


Infraestructura
Es el área encargada de la infraestructura como es:
Basis
El Personal de esta aérea es la encargada de administrar la base de datos de la plata-
forma
Seguridad de la Plataforma
Es el área responsable de la seguridad de la información

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3 SECCIÓNES FUNCIONALES(Módulos Funcionales)

3.1 MODULO FINANCIERO

Gestión Financiera: Es un conjunto de herramientas completas e integradas que le


permite gestionar todos los procesos de Finanzas. Tiene por objeto la ejecución del
presupuesto de gastos y recaudos aprobados.
Gestión de Finanzas: Integración con otros frentes y procesos:
Gestión de tesorería: Control de las imputaciones automáticas de efectivo, deudores y
acreedores.
Gestión de activos fijos: Validación de los movimientos de activos fijos de acuerdo
con su ubicación y clasificación contable.
Gestión cuentas por pagar y cuentas por cobrar: Validación manejo contable y fi-
nanciero de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar en concordancia con lo esta-
blecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
Gestión costos y de mantenimiento: Análisis financiero de la información recibida de
los módulos de mantenimiento y de costos, para evitar errores de imputación en los
movimientos efectuados por esas áreas.
Estructura financiera en SAP

SOCIEDAD CO: Es una unidad organizativa que representa un sistema cerrado utili-
zado para contabilizar costes. Una sociedad CO puede contener una o más socieda-
des, que pueden operar en diferentes monedas si es necesario. Las sociedades de
una sociedad CO deben utilizar los mismos planes de cuentas operacionales.
Todas las operaciones de imputaciones internas sólo hacen referencia a objetos de la
misma sociedad CO. En la plataforma SAP manejamos sociedades CO como:
MDN: Para todas las sociedades FI de las Fuerzas Militares (3000–4000–5000)
PNC: Para la Policía Nacional (7000…)
SSFM: Subsistema de salud de las FFMM
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Sociedad Financiera (FI): La sociedad FI representa una Asignación interna, maneja


su propio plan de cuentas y genera sus reportes de manera independiente.

3.1.1 GENERALIDADES DE LA GESTIÓN FINANCIERA

Corresponde al Plan General de Contabilidad Pública considerado como elemento


fundamental en el diseño e implementación de un sistema integrado. Contiene la regu-
lación de tipo general y está constituido por el Marco Conceptual, la Estructura y clasi-
ficación de las clases y grupos.
Algunas de las sociedades FI implementadas en SILOG por Fuerzas tenemos:

EJERCITO NACIONAL DE COLOMBIA

3000 COEJC COMANDO EJERCITO 3024 BIVAR BAT.INF #21 PANT.VA


3001 BAS21 BAT.ASPC #21JOSE A. 3025 BIPAR BAT. INF.#19 JOA.PA
3002 BAABS BAT ABAS PE FER VAR 3026 BAS01 BAT.ASPC #1 CAC.TUN
3003 BAMAN B.MTO JOSE M RO 3027 BISUC BAT.INF.#2 ANT.J SU
3004 BASEM BAT.ASPC EDUC MILIT 3028 BATAR BAT. ART. #1 TARQUI
3005 BASEN BAT. APOY.ENTR.MILI 3029 GMSIL G.CAB.MEC #1 M.S.PL
3006 BAS09 BAT.ASPC#9 CAC.GAIT 3030 BAS12 BAT.ASPC #12 FER SE
3007 BAS06 BAT.ASPC#6 F.ANT.ZE 3031 BASPC23 GRL RAMON ESP
3008 BAS04 BAT. ASPC 4 YARIGUI 3032 BAMAI BT MANT INGENIEROS
3009 BAS03 BAT. ASPC 3 POL.SA. 3033 BIRIF BAT.INF#31 RIFLES
3010 BAS02 BAT. ASPC 2 CAC. A. 3034 BAS11 BAT.ASPC#11CAC TIRR
3011 BAS05 BAT. ASPC 5 MERC.AB 3035 BAS13 BAT.ASPC#13 CAC. TI
3012 BASCO. BT.APOY. SERV.COM 3036 BIGUP BAT.INF.#37 GUA.PRE
3013 BIROV BAT.INF.#13 C.GAR.R 3037 BIBYA BAT. ING.#13 ANT.BA
3014 BISAN BAT.INF#15FCO PAULA 3038 BACOM BT COM MAN MUR TO
3015 BAGAL BAT.ART.#5J.A.GALAN 3039 BISUM BAT INF #39 SUMAPAZ
3020 BICOD BAT ING #3 AG.CODAZ 3045 ESING ESCUELA INGENIEROS
3021 BAPAL B.ART.#3 BAT PALACE Entre otras

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ARMADA NACIONAL DE COLOMBIA

4000 COMANDO ARMADA 4009 BFIM16 BAT. FLUVIAL IM.16


4001 BASE NAVAL ARC BOLIVAR 4010 BASE NAVAL ARC SAN ANDRES
4002 CALOGIM CDO. LOGIST. IM. 4011 BASE NAVAL ARC MALAGA
4003 BIM12 BAT. INF. MARINA 12 4012 BACAIM2 BAT.CDO I.M. No.2
4004 BACAIM1 BAT.CDO I.M. No.1 4013 BASE NAVAL ARC LEGUIZAMO
4005 BACAIM6 BAT.CDO I.M. No.6 4014 ESTACION AMAZONAS
4006 BAT.FLUVIAL DE IM No. 30 4015 ESC. NAVAL SUBOFICIALES
4007 BACAIM4 BAT.CDO I.M. No.4 4016 ESC.NAVAL ALM.PADILLA
4008 BASE NAVAL ARC ORINOQUIA 4017 JEFATURA DE INTELIGENCIA

FUERZA AÉREA DE COLOMBIA:

5000 CDO. FUERZA AEREA COFAC 5010 GACAR


5001 CACOM 1 5011 CATAM
5002 CACOM 2 5012 CAMAN
5003 CACOM 3 5013 GAORI
5004 CACOM 4 5014 JEFATURA DE INTELIGENCIA
5005 CACOM 5 5015 GACAS GRUPO AEREO CASANAR
5006 CACOM 6 GAAMA GRUPO AEREO AMAZONA
5007 AGENCIA COMPRAS - ACOFA Entre otras
5008 EMAVI
5009 ESUFA

3.1.1 SUBMODULO DE CONTABILIDAD

Terminología:
Cuenta de mayor: Dato maestro en el que se muestra el registro y saldo de operacio-
nes en un periodo determinado.
Deudor: Persona o empresa voluntariamente comprometida a satisfacer una deuda.
Acreedor: Persona o empresa con la cual adquirimos una obligación que se debe can-
celar en un momento determinado.
Saldo Acreedor: Importe que se está obligado a cancelar a un acreedor en un momen-
to determinado.

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Partidas Abiertas: Es una operación no concluida en el sistema (puede tener pendien-


te la obligación, el pago o la compensación).
Compensación: Procedimiento mediante el cual se concluye o realiza un cruce de
operaciones equivalentes.

3.1.2.1 CUENTAS DE MAYOR (Gestión de libro Mayor)

Estructura de cuentas contables: El Plan de Cuentas fue estructurado de acuerdo al


plan de cuentas contemplada en el SIIF.
Definicion del plan de Cuentas

Estructura de Cuentas Contables: El catálogo de cuentas fue estructurado de acuer-


do al Plan General de Contabilidad Pública

Plan de Cuentas: Corresponde al Plan General de Contabilidad Pública considerado


como elemento fundamental en el diseño e implementación de un sistema integrado.

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Cuentas asociadas: Cuenta de mayor que garantiza una integración en tiempo real
de las cuentas de contabilidad auxiliar en el libro mayor. Todas las cuentas del libro
auxiliar se contabilizan automáticamente en el libro mayor. Las cuentas asociadas,
Son cuentas contables que van asociadas al NIT o cédula de la persona o entidad
jurídica, nos llevan directamente a la cuenta contable dependiente a la clave de conta-
bilización que utilicemos y que se representa con la letra K.

Cuentas Divergentes

Claves de Contabilización

La clave de contabilización me indica el tipo de movimiento débito o crédito que se va


afectar a una cuenta, cuando se registra una partida individual.
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Funciones:
 Controla el tipo de cuenta a la que puede Contabilizar la partida individual asi:
S = Cuentas de Mayor
D = Deudoras
K = Acreedoras
A = Activos
M = Material
 Si la partida se contabiliza como Debe o Haber.
 El status de campo de los detalles adicionales:
* División
* Centro de Costo
* Texto
3.1.2.2 GESTIÓN DE ACREEDORES

Compensación:
Gestión de Partidas Abiertas: Para compensar el saldo de las posiciones asignadas
entre sí debe ser igual a cero, cuando se realiza el proceso de compensación, el siste-
ma introduce un número de documento de compensación y la fecha de compensación
Proceso de Compensación: Después de la verificación por la FBL1N de los acreedo-
res que tienen partidas abiertas, para compensar el saldo de las posiciones asignadas
entre sí debe ser igual a cero, debe realizarse entre un débito y un crédito, el sistema
introduce un número de documento de compensación y la fecha de compensación.

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Integración con el módulo de logístico

Procesos de obligaciones

3.1.2.3 GESTIÓN DE DEUDORES

Datos Maestros deudores: Cuando se crea por primera vez el deudor en el sistema
se requiere definir esta información para generar los reportes de las operaciones recí-
procas, el deudor se crea solo una vez en el sistema a nivel central y se habilita en las
demás sociedades.

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Cuentas deudoras

Procesos de registro de ingresos

Procesos causación de convenios

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Procesos causación de Ingresos

3.1.2.4 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

• El Concejo de Estado – Sala Contencioso Administrativo declaro nulidad al decre-


to 791 de 1979, mediante el cual se aprobó el reglamento de procesos administra-
tivos por perdida o daños de los bienes destinados al ramo de la Defensa Nacio-
nal.
• Se debe aplicar la normatividad dispuesta en el régimen de contabilidad Publica
capitulo décimo.
• El proceso contable es el siguiente:
Debito a la subcuenta 836102 (Responsabilidades en proceso)
Crédito a la subcuenta 891521 (Deudoras de control)

Convenios Interinstitucionales

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3.1.2.5 GESTIÓN DE CIERRES FINANCIEROS

 Procesos previos al cierre de un período e contable


 Procesos Especiales
 Desplazamiento períodos logísticos
 Cierre periodos financieros
 Generación Estados Financieros.
Análisis de cuentas

3.1.2.6 CIERRES DE MÓDULOS:

El último procedimiento del cierre anual que se realiza es la verificación del correcto
cierre, debe tener en cuenta que:
1. Debe solicitar la apertura de la cuenta 3110XXXX excedente o déficit antes del
cierre.
2. La transacción de cierre anual F_CO_01 solo debe correrse una sola vez.
3. El periodo que se verifica es el 13 en el cual las cuentas 4, 5, 6 y 7 quedan en
cero.
4. La cuenta 3128* es desplazada automáticamente a la 3105010040 por lo tanto
en el periodo 01 del siguiente año desaparece.
5. Para la ZLMAYOR el nivel del informe será 10.
6. Después del cierre deben verificarse saldos finales SAP PERID 13 año de cierre
VS saldos iniciales siguiente año SIIF.

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Cierre Activos Fijos: Finalizado el período contable el módulo de Activos Fijos genera
el proceso de cierre, ejecuta el proceso de depreciación y amortización generando los
registros contables respectivos, afectando los Estados Financieros.

Cierre Mensual:

Cierre anual de activos fijos:


 AFAB: Re-ejecución de la Depreciación: Al final de la vigencia se recomienda re-
ejecutar la depreciación correspondiente al periodo, con el propósito de que no
quede ningún activo fijo pendiente por contabilizar depreciación, amortizaciones,
valorizaciones o provisiones.
 AJRW: Cambio del ejercicio de activos fijos
 AJAB: Cierre del ejercicio de activos fijos.
 OAAQ: Verificar el cierre de activos fijos.
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Cierre financiero anual:


 F.07: Arrastre de saldos deudor y acreedor.
 F_CO_01: Cancelar y cerrar las cuentas del PYG (3128*, 4*, 5*,7*).
 F.16: Arrastre saldos de las cuentas de mayor.

Cierre Anual

Clases de documentos financieros

3.1.2 SUB MODULO DE COSTOS

Concepto: Valoración en términos monetarios de todos los recursos involucrados en la


producción de un bien, en la prestación de un servicio ó en ambos (Controlling = Con-
tabilidad Interna o de Gestión)
Con el módulo de Costos-CO, cambia radicalmente el análisis y control de la gestión en
el sector defensa (MDN, Fuerzas Militares y Policía Nacional) ya que en los diferentes

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niveles de la organización se cuenta con información automática, ágil y oportuna que


facilita el análisis y la toma de decisiones.
Terminología
Sociedad CO: Estructura las operaciones contables internas de una empresa
Área de jerarquía: Ubicación de la estructura en la cual confluyen varios elementos
asociados
Recargos: Se utilizan para transferir los costos de un centro de costo que no mantiene
referencia directa con la actividad utilizada.
Orden real: Se utiliza para agrupar costes e imputarlos posteriormente a los distintos
destinatarios
Orden estadística: Se utiliza para evaluar costes que no se pueden detallar en la clase
de coste o la contabilidad de centros de coste
Objeto de costo: Es el elemento del sistema (centro de costo, orden, centro de benefi-
cio y proceso entre otros) en el cual se pueden imputar, trasladar, liquidar, distribuir
ingresos, costos y gastos.
Comparativo FI vs CO

 
Jerarquias CO: La jerarquía o jerarquías estándar de costos, son estructuras de árbol
que contienen las diferentes agrupaciones de los datos maestros de una sociedad CO.
Entre los Elementos sujetos a costos tenemos: Mano de obra, insumos e indirectos.

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Integración funcional

Componentes de co

Jerarquías de Centro de Costos

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3.1.3.1 CONCEPTOS DE COSTOS

Centro de costos: Unidad organizativa claramente definida y localizada dentro de una socie-
dad CO donde se producen costos.
Se agrupan según responsabilidad, control, decisiones, procesos y actividades, entre
otros. Esta característica se asigna a través de la clase o tipo de centro de costo.
Nemotecnia centro de costo

 
Clase de actividad: En la sociedad CO, funcionalidad para clasificar las actividades
que ofrece un centro de costo.
Se asignan a una clase de costo, se valoran a través de una tarifa y pueden ser
utilizadas por otros centros de costo.
Valores estadisticos: Reporte cantidad y actividad en un objeto de costo; puede ser
contabilizado en un centro de costo u orden en real o en plan y tiene valoración según
unidad de medida o de tiempo.
El valor estadístico cuyo tipo se define como valor fijo se contabiliza desde el mes de
entrada y en todos los periodos siguientes del mismo ejercicio.
El valor estadístico cuyo tipo se define como valor total se contabiliza solo en el mes
de entrada.
Planificacion: Hace referencia a la definición de una estructura de información para la
entidad. Permite establecer el costo que probablemente se generará con el desarrollo
de las actividades que conforman la gestión de un área de responsabilidad, área de
apoyo o área operativa, así como la valoración de un producto o servicio

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3.1.3.2 CONTABILIZACIONES REALES:

Se utilizan para verificar los costos que produce una organización. Son el resultado de
las contabilizaciones por la gestión de activos fijos, materiales, ventas y distribución,
costos y contabilidad.
Cierre de período: Realizar los movimientos y ajustes necesarios (movimientos de
corrección, registros valores estadísticos, traslado de costos, facturación de
actividades, distribuciones, subreparto, etc.) para que al cerrar no se vuelvan a realizar
contabilizaciones en estas posiciones.
Imputaciones CO: Puede ser manual en Controlling para los diferentes tipos de clases
de costos (salvo la 43) ó automática en las clases de costo primaria
Facturación actividades: Implica medir, registrar y facturar los diferentes servicios
prestados a través de la cuantificación de las clases de actividad
Traspaso manual costos: Se conserva la clase de costo original. Operación diseñada
para corregir errores de contabilización, aunque siempre debe corregirse en el
componente donde se originó
Liquidación orden: Traspaso de costos a uno o varios receptores, de manera
individual o masiva
Distribucion: Traslado solo de clases de costo primarias a uno o varios receptores
Subreparto: Imputación de costos a los receptores a través de las clases de costo de
subreparto (tipo 42)
Cierre de ejercicio: Los demás componentes activos del sistema (FM, SD, LO, PP,
MM y GL entre otros), deben haber concluido los procesos y ajustes para reflejar lo
realizado en el año. Hecho esto se hacen los movimientos de costos, trasladar saldos,
hacer las planificaciones para el nuevo ejercicio y bloquear el año anterior.
Ordenes: Funcionalidad que permite planificar, programar y realizar el seguimiento de
los costos resultantes
Procesos empresariales: Es una estructura multifuncional dentro de la institución que
consume diversos recursos de varios centros de costo. Generalmente, varios centros
de coste participan en la ejecución de un proceso empresarial.
Costos del producto: Permite calcular el costo del producto en forma individual,
comparar costos de producción, elementos de costo, definir estándar para validar
proceso productivo, actualizar precio en el maestro de materiales y realizar análisis
Centro de beneficio: Unidad organizativa de finanzas cuyo propósito es control
interno, validando y analizando costos de venta o costos totales e ingresos.
Sistema de información: El menú de informes para CO se presenta en forma de árbol
y muestra los diferentes tipos de valoración para la gestión y toma de decisiones de la
entidad

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3.1.3 SUBMODULO DE PRESUPUESTO

La Planificación y ejecución presupuestal permitirá dar un manejo adecuado a los re-


cursos financieros, asegurando su disponibilidad, generando información pertinente
que permita controlar su ejecución y monitorear a largo plazo la viabilidad financiera,
asegurando de esta manera que no ocurran excesos en los valores presupuestados
para la categoría de egresos definida en el control presupuestario en la Entidad y exista
equilibrio financiero entre los ingresos y gastos.
Terminología.
Centro Gestor: Es la unidad responsable de ejecutar los recursos financieros que le
han sido asignados previamente
Posición Presupuestaria: Concepto del gasto donde se ejecuta directamente el pre-
supuesto
Área Funcional: Clasifica los gastos en función de su objetivo económico del gasto /
plan de acción.
Período Presupuestario: Periodo o vigencia en el que se ejecuta el presupuesto.
Tipos de Valor: Clase de documento que genera el sistema y que presenta alguna
afectación presupuestal
Partidas abiertas: Son documentos que aún no han terminado su proceso y por lo tan-
to tienen saldo por ejecutar.
Reimputación: Es el proceso mediante el cual es modificada alguna de las imputacio-
nes a nivel presupuestal, es común realizar reimputaciones durante el cierre anual.
Apropiación: Son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso de la República
aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31
de Diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán
comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.

Ejecución presupuestal

 
Certificado de Disponibilidad: Es un documento de gestión financiera y presupuestal
que permite dar certeza sobre la existencia de recursos financieros disponibles y libres,
para la adquisición formal de un compromiso.
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Registro Presupuestal: Es el registro definitivo de un gasto que expide el jefe de


presupuesto de una entidad pública, el cual garantiza que los recursos del presupuesto
solo se utilizarán para el fin especificado en dicho registro
Cierre presupuestal

 
Informes:
Permiten visualizar toda la cadena presupuestal desde la creación del certificado de
disponibilidad presupuestal hasta el pago de la obligación.
Mediante los informes presupuestales, se generan los estados financieros de cada ru-
bro presupuestal con su respectivo consumo y afectación al módulo logístico y conta-
ble.

3.1.4 SUBMODULO DE TESORERIA (Ingresos-Egresos-Conciliación)

La gestión de tesorería, permite tener el conocimiento necesario y habilidad para el


manejo de los recursos financieros de la entidad.
A través de este módulo, se lleva el control del disponible en forma detallada, donde se
registra en tiempo real, los movimientos (ingresos y egresos) realizados durante un de-
terminado periodo de tiempo, generando reportes que permiten verificar la fiabilidad de
la información.
Terminología:
Banco Propio: Es una clave de cinco caracteres que identifica unívocamente una
cuenta bancaria en el sistema SAP.
ID de Cuenta: Es una clave numérica de cinco cifras que identifica una cuenta banca-
ria, en nuestro caso las últimas cinco cifras de la cuenta bancaria incluyendo digito de
control.
Clave de Banco: Es una clave numérica de dos cifras (para Colombia) que identifica
un banco. Se tomó el código que el banco de la República le dio a cada banco para
Colombia.
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Libro Mayor: Es la cuenta contable asociada al PGCP que identifica específicamente


una cuenta bancaria a nivel de auxiliar dentro de una sociedad.
Clase de cuenta: Variable de un carácter que permite clasificar las cuentas en:
• Cuentas de Mayor (S)
• Cuentas de deudor (D)
• Cuentas de acreedor (K)
Cuenta Alternativa: Es la cuenta contable que determina el PGCP.
Formato Multicash: Es un formato estándar que utilizan todos los bancos para sumi-
nistrar información de los extractos bancarios en medios magnéticos.

3.1.5.1 GESTIÓN BANCARIA

Banco Propio: Banco propio en una sociedad se representa mediante una identifica-
ción bancaria y cada cuenta actualizada con un banco propio se representa mediante
una identificación de cuenta.

ID de Cuenta: Son los cinco últimos dígitos de la cuenta bancaria, acuerdo al concepto
que corresponde.

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Composición Cuenta Bancaria


• Los dígitos que componen la cuenta contable para banco son 10 discriminados
así:
• Compuesta por la cuenta contable del Plan General PGCP.

3.1.5.2 NIVELES DE TESORERÍA:

El detalle por nivel de tesorería proporciona información sobre las causas de las opera-
ciones en cuentas o bancos respecto a las cuentas bancarias y grupos de tesorería.
Por ejemplo, puede identificar cómo entró en el sistema una unidad de información
(contabilización o aviso/partida plan)

Clases de documentos: El registro de documentos en SAP se gestiona a través de


clases de documentos. De acuerdo con el tipo de operación se selecciona la clase de
documento, que a su vez tiene asociado un rango numérico. Este No de documento es
de 10 dígitos.
Documentos de ingresos

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Documento de egreso

Documento cargue de extracto:

Documento de anulación de ingresos y egresos:

Flujo de caja: Es la presentación sobre un cuadro en cifras para diversos periodos ha-
cia el futuro. ¿Cuándo va a entrar o salir dinero físicamente?
Para que sirve: Para apreciar por periodos el resultado Neto de ingresos menos los
giros de dineros, es decir en que periodo nos va a sobrar o faltar dinero.
El objetivo: Es tomar decisiones en el departamento de tesorería, las transacciones
son: FF7A y FF7B.

3.1.5.3 ESTRUCTURA DE BANCOS

NIVEL 0: Este solamente se utiliza cuando va a cargar el extracto manual o automáti-


co. Por eso se contabiliza automáticamente
NOTA: No se deben hacer INGRESOS NI EGRESOS con este nivel (Cero). O

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Clave de Contabilización SAP: La clave de contabilización me indica el tipo de movi-


miento débito o crédito que se va afectar a una cuenta cuando se registra una partida
individual.

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Configuración en SAP

3.1.5.4 LA CONCILIACIÓN BANCARIA:

Refleja el resultado de la tarea de verificar los movimientos financieros diarios que figu-
ran en el Extracto de Cuenta Bancaria con el libro de Bancos en una sociedad “SAP”,
para efectos de determinar el origen de las diferencias.
Existen causas principales que provocan diferencias entre los libros de la sociedad y el
banco como son:
 Depósitos en tránsito.
 cheques pendientes de cobro.
 consignaciones registradas en extracto y no en libros.
 consignaciones registradas en libros y no en extracto.
 notas debito por comisiones.
 notas crédito por devoluciones, rechazos.
Mecanismo de control:
Control Caja y Bancos: Estado real del saldo en caja y bancos significativo para el
cierre de cada periodo contable porque las cuentas que lo integran involucra movimien-
tos relevantes, puesto que tiene una estrecha relación con fuentes de ingreso, egresos
de fondos o desembolsos.
Control de Flujo de Efectivo: Estable la procedencia de recursos de aplicación en
presunción de ventas o ingresos omitidos por diferencias en cuentas abiertas de la uni-
dad, por la existencia de saldos negativos en el flujo de ingresos de efectivo y/o cuen-
tas bancarias.
Mecanismo de Control: Permite sustentar las razones de las diferencias entre el saldo
que se muestra en el extracto bancario y el saldo que resulta según libros contables
(SAP).
Verificación de la gestión TR Y GL: Permite verificar que se haya realizado una ade-
cuada explicación de los cobros y pagos efectuados durante el periodo contable, así

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como gastos vinculados y que los importes que se consignan en el extracto bancario
como en la contabilidad sean los correctos y exactos.
Herramientas de Control Interno: La conciliación bancaria no debe ser elaborada por
el (los) encargado (s) de efectuar los pagos y cobros en la entidad (Tesorero). Además
la revisión y aprobación, debe realizarla una persona con responsabilidad, y hacerla
firmar por el funcionario que la ha verificado

3.1.5.5 GESTIÓN DE RECAUDO (Ingresos)

Conceptos de Ingresos
 Fondos Internos
 Dir. Tesoro Nacional
 Traslado de Fondos
 Consignaciones. Caja - Bancos
 Const. Acreedores Varios

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Recaudos por traslados de fondos

Recaudos por consignación de Caja - Banco

Clase de Documento: CG (Caja General)


Transacción: F-06
Recaudos por constitución de acreedores varios

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3.1.5.6 GESTIÓN DE PAGOS

Esquema Funcional

Conceptos de pagos
 Pago a Proveedores
 Pago de Impuestos
 Traslado de Fondos
 Reintegro Acreedores
 Reintegro de Recursos
Formas de pago

Pagos con Impresión de Cheque Automático (Transacciones)

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Reintegro acreedores

Reintegro de fondos A D.T.N. o caja F.F.M.M.

3.1.5.6 DEUDORES Y ACREEDORES:

Los Datos Maestros:


• Son la fuente central de información de su empresa.
• Todos los componentes SAP tienen acceso a estos datos.
• Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centrales, puede evitar
la redundancia de datos.
• Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individua-
les para la mayoría de las operaciones.
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Para crear datos maestros de un deudor o acreedor se debe tener en cuenta que exis-
ten varias descripciones en el rango de Deudor o Acreedor las cuales permiten identifi-
carlos según el caso así:

Cuando se crean Deudores y Acreedores por primera vez en el sistema, se requiere


confirmar la información diligenciada por la transacción FD08 o FK08.

Gestión de ingresos

Tipos de Ingresos
• Fondo interno
• Giros de la DGCP y TN
• Traslado de fondos entre cuentas
• Traslado de fondos entre unidades
• Consignación caja a bancos
• Acreedores varios
• Impuestos

Gestión de egresos

Tipos de Egresos
• Pago a Proveedores
• Pago Individual con Impresión De Cheque
• Traslado de Fondos entre Cuentas
• Pago Masivo por Propuesta F110
• Pago de Impuestos
• Traslado de Fondos Entre Unidades
• Traslado de Fondos Entre Mis Cuentas
• Reintegros a la DGCP Y DTN
• Reintegros a la Caja F.F.M.M.

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3.1.5.7 OPERACIONES ESPECIALES EN SILOG

Sistema de información deudores (Transacciones)


 FD10: Visualización de saldos: Deudores
 FIAR: Informes para contabilidad Deudores.
 FD11: Análisis de Cuentas Deudor.
Sistema de información acreedores (Transacciones)
 FBL1N: Partida individual Acreedor
 FK10N: Visualización de saldos: Acreedores
 FIAP: Informes para contabilidad Acreedores
Sistema de información cheques (Transacciones)
 FCHN: Registro de Cheque
 FCHK: Gestión de Cheques
 FCH1: Visualizar información de Cheques
 FCHI: Intervalos de números de cheques
Sistema de información cuentas de mayor (Transacciones)
 FS10N: Visualización Saldos Cuentas de Mayor
 ZTRFONFOS: Estado Diario de Fondos y Valores
 ZTLB: Reporte Libro de Bancos
 ZTRCB: Reporte de Conciliación Bancaria
 FF7A: Gestión de Tesorería: Acceso
 ZTPIB: Contabilizar Ingresos
Otros reportes
 ZTLB: Libro de Bancos
 ZTRFONDOS: Estado diario de fondos y valores
 FS10N: Saldos de cuentas de mayor
 FBL1N: Saldos de acreedores
 FBL5N: Saldos de deudores
 ZTRCB: Reporte de conciliación

3.1.6 SUBMODULO DE ACTIVOS FIJOS

El módulo de activos fijos, está relacionado directamente con la sociedad FI. Este pro-
ceso permite llevar el control detallado de los Activos Fijos del Ministerio de Defensa
Nacional, desde el momento de entrada al almacén y conociendo por completo su tra-
zabilidad en el sistema mientras permanezca en uso u operatividad.

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Sociedad FI: Es la unidad organizacional que presenta estados financieros a los entes
de control y tiene NIT (Número de Identificación Tributaria) propio.
El módulo de activos fijos tiene como objeto.
 Administra y supervisa activos fijos
 Auxiliar libro mayor
 Incorpora todo el ciclo de vida
 Calcula depreciación y amortización
 Variedad de reportes
Terminología:
Valoración de activos: Aumento neto del valor en libros de los activos, resultante de
comparar el valor en libro de los bienes sobre su valor de realización o costo de reposi-
ción, establecido mediante avalúo.
Avalúos: Es la valuación de los bienes con el propósito de establecer el valor de reali-
zación de los bienes, establecido mediante avalúo técnico, con estricta sujeción a las
disposiciones legales vigentes.
Provisión: Representa el menor valor de las propiedades, planta y equipo, resultante
de comparar el valor en libro de los bienes sobre su valor de realización o costo de re-
posición, establecido mediante avalúo.
Bienes en tránsito: Comprende la propiedad, planta y equipo que se encuentra en
trámite de transporte, legalización, importación o entrega, por parte de los proveedores
o terceros responsables.
Bienes de uso permanente sin contraprestación: Comprende los bienes recibidos
por las Unidades del Ministerio de Defensa, para ser utilizados de manera permanente
en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, sin contraprestación alguna.

3.1.6.1 DEFINICION DE ACTIVO FIJO

 Bienes adquiridos, para utilizarlos en el desarrollo del cometido estatal.


 Inmovilizan temporalmente el capital
 En el tiempo tienden a desaparecer por efecto de la depreciación.
Ejemplo:

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Activo fijo con accesorios

¿Que son bienes devolutivos?

 No se consumen con el primer uso.


 Se deterioran y perecen con el tiempo por su naturaleza.
 Deben ser devueltos a la administración que los entregó

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 Son objeto de depreciación, provisiones y amortización


 Se dividen en bienes depreciables, no depreciables, agotables y amortizables.

3.1.6.2 BIENES DEPRECIABLES

Son Bienes tangibles adquiridos por el ente público, a cualquier título, registrados con-
tablemente en alguna de los siguientes conceptos:
 Plantas y ductos
 Líneas y cables
 Edificaciones.
 Maquinaria y equipo.
 Muebles enseres y equipo de oficina.
 Equipo de comunicaciones y computación.
 Equipo de transporte.
 Entre otras.

3.1.6.3 BIENES AMORTIZABLES

Para estos activos es el reconocimiento gradual de la pérdida de capacidad productiva


del activo (semovientes, plantaciones agrícolas, intangibles, bienes de beneficio y uso
público, bienes entregados a terceros), en razón al tiempo esperado de productividad.
La amortización de estos activos es diferente a la depreciación, en razón a que no tie-
nen una vida útil definida, por lo que cada sociedad deberá determinar la vida útil de
sus semovientes, que ésta debe ser menor entre la vida útil estimada y la duración de
su respaldo legal.
Ejemplo: La vida útil estimada de los semovientes es de 5 años, y el veterinario deter-
mina por 3 años, la vida útil deberá ser de 3 años, puesto que esta es la menor de las
dos.

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Parámetros generales
Todo AF Mayores a 2.5 SMLV se deprecia durante su vida útil. (> 2.5 SMLV) ejemplo.

Un fusil que se adquirió en el año 2008, con un costo histórico de $ 5.000.000, debe ser
depreciado durante su vida útil es decir 15 años.
¿Por qué?: El salario mínimo en el 2008 era de $461.500.00, La Contaduría General
de la Nación mediante Circular Externa Fijo el Valor de $1.102.700,00 para determinar
la menor cuantía; el costo histórico del fusil es mayor a este valor, por lo tanto se de-
precia durante su vida útil
Todo AF Menores de 2.5 SMLV se deprecian al mes siguiente que salen al servicio.
(<2.5 SMLV) ejemplo.

Un computador que se adquirió en el mes de enero de 2009 con un costo histórico de


$600.000, debe ser depreciado totalmente al mes siguiente que sale al servicio.
Por qué?: El salario mínimo en el 2009 es de $496.900.00, La Contaduría General de
la Nación mediante Circular Externa Fijo el Valor de $1.188.150,00 para determinar la
menor cuantía; el costo histórico del computador es menor a este valor.

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Tabla de vida útil

3.1.6.4 CLASIFICACION DE LOS ACTIVO FIJOS

Clasifican y agrupa los activos fijos de acuerdo con su propósito, características y re-
quisitos legales o fiscales, ejemplo.
1605* = Terrenos
1610* = Semovientes
1615* = Construcciones en curso, vías y redes
1620* = Mont. Plantas, líneas cables
1635* = Nuevos en bodega
1636* = En mantenimiento
1637* = Usados en bodega
1640* = Edificios, casas, locales, bodegas.
1645* = Plantas de tratamiento/distribución
1650* = Redes y líneas
1655 a 1680* = En servicio mayor 2.5 SMLV
1690* = En servicio menor de 2.5 SMLV.
1710* A 1715* = Bienes de beneficio publico
1810* a 1820* = Recursos naturales no renovables.
1920* =Bienes entregados a terceros
1960* = Bienes de arte y de cultura

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1970* = Intangibles
81* a 93*= Cuentas de orden
Un caso muy especial de clases de Activos Fijos son las 1690*, se utilizan para los AF
que están en servicio de menor cuantía. Ejemplo:
Una silla que fue adquirida en el 2009 y tiene un costo histórico de $80.000 es de me-
nor cuantía y cuando está en el servicio nos aparece en nuestros inventarios en la cla-
se de AF 16900026, pero deben tener muy claro que a pesar que se encuentra en esta
clase su cuenta contable sigue siendo la 1665010010.
Clases de activos fijos

3.1.6.5 DEPRECIACIÓN

En el sistema le permiten amortizar sus activos fijos de acuerdo con los principios con-
tables generalmente aceptados.
Clave depreciación 0000
 Todos los 1635*
16350100 = Equipo de Construcción
16350103 = Equipo de Música
16350108 = Herramienta y Accesorio
Clave depreciación GWG:
 Todos los 1690* ( Menor Cuantía)
16900007 = Equipo Agrícola (Menor Cuantía)
16900030 = Equipo Computación (Menor Cuantía)
Clave deprecación ZMDN:
 Todos los (De Mayor Cuantía):
1637*

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1655* hasta 1680*


1970*
16370706 = Equipo de Enseñanza
16552300 = Equipo de Aseo
19700800 = Software

3.1.6.6 CÓDIGO DE BARRAS

Implementación de etiquetas en el SILOG

Considerando la necesidad de las diferentes Fuerzas para automatizar la gestión de


activos fijos a través de un sistema de identificación complejo, el grupo SILOG imple-
mentó un modelo basado en un esquema internacional estándar (EAN.UCC.128.) de-
nominado Códigos de Barras, el cual ha sido adoptado para reducir los costos en los
conteos físicos, mantener una información exacta y actualizada, optimizar el control,
facilitar la identificación de forma segura y rápida en el sistema, facilitar la auditorias,
capturar información de manera automática y disminuir las posibilidades de errores
humanos, con los diferentes dispositivos tecnológicos de lectura tales como:
1. Impresora: Utilizadas para la impresión de etiquetas
Modelos impresoras para codigos de barras

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2. Lectora: Utilizada para la lectura de cada Codigo de Barra el cual permite


actualizar e inventariar los Activos Fijos
Modelo lectora para codigos de barras

3. Etiquetas: Papel de Poliéster Plata Mate con adhesivo de alta duración utilizado
para la marcación de los Activos Fijos con los Códigos de barra.
Modelo etiquetas para codigos de barras

Identificación de los activos fijos


Se basa en el estándar internacional EAN.UCC.128 asignándole un código que consta
de 25 dígitos así:

IA Código de Identificación de la Número que asigna el sistema


Fuerza o Entidad SAP/ECC 6.0 al Activo Fijo (Devo-
lutivo)
(8004) X1X2 Y1……………………Y19

Donde:
(8004) : Codificación estándar para MDN.
(X1,X2-03): Indica la fuerza o entidad a la cual pertenece el Activo Fijo.Tabla Nº 13.
(Y1….Y19): Número asignado x el sitema sap ECC 6.0 .

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Nombre de la fuerza y el código que lo identifica en la id de los activos:

FUERZA O ENTIDAD CÓDIGO

MDN-UGG 01

UNIDADES DE CGFM 02

UNIDADES DE EJÉRCITO NACIONAL 03

UNIDADES DE ARMADA NACIONAL 04

UNIDADES DE FUERZA AÉREA 05

UNIDADES DE POLICÍA NACIONAL 07

AGENCIA LOGÍSTICA 08

CIAC 09

DIRECCION GENERAL SANIDAD MILITAR DGSM

HOSPITAL MILITAR CENTRAL HOMC

Ejemplo del diseño de placas para los activos fijos

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3.2 MODULO LOGISTICO

El abastecimiento de nuestras Unidades.

3.2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Mandante: Es la representación de una empresa en un sistema SAP y que contiene


términos propios de la organización, datos, tablas y registros maestros separados
Sociedad: Es la unidad organizativa menor del departamento de finanzas externo, para
la que se puede reproducir una contabilidad completa, cerrada en sí misma. Una socie-
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dad representa una entidad jurídica independiente, ejemplo: una empresa dentro de un
grupo de empresas (mandante).
Centro: Es una unidad organizativa de logística, que coordina la empresa desde el
punto de vista de la producción, aprovisionamiento, mantenimiento y planificación. Es
una sucursal logística dentro de la empresa.
Almacén: Es una unidad organizativa que posibilita una diferenciación de stocks de
material dentro de un centro. La gestión de stocks por cantidades en el centro se reali-
za a nivel de almacén. Permite la realización de inventarios.
Clases de almacenes:
Almacenes IM: Cuando en este almacén únicamente se realiza gestión de inventarios,
es decir solo se registran entradas y salidas de mercancías y se lleva un inventario ge-
neral del material que se encuentra dentro del almacén.
Almacenes WM: Se llaman también gestión de ubicaciones, puesto que en estos al-
macenes se lleva un control estricto de las ubicaciones dentro del mismo para distribuir
el material acuerdo a sus especificaciones (tamaño, cantidad) y al momento de realizar
los movimientos de material el sistema nos pide que se identifique la ubicación que se
va afectar.

Estructura de almacenes

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Cadena Logística y Financiera

3.2.2 GESTIÓN DE ALMACENES

Un sistema de gestión de almacenes, o WM (Wharehouse Management), es una parte


fundamental de la cadena de suministro y, principalmente, tiene por objeto controlar el
movimiento y almacenamiento de materiales en un almacén y el proceso de las
transacciones asociadas, incluyendo los gastos de envío, recepción, picking y putaway.
Materiales: Los materiales que tienen los mismos atributos básicos se agrupan y se
asignan a un tipo de material. De este modo se pueden gestionar diversos materiales
de manera uniforme según las necesidades de la empresa.

3.2.2.1 DATO MAESTRO

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Los Datos Maestros son creados de forma centralizada, disponibles para todas las apli-
caciones y todos los usuarios autorizados. Los datos maestros son un elemento de in-
formación que permite que el sistema pueda funcionar, también tienen un aspecto or-
ganizacional, porque esta información es organizada en vistas que son asignadas a
elementos organizacionales.
Maestro de Cliente.
Maestro de Materiales.
Maestro de Proveedor.
Maestro de Servicios.
a. Maestros de cliente: Contiene información clave que define la relación de negocio
entre una compañía y sus clientes. El Maestro del cliente contiene los parámetros es-
pecíficos del cliente que soportan la ejecución de procesos de negocio como el ingreso
de órdenes de ventas, embarque, facturación y procesamiento de pago. La información
en el maestro del cliente es organizada en tres vistas:
 Datos generales (cliente).
 Datos de contabilización financiera (sociedad).
 Datos de venta (área de venta)
b. Maestro de material: Contiene toda la información clave que una compañía necesi-
ta para manejar un material dentro de su organización, El maestro de material define
entre otras cosas, como un producto es vendido, manufacturado, comprado, inventa-
riado, contabilizado y costeado.
La información en el maestro de materiales es agrupada en vistas que son organizadas
por función de negocio.
c. Maestro de proveedores: La base de datos del maestro de proveedores contiene
información acerca de los proveedores que abastecen una empresa. Un registro maes-
tro de proveedor contiene el nombre y dirección del proveedor, así como datos tales
como:
 La moneda utilizada para el proceso de compras.
 Condiciones de pago.
 Nombres de personas de contacto importantes
d. Maestro de servicios: Gestión de servicios MM proporciona un proceso básico para
el aprovisionamiento de servicios externos. El proceso básico comprende la siguiente
funcionalidad:
 Registros maestros de servicios, donde se pueden almacenar las descripciones
de todos los servicios que puede ser necesario adquirir.

3.2.2.2 TIPOS DE MATERIAL

Agrupan materiales con características similares.


Determina lo siguiente:

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 Datos específicos de departamento (vistas) que aparecerán.


 Clase de aprovisionamiento (se produce internamente o externamente, o am-
bas).
Determina las cuentas para la contabilización. Ejemplos:
 Devolutivos (Herramientas, Armamento, Comunicaciones).
 Armamento repuesto y accesorio.
 Repuestos y accesorios.
 Materias Primas.
 Producto Terminado.
 Insumos.
Tipos de materiales en el SILOG

3.2.2.3 SISTEMA DE ASIGNACIÓN

 Permite unificar para todos los Almacenes pertenecientes a la Fuerza Pública del
Ministerio de Defensa, el sistema de ubicaciones en los diferentes sistemas de
almacenamiento.
 Identificar claramente el proceso de asignación de Ubicaciones dentro de un Tipo
de Almacén lo cual permitirá entre otras herramientas:
 Asignación e identificación dentro de los diferentes procesos (Entradas – Sali-
das).
 Definición especifica de los sitios de almacenaje.
 Verificación de Stock dentro de un inventario.
Gestión de stock: Los stocks se gestionan en los niveles de centro y de almacén, y se
puede asignar a cada centro varios almacenes. Si desea gestionar un complejo de al-
macenes sofisticado dentro de un almacén, puede enlazar la gestión de almacenes con
la gestión de stocks.
La gestión de stocks le permite disponer de un resumen de su situación de stock actual
en cada momento. Puesto que para cada transacción se crea un documento, existe un

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log completo de todos los movimientos de mercancías. La gestión de stocks se necesi-


ta para la planificación de necesidades sobre consumo puesto que el sistema calcula
necesidades sobre la base del stock disponible.

3.2.2.4 MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS:

Con la transacción MIGO (en SILOG), para el movimiento de mercancías, es una


transacción de una sola pantalla y está subdividida en 4 partes, el árbol de resumen de
las áreas de la pantalla, datos de cabecera, resumen de posiciones y datos de detalle
de la posición.

Entrada de mercancías: Es la actividad en la cual se registra un aumento en el stock


físico generando una contabilización en las cuentas de inventario, creando automáti-
camente los documentos logístico y financiero que garantiza la entrada real del bien.
Entradas de mercancías con referencia : Son EM solicitadas que se efectúan por
falta de stock en el almacén, y que se requieren para cumplir con las fases de mante-
nimiento, pedidos de producto terminado, pedidos de Compra, pedido de traslado, con
el fin de mantener los stocks mínimos en los diferentes almacenes o suplir con las ne-
cesidades logísticas.
EM con referencia a una orden.
EM con referencia a un pedido de compra.
EM con referencia a un pedido de traslado.

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Entradas de mercancías sin referencia: Son EM con características específicas co-


mo son: donaciones recuperaciones, reparables, economatos, incautados y los cargues
iniciales, estos movimientos de material mantienen los stocks mínimos en los diferen-
tes almacenes o suplen las necesidades logísticas de la unidad.
 EM por reparables
 EM por donación por entidades particulares
 EM por reintegro de combustible
 EM por donación por entidades del estado
 EM externa
 EM por sobrantes
 EM por recuperaciones
 EM por incautados
 EM inicial de stocks

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3.2.2.5 CLASES DE MOVIMIENTOS

La clase de movimiento es una clave de tres caracteres que pueden ser numéricos,
alfabéticos o alfanuméricos que identifica un movimiento de mercancía, e internamente
generan una afectación contable teniendo en cuenta el tipo de material.

Salida de mercancías: Una salida de mercancías comporta una reducción del stock en
almacén.
Toma de material para fabricación.
Puesta a disposición interna (Centro de coste, orden consumo, orden manteni-
miento, activo fijo).
Desguace.
A centros externos.

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Traspasos y traslados
Traslado: Retiro de materiales de un almacén y colocarlos en otro almacén. Los trasla-
dos se pueden producir dentro de un centro o entre dos centros o sociedades.
Traspaso: Un traspaso se refiere normalmente a una modificación de un stock de ma-
terial (por ejemplo, liberación de control de calidad y aceptación de material en consig-
nación). En un traspaso, el material puede permanecer en su ubicación original o tras-
ladarse.

Anulaciones: Si ha cometido un error tipográfico o de entrada (por ejemplo, una canti-


dad o una clase de movimiento erróneas) al introducir un documento de material, debe-
rá cancelar el documento puesto que ya no es posible modificar estos datos.
Existen dos métodos para anular un movimiento de mercancías:
 Se puede introducir un documento de anulación que haga referencia al documen-
to original.
 Se puede introducir un documento de material con la clase de movimiento de anu-
lación, en este caso no se hace referencia a un documento de material ya dispo-
nible. Se optará por introducir todos los datos manualmente.
SAP recomienda introducir, si es posible, un documento de anulación con referencia al
documento original, ya que en ese caso el sistema propone las posiciones del docu-
mento original para el documento de anulación y, a continuación, se pueden crear in-
formes basados en estos documentos de anulación. Para analizar documentos de anu-
lación, utilice la transacción MBSM.

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Inventario físico: Todas las empresas están legalmente obligadas a llevar a cabo un
inventario de stocks de almacén como mínimo una vez al año para compensar los sto-
cks físicos con las cifras teóricas
Gestión de stocks IM: El inventario se lleva a cabo mediante la selección de los mate-
riales por Centro, Almacén, Tipo de Material y Tipo de Stocks.

 
Inventario físico

3.2.3 GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

El proceso de contratación para adquisiciones de bienes y/o servicios se origina en las


necesidades (bienes y/o servicios) demandadas por las dependencias de las Unidades
ejecutoras. Estas necesidades se reúnen en el Plan General de Compras, del cual se
desprenden solicitudes de compras de bienes y/o servicios que se tramitan en varias
etapas denominadas: precontractual, contractual, ejecución del contrato y liquidación
del mismo.
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Estos procesos se encuentran basados en la normatividad establecida en el “Estatuto


General de Contratación de la Administración Pública“, Ley 80 del 28 de octubre de
1993, Ley 1150 del 2007 y el Decreto 2474 de 2008, demás resoluciones y decretos
reglamentarios. En la siguiente descripción del proceso de contratación directa se
tomará cada uno de los pasos detallando cada uno.

3.2.4 GESTION DE COMPRAS (PUR

El submódulo de compras incluye las tareas de abastecimiento para procesos de


bienes y/o servicios, determinación de posibles fuentes de abastecimiento para
requermientos identificados por planificación de materiales, y control de entregas y
pagos a proveedores.

Dentro del sistema SAP se encuentra establecido y cubierto todo el procedimiento que
deben cumplir cada unas de las Unidades Militares y de Policia Nacional que hacen
parte del Ministerio de Defensa Nacional; en cuanto al cumplimiento de los requisitos
exigidos por la normatividad vigente en la contratación estatal. Asi mismo el submódulo
de compras da inicio a la cadena de suministros de la Unidad, siendo el paso
fundamental para que la información ingresada al sistema, sea tomada por usuarios de
otras áreas funcionales de la organización, como son los almacenistas, obteniendo el
inicio de una trazabilidad a cada uno de los bienes y/ o servicios a ser adquiridos,
evitando la digitación de la misma información y minimizando el margen de errores en
la transcripción de la misma.
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3.2.5 PROCESOS CONTRACTUALES

Proceso de Contratación Sistema de Información SAP


Estudio de conveniencia y oportunidad Solicitud de Pedido

Solicitud Invitación Peticiones de Oferta

Presentación de Oferta y Evaluación Actualizar Peticiones de Oferta

Evaluación de Ofertas Cuadro Comparativo

Contrato Pedido

Acta de Recibido a Satisfacción Hoja de Entrada

1. Dato Maestro: Para poder iniciar nuestro proceso contractual dentro de la


plataforma SAP 6.0, el primer paso que se debe establecer es la búsqueda del código
de material para procesos de adquisición de bienes, y/o de números de servicios para
los procesos de prestación de servicios. Las transacciones que comúnmente están
establecidas dentro del sistema de información se representan con los siguiente
códigos

TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN

Ver cada una de las características (pestañas)


Visualización de
MM03 que hacen parte fundamental para la
Dato Maestro
identificación del material.

En la búsqueda de los materiales que se


MM60 Índice de Materiales
requieren para iniciar su ciclo de adquisición.

Lista Piezas Para procesos de adquisición de bienes de


MP02
Fabricante carácter o aplicación Aeronáutica (N°. Parte).

Verificación Datos Aplicación Aeronáutica para ver los diferentes


ZMM032
Material números de partes asociados a un material.

Para procesos de adquisición de servicios,


Maestro de Nº. de
ZMM_SERVICIOS nos identifica el respectivo número de servicio
Servicios
SAP.

Visualizar Identifica los proveedores creados /


XK03
Proveedor registrados en la unidad ejecutora.

2. Solicitud de Pedido: En este paso, de acuerdo al objeto del contrato (bie-


nes/servicios) se asigna en cada posición el respectivo Nº. de Material y/o de Servicio
SAP que se identifica con la búsqueda del dato maestro. Aquí es donde serán estable-
cidas cada una de las necesidades planeadas (E.C.O) que de acuerdo a la modalidad
de contratación que se establezca serán identificadas por su respectivo número de so-
licitud.
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Transacciones solicitud de pedido

TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN

ME51N
Crear Solicitud de Asignamos cada una de las necesidades tanto
Pedido para todo tipo de bienes como de servicio.
ME52N
Modificar Solicitud de Podemos realizar las modificaciones
Pedido necesarias a nuestras necesidades.
ME53N
Visualizar Solicitud de
Se consulta y muestra un proceso en especial
Pedido
Para adquirir Activos Fijos, nos actualiza
ZME52
Actualizar Masa Activos
masivamente los números de activos cuando
Fijos
la cantidad es amplia. Ej:500 sillas

ME5A / ZME5A
Reporte Solicitudes Control de las solicitudes creadas en una
Pedido Unidad.
3. Liberar Solicitud de Pedido: Después de haber asignado y verificado cada una
de las necesidades, y de avalar estas con el respectivo C.D.P, esta transacción le
permite validar cada una de las posiciones de la solicitud de pedido dando la conti-
nuidad al proceso precontractual.
Transacciones liberacionsolicitud de pedido
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
Liberación Individual Permite avalar una por una cada posición
ME54N
Solicitud de Pedido asignada dentro de una Solicitud de Pedido.
Liberación Colectiva Permite realizar la liberación del todas las
ME55
Solicitud de Pedido. posiciones al mismo tiempo.
4. Crear Petición de Oferta (Invitación): Continuando con el proceso dentro del
sistema, en este punto el aplicativo nos lleva al paso donde podemos invitar directa-
mente a nuestros posibles oferentes, para lo cual se deben tener previamente creados
dentro del sistema los proveedores. Así mismo al cierre de la oferta si se presenta un
proveedor que no se encuentra registrado, se debe coordinar con la sección de conta-
bilidad para la creación del proveedor (tercero) en el sistema. De la misma manera se
establecen las fechas para que los proveedores conozcan el inicio de la invitación y el
plazo que tienen para cotizar u ofertar las necesidades registradas y liberadas de la
solicitud de pedido.
Transacciones peticion de oferta
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
Crear Petición de Asignamos cada una de las Solicitudes de
ME41
Oferta Pedidos a nuestros oferentes.
Modificar Petición de Ajustamos cambios a la respectiva oferta
ME42
Oferta generada.
Visualizar Petición de Se quiere mirar/consultar una petición de
ME43
Oferta oferta creada.
Liberación Petición de Para procesos contratación internacional
ME45
Oferta ACOFA.
Reporte de Oferta por
ME4S Poder verificar y analizar ofertas generadas.
Licitación

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5. Actualizar Petición de Oferta: Establecidas cada una de las ofertas ya sea por
presentación de los oferentes o por asignación directa a los mismos, después de cerra-
do el tiempo establecido para la presentación de las propuestas, el usuario final de
compras debe llamar cada una de las ofertas asignadas al proceso contractual e ingre-
sar posición por posición cada uno de los valores (precios sin IVA) establecidos por el
oferente.
El sistema ofrece la opción de poder visualizar la comparación (ME49) posición por po-
sición (material por material) de cada uno de los precios establecidos por cada oferen-
te, tabulando con un indicador numérico de menor a mayor el precio más favorable
dentro de los ofertados. Así mismo para procesos de contratación internacional
(ZME49) adiciona variables de evaluación específicas para este tipo de contratación.

Transacciones actualizacion peticion de oferta

TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN


Permite alimentar el sistema por cada posición
ME47 Actualizar Oferta
con su respectivo precio ofertado.
Permite acceder a la consulta de ofertas
ME48 Visualizar Oferta
actualizadas.
Comparación de Entrega la información de manera comparativa de
ME49 /ZME49
Ofertas cada uno de los precios ofertados.
6. Crear Pedido (Contrato): Evaluada cada una de las ofertas presentadas en el
proceso, los comités estructuradores desarrollarán su respectiva tarea de analizar, eva-
luar y asignar su respectivo proceso contractual al mejor ofertante de acuerdo a los cri-
terios y políticas establecidas. Aquí el usuario final tiene la función de asignar esa ofer-
ta “ganadora” al respectivo pedido (contrato).

Transacciones creacion de pedido

TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN


Crea dentro del sistema los contratos
ME21 Crear Pedido
ejecutados por la unidad.
Realiza los cambios autorizados a cada uno de
ME22 Modificar Pedido
los pedidos (contratos)
ME23 Visualizar Pedido Permite mirar o consultar un pedido en especial.
Permite la visualización de cada uno de los
Reporte No. de
ME2N / ZME2N contratos ejecutados, con la finalidad de ejercer
Pedido
control y seguimiento.
ZCONTRATOS Estado de Contratos Otro tipo de reporte para control y seguimiento.

7. Liberar Pedido: Perfeccionada y puesta en marcha la ejecución del pedido


(contrato), para que los bienes y o servicios sean recibidos por el respectivo almacén o
sección, se ejecuta ésta transacción, la cual otorga el aval para realizar dicho procedi-
miento. Si el usuario final de compras no ejecuta la transacción ME29N, el respectivo
funcionario del almacén no podrá realizar ningún movimiento de recibo de mercancías.

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Transacciones liberación de pedido


TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
Autorización uno por uno de los pedidos, para
Liberación Individual
ME29N que sean recibidos por el respectivo almacén /
de Pedido
dependecia de la Unidad.
Permite liberar al mismo tiempo todos los
Liberación Colectiva
ME28 pedidos generados durante un lapso de
de Pedido
tiempo.
8. Crear Pedido Marco: Adicionalmente la herramienta SAP para el submódulo de
compras tiene modelado un proceso para los contratos de tracto sucesivo llamados en
el sistema Contratos Marco o Abiertos, donde se sabe el nombre del proveedor, el
tiempo de ejecución y el valor total asignado.
Transacciones creacion contrato marco
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
Asigna un Contrato Abierto para el control y
Crear Pedido
ME31K ejecución de un objeto contractual en
Abierto-Marco
especial.
Modificar Pedido Realiza ajustes o cambios en el pedido
ME32K
Abierto-Marco abierto.
Visualizar Pedido
ME33K Nos permite visualizar el pedido abierto.
Abierto-Marco
Liberar Pedido Para proceso de contratación externo
ME35K
Abierto-Marco (ACOFA).
Reporte Control Control y seguimiento en el estado de los
ZMM_CONTMARCO
Contrato Marco pedidos abiertos.
Para poder tener una ejecución y control efectivo del contrato marco, siempre que se
genere una necesidad se deben diligenciar los campos del pedido, el respectivo núme-
ro del contrato marco y su posición, de lo contrario las posiciones que no tengan esa
información no serán tomadas para el control y ejecución del contrato marco.
9. Hoja de Entrada Servicio: Para procesos contractuales de SERVICIOS, esta es
la transacción bajo la cual el personal de Compras de cada Unidad realiza la entrada
(aceptación) del servicio. El usuario final debe mantener mutua comunicación con la
sección de contabilidad en las fechas en las cuales el determinado servicio debe ser
recibido en el sistema.
Así mismo si por error de digitación por parte del usuario del sistema, desea efectuar
modificación o anulación a la hoja de entrada, se recomienda tener en cuenta que debe
corregir o borrar con la misma fecha de contabilización inicial. Para diligenciar esta
transacción, se debe tener la respectiva factura y recibo a satisfacción.
Transacciones entrada de servicios
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
Permite dar la entrada a satisfacción de
ML81N Hoja Entrada Servicio
contrato por servicios.
Reporte Hojas de Verificar estado y control de las
ML84
Entrada aceptaciones realizadas.

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10. Auditoría: Desde el punto de vista de la Auditoría sobre los procesos de com-
pras de materiales y/o servicios, se ha preparado el presente documento que relaciona
once opciones diferentes del sistema SAP para controlar y supervisar los ciclos de
compras, tanto locales como internacionales. Cada punto será desarrollado más ade-
lante:
 Visualizar la lista de documentos de compras de materiales y servicios: el sis-
tema tiene transacciones para consultar las Solicitudes de Pedido, Peticiones de
Oferta, Ofertas, Contratos Marco y Pedidos de compras y traslados.
 Visualizar los valores totales de los documentos de compras: el valor total de la
compra se puede ver dependiendo del documento de compras, se busca el valor
en determinadas pestañas o mediante transacciones.
 Los documentos de compras se pueden clasificar de acuerdo con la Ley 80,
entre Menor cuantía, Contratación directa y Licitación pública, y también encontra-
rá las importaciones, las compras al Gobierno Americano mediante las LOAS o
casos FMS y los pedidos de traslado de materiales entre unidades de las Fuerzas
Militares.
 Consultando la solicitud de pedido podemos visualizar todos los documentos
de compras que se han creado con referencia a ella de manera que están enca-
denados: peticiones de oferta, pedidos de compras, contratos marco, entradas de
materiales y aceptaciones de servicios, verificaciones de facturas y pagos hechos
al proveedor.
 En el pedido de compras la pestaña “Historial del pedido” constituye un registro
muy importante del avance en las entregas parciales de materiales y de los pagos
parciales realizados al proveedor.
 En los documentos de compras es posible ver las modificaciones que ha tenido
el documento tanto en cabecera como en cada posición, la funcionalidad de la
Gestión de versiones también hace estos registros.
 A los documentos de compras se les debería cargar los archivos que sirven para
justificar la compra como anexos, por ejemplo a la solicitud de pedido se le debe
cargar el estudio de conveniencia y oportunidad.
 En las solicitudes de pedido y en los pedidos de compras se debe verificar que
cuando se compren materiales devolutivos, la imputación sea de activos fijos “A” y
nunca sea a centro de costos “K”.
 En los contratos marco con posición de Grupos de artículos XX se debe verificar
que los pedidos de compras tengan los materiales con el mismo grupo de artícu-
los XX y cuando no sea así entonces que el material se pueda comprar de acuer-
do con el Rubro presupuestal.
 En los pedidos de compras se tienen unos campos habilitados para registrar in-
formación que requiere la interface con el SICE, por lo tanto cuando amerite de-
ben quedar diligenciados.
 Se tiene una interface de SAP con el programa STARR-PC2, que requiere de
ciertos campos claves para operar.

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Los numerales relacionados hasta aquí solo sirven de guía, son recomendaciones y de
acuerdo con la habilidad del usuario se pueden encontrar muchas otras opciones para
controlar los documentos de compras.

Proceso de contratación Servicio Externo de Mantenimiento

3.2.6 GESTIÓN DE VENTAS (SD)

3.2.6.1 CONCEPTO DE SAP SD

SAP es un programa empresarial integrado que procesa todos los aspectos de la ope-
ración de negocios para ayudar a una compañía a alcanzar soluciones unificadas en
diversos retos. El programa de SAP viene en muchos diferentes módulos, cada uno
creado para una consideración en particular. SAP SD, uno de los módulos de SAP más
instrumentales, gestiona asuntos relacionados con las Ventas y la Distribución.
Características: SAP SD permite a las empresas gestionar las ventas y los procesos
de distribución, desde la adopción de la orden inicial para aceptar pagos y la entrega de
los bienes o servicios. El SAP SD permite a las empresas controlar componentes como
datos maestros de clientes, pedidos, entregas, precios, facturación y gestión de crédi-
tos. SAP SD también tiene subcomponentes como soporte de ventas, manejo de enva-
ses vacíos, comercio exterior, ventas indirectas y envío y transporte.

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3.2.6.2 INTEGRACIÓN DE SD CON LA ERP

SAP SD trabaja en conjunto con otros módulos SAP para proporcionar una integración
perfecta. Por ejemplo, cuando el programa SD recibe el pedido de un cliente, se puede
comprobar la disponibilidad de los productos y luego activar el módulo de planificación
del producto para crear una orden de fabricación. Si el producto no está disponible, el
módulo SD puede comunicarse con el módulo de Gestión de Materiales y adquirir los
productos deseados de un proveedor de terceros para reponer el inventario. El progra-
ma SAP SD creará documentos salientes de entrega y órdenes de entrega, la gestión
de la cadena de distribución de almacén con el cumplimiento de la entrega y luego
ayudar con el financiamiento, inventario y análisis de rentabilidad.

Integración de SD con la ERP

Estructura organizacional de ventas en el ERP

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Organización externa de ventas

3.2.6.3 PROCESO DE IMPLEMENTACION MODELO (DIMAR)

Administración de los datos maestros (DIMAR)

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Proceso de ventas y distribución

Proceso comercial

Contabilización de la SM

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Integración con FI

Devoluciones, Notas Debito/Notas Crédito

Tratamiento de abonos y cargos

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3.2.7 GESTIÓN DE PRODUCCIÓN (PP)

Visión general de planeación y control producción

Ciclo Logístico PP Planeación de la Producción

Estructura Modulo Producción Cadena Logística de Producción

 
 
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Maestros de Materiales

Lista de materiales
• ZINS: Es una estructura completa y formalmente definida de los componentes
que forman parte de un producto.
• ZROH:
 Consumos definidos
 Almacenamiento y Gestión de inventarios
• HALB: Productos terminados que hacen parte de otro producto terminado
• FERT: La lista contiene la descripción y número de cada componente y unidad
de medida.

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Proceso de Planificación

 
Plan maestro PP- MPS

 
Plan Req. Material a corto plazo – MRP 

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Ciclo de la Orden de Fabricación

3.2.7.2 COSTEO DE PRODUCTOS

Es una herramienta para planear costos y establecer precios para materiales. Se utiliza
para calcular los costos de bienes manufacturados por la unidad.

Planificación de costes del producto: Se basa en la creación de cálculos del costo


de fabricación de mercancías y servicios. Si una estructura cuantitativa (lista de mate-
riales y hoja de ruta) está disponible en el módulo de Planificación de la producción
(PP) del Sistema R/3, es posible crear un cálculo del costo de forma automática con los
datos de PP.

Calculo del coste: Costos estándar

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3.2.7.2 CONTABILIDAD DEL OBJETO DE COSTE

• Los costos producidos durante la producción de un producto o servicio se recogen


en un objeto de costo, como una orden de fabricación.
• La Contabilidad de objetos de costo proporciona herramientas para calcular el
trabajo en curso (WIP), los costos de rechazo y las desviaciones al cierre del pe-
ríodo.

Calculo costo real – Ledger de materiales:

El Cálculo del costo real


• Se utiliza para calcular los costos reales del producto en el cierre del período.
• El resultado se puede trasladar al maestro de materiales como un precio medio
ponderado para el cierre del período.
• Los valores relacionados con estos movimientos se recogen en el Ledger de ma-
teriales.
• Tanto las funciones de liquidación de un nivel como las de liquidación a varios ni-
veles están disponibles para el cálculo de los costos reales de materiales al cierre
del período.

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3.2.8 GESTION DE CALIDAD (QM)

3.2.8.1 GENERALIDADES

Funciones generales del componente QM


a) Planificación de Calidad: Creación y gestión de los datos maestros necesarios,
por ejemplo, para planificar y ejecutar las inspecciones de calidad.
b) Inspección de Calidad: Se especifica si las unidades inspeccionadas cumplen
con los requisitos de calidad propuestos por el sistema.
 Gestión de lote de inspección
 Entrada de resultados
 Entrada de defectos
c) Certificados de Calidad: Gestión de la entrada de certificados de calidad exigi-
dos a los proveedores y la salida de certificados de calidad exigidos por los
clientes.
d) Avisos de Calidad: Registro y gestión de problemas internos o externos que
han surgido sobre todo a una calidad insuficiente de los productos o compo-
nentes.
e) Control de Calidad: Ejecución de diferentes actividades de prevención, control
y corrección. Los datos prefijados de la planificación de la calidad, las evalua-
ciones de las inspecciones de calidad y los avisos de calidad, forman la base
del control de calidad.

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f) Gestión de los instrumentos de inspección: La gestión de datos maestros,


así como la planificación y la gestión de las verificaciones de calibración para
los instrumentos de inspección.

Procesos empresariales de gestión de calidad

Administración de datos maestros de calidad

Inspección y control de Calidad

Inspección y control de Calidad.


a) Gestión de calidad en el aprovisionamiento
 Control de calidad en insumos y repuestos
 Evaluación del proveedor por calidad
 Análisis de muestras de proveedores

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 Tratamiento de no conformidades a proveedores


b) Gestión de calidad en el almacenamiento
 Gestión de calidad en el almacenamiento de insumos.
 Gestión de calidad en el almacenamiento de producto terminado
c) Gestión de calidad en el proceso y producto terminado
 Control de calidad en fabricación
 Control de calidad en el producto terminado
 Análisis de muestras especiales en proceso y producto terminado
d) Gestión de calidad en mantenimiento
 Verificación de la calibración y estado de los equipos
 Verificación del estado periódico de un equipo
 Planeación de las Inspecciones de calibración para los equipos de medición y
ensayo.
 Registro histórico de las inspecciones de calibración y mantenimiento

3.2.8.2 PLANIFICACION DE CALIDAD

La planificación de la calidad es un proceso que se encuentra estructurado con el fin de


poder desarrollar productos tanto de bienes como de servicios garantizando que el re-
sultado final se ajuste a las necesidades de todo cliente.

 Define cómo se llevarán a cabo las inspecciones y en cuales procesos se desa-


rrollarán las inspecciones de calidad.
 Contempla como elemento básico los datos maestros (características y métodos
de inspección), además del lugar, frecuencia, personal, material y equipos reque-
ridos.
 Un producto fundamental de la planificación son los Planes de Inspección y las
hojas de ruta
Los Datos Maestros de QM: Contienen registros que permanecen en la base de datos
durante un período de tiempo prolongado, se almacenan centralmente y se procesan
para evitar información redundante.

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Característica de inspección: Parámetro que debe inspeccionarse a un material,


componente o producto terminado. Tiene un uso frecuente en planes de Inspección,
hojas de ruta, especificaciones de material y modelos de certificado para simplificar y
estandardizar la entrada de datos.
Catálogos: Son listas que nos ayudan a estandarizar, codificar y gestionar información
no numérica.
Método de inspección: Describen cómo llevar a cabo la inspección para una caracte-
rística de inspección específica. Un método de inspección se asigna a una característi-
ca de inspección maestra o directamente a una característica de inspección en el plan
de inspección.
Procedimiento de muestreo: Define las normas que especifican cómo calcula el sis-
tema el tamaño de la muestra y contiene la información sobre la valoración de una ca-
racterística de inspección durante la entrada de resultados (por atributos, por media
area de tolerancia, manual, etc.).
Hoja de Ruta: Es una lista de tareas para realizar un trabajo, a las que se les puede
asignar materiales, mano de obra y herramienta.

Tipos de hoja de ruta

3.2.8.3 INSPECCIÓN DE CALIDAD

a. Lote de inspección: Un Lote de inspección es un documento que nos permite


registrar, procesar y gestionar la información referente a una inspección de cali-
dad.
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b. Inspección de calidad:

 
c. Cierre lote de inspección

Avisos de calidad: Los avisos de Calidad sirven como ayuda para tratar problemas
internos o externos, para hacerle seguimiento a dichos problemas, para analizar los
defectos encontrados y tomar medidas de mejoramiento.
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Gestión de problemas en el Sistema:

 
Avisos de Calidad en la cadena Logística

Estructura de un aviso de QM

 
Tratamiento del Aviso

3.2.8.4 CONTROL DE CALIDAD.

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La estadística y los métodos estadísticos para control de calidad, debe realizarse en


una empresa según el nivel de los usuarios, teniendo en cuenta las condiciones reales
de los puestos de trabajo donde se vayan a utilizar; estos métodos se dividen en tres
categorías de acuerdo con su nivel de dificultad y son:
a. Método Estadístico Elemental (Siete Herramientas Básicas)
 Diagrama de Pareto: El principio de pocos vitales, muchos triviales.
 Diagrama de Causa Efecto (no es precisamente una herramienta estadística).
 Istogramas.) Diagrama de Dispersión.
 Estratificación.
 Hojas de Verificación o Comprobación.
 Gráficas y Cuadros de Control
b. Método Estadístico Intermedio
 Teoría del muestreo.
 Inspección Estadística por muestreo.
 Diversos Métodos de realizar estimaciones y pruebas estadísticas.
 Uso del papel probabilístico binomial.
 Correlación simple y análisis de regresión.
 Técnicas Sencillas de fiabilidad.
 Métodos de utilización de ensayos sensoriales.
 Métodos de diseñar experimentos
c. Método Estadístico Avanzado (con computadoras).
 Métodos Avanzados de diseñar experimentos.
 Análisis de multivariables.
 Técnicas avanzadas de fiabilidad.
 Métodos avanzados de ensayos sensoriales.
 Diversos métodos de investigación de operaciones.
 Otros métodos

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