Tehnik ROOT Cause Analisis (RCA)dan Failure Mode dan Effect ANALISIS (FMEA) dalam menejement

resiko akreditasi Puskesmas dan FKTP

RCA digunakan untuk menindaklanjuti tingkat risiko tinggi dan ekstrim (kategori kuning dan
merah). Langkah-langkah untuk melakukan RCA adalah:

1. Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian

2. Pelajari kejadian
3. Analisa sebab
4. Menyusun rencana tindakan
5. Melaporkan proses analisis dan temuan

Teknik Root Cause Analysis (RCA) dan

Failure Mode & Effect Analysis (FMEA)
dalam Manajemen Risiko Akreditasi
PUSKESMAS dan FKTP (#6)
RCA digunakan untuk menindaklanjuti tingkat risiko tinggi dan ekstrim (kategori kuning dan
merah). Langkah-langkah untuk melakukan RCA adalah
 1. Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian
2. Pelajari kejadian
3. Analisa sebab
4. Menyusun rencana tindakan
5. Melaporkan proses analisis dan temuan

Mempelajari kejadian bisa dilakukan dengan melakukan langkah-langkah berikut:

1. menentukan masalah
2. Mengumpukan bukti-bukti yang nyata
 3. Melakukan wawancara
4. Meneliti lingkungan kejadian
5. Menggambarkan rantai terjadinya kejadian
6. Mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian
7. Mengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger)

Melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah/diagram tulang ikan untuk mengetahui
kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian. Lanjutkan sehingga dapat dikenali
system yang melatarbelakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk
melanjutkan.

Mengidentifikasi akar-akar penyebab:

1. Faktor manusia, kelalaian, incompetence, system pengelolaan sumberdaya manusia,

termasuk reward / system
2. Sistem breakdown, system failure, system incapability
3. System pengendalian
4. Sumberdaya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber daya

Rumuskan pernyataan akar masalah.

Setelah mendapatkan akar masalah maka lanjutkan dengan menyusun rencana tindakan

1. Menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat
diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian.
2. Rencana tindakan disusun utuk tiap akar penyebab kejadian dan pengukuran untuk
menilai efektivitas tindakan terhadap akar penyebab
3. Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi.

Proses selanjutnya adalah mencatat proses dan alat yang digunakan, biaya yang dibutuhkan,
ringkasan kejadian, proses investigasi dan analisis, dan temuan.

Penyebab kejadian bisa diakibatkan dari

1. Kegagalan aktif, pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh seseorang

2. Kondisi laten, breakdown dari proses atau system, kurangnya pendidikan, gagal
mengikuti prosedur, alat yang rusak, disain yang tidak tepat, dan lain sebagainya.

Jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaili suatu system agar minimal risiko, maka kita
bisa lakukan FMEA.

Failure Mode & Effect Analysis (FMEA)

FMEA cocok utuk tindakan preventif. FEMA adalah suatu alat mutu untuk mengkai suatu
prosedur secara rinci dan mengenali model-model adanya kegagalan/ kesalahan pada suatu
prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/ kegagalan, dengan mencari
penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagaaln / kesalahan, dan mencari solusi dengan
melakukan perubahan disain dan prosedur.

Langkah-langkah untuk melakukan FMEA

1. bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses

2. Tetapkan tujuan,keterbatasan dan jadual tim
3. Tetapkan peran dari tiap anggota tim
4. Gambarkan alur proses yang ada sekarang
5. Kenalilah failure modes pada proses tersebut
6. Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan

7. Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model/kesalahan / kegagalan

Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan

1. Sering tidaknya terjadi (occurrence ) : (occ)

1. 1: Tidak pernah 10 : sangat sering
2. Kegawatan
1. 1: tidak gawat , 10 sangat gawat
3. Kemudahan untuk terdeteksi
1. 1: mudah terdeteksi, 10 : sangat sulit terdeteksi

Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut:

1. Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan : OCC x SV x DT

2. Tentukan batasan (cut off point) RPN yang termasuk prioritas
3. Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
4. Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
5. Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
6. Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan

Bentuk Tabel untuk Melakukan FMEA adalah sebagai berikut:

Risk
Kemungki Indikator
Tingkat Kemudaha Priority
Penyeb nan untuk
Modus-modus kepatah n dideteksi Number(RP
ab Akibatn terjadinya ( Solu mengukur
kegagalan/kesal an (S= (D= N)
terjadin ya O= si keberhasil
ahan Severit Detectabili
ya Occurrence an dari
y) ty) RPN =
) solusi
OxSxD

Petunjuk pengisian Severity Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

 Kesalahan yang dapat menyebabkan
Amat sangat kematian pelanggan dan kerusakan
10
berbahaya sistem tanpa tanda-tanda yang
mendahului
Kesalahan yang dapat menyebabkan
9 cedera berat/permanen pada pelanggan
Sangat
atau gangguan serius pada sistem yang
berbahaya
8 dapat menghentikan pelayanan dengan
adanya tanda yang mendahului
Kesalahan yang dapat menyebabkan
cedera ringan sampai sedang dengan
tingkat ketidak puasan yang tinggi dari
7 Berbahaya pelanggan dan/atau menyebabkan
ganggung sistem yang membutuhkan
perbaikan berat atau kerja ulang yang
signifikan
Kesalahan berakibat pada cedera ringan
6
Berbahaya dengan sedikit ketidak puasan pelanggan
sedang dan/atau menimbulkan masalah besar
5
pada sistem
Kesalahan menyebakan cedera sangat
Berbahaya ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan
4
ringan mengganggu oleh pelanggan dan/atau
sampai menyebabkan masalah ringan pada
3
sedang sistem yang dapat diatasi dengan
modifikasi ringan
Kesalahan tidak menimbulkan cedera
dan pelanggan tidak menyadari adanya
Berbahaya
2 masalah tetapi berpotensi menimbulkan
ringan
cedera ringan atau tidak berakibat pada
sistem
Tidak Kesalahan tidak menimbulkan cedera
1
berbahaya dan tidak berdampak pada sistem

Petunjuk pengisian Occurrence Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

Kemungkinan
terjadinya Kesalahan terjadai paling tidak sekali
10
dapat sehari atau hampir setiap saat
dipastikan
Hampir tidak
Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau
9 dapat
terjadi setiap 3 sampai 4 hari
dihindarkan
8 Kemungkinan
Kesalahan sering terjadi atau terjadi
terjadai sangat
paling tidak seminggu sekali
7 tingggi
6 Kemungkinan
terjadi tinggi Kesalahan terjadi sekali sebulan
5 sedang
4
Kemungkinan Kesalahan kadang terjadi, atau sekali
terjadi sedang tidap tiga bulan
3
Kemungkinan Kesalahan jarang terjadi atau terjadi
2
terjadi rendah sekitar sekali setahun
Kemungkinan Kesalahan hampir tidak pernah terjadi,
1 terjadi amat atau tidak ada yang ingat kapan terakhir
sangat rendah terjadi

Petunjuk pengisian detection rating scale

Nilai Penjelasan Pengertian

Tidak ada
Tidak ada mekanisme untuk mengetahui
10 peluang untuk
adanya kesalahan
diketahui
9 Kesalahan dapat diketahui dengan
Sangat sulit
inspeksi yang menyeluruh, tidak feasible
diketahui
8 dan tidak segera dapat dilakukan
Kesalahana dapat diketahui dengan
7
inspeksi manual atau tidak ada proses
Sulit diketahui
yang baku untuk mengetahui, sehingga
6
ketahuan karena kebetulan
Berpeluang Ada proses untuk double checks atau
5 sedang untuk inspeksi tetapi tidak otomatis atau
diketahui dilakukan secara sampling
4 Berpeluang
Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin
tinggi untuk
tetapi tidak otomatis
3 diketahui
Berpeluang
sangat tinggi Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang
2
untuk otomatis
diketahui
Hampir
Ada proses otomatis yang akan
dipastikan
1 menhentikan proses untuk mencegah
untuk
kesalahan
diketahui
Tatacara menetapkan cut off point dengan menggunakan prinsip praetor, yaitu dengan cara
urutkan nilai RPN dari yang tertinggi ke yang terendah, hitung persentase kumulatif, perhatikan
nilai kumulatif sampai dengan 80%, naka pada nilai kumulatif 80% tersebut kita tetapkan
sebagai “cut off point”